Manual Bsico de

manejo de Access
(Microsoft)

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Contenido:

Introduccin 3
Tabla: registros y campos 3
Tipos de campo 4
Tipos de bases de datos: planas y relacionales 4
Consideraciones acerca del diseo de bases de datos 5
Bsqueda 5
Formularios e informes 5
Formularios 5
Informes 6

Como crear un fichero de base de datos 7

Las Tablas 8
Cmo crear una tabla? 8
Las vistas de una tabla 8
Vista Diseo 9
La Clave Principal 10
Tipos de claves principal 11
Clave principal de auto numrico 11
Clave principal de campo simple 11

Cara de datos por medio de formularios 13

Consultas 16
Consulta a la base de datos 16
Qu puede hacer una consulta? 16
Tipos de consulta 17
Cmo crear una consulta? 17
Criterios 18
Establecer criterios 19
Rango de valores 19
Varios criterios 19
Comodines 19
Fecha actual 19
Nuestra consulta 20

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Introduccin

Qu es una base de datos?

Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene,
una escuela, de sus alumnos y maestros, una empresa, de sus productos, ventas y empleados.
A este tipo de informacin se le llama datos.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos,

ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener
informacin no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Este gestor debe
permitir en principio:

-Introducir datos

-Almacenar datos

-Recuperar datos y trabajar con ellos

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lpiz y papel; pero a medida que la cantidad
de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores,
pero en un momento dado es conveniente acudir a las computadoras, aunque las operaciones
siguen siendo las mismas.

Tabla: registro y campo

Un programa de base de datos almacena la informacin que introducimos en forma

de tablas como las que podemos ver, por ejemplo, en una agenda telefnica:

Agenda telefnica de alumnos

Nombre Direccin Telfono
Cabrera Ortiz, Pedro Callao 12 (011) 49912-3457
Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566
Santos, Luis Avda. Crdoba 74 (011) 49912-1234

En esta agenda nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de
personas. Para que aparezcan de modo claro se organizaron en tres
variables: Nombre, Direccin y Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna
diferente. As es mucho ms sencillo encontrar la direccin de una persona buscando a partir
de su nombre.

Aqu podemos ver cmo la informacin referida a una persona, "un dato", aparece en una fila
de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que
hemos organizado la informacin se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los
registros, Tabla.

Registro: es el concepto bsico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la

informacin asociada a un elemento de un conjunto y est compuesto por campos.

Tabla: conjunto de registros homogneos con la misma estructura.

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 Tipos de campos

En la agenda telefnica podemos ver que hay unos campos ms importantes que otros:
as el Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido. Es raro que apareciera una
direccin en la agenda sin ir acompaado de un nombre. Por este motivo se suelen
denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a
los que lo complementan.

Tipos de base de datos: planas y relacionales

Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de agenda telefnica
necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos ms de una.

La Facultad, por ejemplo, necesitar almacenar ms datos adems del nombre y direccin de
sus alumnos. Tendr que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las materias
cursadas.

Facultad de Ciencias Sociales

Fecha Nombre Direccin Telfono. Carrera Materia Nota
2-3-05 Cabrera Ortiz, Pedro Callao 12 (011) 49912-3457 Relaciones del Metodologa 8
Trabajo
3-3-05 Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociologa Historia 7
12-3-05 Santos, Luis Avda. Crdoba 74 (011) 49912-1234 Ciencia Poltica Economa 6
6-7-05 Cabrera Ortiz, Pedro Callao 12 (011) 49912-3457 Relaciones del Filosofa 8
Trabajo
7-7-05 Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociologa Psicologa 2
15-7-05 Santos, Luis Avda. Crdoba 74 (011) 49912-1234 Ciencia Poltica Psicologa 6
5-12-05 Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociologa Psicologa 7
5-12-05 Garca Garca, Ana Avda. Santa Fe 54 (011) 49912-9566 Sociologa Economa 7
12-12-05 Santos, Luis Avda. Crdoba 74 (011) 49912-1234 Ciencia Poltica Filosofa 8

Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este
tipo. Pero se plantea un problema: si cada vez que un alumno cursa una nueva materia se le
tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del alumno (direccin y telfono)
estarn repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los alumnos la base de datos
contendr gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar su tamao y la
har menos eficaz.

Para hacer una base de datos como sta se usarn necesariamente varias tablas que luego se
relacionarn por un campo comn en ambas:

De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que
un alumno curse una nueva materia, no es necesario volver a introducir sus datos personales.
Basta con introducir su cdigo para que el Programa de base de datos sepa de que alumno se
trata. Para que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos tablas contengan
un campo en comn (en este caso el cdigo del alumno, el DNI).

A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos
comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla
hablamos de una base de datos plana.

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Algunas consideraciones sobre diseo de bases de datos

Antes de ver lo que es el programa en s es importante que se tenga claro qu pasos

hay que seguir al disear una base datos.

1. Es importante conocer exactamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos

son los que interesan de los que existen en la realidad y qu informacin se necesitar extraer.

2. Una vez que esto est claro, se definen las Tablas que compondrn la base de datos. Dentro
de cada tabla, se piensa qu campos sern necesarios. Conviene detenerse y definir
correctamente la estructura de la base de datos, ya que un mal diseo har que el sistema
sea lento y los resultados no sean los esperados.

Bsquedas

En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quera buscar un conjunto

determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio
determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego
visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y prdida de tiempo, ir extrayendo los
registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tena que seguir el proceso contrario. En el
caso de que se quisiera hacer una bsqueda por un criterio diferente al del orden del archivo
(por editoriales en el ejemplo anterior) resultaba del todo imposible.

Cualquier programa de base de datos realiza bsquedas muy rpidas por cualquiera de los
campos de la base, indistintamente del modo en que estn ordenados. Permiten hacer
bsquedas con varios criterios distintos (de este autor y con fecha de publicacin posterior a
esta ), bsquedas combinadas ( de tal autor o de tal otro ), contrarias ( que no sean de este
autor ), etc. Deshacer la bsqueda es igual de rpido.

Una vez hecha la extraccin, el programa nos permite realizar los mismos procesos que con el
total de la base de datos (ordenarlos, informes) pero ejecutados nicamente sobre los
registros extrados.

Formularios e informes

En las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. Esto no quiere
decir que deban tener esta forma de presentacin en la pantalla a la hora de introducir datos
o extraerlos, ni que haya que imprimirlos as.

Aqu es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares, pero
tienen una funcin diferente. Bsicamente los formularios son presentaciones hechas para
mostrar los datos en pantalla, mientras que los informes estn pensados para imprimirlos.

Formularios

Cualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos
muy diferentes. Esto tiene motivos funcionales y estticos.

Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de

distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho ms sencillo trabajar con ellas. Al
mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados campos.

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Esto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del ejemplo de
la Facultad. En este tipo de bases de datos no interesar que todos los usuarios vean todos los
datos.

Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia ms agradable a la presentacin de
los datos que hace que el trabajo con ellos sea ms cmodo, permitiendo insertar datos,
modificarlos, o eliminar algn registro.

Informes

Los informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. Los gestores
de base de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre textos con
cualquier formato de tal forma que generan de modo automtico cartas, etiquetas postales,
listados.

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 Cmo crear un fichero de base de
datos?

Se selecciona Base de datos en blanco y se pulsa Aceptar. Aparecer otro cuadro de

dilogo en el que se dar nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un
nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla
con facilidad posteriormente.

Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botn Crear. Aparecer la ventana

de Access.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestaas se
accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas,
formularios, informes, macros y mdulos.

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 Las tablas

Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas.
Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrn la informacin, es decir
establecer la estructura que almacenar la informacin.

Cmo crear una tabla?

Para crear una tabla se selecciona el botn Tablas y aparecern las diferentes opciones
que presenta Access para crear una tabla:

Crear en Vista Diseo: permite crear los campos manualmente y configurar el

diseo de la tabla.
Crear desde Asistente para tablas: el asistente pide las caractersticas de los
campos y de la tabla y la genera automticamente.
Crear ingresando datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera
fila de la tabla aparecen los ampos: Campo 1, Campo 2 sobre los cuales se escriben
los nombres de los campos.

Las Vistas de la tabla

Las tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo
cambia el aspecto de la tabla, sino que adems varan el men y la barra de herramientas:

Vista Diseo Vista Hoja de datos

Desde esta vista se disean los campos pero no se Desde esta vista no se pueden modificar el tipo de
pueden introducir datos. Si se desea introducir datos que contienen los campos o su descripcin.
datos, se pulsa el botn se abrir la vista Hoja de
datos. El aspecto es parecido a una hoja de clculo
Para realizar cambios de este tipo se tiene que
en la cual los encabezados de las columnas son los
pasar a introducir los datos pulsando el botn
nombres de los campos y cada fila es un registro.
Vista.

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 Vista Diseo

Se elige Crear una tabla en Vista Diseo aparecer la siguiente ventana, que nos
permitir manipular los tipos de datos a cargar en cada variable o campo.

En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de
datos que ha elegido automticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada
columna se introducen diferentes caractersticas del campo:

Nombre del campo: los nombres de los campos.

Tipo de datos: texto, numrico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.

Descripcin: en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su

finalidad.

Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la

apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.
En este manual se va a crear una base de datos de la Facultad. Se ha empezado con la tabla
de los alumnos pero no se han introducido todos los campos. Faltan los campos: sexo, fecha
de ingreso, lugar de nacimiento, telfono, mail, etc.

En la figura anterior ya estuvimos definiendo condiciones de la estructura de la Tabla, en el

campo CFSOC, establecimos Tamao del campo, la obligatoriedad de cargar un dato

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(Requerido), y la regla que deben cumplir los datos que se carguen (Regla de validacin),
entre otras posibilidades para evitar la carga de datos erroneos.

Una vez definida la estructura a grandes rasgos de la Tabla Alumnos procedemos a guardarla.
al monento de establecer el nombre de la misma. Access revisar la existencia o no de una
clave principal que ordene y organice la Tabla en cuestin.

La clave principal

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este
campo identifica cada registro del campo de manera nica. De modo que no se podrn
introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos (vacios) en los campos de la clave
principal.

Para la tabla alumnos se tiene que pensar que campo no se repite. Podra ser el campo nombre,
pero el nombre no es algo nico. Los campos nombre y apellidos juntos tambin se podran
repetir en algn caso. De modo que lo ms indicado es crear un cdigo nico para cada alumno,
o utilizar el nmero de documento como dato unico que identifica al registro (DNI).

Es decir los datos de un alumno no aparecern repartidos en tres veces, sino en una sola vez,
de forma que cuando se quiera consultar el estado de un alumno se tendr la seguridad de
que ah estn todos sus datos.

Se puede realizar esta operacin desde el Men Edicin|Establecer Clave Principal.

No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente
hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de dilogo
pidiendo que se establezca:

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Si se elige la opcin " Si", Acces crear automticamente un campo Autonumrico que ser la
clave principal.

Tipos de clave principal

En Microsoft Access existen tres tipos de clave principal: Autonumrico, Campo simple
y Campos mltiples. En nuestro caso particular nos quedaremos con el establecimiento manual
de la Clave principal en base a asignarle al campo DNI dicha caracterstica, como se detalla en
el 2do punto.

Claves principales de Autonumrico

Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca

automticamente un nmero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla.

Designar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma ms sencilla de
crear una clave principal.

Cuando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft
Access pregunta si se desea que cree una clave principal automticamente. Si se contesta
afirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Autonumrico.

Claves principales de Campo simple

Si se tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin

o nmeros de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal.

Si el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o Nulos, Microsoft
Access no establece la clave principal.

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Guardar y repetir las opciones correspondientes a nuestra segunda tabla que terminara
conformando el motor de bsqueda de relaciones en nuestra base de datos.

Seguimos armando la estructura para nuestra Base de Datos Relacional. Nuestra segunda
tabla nos permitir generar la relacin para evitar cargar repetidamente la Carrera que cursa
en la Facultad cada uno de los alumnos registrados.

Si en la primer Tabla, el campo Carrera (CFSOC) contena la indicacin en un cdigo simple,

pero cdigo al fin, estamos en la necesidad de clarificar ese codigo para los futuros trabajos
dentro de la Base de Datos.

Para esto nos vemos en la necesidad de crear una Segunda Tabla para relacionarla con la Tabla
Alumnos.

Entonces, nuestra segunda tabla tendr solamente dos campos (CFSOC; Detalle) en el primer
campo repetiremos las caractersticas de nuestra primera tabla, con el agregado de convertir
este campo en Clave Principal de la Tabla. El segundo campo est destinado a la denominacin
completa de la carrera que cursa en la Facultad.

Procedemos a guardar nuestra Tabla con el nombre de Cdigo de Carrera.

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 Carga de datos por medio de
formularios

La introduccin de los datos directamente sobre las tablas es bastante incmoda. No

slo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino
que adems los registros estn uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se
pueden introducir datos que no correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introduccin de datos en las tablas de una forma ms sencilla y
ms limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen
en la tabla a travs de los formularios.

Las tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de recogerla. Para que las
tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los
formularios, las tablas se actualizan.

Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de
forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o tambin se puede disear un formulario
con un formato totalmente personalizado.

En una base de datos se puede crear ms de un formulario basado en una misma tabla. Un
formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de
diferentes tablas.

Entonces siguiendo el desarrollo de nuestro ejemplo crearemos un formulario destinado a

ingresar datos en la Tabla Alumnos.

Debido a la complejidad que posee la creacin de un formulario desde la vista diseo, (la
misma que usamos para crear la Tabla Alumnos), nos valemos en este caso del Asistente para

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la Creacin de Formularios. En la Ventana de la Base de Datos, seleccionamos la pestaa
de Formularios y la opcin Crear un formulario utilizando el asistente.

El asistente no ir guiando en base a preguntas en la creacin del Formulario. Hay que tener
en cuenta que este Formulario que estamos creando tiene por finalidad la carga de datos en
la Tabla Alumnos, por consiguiente se deben incorporar todos los campos al formulario.

Una vez incorporados los campos que formarn parte del Formulario nos queda por definir la
distribucin del mismo. Las distintas opciones de Distribucin tienen por finalidad la
presentacin en pantalla de los datos registrados en la Tabla. Podemos ver que a grandes
rasgos hay dos formas preponderante para la presentacin de pantalla de los datos. Pueden
ser vistos en forma individual, es decir un registro por pantalla, las opciones EN
COLUMNA o JUSTIFICADO, apuntan a esta opcin de un registro por pantalla. Mientras que las
opciones de TABULAR o HOJA DE DATOS presentarn todos los registros que quepan en
pantalla y habr que navegarlos con las barras de desplazamiento que se agregaran en forma
automtica.

Luego de definida la distribucin del formulario hay que definir el diseo y el nombre del
formulario por defecto asumir el nombre de la tabla en la que est basado.

Ya estamos en condiciones de ingresar registros en la tabla por medio del Formulario Alumnos.

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Si avanzamos en la carga y tratamos de incorporar un registro que en algunos de sus campos
contiene un valor errneo y que en el armado de la estructura de la Tabla Alumnos, definimos
que no era posible cargar, aparecer un cuadro de dilogo informndonos que ese dato no
cumple con las Reglas de Validacin y devolver el Texto de Validacin antes definido. En
nuestro ejemplo la sigla "FG" no corresponde a ninguna carrera de las que se dictan en la
Facultad. Hasta no corregir el dato no podremos avanzar en la carga del siguiente registro.

En el caso de nuestra otra Tabla Cdigo de Carrera, no har falta crear un formulario ya que
se pueden ingresar los cinco registros pautados sin ningn inconveniente.

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 Consultas

Consultas a la base de datos

La consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados

pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es
la "Hoja de respuestas dinmica"; en esta hoja se encuentra la informacin extrada de las
tablas. Pero la informacin no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando
almacenada en las tablas.

En determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la

consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene informacin.
La consulta muestra lo que la tabla almacena segn los criterios solicitados.

Qu puede hacer una consulta?

Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas
creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles para obtener
informacin son muchas.

Modificar los datos de las tablas: aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas,
y permite modificar, eliminar o aadir registros nuevos. Tambin se puede utilizar una consulta
para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas.

Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea
ver.

Seleccionar registros: una consulta se puede concretar hasta el punto de ver slo un
registro.

Realizar clculos: se pueden realizar clculos con los campos mostrados en la consulta. Por
ejemplo contar el nmero de registros seleccionados o acumular totales. Se crearn campos
nuevos: campos calculados que contendrn el resultado del clculo.

Para crear nuevos formularios, informes o consultas: partiendo de los datos obtenidos
en una consulta se pueden crear nuevos elementos.

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Tipos de consultas

Consulta de seleccin

Entre otras disponibles las Consulta de seleccin es la ms sencilla, en ella se indican

unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de
respuestas dinmicas, esta parece una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla
o de varias tablas segn los criterios de la consulta.

Aunque la hoja de respuestas dinmica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas
a travs de ella.

Cmo crear una consulta?

Al seleccionar el cuadro de dilogos de consultas aparecern estas opciones que

ofrece Access para crear una consulta:

1. Crear una consulta en Vista diseo: permite realizar una consulta sin la ayuda del
asistente.

2. Crear una consulta utilizando Asistente: crea una consulta automticamente, segn los
campos seleccionados.

Como la realizacin de las distintas consultas a las Tablas que forman parte de nuestra Base
de Datos sern bastantes sencillas trabajaremos con la creacin de consultas en Vista Diseo,
ya que tenemos nosotros poseemos control absoluto sobre la base de datos que hemos
diseado.

Inmediatamente debemos definir sobre que tablas ser realizada la consulta, en el cuadro de
dilogo elegiremos cul o cules sern las tablas que formarn parte de esta consulta. Como
habamos definido anteriormente Claves principales en las dos tablas que forman parte de

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nuestra Base de Datos al incorporarlas en la nueva consulta veremos que ambas Tablas se
relacionan automaticamente. As podremos realizar consultas (bsquedas) por algn criterio
presente en una Tabla (Carrera) para que nos muestre valores coincidentes con ese criterio
en la otra Tabla (Alumnos).

El aspecto de la ventana de una consulta es este: vemos que la ventana se divide en dos
secciones:

La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.

La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta
seleccionada.

Para incorporar nuevos campos para que sean visualizados en la Consulta debemos seleccionar
el campo en la ventana superior dentro de una de las Tablas disponibles para la Consulta y
con un doble click de maouse se incorporan a la ventana inferior y forman parte de los campos
involucrado en la Consulta.

El proceso de creacin de los criterios con los que trabajaremos en nuestra Consulta es muy
simple. Adems en las consultas hay un elemento que da la opcin de que un criterio de
seleccin se vea o no. Esta opcin es Mostrar.

Criterios

En esta casilla se introduce la condicin/es que debe cumplir un campo para que el
registro aparezca en la respuesta a la consulta.

Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresin de la casilla criterios. Dentro

del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden
introducirse en uno o ms campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un
mismo campo.

No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera
pedir al programa.

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Establecer criterios

Dentro de la casilla criterio se escribe una expresin, bien de texto, numrica o

numrica con operadores. Si no se incluye ningn operador con la expresin (texto o nmero)
el programa acta como si el operador fuera "=", y slo habr resultado en la bsqueda si
existe un registro idntico a la expresin del criterio.

Gracias a los operadores, adems de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a
las bsquedas dentro de los registros.

Rangos de valores

Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores:

Entre...Y : por ejemplo para seleccionar los pacientes mayores de 18 aos pero menores de
50. En la casilla Criterios se escribir: Entre 18 Y 50.

<,>,>=,<=,<>: operadores de comparacin.

Varios criterios

En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el mismo

rengln el programa buscar un registro que cumpla todos los criterios.

El criterio Y se puede utilizar en un mismo campo: >80 Y <100

En un mismo campo: criterio O: cuando se pone un criterio en la casilla "Criterio", otro en

la casilla o , y si se quiere ms criterios en las filas de debajo. El programa buscar un registro
que cumpla al menos uno de los criterios.

Este criterio tambin se puede utilizar en distintos campos:

Seleccionar los registros que o el campo Carrera sea Relaciones del Trabajo, o bien el campo
edad sea mayor de 18.

Los comodines

Se utilizan para buscar datos genricos, que empiezan por una letra, que terminan por
otra...

* representa cualquier nmero de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen
por *ez. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos
nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio: Como *Luis* o Como * + Luis + *.
Access agregar las comillas.
? representa un solo carcter, por ejemplo Jimenez/Gimenez: ?imenez.
# representa cualquier dgito en la posicin especificada. Por ejemplo: 12#45, el programa
buscar un registro en el cual los dos primeros dgitos sean 12 y los dos ltimos 45.

Al introducir una expresin con uno de estos tres operadores, Access aadir automticamente
el operador "Como".

Fecha actual

Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una
empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese da.

En criterios se escribe Fecha()

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Nuestra Consulta

Entonces en nuestro ejemplo la Consulta tiene por finalidad presentar los registros
correspondientes a los alumnos que figuran en las Tablas que cumplem con el criterio de estar
inscriptos en la Carrera de Relaciones del Trabajo.

Como estamos trabajando con Tablas relacionadas entre si, por un campo especifico, (CFSOC)
tendremos que prestar atencin a los datos que queremos presentar en pantalla como
resultado de la Consulta. As que cuando seleccionamos los campos que van a ser presentados
seleccionamos el CFSOC de la Tabla Alumnos que es el campo que contiene la informacin
referida a cada registro y que nos dar la pauta de cul carrera es en la que se encuentra
inscripto. Dado que este campo se encuentra codificado por las siglas "RT", "CS", "TS", "CC" y
"CP", habra que disear algn instructivo que puede decodificar esa informacin para el
usuario no habituado a ese cdigo.

Por esta razn en nuestra Consulta este campo se utiliza para la seleccin de registros, pero
no se presenta a la vista, se destilda la opcin Mostrar en la vista diseo de la Consulta, en
el campo CFSOC. Pero se agrega el campo Detalle de la Tabla Cdigo Carrera que contiene el
nombre completo y conocido por todos los usuarios de la Carrera en que se encuentra inscripto
el registro.

Luego para ejecutar la Consulta podemos clickear el Smbolo de admiracin rojo en la barra
de botones de Access o bien pasar a la vista Hoja de datos, que nos permitir ver los registros
de los campos que fueron seleccionado y que cumplan con los criterios seleccionados. En la
misma forma que accedemos a la Vista Hoja de datos podemos volver a la Vista Diseo para
poder introducir cambios en la consulta en la cual estamos trabajando.

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De la misma manera podemos sumar campos y criterios para que sea ms especifica nuestra
bsqueda de datos coincidentes en la Consulta. En nuestro ejemplo podemos agregar a la
consulta el campo FN, (Fecha de Nacimiento) para poder listar los datos de los alumnos que
al 01/01/07 tengan 25 aos cumplidos, como no est registrada la edad en la tabla, tendremos
que realizar la operacin de calcular quienes a la fecha establecida puedan tener 25 aos
cumplidos. En este caso aquellos alumnos que hayan nacido antes del 01/01/82. Por lo tanto
el criterio a incorporar en el campo FN ser: <01/01/82. Cuando mayor sea la cantidad de
criterios establecidos en una consulta menor ser la cantidad de registros listados. Puede llegar
el caso en el cul no haya ningn registro coincidente con los criterios, as que habr que rever
los criterios establecidos para realizar la consulta.

Vale la pena recordar que los criterios que se establecen en los distintos campos o variables
se presentan en una misma linea de criterios y que por lo tanto la conexin entre ellos se da
por medio de la funcin "Y", es decir que tiene que cumplir con el primer criterio, tambin con
el segundo y con los sucesivos para quedar seleccionado y aparecer en la Vista hoja de datos.
Si queremos que cumplan con algunos de los posibles criterios habr que trabajar con la
funcin "O" y en ese caso los criterios se explicitaran hacia abajo en el campo correspondiente
en el cuadro de creacin de la consulta. Es decir debajo del primer criterio establecido en ese
campo.

Los usuarios avanzados podrn realizar acciones ms complejas especficas valindose de las
herramientas de programacin que trae incorporado el programa (Access), con los Mdulos y
Macros para ajustar las funciones de gestor de Base de Datos a aplicaciones exclusivas.

La finalidad del presente manual es presentar en forma sencilla las principales caractersticas
de un gestor de Base de Datos, en este caso Microsoft Access. Y que, orientado a ejercicios
sencillos pueda facilitar el manejo de Base de Datos a los alumnos de la Materia.

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