Plan, Toma y Ajuste de Inventario

CDIGO: BS-P30-PR01
MACROPROCESO GESTIN DE BIENES

Y SERVICIOS VERSIN: 4
PROCESO INVENTARIOS
FECHA: Diciembre de 2013
PROCEDIMIENTO
PLANEACIN, TOMA Y AJUSTE DE INVENTARIO -

TIENDA JAVERIANA
REVISADO POR APROBADO POR
Coordinador Tienda Javeriana

Director de Servicios Universitarios
Jefe Oficina de Servicios Generales
Aviso Legal: La informacin contenida en este documento, ser para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien ser responsable por su custodia y conservacin en razn de que contiene informacin de carcter
confidencial o privilegiada. Esta informacin no podr ser reproducida total o parcialmente, salvo autorizacin expresa
de la Oficina de Organizacin y Mtodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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PROCEDIMIENTO
PLANEACIN , TOMA Y AJUSTE DE VERSIN: 4
INVENTARIO TIENDA JAVERIANA
1. OBJETIVO
Realizar la planeacin, toma y ajuste del inventario anual y del inventario aleatorio de
los productos que se encuentran en la Tienda Javeriana, de manera que se garantice
la verificacin peridica de las existencias y se compruebe la eficacia de los sistemas
de control.
2. ALCANCE
Inicia con la elaboracin del plan de trabajo a ejecutar antes del inicio de la toma de
inventario hasta la elaboracin del informe de resultados del inventario.
3. DEFINICIONES
Ajustes de inventario: conciliaciones que se realizan en el sistema ICG por

presentarse sobrantes o faltantes al efectuarse la comparacin entre la cantidad
fsica encontrada y la cantidad en el sistema.
Conteo fsico: actividad que consiste en verificar fsicamente la existencia de los

productos que se encuentran en el inventario.
Corte de documentos: actividad previa a la toma de inventarios, donde se toma

como referencia los ltimos 10 nmeros consecutivos de los documentos que
afectan el inventario (facturas, albaranes, entradas en consignacin y firme,
devoluciones y traslados).
Grupos de conteo: grupos de trabajo conformados para la realizacin del conteo

fsico de los productos que se encuentran en la Tienda Javeriana.
Inventario: conjunto de bienes aptos para la venta existentes en la Tienda

Javeriana, propiedad de la Universidad o de terceros que los han dejado en
consignacin.
Mesa de control de inventarios: grupo de trabajo que tiene a su cargo la

responsabilidad de verificar que la toma de inventarios se realice de acuerdo con
las normas y procedimientos establecidos.
Sistema ICG: software de gestin empresarial que integra los mdulos de ventas,
compras e inventarios proporcionando informacin para la toma decisiones
gerenciales.
Elaborado por Oficina de Organizacin y Mtodos Pgina 2 de 25

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
Productos daados o deteriorados: aquellos que se encuentran en mal estado y

no podrn ser vendidos.
Productos en consignacin: Son aquellos productos de propiedad de terceros

que han sido entregados para la venta a travs de la Tienda Javeriana. La
propiedad de los artculos es del proveedor hasta tanto no se efectu le venta; la
tenencia y custodia del inventario es responsabilidad de la Tienda Javeriana.
4. CONDICIONES GENERALES
Generalidades
La Tienda Javeriana llevar a cabo la toma fsica del inventario en el mes de

diciembre de cada ao.
La Tienda Javeriana cuenta con una bodega donde se encuentra exhibida la

mercanca para ser vendida y dos bodegas auxiliares donde se almacena la
mercanca antes de ser exhibida para la venta.
La Tienda Javeriana realizar inventarios aleatorios de manera permanente por

lneas de inventario.
La Coordinacin de la Tienda deber garantizar que el personal participante cuente

con la capacitacin para la toma fsica general, llevando un registro de las personas
capacitadas con la respectiva evaluacin.
INVENTARIO FSICO ANUAL.
Planeacin del Inventario

El plan de trabajo, en el cual se discriminan cada una de las tareas puntuales a
realizar antes de la toma de inventario, deber elaborarse y enviarse con quince
(15) das de anticipacin a la toma fsica del inventario, con el fin de informar a las
Oficinas de Contabilidad, Auditora Interna, Revisora Fiscal o cualquier otra
Unidad, acerca de las actividades que tienen relacin o involucran estas reas.
Antes de iniciar el conteo fsico del inventario se deber realizar el corte de
documentos (Ver definicin en el numeral 3 de este documento).
Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana garantizar que el lugar

donde se va a realizar el conteo, se encuentre organizado y los productos se
encuentren ubicados en espacios adecuados y de fcil acceso antes de dar inicio al
conteo.

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PROCEDIMIENTO
Es responsabilidad del Profesional II- Librero de la Tienda devolver al proveedor los

libros en consignacin con baja rotacin, previo a la toma fsica del inventario.
Los libros debern organizarse de forma alfabtica por el primer apellido del autor
dentro de cada categora.
Los productos que se encuentren deteriorados o en mal estado, deben estar

identificados y separados de los productos que se encuentran en buen estado.
Se colocarn rtulos para identificar que ya se realiz el conteo y se emplearn de
otro color cuando se realice auditora sobre el 10% de la muestra o cuando sea
necesario un segundo conteo.
Las secciones de novedades y colecciones se agruparan por ttulos incluyendo los
que estn en otras secciones.
Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana asegurar que los

funcionarios participantes en el proceso de inventarios cuentan con los implementos
necesarios de seguridad industrial (tapabocas y guantes).
El conteo ser realizado por los funcionarios de la Tienda Javeriana o el personal de
apoyo, indicndoles el rea de conteo o captura de informacin. Adicionalmente los
funcionarios que realizan el conteo aleatorio son administrativos, en caso de un
segundo conteo el personal que contar la lnea ser el mismo del conteo nmero
uno.
Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana, informar a la Comunidad

Educativa Javeriana las fechas (desdehasta) en las que no habr servicio al
pblico por motivos de inventario.
Toma Fsica de Inventario

Para la toma de inventario de la Tienda Javeriana se deber realizar un primer
conteo obligatorio en todos los productos o referencias, al finalizar el conteo de
cada lnea se ir realizando por parte del personal administrativo de la Tienda una
auditoria al 10% de las referencias, si esta auditoria es completamente
satisfactoria, es decir dicho conteo coincide con el conteo nmero uno, la lnea se
da por contada y no ir a segundo conteo, en caso contrario se contar
completamente la lnea y se comparara contra el primer conteo, las referencias con
diferencias irn a un tercer conteo.
Para la realizacin del inventario se deber conformar la mesa de control y

determinar los funcionarios que harn parte de sta. Estos funcionarios tendrn a
cargo las siguientes responsabilidades:
- Revisar la planeacin del inventario y garantizar la disposicin del punto
de venta y bodegas, antes del inicio del conteo.

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PROCEDIMIENTO
- Supervisar el primer conteo general y los conteos que ejercen como

auditorias de los primeros conteos.
- Elaborar el acta de inicio y finalizacin de la toma fsica del inventario.

- Orientar a los grupos de conteo.
- Participar en el segundo conteo junto con un integrante del grupo que
realiz el primer conteo, en caso de ser necesario.
- Efectuar en compaa de los grupos de conteo el tercer conteo si es
necesario.
- Realizar muestreos de los productos capturados en el sistema ICG.
- Definir las existencias finales de inventario para determinar su

valorizacin.
- La mesa de control estar integrada por representantes de Contabilidad,
Auditoria Interna, Revisora Fiscal y la Oficina de Servicios Generales.
Ajustes de Inventario
La solicitud para efectuar ajustes de inventario debe estar debidamente justificada

y deber presentarse por escrito explicando cada una de las diferencias y los
motivos que la originan. Este informe deber ir firmado tanto por el Coordinador de
la Tienda Javeriana como por el Director de Servicios Universitarios.
Los ajustes de inventario debern ser realizados por el Coordinador de la Tienda

Javeriana, previa aprobacin del Director de Servicios Universitarios.
INVENTARIOS ALEATORIOS
Planeacin del Inventario Aleatorio

El Coordinador de la Tienda enviar al Jefe de la Oficina de Servicios Generales,
Director de Servicios Universitarios, Oficina de Contabilidad, Auditora Interna,
Revisora Fiscal o cualquier otra Unidad interesada la programacin de los
inventarios aleatorios por lnea que se realizar en cada semestre, con 15 das
hbiles de anticipacin.
El inventario de la Tienda Javeriana est clasificado por lneas:
- Librera firme.
- Librera en consignacin.
- Uniformes.
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PROCEDIMIENTO
- Comestibles.
- Productos institucionales.
- Papelera.
- Marroquinera.
- Joyas y accesorios.
- Cuidado personal.
- Medicamentos.
- Msica.
- Ropa.
- Tecnologa.
- Bonos.
Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana asegurar que los

funcionarios participantes en el proceso de inventarios cuentan con los implementos
necesarios de seguridad industrial (tapabocas y guantes).
En los das establecidos para el conteo de los productos de cada lnea no se

realizar movimiento de inventario de los mismos.
Para realizar el conteo se solicitar la presencia de las Oficinas de Revisora Fiscal,

Auditora Interna y de Contabilidad.
La Tienda Javeriana enviar a Auditora Interna, Revisora Fiscal y Contabilidad la

siguiente informacin:
1. Reporte de los saldos de inventario de la Tienda Javeriana a la fecha de inicio de

los conteos.
2. Informe con los artculos a contar de acuerdo al plan de trabajo.
3. Informe con las diferencias presentadas en el conteo de acuerdo al plan de

trabajo.
4. Informe con los ajustes contables establecidos para cada conteo, si se presentan
diferencias de conteo.

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PROCEDIMIENTO
Toma del Inventario Aleatorio.
Para la toma del inventario aleatorio se realizar un conteo obligatorio de los

productos determinados en el Plan de Trabajo; si se presentan diferencias entre las
cantidades fsicas y las registradas en el sistema ser necesario un segundo conteo.
Las personas encargadas del conteo y que participarn en el proceso sern los
empleados de la Tienda Javeriana cruzados por reas de responsabilidad y son:
- Auxiliar II ventas cajero
- Auxiliar I-Administrativo.
- Auxiliar I-Financiero
- Profesional II- Librero.
- Auditor Operativo.
- Auxiliar de Ingresos.
Para determinar los productos a contar de cada lnea de inventario se tendrn en

cuenta los siguientes parmetros:
- Para librera en firme: Se realizar conteo a aquellos artculos que

presenten mayor cantidad de inventario y mayor valor de costo.
- Para librera en consignacin: Se realizar conteo a los libros de las

Editoriales que tengan en la Tienda Javeriana un stock cuyo valor sea
superior a quince millones de pesos ($15.000.000) y los que presenten
mayor cantidad de inventario y mayor costo.
- Para artculos en firme de almacn: se realizar conteo de los artculos

que tengan mayor valor de costo y mayor cantidad de stock.
- Para artculos en consignacin de almacn: Se realizar conteo a los

proveedores que tengan en la Tienda Javeriana un stock cuyo valor sea
superior a tres millones de pesos ($3.000.000) y los que presenten
mayor cantidad de inventario y mayor costo.
- Para los bonos de la Direccin de Servicios Universitarios y almacenes de

cadena: se realizar el conteo en su totalidad.
Ajustes del inventario Aleatorio.
El proceso de ajustes del inventario se realizar nicamente con el informe del

inventario anual y las diferencias de los inventarios aleatorios se llevarn a una
bodega en el sistema ICG, independiente para cada uno.

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PROCEDIMIENTO
Muestreos a Conteos (aplica para Toma fsica general y aleatoria)
La mesa de control deber realizar los muestreos que considere pertinente a las
referencias de los productos ingresados al sistema ICG, para cada una de la
secciones inventariadas as: Librera, papelera, msica, ropa, institucional,
marroquinera, perfumera, joyas y accesorios, medicamentos, hogar, cuidado
personal, tecnologa, uniformes, comestibles, bonos y dems, de acuerdo a la
siguiente tabla:
Muestreo a conteo Reconteo
Tamao del Tamao de la No. De No. De Muestra para No. De No. De

Lote muestra Aceptacin Rechazo reconteo Aceptacin Rechazo
(Referencias) (Referencias) (Referencias) (Referencias) Reconteo Reconteo
(Referencias) (Referencias) (Referencias)
2-8 2 0 1 1 0 1
9-15 3 0 1 2 0 1
16-25 5 0 1 3 0 1
26-50 8 1 2 4 0 1
51-90 13 1 2 7 0 1
91-150 20 2 3 10 1 2
151-280 32 3 4 16 1 2
Ejemplo: Si la mesa de control decide elaborar un muestreo al conteo para la seccin

de comestibles, solicitar la generacin del informe de unidades inventariadas
(Informe GRIP), si se encuentra que fueron inventariadas 34 referencias, deber
proceder as:
a. Ubica en la columna Tamao del lote el rango de las referencias

contadas (para el ejemplo 34) y en la columna Tamao de la
muestra identifica el nmero a verificar (para el ejemplo 8
referencias).
b. El responsable de la mesa de control escoger de acuerdo a los

criterios de mayor costo y cantidad grabada, los elementos a
muestrear (para el ejemplo 8 referencias).

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PROCEDIMIENTO
c. Una persona diferente a la que grabo el inventario de esta seccin,

deber realizar el conteo fsico de la muestra de productos elegidos
(para el ejemplo 8 referencias).
d. La mesa de control verifica las diferencias encontradas y compara

contra el campo N de Rechazos, si la cantidad de referencias que
presentan diferencias es igual o superior al nmero de rechazos del
lote (columna N de Rechazos, para el ejemplo 2) deber hacer el
reconteo del lote de acuerdo a la columna Muestra para reconteo,
para el ejemplo 4.
e. Una persona diferente a la que realiz el muestreo al conteo de esta

seccin, deber realizar el reconteo fsico de la muestra de productos
elegidos (para el ejemplo 4 referencias).
f. La mesa de control verifica las diferencias encontradas y compara

contra el campo N de Rechazos de reconteo, si la cantidad de
referencias que presentan diferencias es igual o superior al nmero de
rechazos de reconteo (columna N de Rechazos reconteo, para el
ejemplo 1) se deber grabar nuevamente las referencias
inventariadas en el informe.
Los muestreos a los conteos se realizarn durante los dos conteos y la mesa de
control definir los criterios para realizarlos de acuerdo con la tabla anterior.
De acuerdo a los resultados del muestreo se determinar las secciones crticas que
requieren un mayor control por parte de la mesa de control.

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PROCEDIMIENTO
5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 PLANEACIN DE INVENTARIO FSICO ANUAL
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Elabora el plan de trabajo antes de llevar
a cabo la toma de inventario, mediante
1 el diligenciamiento del Formato Plan de Tienda Javeriana
Coordinador
trabajo inventario Tienda
Javeriana (BS-P30-F03).
Expone y explica al personal de la

Tienda Javeriana que participar en la
realizacin del inventario el plan de
trabajo, la metodologa a utilizar, los
horarios de trabajo y las
responsabilidades. Se requiere la Coordinador
2 Tienda Javeriana
presencia de los integrantes de la Mesa
de Control.
Nota: Esta actividad deber realizarse

con 2 3 das hbiles de anticipacin a la
realizacin del inventario.
Realiza los trmites para devolver los Coordinador / Auxiliar

3 productos que tienen baja rotacin Tienda Javeriana I Administrativo /
(almacn y librera). Profesional II - Librero
Organiza los productos que se

encuentran en la Tienda Javeriana por Auxiliar I
cdigos o referencias para el caso de Administrativo /
4 almacn y papelera, para el caso de la Tienda Javeriana Profesional II
librera se organizan por temas y por Librero/Auxiliar II
orden alfabtico por el primer apellido Ventas - Cajero
del autor.
Realiza pre-conteos de los productos de

papelera en grandes cantidades con el Auxiliar II- Ventas -
5 Tienda Javeriana
fin de facilitar el conteo al momento de Cajero
realizar el inventario.
Identifica y separa los productos que se Auxiliar de Ingresos

6 encuentran deteriorados o en mal Tienda Javeriana Auxiliar II Ventas -
estado. Cajero

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PROCEDIMIENTO
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Lleva a cabo el cierre de la Tienda
Javeriana en la fecha y hora definida de
7 Tienda Javeriana Coordinador
acuerdo con la comunicacin enviada a la
Comunidad Educativa Javeriana.
Genera el corte de documentos en el Coordinador / Auxiliar

8 Tienda Javeriana
sistema ICG. I-Financiero
Verifica que se haya ejecutado cada una

9 de las tareas previstas en el plan de Tienda Javeriana Coordinador
trabajo elaborado.
Se rene con el personal de la Tienda

Javeriana que participar en la
realizacin del inventario y con los
integrantes de la mesa de control para
recordar el plan de trabajo a seguir, la
metodologa a utilizar e informar acerca
de los horarios de trabajo.
Nota: Esta actividad deber ser realizada

el da de inicio del inventario.
11 Elabora el acta de inicio del inventario. Tienda Javeriana Coordinador
5.2 TOMA DE INVENTARIO FSICO ANUAL (LIBROS, DISCOS Y PRODUCTOS

DE ALMACEN).
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Realiza el primer conteo fsico de cada

uno de los productos mediante la captura Personal asignado-
1 Tienda Javeriana
de cdigo de barras o cdigo ICG. grupo de conteo
Realiza auditoria al 10% de las

Personal asignado-
referencias por cada una de las lneas
grupo de conteo y
2 contadas para validar la calidad del Tienda Javeriana
personal
mismo. mediante la captura de cdigo de
administrativo
barras o cdigo ICG.

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Si no existen diferencias entre el

primer conteo y el correspondiente a
la auditoria del 10%
Remtase a la actividad 4.
Si existen diferencias entre el primer

Coordinador y personal
conteo y el correspondiente a la
asignado grupo de
3 auditoria del 10%: Tienda Javeriana
conteo y personal
administrativo
Realiza un segundo conteo fsico de cada
uno de los productos que corresponden a
la lnea y posteriormente se hace
nuevamente auditoria del 10% de la
lnea.
Nota: Si persisten las diferencias se

deber continuar con un tercer conteo.
Exporta a Excel el conteo. y la lnea se

da por contada y cerrada.
Genera el informe de ajustes de

inventario y lo enva a la Oficina de
Servicios Generales y al Director de
Servicios Universitarios para aprobacin
y de forma informativa a los integrantes
de la mesa de control.
Se realizan los ajustes de inventario en
el sistema, una vez se cuente con la
aprobacin del Director de Servicios
Universitarios.
Elabora el acta de finalizacin del Mesa de control

Universidad
7 inventario y lo hace firmar de todos los asignada para el
Javeriana
miembros de la mesa de control. inventario

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
5.3 TOMA DE INVENTARIO FSICO ANUAL (PAPELERA).
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO

uno de los productos de acuerdo con la
Personal asignado-
1 referencia y registra el dato en el Tienda Javeriana
grupos de conteo
Formato Control de conteos de
inventario (BS-P30-F02).
Verifica y firma el Formato para el

control de conteos de inventario (BS-
Personal asignado-
2 P30-F02) y realiza entrega del mismo a Tienda Javeriana
grupos de conteo
la persona encargada del ingreso de los
datos en el sistema ICG.
Ingresa en ICG los datos de las

3 cantidades fsicas encontradas durante el Tienda Javeriana Responsable asignado
primer conteo.
Realiza la verificacin del 10% de las

referencias de la lnea para validar la Personal asignado-
calidad del conteo de acuerdo con la grupos de conteo y
4 Tienda Javeriana
referencia y registra el dato en el personal
Formato Control de conteos de administrativo
inventario (BS-P30-F02).
Verifica y firma el Formato Control de Personal asignado-

conteos de inventario (BS-P30-F02) grupos de conteo y
5 Tienda Javeriana
y realiza la entrega del mismo a la personal
persona encargada del ingreso de los administrativo
datos en el sistema ICG.
Ingresa al sistema ICG los datos de las

6 cantidades fsicas encontradas durante el Tienda Javeriana Responsable asignado
conteo aleatorio.

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Si no existen diferencias entre el

primer conteo y la auditoria realizada:
Remtase a la actividad 8.
Si existen diferencias entre el primer

conteo y el aleatorio:
Realiza un segundo conteo fsico de cada

uno de los productos que presentan
diferencias con el uso del Formato
Control de conteos de inventario
(BS-P30-F02)
Nota: Si persisten las diferencias como

resultado del segundo conteo se deber
realizar un tercer conteo con el uso del
Formato Control de conteos de
inventario (BS-P30-F02)
8 Exporta a Excel el conteo Tienda Javeriana Coordinador
Genera el informe de ajustes de

inventario y se enva a la Oficina de
Servicios Generales, Director de Servicios
Universitarios para aprobacin e
informativo para los integrantes de la
mesa de control
Se realizan los ajustes de inventario en
el sistema, una vez se cuente con la
10 Coordinador
aprobacin del Director de Servicios
Universitarios
Elabora el acta de finalizacin del Mesa de control

Universidad
11 inventario y lo hace firmar de todos los asignada para el
Javeriana
miembros de la mesa de control. inventario

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
5.4 PLANEACIN DE INVENTARIO ALEATORIO
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
Elabora el plan de trabajo, mediante el

diligenciamiento del formato Plan de
trabajo inventario Tienda
Javeriana (BS-P30-F03) y realiza envo
1 Tienda Javeriana
a Auditora Interna, Revisora Fiscal,
Coordinador
Oficina de Contabilidad, Jefe de la Oficina
de Servicios Generales y Director de
Servicios Universitarios.
Informa al personal de la Tienda

Javeriana que participar en la
2 realizacin del inventario el plan de Tienda Javeriana
trabajo, la metodologa a utilizar y las Coordinador
responsabilidades.
Genera el catlogo completo de los

productos de la Tienda Javeriana que se
3 Tienda Javeriana
van a contar de acuerdo a las lneas de
Coordinador
inventario.
Enva el catlogo de productos de la
Tienda Javeriana que se van a contar a
Auditora Interna, Revisora Fiscal,
Oficina de Contabilidad, Jefe de la Oficina
de Servicios Generales y Director de
Diligencia el formato Control conteos
de inventario aleatorio (BS-P30-F01)
con los productos que se van a contar de
5 Tienda Javeriana
la lnea de inventario correspondiente y
Coordinador
realiza entrega al responsable del
conteo.

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
5.5 TOMA DEL INVENTARIO FSICO ALEATORIO
RESPONSABLES
No. DESCRIPCIN
UNIDAD CARGO
uno de los productos mediante la captura
de cdigo de barras o cdigo ICG.
Nota: Cuando el producto por sus

Personal asignado-
1 caractersticas no tenga cdigo de barras Tienda Javeriana
grupo de conteo
se deber utilizar el formato Control
conteos de inventario aleatorio (BS-
P30-F01) y se deber ingresar
manualmente en el sistema por el
responsable asignado.
Verifica las cantidades registradas en el

sistema contra las existencias fsicas:
Si no existen diferencias :
En este momento finaliza el Coordinador / Auxiliar

2 Tienda Javeriana
procedimiento. I- Administrativo
Si existen diferencias:
Informa a la persona responsable de

realizar el conteo que se requiere realizar
un segundo conteo.
Realiza el segundo conteo fsico de cada
uno de los productos mediante la captura
de cdigo de barras o cdigo ICG.

3 caractersticas no tenga cdigo de barras Tienda Javeriana Personal Asignado
se deber utilizar el formato Control
conteos de inventario aleatorio (BS-
P30-F01) y se deber ingresar
manualmente en el sistema por el
Registra en el sistema el conteo y genera

4 el informe de diferencias para ser Tienda Javeriana Coordinador
trasladadas a la bodega de mermas.

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuacin se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento Planeacin, toma y ajuste de inventario. Las convenciones
utilizadas en este diagrama son las siguientes:

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
5.1 PLANEACIN DE INVENTARIO FSICO ANUAL.
INICIO
Coordinador
Tienda Javeriana
Elabora el plan de trabajo antes de llevar a
cabo la toma de inventario, mediante el
diligenciamiento del formato Plan de trabajo
inventario Tienda Javeriana (BS-P30-F03).
Plan de trabajo inventario

Tienda Javeriana (BS-P30-F03).
Coordinador
Tienda Javeriana
Expone y explica al personal de la Tienda
Javeriana que participar en la realizacin del
inventario el plan de trabajo, la metodologa a
utilizar, los horarios de trabajo y las
responsabilidades. Se requiere la presencia
de los integrantes de la Mesa de Control.
Nota: Esta actividad deber realizarse con 2
3 das hbiles de anticipacin a la realizacin
del inventario.
Coordinador / Auxiliar I Administrativo /

Profesional II - Librero
Tienda Javeriana
Realiza los trmites para devolver los
productos que tienen baja rotacin (almacn y
librera).
Auxiliar I Administrativo / Profesional II

Librero/Auxiliar II Ventas - Cajero
Tienda Javeriana
Organiza los productos que se encuentran en
la Tienda Javeriana por cdigos o referencias
para el caso de almacn y papelera, para el
caso de la librera se organizan por temas y
por orden alfabtico por el primer apellido del
autor.
Auxiliar II- Ventas - Cajero

Tienda Javeriana
Realiza pre-conteos de los productos de
papelera en grandes cantidades con el fin de
facilitar el conteo al momento de realizar el
inventario.
Auxiliar de Ingresos
Auxiliar II Ventas - Cajero
Tienda Javeriana
Identifica y separa los productos que se
encuentran deteriorados o en mal estado.

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
Coordinador
Tienda Javeriana
Lleva a cabo el cierre de la Tienda Javeriana
en la fecha y hora definida de acuerdo con la
comunicacin enviada a la Comunidad
Educativa Javeriana.
Coordinador / Auxiliar I-Financiero

Tienda Javeriana
Genera el corte de documentos en el sistema
ICG.
Coordinador
Tienda Javeriana
Verifica que se haya ejecutado cada una de
las tareas previstas en el plan de trabajo
elaborado.
Coordinador
Tienda Javeriana
Se rene con el personal de la Tienda
Javeriana que participar en la realizacin del
inventario y con los integrantes de la mesa de
control para recordar el plan de trabajo a
seguir, la metodologa a utilizar e informar
acerca de los horarios de trabajo.
Nota: Esta actividad deber ser realizada el
da de inicio del inventario.
Coordinador
Tienda Javeriana
Elabora el acta de inicio del inventario.
FIN

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
5.2 TOMA DE INVENTARIO FSICO ANUAL (LIBROS, DISCOS Y PRODUCTOS DEL

ALMACN).
INICIO
Personal asignado- grupo de conteo

Tienda Javeriana
Realiza el primer conteo fsico de cada uno de
los productos mediante la captura de cdigo
de barras o cdigo ICG.

personal administrativo
Tienda Javeriana
Realiza auditoria al 10% de las referencias por
cada una de las lneas contadas para validar
la calidad del mismo. mediante la captura de
cdigo de barras o cdigo ICG.
Existen diferencias entre el primer

SI conteo y el correspondiente a la auditoria NO
del 10%?
Coordinador-Personal asignado- grupo de

conteo personal administrativo Coordinador
Tienda Javeriana Tienda Javeriana
Realiza un segundo conteo fsico de cada uno
de los productos que corresponden a la lnea Exporta a Excel el conteo. y la lnea se da por
y posteriormente se hace nuevamente contada y cerrada.
auditoria del 10% de la lnea.
Coordinador
Tienda Javeriana
Nota: Si persisten
las diferencias se
Genera el informe de ajustes de inventario y lo
deber continuar con enva a la Oficina de Servicios Generales y al
un tercer conteo. Director de Servicios Universitarios para
aprobacin y de forma informativa a los
integrantes de la mesa de control.
Coordinador
Tienda Javeriana
Se realizan los ajustes de inventario en el
sistema, una vez se cuente con la aprobacin
del Director de Servicios Universitarios.
Mesa de control asignada para el inventario

Universidad Javeriana
Elabora el acta de finalizacin del inventario y
lo hace firmar de todos los miembros de la
mesa de control.
FIN

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
5.3 TOMA DE INVENTARIO FSICO ANUAL (PAPELERA).
INICIO

Tienda Javeriana
los productos de acuerdo con la referencia y
registra el dato en el formato Control de
conteos de inventario (BS-P30-F02).

Tienda Javeriana
Verifica y firma el formato para el control de
conteos de inventario (BS-P30-F02) y realiza
entrega del mismo a la persona encargada del
ingreso de los datos en el sistema ICG.
Responsable asignado
Tienda Javeriana
Ingresa en ICG los datos de las cantidades
fsicas encontradas durante el primer conteo.
Personal asignado- grupo de conteo y

Tienda Javeriana
Realiza la verificacin del 10% de las
referencias de la lnea para validar la calidad
del conteode acuerdo con la referencia y
registra el dato en el formato Control de
conteos de inventario (BS-P30-F02).
Personal asignado- grupo de conteo y

Tienda Javeriana
Verifica y firma el formato Control de conteos
de inventario (BS-P30-F02) y realiza la
entrega del mismo a la persona encargada del
ingreso de los datos en el sistema ICG.
Responsable asignado
Tienda Javeriana
Ingresa en ICG los datos de las cantidades
fsicas encontradas durante el conteo
aleatorio.

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO

SI
conteo y la auditoria realizada?
NO
Coordinador
Tienda Javeriana
Realiza un segundo conteo fsico de cada uno
de los productos que presentan diferencias
Coordinador
con el uso del formato Control de conteos de
Tienda Javeriana
inventario (BS-P30-F02)
Nota: Si persisten las diferencias como Exporta a Excel El conteo..
resultado del segundo conteo se deber
realizar un tercer conteo con el uso del
formato Control de conteos de inventario (BS-
Coordinador
P30-F02)
Tienda Javeriana
Genera el informe de ajustes de inventario y
se enva a la Oficina de Servicios Generales,
Director de Servicios Universitarios para
aprobacin e informativo para los integrantes
de la mesa de control
Coordinador
Tienda Javeriana
Se realizan los ajustes de inventario en el
sistema, una vez se cuente con la aprobacin
del Director de Servicios Universitarios
Mesa de control asignada para el inventario

Universidad Javeriana
Elabora el acta de finalizacin del inventario y
lo hace firmar de todos los miembros de la
mesa de control.
FIN

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
5.4 PLANEACIN DE INVENTARIO ALEATORIO.
INICIO
Coordinador
Tienda Javeriana
Elabora el plan de trabajo, mediante el
diligenciamiento del formato Plan de trabajo
inventario Tienda Javeriana (BS-P30-F03) y
realiza envo a Auditora Interna, Revisora
Fiscal, Oficina de Contabilidad, Jefe de la
Oficina de Servicios Generales y Director de
Coordinador
Tienda Javeriana
Informa al personal de la Tienda Javeriana
que participar en la realizacin del inventario
el plan de trabajo, la metodologa a utilizar y
las responsabilidades.
Coordinador
Tienda Javeriana
Genera el catlogo completo de los productos
de la Tienda Javeriana que se van a contar de
acuerdo a las lneas de inventario.
Coordinador
Tienda Javeriana
Enva el catlogo de productos de la Tienda
Javeriana que se van a contar a Auditora
Interna, Revisora Fiscal, Oficina de
Contabilidad, Jefe de la Oficina de Servicios
Generales y Director de Servicios
Universitarios.
Coordinador
Tienda Javeriana
Diligencia el formato Control conteos de
inventario aleatorio (BS-P30-F01) con los
productos que se van a contar de la lnea de
inventario correspondiente y realiza entrega al
responsable del conteo.
FIN

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
5.5 TOMA DEL INVENTARIO FSICO ALEATORIO.
INICIO

Tienda Javeriana
los productos mediante la captura de cdigo
de barras o cdigo ICG.
caractersticas no tenga cdigo de barras se
deber utilizar el formato Control conteos de
inventario aleatorio (BS-P30-F01) y se deber
ingresar manualmente en el sistema por el
Control conteos de inventario

aleatorio (BS-P30-F01)
Coordinador / Auxiliar I- Administrativo

Tienda Javeriana
Verifica las cantidades registradas en el
sistema contra las existencias fsicas:

SI NO
y segundo conteo fsico?
Coordinador / Auxiliar I- Administrativo
Tienda Javeriana Coordinador / Auxiliar I- Administrativo
Tienda Javeriana
Informa a la persona responsable de realizar
el conteo que se requiere realizar un segundo En este momento finaliza el procedimiento.
conteo.
Personal Asignado
Tienda Javeriana
Realiza el segundo conteo fsico de cada uno
de los productos mediante la captura de
cdigo de barras o cdigo ICG.
caractersticas no tenga cdigo de barras se
deber utilizar el formato Control conteos de
inventario aleatorio (BS-P30-F01) y se deber
ingresar manualmente en el sistema por el
Control conteos de inventario

aleatorio (BS-P30-F01)
Coordinador
Tienda Javeriana
Registra en el sistema el conteo y genera el
informe de diferencias para ser trasladadas a
la bodega de mermas.
FIN

CDIGO: BS-P30-PR01
PROCEDIMIENTO
7. RELACIN DE REGISTROS
NOMBRE CDIGO
Formato para el control de conteos de
BS-P30-F02
inventario
Plan de trabajo
BS-P30-F03
Formato control de conteos de inventario BS-P30-F01

aleatorio
Acta de inicio de inventario Sin cdigo asignado
Acta de finalizacin de inventario Sin cdigo asignado

Plan, Toma y Ajuste de Inventario

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CDIGO: BS-P30-PR01

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