PANEL DE NAVEGACION

- En la parte izquierda de la ventana Access, se muestra todos los diferentes objetos de

la Base de datos.
- Se puede definir un Panel personalizado que servir como men de usuario.

TABLAS
- Las Tablas de Access tienen 2 vistas principales: Diseo y Hoja de Datos.
- Hay otras dos vistas nuevas en la versin 2010: Tabla dinmica y Grfico dinmico que
permiten realizar anlisis de la informacin directamente a nivel de tabla similar a
como lo provee Excel. El objeto ideal para consultar y analizar informacin es la
Consulta o Query, que tambin incluye estas vistas.

- En la vista de Diseo usted podr: definir los nombres de campos, longitudes,

formatos, validaciones de campo y de tabla, ndices y otras propiedades.

- En la vista de Hoja de Datos usted podr ingresar, modificar, eliminar y consultar

registros de la tabla seleccionada.

- No es necesario empezar con el diseo de la tabla. Se puede empezar ingresando

datos y al final dar el nombre de cada columna, aunque de esta manera es Access el
 que adivina el tipo de datos de cada columna. De cualquier manera, se puede
modificar al final.

VISTA DE HOJA DE DATOS

Luego de guardar la tabla Cliente:

VISTA DE DISEO

- Si no coloca un nombre de campos, Access asigna nombres de campos automticos.

- Si usted no indica una Clave Principal, genera un Id (campo Autonumrico).
- No es obligatorio definir una Clave Principal nica, aunque si se recomienda para
mejorar la velocidad de lectura de los datos.

- Los nombres de los campos pueden contener espacios, pero no se recomienda.

- Los campos Textos tienen una longitud estndar de 255 caracteres. No es necesario
colocar el tamao exacto porque Access no desperdicia el espacio no utilizado en los
campos.
- Sin embargo, para documentar bien los campos se recomienda definirlos con las
longitudes mximas reales.
- La ventana de definicin de campos, tiene las siguientes secciones:
o Nombre del campo
o Tipo de datos del campo
o Descripcin (que aparece en la barra de estado de los formularios)
o Propiedades (lista de propiedades que aplican para el Tipo de datos del
campo).
TIPO TEXTO

- Tamao del campo: la longitud de cadena mxima que se puede almacenar

Propiedades comunes

- Ttulo: la etiqueta que aparecer cuando se coloque el campo en un Formulario o

Informe.
- Valor predeterminado: el valor que se grabar en el campo, si no se indica lo
contrario.
- Requerido: el campo no puede quedar vaco.

- Regla de validacin: una condicin que debe cumplir el contenido del campo para que
sea aceptado el valor.
 - Texto de validacin: un mensaje que le indicar al usuario, la regla de validacin que
ha fallado.

Mscara

- Coloca una gua de ingreso de datos, para garantizar que los datos tengan cierta
estructura. Ejemplos:

LLL0000 Tres letras y 4 dgitos al final (para placas de vehculos)

0000000000 Diez dgitos (para cdulas)

> Convierte todo el texto en maysculas

Otros cdigos:

9 Dgito o espacio no obligatorio

# Similar al 9, pero permite signos + y
? Letra opcional
A Letra o dgito obligatorio
 a Letra o dgito opcional
& cualquier carcter o espacio (obligatorio)
C cualquier carcter o espacio (opcional)
/ separador de fecha
: separador de hora

Alineacin del texto

Controla como se muestran los textos en el campo, alineados a la izquierda (por defecto),
centro, derecha).

TIPO NUMERO/MONEDA

- Existen algunas formas de declarar campos numricos.

- Se selecciona el Tipo de Datos adecuado de acuerdo a los siguientes factores:
o Mnimo y mximo valores que puede almacenarse
o Grado de precisin necesitada
o Se requiere para realizar operaciones aritmticas?
- Tips para escoger el Tipo de Datos correcto:
o Si no requiere clculos, preferible usar Tipo de Datos Texto.
o Si requiere guardar ceros a la izquierda, use el tipo Texto.
o Si requiere valores negativos, descarte el tipo Numrico Byte.
o Si requiere decimales, descarte Byte, Entero y Entero Largo
o Si requiere precisin aritmtica con decimales, utilice Moneda o Nmero-
Decimal.
o Los tipos Nmero-Simple/Doble son para operaciones cientficas, no tienen la
precisin decimal que requieren transacciones financieras.
Ordenamiento de campo Tipo Texto y Tipo Nmero

Algo importante de usar un campo Tipo Texto para almacenar nmeros es que el
ordenamiento no produce los mismos resultados. Ver el efecto en un campo Locales (tipo
Texto) y Franquicias (tipo Nmero).

Ordenamiento ascendente de un campo Tipo Nmero

En un campo Tipo Nmero los valores se ordenan ascendentemente por la magnitud del
nmero.

Ordenamiento ascendente de un campo Tipo Texto

En un campo Tipo Texto, el ordenamiento es en base al cdigo ASCII de los caracteres. Observe
que el valor 10 aparece antes que el valor 2.
PROPIEDADES DE NUMEROS

FORMATO

-Existen formatos predefinidos por Access:

Estndar Con separador decimal y de miles (los toma de la configuracin de Windows)

Fijo Solo con separador decimal

Moneda Con separador decimal y de miles y signo monetario

Porcentaje Expresa las fracciones como porcentaje con dos decimales y signo %

LUGARES DECIMALES

La cantidad de decimales que se utiliza para el campo.

TIPO FECHA/HORA

El formato de presentacin lo toma de la configuracin de Windows.

Se pueden establecer formatos personalizados utilizando algunos de estos caracteres:

FECHA: 10/2/2017 4 de febrero del 2017

FORMATO RESULTADO
d/m/aaaa 4/2/2017
dd/mm/aaaa 04/02/2017
ddd d Sab 4
dddd d Sbado 4
Semana ss Semana 6
Es el dia s de la semana ss Es el dia 4 de la semana 6
mmm/d Feb/4
d de mmmm 4 de febrero
Mostrar el selector de fechas

Para estos campos, muestra un cono a la derecha que presenta un calendario para poder
seleccionar una fecha vlida.

TIPO SI/NO

El formato de estos campos puede ser:

- Verdadero/falso
- Si/No
- Activado/desactivado

TIPO MEMO

Para ingresar informacin extensa en un campo que usualmente es un Texto.

No permite ordenar o buscar en el contenido de estos datos.

Si se puede utilizar los comandos de FILTRO de Access (ver Querys).

Algunos no los recomiendan porque en caso de que la base de datos se corrompa son
difciles de recuperar su contenido.

TIPO HIPERVINCULO

Sirve para registrar direcciones de pginas web (URL), direcciones de correo (e-mail) o links a
archivos u objetos de Windows.

En definitiva es un campo tipo Texto con la ventaja de que dando clic en el contenido, nos lleva
usualmente a una ubicacin externa.
TIPO OBJETO OLE

- OLE (Object Linking and Embedding)

- Permite guardar dentro de la base de datos imgenes, sonidos, videos, etc.
- Dos tipos de almacenamiento:

Linking: Se almacena una vista del objeto y un vnculo a su direccin real

(fuera de la base de datos).

Embedding: Se almacena todo el objeto dentro del campo.

En donde sea posible, se recomienda usar el tipo Datos Adjuntos.

Embedding: Pasos para embeber un objeto en un campo OLE

Botn derecho del mouse Insertar objeto

La opcin CREAR NUEVO siempre crea un objeto embebido.

La opcin CREAR DESDE ARCHIVO si no se indica nada, tambin crea un objeto embebido.
Linking: Pasos para vincular un objeto a un campo OLE.

En el campo Objeto OLE, dar clic derecho del mouse Insertar objeto

Escoger Crear desde archivo y seleccionar el formato del archivo

Buscar el archivo en el directorio y marcar la casilla VINCULAR.

TIPO DATOS ADJUNTOS (ATTACHMENT)

- Solo para versin Access 2010 (formato ACCDB) y superiores

- Permite almacenar muchos objetos relacionados. Por ejemplo, en un registro de
Clientes, se puede almacenar en un solo campo varios documentos con las Garantas
bancarias del mismo. En un campo llamado Fotos, un set de fotos de la persona.
- El dato adjunto mximo puede ser de 2 GB.
- Para ingresar o editar el dato adjunto, se da doble clic en el campo.

Luego de adjuntar los datos:

Al abrir el contenido de un Dato Adjunto, se llama a la aplicacin que tenga registrado
Windows para manejar ese Tipo de archivo. Por ejemplo, para un BMP o JPG puede ser el
programa PAINT o FOTOS de Windows 7. Para un archivo MP3, puede ser el Windows Media.

TIP

No es necesario almacenar las imgenes en la base de datos, basta con guardar la RUTA del
archivo y mediante un formulario puede mostrar la imagen relacionada con el nombre archivo.

PROPIEDADES ESPECIALES

Indexado

Se utiliza para indicar que sobre ese campo se van a realizar bsquedas frecuentes. De esta
manera Access crea ndices secundarios. Los ndices pueden o no tolerar claves duplicadas.

Etiquetas inteligentes (Smart Tags)

Las Etiquetas inteligentes permiten realizar acciones comunes en ciertos campos, por ejemplo:
se indica los campos que sirven para enviar correo electrnico, para agregar contacto a
Outlook, etc.

Algunas etiquetas inteligentes suministradas:

FECHA Programar reunin Outlook

Mostrar Calendario Outlook
CONTACTOS MENSAJERIA INSTANTANEA Tarjeta de Contacto Outlook
NOMBRES DE LA EMPRESA Enviar correo
Programar una reunin
Abrir contacto
Agregar a contactos
TELEFONO Llamar
Agregar a contactos
INDICES

CLAVE PRINCIPAL

- Access recomienda que toda tabla principal tenga un ndice principal, sin duplicados.
Lo denomina PrimaryKey.
- La clave principal puede ser de 1 hasta 10 campos, en orden ascendente o
descendente.
- Al definir un campo como clave principal, el campo queda como Indexado (sin
duplicados).

- Cada ndice que se agrega a una tabla, ralentiza la creacin de registros sobre la tabla.
MACROS DE DATOS

- Se pueden programar acciones que se ejecutan antes/despus de la actualizacin de

datos en las tablas.
- Se las realiza mediante macros y cdigo VBA.

- Usos:
o Para generar bitcoras de actualizaciones a los datos
o Para enviar alertas por correo ante ciertas modificaciones
o Para desarrollo de aplicaciones tipo Workflow.
RELACIONES

- Permite documentar las relaciones entre las diferentes tablas y querys de la base de
datos.
- No es obligatorio realizarlas, pero los beneficios de hacerlo son:
o Mejora la documentacin
o Permite crear formularios e informes de forma ms rpida, ya que Access
conocer de antemano como se enlazan las diferentes tablas/querys de la
base de datos.
o Permite validar la integridad de los datos. Por ejemplo, si un Cliente tiene
registrado Pedidos y se trata de eliminar un Cliente, Access puede avisarnos
del problema inminente.

Seleccin de tablas

En este ejemplo se han seleccionado las tablas CLIENTE y PEDIDO

Se enlazan dos campos con el mouse y aparece un dilogo en donde se confirman los campos
que conforman la relacin. La relacin se puede establecer entre varios campos de las tablas.

Access indica que la relacin es de UNO A VARIOS y lo establece en base a que en la tabla
PEDIDO el campo CodCliente s acepta duplicados, porque un cliente puede colocar muchos
pedidos.

Observe que la opcin Exigir integridad referencial aparece inicialmente desactivada.

Para dar ms detalles sobre la relacin se da clic al botn TIPO DE COMBINACION:

Opcin 1. Incluir solo registros con la misma clave en ambas tablas (EQUAL JOIN).

Resultado: No seleccionar Clientes sin Pedidos, ni Pedidos sin Clientes.

Opcin 2. Incluir todos los registros de la primera tabla y solo los de la segunda que existan en
la primera (LEFT OUTER JOIN).

Resultado: No seleccionar Pedidos sin Clientes.

Opcin 3. Incluir todos los registros de la segunda tabla y solo los de la primera que existan en
la segunda (RIGHT OUTER JOIN).

Resultado: No seleccionar Clientes sin Pedidos.

Verificacin de integridad referencial

Cuando se marca la casilla de Exigir integridad referencial, cambia la forma del enlace.

Si se trata de colocar un Cdigo de cliente que no exista, el sistema lo va a rechazar.

ACTUALIZACIONES Y ELIMINACIONES EN CASCADA

Tambin se puede indicar que cuando se actualice o elimine un registro relacionado, la

informacin dependiente tambin sea modificada.

Ejemplo. Activamos la eliminacin en cascada. Lo que se quiere es que si se elimina un

CLIENTE, se eliminen los PEDIDOS relacionados.

Existe un pedido del cliente 1040

Seleccionamos el cliente 1040 e intentamos eliminarlo.

Luego de seleccionar y eliminar (Tecla SUPR), Access muestra un mensaje para confirmar la
eliminacin: