Para realizar los anlisis de contexto, as como para dar seguimiento
permanente a los aspectos significativos del entorno que impactan la misin y la estrategia de la organizacin, es necesario definir, consultar y/o revisar los siguientes aspectos:
trminos y definiciones aplicables;
documentos de referencia aplicables, secuencia /diagrama de flujo/ del proceso; frecuencia regular de los anlisis del contexto en la organizacin.
0.1 Definiciones necesarias
Contexto de la organizacin: Combinacin de cuestiones
internas y externas que pueden tener un efecto en el enfoque de la organizacin para el desarrollo y logro de sus objetivos.
Concepto definido en NC ISO 9000:2015, punto 3.2.2).
Partes interesadas: Persona u organizacin que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisin o una actividad.
Ejemplo: Clientes, propietarios, personas de una organizacin,
proveedores, banca, legisladores, sindicatos, socios o sociedad en general que pueden incluir competidores o grupos de presin con intereses opuestos.
Concepto definido en NC ISO 9000:2015, punto 3.2.3).
Equipo de Anlisis del Contexto (EAC): Equipo presidido por el
Director General de la organizacin y los responsables de los procesos, incluidos especialistas de: Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo, Control Interno y otros. La misin de este equipo es revisar anualmente y de manera extraordinaria, ante cambios significativos del entorno, el contexto de la organizacin.
La composicin especfica del EAC por cada sesin anual o
extraordinaria se definir por el Comit de Direccin mediante acuerdo.
Comit de Direccin: rgano de direccin colectiva de una
organizacin compuesto por sus principales directivos, que se rene con determinada periodicidad para colegiar y aprobar estrategias, objetivos y programas, dar seguimiento al cumplimiento de stos y tomar las decisiones ms importantes concernientes a la organizacin 0.2 Referencias
ISO 9001:2015 Sistema de Gestin de la Calidad.
Requisitos. ISO 9000: 2015 Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario. ISO/TS 9002:2016 Quality management systems Guidelines for the application of ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 Sistemas de Gestin Ambiental Requisitos con orientacin para su uso. ISO/DIS 45001 Occupational health and safety management systems - Requirements with guidance for use. PAS 99:2012 Specification of common management system requirements as a framework for integration Formacin Virtual Lteam, https://www.linkedin.com/company- beta/15168464/?pathWildcard=15168464
0.3 Diagrama de flujo del proceso
En la siguiente figura se representa esquemticamente la secuencia
de implementacin para el anlisis del contexto de la organizacin en 5 etapas. 0.4 Frecuencia de realizacin de los anlisis de contexto
El anlisis del contexto se realizar:
peridicamente (una vez al ao, preferiblemente durante los meses de noviembre-diciembre del ao en curso, pudiendo extenderse a enero del ao prximo); y de manera extraordinaria ante cualquier cambio significativo que se observe en el entorno, que amerite un re-anlisis del contexto (ver punto 5).
DESARROLLO
1. Determinacin de las cuestiones externas.
El EAC deber determinar las cuestiones y aspectos externos que
impactan la misin y la direccin estratgica de la organizacin, auxilindose para ello del formato definido en la Tabla 1, la cual contribuye a la organizacin y el registro de la informacin. Para el llenado de las dos primeras columnas de la Tabla 1 pueden ayudar, sin limitarse a ellos, los requisitos y orientaciones definidos en los documentos indicados en el acpite 0.2 Referencias, especialmente la especificacin tcnica ISO/TS 9002:2015, acpite 4.1 a), en donde se establecen los siguientes ejemplos para las cuestiones y aspectos externos:
Factores econmicos: tipos de cambio monetario, situacin
econmica, pronstico de inflacin, disponibilidad de crdito; Factores sociales: tasas de desempleo locales, percepcin de seguridad, niveles de educacin, das festivos y das laborables; Factores polticos: estabilidad poltica, inversiones pblicas, la infraestructura local, los acuerdos comerciales internacionales; Factores tecnolgicos: tecnologa, materiales y equipos del nuevo sector, expiraciones de patentes, cdigo de tica profesional; Factores de mercado: la competencia, incluida la cuota de mercado de la organizacin, productos o servicios similares, tendencias de los lderes de mercado, tendencias de crecimiento de los clientes, estabilidad del mercado, relaciones en la cadena de suministro; Factores legales: reglamentos relacionados con la industria, incluido los reglamentos sindicales.
La evaluacin del impacto se har por el EAC asignando un valor
del 1 al 10, tal y como aparece en la parte central del formato Tabla 1, la cual definir si el aspecto constituye una Amenaza o una Oportunidad del entorno. Se deber argumentar en la ltima columna la razn por la cual se asigna tal evaluacin.
2. Determinacin de las cuestiones internas.
De manera similar a los expresado en el punto anterior, el EAC
deber determinar las cuestiones y aspectos internos que impactan la misin y la direccin estratgica de la organizacin, auxilindose para ello del formato definido en la Tabla 2, la cual contribuye a la organizacin y el registro de la informacin.
Para el llenado de las dos primeras columnas de la Tabla 2 pueden
ayudar, sin limitarse a ellos, los requisitos y orientaciones definidos en los documentos indicados en el acpite 0.2 Referencias, especialmente la especificacin tcnica ISO/TS 9002:2015, acpite 4.1 b), en donde se establecen los siguientes ejemplos para las cuestiones y aspectos internos:
Desempeo global de la organizacin
Factores relacionados con los recursos: infraestructura, ambiente para el funcionamiento de los procesos; Aspectos humanos: competencia de las personas, comportamiento y cultura organizacional, relaciones con el sindicato; Factores operacionales: capacidad de los procesos productivos y de la prestacin de servicios, desempeo del sistema de gestin de la calidad, seguimiento de la satisfaccin del cliente; Gobernanza de la organizacin: normas, reglas y procedimientos para la toma de decisiones, estructura organizativa
La evaluacin del impacto se har por el EAC asignando un valor
del 1 al 10, tal y como aparece en la parte central del formato Tabla 2, lo cual definir si el aspecto constituye una Debilidad o una Fortaleza de la organizacin. Se deber argumentar en la ltima columna la razn por la cual se asigna tal evaluacin.
3. Determinacin de las partes interesadas y sus requisitos
pertinentes.
Es parte del anlisis del contexto identificar las partes interesadas de
la organizacin, as como sus necesidades y expectativas (incluidos los requisitos), para ello el EAC se auxiliar del modelo Tabla 3. Por cada parte interesada se determinarn sus necesidades y expectativas (requisitos). 4. Salidas del anlisis del contexto como entradas de otros procesos.
Todos los resultados de los anlisis de contexto: Amenazas,
Oportunidades, Debilidades, Fortalezas y los Requisitos de las Partes Interesadas, una vez revisados y aprobadas por el Comit de Direccin, se utilizan como entradas para:
Definir y/o actualizar la planeacin estratgica de la
organizacin: Matriz DAFO, Visin, Misin, Objetivos estratgicos, estrategias, etc; Definir y/o actualizar el alcance del sistema de gestin, por ejemplo para integrar nuevos modelos internacionales de sistemas de gestin y/o para hacer cambios en el mapa de procesos, etc. Determinar y/o actualizar los riesgos y oportunidades a los cuales est expuesta la organizacin, con la correspondiente secuencia para su adecuada gestin.
5. Seguimiento y revisin del contexto
Independientemente a los anlisis anuales del contexto, los miembros del EAC participantes en la ltima sesin anual o extraordinaria del anlisis del contexto debern estar atentos a los cambios del entorno, para cuando proceda, alertar o proponer a la direccin de la organizacin sobre la Necesidad de realizar un nuevo anlisis extraordinario del contexto, lo cual deber ser colegiado en el Comit de Direccin y en ese marco tomar las decisiones pertinentes. Si la decisin fuera realizar un nuevo anlisis, se emite en ese caso el acuerdo del Comit de Direccin correspondiente.