CONTROL DE DOCUMENTOS SEGN ISO 9001:2008

El control de los documentos (apartado 4.2.3. de norma ISO 9001:2008) es un requisito que
establece las bases para elaborar, mantener y actualizar el soporte documental de los sistemas de
gestin de la calidad. Los distintos documentos del sistema (ver Documentos de Sistemas de
Gestin. ISO 9001 e ISO 14001) definen y determinan las pautas de trabajo a desarrollar para el
desempeo del sistema de gestin. (Ver vdeo control de documentos en ISO 9001).

Para controlar los documentos es necesario disponer de un procedimiento que determine las
pautas de actuacin para las siguientes tareas:

1. Aprobacin de los documentos.

Es necesario determinar las responsabilidades de aprobacin de cada uno de los documentos y la
evidencia de la misma.
2. Revisin y actualizacin de los documentos
Los documentos del sistema son documentos vivos sometidos a los cambios que se realicen en las
metodologas de trabajo (mejora continua).
3. Identificacin de los cambios y de la versin vigente de los documentos
La organizacin debe mantener el histrico de los cambios en los distintos documentos, al mismo
tiempo debe crear una metodologa de identificacin de las versiones (revisiones, versiones)
actualizadas.
4. Distribuir la documentacin vigente para que se encuentre accesible en los puntos de uso
Esta distribucin de documentos puede realizarse en formato fsico o en formato digital, debe ser
de tal forma que todas las personas tengan acceso a los documentos que sean de aplicacin a sus
responsabilidades en el sistema.
5. Mantener los documentos legibles e identificables
Los documentos de la organizacin suelen estar identificados con logotipos, ttulos y cdigos.
6. Control de documentos externos
La organizacin debe controlar aquellos documentos externos que sean necesarios para el
desarrollo de las actividades del sistema.
7. Control de la documentacin obsoleta
Cuando se realicen cambios en algn documento y se aprueba una nueva versin, la organizacin
debe disponer de una metodologa para retirar los documentos obsoletos para evitar su consulta.

Los requisitos de la norma ISO 9001 son generales, cada organizacin deber adaptar estas
exigencias a sus necesidades y particularidades.
http://hederaconsultores.blogspot.com.co/2011/06/control-de-documentos-segun-iso.html

OBSERVAR EL SIGUIENTE VIDEO:

Control de documentos de un sistema de gestin de la calidad. ISO 9001 (Req. 4.2.3)

https://youtu.be/elzct3vv2tE

PROTOCOLO

Conjunto de conductas y reglas que una persona deber observar y respetar cuando se mueva en
determinados mbitos oficiales ya sea por una cuestin de circunstancia especial o bien porque
ostenta algn cargo que lo lleva a transitar por estos.

HISTORIA DEL PROTOCOLO: El protocolo nace al mismo tiempo que la sociedad. Es una necesidad
de vivir pacficamente. El primer cdigo que hay como referencia de normas protocolarias es el
Cdigo de Hammurabi. Hammurabi era rey de Babilonia en el S. XVIII A.C. Este cdigo est escrito
con caracteres cuneiformes. En la actualidad se conserva en el Museo del Louvre, en Pars. En el
antiguo Egipto encontramos El libro de enseanzas de los escribas, donde se determina el orden
protocolario de autoridades y describe cmo se deben realizar los ritos y ceremonias que se
celebraban en presencia del Faran. En Egipto al Jefe de protocolo se le llamaba Ritualista Jefe y la
duea de la casa era la anfitriona.

CLASES DE PROTOCOLO

PROTOCOLO EMPRESARIAL: El protocolo se puede definir como cdigo tcito que define la manera
adecuada de interactuar con los miembros de una empresa, que tiene antecedentes en su cultura,
y que marca pautas en el (i) estilo de comunicacin, (ii) imagen y presentacin personal, (iii) respeto
a la jerarqua (relaciones entre superiores y subalternos, o entre clientes y proveedores), (iv.)
cortesa telefnica, y (v) manejo de la red y de las herramientas de trabajo, entre otros. Los
estudiantes y profesionales recin egresados que no han tenido experiencias laborales, y an los
profesionales con varios aos de experiencia, deben ajustar su conducta al cdigo de
comportamiento de la empresa para responder de manera emptica a la cultura de la organizacin
en la que aspiran trabajar.

PROTOCOLO ECLESISTICO. El protocolo religioso contempla multitud de ceremonias y ritos

Centrndonos en la iglesia catlica, el PAPA, en su orden jerrquico se sita como el principal
miembro, recibe el tratamiento de su Santidad, santsimo padre, beatsimo padre, santo padre o
sumo pontfice. Le siguen los cardenales o prncipes de la iglesia, se les llama por eminencia
reverendsima, le siguen los arzobispos y obispos, llamados por Excelencia reverendsima.

PROTOCOLO DEPORTIVO.

Importancia como medio de relacin social

Mismas normas bsicas que otros eventos.
Presidencia y precedencias
Tener en cuenta:
Lugar de celebracin
Seguridad
Planes de emergencia
Afluencia de pblico
Medios de comunicacin
Programacin

PROTOCOLO UNIVERSITARIO

Rico en simbologas y ceremonia.

Cada facultad posee color y traje acadmico.
Habitualmente existe jefe de protocolo.

PROTOCOLO SOCIAL

Uso diario
Las personas que nos rodeas y convivimos
Saludos: apretn de manos o besos
Expresiones corporales y orales
Autoridades y jerarquas.
Manas: dedo meique, palillos y chicles.
Modales: Puertas y transporte pblico.
Educacin: Puntualidad
A la mesa.

PROTOCOLO DE CORRESPONDENCIA: A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar

escrita nunca a mano. Como dijimos en el captulo de hablar por telfono la carta debe tener una
buena presentacin pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podran hacer una
idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografa, tachones,
etc.

PROTOCOLO DE TARJETAS: A la hora de utilizar y confeccionar tarjetas de visita, deberemos analizar

el uso de las mismas: personal o profesional. El formato ms utilizado para ambos casos es la tarjeta
de 9,5 de ancho por 5,5 de alto (cms). El color siempre blanco o marfil, para tarjetas personales, y
para uso profesional/empresarial, se pueden admitir diseos y colores mucho ms atrevidos.

PROTOCOLO PARA HACER UNA CARTA: Es evidente que el uso de las nuevas tecnologas est
dejando a un lado la prctica de escribir cartas tradicionales, de nuestro puo y letra. Aunque antes
de la "popularizacin" de los ordenadores personales, el telfono ya haba dado un importante
"golpe" a este medio de comunicacin: la carta manuscrita. No obstante, an seguimos utilizando
este medio para determinadas ocasiones que ahora veremos. Con respecto a cmo realizar una
carta (tratamientos, membrete, fecha, destinatario, cuerpo, despedida, Antefirma y firma) puede
ver en este mismo captulo de la correspondencia, el tema correspondiente donde se explica con
detalle.

PORTAFOLIO DE SERVICIO: Un portafolio de servicios es un documento en el cual se contempla la

informacin bsica y precisa de una empresa. Mediante el Portafolio de Servicios, la empresa da a
conocer en forma detallada las cosas, elementos, productos y servicios que ofrece a sus clientes.
Tambin se puede denominar cartera de servicios, y su significado es lo mismo.
NORMAS DE CALIDAD, APLICADAS A LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DE DOCUMENTOS:
Elaboracin de documentos te es una norma tcnica Colombiana que sirve para realizar un
documento o comunicacin escrita, como se es llamada en el mbito de las empresas, esta es
utilizada para manejar informacin, entre empresas, personas naturales y as mismo para la relacin
entre empresas y empleados .Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas
administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos ms importantes, sus
generalidades y sus mrgenes. Todo esto en relacin a la elaboracin de una carta correcta y
excelente.

ELABORACIN DE SOBRES COMERCIALES: Esta norma es importantsima en una unidad de

correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o
documento en especfico de la institucin, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege
el documento que guardemos dentro, todo esto para la proteccin de envo y de una entrega
segura.

NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS COMERCIALES: Se

pude definir que las normas ICONTEC son pautas muy importantes a la hora de la presentacin de
un escrito, ya sea en trabajos, tesis, monografas, proyectos, ensayos, informes, etc. Ya que lo que
se quiere llegar a obtener es un escrito con buena presentacin, tanto esttica como
ortogrficamente, verificando unas mrgenes, espacios y signos de puntuacin. Teniendo en cuenta
lo que son en la portada, el titulo claro y conciso del tema que se vaya a tratar, realizar una tabla de
contenido sobre los temas, introduccin, conclusin, notas de pie de pgina, cuerpo del trabajo,
bibliografa, referencias, anexos, recomendaciones.

PRECEDENCIA: La presente norma nace con la finalidad de ordenar de modo preciso la casustica
correspondiente a la representacin externa de autoridades y entes pblicos entre s cuando
concurran en actos oficiales.

PRECEDENCIA MILITAR: Est determinada por el grado y antigedad de los miembros de la fuerzas
militares y por la sucesin legal del mando, primando e concepto de grado y antigedad. a. Ejrcito.
b. Armada. c. Fuerza Area.

http://atencionalcliente1994.blogspot.com.co/2012/10/protocolo_23.html

DEFINICIN DE TRANSCRIPCIN DE DOCUMENTOS Y TIPOS

Hay mucha gente que confunde los trminos traduccin y transcripcin creyendo que significan lo
mismo cuando en realidad no es as. Vamos a ver qu es la transcripcin de documentos y que tipos
existen.

Qu es la transcripcin de documentos

La definicin de la RAE indica que transcribir es copiar en otra parte algo ya escrito. Aunque al
hablar de la transcripcin de documentos hablamos de la representacin sistemtica de una forma
oral mediante signos escritos. Dicho en un lenguaje ms coloquial, la transcripcin es poner un audio
por escrito. Por ejemplo, poner una conversacin o grabacin por escrito.

Tipos de transcripcin de documentos

Existen varios tipos de transcripcin en funcin de para qu se requiera. Estas son las principales:

Transcripcin literal

Es el tipo ms exacto de transcripcin, porque en ella quedan recogidos fielmente todos los sonidos,
incluyendo errores, muletillas, expresiones dubitativas (ehhh, emm), palabras sin acabar Este
tipo de transcripcin es la que se usa en juicios o pruebas periciales en las que cualquier detalle, por
nimio que parezca, puede ser relevante.

Transcripcin natural

La transcripcin natural es ms flexible que la literal ya que elimina todo aquello que se considere
irrelevante. De este modo la informacin aparece intacta pero presentada de un modo ms
profesional. Este tipo de transcripciones suelen usarse por ejemplo en las entrevistas periodsticas.

Transcripcin fontica

La transcripcin fontica transcribe los sonidos en smbolos que la persona pueda pronunciar en su
idioma. El ejemplo tpico es el de alguien que tiene que pronunciar un discurso en otro idioma que
no conoce. La solucin que se le ofrece es escribir el texto tal y como se pronuncia para que pueda
leerlo con facilidad an sin saber lo que est diciendo.

Existen programas de transcripcin online, incluso el propio buscador de google tiene uno
integrado. Estos programas transcriben lo que el usuario est diciendo al micrfono. Sin embargo,
sus resultados estn an lejos de ser perfectos. Programas de dictado ms elaborados son usados
por algunos escritores para poder escribir sus obras sin tener que tocar apenas el teclado.

Otras aplicaciones realizan una transcripcin fontica. Introduces el texto en un idioma y el

programa te devuelve cmo pronunciarlo.

Al igual que las traducciones, es importante que la transcripcin sea completamente fiel a las
palabras originales. En nuestra empresa de traducciones: traducciones.com realizamos
transcripciones de documentos de audio o vdeo a texto con 100 % de fiabilidad. Necesitas alguna
transcripcin? Contacta con nosotros.

http://www.traducciones.com/que-es-la-transcripcion-de-documentos-tipos/

DEFINICIN DE COTEJO

Cuando una persona compara o confronta dos cosas, lo que est haciendo es cotejar. Esta accin
consiste en analizar las caractersticas de dos o ms objetos o situaciones para establecer similitudes
y diferencias y desarrollar algn tipo de valoracin.

Esta labor de comparacin y el resultado de la misma se conocen como cotejo. Por ejemplo: Ya he
recibido las muestras de los diferentes proveedores: ahora voy a realizar el cotejo para determinar
cul es la empresa que nos puede brindar la mayor calidad, Considera todas las opciones
disponibles y haz un cotejo que te permita saber cul es la ms conveniente, No hace falta ningn
cotejo: al final de cuentas, los productos chinos siempre son los ms baratos.

La nocin de cotejo tambin se utiliza para nombrar a un partido o una competencia deportiva. Lo
que hacen los equipos es confrontarse para intentar quedarse con la victoria: En un cotejo que se
disput en el Estadio Azteca, el seleccionado local derrot por 4 a 1 a Venezuela y avanz a la
siguiente fase de la copa, El cotejo fue muy parejo y recin se decidi en los ltimos minutos,
cuando Aruztelli marc un gol de cabeza, El equipo disputar su prximo cotejo recin en diez
das, cuando deba enfrentarse a Deportivo Villamor.

Asimismo, este trmino forma parte de dos de las muchas construcciones que dan nombre al
smbolo generalmente conocido como visto, que tiene un aspecto similar al de la letra v y se utiliza
para dejar constancia de que una tarea ha sido realizada o que una lnea de texto ha sido leda, entre
otras posibilidades; las expresiones en cuestin son marca de cotejo y seal de cotejo. Cabe
mencionar que en ciertos pases, el visto tiene un significado diferente, ya que indica error, como
ocurre en Suecia y Finlandia.

Por otra parte, el concepto de cotejo de letras aparece en el mbito del derecho. Cuando, en el
marco de un litigio, se exhibe un documento de carcter privado cuya autenticidad resulta dudosa,
se lo puede someter a un examen pericial que recibe el nombre de cotejo de letras, llevado a cabo
por un tcnico en grafologa.

El cotejo de archivos es una prctica muy usada en diversos mbitos de desarrollo y, bsicamente,
consiste en comparar una copia de un documento con su versin original. En la programacin
informtica, por ejemplo, es comn organizar el trabajo de manera que se generen muchas
versiones de un mismo programa a lo largo del ciclo de desarrollo, y a veces se vuelve necesario
contrastar un archivo con alguna de sus instancias anteriores para hallar la raz de un error.

Cabe aclarar que, del mismo modo que los escritores descartan palabras, expresiones, prrafos o
incluso captulos enteros de sus obras antes de dar con la forma final de una creacin literaria, los
programadores suelen realizar cambios drsticos en el cdigo de un programa, y algunas veces este
recorte ocasiona problemas que no se haban anticipado. En sistemas muy complejos, existe un gran
nmero de relaciones entre sus componentes, por lo cual resulta difcil extraer uno sin afectar al
resto.

Para el cotejo de archivos de texto existe una gran variedad de aplicaciones, tanto pagas como
gratuitas, aunque en muchos casos se trata simplemente de plug-ins de procesadores o editores de
texto. Tal es el caso del Notepad++, un popular editor de fuente abierta que ofrece un sinfn de
herramientas, entre las cuales se encuentra un comparador de archivos. Algunas de las opciones
disponibles para analizar el resultado del cotejo son la posibilidad de alinear las coincidencias,
ignorar el espaciado y detectar los cambios de lugar de porciones de texto.

https://definicion.de/cotejo/