27-3-2017

PORTADA

Nombres y apellidos: Uscuvilca Chachi

Anthony.

Docente: ING. Limas Luna Dafne G.

Carrera: Asistente Administrativo

computarizado.

Asignatura: Power point.

2017
Pichanaki-Per

Uscuvilca Chachi Antony

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Dedicamos este trabajo aquellas personas que nos

ensearon que la mejor libertad del ser humano
est en la superacin e intelectual, estas personas
son nuestros padres, que con la ayuda e iluminacin
de Dios, nos dieron su apoyo a diario para culminar
con xito y responsabilidad la presente trabajo
investigativo.

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Por medio de este presente doy a conocer mis

sinceros agradecimientos primeramente a mi
madre que me ah brindado todo su apoyo y
que con sus sabios consejos me pusieron
orientar e inculcar principios morales, para
que as siga adelante y culmine mis estudios.

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Esta investigacin pretende los siguientes objetivos:

-Conocer ms afondo sobre lo que es la

carrera de asistente administrativo.
-Saber cules son sus funciones y
caractersticas.
-Aclarar las actividades y destrezas que se
deben tener en cuenta para ser ms
eficiente en el mbito laboral.
-Dar a conocer en algunas instituciones para
que puedan buscar su vocacin.

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INDICE
Contenido

PORTADA ......................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

DEDICATORIA .................................................................................................. Error! Bookmark not defined.
AGRADECIMIENTO .......................................................................................... Error! Bookmark not defined.
OBJETIVOS ....................................................................................................... Error! Bookmark not defined.
INDICE ............................................................................................................................................................ 4
1.INTRODUCCIN .......................................................................................................................................... 5
1.2. ASISTENTE ADMINISTRACTIVO ..................................................................................................... 5
2.FUNCIONES ................................................................................................................................................. 5
3.CARACTERSTICAS....................................................................................................................................... 8
3.1. CONOCIMIENTOS EN ..................................................................................................................... 8
3.2. HABILIDAD PARA ........................................................................................................................... 8
3.3. DESTREZAS EN ............................................................................................................................... 9
3.4. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO ..................................................................................................... 9
3.5. CUALIDADES INTELECTUALES ........................................................................................................ 9
3.6. CUALIDADES SOCIALES ................................................................................................................ 11
4.DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ................................................................................................................ 12
4.1. Actividades generales .................................................................................................................. 12
5.ACTIVIDADES ESPECIFICAS ....................................................................................................................... 14
5.1. Gerencia Distribucin y Ventas ................................................................................................... 14
5.2. Gerencia de Desarrollo ................................................................................................................ 15
5.3. Condiciones especiales ................................................................................................................ 15
6.CUALIDADES FSICAS ................................................................................................................................ 16
7. QUE ESPERA DE TI TU JEFE? .................................................................................................................. 17
BIBLIOGRAFIA18

ANEXOS.19

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1.INTRODUCCIN

1.2. . ASISTENTE ADMINISTRACTIVO

Ante el reto, de un nuevo milenio los asistentes administrativos debern realizar una serie
de funciones, y roles, as como desarrollar habilidades que les permitan trabajar
eficientemente, ser innovadores y ampliar sus miras en un entorno inmediato que
trasciende fronteras y los integra a una comunidad econmica mucho ms vasta. El
siguiente esquema integra los aspectos clave que forman parte de la vida diaria de un
asistente administrativo, los roles que deber desempear y algunas de las labores
administrativas que lo llevarn a participar de manera activa dentro de su grupo de
trabajo.

2.FUNCIONES

Organiza la Agenda (visitas, telfono, citas, etc.) de su jefe.

Supervisa y ejecuta la realizacin del trabajo administrativo que, en razn de la competencia

de la jefatura, sta decida asignarle.

Organiza ficheros por cualquiera de los mtodos, manuales o informticos, que resulten ms
adecuados a los fines perseguidos.

Redacta y enva la correspondencia a las unidades que lo requieran.

Ejecuta trabajos mecanogrficos, archivsticos y de clculo, por cualquier medio, incluso

informtico.

Transmite decisiones de la Jefatura de la Unidad, hacia los mbitos que la integran.

Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razn del puesto que
desempea.

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Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de trabajo.

Efectuar los gastos contemplados en presupuesto a travs del banco.

Actuar de Secretario en la Junta y custodiar la documentacin que se genere.

Se levantarn Actas de las Juntas, que sern espuertas a la consideracin del Presidente, y
una vez obtenida la firma de ste, se enviar copia a todos los asistentes.

Confeccionar nminas y seguros sociales de los empleados. Tramitacin de Altas/bajas de los

empleados por accidente o enfermedad.

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.

Participa en el estudio y anlisis de nuevos procedimientos y mtodos de trabajo.

Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

Llenar formatos de rdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a
proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a
justificar, incremento o creacin de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento,
alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

Realiza seguimiento a los pagos para su cancelacin oportuna.

Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

Realiza solicitudes de dotacin de equipos y materiales para la dependencia.

Realiza registro contable.

Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de
urgencias.

Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a
justificar.

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Elabora y enva a la unidad de contabilidad memorandos con los facturas de justificacin de

los avances a justificar y de los fondos fijos y caja menor.

Elabora y tramita solicitudes de autorizacin de modificacin presupuestaria.

Realiza trmites de solicitud de verificacin presupuestaria, ante la Unidad de Planificacin y

Programacin Presupuestaria.

Entrega cheques correspondientes a la nmina y revisa los recibos y enva al archivo general.

Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud y calcular los viticos.

Solicitar reposicin de chequera ante la unidad responsable.

Elabora las rdenes de pago y solicita su autorizacin ante la unidad responsable.

Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco
y el saldo de la chequera de viticos.

Archivar y llevar el control de los documentos del rea.

Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.

Realiza los trmites de pasajes y traslado a personal de la Institucin como a invitados.

Transcribe y aceza informacin operando un microcomputador.

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organizacin.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas. En general, cualquier otra tarea a
fin a su responsabilidad en el puesto y semejantes a las anteriormente descritas, que le sean
encomendadas por la Jefatura de la Unidad y resulten necesarias por razones del servicio.
Presentar cuentas una vez al ao, as como el presupuesto, proponiendo formas de financiacin.

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3.CARACTERSTICAS
3.1. CONOCIMIENTOS EN:

El manejo y mtodos de oficina.

Redaccin, ortografa y sintaxis.

Retencin de Impuesto Sobre la Renta.

Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre la Renta.

Principios y prcticas de contabilidad.

La elaboracin de documentos mercantiles en el rea de su competencia.

Los procesos administrativos del rea de su competencia.

Computacin.

3.2. HABILIDAD PARA:

Tratar en forma cortes al personal de la Institucin y pblica en general.

Analizar declaraciones de impuestos.

Comprender la informacin que va a procesar.

Manejar los diferentes formatos de compras.

Tener iniciativa.

Expresarse claramente en forma oral y escrita.

Realizar clculos numricos con rapidez y precisin.

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3.3. DESTREZAS EN:

El manejo de mquinas de escribir.

El manejo de microcomputador.

El manejo de calculadoras.

Material de oficina.

3.4. ADIESTRAMIENTO REQUERIDO:

Entrenamiento en el sistema de su unidad.

Contabilidad computarizada.

Actualizacin en Impuesto Sobre la Renta.

Ortografa y redaccin.

Relaciones humanas.

3.5. CUALIDADES INTELECTUALES:

Conocimiento de la misin y objetivos de la empresa con la que colabora.

Capitacin y actualizacin profesional permanente.

Cultura general leer artculos, peridicos y revistas nacionales, as como otros pases
para estar al da en la formacin o escuchar los noticiarios.

Concentracin en actividades que se realizan, para evitar errores.

Ser receptivo.

Comunicarse con efectividad.

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Tener tacto para manejar ciertos conflictos.

Capacidad de observacin del lenguaje corporal de tus interlocutores. Iniciativa.

Capacidad para determinar el valor de tus prioridades en la organizacin de las

actividades.

Sentido comn.

Habilidad para trasmitir y seguir instrucciones.

Utilizacin adecuada del lenguaje. CUALIDADES MORALES

Responsabilidad

Empata

Tacto

Entusiasmo

Veracidad

Honradez

Cooperacin

Flexibilidad

Discrecin

Respeto

Efectividad

Paciencia

Sinceridad

Tolerancia

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Solidaridad

3.6. CUALIDADES SOCIALES:

Ser prctico y realista.

Mostrar inters por trabajo

Capacidad para trabajar en equipo. El individualismo en el mundo empresarial

moderno es obsoleto

Actitud positiva.

Habilidad para dirigir, distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas a tu cargo.

Simpata y cortesa en el trato con las personas.

Estabilidad emocional.

Facilidad para adaptarse a las situaciones que se presenten.

Sentido del humor.

Tolerancia.

Justicia.

Seguridad en s mismo.

El orden en todas las cosas.

Excelente comportamiento y relaciones interpersonales.

Autodominio permanente.

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4.Descripcin de Actividades

4.1. Actividades generales

1. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, polticas, normas y
reglamentos, que rigen su rea, por lo que deber mantenerse permanentemente actualizado.
2. Participar en la elaboracin, justificacin y anlisis del presupuesto de su dependencia.
3. Llevar el control del presupuesto asignado a su dependencia, dar seguimiento a su ejecucin
y al cumplimiento de metas del Plan Operativo Institucional.
4. Revisar, verificar datos y aplicar en el sistema de informacin presupuestaria (SAP), en relacin
con su actividad.
5. Ejecutar las actividades para el cumplimiento de la Ley de Control Interno, que le sean
asignadas por la jefatura.
6. Realizar los trmites necesarios para gestionar la adquisicin de activos, repuestos y equipo
menor que se requieren en la dependencia para la cual labora, llevar el control de los
movimientos del inventario asignado al personal y velar por el buen estado y mantenimiento del
mismo.
7. Confeccionar y llevar el control de los pedidos de artculos, rdenes de pago, rdenes de
trabajo, vales de comida, planillas, control de tiempo para el personal, horas extras, y otros
aspectos relacionados con el recurso humano, carnet para contratistas, pases de ingreso y salida
de los vehculos y materiales, viticos, mantenimiento de vehculos, confeccin de solicitud de
trmites, requisiciones, rdenes de compra, control de combustible, entre otros.
8. Administrar y controlar los diversos contratos de servicios pblicos o privados que se tienen en
su dependencia, tales como: consultora, servicios de capacitacin, mantenimiento y reparacin
de
9. Planificar, coordinar y controlar los servicios de transporte que requieren los funcionarios de la
dependencia para la cual labora y coordinar las contrataciones de vehculos o medios de
transporte particulares cuando stos se requieran.
10.Llevar un registro permanente y actualizado de todos los vehculos y maquinaria asignada a la
dependencia para la cual labora, programar y llevar el control del mantenimiento preventivo y
correctivo de los mismos, gestionar las reparaciones necesarias, realizar los pedidos de repuestos
y presentar los respectivos informes a las diferentes dependencias.

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11.Coordinar con el Departamento de Administracin de Bienes y Servicios la obtencin de los

documentos necesarios para la circulacin de los vehculos y los seguros correspondientes.
12.Llevar control del combustible asignado para los vehculos de la dependencia, llevar un control
del uso del mismo, efectuar la liquidacin mensual verificando el consumo de combustibles
registrado en las tarjetas contra las facturas presentadas (cupones y litros utilizados) y elaborar
el informe mensual del consumo y kilometraje para el Departamento de Contadura.
13.Revisar diariamente las medidas de los tanques de consumo interno de gasolina y diesel para
incluir la informacin en el sistema y confeccionar un informe mensual al respecto.
14.Confeccionar y enviar al Instituto Nacional de Seguros las rdenes para atencin, as como las
denuncias por accidentes de trabajo e incapacidades a la Caja Costarricense del Seguro Social y
darles el seguimiento respectivo.
15.Reportar los accidentes de trnsito al Instituto Nacional de Seguros, llenar los respectivos
formularios, coordinar la asignacin de un abogado al caso y gestionar el cobro de las infracciones
de trnsito.
16.Brindar apoyo administrativo en la coordinacin de seminarios y congresos a nivel nacional e
internacional.
17.Efectuar trmites administrativos de la dependencia para la cual labora ante otras
dependencias de la empresa, instituciones pblicas y privadas.
18.Velar por la correcta y oportuna tramitacin de los asuntos de orden administrativo que son
sometidos a consideracin de su superior inmediato.
19.Organizar y mantener actualizados los archivos administrativos y tcnicos, que resulten de las
operaciones diarias a su cargo.
20.Efectuar diversos trabajos en el sistema computarizado, incorporar datos relacionados con la
informacin generada en la dependencia para la cual labora, imprimir los informes, verificar que
la informacin ingresada est correcta y trasladarla a la dependencia o al personal que la requiera.
21.Efectuar las gestiones necesarias para enviar y recibir personalmente, por fax o correo, los
documentos o correspondencia de otras dependencias o instituciones requeridas para el
desarrollo normal de sus actividades.
22.Fotocopiar documentos, controlar las lecturas de las fotocopiadoras para realizar el informe
por Centro de Costo y gestionar el mantenimiento y suministros ante la compaa contratada.
23.Custodiar fondos de caja chica u otros, cuando le sea requerido y realizar las liquidaciones de
gasto correspondiente. Supervisar y controlar los registros de firmas autorizadas en lo que
respecta a Caja Chica y rdenes de pago a nivel de la dependencia en que labora.
24.Confeccionar ndices de gestin relativos a su dependencia.

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25.Atender y evacuar consultas de sus compaeros, otros funcionarios y pblico en general,

relacionadas con la labor de su dependencia, orientarlo o ponerlo en contacto con los
funcionarios correspondientes.
26.Preparar los informes peridicos o especiales relacionadas con las actividades de su
dependencia que su superior le solicite.
27.Colaborar en el proceso de legalizacin de libros de la Empresa.
28.Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza
en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomala o dao importante que se
presente a su superior inmediato.
29.Brindar colaboracin en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en la empresa.
30.Participar activamente, colaborar y cumplir con todas las polticas, procedimientos y
regulaciones relativas al aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la empresa.
31.Realizar cualesquiera otras actividades inherentes al cargo y que le sean asignadas por su
superior inmediato.

5.Actividades especficas
5.1. Gerencia Distribucin y Ventas

1. Recopilar informacin y confeccionar los informes diarios de contadores y movimientos de

tanques, de existencias y ventas de productos en cada uno de los planteles y de lo bombeado en
Limn y el Alto.
2. Dar seguimiento a los lotes de emulsin asfltica, verificar los movimientos de producto negro
que se dieron en el plantel y revisar las ventas netas de producto y las cantidades de asfalto que
se envan al rea de Emulsiones Asflticas.
3. Preparar el informe con el detalle de seguimiento de lotes, es decir de cada producto que se
bombea de Limn a El Alto y remitirlo a la Gerencia de Distribucin y Ventas.
4. Llevar un control del inventario por terminal, preparar mensualmente un informe y enviarlo al
Departamento de Contadura, a la Gerencia de Distribucin y Ventas, y otros departamentos.
5. Llevar el control del rol de transportistas para transferencias interplateles, de fletes falsos y
de servicios pblicos.
6. Realizar todas las funciones de facturacin de clientes cuando su superior se lo indique.
7. Revisar rdenes de Entrega de Producto, Solicitud de Entrega de Marchamos, rdenes de
Compra.
8. Preparar liquidaciones de ventas de exportacin a barcos.

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9. Atender el radio de comunicacin.

10. Realizar trmites de exportacin, atencin de pedidos, verificacin de documentos de pago,
depsitos, transferencias y confeccin de los formularios nicos de exportacin.
11. Llevar el control de asistencia, incapacidades, vacaciones y ausencias del personal de su
dependencia y elaborar los informes mensuales correspondientes.
5.2. Gerencia de Desarrollo

1. Revisar y tramitar el pago de facturas de inspecciones de productos en los puertos nacionales

e internacionales.
2. Emitir rdenes de pago a inspectores independientes con quienes no existe contrato y a
agentes martimos.
3. Calcular y analizar los reclamos por demoras, presentados por proveedores y fletadores.
4. Analizar, elaborar y calcular el desempeo de tiempo de cada barco en ambos puertos.
5. Elaborar y presentar reclamos por demoras a suplidores.
6. Asistir a reuniones con los proveedores para discutir demoras de los barcos.
7. Conciliar los estados de cuenta de cada inspector independiente.
8. Atender asuntos de saldos de cuentas con proveedores, fletadores, inspectores y reclamos.
9. Efectuar el cobro de gastos portuarios.
10. Solicitar tarifas a Worlscape y registrarlas en el libro de precios.
11. Solicitar tarifas a inspectores independientes (puertos fuera de contrato).
12. Distribuir documentos comerciales de cada embarque a las dependencias correspondientes.
13. Elaborar diversos reportes relativos al estado de los reclamos, contratos de inspectores
independientes y otros.
5.3. Condiciones especiales

1.Formacin acadmica Diplomado o 75% de los crditos aprobados para el Plan de estudios de
bachillerato de una carrera universitaria en alguna disciplina profesional afn al puesto.
2. Experiencia De un ao a tres aos de experiencia en la ejecucin de labores relacionadas con
el rea de especialidad del puesto.
3. Iniciativa, complejidad y supervisin recibida Requiere alguna iniciativa y supervisin, por
cuanto el trabajo permite seleccionar entre diversos mtodos y procedimientos ya establecidos,

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sobre la base de instrucciones detalladas. Debe resolver situaciones similares de poca

complejidad, buscando nuevos cursos de accin para obtener la solucin.
4. Supervisin ejercida y responsabilidad. Es responsable por la administracin de recurso
humano que desarrolla principalmente actividades de nivel operativo, por la preparacin, manejo
y custodia de informacin confidencial o por el manejo de recursos materiales de alguna cuanta.
En este factor se evala fundamentalmente la responsabilidad del puesto ya que no ejerce
supervisin.
5. Consecuencia del error Los errores cometidos pueden ocasionar daos sobre personas,
materiales o equipos, instalaciones, funciones u operaciones que producen consecuencias de
alguna consideracin, pero son fciles de detectar y corregir en virtud de los procedimientos y
normas vigentes.
6. Relaciones de trabajo Las relaciones de trabajo que corresponden al puesto implican contactos
frecuentes con servidores de nivel operativo de otras Unidades Organizacionales de Recope y/o
pblico en general; para recibir instrucciones o evacuar consultas sencillas, recibir o brindar
informacin de alguna variedad e importancia.
7. Esfuerzo fsico y condiciones de trabajo Espordicamente el funcionario moviliza o traslada
artculos o materiales en forma manual, se desplaza fuera de su lugar de trabajo, intensifica su
esfuerzo fsico para manejar maquinaria, equipo o instrumentos o requiere la utilizacin reiterada
de uno de sus cinco sentidos. El lugar de trabajo donde se desarrollan las actividades del puesto
ofrece buenas condiciones ambientales, espacio fsico adecuado, ventilado, libre de ruidos
intensos, de humedad, de olores desagradables y de sustancias txicas.

6.CUALIDADES FSICAS

Excelente presentacin personal esta refleja no solamente con una ropa adecuada al clima, el
puesto y la edad, sino tambin por el estado de salud, la complexin fsica antes era por esttica
hoy en la actualidad es importante en virtud de que se disminuyes factores de riesgo a su salud
que pueden provocar enfermedades cardiovasculares o crnicas degenerativas.

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6. QUE ESPERA DE TI TU JEFE?

Los directivos comnmente sugieren apegarse los valores que marca el bienestar de la sociedad,
el desempearse con eficiencia y responsabilidad a las labores que le correspondan de acuerdo
con las polticas de la empresa. El conducirse con probidad y honradez en el desempeo de su
trabajo, en no incurrir en actos de violencia, amagos, injurias o malos tratamientos en contra de
otros compaeros y dems personas que acudan al servicio como clientes y proveedores etc.
Acatar las medidas preventivas adoptadas por la empresa para evitar riesgos de trabajo y prestar
auxilios en cualquier tiempo que necesite por causas de siniestros, riesgo inminente o peligro
para personas o intereses de la empresa. Es importante que se presente con puntualidad al
desempeo de su trabajo y proceder en el desarrollo del mismo con el cuidado, precaucin y
sentido de responsabilidad necesaria para no causar daos y perjurios a personas o bienes a la
empresa. Es caso contrario deber cubrir los desperfectos que se ocasiones a los tiles y dems
implementos de trabajo y el reemplazo de los mismos en el caso de prdida, si estos debe por
descuido, negligencia o mala fe, Obedecer las rdenes o instrucciones de sus superiores
relacionadas con sus labores, el no revelar o dar conocer asuntos de carcter privado o
confidencial de la empresa, adems de cumplir estrictamente las normas y polticas de la
empresa.

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BIBLIOGRAFIA
https://www.recope.go.cr/wp-
content/uploads/2013/10/Asistente-Administrativo
http://rubyyanetisazaarango.blogspot.pe/2009/11/caracteristicas-
y-funciones
https://www.youtube.com/watch?v=0l-jLPGYt2Y

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ANEXOS

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