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Diseo e Implementacin de la Factura Electrnica como mecanismo para hacer ms
eficiente el proceso de facturacin en Certicmara S.A
BRENDA HERRERA CARRANZA
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
BOGOTA
2011
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Diseo e Implementacin de la Factura Electrnica como mecanismo para hacer ms
eficiente el proceso de facturacin en Certicmara S.A
BRENDA HERRERA CARRANZA
PROYECTO DE GRADO
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
BOGOTA
2011
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TABLA DE CONTENIDOS.
1 INTRODUCCION 7
2 ANTECEDENTES 9
2.1 ANTECEDENTES NORMATIVOS 9

2.2 ANTECEDENTES OPERATIVOS 11
2.3 ANTECEDENTES CERTIFACTURA 12
3 PROBLEMA 14
3.1 PLANTEAMIENTO 14
3.2 FORMULACIN DEL PROBLEMA 15
3.3 JUSTIFICACIN 15
4 OBJETIVOS 16
4.1 OBJETIVO GENERAL 16

4.2 OBJETIVOS ESPECFICOS 16
5 MARCOS DE REFERENCIA 17
5.1 PRESENTACIN DE CERTICMARA S.A. 17

5.2 MARCO TERICO 17
5.3 MARCO LEGAL 21
5.1 MARCO CONCEPTUAL 22
6 HIPTESIS 25
7 DISEO METODOLOGICO 26
3
7.1 TTULO 26
7.2 LNEA DE INVESTIGACIN 26
7.3 SUBLNEA DE INVESTIGACIN 26
7.4 TIPO DE INVESTIGACIN 26
7.5 MTODO DE INVESTIGACIN 26
7.5.1 DISEO ADMINISTRATIVO 26
7.5.2 DISEO FINANCIERO 28
7.5.3 DISEO TCNICO 29
7.6 FUENTES DE CONSULTA 31
7.6.1 FUENTES PRIMARIAS 31
8 INTRODUCCION A LA FACTURA ELECTRONICA 33
8.1 QU ES FACTURA ELECTRNICA? 33

8.2 CARACTERSTICAS DE CERTIFACTURA 33
8.3 ALCANCES DE LA SOLUCIN PARA CERTICMARA 35
9 DISEO ADMINISTRATIVO 37
9.1 DESCRIPCIN GENERAL DE CERTICMARA S.A. 37

9.2 MISIN 37
9.3 VISIN 37
9.4 DEPARTAMENTO DE CALIDAD 38
9.5 POLTICA DE CALIDAD 38
9.6 OBJETIVOS DE CALIDAD: 38
9.7 REVISIN DE LA POLTICA DE CALIDAD 38
9.8 PLANIFICACIN DE LA POLTICA DE CALIDAD. 39
9.9 MEJORA CONTINUA. 39
9.10 DEPARTAMENTO COMERCIAL 39
9.10.1 ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 39
9.10.2 DIVISIN DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 40
9.10.3 OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 40
9.11 DEPARTAMENTO FINANCIERO 41
4
9.12 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIN 41
10 DISEO FINANCIERO 42
10.1 FACTURACIN 42
10.2 COMIT DE CARTERA 43
10.3 ESTRUCTURA DE COSTOS DE LA FACTURA CONVENCIONAL Y LA FACTURA
ELECTRNICA 44
10.4 ANLISIS DE SENSIBILIDAD COSTO / INGRESO DEL PROYECTO - FACTURA FSICA 50
10.5 ANLISIS DE SENSIBILIDAD COSTO / INGRESO DEL PROYECTO - FACTURA
ELECTRNICA. 51
11 DISEO TECNICO 52
11.1 DIAGRAMA GENERAL DEL PROYECTO. 52

11.2 DIAGRAMA ARQUITECTURA 56
11.3 FLUJO DE PROCESO DE FACTURA. 59
12 IMPLEMENTACION DEL PROYECTO 62
12.1 PLAN DE TRABAJO IMPLANTACIN PROYECTO. 62

12.2 ORGANIGRAMA DEL PROYECTO. 64
12.3 DESARROLLO DE APLICACIONES DE SOFTWARE. 65
12.4 IMPLEMENTACIN ESPECFICA PARA LOS PROYECTOS DTE. 72
12.4.1 ORGANIZACIN DEL EQUIPO DEL PROYECTO. 72
13 BENEFICIOS Y APORTES DEL PROYECTO DE GRADO 75
14 DIFICULTADES DE IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO DE FACTURA

ELECTNICA 76
15 CONCLUSIONES 77
5
16 RECOMENDACIONES 78
17 BIBLIOGRAFA 79
6
1 INTRODUCCION
sta investigacin corresponde al continuo acompaamiento de quien elabora el siguiente

trabajo de grado con una participacin del 100% en todas las actividades desarrolladas;
aplicando los conocimientos adquiridos durante la carrera; especficamente conceptos y teoras
en lo referente al rea de sistemas de informacin, racionalizacin de trmites y planeacin
administrativa en las actividades de planeacin, implementacin, parametrizacin a nivel
funcional de la herramienta y control de calidad de las tareas asignadas las cuales permitirn la
ejecucin ptima del proyecto
El desarrollo del mismo arrojar como resultado una herramienta de facturacin electrnica que
este en la capacidad de emitir, recibir y almacenar un nmero indeterminado de facturas
electrnicas para Certicmara, la cual a su vez enviar dicho documento sus clientes, con los
cuales se d un acuerdo de facturacin por este medio.
Una de las necesidades a nivel mundial para las empresas es la automatizacin de sus
procesos frente a los nuevos retos que imponen los mercados globalizados, con esto se busca
la generacin de servicios ms giles y oportunos a sus clientes; de esta manera se plantea la
posibilidad de que las compaas puedan utilizar diferentes mecanismos tecnolgicos en
procesos de negocio crticos por medio de sistemas de informacin que permitan garantizar la
autenticidad e integridad de los datos y a su vez la entrega, expedicin, aceptacin y exhibicin
de la informacin de manera eficiente, dando cumplimiento a la ley, y de esta manera lograr
garantizar seguridad jurdica y tcnica de los procesos en medios electrnicos.
Una de las posibles directivas exploratorias en nuestro entorno empresarial apunta a la Factura
Electrnica. En Colombia existe desde hace muy poco tiempo la posibilidad legal de contar con
la aprobacin jurdica de operacin de dicho mecanismo, siendo este, uno de los procesos
vitales para los empresarios y que ha sido en diferentes pases como Chile, una alternativa
tcnica para mitigar la evasin fiscal y reducir los costos del proceso para los empresarios.
De esta manera se puede establecer que la Factura Electrnica es la oportunidad para integrar
las actividades financieras y de gestin de tesorera de cualquier organizacin, esto implica que
se deben soportar las operaciones financieras para todos los efectos fiscales aplicables a la ley
colombiana. Pero en la actualidad en nuestro pas no se tiene una aplicacin masiva de este
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mecanismo, debido a las barreras que el pasado normativo expona, pues limitaba a que para
su uso se tuvieran que realizar inversiones exorbitantes y requerimientos tcnicos demasiados
rigurosos de implementar.
8
2 ANTECEDENTES
La factura electrnica nace como una iniciativa jurdica, apoyada en las herramientas
1
tecnolgicas vigentes (i.e. Certificacin digital basada en tecnologa PKI ), brindando respuesta
a una necesidad de competitividad, control, ahorro de insumos y simplificacin de procesos. En
este orden de ideas, el presente anlisis se desarrollar de acuerdo a un conjunto de trminos
que exponen el estado del arte de la facturacin electrnica en Colombia y en la regin
(Latinoamrica) y ubican al lector en el contexto legal, normativo y tecnolgico sobre el cual se
implementan los procesos de facturacin electrnica
2.1 Antecedentes normativos
A continuacin se enumeran un conjunto de antecedentes normativos de acuerdo a la

legislacin colombiana y los cuales aportaron las bases para lograr definir los procesos de
Facturacin Electrnica en Colombia:
Ley 223 de 1995

Mediante esta ley 223 de 1995 se modifico el artculo 616-1 (factura o documento equivalente)
el cual define:
La factura de venta o documento equivalente que se expida, en las operaciones que se realicen
con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores
finales; son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de mquina registradora,
la boleta de ingreso a espectculos pblicos, la factura electrnica y los dems que seale el
Gobierno Nacional.
Artculo 617 del Estatuto Tributario

Este artculo define principalmente los requisitos que se deben cumplir en el momento de
generar una factura de venta y los cuales se enumeran a continuacin:
1
PKI: Infraestructura de llave pblica. Tecnologa sobre la cual se basa toda la plataforma de certificacin digital del
estado colombiano y que cumple con todos los requerimientos establecidos por la Ley de Comercio Electrnico (Ley 527
de 1999) y el decreto reglamentario 1747 del 2009).
9
o Estar denominada expresamente como factura de venta.
o Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio junto
con la discriminacin del IVA pagado.
o Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de
facturas de venta.
o Fecha de su expedicin.
o Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
o Valor total de la operacin.
o El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura.
o Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas

registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos
de impresin previa. El sistema de facturacin deber numerar en forma consecutiva las facturas
y se debern proveer los medios necesarios para su verificacin y auditoria.
Decreto 1094 de 1996

Este decreto reglamenta el Art 616-1 del Estatuto Tributario, define la factura electrnica como:
documento computacional que soporta una transaccin de venta de bienes o, prestacin de
servicios, transferido bajo un lenguaje estndar universal denominado Edifact de un computador
a otro.; y establece los parmetros de la factura electrnica como documento equivalente a la
factura de venta.
Ley 962 de 2005

El artculo 26 de la presente ley define: la factura electrnica podr expedirse, aceptarse,
archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnologa disponible, siempre y
cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnologa que
garantice su autenticidad e integridad desde su expedicin y durante todo el tiempo de su
conservacin.
Decreto 1929 de 2007

En este decreto se proporcionan los parmetros para la aplicacin de factura electrnica como
mecanismo facilitador de las transacciones comerciales entre los que encontramos:
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o Factura electrnica: Es el documento que soporta transacciones de venta de
bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada,
aceptada y conservada por y en medios y formatos electrnicos.
o Obligado a facturar: Es la persona natural o jurdica que conforme a las normas
tributarias tiene la obligacin de facturar y que, tratndose de la factura
electrnica, la expide, generndola y numerndola por medio de un sistema de
facturacin por computador.
o Adquirente: Es la persona natural o jurdica que como adquirente de bienes o
servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratndose de la
factura electrnica, la acepta y conserva para su posterior exhibicin.
o Tercero: Es la persona natural o jurdica que presta al obligado a facturar y/o al
adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturacin, tales como:
expedicin, entrega, aceptacin, conservacin y exhibicin, y debe en
consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente
decreto.
o Nmero de la factura electrnica: Es el nmero que obedece a un sistema de
numeracin consecutivo autorizado por la Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador.
Tratndose de las empresas de servicios pblicos domiciliarios deber
solicitarse la respectiva autorizacin.
Resolucin DIAN 14465 de 2007.

En esta resolucin 14465 se exige que quienes expidan y acepten facturas electrnicas tengan
que estar haciendo reportes bimensuales a la DIAN con el consolidado de sus operaciones, y se
especifican los procedimientos para la generacin del contenido tcnico de control de las
facturas y de las notas crdito en general.
Ley 1231 de 2008 Factura Comercial

En esta ley se reglamenta la factura como ttulo valor y como mecanismo de financiacin para
los empresarios.
2.2 Antecedentes Operativos
Las arquitecturas de Facturacin Electrnica hasta la Ley 962 y el Decreto 1929 de 2007,
presentaban las siguientes caractersticas:
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Las facturas generadas solamente eran vlidas como documentos equivalentes a las
facturas fsicas de venta si se transmite en una red de valor agregado.
Aplicaba para la factura de venta que no equivale a la factura cambiaria de

compraventa.
Se deba utilizar el buzn electrnico (aunque resulte cuestionable su uso pues la red de
valor agregado genera su contenido y se mantiene actualizado)
Serva de soporte fiscal a las transacciones.
Es por ello que se habilita en Colombia, tanto la factura de venta como la factura cambiaria de
compraventa; la cual permite mejorar del control financiero de la organizacin, la capacidad de
disponer de informacin precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas, incrementa
el control sobre los flujos financieros dentro de la organizacin y optimiza los procesos de cobro
mediante la integracin con los medios de pago/entidades financieras, reduciendo tiempos y
automatizando las acciones de validacin.
2.3 Antecedentes CERTIFACTURA
Bajo la perspectiva que ofrece Certicmara en el mercado Colombiano en donde su premisa es

la utilizacin de medios electrnicos como soporte transaccional para las compaas, se
visualiz la necesidad de obtener un producto que permita un mejoramiento de procesos y
ahorro de costos en la organizacin. Certicmara hizo una evaluacin a una serie de compaas
con el fin de determinar el tipo de proceso que podra aportar con su nuevo producto utilizando
como base un esquema tecnolgico, despus de este estudio encontr una oportunidad en el
proceso de facturacin. Una vez definida esta directriz estratgica Certicmara inici su proceso
de bsqueda de alternativas en el mercado mundial que ofrecieran este tipo de soluciones,
despus de un exhausto proceso en donde se definieron parmetros de seleccin que
garantizarn un alto nivel de conocimiento en la solucin se decidi que la mejor alternativa era
la que ofreca AZURIAN S.A. con su herramienta DTE Plus.
Azurian es una de las primeras empresas certificadas por SII (servicio de impuestos internos)
para ofrecer su solucin de DTE. La primera empresa que utiliz esta solucin fue la
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Embotelladora Andina, quien a su vez fue el primer cliente aceptado por SII para operar con
Documentos Tributarios Electrnicos con fecha 23 de Abril del 2003 (www.sii.cl).
Actualmente ms de 120 empresas son clientes de DTE Plus de Azurian solo en Chile, siendo
adems la solucin con mayor experiencia del mercado, ya que fue la primera solucin
electrnica implementada en Chile. Hoy esta solucin es responsable de la emisin del 48% de
total de documentos recepciones por el Servicio, sobre un total de 39.9 Millones de documentos
recepcionados por el SII.
13
3 PROBLEMA
3.1 Planteamiento
En los ltimos aos el mundo ha entrado en un proceso de rpida transformacin. Los cambios
en los sistemas tecnolgicos, polticos y econmicos, nos llevan a que las empresas requieran
nuevos de mecanismos que les permitan ser ms eficientes y eficaces.
La empresas en Colombia vienen adaptndose a estos nuevos cambios, implementado la

automatizacin en sus procesos, buscando la generacin de servicios giles y oportunos que
generen valor diferenciador frente a la competencia y que le permitan lograr un punto de
rentabilidad, eficiencia a corto y mediano plazo.
De esta manera vemos como la reciente legislacin Colombiana (Decreto 1929 del 2007 emitido
por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, Factura Electrnica), permite a los
empresarios reducir los costos asociados a sus procesos de produccin, permitiendo mejorar la
competitividad empresarial y al mismo tiempo le facilita al Estado controlar la evasin de
impuestos.
Actualmente hay gran cantidad de documentos tributarios (facturas) que generan los altos
costos relacionados con la impresin, numeracin, envo, almacenamiento y conservacin,
adems tambin se debe tener en cuenta el nuevo marco normativo que define condiciones y
mecanismos de aseguramiento jurdico y tcnico que hacen de la Factura Electrnica una
excelente oportunidad para contar con un proceso que le permita al empresario emitir, generar y
enviar facturas en entornos electrnicos dando cumplimiento a las exigencias legales actuales
incrementando los niveles de eficiencia en su operacin de facturacin.
Por lo anterior, y teniendo en cuenta los beneficios que suponen la implementacin de un

proceso de Facturacin Electrnica y dada la viabilidad normativa, se propone la implementacin
de un producto y/o servicio en Certicmara (Autoridad de de Certificacin Digital Abierta
legalmente constituida bajo el marco legislativo colombiano), que le permita potencializar, a muy
bajo costo, el uso y la integracin de las tecnologas de facturacin electrnica a sus procesos
de negocio.
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3.2 Formulacin del problema
Cules son los procesos que se deben llevar a cabo para la implementacin de la Factura
Electrnica como oportunidad para integrar las actividades financieras y de gestin de tesorera
en Certicmara?
3.3 Justificacin
En la actualidad todo el entorno de la globalizacin, hace que las organizaciones planteen la

creacin de nuevas estrategias que les permita ser empresas ms giles, escalables y que
ofrezcan unos rpidos canales de respuesta a las necesidades del mercado. A partir de las
experiencias de otros pases que han incursionado en este proceso de facturacin electrnica
como Chile, Mxico y Espaa, en donde dicho proceso gener la posibilidad de mitigar la
evasin y reducir los costos del proceso de facturacin para los empresarios, el presente
proyecto pretende profundizar en los conceptos generales de la factura electrnica y su
implementacin en Certicmara. Desde este punto de vista se considera relevante el desarrollo
de ste proyecto ya que se enfocar en la viabilidad de la implementacin de un sistema ptimo
que permitir a esta organizacin el acceso a una tecnologa enfocada a la eficiencia de los
procesos
Por lo anterior; la informacin que se genere en la elaboracin de este proyecto, va a construir

las bases para complementar y aclarar los conocimientos ya adquiridos sobre el tema de
facturacin electrnica, y va a contribuir a la creacin de objetivos y estrategias ms claras y
estables, que permitan a la organizacin concebir este mecanismo como una alternativa
econmica y tecnolgica que optimice los procesos.
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4 OBJETIVOS
4.1 Objetivo General
Determinar las condiciones de diseo y de implementacin de la facturacin electrnica en

Certicmara S.A.
4.2 Objetivos Especficos
Aumentar la productividad en el departamento de facturacin de Certicmara (menor

tiempo, mayor capacidad) => Mayor rapidez operacional en las ventas.
Mejorar el control financiero de Certicmara y la capacidad de disponer de informacin

precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas.
Optimizar los procesos de cobro en el rea de cartera de Certicmara, reduciendo

tiempos y automatizando las acciones de validacin.
Elaborar un diagnstico del rea de facturacin y logstica que sirva como insumo para
la implementacin del proceso de factura electrnica en Certicmara.
Elaborar el plan de mejoras que permita crear una solucin sostenible orientada al
proceso de facturacin electrnica.
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5 MARCOS DE REFERENCIA
5.1 Presentacin de Certicmara S.A.
La Sociedad Cameral de Certificacin Digital Certicmara S.A., o simplemente Certicmara, es

una sociedad annima constituida por las cmaras de comercio del pas con el objetivo de
prestar los servicios de certificacin digital que se regulan por la ley 527 de 1.999, el Decreto
1747 de 2.000 y las dems normas que las complementen, modifiquen o reemplacen.
Certicmara es una Entidad de Certificacin Digital Abierta de carcter esencialmente

Empresarial, que tiene como propsito fundamental proporcionar las herramientas necesarias
para que los empresarios y dems usuarios de Internet del pas puedan realizar Negocios
Electrnicos con Seguridad Jurdica.
Certicmara tiene su domicilio principal en la ciudad de Bogot, se encuentra inscrita en el

Registro Mercantil bajo el nmero de matrcula No. 1079279, y tiene autorizacin para prestar
los servicios de certificacin digital abierta de la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.2 Marco Terico
En la continua bsqueda de competitividad se han creado diferentes teoras que sustentan todo
el proceso decisional en el cual tienen que incurrir las organizaciones para llevar a cabo el
desarrollo de los proyectos con una adecuada utilizacin de los recursos, bajo premisas de los
componentes bsicos que se deben tener en cuenta para aprovechar la oportunidad de
negocio. Como primera medida se debe tener en cuenta como lo menciona (Senn, 1993,23),
las organizaciones estn conformadas por varios sistemas y a su vez stos estn conformados
por caractersticas especficas del sistema principal; el objetivo principal de cada uno de stos
subsistemas es la produccin de bienes y servicios que logren satisfacer la demanda del
mercado. Para cumplir tal fin los sistemas debes ser autorregulables y autoajustables con el
objetivo de poder medir su desempeo y productividad esperada, permitiendo facilitar los ajustes
requeridos al sistema logrando con ello una respuesta positiva a las necesidades del mercado
mediante la creacin de unos adecuados sistemas de informacin.
17
Es importante tener en cuenta que en sta continua bsqueda de competitividad cada vez las
organizaciones debe estar ms a la vanguardia de los avances tecnolgicos es por ello que las
empresas adoptan herramientas que permiten optimizar sus procesos; como lo menciona (Effy
Oz, 2001,28-29) con la incursin en el comercio electrnico la gran mayora de los negocios
utilizan en sus sistemas de administracin bases de datos lo suficientemente robustas con el
nico fin de mejorara de manera significativa el servicio al cliente tanto externo como interno.
Por su parte (Laudon, 2008, 392) nos confirma que sta herramienta llamada Internet
puntualmente realiza un aporte significativo en la historia del comercio electrnico a mediados
de 1995 por medio del portal Netscape.com en el cual se publicaron los primeros anuncios
publicitarios de grandes compaas que sirvieron como base para incursionar en esta
modalidad de publicidad y ventas en la Web, lo cual gener un aumento significativo en el
incrementos de las ventas. A continuacin se definen las caractersticas de la tecnologa del
comercio electrnico, que nos permiten confirmar que ste tipo de tecnologas son ms robustas
y potentes que las revoluciones anteriores.
Figura 1. Caractersticas nicas de la Tecnologa del Comercio Electrnico
Dimensin del Comercio Electrnico Importancia en los Negocios

Ubicuidad: La tecnologa de Internet y la El mercado se ha extendido ms alla de las
Web est disponible en todas partes: en el fronteras tradicionales y carece de ubicacin
mercado, en el trabajo, dispositivos temporal y geogrfica. Se crea el mercado
mviles. virtual en donde las compras se realizan
desde cualquier lugar reduciendo los costos
de compra.
Alcance Global: la tecnologa rebasa las El comercio se realiza de forma transparente
fronteras nacionales en todo el planeta y sin modificaciones. El mercado virtual
incluye a miles de empresas y consumidores
en todo el mundo.
Estndares universales: existen Con el conjunto de estndares tcnicos
estndares tecnolgicos, los estndares existentes los sistemas se puedes comunicar
de Internet entre s fcilmente.
Riqueza: se transmiten mensajes de video, Los mensajes de Marketing ahora se integran
audio y texto. en uno solo video, audio y texto.
Interactividad: la tecnologa funciona a Los consumidores se involucran en un
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travs de la interaccin con el usuario. dilogo que ajusta dinmicamente la
experiencia a cada individuo.
Densidad de la informacin: la tecnologa Los costos de procesamiento, comunicacin y
reduce los costos de la informacin y almacenamiento se reducen
eleva la calidad. significativamente. Se obtiene entonces
informacin ms precisa y a bajo costo.
Personalizacin de mensajes de productos La personalizacin de los mensajes de
y servicios: la tecnologa permite entregar marketing, de productos y servicios se basa
mensajes adaptados tanto a las en las caractersticas individuales.
necesidades de cada individuo como de
grupos.
(Fuente: Tomado del libro Sistemas de Informacin Gerencias Administracin de la Empresa Digital -
Kenneth C. Laudon)
Ahora bien es importante tener en cuenta los diferentes enfoques en cuanto a los parmetros
que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un estudio de viabilidad para el diseo e
implementacin de un nuevo proyecto en una organizacin y podemos empezar por el anlisis
del estudio de viabilidad planteado por (Sapag, 2007) en donde se evalan las diferentes
posibilidades para lograr identificar el camino adecuado para el desarrollo del proyecto y del
correcto uso de las herramientas que sin lugar a duda de stas depender el aumento o
disminucin de la competitividad de la empresa en el entorno en el cual se desarrolle.
Aqu conviene detenerse un momento a fin de lograr interpretar los entornos que intervienen en
el esquema de implementacin de la herramienta en la organizacin y determinar el impacto en
el momento de iniciar la inversin. En cuanto al estudio tcnico se tiene la necesidad de
determinar si es posible o no realizar la inversin desde el punto de vista del anlisis de la
capacidad tcnica y el compromiso del personal que interviene directamente en la ejecucin del
proyecto, se debe definir el camino de integracin de las herramientas que posea la empresa
enfocadas a la nueva inversin que permita la integracin del servicio que logre generar un
mayor valor agregado y en donde se adopte una estructura productiva sostenible no solo a
corto sino tambin largo plazo.
En cuanto al enfoque econmico se debe tener en cuenta que depende en gran medida de la
adopcin de un proceso adecuado que integre los beneficios y costos estimados para la
ejecucin del proyecto que sin duda requiere de una amplia visin que permita por parte del
19
gerente del proyecto la integracin adecuada de las estrategias y las herramientas de anlisis
correctas para la toma de decisiones, que orienten a la empresa en la implementacin
del nuevo proyecto.
Para el estudio administrativo es claro que se debe buscar un esquema adecuado que logre la
departamentalizacin y delegacin de las funciones respecto correcta distribucin de los cargos
de acuerdo con la complejidad de las tareas asignadas, la persona encargada de esta rea debe
tener en cuenta que la estructura organizacin adoptada para el proyecto cumpla con los
requerimientos ptimos de rentabilidad deseables con miras a desarrollar el correcto esquema
de integracin del proyecto.
Por ltimo con el fin de fundamentar esta investigacin, a continuacin se presentarn algunas
ideas que dan bases tcnicas y jurdicas a los procesos de facturacin electrnica:
2
El Dr. Erick Rincn Crdenas en el seminario Factura Electrnica en Colombia Antecedentes,
estado actual y futuro cercano comenta que una nueva reglamentacin sobre factura
electrnica constituye una oportunidad para determinar con claridad dentro del ordenamiento
jurdico, cules deben ser los requisitos y el contenido que debe cumplir la factura electrnica en
materia fiscal para ser considerada como documento soporte de las operaciones mercantiles y
dar cumplimiento al deber de facturacin.
Es importante estudiar el entorno jurdico-poltico de un pas para establecer mecanismos que

generen un valor aadido a las organizaciones que permitan mejorar y optimizar los procesos
de las mismas logrando posicionarlas en el mercado, es por ello que la normatividad actual en
cuanto a Facturacin Electrnica se define bajo los principios de neutralidad tecnolgica es
posible implementar soluciones genricas o soluciones hechas a la media de acuerdo con los
procesos de negocio de una organizacin especfica siempre y cuando se respeten los principios
de la seguridad jurdica y tecnolgica definidos en la Ley de Comercio Electrnico. Estos
principios son:
Autenticidad: identificacin plena del comercio emisor de una factura electrnica y el

cliente receptor de la misma.
2
Abogado de la Universidad del Rosario (Colombia); con Postgrado en Derecho Financiero de la Universidad del
Rosario (Bogot, 2001), Derecho Contractual de la Universidad del Rosario (2004); Diplomado en Comercio Electrnico
Internacional (Universidad Externado de Colombia)
20
Integridad: imposibilidad de modificar, adulterar o borrar los datos almacenados en un
factura electrnica.
No repudiacin: mecanismo mediante el cual un comercio no puede negar el hecho de

haber emitido una factura electrnica
Confidencialidad: mecanismo mediante el cual se garantiza la proteccin de la

informacin para conocimiento exclusivo del comercio, el cliente y el ente de control
gubernamental.
5.3 Marco Legal
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en su afn de contar con un marco

legislativo que soporte la facturacin electrnica emiti en el ao de 1996 el Decreto No. 1094
en el cual se define la factura electrnica como documento equivalente a la factura fsica y la
cual contaba con las siguientes caractersticas:
Es un documento computacional que soporta transacciones de venta de bienes o la

prestacin de servicios.
Debe ser transmitido entre las partes a travs de la utilizacin del lenguaje estndar
EDIFACT.
Debe ser transmitido a travs de una red de valor agregado, las cuales deben ser
administradas por entidades autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones y
registrarse ante la DIAN para la intermediacin en la transmisin de facturas.
Posterior al Decreto 1094, en la ley 527 de 1999 se defini y reglament el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, la cual a pesar de no
establecer disposiciones relacionadas en forma directa con temas fiscales y tributarios, s ha
tenido incidencia respecto de la aplicacin y validez de la factura electrnica como soporte
documentario de las operaciones comerciales.
21
Por su parte, en la ley 962 de 2005 Artculo 26 se defini la Factura Electrnica de la siguiente
manera: Para todos los efectos legales, la factura electrnica podr expedirse, aceptarse,
archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnologa disponible, siempre y
cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnologa que
garantice su autenticidad e integridad desde su expedicin y durante todo el tiempo de su
conservacin.
Es as como la ley 962 en su artculo 26 hace referencia a dos situaciones diversas pero
complementarias dentro de la misma hiptesis normativa, pues el enfoque de la factura
electrnica a partir de esa norma no slo ser tributario, sino tambin comercial; al decir la
norma vigente que para todos los efectos legales se pueden expedir, aceptar y archivar facturas
electrnicas, est significando que para dar soporte a obligaciones cambiarias se pueden utilizar
ese tipo de facturas, o lo que es lo mismo, que las mismas pueden tomar la forma de ttulos
valores electrnicos.
Finalmente, el Decreto No. 1929 del 2007 reglamenta el articulo 616-1 del estatuto tributario y el
artculo 26 de la ley 962 de 2005. Con esto, la factura Electrnica en Colombia se constituye
como una realizada empresarial totalmente viable.
5.1 Marco Conceptual
Base de datos: conjunto de registros compartidos e interrelacionados; por lo general en

ms de un archivo. Es un mtodo para administrar datos que facilita la entrada,
actualizacin y manipulacin de los datos.
Batch: Se dice que un proceso es batch cuando se realiza de forma secuencial y
automtica por el ordenador.
Casos de uso: secuencia de transacciones que son desarrolladas por un sistema en
respuesta a un evento que inicia un actor sobre el propio sistema. Los diagramas de
casos de uso sirven para especificar la funcionalidad y el comportamiento de un sistema
mediante su interaccin con los usuarios y otros sistemas.
Datos: caractersticas de personas, cosas y eventos que pueden manipularse y
procesarse para producir informacin.
Datos OLAP: proviene de Online Analitical Processing (Procesamiento Analtico en
Lnea), define a una tecnologa que se basa en el anlisis multidimensional de los datos
y que le permite al usuario tener una visin ms rpida e interactiva de los mismos.
22
Firewall: sistema que protege a un ordenador o a una red de ordenadores contra
intrusiones provenientes de redes de terceros (generalmente desde internet).
Hardware: partes fsicas y tangibles de una computadora.
Internet: red de redes internacional que proporciona a millones de personas acceso a
diversos recursos de informacin.
Isocuanta: grfico de las posibles combinaciones de insumos que resultan en la
produccin de un determinado nivel de produccin.
Plataforma: hardware o sistema operativo estndar que utiliza la organizacin.
Plug in: programa que se puede anexar a otro para aumentar sus funcionalidades,
generalmente sin afectar otras funciones no afectar la aplicacin.
Protocolo: conjunto estndar de reglas que controla la telecomunicacin entre dos
dispositivos de comunicaciones o en una red.
Protocolo LDAP: es un protocolo estndar que permite administrar directorios, esto es,
acceder a bases de informacin de usuarios de una red.
Protocolo SMTP: Protocolo Simple de Trasferencia de Correo. Protocolo que se usa
para trasmitir correo electrnico entre servidores.
Protocolo POP3: es un protocolo estndar que permite recibir e-mail.
RAID: conjunto de paquetes de discos magnticos conservados como copia de
seguridad. Algunas veces las RAID se utilizan para almacenar grandes bases de datos.
Red: combinacin de un dispositivo de comunicaciones y una o varias computadoras, o
dos o ms computadoras y terminales, de modo que varios dispositivos puedan enviar y
recibir informacin audiovisual.
Red de valor agregado: red de telecomunicaciones que pertenece y es administrada
por un vendedor que cobra a los clientes cuotas peridicas por sus servicios.
Repositorio de datos: base de datos fundamental para el diseo; no slo guarda datos,
sino tambin algoritmos de diseo y, en general, elementos software necesarios para el
trabajo de programacin.
Servidor: Computadora conectada a varias computadoras menos potentes que pueden
utilizar sus bases de datos y aplicaciones.
Sistema operativo: software de sistema que soporta la ejecucin de varias aplicaciones
diseadas justamente para utilizar sus funciones.
Software: conjunto de instrucciones que controla las operaciones de una computadora
Transaccin: actividad de negocios. En un contexto de sistemas de informacin,
registro de una actividad de negocios.
23
Windows: conocido sistema operativo de la empresa Microsoft, que se ejecuta en
mquinas IBM y tambin en Macintosh equipadas con software intermediario apropiado.
Workflow: se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de
negocio. Su definicin y control puede ser manual, informatizado o mixto.
XML: (Extensible Markup Language) corresponde a un lenguaje estndar que permite a
diferentes aplicaciones interactuar con facilidad a travs de la red.
24
6 HIPTESIS
El diseo e implementacin de la factura electrnica representan una alternativa viable

econmica para Certicmara permitiendo incrementar los niveles de productividad y eficiencia
en su proceso de facturacin.
25
7 DISEO METODOLOGICO
7.1 Ttulo
Diseo e Implementacin de la Factura Electrnica como mecanismo para hacer ms eficiente el

proceso de facturacin en Certicmara S.A.
7.2 Lnea de investigacin
Gestin, administracin y organizaciones
7.3 Sublnea de investigacin
Plan de desarrollo empresarial.
7.4 Tipo de investigacin
El tipo de investigacin que se plantea en este proyecto es de carcter descriptivo, ya que

abarca el registro, anlisis e interpretacin de la informacin recolectada y la comprensin de los
procesos que se estudian para identificar las caractersticas y parmetros que permitan dar un
veredicto de viabilidad econmica, tcnica en los procesos de implementacin de facturacin
electrnica.
7.5 Mtodo de investigacin
7.5.1 Diseo administrativo
Segn Sapag en su libro proyectos de Inversin Formulacin y Evaluacin la correcta ejecucin

de un proyecto depende en la mayora de casos de los criterios de la administracin que se le
d a ste; es por ello que para este caso especifico el diseo de las estructuras administrativas
26
supone una divisin adecuada al interior de las reas de cada departamento que intervienen en
el proceso de facturacin electrnica.
Es importante tener en cuenta como lo expone (Miranda, 2003,156) el diseo administrativo

debe estar en cabeza de un Gerente de Proyectos el cual debe estar en la capacidad de
direccionar y ejecutar el proyecto, cumpliendo con los parmetros establecidos en la estrategias
establecidas al inicio del proyecto tanto tcnica como financiera.
Se debe tener en cuenta que para la elaboracin del diseo e implementacin de ste proyecto
en particular no se deben dejar a un lado los parmetros especificados por (Senn, 1993, 33-35)
en el ciclo de vida en el desarrollo de sistemas que consta de las siguientes actividades:
Investigacin preliminar: la necesidad de mejorar o crear un sistema que permita

optimizar un proceso en especfico en la organizacin puede surgir por una peticin de
una o de un grupo de personas de unidad organizacional; sin importar esto se deben
tener en cuenta ciertos parmetros para poder dar trmite a sta solicitud; los cuales
son:
o Aclaracin de la solicitud: se debe examinar con precisin lo que el grupo desea
y plantear claramente dicha solicitud.
o Estudio de factibilidad: para lograr determinar si la solicitud es factible se deben
realizar tres estudios que son: factibilidad tcnica, econmica y operacional.
o Aprobacin de la solicitud: en el momento en el que la solicitud apruebe el
estudio de factibilidad y para dar trmite; es necesario que la solicitud del
proyecto se incorpore al plan; con el objetivo que la administracin priorice los
proyectos y les asigne su presupuesto.
Determinacin de los requerimientos del sistema: para ste tem es importante que
comprendan a cabalidad los procesos de la empresa que se van a ver afectados con la
implementacin de la nueva herramienta y para ello; el analista debe reunir los detalles
de cada proceso involucrado con las personas involucradas. Posteriormente el analista
recopila los datos recolectados e identifica los requerimientos que debe cumplir la nueva
herramienta.
Diseo del sistema: en ste diseo se deben establecer los detalles con los cuales el
nuevo sistema cumplir con los requerimientos exigidos en la fase de anlisis; para ello
los analistas deben determinar los reportes y dems salidas que debe producir el nuevo
sistema; ste diseo tambin deber proveer los datos de entrada; procedimientos y
documentos que contienen todas las especificaciones del sistema.
27
Desarrollo de software: en sta etapa de desarrollo se pueden evaluar dos alternativas:
comprar el software a terceros o desarrollarlo internamente con el personal que ya tiene
la organizacin; sta eleccin depender de los costos de cada alternativa y de la
idoneidad el personal para desarrollar sta labor.
Prueba de sistemas: en sta fase el sistema se emplear de manera experimental con la
ejecucin de pruebas al software; con el objetivo que se cumplan los requerimientos
exigidos por los usuarios.
Implantacin y evaluacin: en ste proceso se verifica que el sistema funcione
adecuadamente y se realiza la capacitacin a los usuarios tanto funcionales como los de
rea de tecnologa y posterior a ellos se debe realizar la puesta en produccin del
sistema iniciando con una prueba piloto y trabajando los dos sistemas el viejo y el nuevo
con el fin de comparar los resultados.
7.5.2 Diseo financiero
El principal objetivo de este diseo financiero es determinar cules son los costos asociados a la
implementacin tecnolgica de la plataforma de facturacin electrnica en Certicmara; y cmo
se realiza la redistribucin del departamento financiero para poder determinar las funciones que
desempeara cada subrea dentro del proceso. Segn (Nez, 2007, 80-81); ste estudio debe
determinar el monto de los recursos econmicos, el costo total de la operacin y cules son los
indicadores econmicos que nos permitirn realizar una correcta proyeccin financiera para la
ejecucin del proyecto. A continuacin se mostrar la grfica con las interrelaciones entre los
componentes del estudio financiero.
Figura 2. Estructura Estudio Econmico
(Fuente: Tomado del libro Manual para la Evaluacin de Proyectos de Inversin - Rafael Nez)
28
En el anterior diagrama se puede observar que la evaluacin financiera va a depender
directamente del balance general que para el estudio financiero nicamente se debe tener en
cuenta el balance inicial que nos reflejar la relacin entre el activo, pasivo y patrimonio actual
pero debido a la diversificacin no podremos saber cmo se comportar en situaciones futuras,
el estado de resultados cuyo objetivo ser calcular la ganancia neta y los flujos netos de efectivo
del proyecto en pocas palabras los ingresos totales menos los costos totales, el punto de
equilibrio el cual es utilizado para determinar en qu momento la organizacin obtiene
ganancias a partir de su ingreso y costo total y por ltimo el costo de capital el cual representa
la obligaciones en las que incurra la empresa en el caso que el capital para realizar la inversin
no proceda de totalmente de una persona fsica sino que un porcentaje proceda de otras
empresas o de los bancos.
7.5.3 Diseo Tcnico
Es de vital importancia entender que el mayor aporte al desarrollo de nuevos sistemas de

informacin los brinda las herramientas asistidas por computadoras como lo menciona (Senn,
1993,284-286), ya que con el uso adecuado de las herramientas los analistas que desarrollarn
el nuevo sistema, tienen el potencial para ser ms productivos, se desarrollan las actividades en
un menor tiempo alcanzando con ello unos niveles de productividad superiores a los que
obtendran si no se usarn dichas herramientas, debido a que se disminuyen los tiempos de
anlisis, ejecucin y documentacin de manera significativa. sta automatizacin permite
tambin almacenar los datos en un formato que pueda ser fcilmente entendible por el analista,
permitiendo con ello una mayor exactitud y menor tiempo en el momento de elaborar informes.
Por otra parte (O Brien, 2006, 408) afirma que ste estudio nos permite realizar un anlisis
detallado de la primera etapa que es el diseo de sistemas en el cual se debe especificar cmo
se van a utilizar los recursos existentes como lo son recursos de software, hardware, humano y
lo ms importante como se van a concatenar de tal manera que podamos obtener de stos
recursos la informacin necesaria para el producto que se quiere obtener sin dejar atrs la
elaboracin del anlisis de las necesidades de informacin que se puedan generar en el usuario
final que es quien a su vez provee las fuentes de documento de requerimientos funcionales que
va a servir de base para la elaboracin del nuevo sistema de informacin. ste diseo
comprende el desarrollo de las etapas de desarrollo que a su vez deben cumplir los siguientes
requisitos:
29
Las necesidades de informacin de una empresa y de los usuarios finales contemplados
como uno solo.
Actividades, recursos y productos del sistema de informacin actual que se est
utilizando.
Capacidad del sistema de informacin para satisfacer las necesidades de informacin de
cada usuario y de las dems partes involucradas en el sistema.
Es de vital importancia que al realizar el diseo se tenga en cuenta el concepto del modelo de
sistemas planteado por (O Brien, 2006, 410) en el cual se tengan en cuenta los mecanismos
que se van a utilizar para satisfacer las necesidades en cuanto a informacin que los usuarios
puedan tener, sin dejar atrs que la elaboracin de ste diseo que a su vez tiene unas
actividades estn acordes con los requerimientos funcionales planteados inicialmente en el
diseo de sistemas
Figura 3. Modelo Diseo de Sistemas
(Fuente: Tomado del libro Sistemas de Informacin Gerencial- James O Brien)
En la figura anterior se evidencia una forma prctica de general un bosquejo de la etapa del
diseo de sistemas que son la etapa de diseo de interfase de usuario, de datos y de procesos y
stas a su vez generan un insumo con las especificaciones para la elaboracin de los diseos,
bases de datos y los procedimientos para la elaboracin de programas; se debe tener en cuenta
que en la elaboracin del diseo la etapa ms crtica es la que involucra la interfaz del usuario
ya que sta es la ms cercana al usuario final quien es el que provee la informacin para realizar
los diseos de prototipos de entradas y salidas de usuarios , de servicios de intranet que sean
de fcil manejo para los mismos usuarios, con el fin de generar correctamente las
30
especificaciones de diseo tanto para los productos con para los diagramas que involucran a los
usuarios con los sistemas (computadoras).
7.6 Fuentes de consulta
7.6.1 Fuentes Primarias
Para la elaboracin del presente proyecto de investigacin se toma como base la informacin
recolectada por el equipo de trabajo de Certicmara; teniendo en cuenta que para la
implementacin del mismo, los datos obtenidos estn relacionados con los documentos y libros
especializados en el tema de facturacin electrnica, como tambin por la informacin
suministrada por entes gubernamentales como: la DIAN, Cmara de Comercio de Bogot,
informacin publicada en Internet, artculos e informacin suministrada por el grupo de trabajo
el cual fue escogido especficamente por sus destrezas y conocimientos en sta rea; los
cuales permitan disear e implementar las estrategias necesarias que conlleven a la eficiente
implementacin de ste proyecto. ste equipo de se describe a continuacin:
Gerente del proyecto: persona encargada de definir los requerimientos funcionales del
sistema de facturacin electrnica, definir la estrategia de migracin de procesos de
negocio asociados al proceso de facturacin en Certicmara.
Jefe de tecnologa: persona encarga de disear, implementar y probar los sistemas de

facturacin electrnica de Certicmara.
Ingeniero Consultor de Sistemas: persona encargada de manejar los diseos

conceptuales de la solucin con el fin de integrarlos en la organizacin.
Grupo de consultora del rea comercial: grupo de 2 personas (una de ellas es la persona
quien elabora ste proyecto de grado) encargadas de dar seguimiento al avance de
implementacin e implantacin de los sistemas de facturacin electrnica en
Certicmara.
Director Administrativo y Financiero: actor que valida los procesos de negocio de

facturacin electrnica y los integra con los procesos financieros de la organizacin
31
Director Jurdico: valida que la solucin de facturacin electrnica implementada cumpla
con los lineamientos jurdicos y tributarios establecidos por la legislacin Colombiana.
32
8 INTRODUCCION A LA FACTURA ELECTRONICA
8.1 Qu es factura electrnica?
En la continua bsqueda de optimizar y rentabilizar la mayora de los procesos crticos, como lo

son los de facturacin, el gobierno en conjunto con la DIAN (Direccin de Impuestos y Aduanas
Nacionales) en la Resolucin 14465 de 2007, buscaron disear e implementar un modelo de
transaccin electrnica que permita que los documentos tributarios que actualmente son
utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados por los
contribuyentes en forma electrnica mediante una plataforma segura basada en certificados
electrnicos, firma digital y encriptacin de datos.
8.2 Caractersticas de Certifactura
Entendiendo los objetivos estratgicos de la empresa, se pueden definir las siguientes

caractersticas de la solucin de Documentos Tributarios Electrnicos:
Bajo la Norma: Integra a la empresa a la norma de transacciones de Documentos

Tributarios Electrnicos (Factura/Nota crdito Electrnica) definida por la DIAN en la
Resolucin 14465 de 2007, siendo sta norma la base para el diseo transaccional de
Factura/Nota crdito Electrnica.
Integridad: Garantiza que la informacin contenida en el mensaje, queda protegida y
no puede ser manipulada o modificada, confirmando la no alteracin de los datos de
origen. Resolucin 14465 de 2007
Autenticidad: Permite verificar la identidad del emisor y del receptor del Factura/Nota
crdito Electrnica. Resolucin 14465 de 2007
Veracidad: Se puede determinar la veracidad de una factura rpidamente utilizando la
comprobacin de firma y timbres electrnicos normados por la DIAN.
No repudio: El emisor que selle digitalmente un documento no podr negar la
generacin del comprobante.
Validez: Tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel.
33
Ahorros: Permite ahorros importantes tanto en procesos administrativos como
operativos.
Desde la filosofa del proyecto hasta los elementos bsicos de la aplicacin, CERTIFACTURA-
DTE Plus contiene elementos diferenciadores que lo destacan de otros productos en cuanto a:
El acceso a las funcionalidades de la herramienta y datos, es en forma perfilada

(Usuario y Contrasea), teniendo para cada perfil un control de las opciones a las que
puede ingresar. (Administradores y Usuarios Internos)
Dada su arquitectura, CERTIFACTURA-DTE Plus puede operar en diferentes

plataformas, lo que otorga flexibilidad y evoluciona en conjunto con la empresa.
La usabilidad es simple y directa, permitiendo a los usuarios interactuar en distintos

contextos, sin necesidad de aprender complejos manuales.
No invasiva, complementa los actuales sistemas de Facturacin que la empresa

posee, sin producir grandes modificaciones o alteraciones tanto en la operacin de los
usuarios, como la disponibilidad del servicio para las diferentes aplicaciones. Esto se
logra por ejemplo, a travs de la generacin por parte de los actuales sistemas de la
empresa, de archivos planos de texto con formato Factura/Nota crdito Electrnica
definido por la DIAN.
Amigable: La usabilidad es simple y directa, permitiendo a los usuarios interactuar en

distintos contextos sin necesidad de aprender complejos manuales.
Escalable: Opera con volmenes variables de facturacin, adaptndose solo mediante

Hardware a los nuevos requerimientos de la organizacin.
Volmenes: Permite operar con grandes volmenes de documentos tributarios.

(actualmente la solucin ha sido probada con ms 6.000.000 documentos/mes).
Contingencia y Seguridad: Integra los conceptos de Encriptacin y Autentificacin

mediante certificados y firmas digitales, adems realiza transacciones en forma segura
a travs de sistemas de transmisin de mensajes que son el estndar en las
principales organizaciones transaccionales como la Banca y las Telecomunicaciones.
Multiplataforma: CERTIFACTURA-DTE Plus puede operar en diferentes plataformas,

lo que otorga flexibilidad y permite evolucionar en conjunto con la empresa.
J2EE: Estndar de programacin a nivel mundial de alto rendimiento.
Componentes: Los cuales pueden ser fcilmente reutilizados y optimizados para las
actividades crticas de procesos.
34
Figura 4. Modelo de operacin CERTIFACTURA
(Fuente: Tomado del Share Point Intranet Certicmara Equipo Tcnico)
8.3 Alcances de la solucin para Certicmara
La solucin planteada por Azurian para la implementacin de factura electrnica en Certicmara

abarca las siguientes reas funcionales:
Figura 5. Alcances de la solucin
Convierte la informacin de los sistemas internos de la organizacin en

una estructura estndar para la transferencia de informacin de acuerdo
a las resoluciones de la DIAN.
Enva debidamente firmados y certificados electrnicamente los

documentos tributarios electrnicos a los clientes de acuerdo a los
canales definidos los contratos acordados entre ellos, registrando los
estados del proceso de recepcin.
35
Validacin y recepcin de documentos tributarios electrnicos
generados por otros emisores autorizados en base a los contratos
acordados.
El modelo de datos relacional permite administrar la informacin
tributaria en varios motores de datos, por todo el tiempo que lo requiera
el cliente de acuerdo a su capacidad de almacenamiento.
Acceso perfilado y seguro a la informacin de DTE, impresin y gestin
bajo una plataforma Web simple y eficiente, la cual incorpora todos los
estndares de usabilidad actual.
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicmara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de
grado y el Equipo Tcnico)
36
9 DISEO ADMINISTRATIVO
En este diseo se describirn los aportes y procedimientos que se tuvieron que documentar por
parte del equipo de trabajo en el cual se encuentra la persona que presenta este trabajo de
grado, para lograr la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad con base en los
requisitos de la Norma: NTC-ISO 9001:2008, los cuales son un requisito indispensable para
lograr cumplir el alcance de este proceso de facturacin electrnica en Certicmara.
9.1 Descripcin general de Certicmara S.A.
En este anlisis se expondr la conformacin de cada uno de los departamentos los cuales
intervienen en el proceso de facturacin electrnica dando una explicacin de su funcin
dentro de la misma.
9.2 Misin
Somos una entidad de certificacin digital abierta autorizada por la Superintendencia de

Industria y Comercio, constituida por las cmaras de comercio del pas con el fin de proveer la
seguridad jurdica y tecnolgica en entornos electrnicos cumpliendo el marco legal, las normas
y estndares internacionales de certificacin digital.
Proveemos un portafolio integrado de soluciones de certificacin digital al Estado, la comunidad

empresarial, los profesionales y ciudadanos, apoyados en un equipo humano e infraestructura
idneos, generando sostenibilidad y rentabilidad a nuestros accionistas.
9.3 Visin
Ser reconocidos a nivel nacional como el tercero idneo de confianza que garantiza total
seguridad jurdica y tecnolgica al comercio electrnico a travs de un portafolio integrado de
soluciones de alta calidad en certificacin digital y en el mbito internacional ser reconocidos
37
como el socio estratgico en iniciativas que fomenten el uso de la tecnologas de Certificacin
digital en Latinoamrica.
9.4 Departamento de Calidad
Este departamento est conformado por un coordinador interno de calidad el cual se encarga de
mantener actualizados todos los procedimientos, formatos e instructivos de las diferentes reas
de la organizacin, verifica que los procedimientos y formatos sean llevados de la forma
adecuada como tambin la forma de archivo de lo activo e inactivo en los diferentes procesos,
todo lo anterior dentro de un marco metodolgico establecido en los procesos y objetivos de
calidad.
9.5 Poltica de calidad
A travs del ofrecimiento de productos y servicios de certificacin digital, aportar a la

comunidad, soluciones innovadoras, con estndares de calidad internacional que satisfagan las
necesidades y requerimientos de seguridad jurdica y tecnolgica en los entornos electrnicos
garantizando eficiencia, economa y responsabilidad social con el apoyo de un equipo humano
idneo, procesos eficientes y tecnologa de punta
9.6 Objetivos de calidad:
Garantizar la sostenibilidad, rentabilidad y liquidez de Certicmara.

Incrementar el nmero de suscriptores y el uso de servicios de certificacin digital.
Garantizar la satisfaccin de los clientes.
Optimizar el ciclo de certificacin.
Fortalecer los canales de atencin y soporte al cliente.
9.7 Revisin de la poltica de calidad
Anualmente a travs del comit de calidad, reportando a la gerencia general y comercial, se

debe realizar una revisin general para determinar si las metas se han cumplido.
38
9.8 Planificacin de la poltica de calidad.
Si existe algn tipo de cambio o revisin de la poltica de calidad se deben tomar en cuenta los
siguientes aspectos:
Necesidades del cliente vs. las directrices establecidas de la poltica de calidad y las
caractersticas de calidad.
Caractersticas de calidad vs. la especificacin de la materia prima suministrada por

proveedor.
De esta revisin se pueden determinan objetivos para mejorar la satisfaccin del

cliente y el mejoramiento continuo de la organizacin.
9.9 Mejora continua.
Todos los objetivos son evaluados peridicamente y as mismo calificados. Estos estudios estn
relacionados con los resultados obtenidos por:
Auditoras internas.
Acciones Correctivas.
Acciones Preventivas
Quejas y reclamos de los clientes.
Revisiones realizadas por la gerencia comercial.
9.10 Departamento comercial
Es el encargado de cumplir con las ventas de las diferentes lneas con que cuenta la
compaa a nivel nacional e internacional.
9.10.1 Estructura del departamento comercial
Gerente Comercial
Gerente de Proyectos
2 Ejecutivos comerciales a nivel Bogot
1 Ejecutivo comercial a nivel Cali
1 Ejecutivo comercial a nivel Bucaramanga
3 Ingenieros consultores
39
1 Ingeniero desarrollador
9.10.2 Divisin del Departamento Comercial
La empresa cuenta con un departamento comercial que se encarga de promocionar y vender los
diferentes productos de la compaa. Este departamento se divide en tres grandes grupos:
gerente comercial a nivel nacional y dos subgrupos cada grupo cuenta con dos ejecutivos para
un total de cuatro ejecutivos y un gerente de proyectos a nivel nacional.
Existe un departamento de desarrollo e ingeniera el cual apoya al departamento comercial en lo

referente a pre-venta, elaboracin de programas y soporte a los mismos dicho departamento
cuenta con tres ingenieros consultores y un ingeniero desarrollador.
La empresa establece anualmente un plan comercial dirigido principalmente a:
Segmentacin y actualizacin peridica de la base de datos de los clientes de la

empresa.
Programa de capacitaciones a distribuidores.
Visitas bimensuales a los clientes ubicados en las principales plazas comerciales del
pas como Cali, Medelln y Cartagena.
Desarrollo de nuevos productos a travs de su departamento de Ingeniera y
desarrollo.
Seguimiento, control, anlisis y retroalimentacin del servicio post venta que se le
presta a los clientes.
Cumplimiento de los programas de comunicacin, control interno, y procedimientos.
9.10.3 Objetivos del Departamento Comercial
Mantener una disciplina de apertura de mercado que genere constantemente nuevas

oportunidades de negocios.
Aumentar el nmero de suscriptores tanto a nivel nacional como internacional.
Aumentar el control en el pago de anticipos y actualizacin de precios.
40
Crear una comunicacin clara y cumplimiento de procedimientos en todo el
departamento comercial evaluando y profesionalizando a los ejecutivos del rea.
9.11 Departamento financiero
La direccin de este departamento se deriva directamente del Gerente General, y esta persona
que se encarga del correcto funcionamiento de la parte financiera de la organizacin, con el
apoyo de la divisin de contabilidad y de facturacin y cartera.
La divisin de contabilidad cuenta con un Contador titulado cuyo trabajo es verificado por el
Revisor Fiscal de la compaa. El rea de facturacin de cartera cuenta dos auxiliares que se
encargan del seguimiento, del recaudo y cobro de dineros de la empresa generados en su
actividad comercial.
9.12 Departamento de produccin
Certicmara S.A. est constituida por un departamento de produccin que est constituido por
un rea de radicacin, constituida por dos operadores un el rea de LRA conformada por dos
aprobadores y finalmente un rea de RA conformada por un analista encargado de la
asignacin de dispositivos
Es importante destacar que el departamento de produccin cuenta con un rea de Logstica que
es una de las ms importantes para la empresa dentro de esta rea logstica de la organizacin
se encuentra la divisin de compras, despachos y almacn de producto terminado, tambin se
encarga de las compras necesarias para adquirir la materia prima y dems elementos
necesarios tanto para la produccin como para la gestin interna de la empresa, en este
departamento se cuenta con un coordinador de logstica y un asistente cuya labor es verificada
directamente por el jefe de produccin.
41
10 DISEO FINANCIERO
En este estudio se presentan los principales factores financieros que pueden llegar a afectar de
forma directa o indirecta el desarrollo sostenible del proyecto de Factura Electrnica en
Certicmara, para ello debemos tener en cuenta los costos, la calidad, el tiempo de entrega de
las facturas, y la elaboracin de un presupuesto que sea acorde con el funcionamiento y la
actividad que desarrolla la empresa.
Esquemas de facturacin en Certicmara S. A.
A continuacin se dar una breve explicacin de los procesos de de facturacin y cartera

implementados en Certicmara y un anlisis de los costos de emisin de facturas con el sistema
actual de facturacin, esto con el objetivo de poder determinar cules son las oportunidades de
mejora en estas reas despus de la implementacin del sistema de facturacin electrnica.
10.1 Facturacin
Con el propsito de mantener una cartera sana, de reducir la cartera vencida y de emitir
nicamente los servicios cancelados o los que tienen crdito aprobado se clasifican las ventas y
se determinan con las siguientes tipologas de facturacin as:
Tipologa 1: El cliente cancela por anticipado.

Tipologa 2: El cliente necesita de la factura para cancelar (Contado).
Tipologa 3: El cliente tiene autorizado crdito.
Tipologa Contractual: Existe firmado un contrato
TIPOLOGIA 1
Venta con pago anticipado que no genera cartera. Son clientes (Suscriptores/Titulares) personas
jurdicas o personas naturales, que pertenecen a un convenio multiplicador o que simplemente
requieren adquirir un certificado digital u otros producto y servicio de certificacin digital. Dichos
clientes estn en la capacidad de consignar por anticipado el valor de la venta, dado que sus
polticas de pago no se restringen a la necesidad de obtener factura para proceder al giro,
42
generalmente son empresas del sector privado, sin que esto sea excluyente. Solo se autoriza la
emisin de la firma digital con la expedicin de la factura y aplicacin del pago.
TIPOLOGIA 2
Clientes personas jurdicas (Suscriptores/Titulares) que por polticas de pagos necesitan factura
como soporte para el giro, generalmente entidades del estado, sin que esto sea excluyente.
Solo se autoriza la emisin de la firma digital con la aplicacin del pago de la factura. Si el cliente
no cancela al trmino de 30 das se anula la factura, por lo tanto no se prestara el servicio.
.
TIPOLOGIA 3
Clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurdicas que por su capacidad econmica
previamente tiene un crdito aprobado. Debe existir una orden de servicio suscrita por cliente,
su equivalente orden de pedido de Certicmara firmada por el cliente, cumpliendo este requisito
se les factura y emite la firma digital
TIPOLOGIA CONTRACTUAL
Clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurdicas a quienes se les emite la firma digital y se les
prestan servicios conexos. Las clusulas definidas en el contrato para el pago, son
condicionantes a la ejecucin del contrato y sern las aplicables para cada caso. Dicho contrato
se encuentra suscrito por los representantes legales de las partes.
10.2 Comit de cartera
Con el propsito de evaluar la cartera de los clientes con crdito semanalmente se realiza un
comit de cartera conformado por el Gerente General, Direccin Comercial, Contador General y
el Analista Financiero, sus funciones sern:
o Hacer seguimiento a la recuperacin de la cartera vencida,

o Evaluar la aprobacin de los crditos,
o Tomar decisiones de cobro jurdico,
43
10.3 Estructura de costos de la factura convencional y la factura electrnica
Como lo afirma (Seen, 1993, 69) los sistemas de informacin son un arma estratgica que
habilita a las compaas a obtener una ventaja competitiva llevando a las organizaciones a la
creacin de diferentes mtodos que llevan a la reduccin de costos y la adopcin de algunos
sistemas que les permita la reduccin de los mismos; ya que la mayora de las tareas son
realizadas en gran parte por programas de cmputo, con lo cual se reducen los tiempos y dejan
un nmero muy reducido para las tareas de ejecucin manual.
Para ste diseo financiero se realiz un anlisis de las principales variables que afectan la
ejecucin de ste proyecto y se puede observar en las tablas del presupuesto presentadas a
continuacin que a pesar de la fortaleza adquirida por Certicmara en cuanto a que son los
nicos en el mercado y que gracias a la creacin de las diferentes polticas de comercializacin
han logrado sobresalir en cuanto a la calidad de sus productos hacindola una empresa del
sector ser reconocida, todo esto con ayuda de la tecnologa utilizada en los procesos de
produccin, sin embargo en el ejercicio de sus actividades se evidencian algunas fallas
operativas en cuanto a los altos costos de logstica y de mano de obra.
Por otra parte es importante observar la deficiencia en cuanto al crecimiento del mercado en
Colombia ya que hasta ahora son pocas las empresas que estn ingresando en la era del
comercio electrnico. Es por ello que se piensa en crear un nuevo producto el cual contribuya a
la disminucin en los costos de logstica (tcnicos) logrando con ello contrarrestar ests
barreras y abarcar una mayor proporcin del mercado.
44
Tabla 1. Presupuesto de ventas sin factura electrnica expresado en miles de pesos
45
(Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
Tabla 2. Presupuesto de ventas con factura electrnica expresado en miles de pesos
46
sta evaluacin financiera nos permite definir cul es la inversin inicial, los costos durante la
operacin de dicho proyecto y los beneficios futuros con lo cual se determina la viabilidad del
proyecto; es por ello que el anlisis en el cual se debe tener ms atencin es el de las
proyecciones de ingresos y egresos, que al relacionarlos dan como resultado los Flujos Netos de
Efectivo que son los valores que al compararlos con la inversin inicial, permiten medir la
rentabilidad del proyecto.
Para ste caso especfico; ste anlisis se realiz a precios corrientes ya que stos consideran
el efecto de la inflacin sobre los precios; es decir si cada da las cosas valieran ms, y se toma
en forma nominal, es decir, cada da una misma cosa se comprar con un mayor precio, pero es
posible que no est aumentando realmente de valor.
47
A continuacin se muestra una comparacin de los costos asociados al proceso de facturacin
tanto fsico como electrnico; en el primer modelo de facturacin los costos representan un valor
total de $ 686.874 millones sobre el total de los ingresos que corresponden al 1.9%, mientras
que en el proceso en electrnico los costos disminuyen representando tan solo un valor total de
$ 233.862 millones del total de los ingresos que corresponden al 0.66%.
Tabla 3. Estructura de costos sin factura electrnica expresada en miles de pesos
48
Tabla 4. Estructura de costos con factura electrnica expresada en miles de pesos

A continuacin se puede evidenciar que en la evaluacin del proyecto es realmente notoria la
disminucin de los costos en el proceso electrnico ya que en los Estados de Resultados
presentado anteriormente disminuyen los costos de mano de obra, de los insumos y otros costos
indirectos como por ejemplo los costos de logstica en el proceso en electrnico.
Tabla 5. Resumen de costos con factura fsica Vs factura electrnica expresado en miles de
pesos
La tabla que se muestra a continuacin arroja como resultado una TIR correspondiente al 135%
esto debido a la disminucin de los tems en el costo proyecto en el proceso electrnico como lo
son: mano de obra, sueldos, provisiones y los costos asociados a la logstica de envo y
almacenamiento de la facturacin un costo de oportunidad para la implementacin de este
proyecto equivalente a un 21%.
49
Tabla 6. Tasa Interna de Retorno del proyecto expresado en miles de pesos
10.4 Anlisis de sensibilidad costo / ingreso del proyecto - Factura fsica
La tabla que se muestra a continuacin refleja el anlisis entre las variables crticas para la
ejecucin del proyecto las cuales son el crecimiento natural del mercado y el precio del
certificado digital; en donde se evidencia que si los costos del certificado llegasen a representar
ms del 2% de los ingresos es poco viable mantener el proceso de facturacin fsica.
Tabla 7. Isocuanta de sensibilidad costo proyecto/ingreso Factura fsica
50
10.5 Anlisis de sensibilidad costo / ingreso del proyecto - Factura electrnica.
La tabla que se muestra a continuacin refleja el anlisis entre las variables crticas para la
ejecucin del proyecto en electrnico en donde se evidencia una disminucin notoria en el
porcentaje de los costos del certificado frente a los ingresos que permite un sostenimiento
constante del proyecto y una disminucin del riesgo.
Tabla 8. Isocuanta de sensibilidad costo proyecto/ingreso Factura electrnica
Del anterior anlisis financiero se puede concluir que con la implementacin de ste nuevo
producto de Factura Electrnica, Certicmara tiene la oportunidad de reducir significativamente
los costos en su proceso de facturacin ya que para todas las operaciones transaccionales que
implica el ejercicio normal de su labor se reducirn hasta en un 60%, lo que representa un
ahorro de tiempo, ahorro en los costos referentes a la expedicin, entrega y almacenamiento de
las facturas sin dejar de lado la contribucin con el medio ambiente que implicara la no
utilizacin de papel y por consiguiente un aumento en su productividad.
51
11 DISEO TECNICO
Para la implementacin del Sistema de Facturacin Electrnica se ha seleccionado el modelo

metodolgico TSP (Team Software Process) como metodologa de desarrollo. ste proceso
iterativo e incremental describe los diversos pasos involucrados en la captura de los
requerimientos y en el establecimiento de una gua arquitectnica inicial, que sern la base que
permitir disear y probar la aplicacin construida, siguiendo patrones bsicos para la
elaboracin de software. El modelo TSP describe paso a paso que herramientas producir y
cmo ejecutar su proceso de desarrollo, y adicionalmente est soportado por herramientas que
automatizan entre otras cosas, el modelado visual, la administracin de cambios y las pruebas
(Humpherey, 2003).
11.1 Diagrama general del proyecto.
Para la correcta elaboracin del diseo del sistema es importante tener claros los lineamientos
que se proporciona (Effy Oz, 2001, 554-555); el propsito de la fase de diseo es la evaluacin
de las diferentes alternativas para la especificacin adecuada del software, hardware y
tecnologa de comunicaciones adecuada para la integracin del proyecto. Para la correcta
identificacin del los procesos afectados en la elaboracin del nuevo sistema se usan diagramas
para describir el flujo de los datos en la operacin del negocio con el objetivo de describir
grficamente el flujo de datos logrando identificar cules son los procesos que pueden ser
automatizados (Effy Oz, 2001, 557-559).
De base de datos obtenida del rea de facturacin de Certicmara, se pueden obtener los
insumos primordiales que se deben tener en cuenta para ste desarrollo, se plantea a
continuacin el diagrama general de la solucin a nivel conceptual para la implementacin de la
recepcin de facturas electrnicas en Certicmara.
52
Figura 6. Diagrama General Proyecto
PROVEEDORES
BackOffice MiddlewareCertifactura CertiCamaraProveedores
Proveedor Electrnico
SIIGO Web Sistema Web

Services Workflow Services
O/C
Internet
Internet
Plug in
Repositorio Datos Correo

Repositorio Datos
Organizacin Electrnico Factura Anexos
Para OLAP
(Usuarios , Perfiles, Roles)
Excel de consulta
Pivotes y Anlisis Datos
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicmara-Equipo Tcnico)
En la figura anterior, los proveedores de Certicmara mediante la solucin de CertiFactura de

Certicmara, ms el Plug in interactuarn en 2 procesos: Orden de Compra y Envos de
Factura con el sistema personalizado de CertiFactura mdulo de recepcin para Certicmara.
El mdulo de CertiFactura Recepcin de Certicmara se conectar mediante Web Services al
Sistema Workflow, el cual est encargado de tomar los documentos desde la radicacin
electrnica, realizando el proceso de clasificacin y envo a los diferentes centros de costos para
su revisin, luego de este proceso, los documentos son finalmente aceptados y se enva la
confirmacin al sistema SIGO para su causacin mediante conexiones de Web Services.
Basndonos en la explicacin que se debe dar a los requerimientos de la aplicacin planteada

por (Seen, 1993, 366); ste anlisis estructurado no slo documenta a los funcionarios
involucrados en la ejecucin del proyecto, sino que permite y brinda las herramientas de ayuda
que utilizan los analistas con el objetivo de analizar el sistema, permitindole desarrollar una
53
descripcin ms completa y lograr identificar los puntos en los cuales se pueden llegar a
presentar la vulnerabilidades con la implementacin del nuevo sistema.
A continuacin se procede a detallar los componentes que integran este diagrama general:
Tabla 9: Descripcin componentes del diagrama general del proyecto
Elemento Caractersticas
Sistemas Internos Actualmente el cliente cuenta con un Sistema Integral de
Certicamara (SIGO) Servicios Administrativos (SIGO) el cual se encarga de
registrar y administrar la informacin de las facturas
recibidas desde la radicacin al proceso de causacin de
facturas.
Este sistema es nico y la integracin que se realizar
SIIGO con el proyecto es a travs de la conexin con el
Sistema de Workflow el cual le enviar los datos del
documento para iniciar el proceso de Causacin una
vez que haya sido aprobado por el(los) usuario(s)
asociado(s) a dicha factura.
La conectividad entre los sistemas ser mediante Web
Services.
o Web Service
o Web Service de Visualizacin de Documento
CertiFactura Certicamara Este elemento contiene el SW de facturacin electrnica

CertiFactura.
El SW va a interactuar con los 2 grandes procesos
definidos para el proyecto:
o Envo de O/C a proveedores
o Recepcin de Facturas de Proveedores
Este servidor se encontrar alojado en las instalaciones
de Certicamara.
Esta aplicacin estar implementada en la siguiente
plataforma:
o Sistema Operativo: Windows
o Base de Datos: Oracle
o Servidor de Aplicaciones: WebSphere o Tomcat
La autentificacin y perfilamiento de esta aplicacin se
realizar va protocolo LDAP.
CertiFactura es una aplicacin Web, no requiere de
actualizaciones en cada PC cada vez que se realiza un
cambio, solo basta con actualizar la aplicacin general.
Proveedor Electrnico Este elemento representa la solucin e infraestructura

que Certicmara dispondr para la operacin de los
proveedores de Certicamara en el modelo.
Este producto es plataforma Web, lo que permite
implementar fcil y rpidamente polticas de
actualizaciones o mantencin de la herramienta sin
54
Proveedor Electrnico impactar la compaa.
El producto contar adems con un Plug in Certicamara
el cual le permitir al proveedor operar con el modelo
definido para hacer ms expedito el intercambio de
informacin a travs de las O/C y las facturas asociadas.
Certicmara ofrecer este producto en 2 grandes
Plug in
modalidades a los proveedores de Certicamara.
o Pequeos proveedores: a travs de la interfaz
Web.
o Grandes proveedores: utilizando la interfaz de
datos definidos para el intercambio, enviado
facturas como lotes para el procesamiento
Sistema Workflow Este sistema tiene por objetivo tomar las facturas de
proveedores proporcionadas por el sistema CertiFactura
y realizar las siguientes actividades:
o Validaciones Automatizadas
Si el proveedor es vlido.
Retenciones (Tipo de documento).
Clculos Aritmticos sobre el documento
(IVA, Neto, Detalles).
Existencia de Nmero de O/C o
Contrato.
Fecha de Cierre:
Cierre de Mes.
Cierre de Fin de Ao.
o Clasificacin de Facturas
Centro de Costo
Tipo de tem (Activo Fijo)
Monto de la Factura
o Asignacin a Workflow
Dependiendo de la Clasificacin de la
Factura
Administracin de rechazos en el
Workflow (Usuarios Aprobadores o
Compradores)
En caso de devolucin en el Workflow,
los posibles flujos son:
Volver al rea anterior
Directamente rechazada al
proveedor
o Administracin de Alertas de Workflow
Alertas de Recepcin de Facturas
Alertas de Tiempo de Espera de Nodo
Otras caractersticas:
o Generacin de Tabla de datos para repositorio
OLAP de consulta va Excel
o Permitir la configuracin de mltiples Workflows.
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicmara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de
55
11.2 Diagrama Arquitectura
A continuacin se presenta el diagrama de arquitectura para el proyecto el cual define los

parmetros tcnicos del sistema a tener en cuenta para integracin de este proyecto.
Figura 7 Diagrama de arquitectura del proyecto
Arquitectura Proyecto
BackOffice Middleware Certifactura CertiCamara Proveedores
Servidor
Factura + Anexos De Correo
Servidor
Proveedores
Pop 3 Electrnicos
De Correo
App Web . SMTP
Sistema
Workflow
Pop 3
Web Web SMTP Internet

aceptacin
Services Services
DB CertiFactura
Sistema SIIGO Firewall CertiFactura
Certicmara
DB Datos -
App Web
Workflow OLAP
Certifactura
LDAP Plug In
SSO
Usuarios
Centros de Costos
Aprobadores y Revisores Firewall
Certifactura
Certicamara
Impresora
Sucursal
(Laser )
DB CertiFactura
DTE
Impresin
(Postscript )
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicmara-Equipo Tcnico)
A continuacin se describen cada uno de los componentes para la arquitectura de este proyecto.
56
Tabla 10 - Descripcin de los componentes del diagrama de recepcin de facturas
Elemento Caractersticas
Sistemas Internos Este elemento corresponde al servidor de aplicaciones que
contiene el sistema SIIGO.
(SIGO)
La integracin entre SIIGO y el Sistema de Workflow ser
mediante Web Services.
Se debe definir la conectividad y los accesos para realizar la
interaccin a travs de este medio.
CertiFactura Este elemento contiene el software para recepcin de facturas

CertiFactura. Dentro de las caractersticas de este servidor
Certicamara
tenemos:
Servidor Aplicaciones:
o Hardware
PIV Xeon, Dual Core o superior
3 GB RAM
144 GB DD (RAID 1 recomendado)
o Software
Windows 2000 SP2 o superior
WebSphere Application Server o Tomcat
Software de seguridad
Servidor Base de Datos
o Hardware
PIV Xeon, Dual Core o superior
4 GB RAM
250 GB DD (RAID 1 recomendado)
o Software
Base de datos Oracle en su versin 9i o superior
o Otras caractersticas
Se recomienda implementar un esquema de alta
disponibilidad para la solucin.
Recomendado Storage para fcil administracin
de tamao de base de datos
Servidor de Este elemento corresponde al servidor de correos por donde
Correos pasarn las diferentes comunicaciones relacionadas a los
Workflows que tiene contemplada esta implementacin.
Dentro de las caractersticas que son requeridas para este tipo de
elementos tenemos:
o Microsoft Exchange
o Protocolos Salida: SMTP
o Protocolos Entrada: POP3
57
CertiFactura - Este elemento representa la solucin e infraestructura
que se dispondr para la operacin de los proveedores
Certicmara
de Certicamara en el modelo.
Caractersticas:
o Ambiente Web.
o Alta disponibilidad.
DB CertiFactura
o Certificada ISO 9001:2000.
CertiFactura
Certicmara Conectividad va correos electrnicos para interaccin
con sistemas Certicamara.
App Web
Certifactura
Plug In
Proveedores Electrnicos Los proveedores electrnicos son los usuarios del

sistema que utilizarn el producto de CertiFactura ms
elPlug in.
Sistema Workflow Este elemento corresponde al sistema de Workflow

ofrecido para el proceso de radicacin electrnico,
aceptacin o rechazo de facturas recibidas de
proveedores electrnicos.
Sistema
Workflow
Dentro de sus caractersticas del sistema tenemos:
o Conectividad POP3, SMTP
o Puertos HTTP y HTTPS
o Acceso por conexin BD para acceso a tabla
datos OLAP
Como caractersticas de infraestructura

DB Datos - o Servidor Aplicaciones:
Workflow OLAP
Hardware
PIV Dual Core o superior
4 GB RAM
144 GB DD (RAID 1
recomendado)
Software
WebSphere Application Server
o Tomcat
o Servidor Base de Datos

Recomendado: servidor corporativo de
base de datos.
58
11.3 Flujo de proceso de Factura.
ste anlisis de flujo de datos permite examinar los datos de un proceso en especfico de la
empresa dentro de un contexto enfocado hacia la investigacin de sistemas; en ste se
muestran las actividades de tal manera que se evidencia claramente en dnde se originan,
cmo se utilizan, hacia donde van y donde se almacenan, es decir el camino que recorren desde
su origen hasta su destino, sta estrategia busca mostrar los datos en forma grfica con el
objetivo de presentar la transformacin de los datos en forma lgica e independiente y
totalmente aislados de los componentes fsicos que interviene en el proceso explicado, (Seen,
1993,177-178)
Figura 8. Flujo Proceso Recepcin de Facturas
Diagrama Flujo de Recepcin de Facturas
SIIGO Proveedor
Sistema Workflow Certifactura Certicamara
Ingreso
Recepcin de Envo de Factura Generacin y firma Factura en formato datos
de Factura CertiFactura
Factura
Factura
Adjuntar archivos
Proceso de
Aceptacin o
Rechazo
Envo de Confirmacin de Recepcin Agregar anexos al
(Workflow , Alertas) Archivos adjuntos
documento
Orden de Aceptacin o Rechazo
Proceso de
Causacin de Notificacin
Factura o Log de Plug In Actualizacin de
Rechazo Factura como recibida
Actualizacin de
Generacin de Envo de Aceptacin o
estado de
XML firmado Rechazo de Factura
DB
59
En la figura anterior se muestra el proceso relacionado a la operacin con el documento
Factura, el cual est asociado al cobro que ejecuta el proveedor en base a un producto
entregado o a una actividad ya desarrollada conforme. Para iniciar el proceso de facturacin es
necesario adems que el proveedor cuente con documentacin anexa que debe incluir en el
documento que remite a Certicmara.
A continuacin se describen los componentes de este flujo:
Tabla 11- Descripcin de los componentes del flujo de recepcin de facturas
Elemento Descripcin
Este proceso corresponde al ingreso de los datos
requeridos para generar la factura asociada a la orden
Ingreso
de compra recibida por parte de Certicamara.
datos Este proceso, dependiendo del tipo de proveedor
Factura
definido anteriormente, se puede realizar de 2 formas:
o Interfaz Web de Generacin.
o Proceso Batch o de lotes de procesos de
documentos.
Una vez recibidos los datos base se procede al
siguiente proceso del flujo.
En este proceso, se agregan los documentos

electrnicos solicitados por Certicmara, estos
documentos pueden ser:
o Orden de Compra.
o Acta de recepcin conforme.
El formato con lo que operar la administracin de
estos envos es PD
En este proceso, se toma la informacin ingresada
por el proveedor y se genera el archivo XML definido
por el estndar de CertiFactura para el intercambio
Generacin y firma entre empresas.
de Factura
Tambin se procede al firmado del documento y sus
anexos para dar validez, autenticidad y no repudio a
esta transaccin.
En este proceso el documento es recibido por C
Recepcin de El sistema de CertiFactura generar una alerta por
correo electrnico indicando que una factura ha sido
Factura
recibida por el sistema y debe ser revisada para
ejecutar el workflow de este documento.
En este proceso, una vez que la Factura es recibida

Actualizacin de por Certicamara, se avisa al proveedor que el
Factura como recibida documento ya est en manos de Certicamara y ser
sometido a revisin.
60
En este proceso, el sistema SIIGO de Certicamara
recibir los datos del documento aprobado o
rechazado y se dar inicio al proceso de Causacin o
registro del rechazo del documento.
En este proceso, se genera un XML firmado con la

respuesta de Certicamara asociada al Workflow de
revisin del documento con el objetivo de informar al
proveedor la repuesta final al documento enviado.
Esta respuesta es despachada mediante correo
electrnico.
Este documento va firmado para asegurar el origen,
contenido y no repudio al momento de ser recibido
por el proveedor.
Este proceso es el que se genera una vez que la
factura ha sido recibida por el sistema de
CertiFactura.
El documento entrar a un proceso de workflow el
cual dependiendo de los parmetros de la factura
como: Monto, Centro de Costo, Tipo de Item ser
asignada a distintos usuarios que finalmente definirn
si aprueban o rechazan el documento.
Los usuarios de Certicamara se conectarn al
Sistema de Workflow para interactuar con l.
En este estado, es actualizada al respuesta al
documento en el sistema del proveedor, el cual le
indica si la factura ha sido aceptada o rechazada y
que ha comenzado el proceso de pago a 30 das u
otra condicin que se haya definido.
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicmara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de
61
12 IMPLEMENTACION DEL PROYECTO
A continuacin se detalla los pasos para la implementacin del proyecto, tanto a nivel del
desarrollo de aplicaciones de software como de la gerencia integral de proyectos; se debe tener
en cuenta que como lo menciona (Seen, 1993, 871) uno de los aspectos ms difciles en la
implementacin de un proyecto es la estimacin del tiempo requerido para el desarrollo del
sistema, debido a que las estimaciones realizadas son aproximaciones de horas , meses y das
necesarios para la consecucin del mismo su exactitud y precisin depende de la habilidad y
experiencia que tenga la persona involucrada en realizar dichas estimaciones.
12.1 Plan de trabajo implantacin proyecto.
De acuerdo a los requerimientos levantados estimamos un tiempo de desarrollo de 8 meses

aproximadamente, lo que involucra una serie de actividades de las cuales depende tanto el
trabajo del proveedor como del equipo asociado del cliente. A continuacin se presenta un
Diagrama de Gantt, que como lo explica (Effy Oz, 2001, 571) una grfica de Gantt se utiliza para
presentar las actividades y sus tiempos de inicio y finalizacin, pero no las relaciones entre ellas.
Las ventajas de stas grficas son su sencillez y lineabilidad, el coordinador del proyecto puede
identificar literalmente la longitud de cada actividad, adicionalmente ste tipo de grficas muestra
la ruta crtica que debe completarse antes de que el proyecto contine.
62
Figura 9. Cronograma de actividades
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicmara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado)
63
Todas las actividades dentro del cronograma presentado, incluyen las fases principales del
proyecto definidas por Certicmara, como lo son: (i) Planeacin del Proyecto, (ii) Instalacin, (iii)
Parametrizacin, (iV) Pruebas, (v) Capacitacin, (vi) Piloto, y, (vii) Cierre de Proyecto; todo lo
anterior de conformidad a la metodologa seleccionada para la implementacin del proyecto.
12.2 Organigrama del proyecto.
Para realizar la planeacin del proyecto se deber asignar un administrador del proyecto quien
debe asegurar los recursos entre los que se encuentran el personal, fondos y equipo;
posteriormente debe desarrollar el plan del proyecto especificando los puntos primarios y
secundarios; asignar el personal para las diferentes actividades y lo ms importante asignar los
tiempos que consumirn dichas actividades (Effy Oz, 2001, 570-572)
En el siguiente organigrama se define la jerarquizacin planteada para la correcta ejecucin y

cumplimento de las tareas asignadas de acuerdo con las caractersticas del proyecto que ser
implementado de acuerdo a las necesidades de Certicmara y derivada de las diferentes
reuniones sostenidas durante el proceso de implementacin; se involucran directamente el rea
de gerencia de la organizacin y funcionarios del equipo de consultora relacionado directamente
con este nuevo proceso, adicionalmente la participacin ms significativa recae sobre el
personal del rea tcnica de la organizacin.
Figura 10. Organigrama del proyecto.
Gerente de Proyecto
Especialista en Grupo de consultora

calidad y (persona quien elabora
Arquitecto este trabajo de grado)
Desarrollador Desarrollador Desarrollador Desarrollador Work

CertiFactura CertiFactura Work Flow Flow
Azurian Azurian
Desarrollador de
Integracin (WS)
Back Oficce CERTICAMARA AZURIAN CHILE Y COLOMBIA
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicmara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de
grado y el Gerente de Proyectos)
64
Para que los tiempos y los recursos se administren de forma correcta en ste proyecto, es
imperativo que el Gerente de Proyectos considere los siguientes elementos en la administracin
de proyectos ((Effy Oz, 2001,573-574):
Administracin de la comunicacin: se debe asegurar que se comunique de forma

adecuada lo referente a los planes, tcnicas, recursos y objetivos a todos los miembros
que conforman el equipo; mediante reuniones peridicas, correos electrnicos,
circulares, entre otros.
Administracin del programa: al administrador del proyecto es el responsable de cumplir
las metas a corto y mediano plazo, para evitar que se excedan los tiempos pactados.
Administracin de la calidad: se deben ejecutar las pruebas necesarias con el objetivo
de garantizar la calidad del trabajo.
Administracin financiera: en caso que el proyecto tenga una gran dimensin se debe
contar con un equipo de trabajo que administre el presupuesto y rinda cuentas al
administrador del proyecto.
Administracin de recursos: se deben asignar adecuadamente los recursos(personas-
software-hardware)
12.3 Desarrollo de aplicaciones de software.
La metodologa TSP propuesta define un conjunto de tareas que se deben ejecutar en forma
sistemtica y por iteraciones. Cada iteracin retroalimenta la siguiente de tal manera que la
calidad y los tiempos empleados en la solucin mejoran de acuerdo a la informacin de la
iteracin anterior (Humpherey, 2003)
En esta medida, este proyecto de consultora se debe dividir en sub-tareas sub-proyectos ms

3
pequeos . La solucin para cada uno de estos sub-proyectos solucionar el proyecto total.
Cada sub-tarea define una iteracin completa como la siguiente:
3
Est prctica se deriva de la estrategia de programacin dividir y conquistar en donde un problema grande se aborda
solucionando sub problemas ms pequeos. Al final, la solucin de todos los sub problemas pequeos conformar la
solucin del problema del cual se derivaron.
65
Figura 11. Diagrama de etapas de desarrollo segn TSP
Postmortem Lanzamiento
Pruebas Estrategia
Implementacin Planeacin
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicmara- Elaborado por la persona que presenta este proyecto
de grado)
A continuacin se describen cada una de las etapas del modelo de desarrollo segn TSP
basados en la explicacin que nos provee (Humpherey, 2003)
1. LANZAMIENTO
En este paso se define formalmente el inicio de proyecto con un documento en donde se
encuentran consignados los siguientes datos:
Nombre del proyecto.

Participantes.
Roles por participantes.
Reuniones de seguimiento del proyecto.
Fecha lmite de ejecucin.
El objetivo principal de este documento es poner sobre la mesa las reglas de juego en la
ejecucin del proyecto actual y sobre las cuales todos los participantes se comprometen
a cumplir.
2. ESTRATEGIA
Este documento representa un primer acercamiento al diseo y arquitectura del SISTEMA DE
NOTIFICACIN Y COMUNICACIONES ELECTRNICAS.
66
Despus de elaborar la primera versin de este documento, el equipo de tecnologa interno
de Certicmara S.A. dar su aprobacin y visto bueno para dar inicio, de esta manera, a la
ejecucin del proyecto de acuerdo a los anlisis planteados. El documento de estrategia
deber tener la siguiente estructura:
Tabla de contenidos
Introduccin
Objetivos
Alcance
Estrategias de solucin
Cronograma Inicial de actividades
Recomendaciones finales
Conclusiones
3. PLANEACIN
En esta etapa se define el cronograma de trabajo y se establecen los mecanismos de
seguimiento de las tareas planteadas.
Por medio de este documento se establece el grado de avance o retraso del proyecto y
ayudar a tomar las medidas necesarias en caso de ser requerido. El documento de
planeacin establece un cronograma de trabajo con la siguiente informacin:
Tareas
Responsables por tarea
Fecha inicio de la tarea
Fecha final de la tarea
Tiempo estimado de ejecucin de la tarea
Porcentaje de la tarea en el proyecto total
4. IMPLEMENTACIN
Tras una previa identificacin de los mdulos a desarrollar y el diseo propuesto y aprobado en
la etapa de estrategia, se procede a implementarlos bajo el lenguaje de programacin y
arquitectura definidas.
67
5. PRUEBAS
Se disean y se ejecutan un conjunto de pruebas de sistema en donde se evalan los
requerimientos funcionales y no funcionales de la solucin implementada en la iteracin actual.
El documento de pruebas tendr la siguiente estructura:
Tabla 12. Formato de pruebas

Caso de Prueba ...
Descripcin y Propsito:
...
Instrucciones de Prueba:
...
Criterios de Aceptacin:
...
Error Presentado Acciones Correctivas
... ...
... ...
Observaciones ...
Sugerencias ...
(Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicmara Elaborado por la persona que presenta este proyecto
de grado en compaa del Oficial de Seguridad)
6. POSTMORTEM
En este documento se hace un anlisis del trabajo ejecutado con el objetivo principal de mejorar
en la siguiente iteracin del proyecto. Este documento deber tener los siguientes puntos:
Tabla de contenidos.
Introduccin.
Objetivo.
Prerrequisitos de sistema.
Procedimiento de instalacin.
Mdulos entregados
Manual tcnico.
Manual de usuario.
La siguiente tabla resume las etapas que integran el modelo de desarrollo TSP y los artefactos
entregados en cada una de las etapas:
68
Tabla 13. Ejecucin de Fases y Flujos de trabajo del Proceso Unificado
EJECUCIN DE FASES Y FLUJOS DE TRABAJO
Nombre del flujo de trabajo Artefactos producidos
1. Lazamiento Documento de lanzamiento del proyecto

Documento de requerimientos
2. Estrategia
Documento de anlisis
3. Planeacin Cronograma detallado de trabajo
Documento de diseo y arquitectura del sistema
Mdulo de Interfaces Web
Mdulo de servicios Web
Mdulo de administracin
Mdulo de proceso
4. Implementacin Bridge de recursos
Mdulo de auditoria
Mdulos de la capa de seguridad
Bridges de comunicacin entre las capas del sistema
5. Ejecucin de pruebas Documento de diseo y ejecucin de pruebas
6. Postmorten Documento de postmorten del proyecto
(Fuente: Tomado del libro Introduction to the Team Software Process- Watts Humphrey)
En esta tabla se presenta la descripcin detallada de las fases que comprenden la

implementacin del modelo TSP con sus respectivos flujos de trabajo
Tabla 14. Fases del Modelo TSP (Guas de ejecucin del proyecto)
FASES DE TRABAJO
Fases
Inicio Elaboracin Construccin Transicin
Establecer
Plantear la Alcanzar la Realizar la
objetivos para
arquitectura para capacidad entrega del
Objetivo el ciclo de
el ciclo de vida del operacional del producto
vida del
producto producto operando
producto
69
Generar
casos de uso
Refinar casos de
y escenarios
uso.
de casos de Documentos
Perfilar la
uso. Legales
resolucin de Estudiar la
Expresar Caso del
Anlisis casos de uso totalidad de los
requisitos Negocio
relevantes para la casos de uso
como casos Completo
arquitectura en
de uso.
funcin de
Generar un
paquetes y clases
boceto de la
arquitectura
Generar Diseo de las No se aaden Descripcin de
prototipos capas de la nuevos la Arquitectura
(interfaces y arquitectura subsistemas completa y
algoritmos Generar Disear resto de corregida
que subsistemas y sus casos de uso,
demuestren la interfaces aadiendo nuevas
Estrategia factibilidad Elaborar bocetos clases o refinando
del sistema) del modelo de las anteriores.
Flujos de Trabajo
despliegue Generar un
Expresar casos modelo de
de uso en funcin despliegue
de subsistemas
Diseo de clases
Implementacin Lograr una Prototipo
de la arquitectura. arquitectura Operacional
Implementacin firmemente Manuales para
de clases y de asentada, con Usuario Final,
subsistemas. todas las clases y Operador y
Composicin de subclases Administrador del
elementos implementadas. Sistema, y
Implementacin -
Realizar pruebas Materiales para
que involucren Entrenamiento
mdulos
integrados.
Realizar planes
de integracin de
los componentes
Seleccionar Continuar con las Ejecutar las
objetivos que pruebas de unidad pruebas de
evaluarn la definidas en la sistema definidas
arquitectura. iteracin anterior. para la iteracin
Disear Evaluar y actual.
procedimientos de reportar los Evaluar y
pruebas de unidad resultados de las reportar los
y de integracin pruebas de unidad resultados de las
del sistema, ejecutadas de pruebas de
basados en los acuerdo a los sistema
objetivos de objetivos ejecutadas de
Pruebas evaluacin de la planteados. acuerdo a los
-
arquitectura y/o objetivos
en los resultados planteados.
arrojados por las Versin
funcional del
iteraciones anteriores producto por
cada iteracin
evaluada de
acuerdo al plan
de pruebas.
Lnea de Base
del Producto
evaluada y
70
aprobada de
acuerdo a los
objetivos
planteados, que
incluye todos los
modelos del
sistema.
(Fuente: Tomado del libro Introduction to the Team Software Process- Watts Humphrey)
Figura 12. Flujo del modelo TSP
(Fuente: propia - Elaborado por la persona que presenta este proyecto)
Finalmente se presentan las actividades de control del modelo de desarrollo TSP:
Tabla 15- Actividades de Control

Tipo de reunin Frecuencia Alcance
El seguimiento tecnolgico tiene como objetivos:
Evaluar el grado de avance de la implementacin
Seguimiento
Semanal Validar el cumplimiento del cronograma de desarrollo
tecnolgico
Establecer acciones correctivas para ajustar los tiempos de implementacin
Evaluacin del plan de control de cambios de la implementacin

Seguimiento El seguimiento contractual tiene como objetivos:
Quincenal
contractual
71
Evaluar el grado de avance en la ejecucin y cumplimiento del contrato
Validar la satisfaccin de los requerimientos contractuales adquiridos por consultor y

contrante
12.4 Implementacin especfica para los proyectos DTE.
12.4.1 Organizacin del equipo del proyecto.
Parte importante de esta metodologa es definir claramente los roles de cada persona del equipo
de trabajo. De esta forma establecer un marco de trabajo comn, que permita realizar las
actividades en forma coordinada para que el proyecto avance en forma fluida, y es primordial
tener en cuenta como lo expone(Miranda, 2003, 157), que para la adecuada elaboracin y
ejecucin de un proyecto es importante realizar un diseo administrativo que en cabeza de un
gerente de proyectos que va a ser la persona encargada de seguir los lineamientos planeados al
inicio de proyecto cumpliendo con la limitantes de presupuesto y cumpliendo el cronograma de
actividades establecidas nombradas a continuacin:
Supervisin
Coordinacin
Control de funciones de planeacin
Diseo de procesos especficos
Organizacin de la compra de materiales
Proceso de enrolamiento del personal requerido
Construccin de la planta requerida
Direccin tcnica, y administrativa que demande el proyecto.
72
Figura 13- Diagrama del equipo de trabajo
(Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicmara-Gerencia de Proyectos)
Comit Directivo
El objetivo de este comit es velar por el avance del proyecto, designar responsables de toma
de decisiones, resolver problemticas, formalizar aprobaciones de documentos y etapas. En
este comit participa necesariamente la persona responsable dentro del cliente, el director de
proyectos de parte de Certicamara S.A., junto con los respectivos jefes de proyectos de cada
empresa, y adicionalmente el equipo de consultora en el cual se encuentra involucrada
directamente la persona que elabora este proyecto de grado. Adems el cliente puede invitar a
este comit a personas que considere claves. Este comit debera reunirse cada 3 semanas, en
cada una de estas reuniones se presentar un reporte de estado de avance del proyecto y se
revisar los riesgos del proyecto tomar acciones correctivas.
Coordinacin
La coordinacin es responsabilidad de los respectivos jefes de proyectos, los que deben estar
en constante comunicacin, gestionando internamente sus respectivos equipos de trabajo para
disponer de lo necesario para cumplir con los avances del proyecto en las fechas planificadas.
Por otro lado, los jefes de proyecto deben formalizar los acuerdos, canalizar las entregas y
realizar las aprobaciones necesarias de cada fase del proyecto.
73
Equipo de Trabajo
En ste tem cabe resaltar el concepto sobre los equipos de trabajo que nos presenta (Senn,
1993,888-889), en el cual se deben tener en cuenta las tres variantes del concepto de equipo
los cuales son:
o Equipos responsables de la programacin: ste consta de un programador principal,

quien es el que tiene la experiencia; y debe llevar a cabo las tareas de diseo del
proyecto y del cdigo para todos los mdulos crticos del sistema; un programador
de respaldo quien es el que debe realizar las actividades relacionadas con la
investigacin de alternativas de diseo y estrategias de desarrollo y personal de
apoyo que debe ser ajustable para que en cualquier momento se puedan unir al
proyecto.
o Equipos de especialistas: est conformado por un grupo de especialistas con
habilidades especficas que benefician al equipo de trabajo ya que se aprovecha
muy bien su talento.
o Equipos sin liderazgo: no tienen un lder permanente, y dependiendo de la
naturaleza de las tareas y de las habilidades que se tengan especficas alguna
persona del equipo de trabajo toma el liderazgo sobre una directriz informal.
Para ste caso especfico el equipo de trabajo ser multidisciplinario, por esta razn es
importante que en cada reunin exista un tema establecido a resolver, para asegurar que
participen los integrantes pertinentes de cada equipo.
74
13 BENEFICIOS Y APORTES DEL PROYECTO DE GRADO
Incremento en productividad en Reduccin de tiempos en procesos

Certicmara administrativos.
Rapidez y seguridad en el intercambio de
informacin.
Mejor servicio al cliente.
Mejor administracin de tesorera.
A mayor proporcin de comprobantes
emitidos electrnicamente, mayor ahorro.
Agiliza la conciliacin de la informacin
contable.
Reduccin de la cartera morosa.
Ahorro en costos administrativos y de Reduccin en volumen de papeleo, correo,

oficina fax y otros gastos fijos.
Mejor utilizacin de espacios fsicos.
Reduccin de tiempos de edicin y
remisin.
Integracin automtica y segura a su
contabilidad.
Simplifica el proceso de generacin de
comprobantes para efectos fiscales.
El almacenamiento de los Factura/Nota
crdito Electrnica para el emisor es de
manera electrnica.
El almacenamiento de los Factura/Nota
crdito Electrnica para el receptor es de
manera electrnica o en papel segn lo
solicite.
Reduccin en tiempos operativos en el

departamento de facturacin Ciclo de abastecimiento y facturacin.
Todos los documentos electrnicos pueden
ser vistos rpidamente desde cualquier
navegador para Internet.
75
14 DIFICULTADES DE IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO DE FACTURA
ELECTNICA
Certificacin ISO
La DIAN en su resolucin 14465 del 2007 en el artculo 2 Inicio de operaciones con factura
electrnica y actualizacin establece que la persona natural o jurdica que adopte por facturar
bajo sta modalidad deber estar certificada en calidad ISO 9001:2000; sin embargo ste
requisito implicar costos y puede llegar a retrasar la adopcin de esta modalidad de
facturacin; ya que ste trmite para ste proceso podra tomar en el mejor escenario un
tiempo aproximado de 10 meses.
Integracin con sistemas contable existentes
La gran mayora de las empresas ya cuentan con un sistema contable, que en algunos casos
puede llegar a ser demasiado robusto o demasiado antiguo; cuya arquitectura es difcil de
integrar al sistema de factura electrnica; obteniendo como resultado un desarrollo tan extenso
y complejo que la empresa decida no tomar el riesgo de adoptar esta nueva tecnologa.
Interoperabilidad con otras herramientas
Cada proveedor de factura electrnica est en la libertad de elegir el formato con el cual va a
representar el documento electrnico; lo cual va a traer grandes inconvenientes al momento de
validar los diferentes formatos existentes en el mercado; por stas razones es importante que
el gobierno estandarice un formato a los proveedores de ste servicio de factura electrnica
con el objetivo de agilizar procesos.
Acuerdos de facturacin
Cmo en Colombia no es obligatorio el uso de la factura electrnica; el crecimiento tecnolgico

de las empresas va a estar ligado en gran parte a la decisin tomada por el adquiriente, quien
debe estar en la capacidad de analizar que con la adopcin de estas nuevas tecnologas va a
contribuir al ahorro de costos, competitividad y a la optimizacin de los tiempos en las
76
organizaciones; y en este punto es en donde el Estado debe contribuir a impulsar stas nuevas
tecnologas por ejemplo exigiendo el uso obligatorio de las mismas.
15 CONCLUSIONES
Certicmara con la implementacin de este nuevo proceso de facturacin electrnica,

logra una reduccin en los costos relacionados con el tema de facturacin, as mismo
logra un ahorro en los costos de logstica, y un ahorro considerable en el tiempo de
emisin de facturas ya que se logra una disminucin en los re-procesos causados por la
intervencin humana.
Debido a la integracin de este proceso al interior de Certicmara, la organizacin

tendr la posibilidad de crear un nuevo modelo de negocio, en un mercado que an est
poco explorado, con base en este componente de software de facturacin electrnica.
Este sistema de facturacin implementado en Certicmara incentiva a los proveedores a

la adopcin a un sistema de facturacin electrnica ya que permitir agilizar los trmites
de facturacin.
Mediante el uso de este nuevo sistema de factura electrnica se promueve la cultura del
cero papel que va a contribuir a la reduccin del consumo exagerado de los recursos
naturales.
77
16 RECOMENDACIONES
Si una empresa quiere optar por la opcin de facturar electrnicamente lo ms viable

es contratar el servicio por un tercero debidamente autorizado; ya que este debe
cumplir con los requisitos legales y tcnicos exigidos por la ley.
Para la pequea, mediana y gran empresa es recomendable la adopcin de nuevas

tecnologas como es en ste caso especfico la factura electrnica; ya que trae grandes
beneficios a los procesos internos de las empresas como lo son: agilidad en los
procesos logsticos; inmediatez de la informacin, reduccin en la gestin de cartera y
en los dems procesos contables.
Es importante tener en cuenta que se deben tener de forma paralela dos sistemas de
facturacin uno electrnico y otro tradicional (computador o fsico); los motivo por los
que se sugiere esta alternativa son: (i) como sistema de contingencia al momento de
que un sistema falle, (ii) como medio de emisin de facturacin en dado caso que el
cliente no acepte este mecanismo electrnico (iii) en caso que la conexin con el
proveedor de servicios de internet falle.
78
17 BIBLIOGRAFA
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Graw Hill. Ao 1993
ADMINISTRACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN. Oz Effy. Editorial Thomson

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Addison Wesley. Ao 2003
PROYECTOS DE INVERSION FORMULACIN Y EVALUACIN. Sapag Chain Nassir.

Editorial Prentice Hall. Ao 2007
SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL ADMINISTRACIN DE LA EMPRESA

DIGITAL. Laudon C. Kenneth. Editorial Prentice Hall. Ao 2008.
SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL. O Brien James. Editorial Mc Graw Hill.

Ao 2006.
MANUAL PARA LA EVALUACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN. Nez Zuiga

Rafael. Editorial Trillas. Ao 2007.
GESTIN DE PROYECTOS. Miranda Miranda Juan Jos. Editorial MM Editores. Ao

2003
LA FACTURA ELECTRNICA, PLAN AVANZA. Editorial Red.es. Ao (2006).
FACTURACIN ELECTRNICA. DATA.TI Suplemento n12 de Data.ti 231, La revista

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79
LA FACTURA ELECTRNICA - DESMATERIALIZACIN DE LOS TITULOS VALORES.
Por: Wilson Rafael Ros Ruiz Miembro del GECTI, Profesor Universitario en Propiedad
Intelectual, Tecnologas de Informacin y Comercio Electrnico (2006).
PRESENTACIN FACTURA ELECTRNICA EN COLOMBIA, ANTECEDENTES,

ESTADO ACTUAL Y FUTURO CERCANO. Erick Rincn Crdenas Certicmara S.A.
Ao 2008.
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http://www.actualicese.com/normatividad/2007/11/28/resolucion-14465-de-28-11-2007/
Ley 223 de 1995.Disponible:
http://www.elabedul.net/Documentos/Leyes/1995/ley_223_1995.php
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http://www.rm-auditores.com/doc/492469b0a6d99.pdf
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http://www.presidencia.gov.co/prensa_new/decretoslinea/1996/junio/21/dec1094211996.
pdf
Ley 962 de 2005. Disponible
http://www.actualicese.com/normatividad/2005/07/08/ley-962-de-08072005/
Decreto 1929 de 2007. Disponible
http://www.actualicese.com/normatividad/2007/05/29/decreto-1929-de-29-05-2007/
Ley 1231 de 2008. Disponible
http://www.actualicese.com/normatividad/2008/07/17/ley-1231-de-17-07-2008/
Evaluacin financiera de Proyectos. Disponible
http://www.gestiopolis.com/finanzas-contaduria/evaluacion-financiera-de-proyectos-
precios-corrientes-y-constantes.htm
Definiciones. Disponible
http://www.mastermagazine.info/termino/6534.php
80

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Diseo e Implementacin de la Factura Electrnica como mecanismo para hacer ms

eficiente el proceso de facturacin en Certicmara S.A

BRENDA HERRERA CARRANZA

BRENDA HERRERA CARRANZA

2.1 ANTECEDENTES NORMATIVOS 9

4.1 OBJETIVO GENERAL 16

5.1 PRESENTACIN DE CERTICMARA S.A. 17

8 INTRODUCCION A LA FACTURA ELECTRONICA 33

8.1 QU ES FACTURA ELECTRNICA? 33

9.1 DESCRIPCIN GENERAL DE CERTICMARA S.A. 37

11.1 DIAGRAMA GENERAL DEL PROYECTO. 52

12 IMPLEMENTACION DEL PROYECTO 62

12.1 PLAN DE TRABAJO IMPLANTACIN PROYECTO. 62

13 BENEFICIOS Y APORTES DEL PROYECTO DE GRADO 75

14 DIFICULTADES DE IMPLEMENTACIN DEL PROYECTO DE FACTURA

sta investigacin corresponde al continuo acompaamiento de quien elabora el siguiente

2.1 Antecedentes normativos

A continuacin se enumeran un conjunto de antecedentes normativos de acuerdo a la

Ley 223 de 1995

Artculo 617 del Estatuto Tributario

Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas

Decreto 1094 de 1996

Ley 962 de 2005

Decreto 1929 de 2007

Resolucin DIAN 14465 de 2007.

Ley 1231 de 2008 Factura Comercial

2.2 Antecedentes Operativos

Aplicaba para la factura de venta que no equivale a la factura cambiaria de

Serva de soporte fiscal a las transacciones.

2.3 Antecedentes CERTIFACTURA

Bajo la perspectiva que ofrece Certicmara en el mercado Colombiano en donde su premisa es

La empresas en Colombia vienen adaptndose a estos nuevos cambios, implementado la

Por lo anterior, y teniendo en cuenta los beneficios que suponen la implementacin de un

En la actualidad todo el entorno de la globalizacin, hace que las organizaciones planteen la

Por lo anterior; la informacin que se genere en la elaboracin de este proyecto, va a construir

4.1 Objetivo General

Determinar las condiciones de diseo y de implementacin de la facturacin electrnica en

4.2 Objetivos Especficos

Aumentar la productividad en el departamento de facturacin de Certicmara (menor

Mejorar el control financiero de Certicmara y la capacidad de disponer de informacin

Optimizar los procesos de cobro en el rea de cartera de Certicmara, reduciendo

5.1 Presentacin de Certicmara S.A.

La Sociedad Cameral de Certificacin Digital Certicmara S.A., o simplemente Certicmara, es

Certicmara es una Entidad de Certificacin Digital Abierta de carcter esencialmente

Certicmara tiene su domicilio principal en la ciudad de Bogot, se encuentra inscrita en el

5.2 Marco Terico

Figura 1. Caractersticas nicas de la Tecnologa del Comercio Electrnico

Dimensin del Comercio Electrnico Importancia en los Negocios

Es importante estudiar el entorno jurdico-poltico de un pas para establecer mecanismos que

Autenticidad: identificacin plena del comercio emisor de una factura electrnica y el

No repudiacin: mecanismo mediante el cual un comercio no puede negar el hecho de

Confidencialidad: mecanismo mediante el cual se garantiza la proteccin de la

5.3 Marco Legal

La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en su afn de contar con un marco

Es un documento computacional que soporta transacciones de venta de bienes o la

5.1 Marco Conceptual

Base de datos: conjunto de registros compartidos e interrelacionados; por lo general en

El diseo e implementacin de la factura electrnica representan una alternativa viable

Diseo e Implementacin de la Factura Electrnica como mecanismo para hacer ms eficiente el

7.2 Lnea de investigacin

Gestin, administracin y organizaciones

7.3 Sublnea de investigacin