HERRAMIENTAS

TECNOLGICAS
Para la ges)n Documental
Electrnica
Ges2n documental
electrnica
Ley 594 de 2000

CUMPLIMIENTO Ley 527 de 1999
Ley 1437 de 2011
NORMATIVO
Dec. 2609 de 2012

GESTION MITIGACIN DE
VIRTUALIZACIN DOCUMENTAL RIESGOS TCNICOS Y
ELECTONICA JURDICOS
Eciencia- Compe))vidad Suplantacin de iden)dad
Servicio- Canales Alteracin de documentos
Diferenciacin- Reputacin Repudio
Perdida de documentos
RESPONSABILIDAD
AMBIENTAL
Procesos de Cero papel
Planeta verde- Movilidad- Seguridad- Comodidad
 PROCESOS DE NEGOCIO
Contextualizacin
TIPO EJEMPLO PROCESOS SISTEMAS
Procesos externos Procesos Internos de negocio

ESTRATEGICOS Planeacin Mejora

Estratgica Con)nua BI
Cadena de valor

SEDE SEDE
ELECTRNICA MISIONALES Flujo de Gestor de ELECTRNICA
(Radicacin) procesos Contenidos BPM ECM (No)cacin)

Ciudadanos DE APOYO Mercadeo, Contabilidad,

ventas, Servicio Proveedores, RRHH,
Clientes CRM ERP Ciudadanos
Proveedores Clientes
Proveedores
DE EVALUACIN Ges)n de Calidad /
Control Interno Seguridad
SGC
Expediente electrnico

Marco jurdico


Ley 594
De 2000 Ley General de archivos

LGA

Protocolo Ley 962

Digitalizacin
2005
EXPEDIENTE
ELECTRONICO

Acuerdos
Decreto RESOLUCIN 8934
AGN
2609
2-3-5 LEY 1712 DE 2014
LEY 1581 DE 2012
 Herramientas de Cer2cacin
Brindan la seguridad tcnica y jurdica de la sede electrnica
MITIGACIN DE RIESGOS ATRIBUTOS DE EVIDENCIA DIGITAL ESTRATEGIA

Firma electrnica
SUPLANTACIN DE IDENTIDAD AUTENTICIDAD/ ORIGEN Firmas digital
Firma digital
ALTERACIN DE DOCUMENTOS INTEGRIDAD CONTENIDO Sello de )empo

INTERCEPTACIN COMUNICACIN SSL

CONFIDENCIALIDAD
Criptograga
NEGACIN DE UNA TRANSACCIN Firma digital
NO REPUDIO
Acuse de recibo
Sello de )empo
CONTROVERSIA SOBRE FECHAS EXTREMOS CONSERVACION Tablas retencin
Index/ metadatos
PERDIDA DE DOCUMENTOS CONSERVACIN Archivo conable

NO DISPONIBILIDAD DISPONIBILIDAD Plan de

con)nuidad
ISO 27000
 Ley 527 de 1999

Mensaje de datos. La informacin generada,

enviada, recibida, almacenada o comunicada
por medios electrnicos, p)cos o similares, En2dad de Cer2cacin. Es
como pudieran ser, entre otros, el Intercambio aquella persona que, autorizada
Electrnico de Datos (EDI), Internet, el correo conforme a la presente ley, est
electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax; facultada para emi)r cer)cados
en relacin con las rmas
digitales de las personas, ofrecer
Firma digital. Se entender como un valor o facilitar los servicios de registro
numrico que se adhiere a un mensaje de y estampado cronolgico de la
datos y que, u)lizando un procedimiento transmisin y recepcin de
matem)co conocido, vinculado a la clave del mensajes de datos, as como
iniciador y al texto del mensaje permite cumplir otras funciones rela)vas
determinar que este valor se ha obtenido a las comunicaciones basadas en
exclusivamente con la clave del iniciador y que las rmas digitales
el mensaje inicial no ha sido modicado
despus de efectuada la transformacin
Comercio Electrnico
MENSAJE DE DATOS
DOCUMENTOS

INFORMACIN Reportes Ociales
Trmites
Contratos
No)caciones
Ofertas y Subastas

SERVICIOS Entregables Desmaterializado o Inmaterializados

Correspondencia y acuses de recibo

TRANSACCIONES Ordenes y factura

MONETARIAS Ofertas y Subastas
Pagos
Ttulos Valores
Principios de Equivalencia Funcional

1. Equivalencia Funcional: Catalogado como el

principio vector de los medios electrnicos Es el
principio que permite que todo aquello que se
pueda realizar por un medio gsico o tradicional
pueda ser realizado por medios electrnicos con
el mismo valor jurdico y probatorio.

Desde esta perspec)va, la equivalencia funcional trae consigo la

no discriminacin de la informacin electrnica (mensajes de
datos) con respecto al medio escrito tradicional, lo que permite
darle el mismo tratamiento desde el punto de vista probatorio
y jurdico.
Principios de Equivalencia Funcional

El equivalente funcional de original El concepto de

original en materia de medios electrnicos, establece que
cuando cualquier norma requiera que la informacin sea
presentada y conservada en su forma original, ese requisito
quedar sa)sfecho con un mensaje de datos o informacin
electrnica, al darse las siguientes condiciones:
a) La existencia de alguna garanoa conable de que se ha
conservado la integridad de la informacin, a par)r del
momento en que se gener por primera vez en su forma
deni)va como mensaje de datos o en alguna otra forma;
b) De requerirse que la informacin sea presentada, si dicha
informacin puede ser mostrada a la persona que se deba
presentar.
Principios de Equivalencia Funcional

El equivalente funcional de archivo y conservacin

a) La informacin debe ser accesible para su posterior
consulta.
b) El mensaje de datos o documento conservado,
debe estar en el formato en el que se haya
generado, enviado o recibido, o en un formato que
permita vericar que se reprodujo con exac)tud la
informacin conservada.
c) La conservacin de la informacin que permita
determinar el origen, el des2no del mensaje, la
fecha y la hora en que fue enviado o recibido el
mensaje o reproducido el documento.
Decreto 2609 de 2012

Capitulo III
Caracters2cas de los sistemas de ges2n documental
Conformidad. Los sistemas de informacin, incluyendo los sistemas de ges)n de
documentos electrnicos (SGDE), deben respaldar la ges)n de la informacin a
par)r de los procesos administra)vos de las en)dades.

Disponibilidad y acceso. Un sistema de ges)n de documentos electrnicos (SGDE)
debe asegurar la auten2cidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretacin y comprensin de los documentos electrnicos en su contexto
original, as como su capacidad de ser procesados y reu2lizados en cualquier
momento.

Ar]culo 18. Preservacin de documentos en ambientes electrnicos. En los sistemas
de archivo electrnico implementados en las en)dades pblicas, se debe garan)zar
la auten2cidad, integridad, condencialidad y la conservacin a largo plazo de los
documentos electrnicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retencin
Documental o las Tablas de Valoracin Documental lo ameriten, as como su
disponibilidad, legibilidad (visualizacin) e interpretacin, independientemente de las
tecnologas u)lizadas en la creacin y almacenamiento de los documentos.
Decreto 2609 de 2012

Capitulo IV
Ar]culo 23. Adecuada ges2n de los documentos electrnicos:
cumplir con los elementos esenciales tales como: auten)cidad,
integridad, inalterabilidad, abilidad, disponibilidad y
conservacin, que garan)cen que los documentos electrnicos
man)enen su valor de evi-dencia a lo largo del ciclo de vida,
incluyendo los expedientes mixtos (hbridos), digitales y
electrnicos.

d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la
informacin conste por escrito, ese requisito quedar sa)sfecho
con un mensaje de datos, si la informacin que este con)ene es
accesible para su posterior consulta.

FIRMAS DIGITALES

Automa)za procesos que involucran

rmas, garan)zando la iden)cacin
plena de una persona y la no alteracin
de los documentos en medios
electrnicos.
 CERO PAPEL
Procedimientos y Tramites Administra2vos a travs de medios electrnicos

HERRAMIENTA: FIRMAS DIGITALES

Un cer)cado de rma digital es una credencial electrnica de
auten)cacin emi2da por un Tercero de Conanza denominado
En)dad de Cer)cacin Digital por medio del cual se garan)za que
el )tular del cer)cado es quien dice ser

Tiene efectos jurdicos los cuales no es necesario probar, (Inversin

de la carga probatoria).

Es un mecanismo de auten)cacin que se puede asociar a un

mensaje de datos.

Fcil integracin en la virtualizacin.

FIRMAS ELECTRNICAS

Claves seguras
Preguntas reto
OTP
Firmas biomtricas
ESTAMPADO CRONOLGICO
CERTIFICADO

Desmaterializa
procesos en los cuales
la evidencia del
)empo es crucial.
Agrega evidencia
jurdica de )empo a
sus procesos
 Establecimiento de fecha y hora exacta de emisin o digitalizacin de un
documento electrnico.

HERRAMIENTA: ESTAMPADO CRONOLGICO

CERTIFICADO
Mecanismo de seguridad y validez jurdica de la fecha y hora
exacta en la generacin, envo y recepcin de informacin
electrnica.

U)liza la hora legal de la Repblica de Colombia del reloj atmico
de la Superintendencia de Industria y Comercio.

El sistema no permite que ningn tercero pueda cambiar o solicitar

la aplicacin de valores dis)ntos de )empo del da y fecha.

Opera como mecanismo de control de la integridad de las

 ESTAMPADO CRONOLGICO
CERTIFICADO
CASOS DE APLICACIN
Sistemas de radicacin electrnica de recepcin o emisin de documentos pblicos
electrnicos.
Subastas electrnicas para el aseguramiento tcnico y jurdico de cada lance.
Work ow de tramites y servicios donde sea importante dejar como evidencia el
)empo de respuesta.
Respuesta a quejas, reclamos y derechos de pe)cin que se realicen
electrnicamente

EJEMPLO EXITOSO
Las Cmaras de Comercio, emiten sus cer)cados usando canales electrnicos,
facilitando esta diligencia al usuario y minimizando procesos internos. Haciendo uso de
estampas cronolgicas de )empo, se da garanoa de )empo en que el documento
electronico comenz a exis)r as como para proteger la integridad del comtenido del
documento en medios electrnicos.
CORREO ELECTRNICO
CERTIFICADO

Remisin de
correspondencia
electrnica cr)ca con una
plataforma de envo y
recepcin cer)cada de
correo.
 No2cacin electrnica, correspondencia electrnica cer2cada y recepcin,
y prueba de envo de documentos electrnicos.

HERRAMIENTA: CORREO ELECTRNICO CERTIFICADO

Servicio de no)cacin electrnica por e-mail que cuenta con la
misma validez jurdica y probatoria de un envo cer)cado y mayores
fortalezas funcionales

En)dades que deben emi)r no)caciones ociales, que actualmente

estn u)lizando documentos impresos.

Mejorar el )empo de respuesta y de radicacin de correspondencia.

SEDE ELECTRNICA
Sede electrnica: Proceso externos de negocio
Interaccin
Cliente RADICACION
En)dad Firmas digitales
Sello de )empo

Clasicacin
NOTIFICACION EXPEDIENTE Indexacin
Posterior Consulta Series
Valoracin
Retencin
ARCHIVO
ELECTRONICO Digitalizacin
SEGURO cer)cada si el
documento es
Almacenamiento gsico
APROBACIN DISTRIBUCIN

Firma

REVISION Interaccin
Funcionarios
Procesos internos de negocio

ASEGURAMIENTO
TECNICO
DOCUMENTO
FISICO

DOCUMENTOS
DIGITALIZACIN ELECTRNICOS
- Simple CON VALIDEZ
- Con carcter probatorio
JURIDICA

Desmaterializacin
DOCUMENTO
ELECTRNICO

Inmaterializacin
ASEGURAMIENTO
JURIDICO
 Herramientas tecnolgicas
para la ges2n documental
Infograga
Radicacin virtual Expediente electrnico Almacenamiento
Flujo
Sede electrnica Documentos
electrnico ECM
WWW. de procesos Firmas Gestor de Contenido
ndices Archivo Electrnico
Radicacin Presencial Diseador Metadatos Seguro (autorizado SIC)
Documento bsico BPMN
Fcil Integracin con
Tipos de tareas
el Gestor Documental
Responsables Sistema de ges2n
que posea la
Formularios Archivs2ca
organizacin
Escaneo Clasicacin

Autom2co cer2cado Indexacin
Series documentales Base de datos
OCR
PDF/A Tablas de retencin
Posterior consulta
No2cacin electrnica POSTERIOR
Reportes- Logs
ARCHIVOS FISICOS

Digitalizacin Administrador de Estampado

APLICACIONES
con nes probatorios rmas electrnicas Cronolgico
! Servicios
Firmas digitales ! Trmites
! Procedimientos Internos
VENTAJAS Contraseas
Servicios en diferentes canales Huella biomtrica " Historias Clnicas

VERTICALES
Cero papel
Firma biomtrica Garanoa " Factura Electrnica
Administracin de usuarios
Mviles OTP HSM de fecha y hora " Cer)caciones acadmicas
Valor probatorio
Match on card Token " Operaciones nancieras
Equivalente funcional con doc. gsico
Atencin al ciudadano
Rpida implementacin DOCUMENTOS "
" PQR
No perdida de documentos Ofertas, pedidos, contratos, facturas, etc.
Fcil localizacin Resoluciones, memorandos, no)caciones, actas, etc.
" Contratos. proveedores
<
 Herramientas tecnolgicas
para la ges2n documental
Infograga
Radicacin virtual Expediente electrnico Almacenamiento
Flujo
Sede electrnica Documentos
SEDE ELECTRNICA electrnico ECM
WWW. de procesos Firmas Gestor de Contenido
ndices Archivo Electrnico
Radicacin Presencial Diseador Metadatos Seguro (autorizado SIC)
Documento bsico BPMN EXPEDIENTE Fcil Integracin con
Tipos de tareas
ELECTRNICO el Gestor Documental
BPM
Responsables Sistema de ges2n ECM la
que posea
Formularios Archivs2ca
DIGITAL SCAN Clasicacin
organizacin
Escaneo
Autom2co cer2cado Indexacin
Series documentales Base de datos
OCR
PDF/A Tablas de retencin
Posterior consulta
NOTIFICACIN
No2cacin electrnica POSTERIOR
Reportes- Logs
ARCHIVOS FISICOS
DIGITALIZACIN
CERTIFICADA
Digitalizacin Administrador de Estampado
APLICACIONES
con nes probatorios rmas electrnicas Cronolgico
! Servicios
Firmas digitales ! Trmites
! Procedimientos Internos
VENTAJAS Contraseas
Servicios en diferentes canales Huella biomtrica " Historias Clnicas

VERTICALES
Cero papel
Firma biomtrica Garanoa " Factura Electrnica
Administracin de usuarios
Mviles OTP HSM de fecha y hora " Cer)caciones acadmicas
Valor probatorio
Match on card Token " Operaciones nancieras
Equivalente funcional con doc. gsico
Atencin al ciudadano
Rpida implementacin DOCUMENTOS "
" PQR
No perdida de documentos Ofertas, pedidos, contratos, facturas, etc.
Fcil localizacin Resoluciones, memorandos, no)caciones, actas, etc.
" Contratos. proveedores
<
GRACIAS