RESERVADO

ARMADA DEL ECUADOR

DIRECCION DE INNOVACIN Y DESARROLLO

Gua para usuarios finales de Alfresco

Jigson Contreras Espinoza.

Agosto de 2017.
Copyright 2015 por Jigson Contreras Espinoza. Todos los derechos reservados.
 Dirigido (a)

L de a gua del usuario va dirigida al personal involucrado dentro del departamento que se le

ha sido presentada la herramienta Alfresco, para su uso de gestin documental colaborativa.

A continuacin en esta gua, detallamos cada una de las caractersticas disponibles Alfresco

para los usuarios finales, las cuales estn diseadas para mejorar el trabajo y la eficiencia de

los mismos.
Tabla de contenido
Captulo 1.................................................................................................................................. 4
Conociendo Alfresco ................................................................................................................ 4
Panel de inicio de Alfresco ............................................................................................................... 4
Pestaas del panel de inicio .............................................................................................................. 5
Ficheros .............................................................................................................................................. 6
Cargar ficheros...................................................................................................................... 6
Crear Carpeta ....................................................................................................................... 6
Crear. ..................................................................................................................................... 6
c) Ficheros compartidos............................................................................................................ 7
Cargar nueva versin: .......................................................................................................... 9
Editar fuera de lnea: ............................................................................................................ 9
Captulo 2................................................................................................................................ 13
Sitios ........................................................................................................................................ 13
Crear un sitio ................................................................................................................................... 13
Panel de inicio del sitio ................................................................................................................... 14
Aadir usuario ................................................................................................................................ 16
Personalizacin de sitios: ................................................................................................................ 17
Configuracin de sitio ..................................................................................................................... 22
Personas ........................................................................................................................................... 23
Repositorio ....................................................................................................................................... 23
 Captulo 1

Conociendo Alfresco
Inicio de sesin

El usuario final de sus navegadores podr especificar, la ruta en la cual est siendo

levantado el servicio del fresco recordemos que es la siguiente:

Lo que saldr en primera instancia en un formulario de inicio de sesin, donde el usuario final

podr acceder slo si ha sido registrado antes en el sistema de Alfresco, por parte de un

administrador que le ha designado un usuario y una contrasea para el acceso.

Panel de inicio de Alfresco

El panel de inicio de Alfresco, es la interfaz que se le mostrara despus de que el inicio

de sesin haya sido exitoso.

El panel de inicio posee las pestaas, herramientas y bloques de aviso y ms; que brindar al

usuario el aplicativo las herramientas necesarias para el control de los flujos de trabajo, la

gestin documental, la creacin de sitios entre otras cosas.

Nota: el panel de inicio de administrador posee una pestaa herramientas administrativas, lo

que lo hace diferente del panel de inicio del usuario final.

Pestaas del panel de inicio

a) inicio. Generalmente es usado en la mayora de pginas web, su funcin es hacer un

vnculo, o atajo rpido a la pgina de inicio.

b) Mis ficheros. Al dar clic en mis ficheros podemos ver, los documentos y las carpetas

que hayamos cargado a la plataforma.

Ficheros
Cargar ficheros.- Esta opcin nos permitir subir documentos de cualquier tipo

o formato que tengamos alojado en nuestro computador.

Crear Carpeta.- tenemos la posibilidad de crear carpetas a nuestro gusto, para

tener una mejor orden y distribucin de nuestros ficheros.

Crear.- esta opcin nos permitir crear documentos de manera instantnea y

seguido a eso, sern cargados en la herramienta automticamente.

c) Ficheros compartidos.- en esta apartado tendr la facultad de crear, cargar, arrastrar

cualquier tipo de fichero, y a su vez este ser visible para los dems usuarios.

Nota: ser visible a los dems usuarios sin importar grupo o sitio al que

pertenezcan, es fichero o carpeta ser compartido de manera general.

A continuacin haremos la carga de un fichero

Como podemos ver en la imagen estamos en la seccin de ficheros compartidos, y hemos

realizado la carga de un documento. Ahora vemos que medidas podremos ejercer sobre el

mismo.

Ponemos el cursor sobre el fichero, y se nos mostrara unas opciones a la derecha

Vemos tres iconos que son:

Descargar

Visualizar en el navegador

Editar propiedades: permite editar el nombre del fichero, el autor, aadir una

descripcin entre otras opciones.

En nuestro caso le daremos clic donde dice ms. Hay encontraremos las siguientes

opciones:
 Cargar nueva versin:

Permite la carga de una nueva versin de nuestro Documento, que all sido modificado. Para

mantener un mejor control de las versiones es importante utilizar el mismo nombre del archivo

origen.

Editar fuera de lnea:

Realiza una descarga documento, para que este de forma asistida por el usuario sea, ejecutado

y modificado y posterior a eso cargado como una nueva versin.

Copiar a:

Permite replicar el fichero a otro directorio destino.

Mover a:

Permite cambiar la ubicacin del fichero a otro directorio destino.

Eliminar documento:

Permite borrar el o los ficheros seleccionados.

Iniciar flujo de trabajo:

Mayores detalles en el captulo.

Administrar permisos:
A continuacin veremos la administracin de los permisos para un documento:

Tenemos un fichero de extensin pdf damos clic para aadir el usuario o grupo al que al que

asignaremos el debido rol que tendr ante el fichero.

Haremos la respectiva bsqueda por nombre del grupo o usuario.

En nuestro caso hemos realizado la bsqueda, y seleccionamos a un usuario.

La seccin que esta marcada de color verde nos permite ver, las posibles roles que podra

adoptar el usuario seleccionado ante nuestro fichero.

Para poder tener una idea ms clara de los roles, damos clic en el icono de informacin:

Contribuidor: Tiene derechos plenos sobre el contenido de su propiedad; no puede editar ni

eliminar el contenido creado por otros.

Colaborador: tiene derechos plenos sobre el contenido de su propiedad; tiene derechos para

editar el contenido creado por otros, pero no para eliminarlo.

Coordinador: tiene derechos plenos sobre todo el contenido; sobre lo que ha creado al mismo

y lo que han creado otros.

Editor: tiene derechos para editar las propiedades de los ficheros y bloquear y desbloquear

ficheros; no puede crear su propio contenido.

Consumidor: solo tiene derechos para ver contenido; no puede crear su propio contenido.
 Captulo 2

Sitios
Un sitio en Alfresco es un Espacio destinado a un fin determinado, que podra ser:

La comparticin de contenido con los miembros del sitio.

La planificacin de actividades programadas con el uso del calendario.

El trato de un tema especfico de uso productivo.

Compartir link de internet o de contenido.

Uso de repositorio exclusivo para el sitio.

Crear un sitio
Al dar clic sobre crear sitio se mostrara esta pantalla, es un formulario que tendremos que

llenar con la informacin del sitio que tengamos en mente crear.

La seccin enmarcada con rojo indica las configuraciones de visibilidad que podra tener

nuestro sitio que son:

Pblico: Todas las personas de su organizacin pueden acceder a este sitio.

Moderado: Todas las personas de la organizacin pueden encontrar este sitio y solicitar

acceso. El acceso lo conceden los administradores del sitio.

Privado: Solo las personas que haya aadido el administrador del sitio pueden

encontrar y usar este sitio.

Seleccionaremos la que mejor se ajuste a nuestra necesidad.

Panel de inicio del sitio

Esta es la vista de la pantalla principal del sitio que hemos creado.
Tenemos la biblioteca documental en la cual podremos subir el contenido que compartamos en

el sitio.
En la seccin miembros de sitio, permitir visualizar en cada uno de los miembros que han

sido aadidos en sitio desde el administrador, hasta los n usuarios que hayan sido aadidos

con sus diferentes roles.

Aadir usuario
De la siguiente forma podemos aadir usuarios al sitio previamente creado a continuacin

las imgenes ilustran esta tarea:

d) una vez hayamos encontrado mediante la bsqueda, al respectivo usuario un grupo que

queramos aadir a nuestro sitio deberemos seleccionarlo para poder asignarles

respectivo rol que tendr este ante el sitio.

Personalizacin de sitios:
Este una de las opciones que nos permite brindar un aspecto de acorde a nuestro gusto del

sitio que hayamos creado.

Primera instancia se nos mostrar el esquema con el que contaremos actualmente, si

queremos cambiar el esquema podremos dar clic en el botn cambiar el esquema de

automticamente veremos los esquemas disponibles para el diseo de nuestro sitio:

Estos son los diseos encontrars previamente, podr seleccionar el que bien se adapte a tu

necesidad o al gusto propio. Como podemos ver las barras grises ilustran el diseo que

tendra nuestra pantalla principal al escoger ciertos esquemas.

En la siguiente pantalla nos aparecer el esquema que hayamos seleccionado, el siguiente

punto es sobre los DESHELTS que son ciertas caractersticas que nuestro sitio adquirir si

stas son, seleccionadas o como lo ilustra en la fotografa arrastradas hacia las columnas

del esquema que hayamos seleccionado antes.

Con el esquema elegido antes y los DESHELTS arrastrados a cada una de las columnas,

este es el diseo que obtuvimos.

Si por los hiciera alguna estamos modificar los detalles del sitio pues hay una opcin que

nos permite realizar esta maniobra.

 El trmino llamado visibilidad indican los niveles de seguridad ante los dems usuarios del

sistema como podemos ver existen tres niveles.

Configuracin de sitio
A diferencia del diseo del sitio la configuracin del sitio aade ciertas caractersticas

puede herramientas al mismo, que ya estn previamente programadas y lista para su utilidad

est herramientas se irn aadiendo a nuestra barra del sitio conforme nosotros vayamos

arrastrando o aadiendo las a nuestra barra de pginas actual.

Entre las pginas que podemos aadir encontraremos:

foros: se puede establecer un dilogo formal sobre algn tema tratar donde podrn

tener interaccin los miembros del sitio comentando el mismo entre otras cosas.

Bloques: nos permite publicar o compartir pequeos bloques de informacin.

Lista de datos: en una vista previa, resumir clasificadas del contenido alojamos

actualmente en el sitio.
 En esta perforacin podemos ver las pestaas o herramienta que aadimos antes en la

configuracin del sitio.

Personas
El buscador de personas sin duda alguna las herramientas de mayor utilidad en el sitio que

nos permitir buscar con facilidad al miembro del sitio que deseamos ver.

Repositorio
el navegador de repositorio contendr una serie de carpetas en las cuales se alojar la

informacin que manejemos especficamente dentro del sitio este directorio de carpetas se

crea paralelo al sitio, por lo que ninguna otra informacin que no sea del sitio se podr

mezclar o equivocar en estos directorios.