Caracterizacion Gestion de Talento Humano v6

Cdigo: 770.12.
09-1
Versin: 06
CARACTERIZACIN DE PROCESO
GESTN TALENTO HUMANO Fecha: 09/06/2016
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ELABOR REVIS APROBO

ENLACE SIG DE GESTIN TALENTO HUMANO COORDINADORA GRUPO DE GESTIN DE TALENTO SECRETARIO GENERAL
HUMANO
TIPO DE PROCESO Estratgico _______ Misional ______ Apoyo X Seguimiento y Control _______
RESPONSABLE Coordinador Grupo Talento Humano

Planear, organizar, ejecutar y controlar las acciones relacionadas con la administracin y el desarrollo del Talento
Humano al servicio de la Unidad, en pro del mejoramiento continuo, la satisfaccin del personal y el desarrollo
OBJETIVO institucional, que permita contar con servidores idneos y competentes, en un ambiente clido de trabajo, para
atender la misin y objetivos de la Entidad.
Inicia con el anlisis y evaluacin de las necesidades de provisin del talento humano y finaliza con la
ALCANCE formulacin e implementacin de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
ENTRADAS SALIDAS
ACTIVIDADES
PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE
PLANEAR
Normatividad
Necesidades de provisin
de empleos de libre
Gobierno Nacional nombramiento y remocin Plan Anual de Vacantes.
Comisin Nacional Necesidades de provisin Reglamentacin o Sistema de Informacin y
del Servicio Civil de empleos de carrera Analizar y evaluar las lineamientos de gestin de Gestin del Empleo Pblico
Departamento administrativa necesidades de provisin de novedades o situaciones Departamento Administrativo
Administrativo de la Necesidades de provisin la planta y del Talento administrativas. de la Funcin Pblica
Funcin Pblica de empleos de carrera Humano Cronograma de recepcin Todos los procesos de la
Todos los procesos mediante nombramiento de novedades, liquidacin y Unidad
de la Unidad provisional entrega de nmina y
Necesidades de provisin prestaciones sociales.
temporal de los empleos
Novedades administrativas
de personal.
Gobierno Nacional Normatividad Definir planes programas y Anteproyecto de Proceso de Planeacin
Comisin Nacional del Necesidades de acciones para la Presupuesto con las Estratgica
Servicio Civil Capacitacin. administracin y desarrollo necesidades del proceso Todos los procesos de la
Departamento Necesidades de Desarrollo integral del Talento Humano. para la Vigencia. Unidad
Administrativo de la Funcin humano y bienestar social. Programa Anual de
Pblica Resultados de la evaluacin Bienestar Social e
Todos los procesos de la de desempeo y valoracin incentivos
Entidad de competencias.
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HUMANO
ENTRADAS SALIDAS
ACTIVIDADES
Novedades administrativas Plan Estratgico de Talento
de personal. Humano
Acciones Correctivas y Manual del Sistema de
Preventivas. Gestin de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
Cronograma anual del
Sistema de Gestin de
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Cronograma de Evaluacin
de desempeo y la gestin
(Libre nombramiento y
Remocin y Carrera
Administrativa).
Plan Institucional de
Capacitacin
Formular el plan de accin y el Plan de accin Direccionamiento
Directrices del DNP
Gobierno Nacional plan de adquisiciones de la Plan de adquisiciones Estratgico
Plan Nacional de Desarrollo
Departamento Nacional de correspondiente vigencia, de Planeacin Estratgica
Plan Estratgico Sectorial
Planeacin - DNP acuerdo con las necesidades Seguimiento y Mejora
Plan Estratgico
Direccionamiento del proceso. Evaluacin Independiente
Institucional.
Estratgico Gestin Financiera
Anteproyecto de
Planeacin Estratgica Gestin Contractual
presupuesto
Gobierno Nacional y Direccionamiento
Identificar la normatividad
Territorial Normatividad Normograma Estratgico
aplicable al proceso
Gestin Jurdica Gestin Jurdica
HACER
Planta de personal
Gestionar la vinculacin y
Gobierno Nacional actualizada mensualmente.
Normatividad desvinculacin de los Todos los procesos de la
Comisin Nacional del Actos administrativos de
Plan Anual de vacantes. servidores pblicos. Unidad
Servicio Civil vinculacin o
desvinculacin.
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HUMANO
ENTRADAS SALIDAS
ACTIVIDADES
Departamento
Administrativo de la Funcin
Pblica
Proceso de Gestin del
Talento Humano
Normatividad
Reglamentacin o
Gobierno Nacional Actos administrativos de
lineamientos de gestin de
Comisin Nacional del novedades y situaciones
novedades o situaciones
Servicio Civil Gestionar las novedades y administrativas.
administrativas.
Departamento situaciones administrativas Nmina mensual del
Actos administrativos de Todos los procesos de la
Administrativo de la Funcin del Talento Humano y personal Liquidada y
vinculacin o Unidad
Pblica elaborar la nmina mensual. entregada al Grupo de
desvinculacin.
Proceso de Gestin del Gestin Financiera y
Cronograma de recepcin
Talento Humano Contable.
de novedades, liquidacin y
entrega de nmina y
prestaciones sociales.
Normatividad.
Acuerdos de Gestin
Gua e instrumentos para la
Oficio de solicitud de
evaluacin
registro de carrera
Gobierno Nacional Plan de seleccin mediante Orientar y verificar que se
administrativa ante la
Departamento concurso de mritos para realice la Evaluacin del Comisin Nacional del
Comisin Nacional de
Administrativo de la Funcin proveer cargos de carrera desempeo de los Servicio Civil
Servicio Civil.
Pblica administrativa. funcionarios en perodo de
Evaluacin del desempeo
Planta de personal Plan de evaluacin del prueba, de carrera Proceso de Gestin del
Evaluacin trimestral (por
Todos los servidores de la desempeo de funcionarios administrativa y de libre Talento Humano
nombramiento y remocin. una vez) y anual del
Unidad de carrera administrativa.
desempeo para asignacin
Plan de evaluacin de
de prima tcnica en Hoja de
funcionarios en perodo de
Vida respectiva.
prueba.
Listas de asistencia
Proceso de Gestin del Plan Institucional de Ejecutar el Plan Institucional Todos los procesos de la
Evaluacin de la actividad
Talento Humano Capacitacin. de Capacitacin. Unidad
de formacin
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HUMANO
ENTRADAS SALIDAS
ACTIVIDADES
Informe de Gestin del Plan
Institucional de
Capacitacin
Lista de asistencia
Encuesta de satisfaccin
actividades de bienestar
Desarrollar el Programa
Proceso de Gestin del Plan Anual de Bienestar laboral Todos los procesos de la
Anual de Bienestar Social e
Talento Humano. Social e incentivos.
incentivos Informe de Gestin del Unidad
Programa Anual de
Bienestar Social e
incentivos.
Listas de asistencia
Informes de inspeccin
Manual del Sistema de
Planes de Emergencia.
Gestin de Seguridad y
Programa de autocuidado
Salud en el Trabajo. Ejecutar el Sistema de
Proceso de Gestin del Programas de seguridad y Todos los procesos de la
Cronograma anual del Gestin en Seguridad y Salud
Talento Humano. medicina preventiva Unidad
Sistema de Gestin de en el Trabajo
Seguridad y Salud en el Informe de Gestin del
Trabajo Sistema de Gestin en
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Acuerdo de Gestin
Evaluaciones del
desempeo Hoja de Vida actualizada
Proceso de Gestin del Actos Administrativos de Gestionar, orientar y verificar Reporte mensual de Proceso de Gestin
Talento Humano novedades y situaciones la actualizacin de las hojas actualizacin de Documental
Departamento administrativas de vida de los servidores informacin del personal. Departamento
Administrativo de la Funcin Actos administrativos de pblicos en el aplicativo Registro de aprobacin de Administrativo de la Funcin
Pblica vinculacin o SIGEP y la hoja de vida fsica la hoja de vida en el Pblica
desvinculacin. aplicativo SIGEP
Programa de actualizacin y
mantenimiento del SIGEP
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HUMANO
ENTRADAS SALIDAS
ACTIVIDADES
Atender las solicitudes de Todos los procesos de la
pasantes requeridas por las Unidad
Convenio de cooperacin
dependencias, teniendo en Afiliacin y resolucin pago Universidades
Todos los procesos de la acadmica
cuenta los convenios de de pasantes a la ARL Proceso de Gestin
Unidad Memorando de solicitud de
cooperacin acadmica Contractual
pasantes
vigentes y de los perfiles Administradora de riesgos
requeridos laborales
Diagnstico de necesidades
de actualizacin o Actualizar o modificar el Manual de funciones y
Todos los procesos de la Todos los procesos de la
modificacin del Manual de manual de funciones y competencias laborales
Unidad Unidad.
Funciones y competencias competencias laborales actualizado.
laborales.
Metodologa de Mapa de riesgos del
Administracin de Riesgos Identificar los riesgos, aplicar
proceso
los controles e implementar el
Metodologa de Mapa de Riesgos de Seguimiento y mejora
plan de respuesta a los
Direccionamiento identificacin de aspectos e Corrupcin Evaluacin independiente
riesgos, identificar los
Estratgico impactos ambientales Matriz de aspectos e Gestin Administrativa
aspectos e impactos
Evaluacin Independiente Procedimientos impactos ambientales Gestin de Talento
ambientales y los peligros y
Informes de Control Interno riesgos de seguridad y salud Matriz de riesgos de Humano
Informes de revisin por la en el trabajo seguridad y salud en el
direccin trabajo
Planeacin Estratgica Plan de accin y Ejecutar el plan de accin Registro del seguimiento Seguimiento y mejora
presupuesto aprobados mensual en SISGESTIN Evaluacin Independiente
para la vigencia Soportes de la ejecucin
de las actividades
VERIFICAR
Informe de Gestin del Realizar seguimiento,
Sistema de Gestin en monitoreo y anlisis del
Seguridad y Salud en el desarrollo, ejecucin y
Informes de ejecucin de
Gestin del Talento Trabajo. cumplimiento de las polticas,
los planes.
Humano Informe de Gestin del planes, programas y acciones Todos los procesos de la
Administradora de Riesgos Programa Anual de desarrolladas en la Unidad.
Laborales Bienestar Social. administracin del Talento
Humano.
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HUMANO
ENTRADAS SALIDAS
ACTIVIDADES
Seguimiento y Mejora Reportes de ejecucin
Presupuestal
Informe Gestin Plan
Estratgico de Talento
Humano
Evaluacin de desempeo y
la gestin (Libre
nombramiento y Remocin
y Carrera Administrativa).
Informe de Gestin del Plan
Institucional de
Capacitacin
Indicadores de desempeo
del proceso
Autoevaluar la gestin y
Informes de Gestin
desempeo del proceso a Direccionamiento
Planeacin Estratgica Plan de accin
travs del seguimiento a Tablero de control con los Estratgico
Direccionamiento Mapa de Riesgos
indicadores, monitoreo de resultados del proceso Seguimiento y Mejora
Estratgico Reportes de ejecucin riesgos y ejecucin Evaluacin independiente
presupuestal presupuestal
ACTUAR
Entes externos de control
Entes externos de control Elaborar e implementar las Direccionamiento
Informes de Gestin
Seguimiento y Mejora acciones correctivas, Planes de mejoramiento estratgico
Informes de auditorias
Evaluacin Independiente preventivas y de mejora Seguimiento y Mejora
Evaluacin Independiente
REQUISITOS DE LOS SERVICIOS Y/O REQUISITOS DE LOS CLIENTES

REQUISITOS DE LAS NORMAS
PRODUCTOS INTERNOS Y/ EXTERNOS
Efectuar la provisin de la Planta de personal de
NTCGP 1000:2009 acuerdo con su distribucin y perfiles requeridos. Internos
Los trmites asignados al Grupo de Gestin de
4.1 Requisitos generales Talento Humano deben ser solicitados con un
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HUMANO
4.2 Gestin documental tiempo mnimo de cinco (5) das hbiles para ser Dar respuesta oportuna a las solicitudes
4.2.1 generalidades resueltos. Para los trmites relacionados con la realizadas al proceso de Gestin de Talento
4.2.3 Control de documentos nmina deben ser reportados los primeros diez Humano.
4.2.4 Control de registros (10) das del mes. Atender las necesidades de bienestar,
5.2 Enfoque al Cliente El pago de la nmina mensual estar sujeto al capacitacin, buen cuidado - autocuidado y
5.5.3 comunicacin interna cronograma anual. seguridad y salud en el trabajo.
7.4 adquisicin de bienes y servicios Los Acuerdos de Gestin deben ser suscritos por Pago oportuno de la nmina y seguridad social.
7.4.1. Proceso de adquisicin de bienes y servicios la Direccin General y los Gerentes Pblicos Manejo, custodia y confidencialidad de hojas de
7.4.2. Informacin para la adquisicin de bienes y anualmente y hacer seguimiento cada cuatro vida, situaciones de salud y datos personales de
servicios meses. los servidores pblicos.
7.4.3. Verificacin de los productos y/o servicios Se debe realizar la evaluacin de desempeo a los
adquiridos funcionarios inscritos en carrera administrativa
8. Medicin, anlisis y mejora Externos
anualmente.
8.1 generalidades Las actividades desarrolladas en el marco del Plan
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos Dar respuesta oportuna a los requerimientos
Institucional de capacitacin y el Programa de
8.4 Anlisis de datos realizados por los entes de control y entidades
Bienestar e Incentivos deben ser evaluadas para
8.5.1 Mejora continua externas que realicen solicitudes al proceso.
establecer acciones de mejora.
8.5.2 Accin correctiva Cumplir con las disposiciones legales aplicables
Las actividades enmarcadas en el Sistema de
8.5.3 Accin preventiva. al proceso
Gestin de Seguridad y Salud en el trabajo deben
estar orientadas a los funcionarios, contratistas y
ISO 9001:2015 colaboradores de la Unidad.
La actualizacin de la Hoja de Vida fsica y en el
4.2 Comprensin de las necesidades y aplicativo SIGEP es responsabilidad de cada
expectativas de las partes interesadas funcionario y se tendr en cuenta para cualquier
5.2 Poltica trmite que se realice ante el Grupo de Gestin de
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la Talento Humano.
organizacin Dar cumplimiento a los procedimientos definidos
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades por el proceso y contar con los registros de su
6.2 Objetivos de la calidad y planificacin para ejecucin.
lograrlos Solicitar comisiones y autorizaciones de
6.3 Planificacin de los cambios desplazamiento con antelacin mnima de 5 das
7.1 Recursos hbiles a la fecha de desarrollo de la comisin o
7.2 Competencia autorizacin de desplazamiento.
7.3 Toma de conciencia Legalizar las comisiones y autorizaciones de
7.4 Comunicacin desplazamiento con mximo 8 das hbiles
7.5 Informacin documentada despus de realizada.
9.1 Seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin
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HUMANO
10.1 Generalidades Los servidores pblicos deben cumplir con los

10.2 No conformidad y accin correctiva deberes como servidores pblicos, con el manual
10.3 Mejora continua de funciones y las normas internas y externas
aplicables.
MECI 2015 Atender las obligaciones contractuales como
contratistas de prestacin de servicios vinculados
1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos a la Unidad y las normas internas y externas
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano aplicables.
1.2.1 Planes, programas y proyectos Los Operadores contratados por la Unidad deben
1.2.3 Estructura Organizacional cumplir con las polticas institucionales, la poltica
1.3 Componente Administracin del Riesgo del buen cuidado y el Sistema de Gestin de
2.1.1 Autoevaluacin del Control y Gestin Seguridad y Salud en el Trabajo.
2.1.3 Plan de Mejoramiento
3. Eje transversal: Informacin y Comunicacin
NTC ISO 14001: 2015
4.1 Requisitos generales

4.2 Poltica ambiental
4.3.1 Aspectos ambientales
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
4.3.3 Objetivos, metas y programas
4.4 Implementacin y operacin
4.5 Verificacin
4.6 Revisin por la direccin
NTC OHSAS 18001: 2007
4.1 Requisitos generales

4.2 Poltica SISO
4.3.1 Identificacin de peligros, valoracin de
riesgos y determinacin de controles
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
4.3.3 Objetivos y programas
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HUMANO
4.4.1 Recursos, roles, responsabilidad, funciones

y autoridad
4.4.2 Competencia, formacin y toma de
consciencia
4.4.3 Comunicacin, participacin y consulta
4.4.4 Documentacin
4.4.5 Control de documentos
4.4.6 Control Operacional
4.4.7 Preparacin y respuesta ante emergencias
4.5 Verificacin
4.6 Revisin por la direccin
NTC-ISO/IEC 27001
5. Liderazgo
6. Planificacin
6.1 Acciones para tratar riesgos y oportunidades
7.1 Recursos
7.2 Competencias
7.3 Toma de conciencia
7.4 Comunicacin
7.5 Informacin Documentada
8.1 Planificacin y control operacional
8.2 Valoracin de riesgos de la Seguridad de la
Informacin
8.3 Tratamiento de riesgos de la Seguridad de la
Informacin
9.3. Revisin por la Direccin
10. Mejora
10.1 No Conformidades y Acciones Correctivas
10.2 Mejora Continua
REQUISITOS GESTIN DEL
INDICADORES
LEGALES RIESGO
Eficiencia
Ver Normograma Ver Mapa de Riesgos Cdigo 11440: Trmite de comisiones y autorizaciones de desplazamiento gestionadas eficientemente
Cdigo 82562: Legalizaciones sin novedades para pago en financiera tramitadas eficientemente.
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HUMANO
Efectividad
Cdigo 546: Rotacin de personal analizada
Cdigo 547: Accidentes de trabajo analizados
Cdigo 548: Satisfaccin de los servidores pblicos en actividades de Bienestar social, capacitacin y
formacin evaluados.
Eficacia
Cdigo 11435: Porcentaje de la planta de personal cubierta
Cdigo 11436: Plan estratgico de Talento Humano 2016 ajustado y publicado
Cdigo 11437: Funcionarios de carrera y libre nombramiento y remocin evaluados
Cdigo 11438: Cdigo de tica divulgado
Cdigo 11439: Pgina web con la informacin del personal de planta actualizada
Cdigo 11442: Acuerdos de gestin 2015 evaluados y publicados
Cdigo 11443: Acuerdos de gestin 2016 formulados y publicados
Cdigo 11444: Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo implementado
Cdigo 11445: Plan Institucional de capacitacin y el programa de bienestar social e incentivos aprobado
y publicado
Cdigo 11446: Plan Institucional de Capacitacin implementado
Cdigo 11447: Programa de Bienestar e Incentivos implementado
Cdigo 11448: Plan de trabajo de un componente de clima laboral implementado
Cdigo 21451: Manual de funciones divulgado
RECURSOS
Humanos Tecnolgicos Infraestructura
Profesionales en el ncleo bsico del conocimiento Aplicativo para nmina Puestos de Trabajo.
de administracin, Ingeniero Industrial, Abogado,
Psiclogo, Trabajo Social, Fisioterapeuta, Aplicativo para comisiones y viticos Equipos de computacin, impresora, scanner,
Economista, Contador Pblico y Salud Ocupacional extensiones telefnicas.
SIGEP (Aplicativo del Departamento Administrativo
con conocimientos relacionados con
de la Funcin Pblica de uso obligatorio por parte
administracin, seguridad social, seguridad y salud Archivador de seguridad para Hojas de Vida.
de las entidades pblicas)
en el trabajo, capacitacin, estmulos e incentivos,
comisiones, desarrollo de personal, etc. Archivador de documentos.
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HUMANO
Tecnlogo o Tcnico Profesional en reas Aplicativo Ada mdulo seguridad y salud en el Insumos para el desarrollo del programa de escuela
Administrativas o del derecho, gestin de la trabajo de espalda
informacin, con conocimientos en carrera
administrativa, seguridad social, seguridad y salud
en el trabajo, situaciones administrativas, rea de
estmulos e incentivos, comisiones, desarrollo de
personal.
Auxiliar Administrativo con conocimientos en reas

Administrativas.
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HUMANO
ANEXOS
Anexo 1 Control de cambios
Versin tem del cambio Cambio realizado Motivo del cambio Fecha del
cambio
Se modifica el alcance, las actividades y productos
teniendo en cuenta el ciclo PHVA.
Se modifica la versin del MECI 2005 al 2013.
Alcance, actividades,
Se incluyen los nuevos procedimientos en los Mejora continua del proceso y
2 salidas, documentacin 27/05/2014
documentos relacionados. actualizacin de normativa
relacionada
Se incluye las polticas de Seguridad y Salud en el
Trabajo y la poltica de No fumadores y No consumo
de alcohol y drogas.
Se incluye el procedimiento de Monitoreo y medicin
del desempeo SST Requisito en la implementacin del sistema
Documentacin
3 Se ajusta el nombre del procedimiento de de gestin de seguridad y salud en el 16/09/2015
Relacionada
Formulacin y ejecucin del Plan de Capacitacin trabajo.
Documentos Se ajust nombre de los procedimientos

Mejora continua del proceso y
4 relacionados y requisitos relacionados, se incluye los programas de orden y 13/10/2015
actualizacin normativa
de la norma aseo y PARE y se actualiza el MECI 2014
El alcance del manual del Sistema
Se incluyeron los requisitos que aplican a este Integrado de gestin contempla tambin
Requisitos de las normas proceso correspondiente a la norma ISO contempla esta norma, por lo tanto hace
5 Polticas de Operacin 9001:2008. parte de los requisitos. 05/11/2015
Adicionalmente se incluyeron las dems polticas
de operacin. As mismo, las Unidad actualizo las
polticas.
Estructura del documento
Se modifica formato de caracterizacin
Actividades
Se actualiza los requisitos de la norma y la versin
Requisitos de la norma
de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 Mejora continua del proceso y
6 Requisitos de los 09/06/2016
servicios y/o productos Se incluye los requisitos de los servicios y/o actualizacin normativa
Requisitos de los clientes productos y requisitos de los clientes internos y
internos y externos externos
Cdigo: 770.12.09-1
Versin: 06
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HUMANO
Indicadores Se incluye los indicadores de eficiencia, eficacia y

Recursos efectividad del proceso de acuerdo con el plan de
accin
Se actualiza los recursos tecnolgicos y de
infraestructura

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RESPONSABLE Coordinador Grupo Talento Humano

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REQUISITOS DE LOS SERVICIOS Y/O REQUISITOS DE LOS CLIENTES

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10.1 Generalidades Los servidores pblicos deben cumplir con los

NTC ISO 14001: 2015

4.1 Requisitos generales

NTC OHSAS 18001: 2007

4.1 Requisitos generales

ELABOR REVIS APROBO

4.4.1 Recursos, roles, responsabilidad, funciones

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Auxiliar Administrativo con conocimientos en reas

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Anexo 1 Control de cambios

Documentos Se ajust nombre de los procedimientos

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Indicadores Se incluye los indicadores de eficiencia, eficacia y

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