PROC-SGC-SGC-001 - Procedimiento de Control de Documentos y Registros

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015
PROCEDIMIENTO Versin: 2
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 1 de 14
REGISTROS Cdigo: PROC-SGC-SGC-001
DOCUMENTO CONTROLADO
CONTENIDO.
1. OBJETIVO.
2. ALCANCE.
3. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.
3.1 Autoridad.
3.2 Responsabilidad.
3.2.1 Representante de la direccin.
3.2.2 Gestor de Calidad.
3.2.3 Dueos de proceso.
4. DEFINICIONES.
5. CONDICIONES GENERALES.
5.1 Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad.

5.2 Encabezado de los documentos.
5.3 Pie de Pgina de los documentos
5.4 Control y registro de Cambios.
5.5 Control de Registros de Calidad.
5.6 Codificacin de la documentacin.
5.6.1 Codificacin de los documentos y registros.
5.6.2 Codificacin Procesos.
5.6.3 Codificacin de los documentos.
5.7 Tramite para la elaboracin y cambio de los documentos.
5.8 Revisin y aprobacin.
5.9 Divulgacin.
5.10 Disposicin de los documentos.
5.11 Control de los documentos.
5.12 Control de los registros.
5.13 Documentos de Origen Externo.
5.14 Documentos Obsoletos.
6. REGISTROS DE CALIDAD.
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 15-Oct-14

Cdigo: PROD-GDC-001
REGISTROS
1. OBJETIVO
Definir la estructura, la metodologa y los parmetros bajo los cuales se desarrolla el control
de registros y documentos del Sistema de Gestin de Calidad de Ossa y Asociados, con
base en las normas NTC ISO 9001-08; NTC AV01 y NTC AV02, NTS-TS 003 Turismo
sostenible, con el fin de mantener disponibles y actualizados los documentos y de conservar
los registros para evidenciar el cumplimiento de los requisitos establecidos.
Generar Identificacin, proteccin, recuperacin, ubicacin, almacenamiento, tiempo de

retencin y disposicin final de los registros de calidad.
2. ALCANCE.
Esta metodologa se aplica para el control de los procedimientos y formatos relacionados

con el Sistema de Gestin de Calidad y dems Sistema de Gestin que apliquen, dentro de
Ossa y Asociados SA; tambin incluye actas o informes que deben quedar como constancia
de actividades efectuadas.
Aplica a todo documento y/o registro interno que se genere en el Sistema de Gestin de la
Calidad.
Inicia con la creacin de un documento y finaliza con su actualizacin generada por un

cambio.
Inicia con la creacin de un formato y finaliza con el almacenamiento y disposicin de un

registro.
3. RESPONSABLES.
3.1 Representante de la Direccin. Es responsable de
Revisar y aprobar los documentos generados para el Sistema de Gestin de

Calidad.
Realizar seguimiento a los lineamientos establecidos en este procedimiento.
3.2 Gestor de Calidad. Es responsable de
Elaborar y realizar ajustes cuando sea necesario a los documentos del SGC
Distribuir los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Controlar los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad.
Realizar seguimiento a las disposiciones descritas en este procedimiento
documentado.
3.3 Dueos de proceso. Son responsables de
Revisar el documento elaborado, con el fin de verificar la viabilidad y concordancia

con el proceso.
Realizar solicitudes de cambio a la documentacin bajo su cargo en caso de ser
necesario.
4. DEFINICIONES.
4.1 Formato.
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas y no es modificable.
4.2 Documento.
Informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco
magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de
stos.
4.3 Documento externo.

Son aquellos documentos que emiten organizaciones externas y a los cuales OSSA
no puede realizar modificaciones y que solo son utilizados para Consulta, tales
como: normas tcnicas, manuales de instruccin de mquinas, manuales del
usuario de los dispositivos de medicin, listas de piezas, planos, etc. Por lo cual no
se encuentran codificados dentro del sistema de calidad y no presentan estado de
revisin.
4.4 Documento interno

Es todo aqul documento que se elabora dentro de OSSA Y ASOCIADOS y est
relacionado con el SGC.
4.5 Documento Obsoleto.

Determina que un documento ya no aplica al Sistema
de Gestin de Calidad.

Cdigo: PROD-GDC-001
REGISTROS
4.6 Instructivo.
Documento que especifica la forma de llevar a cabo una actividad incluida dentro de
un procedimiento.
4.7 Proceso.
Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforma elementos de
entradas en salidas o resultados.
4.8 Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso con una estructura
definida.
4.9 Procedimiento documentado

Documento en donde se describe la manera especfica de realizar una actividad que
involucra varias reas.
4.10 Registro.
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de
actividades desempeadas o resultados alcanzados.
4.11 Revisin
Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema
objetivo de la revisin, para alcanzar los objetivos establecidos.
4.12 Sistema de Gestin de Calidad (SGC)

Ordenamiento entre la estructura organizacional, los procesos, recursos y
procedimientos necesarios para garantizar la satisfaccin de los clientes y
demostrar evidencia objetiva de la conformidad de los requisitos establecidos.
4.13 Versin
Define cuantas actualizaciones ha tenido un documento, en el momento de su
consulta.
5. CONDICIONES GENERALES.
5.1. Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad.
Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad de OSSA Y ASOCIADOS S.A, estarn
estructurados de la siguiente manera:
DOCUMENTOS
Manual de calidad
Manual de Sostenibilidad
Caracterizaciones
Procedimientos
Formatos
Perfiles
Instructivos
Plan de calidad
Anexos
5.2 Encabezado de los documentos.
El encabezado junto con el pie de pgina es un conjunto de descripciones que identifican o

caracterizan un documento, se coloca en todos los documentos del Sistema de Gestin de
Calidad.
Para los formatos se maneja el encabezado solamente; ya la estructura del pie de pgina
vara segn los requerimientos del formato.
Estos siempre deben ir al inicio de todas las hojas de los documentos de la siguiente forma:
Campo 1 Campo 2 Campo 3
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 31-Ene-12
CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina: 5 de 2
REGISTROS Cdigo: PROD-GDC-003
Campo 1: Logotipo de OSSA Y ASOCIADOS SA

Campo 2: Se define que el documento pertenece al sistema de gestin de calidad y
se menciona el nombre del documento o procedimiento que se describe.

Cdigo: PROD-GDC-001
REGISTROS
Campo 3: Se define: Fecha: vigencia del documento, Versin: Del documento,
Pagina X de Y, Cdigo: Identificacin interna del documento en el sistema de
calidad.
5.3 Pie de Pgina de los documentos
En el pie de pgina se especifica la fecha, la versin del documento y la paginacin de la

siguiente forma:
Campo 5 Campo 6
Campo 4
Elabor Revis Aprob
Firma Firma Firma

Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
Campo 4: Elaboro: Firma para los documentos que se requieran los dems documentos
no llevan y se toma como autocontrol por parte de los all nombrados, nombre de la
persona que elabora el documento y cargo. En todos los casos la persona que elabora
es el Gestor de calidad.
Campo 5: Reviso: Firma para los documentos que se requieran los dems documentos
no llevan y se toma como autocontrol por parte de los all nombrados.
Campo 6: Aprob: Firma para los documentos que se requieran los dems documentos
no llevan y se toma como autocontrol por parte de los all nombrados, nombre y cargo
que aprueba. (Representante de la Direccin.)
5.4 Control y registro de Cambios.
En el control de cambios, se permite identificar como ha sido el comportamiento de cada

uno de los documentos (Histrico) dentro de la compaa OSSA Y ASOCIADOS S.A
(cuando aplica) se describe la versin anterior, versin actual, descripcin del cambio, fecha
de vigencia de la nueva versin y el proceso al cual pertenece; de acuerdo al formato de
calidad FMTO-SGC-SGC-007 llamado: Control de Cambios, que se encuentra dentro del
Listado Maestro de Documentos de la compaa.
5.5 Control de Registros de Calidad.

Son las evidencias objetivas de la aplicacin de los procedimientos, como son: formatos
diligenciados, actas, informes, entre otros y la forma como se controlan.
Los registros corresponden a informacin contenida en papel o medio magntico con el

desarrollo o resultados alcanzados en los procesos y actividades del Sistema de Gestin
de Calidad y dems actividades empresariales.
Todos los registros del Sistema de Gestin de Calidad, se controlan dentro del listado
maestro de documentos, se desglosan en hojas de Excel como por ejemplo:
Procedimientos, Instructivos, etc.
La estructura de estos formatos y descripcin es la siguiente:

Cdigo y Fecha de Responsable Disposicin
Proteccin Fsica y
Proceso, Nombre Actualizacin Final o
Versin magntica (Si
Subproceso almacenami
aplica)
ento
Identifica el cargo de Medio por el cual se Mtodo de
Identifica la la persona que debe protegen los registros para eliminacin de
Identifica el Identificacin del Identificacin de fecha de la manejar, controlar y evitar su deterioro o los registros
proceso al que formato y nombre la vigente versin versin vigente custodiar el prdida de la informacin. reciclaje,
pertenece al del formato dentro del documento. del documento. documento. Ejemplo: carpeta "abc", A- destruccin,
igual que al del Sistema de Z "abc", flder "abc". microfilmacin,
subproceso Gestin de backup, etc.
especifico al Calidad En caso de almacenar Puede
que aplica. registros en medio clarificarse si
magntico: especificar el es Archivo
Computador Muerto.
5.6 Codificacin de la documentacin.
5.6.1 Codificacin de los documentos y registros.
OSSA Y ASOCIADOS codificara sus documentos y registros con la siguiente estructura:
PROC SGC SGC 001 a 099
Identificacin del documento Proceso que controla Proceso al que pertenece No consecutivo 001 a 099
5.6.2 Codificacin Procesos.


Cdigo: PROD-GDC-001
REGISTROS
Para codificar los procesos OSSA Y ASOCIADOS utilizara las siguientes abreviaciones:
PROCESOS
NOMBRE CODIGO
Gerencia GCIA
Gestin de Calidad SGC
Comercial COM
Financiero FIN
Contabilidad CONT
Gestin del Talento Humano GTH
Cartera CAR
Infraestructura y proveedores
INF
de servicio
5.6.3 Codificacin de los documentos.
Para codificar los documentos internos OSSA Y ASOCIADOS utilizara las siguientes siglas:
DOCUMENTO
NOMBRE CDIGO
Proceso PROC
Instructivo INST
Caracterizacin CTZ
Manual de Calidad MQ
Manual de MTS
Sostenibilidad
Formato FMTO
Versin VER
Plan de Calidad PQ
Perfiles PF
5.7 Tramite para la elaboracin y cambio de los documentos.
La elaboracin o cambio de los documentos, puede ser llevada a cabo por cualquier
funcionario de la agencia, pero la revisin, aprobacin o rechazo, debe hacerla el
Responsable de cada proceso junto con el Gestor de Calidad, verificando que lo descrito o
el cambio a realizar, permita lograr lo establecido con el propsito del mismo.
Como consecuencia de la revisin, debe aparecer la firma o el nombre del responsable en
la casilla correspondiente
Una vez aprobada la solicitud de cambio o creacin; el gestor de calidad se encarga de

elaborar, o generar cambios al documento segn corresponda.
5.8 Revisin y aprobacin.
Una vez elaborado el borrador del documento segn informacin suministrada, el Gestor
de Calidad lo enva al dueo del proceso para que este revise la informacin y confirme
que lo establecido en el documento corresponde a la realidad, relacionando su firma en el
espacio de reviso.
De presentarse alguna modificacin a partir de la revisin, el gestor de calidad, deber

realizar los ajustes hasta que este documento cumpla con lo requerido por el dueo del
proceso.
Los documentos son aprobados teniendo en cuenta que se direccionen hacia el

cumplimiento de la poltica y objetivos de calidad, la evidencia de sta aprobacin, la
establece el representante de la direccin con su firma, verificando que el documento es
coherente con las polticas y objetivos establecidos por la empresa; firmando o colocando
el nombre en la casilla correspondiente a Aprobado por, como evidencia de aprobacin,
lo que indica que el documento entra en vigencia para ser utilizado.
5.9 Divulgacin.
Los procedimientos e instructivos deben permanecer siempre al alcance de las personas

que los utilizan o los deben consultar, distribuyndoles una copia al que no tenga acceso al
sistema, siendo por lo tanto, documentos controlados.
Con el fin de consultar la versin vigente de cualquier documento, el Responsable del

Sistema de Gestin de Calidad, debe mantener actualizado el Listado maestro de
documentos FMTO-SGC-SGC-001, el cual debe mantener a disposicin para quien lo
quiera consultar.
Los documentos del sistema de gestin de calidad son divulgados teniendo en cuenta las
herramientas de comunicacin, es decir, se comunica por correo electrnico; el documento

Cdigo: PROD-GDC-001
REGISTROS
que entro en vigencia al dueo de proceso el cual hace divulgacin a los responsables de
su conocimiento, otro mecanismo podra ser por medio de los comits de calidad.
5.10 Disposicin de los documentos.
Cada dueo de proceso tiene en su poder los documentos en copia, pero si estos requieren
una copia de la informacin, para ser entregada a colaboradores del proceso, deben pedir
autorizacin al Gestor de Calidad, con el fin de que se genere la adecuacin de una marca
de agua con el nombre de COPIA CONTROLADA en un archivo en PDF, el cual ser
enviado al correo de la persona que lo requiera.
5.11 Control de los documentos.
Los documentos que se utilizan en el Sistema de Gestin de la Calidad, de Ossa y

Asociados SA, se identifican con la frase DOCUMENTO CONTROLADO, ubicada en la
parte inferior del encabezado del Documento.
Todos los documentos controlados y vigentes, se encuentran registrados en el formato

Listado maestro de documentos FMTO-SGC-SGC-001.
Estos documentos se encuentran almacenados en carpetas identificadas con el nombre del

proceso a la que pertenecen en el computador del Gestor de calidad en la carpeta de
nombre sistema de gestin de calidad; se identifican por proceso y segn el documento
identificado con su respetivo cdigo.
5.12 Control de los registros.
Los registros de calidad corresponden a informacin contenida en papel o medios

electrnicos referentes al desarrollo o resultados alcanzados en los procesos y actividades
del Sistema de Gestin de la Calidad. El control de los registros se realiza por parte de cada
uno de los lderes del proceso, dejando como evidencia el formato de acta de reuniones
interna FMTO-SGC-SGC-019.
Los memorandos y/o otros documentos hacen parte de los registros de calidad de OSSA Y
ASOCIADOS, pero si no se identifican con cdigo, igual sern controlados por el sistema
de calidad.
La generacin y conservacin de los registros de calidad tiene como objetivo demostrar el
desarrollo, brindar informacin, proporcionar evidencia objetiva de actividades y procesos
del Sistema de Gestin de la Calidad.
Todos los registros del Sistema de Gestin de la Calidad de OSSA Y ASOCIADOS S.A.
cumplen con las siguientes etapas:
5.12.1 Identificacin
Los registros de calidad generados por el Sistema de Gestin de la Calidad se identifican

por el cdigo del formato y por su nombre segn aplique.
5.12.2 Almacenamiento.
Se define quien gestin o responsable (cargo), genera el almacenamiento de los registros.
5.12.3 Proteccin.
Los registros sern protegidos en carpetas de medio magntico, de acuerdo al sistema de

gestin documental establecido en la compaa, se procede de acuerdo a lo estipulado
dentro de estos parmetros.
5.12.4 Legibilidad
Para mantener la legibilidad de los registros que se generen en el Sistema de Gestin de

la Calidad se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
No se diligencian a lpiz.
Permanecen libres de tachones y enmendaduras.
No se modifican para colocar informacin adicional.
Se diligencian en su totalidad y si quedan espacios en blanco de les coloca una lnea
(/), N/A o No aplica, para evidenciar que no contienen ms informacin.
5.12.5 Retencin
Es el tiempo en el cual va a estar almacenado el registro de calidad, este se encuentra

definido en las Tablas de Retencin Documental (TRD), definidas dentro del Sistema de
Gestin Documental de la Compaa, Esta retencin puede ser por meses, ao(s) o
permanente segn la informacin suministrada por Sistema de Gestin Documental.

Cdigo: PROD-GDC-001
REGISTROS
5.12.6 Disposicin de los Registros.
Cada uno de los registros, tiene su disposicin de acuerdo a lo establecido y definido en las
Tablas de Retencin Documental (TRD), del Sistema de Gestin Documental de la
Compaa.
5.13 Documentos de Origen Externo.
Todos los documentos relacionados con el Sistema de Gestin de la Calidad suministrados

por entes o personas externas a la empresa, se entregan al Gestor de calidad para su
identificacin y distribucin, en caso de ser necesaria. Se identifican con una marca de
Documento Externo.
El gestor de calidad, define a quien debe entregar copia de estos documentos, pero se
sacara esta sobre el original y dentro del listado maestro de externos se define que genera
control y en que ubicacin se tiene este documento.
5.14 Documentos Obsoletos.
La documentacin de OSSA Y ASOCIADOS S.A; que ha perdido vigencia reposara en un

archivo digital bajo la responsabilidad del Gestor de Calidad, quien se encarga de guardar
la versin inmediatamente anterior a la vigente.
Para la documentacin fsica (excepto los formatos), se destruye el documento que perdi
vigencia.
Para los archivos en PDF que fueron entregados como COPIA CONTROLADA se genera
seguimiento a partir de correos enviados y se solicita al responsable de su uso, generar
eliminacin de esta informacin del computador donde reposa el documento.
Para los registros se tendr en cuenta lo establecido en el cuadro de control de registros de

cada uno de los procedimientos de la empresa para validar el manejo de la informacin
contenida en estos.
6. REGISTROS DE CALIDAD.
Proteccin
Cdigo y Almacenamiento Tiempo de Disposicin
Fsica y Recuperacin
Nombre Fsico Retencin Final
Magntica
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC-
Magntica: Documents\Ossa
001 Listado
PC Gestor de yAsociados\Calid
maestro de
Calidad ad
documentos
2014\Procedimien
tos
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC-
Documents\Ossa
002 Listado de Magntica:
yAsociados\Calid
procesos y PC Gestor de
ad
procedimientos Calidad
2014\Procedimien
tos
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC- Documents\Ossa Ver Protocolo
Magntica:
003 Listado de yAsociados\Calid del Sistema Ver protocolo
PC Gestor de
instructivos ad de Gestin del Sistema de
Oficina Gestin de Calidad
2014\Procedimien Documental Gestin
calidad,
tos Documental
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC- Documents\Ossa
Magntica:
004 Listado de yAsociados\Calid
PC Gestor de
formatos ad
Calidad
2014\Procedimien
tos
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC- Magntica: Documents\Ossa
005 Listado de PC Gestor de yAsociados\Calid
definiciones Calidad ad
2014\Procedimien
tos
Magntica:
FMTO-SGC-SGC- Magntica: C:\Users\Usuario\
006 Listado de PC Gestor de Documents\Ossa
abreviaciones Calidad yAsociados\Calid
ad

Cdigo: PROD-GDC-001
REGISTROS
2014\Procedimien
tos
Magntica:
C:\Users\Usuario\
FMTO-SGC-SGC- Magntica: Documents\Ossa
007 Control de PC Gestor de yAsociados\Calid
Cambios Calidad ad
2014\Procedimien
tos
Elaboracin de Back up
El Responsable del Sistema de Gestin de Calidad, debe hacer el Back up de estos

documentos, de tal manera que se conserve un respaldo de todos los registros que
aparecen sistematizados y conservarlo en un sitio que asegure la preservacin de la
documentacin, para este caso debe hacerse una copia en la carpeta destinada para tal fin
en el servidor de la compaa.

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SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 06/08/2015

5.1 Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 2 de 14

Generar Identificacin, proteccin, recuperacin, ubicacin, almacenamiento, tiempo de

Esta metodologa se aplica para el control de los procedimientos y formatos relacionados

Inicia con la creacin de un documento y finaliza con su actualizacin generada por un

Inicia con la creacin de un formato y finaliza con el almacenamiento y disposicin de un

3.1 Representante de la Direccin. Es responsable de

Revisar y aprobar los documentos generados para el Sistema de Gestin de

3.2 Gestor de Calidad. Es responsable de

3.3 Dueos de proceso. Son responsables de

Revisar el documento elaborado, con el fin de verificar la viabilidad y concordancia

4.3 Documento externo.

4.4 Documento interno

4.5 Documento Obsoleto.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 4 de 14

4.9 Procedimiento documentado

4.12 Sistema de Gestin de Calidad (SGC)

5.1. Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad.

5.2 Encabezado de los documentos.

El encabezado junto con el pie de pgina es un conjunto de descripciones que identifican o

Campo 1 Campo 2 Campo 3

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Fecha: 31-Ene-12

CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina: 5 de 2

REGISTROS Cdigo: PROD-GDC-003

Campo 1: Logotipo de OSSA Y ASOCIADOS SA

CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 6 de 14

5.3 Pie de Pgina de los documentos

En el pie de pgina se especifica la fecha, la versin del documento y la paginacin de la

Elabor Revis Aprob

Firma Firma Firma

5.4 Control y registro de Cambios.

En el control de cambios, se permite identificar como ha sido el comportamiento de cada

5.5 Control de Registros de Calidad.

Los registros corresponden a informacin contenida en papel o medio magntico con el

La estructura de estos formatos y descripcin es la siguiente:

5.6 Codificacin de la documentacin.

5.6.1 Codificacin de los documentos y registros.

OSSA Y ASOCIADOS codificara sus documentos y registros con la siguiente estructura:

PROC SGC SGC 001 a 099

5.6.2 Codificacin Procesos.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 8 de 14

5.6.3 Codificacin de los documentos.

5.7 Tramite para la elaboracin y cambio de los documentos.

Una vez aprobada la solicitud de cambio o creacin; el gestor de calidad se encarga de

5.8 Revisin y aprobacin.

De presentarse alguna modificacin a partir de la revisin, el gestor de calidad, deber

Los documentos son aprobados teniendo en cuenta que se direccionen hacia el

Los procedimientos e instructivos deben permanecer siempre al alcance de las personas

Con el fin de consultar la versin vigente de cualquier documento, el Responsable del

CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 10 de 14

5.10 Disposicin de los documentos.

5.11 Control de los documentos.

Los documentos que se utilizan en el Sistema de Gestin de la Calidad, de Ossa y

Todos los documentos controlados y vigentes, se encuentran registrados en el formato

Estos documentos se encuentran almacenados en carpetas identificadas con el nombre del

5.12 Control de los registros.

Los registros de calidad corresponden a informacin contenida en papel o medios

Los registros de calidad generados por el Sistema de Gestin de la Calidad se identifican

Se define quien gestin o responsable (cargo), genera el almacenamiento de los registros.

Los registros sern protegidos en carpetas de medio magntico, de acuerdo al sistema de

Para mantener la legibilidad de los registros que se generen en el Sistema de Gestin de

Es el tiempo en el cual va a estar almacenado el registro de calidad, este se encuentra

CONTROL DE DOCUMENTOS Y Pgina 12 de 14