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GESTO PARA
SUA AGNCIA
PRODUZIR MAIS
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INTRODUO DICA 2: COMO CRIAR DICA 5: E A? DEU LUCRO?
EQUIPES
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ENTENDENDO UMA DICA 3: COMO DICA 6: SHOW! MAS
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AGNCIA ESTRUTURAR FLUXOS DE COMO EU GARANTO QUE
TRABALHO? ISSO VAI ACONTECER?
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DICA 1: POR QUE O DICA 4: VOC SABE SE
RUNRUN.IT VAI TE SUAS EQUIPES ESTO
AJUDAR DE VERDADE? DIVIDINDO BEM O TEMPO
ENTRE OS DIVERSOS
CLIENTES?
6 DICAS DE GESTO PARA SUA AGNCIA PRODUZIR MAIS | TODOS OS DIREITOS RESERVADOS 2014
SUMRIO
TTULO DO EBOOK
Introduo
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Consectetur adipiscing elit Consectetur adipiscing elit
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6 DICAS DE GESTONOME
PARA DO
SUAEBOOK | PRODUZIR
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DIREITOS OS DIREITOS
RESERVADOS RESERVADOS 2014
2014
INTRODUO
de 50 mil empresas que usam nosso sistema, cerca de 30% so agncias, sendo cinco dentre as
50 maiores do pas*. Juntas, somaram cerca de R$ 2,9 bilhes em anncios em 2013. Nada mais
justo, portanto, do que termos um olhar atento a tantas pessoas quem confiam em nosso servio
para organizar sua vida profissional. Como estamos sempre escutando nossos clientes para
Mais objetivamente, queremos ajudar voc a saber com mais certeza em que as pessoas esto
trabalhando, quando as coisas vo ficar prontas de verdade e quanto elas custaram em termos
de tempo e dinheiro. E com isso fazer seu trabalho ter muito mais impacto. Neste e-book
apresentamos algumas das melhores prticas que aprendemos trocando experincias com
outros gestores, neste caso, de agncias e estdios ligados rea de comunicao e marketing.
Abraos.
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SUMRIO
TTULO DO EBOOK
Entendendo
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uma agncia
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NUMA AGNCIA, TUDO MUDA O TEMPO TODO. POR ISSO CRIAMOS UMA FERRAMENTA PARA TE AJUDAR A
Consectetur adipiscing elit Consectetur adipiscing elit
AUTOMATIZAR PARTE DO TRABALHO.
6 DICAS DE GESTONOME
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AGNCIA TODOS OS MAIS | TODOS
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RESERVADOS RESERVADOS 2014
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1. ENTENDENDO UMA AGNCIA
Obviamente, cada agncia tem suas particularidades principalmente em funo de seu tamanho e de sua
especializao. Tem aquelas que so focadas em campanhas offline, h as que so 100% digitais, aquelas cujos
clientes so grandes players do mercado, as especializadas em aes em pontos de venda, em produo de
peas dirias para o varejo, em marketing direto, em marketing promocional, de incentivo, ou em um segmento
como o imobilirio.
Em uma agncia, tudo muda o tempo todo. Mas todas possuem o mesmo problema.
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1. ENTENDENDO UMA AGNCIA
Os clientes so grandes, mudam escopo, mudam sem dormir, entregando um monte de coisas mas o
prioridade, esquecem o que pediram e saem de frias sem resultado no fim do ms no aparece.
aprovar coisas. Os scios trazem oportunidades incrveis, Isso no justo. E tambm no necessrio.
mas com prazos desafiadores demais. As pessoas da Digo isso porque criamos um software que ajuda a colocar
equipe vo embora, novas pessoas entram sem saber o a agncia em ordem. No acredita? Vem comigo, que no
que est acontecendo. Informaes se perdem, decises caminho eu te explico.
so mal comunicadas, todo mundo pede tudo pra todo
mundo ao mesmo tempo, as prioridades se dissipam, o
retrabalho aparece e as margens de lucro desaparecem.
E voc v aquele monte de gente brilhante, varando noites
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SUMRIO
TTULO DO EBOOK
Runrun.it vai te
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ajudar de verdade?
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Consectetur
ATENDIMENTO, PLANEJAMENTO, adipiscing
CRIAO, elit
PRODUO, DIRETORIA... DESDEConsectetur
QUEM TOMA adipiscing elit
AS DECISES MAIS
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2. DICA 1: POR QUE O RUNRUN.IT VAI TE AJUDAR DE VERDADE?
Segundo Ramon Oliveira, fundador do site MestreGP, ter Para a criao: o Runrun.it mostra o volume de trabalho
a capacidade de mensurar em horas ou dias o tempo que a ser realizado e quanto vai durar cada etapa.
uma pessoa ter para conceber uma ideia, um insigth, Para a diretoria: o Runrun.it ajuda a checar se o nmero
to abstrato quanto a prpria ideia. E isso o que mais de recursos trabalhando em determinados clientes est
acontece numa agncia, ns sabemos. Mas voc pode ter de acordo com a rentabilidade dos mesmos para a agncia.
o controle do tempo que se gasta para essa ideia tomar Para todas as reas: fica claro se uma ou outra rea
forma e justamente com isso que vamos te ajudar. est sendo sobrecarregada em funo das horas
Quais os principais benefcios diretos que podero ser disponveis. Alm disso, organizar quem abre tarefas para
observados rapidamente por suas equipes com o uso quem importante para que uma equipe no tenha vrios
frequente do Runrun.it? chefes e demandas piratas, ou seja, aquelas que furam
Para o atendimento: o Runrun.it bom por indicar a fila das prioridades.
exatamente quando as entregas sero feitas. Ter esse tipo Vamos ver como isso funciona na prtica?
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de controle garante a confiana do cliente. Com os
relatrios, possvel dizer que xx% de um projeto j foi
entregue, que as tarefas x, y e z esto sendo desenvolvidas
e que as tarefas a, b e c esto na fila.
Para o planejamento: o Runrun.it bom para identificar
se os recursos em cada rea so proporcionais demanda
exigida de cada uma delas.
Para a produo: o Runrun.it deixa claro quando as
tarefas devem ser entregues, e qual sua prioridade.
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Agncias de publicidade possuem um grande volume de
trabalho, e organiz-lo uma tarefa diria. Aqui na Giacometti
procuramos o Runrun.it para tentar encontrar um ponto de
equilbrio entre quatro pilares: Prazo, Demanda, Prioridade e
Viabilidade. Com ele, temos a real dimenso da quantidade de 10
MICHAEL ALTOMANI
Diretor de Criao da Giacometti
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Dica 2: Como
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criar equipes
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COMO AS EQUIPES DE UMA AGNCIA DEVEM SER CONFIGURADAS DENTRO DO SISTEMA? AO QUE CADA
Consectetur adipiscing elit Consectetur adipiscing elit
UMA DEVE TER ACESSO? COMO ELAS SE CONVERSAM NA FERRAMENTA?
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3. DICA 2: COMO CRIAR EQUIPES
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3. DICA 2: COMO CRIAR EQUIPES
Criao: Coloca em prtica todas as aes, ou seja, recebe Para tirar este fluxo do papel e constru-lo no Runrun.it,
os briefings e faz tudo acontecer. Em algumas agncias, a clique em Administrar > Usurios e configure no sistema
criao repassa o conceito para a produo executar que para quem cada um pode abrir tarefas e de quem pode
pode ser tanto a produo de um texto, quanto um material receber. Para isso, clique nos dois botes quadrados ao
impresso, filme, entre outros. Nesses casos, ainda mais lado direito do nome de cada colaborador. Depois, escolha
importante o uso do Runrun.it para saber quais se o usurio gestor ou administrador, se pode acrescentar
colaboradores esto sendo mais produtivos e entregando custos extras aos projetos ou se participa do RR-Rating.
melhor as tarefas e nos melhores prazos.
possvel criar todas essas (e muitas outras) equipes no
Runrun.it. interessante notar que elas no precisam
necessariamente seguir o organograma da empresa. A
mesma pessoa pode estar em vrias equipes distintas,
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como na rea de criao e em um comit de inovao ou
de cultura, por exemplo.
Para isso, sente com os lderes de todas as reas da agncia
a desenhe, no papel mesmo, o fluxo de trabalho que
normalmente acontece na empresa. Assim ficar claro de
onde vm as demandas e quem as executa. Para fazer a
ponte entre uma rea e outra, indique uma pessoa que
normalmente do Trfego ou ocupa um cargo estratgico.
Ela ficar responsvel por filtrar os pedidos e passar
adiante apenas o que importante.
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SUMRIO
TTULO DO EBOOK
Dica 3: Como 01
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estruturar fluxos
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de trabalho?
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PROJETOS MUITO COMPLEXOS EXIGEM O TRABALHO DE MUITAS REAS EMConsectetur
CONJUNTO. adipiscing elit
NS TE AJUDAMOS
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4. DICA 3: COMO ESTRUTURAR FLUXOS DE TRABALHO?
Tem trs coisas muito importantes que o Runrun.it faz para voc e que gostaramos que voc soubesse desde j:
1. Voc pode (e deve) definir quem pode abrir tarefas para quem e quem deve receber tarefas de quem;
2. possvel abrir uma tarefa para vrias pessoas em um fluxo de trabalho. Voc pode fazer isso criando uma sequncia
de responsveis ou um fluxo com tarefas dependes de outras para serem realizadas,
3. O Runrun.it permite que voc adicione seguidores a uma tarefa, alm do dono e do responsvel pela mesma.
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4. DICA 3: COMO ESTRUTURAR FLUXOS DE TRABALHO?
Voc j deve estar pensando no que isso significa, no ? execuo das tarefas, mas precisam saber se elas esto
Ento, aqui est a chave para criar uma forma mais racional sendo realizadas, cabe a posio de seguidor da tarefa.
de trabalho, menos sujeita a surpresas. Estas Assim, ele receber notificaes frequentes sobre o
funcionalidades te ajudam, na prtica mesmo, a gerenciar andamento do trabalho.
melhor e a ter real viso e controle do que est sendo feito. Por vezes, tambm existe a necessidade de distribuir uma
A primeira ao que o Runrun.it ajuda a coibir so as tarefas mesma tarefa para vrios da equipe, como em uma
no oficiais, ou seja, aquelas que as pessoas de outras sequncia de responsveis.
reas pedem para uma terceira rea e o gestor nem fica Confira como essas funcionalidades funcionam na prtica,
sabendo. Isso porque, estando o fluxo de trabalho bem e como elas iro te ajudar a guiar melhor sua agncia.
definido dentro do sistema, fica muito mais difcil fazer
esse tipo de pedido. E, uma vez que ele seja feito, ter que
passar pelo gestor, que dar a devida prioridade a ele.
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Alm disso, existem projetos complexos, com inmeras
tarefas feitas por diversas pessoas. Ou seja, com um fluxo
que envolve aprovaes em vrias camadas. preciso
existir um sistema bem dinmico dentro da agncia para
que essas tarefas no se percam entre uma e outra etapa.
Para isso, o Runrun.it oferece o recurso das tarefas pr-
requisito, que garantem que uma tarefa ser executada
somente quando outras forem entregues. Elas ajudam a
evitar o esquecimento - em meio a tantos projetos - por
quem as executa. Aos gestores, que no participam da
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4. DICA 3: COMO ESTRUTURAR FLUXOS DE TRABALHO?
4.1 COMO CRIAR UM WORKFLOW QUE trabalho para grandes projetos, como uma campanha.
ENVOLVA MUITAS EQUIPES Mas como funciona na prtica? Vamos pensar em uma
Imagine o seguinte quadro: um cliente faz um briefing, o campanha que finalize com a veiculao de uma pea.
atendimento passa para o planejamento, que encaminha Para fazer o planejamento, preciso definir o conceito. Da
para a criao, que encaminha para a produo, que volta mesma maneira, sem a definio da arte, no ser possvel
para o atendimento, que manda para o cliente, que volta criar a pea. Antes dessas tarefas pode existir vrias outras,
para o atendimento, que envia para a produo, que, enfim, e a que o fluxo construdo. Ao cadastrar a tarefa 6,
entrega. Uma s tarefa tem muitos passos e muitas pessoas possvel dizer quais tarefas so pr-requisito para que ela
envolvidas e por isso que criamos as Tarefas Pr-Requisito, seja feita. Dessa maneira, seu responsvel s poder
atravs das quais os gestores podem criar um fluxo de trabalhar depois que a 1, 2 e 3 forem entregues.
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6. Foto
3. Criao
da arte 8. Pea
7. Ilustrao
5. Compra
de mdia
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4. DICA 3: COMO ESTRUTURAR FLUXOS DE TRABALHO?
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Cada gestor do Digital da Heads atuava de uma maneira, o que
trazia problemas junto equipe e, eventualmente, atrasos e
falhas na entrega dos projetos. O maior benefcio do Runrun.it a
organizao do processo de gesto. Passamos a ter um controle
de prazos de entrega muito mais eficiente e, claro, uma 20
LUIZ KRASSUKI
Gestor Administrativo da Heads
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TTULO DO EBOOK
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Consectetur adipiscing elit
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O PRIMEIRO CONSELHO GARANTIR A MENSURAO DOS ESFOROS INVESTIDOS POR CADA EQUIPE AOS
CLIENTES. RELATRIOS GERENCIAIS PODEM SER SEU GRANDE ALIADO NESSA HORA
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2014
5. DICA 4: VOC SABE SE SUAS EQUIPES ESTO DIVIDINDO BEM O TEMPO ENTRE OS DIVERSOS CLIENTES?
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5. DICA 4: VOC SABE SE SUAS EQUIPES ESTO DIVIDINDO BEM O TEMPO ENTRE OS DIVERSOS CLIENTES?
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SUMRIO
TTULO DO EBOOK
Dica 5: E a?
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Consectetur adipiscing elit Consectetur adipiscing elit
Deu lucro?
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SE VOC AINDA NO SABE SE SUA AGNCIA EST DANDO ALGUM LUCRO, SER PRECISO REPENSAR SUA
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FORMA DE GERENCI-LA. LEMBRE-SE: SEUS COLABORADORES SO SEU RECURSO MAIS IMPORTANTE
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6. DICA 5: E A? DEU LUCRO?
Voc j teve a sensao de que um cliente paga bastante, mas d tanto trabalho que no final voc nem tem mais
certeza se voc tem lucro de verdade com ele? Saiba que voc no est sozinho. H uma quantidade enorme de
agncias em que um cliente parece que paga a conta, mas tambm consome a agncia. Mas a questo de saber
se um projeto teve ou no teve uma boa margem de contribuio at mais relevante que isso.
O fato que a maioria das agncias vende trabalhos que esto baseados em uma estimativa do consumo de
horas de vrios recursos, internos e externos. E depois de executar estes trabalhos, elas nunca mais voltam pra
saber se a conta estava certa, muito certa ($$$) ou simplesmente bem errada.
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6. DICA 5: E A? DEU LUCRO?
Mensure o recurso
mais importante que 26
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LOREM IPSUM LOREM IPSUM
Dolor sit amet Dolor sit amet
SEGUNDO NOSSOS CLIENTES, USAR O RUNRUN.IT TRAZ UM AUMENTO MDIO DE 25% NA PRODUTIVIDADE
Consectetur adipiscing elit Consectetur adipiscing elit
DAS EQUIPES. ISSO SIGNIFICA UMA AGNCIA MAIS ENXUTA, MAS COM MAIOR DESEMPENHO
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7. DICA 6: SHOW! MAS COMO EU GARANTO QUE ISSO VAI ACONTECER?
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7. DICA 6: SHOW! MAS COMO EU GARANTO QUE ISSO VAI ACONTECER?
VAMOS COMEAR?
Se voc j cliente do Runrun.it em planos acima do
30
25 e deseja receber um treinamento online, entre em
contato com o help@runrun.it
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Gesto Profissional de Equipes