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Autor: Haroldo Herrera
Guatemala, 2007
Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis
dentro de la empresa, as como las necesidades de adaptacin del presente al futuro.
Su campo de aplicacin no tiene lmites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de
cualquier rea, departamento, funcin o proceso, simplemente se encontrarn variantes de
cmo aplicarlo dependiendo de las caractersticas particulares del problema que se desee
atacar.
Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos
administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con l, adems
es necesario realizar anlisis peridicos sobre las reas objeto de estudio para
retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente.
- De las funciones de cada uno de los rganos administrativos, que comprende al conjunto
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de actividades relacionadas entre s que se necesitan llevar a cabo para lograr con los
objetivos de la misma.
- RECOPILACION DE INFORMACION
- OBTENCION DE CONCLUSIONES
RECOPILACION DE INFORMACION:
La informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues representa la base
para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnsticos bastar la
informacin objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar
de comprender los sntomas directos; la informacin deber ser procesada y analizada con
mucho cuidado pues de ella dependern las posibles soluciones a los problemas
detectados, es necesario indicar que cada fuente de informacin es variada y diferente en
relacin a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye
a la solucin final.
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se recopila de fuentes personales con informacin verbal directa y luego se ampara con
fuentes legales y otros documentos del rea afectada, para realizar en forma breve y
rpida el anlisis de lo recolectado que facilite la finalizacin del diagnstico en el menor
tiempo posible.
Esta fase del Diagnstico Administrativo tiene como objetivo comparar la informacin
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registrada en la etapa de anlisis y los aspectos tcnicos establecidos, a efecto de
enumerar los hallazgos y determinar los puntos crticos que afectan al buen desempeo
del rea evaluada.
ANALISIS DE LA ESTRUCTURA:
Los aspectos que se deben evaluar como mnimo son los siguientes:
- Organigrama estructural
- Niveles jerrquicos
- Tramos de control
- Recursos existentes
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Comprende el estudio de las funciones asignadas al rea objeto de estudio, as como las
atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeo del trabajo.
La base para este tipo de anlisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que
integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar:
- Relacin existente entre las funciones que se desempean en cada puesto de trabajo
con los objetivos del rea y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se
realizan en forma emprica.
- Grado de complejidad y especializacin que se necesita para realizar cada una de las
funciones.
Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del rea objeto de
estudio, as como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la
organizacin en los cuales se ve involucrada.
La base para este tipo de anlisis la representa la secuencia de cada una de las
actividades que se desarrollan dentro del rea objeto de estudio.
- Procesos principales
- Sub-procesos
- Procesos contingentes
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ANALISIS DE RELACIONES:
Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes:
- Entre los niveles jerrquicos que integran la estructura organizacional del rea objeto de
estudio.
- Entre el personal en general del rea objeto de estudio con las otras reas.
- Entre los procesos generales de la organizacin en los cuales dependencia del rea en
por lo menos una de sus actividades componentes.
OBTENCION DE CONCLUSIONES:
Todas las etapas del diagnstico administrativo estn ntimamente ligadas, cada una de
ellas puede producir conclusiones, an antes de finalizar la recoleccin de los datos, y por
simple observacin al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por
medio de la informacin obtenida.
Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que tambin se deben analizar
tanto la organizacin del rea afectada como las tcnicas de direccin empleadas para su
funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del rea y la
etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que polticas y
procedimientos emplea cul es su estructura formal y que reglamentos la establecen,
cules son los canales de comunicacin y distribucin utilizados, en qu manera se motiva
o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos.
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y cantidad, sus procedimientos de obtencin y registro, as como el uso adecuado del
procesamiento electrnico de datos, si existe un sistema integrado de informacin o un
simple sistema general; con todo esto se desarrollar el anlisis funcional que no es ms
que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto
de estudio.
Por ltimo se debe elaborar un listado de las cosas que estn mal y producen fallas dentro
de la organizacin, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de
resolverlos en importancia relativa a la solucin final, seleccionar las posibles soluciones y
establecer o estructurar un plan de accin.
- Incapacidad o falta de inters gerencial de los mandos medios para dirigir a sus
subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa.
- Falta de comunicacin y coordinacin entre el personal a todo nivel o entre las diferentes
reas o departamentos que integran la empresa (lnea jerrquica).
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- Falta de programas de induccin y capacitacin para el personal que realiza las
diferentes actividades.
- Duplicidad de funciones
- Cuellos de botella.
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El listado de conclusiones se representa a travs del FODA ADMINISTRATIVO, el cual
incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y
Amenazas como factores externos, as como la interrelacin entre los cuatro factores.
Es la sincronizacin del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la
investigacin, el anlisis de la informacin y para tener la facilidad de soluciones posibles
en la organizacin o reorganizacin que determina cuales fases son necesarias para una
investigacin real, que reas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cules
recursos son necesarios para el anlisis, obtener conclusiones que permitan recomendar
las posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado, evaluando el tiempo
necesario, sus costos de y para la operacin y la metodologa a adoptar en el nuevo
sistema indicado en todo el proceso de estudio.
- Cmo aprovechar las fortalezas de la organizacin, para hacer frente a las oportunidades
detectadas.
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Licenciado en Administracin de Empresas, con Maestra en Reingeniera y Tecnologas de
Aseguramiento. Catedrtico Universitario en Maestras y Post-grados; Consultor y capacitador,
en las reas de recursos humanos, desarrollo organizacional, planificacin estratgica,
organizacin & mtodos y reingeniera.