COD: PRMP-001

PLAN PARA EL RETIRO DE FECHA DE ELABORACION:

MATERIAS PRIMAS Mayo 2015
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PLAN
PARA EL RETIRO
DE
MATERIAS PRIMAS

ELABORADO POR: REVISADO Y APROBADO POR:

DEPARTAMENTO DE LA CALIDAD LUZ MARY PIEROS
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MAYO 2015
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TABLA DE CONTENIDO

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INTRODUCCION 3
OBJETIVOS 4
ALCANCE 4
DEFINICIONES 5y6
2. EQUIPO RECALL 7
2.1. RESPONSABILIDADES 7
3. DESARROLLO DEL PLAN DE RETIRO 8
3.1. IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DEL INCIDENTE 8
3.1.1. INCIDENTE DE CALIDAD DE LA MATERIA PRIMA 8
3.1.2 INCIDENTE DE HIGIENE Y/O FITOSANITARIO EN LA 8
MATERIA PRIMA
3.1.3 INCIDENTE DE SEGURIDAD DE LA MATERIA PRIMA 8
4 PROTOCOLO DE PROCEDIMIENTO DE RETIRO 9
4.1. RECEPCION DEL RECLAMO 9
4.2. CONVOCAR EL EQUIPO DESIGNADO PARA EL RETIRO 9
4.3. EVALUAR EL RIESGO/PELIGRO 10
4.4. ELEMENTOS DE PROCESO RECALL 10
4.5. DECISIN DE RETIRO 11
4.6. VERIFICACION DE LA EFECTIVIDAD DE RETIRO. 11
4.7. DESTINO Y CONTROL DE LAS MATERIAS PRIMAS 11
RECUPERADAS
4.8. CIERRE DEL RETIRO 12

5. FLUJOGRAMA PROCESO DEVOLUCIONES 13

6. ANEXOS 14

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INTRODUCCION

La creciente oferta por parte de las industrias de alimentos y la competencia

por proveer alimentos, concaractersticas innovadoras y de deleite para el
sector consumidor, ha generado la globalizacin de los mercados cada vez
ms exigentes y consumidores ms informados, el gran desafo al cual se ve
enfrentadas las industrias y los gobiernos, hoy da, es a garantizar la calidad e
inocuidad de los alimentos comercializados. Para mantener estas garantas, es
necesario controlar y gestionarlos diferentes procesos que intervienen en la
elaboracin de los alimentos con el objeto de prevenir incidentes alimentarios.

En este contexto,CONDESHCOL LTDA, dentro de su proceso de gestin de

calidad y responsabilidad por asegurar la inocuidad de las materias primas que
provee en el sector productor de alimentos, ha creado EL PLAN PARA EL
RETIRO DE MATERIAS PRIMAS. Para ello se ha definido previamente roles y
responsabilidades dentro de la organizacin, el objeto, responder de forma
rpida, coordinada y correctaante una situacin fortuita o eventual Recall.

El plan est conformado por un equipo de tcnicos y profesionales con

capacidad de aportar la informacin con las caractersticas ya mencionadas.
Dentro del manejo preventivo, sefortalece el programa de saneamiento
bsico,se establece el control de registros necesarios para una el seguimiento
de trazabilidad se fortalecen las capacitaciones al personal manipulador en
temas de B.P.M. y elaboracin con el fin minimizar los riegos.

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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Recuperar de forma oportuna y eficaz, materias primas producidas o productos

comercializados por la empresa, sin importar el punto al que se hayan sido
despachados.

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

Detectar procesos errneos de elaboracin que puedan afectar la

inocuidad del producto.
Controlar de forma absoluta los procesos de recepcin de materias
primas para el control de calidad, inocuidad y alrgeno de las mismas.
Capacitar y sensibilizar a todo el personal que interviene en la cadena
de proceso.
Controlar la trazabilidad de los diferentes procesos internos y externos.

ALCANCE

El plan aplica a todas las materias primas procesadas, empacadas,

etiquetadas, almacenadas, comercializadas y distribuidas en destino final por
CONDESHCOL LTDA.

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1. DEFINICIONES

1.1.RECALL: al retiro de productos considerados como de potencial riesgo

para la salud del consumidor y/o cuando presenten faltas en la informacin del
etiquetado, o incumplimiento de la legislacin vigente. El objetivo de este
procedimiento es proteger la salud y nutricin de la poblacin, garantizado el
suministro de productos sanos e inocuos.

1.2. ALIMENTO: toda sustancia o mezcla de sustancias naturales o elaboradas

que, ingeridas por el hombre, aporten a su organismo los materiales y la
energa necesarios para el desarrollo de sus procesos biolgicos.

1.3. ALERGENO ALIMENTARIO: alimento, ingrediente o derivado alimentario

que provoque hipersensibilidad alimentaria.

1.4. ALIMENTO ADULTERADO: es aquel que ha experimentado por

intervencin del hombre, cambios que le modifican sus caractersticas o
cualidades propias sin que se declaren expresamente en la etiqueta.

1.5. ALIMENTO CONTAMINADO: es aquel que contenga microorganismos,

virus, parsitos, sustancias extraas o deterioradas de origen mineral, orgnico
o biolgico, sustancias radioactivas o sustancias toxicas en cantidades
superiores a las permitidas por la legislacin vigente, o que presuman de ser
nocivas para la salud, cualquier tipo de suciedad o excrementos, aditivos no
autorizados por las normas vigentes o en cantidades superiores a las
permitidas.

1.6. ALIMENTO FALCIFICADO: es aquel que se designe, rotule o expenda con

nombre o calificativo que no corresponda a su origen, identidad, valor nutritivo
o estimulante y cuyo envase o rotulo tenga cualquier diseo o informacin
ambigua, falsa o que pueda incurrir a error respecto a los ingredientes que
componen el alimento.

1.7. LISTERIA MONOCYTOGENES: bacteria asociada con los suelos, que

puede contaminar alimentos basados en productos tanto animales como
vegetales.es una bacteria que se desarrolla intracelularmente y es causante de
la Listeriosis patgeno causante de infecciones alimentarias ms violentas.

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1.8. ANALISIS DE RIEGO: es el proceso que caracteriza los efectos adversos,

evala sus probabilidades, determina a sus consecuencias y analiza las formas
en que los riesgos en que los riesgos pueden ser mitigados.

1.9. PELIGRO: agente biolgico, fsico o qumico con el potencial de causar un

efecto adverso para la salud cuando est presente en el alimento a niveles
inaceptables.

2. RETIRO DE ALIMENTOS EN EL MERCADO: es una accin correctiva que

realiza la empresa elaboradora de un producto que, a criterio de la autoridad
sanitaria, est incumpliendo la norma vigente.

2.1. RIESGO: probabilidad de que un hecho negativo ocurra.

2.2. RECUPERACION DE MERCADO: en ingles se le denomina Withdrawal

remocin del producto de la distribucin cuando este se viola una ley en un
nivel tcnico menor (no supone riesgo para la salud), o cuando no cumple las
especificaciones tcnicas o estndares de calidad del productor. No incluye
productos que han sido contaminados o adulterados.

2.3. RECUPERACION DEL STOK: la recopilacin por parte de una compaa

del producto de las instalaciones de sus distribuidores o de las bodegas, el que
no ha sido comercializado an o no ha salido del control directo de la
compaa y del que no se ha entregado ninguna parte para su venta o uso.

2.4. CODEX ALIMENTARIUS: la comisin del Codex Alimentarius fue creada

por la FAO y la OMS para desarrollar normas alimentarias, reglamentos y otros
textos relacionados tales como cdigos de prcticas bajo el programa conjunto
FAO/OMS de normas alimentarias. El codex Alimentarius o Cdigo Alimentario
es el punto de referencia internacional habitual para autoridades sanitarias,
responsables, gubernamentales del control de los alimentos. Fabricantes,
cientficos y defensores de los consumidores. Las materias principales de este
programa es la proteccin de la salud de los consumidores, asegurar unas
prcticas de comercio claras y promocionar la coordinacin de todas las
normas alimentarias acordadas por las organizaciones gubernamentales y no
gubernamentales.

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2. EQUIPO RECALL

El equipo est conformado por representantes de las siguientes reas de la

empresa:

Gestin Administrativa:

Representante legal: Camilo Botero

Gerente Administrativo: Cesar Luis Morales Figueroa

Departamento Gestin de Calidad:

Jefe Control de Calidad: Ing., Luz Mary Pieros

Departamento de Contabilidad:

Contador: Armando Dimate

2.1. RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO

Representante Legal:Como Representante Legal de la Empresa, preside el

equipo para dar manejo a los incidentes de seguridad que impacten a la
empresa, es el responsable de decidir el retiro de un producto y su destino.

Autoriza al gerente para dar la informacin en entrevista o medios de

comunicacin.

Gerente administrativo: Debe estar familiarizado con todos los procesos de

manufactura, coordinador de equipo de retiros, responsable de organizar el
anlisis del incidente, la logstica del retiro de producto y los ensayos de
trazabilidad y retiro del producto, es quien se contacta con los clientes, maneja
la relacin comercial en el proceso del incidente y declara ante los medios de
comunicacin.

Jefe Control de Calidad:Debe ser quien coordine la recuperacin de la

informacin asociada a los lotes afectados y elabore el informe que
posteriormente entregara, al cliente, el Gerente General.

Contador: debe ser quien estime los costos de las opciones que el equipo
est discutiendo, establecer los cdigos contables con el fin de rastrearlos y
manejar el sistema para reembolsar a los clientes si fuera necesario.

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3. DESARROLLO DEL PLAN DE RETIRO

3.1. IDENTIFICACIN Y CLASIFICACIN DEL INCIDENTE:

3.1.1. Incidente de calidad de la materia prima:

Tipo de reclamo acerca de aspectos de calidad del producto en cuanto a:

Materia prima fuera de norma fsico-organolptica.

Presencia de material vegetal.
Cajas deterioradas o en mal estado, sin afectar al producto en aspectos
de seguridad, higiene y legalidad.

Este tipo de incidente no afectar a la salud del consumidor. Ms no procede a

retiro.

3.1.2. Incidente de Higiene y/o Fitosanitario en la materia prima:

Estos pueden ser:

Presencia de pelos
Presencia de insectos
Presencia astillas de madera y cualquier tipo de materia extraa

Este tipo de incidente puede provocar rechazo por parte del cliente, mas no
procede a retiro.

3.1.3 Incidente de Seguridad de la materia prima:

Tipo de reclamo por problemas en que se vea afectada la seguridad del

consumidor. Este incidente es un reclamo porque provoco daos en la
produccin del cliente coadyuvando a enfermedad o muerte del consumidor
final, y por lo tanto implica una operacin rpida para el retiro de la materia
prima del mercado a travs de los canales establecidos, adems de gestionar
las acciones pertinentes para evitar que esta materia prima participe en otros
procesos que sern para el consumo humano.

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Presencia de organismos patgenos

Intoxicacin por pesticidas o agentes qumicos.
Daos por ingerir astillas de vidrio
Presencia de alrgenos no declarados en etiqueta

4. PROTOCOLO DE PROCEDIMIENTO DE RETIRO

4.1. Recepcin del reclamo:

Los reclamos de clientes, ya sean incidentes de calidad, seguridad,

higiene y/o legalidad, son recibidos por el gerente, jefe de calidad o
cualquier persona que tenga contacto con el cliente.

Los reclamos recibidos son informados al jefe de calidad, gerente

general, quienes tendrn que decidir rpidamente la clasificacin en
reclamos de calidad e higiene o en incidentes de seguridad y legalidad
para as canalizarlos para su tratamiento de acuerdo al procedimiento de
retiro de la materia prima.

Cualquier persona que reciba un reclamo, debe estar consciente de la

clasificacin de incidentes dadas en el presente procedimiento, para que
as la gestin de los mismos sea lo ms rpido y eficaz posible.

Si un trabajador de rango menor se informa sobre un incidente con la

materia prima debe informar inmediatamente a su jefe directo.

Una vez se ha recepcionado el reclamo se le debe pedir al afectado que

llene el formato de reclamos el cual se debe enviar de inmediato bien
sea de forma fsica o virtual y pedir que sea devuelto lo ms pronto.

4.2. Convocar el equipo designado para retiro:

El gerente determinara la necesidad de reunir a todo el equipo Recall

para comunicar sobre la incidencia, de esta forma los miembros del
equipo debern hacer los aportes y recopilacin de la informacin
necesaria para un retiro rpido.

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4.3. Evaluar el riesgo/peligro:

Se debe clasificar el incidente y determinar el alcance del mismo el cual

indica hasta qu nivel de la cadena de produccin pudo afectar, si es
necesario detener la produccin de la materia prima sospechosa, si es
necesario cancelar despachos etc.

4.4. Elementos del proceso Recall:

Bitcora de acciones: es importante registrar todas las acciones los

tiempos y horas desde cuando se hizo la recepcin del incidente,
cuando se reuni el equipo, cuando se evalu el riesgo inicial, cuando se
detuvo la produccin en caso necesario, cuando y como se le notific a
los proveedores es necesario designar una persona en el equipo para
que sea la encargada de registrar todas las acciones en el registro
bitcora de acciones.

Lista maestra de nmeros telefnicos: es importante tener los

nmeros telefnicos de expertos externos que puedan colaborar con la
empresa (abogado, compaa de seguros, apoyo cientfico de expertos
en alimentos, compaa de transporte para recuperar la materia prima,
listado de clientes, asesores comerciales entre otros.

Registros: monitoreo, donde se puede hallar la posible falla ejemplo

falla en el mantenimiento o calibracin del equipo, desviaciones en la
lnea de proceso, higiene y salud del personal.

Los nmeros de lotes y fechas de produccin.

Facturas guas de despachos, registros de recepcin para cualquier
materia prima que fue utilizada en la elaboracin de la materia prima
final.

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4.5. Decisin de retiro:

La decisin de retirar la materia prima del mercado o de destino es tomada por

el gerente general en contacto con el encargado de recibir la materia prima. El
retiro se debe realizar dentro de un plazo mximo de 48 horas. Esta decisin se
basa en los siguientes eventos.

Quejas formales e informales de los clientes, las que pueden ser

recibidas por distintos medios llamadas telefnicas, correos, e-mail, fax.
Frente a alguna amenaza de contaminacin que pudiese producirse
dentro o fuera de la empresa.
Producto deficiente que haya sido despachado, el cual pueda conducir a
problemas de seguridad de los alimentos.
Errores durante los etiquetados, los que pudiesen causar algn
problema de fraude econmico.

4.6. Verificacin de la efectividad del retiro:

El monitoreo del progreso del retiro es responsabilidad del gerente quien

asigna una persona del equipo para que realice el seguimiento de retiro, la
efectividad de estos retiros se puede verificar contactando a los clientes que
fueron notificados y asegurarse que recibi la informacin y que hayan
tomados las medidas adecuadas.

4.7. Destino y control de las materias primas recuperadas:

La empresa deber coordinar la logstica de recuperacin y determinar segn

la complejidad del caso y los riegos de contaminacin.

Si la devolucin es inmediata al momento de su entrega, donde no tuvo

contacto con exteriores ni algn tipo de manipulacin, se destinara un
espacio dentro de la empresa y se identificara como materia prima no
conforme, luego se debe registrar y evaluar su disposicin. La
responsabilidad de esta decisin es de CALIDAD.

Si la materia prima retirada fue almacenada en bodegas externas por un

periodo de verificacin, se debe hacer una evaluacin visual para
determinar el estado fsico de las mismas. Para el caso se debe asignar
un espacio de aislamiento. Para ser sometida a los anlisis
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microbiolgicos correspondientes. Esta evaluacin es responsabilidad

del laboratorio externo BIOTRENDS, de cumplir con los parmetros de
calidad se evaluara su disposicin responsabilidad de CALIDAD.

si la materia primaes declarada como crtica se debe almacenar en una

bodega externa. Mientras se determina su destino para el caso de
intervencin de la autoridad sanitaria ella misma resuelve:
La destruccin, de manera tal que no sea utilizada para consumo
humano.
Reprocesamiento que asegure su inocuidad y aptitud para consumo
humano.
En caso de resultar una materia prima importada, realizar la devolucin
al pas de origen.

4.8. Cierre del retiro:

Se debe realizar un informe del retiro, esto incluye las medidas correctivas que
se hayan implementadoy los respectivos soportes del proceso.

Para el caso de intervencin de la autoridad sanitaria se debe enviar el reporte

incluyendo el destino que tuvo la materia prima con los respectivos soportes.
Dependiendo de la complejidad del caso se tendr como plazo 7 das para
incidentes leves y 30 das para incidentes profundos.

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5. FLUJOGRAMA PROTOCOLO DEVOLUCIONES

Inicio

R. telefnico
Recepcin del reclamo R. virtual
R. voz a voz

Formato quejas y
Diligenciamiento del formato devoluciones

Comercial
Direccionamiento del reclamo Gerencia
Calidad

Recepcin- evaluacin Reclamacin

Devolucin: Parcial
Recall

Autorizacin
NO
De la

Devolucin

SI

Canalizacin del proceso

Seguimiento del proceso de devolucin

Recepcin y verificacin de la
devolucin

Formato disposicin
Disposicin del producto prod. no conforme

Analisis causa efecto

Plan de mejora

Cierre de la devolucin Inicio

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6. ANEXOS

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PLAN PARA EL RETIRO DE MATERIAS COD: FRMP001

PRIMAS
FECHA DE ELABORACION:
FORMATO DE QUEJAS Y DEVOLUCIONES Mayo 2015

Reclamo N_______ Fecha:_________________________ Hora:______

Nombre de la empresa que realiza el
reclamo:________________________________
Nombre de la persona que efecta la reclamacin:
______________________________
Cargo:_______________________ rea: _____________
Telfono:_______________
Razn social de la empresa:___________________________________
Correo electrnico:____________________________________
Nombre de la materia prima
afectada:_________________________________________

Informacin especfica del producto:

Fecha de compra:______________________ N de factura de
compra:______________
Lote:___________________ fecha v: _____________________f.
prod.______________

DESCRIPCION DEL RECLAMO:

Firma quien hace reclamacin Sello Empresa

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ANEXO N 1

BITACORA DE ACCIONES FRENTE A RECALL

Fecha Hora Accin En Terminada No se

marcha hizo

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FICHA INSPECCION DEVOLUCIONES

FECHA RECEPCIN DE LA DEVOLUCION: NUMERO ORDEN DEVOUCION:

MATERIA PRIMA O INSUMO: CLIENTE:.

CANTIDAD: NMERO DE LOTE:

DESCRIPCIN DE LA DEVOLUCION:

PROTOCOLO A SEGUIR:

CRTICO: MAYOR: MENOR:

SUBCLASIFICACIN DEL DEFECTO:

CARACTERSTICAS FSICO QUMICO BIOLGICO FALLAS EN OTRO, CAL?
SENSORIALES CONTENIDO
OBJETABLES NETO O
CANTIDAD

DISPOSICIN DEL RECLAMO: RECHAZO:

PRODUCTO

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TABLA DE RED DE CONTACTOS

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