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PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 1
PGINA
TITULO: PROCEDIMIENTO DE MEJORA
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MEJORA

1. OBJETIVO

Este procedimiento describe la metodologa y los criterios para:

Recoger y tratar la informacin generada sobre la eficacia de los procesos del sistema de
gestin.
Mejorar de forma continua mediante la utilizacin de la Poltica de Empresa, los Objetivos
de Empresa, el inicio y seguimiento de acciones que permitan conseguir los objetivos
planteados, y la revisin peridica del sistema de gestin todo esto con el fin de trabajar
siempre en pro a la mejora del sistema de la organizacin Multidimensionales S.A.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las acciones de mejora que se generen en las actividades del
Sistema de Gestin de Calidad de Multidimensionales S.A, producto del trabajo en equipo
iniciativa propia de los procesos que se involucren en el sistema de gestin del laboratorio de
Metrologa, las cuales tiendan al mejoramiento de los procesos y los organismos evaluadores de la
conformidad.

3. REFERENCIAS

Poltica de Empresa.
Objetivos de Empresa
Informe de seguimiento revisin por la direccin.

4. DEFINICIONES

Accin de Mejora: Est orientada a la bsqueda de nuevas oportunidades en lugar de esperar que
aparezcan los problemas. Debe impactar directamente al usuario y optimizar el proceso y debe
estar soportada con evidencia de la mejora.

Adecuacin: Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos.

Alta Direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una
organizacin.

Conveniencia: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas
organizacionales.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.

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Jefe Laboratorio de Metrologa Gerente de Calidad.

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Efectividad: Medida del Impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados como
en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y

efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Sistema de Gestin Integrado: Conjunto de actividades relacionadas que tienen por objetivo
orientar y fortalecer la gestin, dar direccin, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los
sistemas que lo componen (Gestin de Calidad, Modelo Estndar de Control Interno, Gestin
Ambiental, entre otros).

5. RESPONSABILIDADES
5.1 Direccin Tcnica

Aprobar la inclusin o eliminacin de indicadores de gestin.

Establecer y actualizar la Poltica de Empresa.
Aprobar los Objetivos de Empresa.
Encabezar les reuniones de revisin del Sistema de gestin
Elaboracin de Informes, resultados de la revisin y proponer acciones de mejora al sistema.

5.2 Gerente de Calidad

Pedir informacin a los diferentes departamentos y construir los Informes de seguimiento en

base a la informacin recibida.
Entregar copias de los Informes de seguimiento a los responsables de cada rea de la
empresa.
Documentar los objetivos establecidos y coordinar la definicin de los planes de acciones
para conseguir cada objetivo.
Realizar el seguimiento de les acciones de mejora iniciadas.
Analizar los resultados de las auditorias y las acciones correctivas y preventivas para
presentar este anlisis en las reuniones de revisin del sistema.

5.3 Jefe Laboratorio de Metrologa

Proponer objetivos y determinar acciones para conseguir estos objetivos.
Realizar el seguimiento de las acciones iniciadas en su departamento.
Preparar las reuniones de revisin del sistema de gestin y proponer decisiones y acciones.
Evaluar constantemente el laboratorio de metrologa y proponer acciones de mejora.

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5. SISTEMA OPERATIVO
5.1 Procesos de tratamiento y presentacin de la informacin

Concepto

La informacin sobre el resultados y el desarrollo de los procesos del Sistema de gestin es encuentra
en los diferentes registros generados por el propio sistema. La utilidad y la gestin de esta
informacin se definen en los diferentes procedimientos documentados.

Los procesos de tratamiento y presentacin de la informacin tienen como finalidad seleccionar la

informacin ms relevante sobre los diferentes procesos para tratarla y presentarla conjuntamente
en un informe: Informe de seguimiento anual.

5.2 Indicadores

Los indicadores de la empresa Multidimensionales S.A constituyen un punto de referencia muy

importante para evaluar la eficacia del Sistema de gestin. La identificacin de los indicadores ms
apropiados ha sido realizada por los principales responsables de cada rea de la empresa.
Direccin Tcnica, tiene la autoridad de aprobar la inclusin o eliminacin de los indicadores de la
empresa; as como modificacin y/o ampliacin de este procedimiento; Proporcionando una
copia a los responsables, y la forma correcta para su interpretacin y como calcular y representar
cada indicador.

5.2.1 Informe de seguimiento

El Informe de seguimiento se realiza de la siguiente forma:

se construye en base a las grficas y representaciones de los indicadores y se realiza a

finales de cada ao o en el momento que sea apropiado, por decisin de Gerencia de
direccin tcnica.
El Responsable de Calidad de la empresa se encarga de solicitar estas grficas y
representaciones para montar el Informe de seguimiento.
Todos los miembros del Comit de Calidad reciben copias controladas de los informes de
seguimiento.

Identificacin: los informes de seguimiento se identifican mediante un nmero correlativo y una

descripcin que indica el ao o las fechas tomadas como base para el informe. Todas las hojas del
informe llevan esta identificacin y estn numeradas indicando el nmero de hoja y el total de hojas
del informe.

El informe de seguimiento es una herramienta que se utiliza para analizar la evolucin de la empresa
y tomar decisiones de todo tipo. El informe de seguimiento anual se distribuye a todos los asistentes
de la Reunin de revisin del Sistema de gestin por la direccin antes de que esta se celebre con el
fin de que puedan preparar la reunin.

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5.2.2. Mejora continua

5.2.2.1 Concepto

La mejora continua del Sistema de gestin se articula utilizando diversas herramientas de gestin,
enlazadas de forma lgica, que configuran un ciclo sin fin que permite a la empresa actuar reactiva
y proactivamente para mejorar el sistema de gestin. Estas herramientas son:

La Poltica de Empresa: documento donde Gerencia define su intencin y orientacin

deseada para a la empresa
Los Objetivos de Empresa: metas a conseguir que van en la direccin de la Poltica de
Empresa.
Planes de Acciones: planes que incluyen acciones para conseguir los Objetivos de Empresa.
Revisin del Sistema de gestin: reuniones planificadas donde se analizan los resultados
obtenidos y se toman decisiones al ms alto nivel como: actualizar la Poltica de Empresa,
establecer Objetivos de Empresa, establecer planes de acciones para conseguir los
objetivos, modificar partes del sistema de gestin.

5.2.2.2 Poltica, objetivos y acciones

El objetivo de la mejora continua es que la empresa vaya en la direccin marcada por la Poltica de
calidad de Multidimensionales S.A, y que esto se pueda demostrar de forma objetiva (con datos).
Para conseguir esto, la empresa establece unos objetivos anuales que van en la direccin de la
Poltica de Empresa. Tanto la poltica como los objetivos son aprobados por Gerencia.

Los objetivos tienen carcter anual, aunque pueden ser revisados en las diferentes reuniones
celebradas a lo largo del ao Los Objetivos se establecen en el mes de diciembre en la Reunin de
revisin por la direccin del Sistema de gestin que cierra el ao. Los objetivos establecen metas
objetivas medibles y se definen en un documento donde se indica lo siguiente:

objetivo.
Fecha del establecimiento del Objetivo.
Situacin inicial (punto de partida).
Acciones a realizar para conseguir el objetivo.
Fecha en la cual se quiere conseguir el objetivo.
Responsables de conseguir el objetivo (personas que planifican y ejecutan las acciones).

Para conseguir los objetivos la empresa establece unos planes de acciones donde se indica:

Acciones a realizar.
Fecha lmite para la realizacin de la accin.
Responsables de realizar la accin.

Los responsables de realizar las acciones son tambin responsables de cumplir el objetivo asociado
a la accin.

6. Revisin y seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

La Oficina de Gestin de Calidad, realiza seguimiento a la toma, cierre y efectividad de las

acciones implementadas por el Jefe del proceso o Director del Organismo Evaluador de la

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Conformidad; en el momento de cierre de cada una de las acciones propuestas siguiendo el

procedimiento para acciones correctivas y preventivas MDME-PR-007.

Cada jefe de rea y/o responsable de proceso hare retroalimentacin de los resultados obtenidos, y
har seguimiento permanente a la accin, con la asesora e informacin de la Oficina de Calidad,
enfocada a las correcciones y fechas de cumplimiento. Esta informacin hace parte de la revisin
interna del Sistema de Gestin de Calidad, de acuerdo con el procedimiento Revisiones por la
Direccin MDME-PR-009

6. Revisin Por la direccin del Sistema de gestin

Las reuniones de revisin por la direccin, son reuniones planificadas y coordinadas por el Director
Tcnico del laboratorio de metrologa. La frecuencia de realizacin es anual, en el mes de
diciembre.

Los asistentes a las reuniones de revisin son: Gerencia de calidad, Responsables de cada rea de
la empresa.

La preparacin de las reuniones de revisin la coordina el Responsable de Calidad informando a los

asistentes sobre la fecha y hora de la reunin, con un mes de antelacin, recordando qu
documentacin han de preparar. Adems, para que los asistentes tengan elementos de anlisis, el
Responsable de Calidad les entrega con antelacin una copia del ltimo Informe de seguimiento y
el programa de la reunin.

Con carcter general, la informacin preparada para revisar el Sistema de gestin de la Calidad
(informacin de entrada para la revisin) es la siguiente:

PROCESOS INFORMACIN DEPARTAMENTO

Cumplimiento de objetivos, resultados de las

MEJORA CONTINUA Todos los departamentos.
decisiones tomadas y acciones iniciadas.

AUDITORIAS Resultados de las ltimas auditorias. Calidad

GESTIN DE
Naturaleza de las no conformidades y repetitividad
PRODUCTOS NO Todos los departamentos.
de los mismos problemas.
CONFORMES

ACCIONES
Estado de las acciones iniciadas y eficacia de las
CORRECTIVAS, y Todos los departamentos.
acciones.
PREVENTIVAS

Informe de seguimiento: informacin sobre la

TODOS Todos, lo monta Calidad.
evolucin de los procesos del sistema de gestin

Necesidades de recursos.
Propuestas de mejora.
TODOS Amenazas y oportunidades. Todos los departamentos.
Tendencias negativas observadas en los
procesos.

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El resultado de las reuniones de revisin se documenta en un acta de la reunin donde se describen

todas las decisiones que se han tomado.

7. Documentacin y Archivo

DOCUMENTO TIEMPO DE ARCHIVO RESPONSABLE

Los archivos digitales en medio magntico Calidad archiva y

Informes de indefinidamente, los archivos papel son conserva los archivos
seguimiento responsabilidad de cada miembro que digitales
recibe copia por un periodo de 5 aos.
Los documentos de objetivos vigentes se Resp. de Calidad
actualizan y controlan digitalmente, los jefes
Documentos de de departamento pueden imprimir copias no
Objetivos controladas de los mismos.
Los documentos no vigentes se archivan
indefinidamente en formato digital.

Los planes de acciones se archivan y Jefes de

actualizan digitalmente. Cada departamento y
departamento es responsable de actualizar Responsable de
planes de acciones los planes de acciones donde tengan calidad
responsabilidades asignadas.
Los planes de acciones no vigentes se
archivan indefinidamente en formato digital.

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8. Descripcin del Proceso

ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIN

Elaborar con la debida anticipacin

un informe ejecutivo en que se
Preparacin De La Revisin resuma el estado de su sistema de
gestin en lo relacionado con los
aspectos a ser revisados. Estos
INFORME informes son de libre elaboracin.
EJECUTIVO Director tcnico El Director tcnico debe convocar a
la revisin por la direccin en la
fecha estipulada, a la cual deber
Aspectos a ser asistir la Alta Direccin.
revisados.

Estado del
Sistema de
gestin

Reunin
Se verifica la asistencia de los
invitados a la reunin y se realiza la
Avances
lectura del acta anterior.
Para comenzar la reunin de revisin,
Carga de el Director Tcnico deber exponer a
Trabajo la Alta Direccin de manera concisa
el estado en lo referente a los
Estados
de
Director tcnico avances en el sistema de gestin de
indicadores la calidad, la carga de trabajo, los
avances logrados desde la ltima
revisin, el estado de los indicadores
de desempeo y dems aspectos de
gestin.

La Alta Direccin debe efectuar la

revisin mediante:
Preguntas al Director
Revisin Tcnico, Coordinador
Tcnico y el Coordinador de
Calidad.
Preguntas Documentos
Revisin de documentos.
Revisin de registros
Registros relacionados con cada
aspecto.
Otros mecanismos que se

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consideren procedentes.

Efectuar la revisin

La alta direccin debe diligenciar el

Acciones Idoneidad formato para registrar evidencia
Correctivas Polticas
objetiva de la evaluacin de cada
uno de los siguientes aspectos de
Preventivas Procedimientos acuerdo con los objetivos de la
revisin:
Idoneidad de las polticas y
Indicadores Director general los procedimientos.
Evaluaciones de gestin
Indicadores de gestin de los
objetivos del sistema de
gestin de la calidad.
Resultados Resultados de auditoras
Quejas internas y externas ms
Auditoras internas recientes.
Auditoras Externas Acciones correctivas y
Recursos preventivas implementadas.
Control de calidad

Evaluaciones por organismos

Capacitacin
Conclusiones externos.
Resultados de
Control De calidad comparaciones entre
Hallazgos
Procesos
laboratorios, si el laboratorio
de calibracin participa en
Actividades Metas alguno.
Cambios en el volumen y el
plazos
tipo de trabajo.
Quejas presentadas al
laboratorio de calibracin.
Resultados del control de
calidad.
Resultados Sistema de Recursos del laboratorio de
planificacin
calibracin.
Personal y capacitacin.
Procesos y actividades de
control de calidad.
Conclusiones, hallazgos,
metas y plazos establecidos
en revisiones anteriores.
Es conveniente que los resultados
Alta alimenten el sistema de planificacin
Direccin del laboratorio de calibracin y que
incluyan las metas, los objetivos y los
planes de accin para el ao
venidero. Adems de los anteriores
aspectos, la alta direccin tambin
debe verificar el estado de los
siguientes aspectos, que son parte de

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Debe la responsabilidad que tiene para

con el sistema de gestin de la
calidad del laboratorio de
calibracin:
Asegurar que se hayan
Verificar
establecido los procesos de
comunicacin apropiados
dentro del laboratorio de
calibracin y que estos
Procesos de comunicacin
consideran la eficacia del
sistema de gestin.

Asegurar que se mantiene la

Integridad del sistema de gestin integridad del sistema de
gestin cuando se planifican
e implementan cambios en
ste.
Formular metas respecto a la
Educacin, formacin personal educacin, la formacin y las
habilidades del personal del
laboratorio de calibracin.

Una vez terminada la revisin por la

Anlisis de la Informacin y Alta Direccin, se definen las
Elaboracin de planes de accin acciones a implementar para
mejorar los aspectos necesarios,
establecen responsabilidades y
plazos. Los asistentes a la reunin,
analizan la informacin presentada y
Acciones a
definen los planes de accin para
Implementar
Todo el personal mejorar la eficiencia del sistema de
del laboratorio de gestin de calidad. Adems se
Planes de Accin calibracin. asignan tareas, responsabilidades y
fechas para la ejecucin de las
Responsabilidades actividades establecidas.

Seguimiento de acciones
derivadas

En los meses siguientes a la revisin

por la direccin, la Alta Direccin
debe monitorear el cumplimiento de
Monitorear los compromisos y plazos
establecidos para asegurarse de que

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estas acciones sean realizadas

Director tcnico. dentro de un plazo apropiado y
acordado, as como velar porque el
sistema de gestin se cumpla y est
sujeto a un mejoramiento continuo.
Se debe registrar evidencia objetiva
de tales seguimientos en las actas,
registros y/o documentos a que haya
lugar. La Alta Direccin puede
efectuar revisiones adicionales
cuando evidencie o sospeche que el
sistema de gestin presenta fallas o
no es aplicado adecuadamente

9. Documentos de Referencia

NTC-ISO/IEC 17025:2005 Norma Tcnica Requisitos Generales para la Competencia

de los Laboratorios de Ensayo y Calibracin.
Procedimiento Interno MDME-PR-007 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Procedimiento Interno MDME-PR-006 TRATAMIENTO DE QUEJAS Y TRABAJO NO
CONFORME
Procedimiento Interno MDME-PR-009 REVISIN POR LA DIRECCIN
Procedimiento Interno MDME-PR-008 AUDITORIAS INTERNAS

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10. RESPONSABILIDADES

QUIEN DEBE CONOCERLO: Todo el personal del laboratorio de metrologa de

MULTIDIMENSIOANLES S.A.S; que maneje, controle y archive registros de calidad, igualmente el
personal involucrado en las actividades que pertenezca a MULTIDIMENSIOANLES S.A.S.

QUIEN DEBE EJECUTARLO: Todo el personal del laboratorio de metrologa de

MULTIDIMENSIOANLES S.A.S., que maneje, controle y archive registros de calidad y personal
involucrado en las actividades que pertenezca a MULTIDIMENSIOANLES S.A.S.

QUIEN DEBE HACERLO CUMPLIR: Gerente de Calidad y el Jefe de metrologa.

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