Auditoria Farmaceutica

INTRODUCCIN
Las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos juegan un papel importante en la
sociedad guatemalteca, a travs de ellas se obtienen grandes beneficios como la adquisicin de
bienes para sanar enfermedades de una poblacin en general.
En toda entidad, la administracin tiene la responsabilidad de implementar controles adecuados
y la Auditora Administrativa, los evala con el objeto de descubrir su eficiencia y presentar
las conclusiones a travs del informe de auditora.
El motivo del trabajo, fue descubrir las causas desde el punto vista de una Auditora
Administrativa, por las que se hace necesario que la Auditora Interna realice una evaluacin
del cumplimiento de las polticas, procedimientos y controles existentes, para evitar la prdida
de mercadera e inconformidad en el despacho de pedidos con los clientes.
Para llevar a cabo la presente investigacin, preliminarmente se realiz un anlisis de la
institucin, en la cual se determinaron sus principales actividades y caractersticas esenciales
de la rama econmica en la cual se desenvuelve. Seguidamente se realizaron entrevistas con
los jefes de las reas que fueron objeto de estudio, aqu se realiz un cuestionario de Auditora
Administrativa a cada uno de ellos, para evaluar las polticas y procedimientos de sus
departamentos, toda la informacin se obtuvo a travs de las tcnicas de observacin, consultas,
indagaciones y confirmaciones. Se concluy con toda la informacin para luego elaborar el
informe respectivo.
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CAPTULO I
EMPRESA FARMACUTICA MEDIFARMA S.A.
La Empresa de produccin y distribucin de productos farmacuticos MEDIFARMA S.A.,
es el establecimiento farmacutico destinado a la elaboracin, importacin, distribucin y venta
de productos farmacuticos de venta libre, productos afines, material de curacin, equipo
mdico quirrgico e instrumental y reactivos de laboratorio para uso diagnstico.
Medifarma cree que la buena salud es importante para alcanzar cualquier meta. Por eso, desde
1964, asumio el reto de trabajar por la salud integral de los peruanos y de las personas de los
pases en los que opera.
Con su equipo de profesionales altamente calificados y sus infraestructuras tecnolgicas que
permiten cumplir con buenas prcticas de manufactura y los estndares internacionales
necesarios para el desarrollo de medicamentos y productos innovadores.
Desarrolla medicamentos y productos de marca propia e importaciones cuenta con el registro
de cerca de 1000 productos que ofrece a travs de diversos canales privados, pblicos y retail.
Su versatilidad para atender distintas especialidades farmacuticas los ha convertido en el
laboratorio lder en el mercado peruano, con una creciente presencia en el mercado
internacional.
1.1. Generalidades del Negocio
Comnmente las transacciones generales que realizan las empresas Distribuidoras de
Productos Farmacuticos son: Propios, importacin, exportacin y distribucin,
incluyendo toda clase de productos qumicos, medicinales, farmacuticos, y la
ejecucin de cualquier otra clase de operaciones que se relacionen con la industria y
comercio.
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1.2. Estructura Organizacional
Toda organizacin formal se conoce como una estructura de funciones o un
agrupamiento de actividades, las cuales son necesarias para lograr los objetivos o
metas de la institucin, la mejor forma de conocerla grficamente es a travs de los
organigramas.
Una entidad bien organizada le es fcil planificar y definir claramente el ambiente
interno y externo donde desarrollar sus actividades, de manera que cada persona
dentro de la empresa conozca cul es su trabajo a realizar y quin debe tomar las
decisiones en el momento oportuno para asumir la responsabilidad de los resultados.
El proceso de organizacin debe ser continuo en cuanto a las actividades. Deben estar
simultneamente bajo consideracin a todos los niveles para poder mantener a la
compaa dentro de un nivel de competitividad, especialmente cuando crece
aceleradamente.
La terminologa departamental que se acostumbra usar en las empresas, indica
relaciones jerrquicas entre divisiones, reas, departamentos, secciones y unidades,
entre otros.
La departamentalizacin funcional, es la base ms utilizada por la mayor parte de
empresas y sirve para organizar las actividades dentro de las mismas.
1.3. Actividades Que Realizan
Para lograr sus objetivos, las actividades estn enmarcadas por las funciones que
realizan las reas operacionales, tanto internas como externas; por ser muy extensas,
slo se mencionan las bsicas.
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1.3.1. Internas
Son aquellas que se llevan a cabo dentro de sus instalaciones, entre las ms
comunes estn: Depreciaciones, amortizaciones, elaboracin y pago de
planillas por sueldos a sus trabajadores, clculo y pago de impuestos, pagos a
proveedores, cobros a clientes, retencin de cuotas laborales, control de la
cartera de clientes, control de sus activos, recepcin de devoluciones sobre
ventas, pagos generales y registro contable de todas las transacciones
comerciales y financieras.
1.3.2. Externas
Son las que se realizan fuera de las instalaciones de la entidad, tales como:
Ventas, compras locales e importaciones, cobros a clientes, pagos a
proveedores locales y extranjeros, pagos de cuotas laborales y patronales,
pagos de impuestos y devoluciones sobre compras.
1.4. Productos Que Distribuyen
Existe una variedad de productos que ofrecen las empresas Distribuidoras de Productos
Farmacuticos en el mercado peruano, unos son de produccin local y otros
importados.
1.4.1. Locales
Normalmente son frmacos utilizados para seres humanos; tambin
comercializan productos de higiene personal, de belleza, cosmticos entre
otros, y se ofrecen a farmacias, almacenes y supermercados para ser adquiridos
por el consumidor final.
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1.4.2. Importados
La mayor parte de productos farmacuticos, hospitalarios y todo lo conformado
por equipo mdico provienen de otros pases, y se utilizan generalmente en
clnicas mdicas, sanatorios privados y hospitales nacionales entre otros.
En relacin a los frmacos es importante mencionar que la mayora de
laboratorios producen los mismos; sin embargo, a cada uno le asignan su
nombre comercial, para diferenciarlos en el mercado; pero en s, al
identificarlos por su nombre genrico tienen la misma funcin. En todo pas
para comercializar medicamentos para seres humanos, previamente deben ser
autorizados por una entidad reguladora normalmente estatal. En Per, le
corresponde al Ministerio de Salud y Proteccin Social.
1.5. Terminologa Farmacutica
Al realizar una Auditora Administrativa en una empresa Productora y Distribuidora
de Productos Farmacuticos, el Auditor Interno se encuentra con definiciones propias
a esa rama, por lo que se considera necesario mencionar las ms importantes.
2. AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Actualmente, la Auditora Administrativa se ha convertido en un campo comn para el
Contador Pblico y Auditor, a travs de ella se evala el funcionamiento de una
organizacin. Tambin aporta soluciones a la Direccin para lograr una administracin
eficiente y eficaz. Se entiende como Direccin al conjunto de ejecutivos que tienen a su
cargo dirigir la entidad.
Proporciona una informacin til que no puede encontrarse nicamente en las transacciones
contables, hoy en da inversionistas, accionistas, entidades de gobierno y pblico en
general, realizan investigaciones con el fin de establecer la calidad de la gestin
administrativa.
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2.1. Objetivos
Los principales objetivos de una Auditora Administrativa en una compaa
Productora y Distribuidora de Productos Farmacuticos son:
Conocer el grado de cumplimiento de las polticas, procedimientos y controles
existentes.
Asesorar a la administracin en la direccin efectiva de sus actividades.
Revelar los hallazgos encontrados y determinar las causas y efectos que inciden
en la toma de decisiones.
Evaluar los controles internos para establecer su efectividad.
Recomendar los mejores mtodos y procedimientos administrativos y tratar de
mantenerlos en un alto nivel de rendimiento.
Ayudar a maximizar las utilidades y mejorar los servicios.
Determinar reas donde puedan efectuarse economas sustanciales.
Encontrar debilidades en los manuales de polticas y procedimientos
administrativos.
Sugerir para economizar el esfuerzo humano a travs de la simplificacin de tareas.
2.2. Importancia
A travs de la Auditora Administrativa se conoce el cumplimiento de objetivos,
polticas, procedimientos y controles de la entidad, tambin proporciona una
evaluacin del desempeo del trabajo desarrollado por las distintas reas de la
institucin.
2.3. Ventajas
Las ms comunes que se obtienen entre otras, en las empresas Productoras y
Distribuidoras de Productos Farmacuticos son:
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Proporciona soluciones especficas a los problemas que afronta la administracin
en el desarrollo de su gestin.
Es una herramienta importante para evaluar el funcionamiento y desarrollo
administrativo de la institucin o parte de ella.
Funciona como un control preventivo que ayuda a la administracin de la compaa
para verificar el correcto cumplimiento de polticas, normas y procedimientos del
proceso administrativo.
2.4. Planeacin
La planeacin de auditora es el proceso de identificar lo que se debe hacer por
quin y cundo. Aun cuando la planeacin debe completarse antes de iniciar el trabajo
de campo, el auditor debe estar preparado para modificar los planes originales si
durante la aplicacin de los procedimientos de auditora se encuentra ante las
circunstancias no previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los
cambios significativos deben ser documentados
2.5. Diferencia entre Auditoria Administrativa y Auditoria Interna
Auditoria Administrativa Auditoria Interna

Forma parte de la estructura No forma Parte de la empresa.
administrativa de la empresa.
Se realiza nicamente en relacin La puede efectuar el Auditor Interno y
de dependencia. tambin las firmas de Auditoria Externa.
Se aplica a toda la empresa. Puede aplicarse a toda la empresa o en
reas especficas.
Es peridica. Es eventual.
Para su informe, normalmente no Para su informe, normalmente si es
es necesario dictamen. necesario dictamen.
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3. DIVISIN DE OPERACIONES
Toda Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, tiene su propia estructura y
actividades especficas. El Producto Farmacutico, Sociedad Annima como unidad de
anlisis cuenta con la Divisin de Operaciones, la cual tiene como funciones principales:
autorizacin de crditos, facturacin de pedidos, control de la cartera, almacenamiento y
resguardo de los inventarios, y la distribucin de pedidos a clientes a nivel nacional.
3.1. Departamento de Facturacin
Cuenta con una jefatura, un asistente, diez personas para facturar los pedidos, reporta
directamente a Gerencia de Operaciones y entre sus principales atribuciones estn:
Facturar los pedidos por ventas al crdito y al contado.
Tramitar en el departamento de crditos la autorizacin de pedidos.
Realizar anulaciones de facturas por diferentes conceptos.
Efectuar notas de crdito por devoluciones sobre ventas.
Atender a clientes personalmente y va telfono.
Tramitar en las dems reas internas la autorizacin de precios, descuentos y
bonificaciones de productos para su facturacin.
Reportar a Gerencia de Informtica cualquier desperfecto en el sistema electrnico
de datos.
3.2. Departamentos de Crditos
Cuenta con una jefatura, un subjefe, dos asistentes, una secretaria y seis auxiliares;
entre otras, sus atribuciones ms importantes son las siguientes:
Autorizar manualmente los pedidos por ventas al crdito.
Cargar nuevamente a la cuenta corriente, los cheques rechazados por los bancos.
Autorizar descuentos a clientes, sobre saldos pagados por anticipado.
Proporcionar informacin a clientes en relacin a sus saldos.
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Emitir estados de cuenta a solicitud de los clientes.
Realizar depsitos en los bancos del sistema por cobros a clientes.
Revisar notas de crdito y dbito, para cuadrar la cuenta corriente.
Entregar la documentacin necesaria a los Asesores Comerciales para que realicen
los cobros a clientes.
No autorizar pedidos a clientes con saldos morosos.
Realizar cobros a determinados clientes especficamente.
Revisar y conciliar la cuenta corriente.
Investigar y dar trmite a nuevas solicitudes de crditos.
3.3. Departamento de Bodega
Para su funcionamiento est formado por una jefatura, un asistente y un encargado para
cada seccin, el resto de personal es auxiliar de bodega, haciendo un total de treinta y
nueve personas; con el propsito de dar a conocer sus funciones principales, a
continuacin se describen las de cada una de sus reas.
rea de Recepcin y Chequeo
Recibir y revisar toda mercadera por compras.
Almacenar y ordenar por fecha de vencimiento los productos.
Proporcionar contraseas de pago por facturas a proveedores.
Realizar reclamos a proveedores por productos daados.
Proporcionar los medicamentos almacenados al rea de etiquetado.
No entregar contraseas de pago por facturas con productos daados.
Conservar el rea de trabajo limpia y ordenada.
rea de Etiquetado
Etiquetar todo producto vendido.
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Mantener los estantes completos de productos etiquetados.
Preparar los productos por volumen conforme a facturas.
Solicitar los productos almacenados al rea de recepcin y chequeo.
Almacenar y controlar todas las etiquetas por utilizar.
Recibir y revisar la mercadera por devoluciones sobre ventas.
Colocar todo producto etiquetado en los estantes.
rea de Preparado
Clasificar y ordenar toda factura recibida del departamento de facturacin.
Requerir la mercadera etiquetada al rea respectiva.
Preparar los medicamentos conforme a lo solicitado en las facturas.
Trasladar ordenadamente los productos preparados al rea de verificado.
Solicitar precios de productos al rea de etiquetado.
Preparar todo medicamento en buen estado.
3.4. Departamento de Distribucin
Con el propsito de lograr sus objetivos, cuenta con cuarenta y cinco personas en total,
entre ellas un jefe para el departamento y un encargado para cada seccin, el resto del
personal son empacadores y repartidores; entre sus atribuciones ms importantes de
cada una de sus reas, estn:
rea de verificado
Revisar fsicamente los productos preparados contra su factura.
Ubicar los pedidos preparados en sus rutas correspondientes.
Clasificar los pedidos de la ciudad y de los departamentos.
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Ordenar y recibir las facturas originales del rea de preparado.
Enviar las facturas con sus fotocopias respectivas a clientes preferentes.
Solicitar los pedidos urgentes al rea de preparado.
rea de empaque
Empacar los productos facturados para los departamentos.
Realizar la documentacin necesaria de los pedidos correspondientes.
Llamar a las empresas de transporte y entregarles la carga para su destino.
Registrar en el sistema electrnico de datos, las facturas despachadas a clientes de
los departamentos del pas.
Clasificar y ordenar los pedidos de acuerdo a las compaas de transporte.
Proporcionar informacin a los clientes va telfono en relacin a sus pedidos.
Recibir los pedidos rechazados por los clientes.
Asignarles empresa de transporte a los pedidos cuando no lo tienen.
rea de despacho
Distribuir los pedidos a clientes de la ciudad y sus municipios.
Registrar en el sistema electrnico de datos las facturas entregadas a los
repartidores.
Asignar y proporcionar una ruta a cada repartidor.
Recibir y darle solucin a los reclamos realizados por los clientes.
Proporcionar informacin a los clientes va telfono en relacin a sus pedidos.
Darle prioridad a los pedidos urgentes.
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Entregar los pedidos empacados para los departamentos, en las oficinas de las
empresas de transporte en la ciudad.
Auxiliar a los repartidores cuando tienen desperfectos los vehculos.
3.5. CAUSAS POR LAS QUE ES NECESARIO REALIZAR UNA AUDITORIA
ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES
Entre otras, la falta de capacidad y negligencia para conocer, analizar y dar soluciones
a problemas de importancia, tiempo de trabajo insuficiente para coordinar actividades,
la incapacidad para supervisar al personal en forma adecuada y la falta de delegacin
de autoridad y responsabilidad, son causas importantes y necesarias para realizar una
Auditora Administrativa en la Empresa Farmacutica MEDIFARMA S.A.
3.5.1. Falta de capacidad y negligencia para reconocer, analizar y solucionar
problemas de importancia
La incapacidad y falta de voluntad para enmendar problemas internos por los
jefes de departamentos, trae como consecuencia que las actividades realizadas
por el personal sean efectuadas en forma ineficiente, y por lo tanto, afecte el
proceso administrativo de la empresa.
3.5.2. Tiempo de trabajo insuficiente para coordinar actividades
En toda empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos, una de las reas ms
grandes dentro de su organizacin es la Divisin de Operaciones, en la cual se
desarrollan todos los procesos operativos. Es por esta razn que en las actividades
asignadas a los jefes de departamentos se deben establecer parmetros de tiempo
para evaluar el trabajo desarrollado por cada persona, con el propsito de cumplir
los objetivos deseados por la administracin.
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3.5.3. Falta de capacidad para supervisar al personal en forma adecuada
La incapacidad por los jefes de departamentos y encargados de reas, para
supervisar al personal en forma adecuada, perjudica el funcionamiento del
proceso administrativo en el rea de Operaciones de la Empresa Farmacutica
MEDIFARMA S.A.. Para nombrar a una persona en el puesto de jefe se deben
tomar en cuenta aspectos importantes, como sus cualidades, estudios y sobre
todo la experiencia que tenga para el cargo propuesto.
3.5.4. Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad
En toda empresa debe existir delegacin de autoridad y responsabilidad, caso
contrario, su funcionamiento no es efectivo. Se debe proporcionar confianza,
autoridad y responsabilidad a determinadas personas calificadas para obtener
los objetivos deseados en la Institucin.
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CAPTULO II
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL REA DE OPERACIONES DE LA

EMPRESA FARMACUTICA MEDIFARMA S.A
Lo que se pretende con esta auditoria es hacer una evaluacin del cumplimiento de polticas y
procedimientos existentes, para demostrar la necesidad que el departamento de Auditora
Interna de la Empresa Farmacutica MEDIFARMA S.A., realice una Auditora
Administrativa en la Divisin de Operaciones, debido a las diferencias en los inventarios e
inconformidad con sus clientes en el despacho de pedidos.
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Cules son las causas desde el punto de vista de una Auditora Administrativa, por las que
se hace necesario que el departamento de Auditora Interna, realice en el rea de
Operaciones que comprende los Departamentos de: Facturacin, Crditos, Bodega y
Distribucin, una evaluacin del cumplimiento de las polticas y procedimientos existentes,
que eviten la prdida de mercadera e inconformidad en el despacho de pedidos con los
clientes, en la Empresa Farmacutica MEDIFARMA S.A., en el ao 2014?.
2. ENTREVISTA PRELIMINAR
En esta fase se recolect la informacin necesaria para conocer los datos generales de la
entidad y aspectos esenciales que servirn de base para planificar el trabajo a realizar en la
Divisin de Operaciones, rea en la cual est enfocado el problema principal de esta tesis.
2.1. DATOS GENERALES DE LA COMPAA MEDIFARMA S.A.
Resumen de la escritura de constitucin y sus modificaciones: La compaa
Medifarma S.A., fue constituida en el ao 1964, con un capital autorizado y
pagado de S/. 1,200.000 dividido en 12,000 acciones ordinarias a S/.100.00 cada
una. Est registrada en la Superintendencia de Administracin Tributaria con el
Nmero de NIT. 253111-5 y su perodo fiscal es del 1 de enero al 31 de diciembre.
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Organizacin Estructural: Cuenta con diversas reas de trabajo, incluyendo la
Divisin de Operaciones, que es el rea objeto de estudio de esta auditora.
Actividad Principal: Se dedica especficamente a la Produccin, importacin,
exportacin, compra, venta y distribucin de productos y mercadera en general,
incluyendo toda clase de productos qumicos, medicinales, farmacuticos,
alimenticios.
Ubicacin geogrfica: Est situada en el Jr. Ecuador N 787 Lima - Per, dispone
de un amplio parqueo para sus vehculos de reparto y su ubicacin se considera
una zona estratgicamente bien definida para atender al mercado que tiene a nivel
nacional.
Funcionarios y Personal Clave: La Direccin y Administracin cuenta con
personal clave, a continuacin se mencionan algunos puestos importantes, Gerente
General Lic. Alfredo Lpez Melgar; Gerente Divisin de Operaciones Ing. Carlos
Mendoza y Jefe de Auditora Interna, Lic. Geovanny Morales.
Manuales de polticas, procedimientos y controles existentes: Se solicitaron los
manuales a la Gerencia de Operaciones para su examen y anlisis respectivo, de
acuerdo las caractersticas de cada rea.
Entidades Fiscalizadoras: La organizacin cuenta con un departamento de
Auditora Interna, quien fiscaliza las actividades y operaciones internamente,
adems segn comentario del Gerente General la Superintendencia de
Administracin Tributaria, ha revisado recientemente algunos rubros importantes
de los estados financieros.
Forma de dar Instrucciones: Se estableci que normalmente se dan verbalmente
y por escrito, para estas ltimas se utilizan los memorndum y los correos
electrnicos entre las reas internas de la institucin.
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2.2. DATOS GENERALES DE LA DIVISIN DE OPERACIONES
Reporta directamente a Gerencia General y est formada por una secretara y una
gerencia, quien es la mxima autoridad de la Divisin, adems tiene una jefatura para
cada departamento que la conforman.
Funcionarios y personal clave: Para obtener la informacin necesaria se
entrevist directamente al Gerente de la Divisin de Operaciones y a los jefes de
los departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.
Sistemas de trabajo: La facturacin, control de la cartera, almacenamiento de
inventarios y la distribucin de pedidos se registra a travs del sistema electrnico
de datos.
Informacin que se elabora y distribuye: La informacin generada a travs de
la facturacin, autorizacin de crditos, control de inventarios y despacho de
pedidos, se distribuye entre las dems reas internas de la entidad.
Problemtica que afronta actualmente: El problema principal en relacin a la
presente investigacin es la prdida de mercadera e inconformidad de clientes en
el despacho de pedidos.
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3. INDICE DE PAPELES DE TRABAJO
El Producto Farmacutico, S. A. PT No.: ndice General

Auditora Interna Hecho por: egm
Auditora Administrativa en el rea de Operaciones Fecha: 30-03-15 Formatted: Spanish (Latin America)
Perodo: Ao 2014 Revisado por: dem
Fecha: 30-03-15
DESCRIPCIN Referencia Pgina
Memorndum del Consejo de Administracin Memo 18
Plan de auditora Administrativa Plan AA 19
EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
Programa de Auditora DF-Prog. 21
Cuestionario de Auditora Administrativa DF-CI 1/1 22
Verificacin de las polticas y procedimientos DF-VER.1/5 23
Conclusin de las pruebas realizadas DF-VER.6/6 28 Formatted: Spanish (Latin America)
DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Programa de Auditora DC-Prog. 29
Cuestionario de Auditora Administrativa DC-CI 1/1 30
Verificacin de las polticas y procedimientos DC-VER.1/5 31
Conclusin de las pruebas realizadas DC-VER.6/6 36
DEPARTAMENTO DE BODEGA
Programa de Auditora DB-Prog. 37
Cuestionario de Auditora Administrativa DB-CI 1/1 38
Verificacin de las polticas y procedimientos DB-VER.1/5 39
Conclusin de las pruebas realizadas DB-VER.6/6 44
DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN
Programa de Auditora DD-Prog. 45
Cuestionario de Auditora Administrativa DD-CI 1/1 46
Verificacin de las polticas y procedimientos DD-VER.1/5 47
Conclusin de las pruebas realizadas DD-VER.6/6 52
17
4. MEMORNDUM DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN
El Producto Farmacutico, S. A. PT No.: Memo

Consejo de Administracin Guatemala, Hecho por: egm
C. A. Fecha: 30-03-15
Revisado por:
Fecha:
Memorndum
Per, Febrero 08 de 2015

A: Lic. Geovanny Morales, Jefe de Auditora Interna
De: Consejo de Administracin
Ref.: Diferencias en inventarios e inconformidad de clientes en el despacho de pedidos.
Debido a las diferencias en los inventarios y las inconformidades de los clientes en el

despacho de pedidos que se han presentado ltimamente, el Consejo de Administracin
de la empresa, ha considerado que son causas fundamentales para realizar una Auditora
Administrativa en la Divisin de Operaciones, que comprende los departamentos de
Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.
En consecuencia se le solicita lo antes posible, proceda a efectuarla y presentar a este

Consejo su informe correspondiente.
Atentamente,
Lic. Vctor Manuel Montes

Presidente
Consejo de Administracin
18
5. PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Medifarma, S.A. PT N. Plan AA

Auditora Administrativa en el rea de Operaciones Fecha: 16 03 15
Perodo: Ao 2004 Revisado por: bdm
Plan de Auditora Administrativa
La unidad de anlisis ser la Divisin de Operaciones de la Empresa Farmacutica Medifarma
S.A., la cual comprende cuatro departamentos.
Departamentos a examinar: Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin.
Campo de aplicacin: Determinar el cumplimiento de las polticas y procedimientos
existentes, implementados por la administracin.
Objetivos: Determinar las causas desde el punto de vista de una Auditora Administrativa, por
las que se hace necesario que el departamento de Auditora Interna, realice en el rea de
Operaciones, una evaluacin del cumplimiento de las polticas y procedimientos existentes,
debido a las diferencias en los inventarios e inconformidad con los clientes en el despacho de
pedidos.
Alcance: Evaluar las polticas y procedimientos existentes, en los diferentes departamentos
anteriormente descritos.
Control interno: Se evaluar a travs de cuestionarios de Auditora Administrativa los cuales
estn adoptados a las caractersticas y cualidades de cada uno de los departamentos a examinar.
Perodo a revisar: Ao 2014
Tcnicas para recabar informacin: Observacin, entrevista, consulta, indagacin,
confirmacin y recuento.
19
Mtodo a utilizar en la evaluacin: Los cuestionarios.
Miembros del equipo de auditora: Estar a cargo del Auditor Interno quien es Contador
Pblico y Auditor colegiado y un asistente.
Lugar y Fecha: La auditora se realizar en las instalaciones de El Producto Farmacutico,
Sociedad Annima y la fecha de ejecucin ser del 16 al 30 de marzo de 2015.
Recursos a utilizar: La administracin, proporcionar una computadora, dos escritorios,
papelera y tiles y otros que sean necesarios.
Responsabilidad de la auditora: El Auditor Interno de la entidad estar a cargo de la
auditora y tendr la autoridad necesaria para ejecutar el trabajo programado.
Con el propsito de obtener toda la colaboracin necesaria por parte del personal de las reas
objeto del examen, se les ha informado que se efectuar una Auditora Administrativa en las
fechas programadas.
Horario de Trabajo: El equipo de auditora trabajar de lunes a viernes de 8:00 a 17:00 horas
con una hora de almuerzo.
Fecha de Clausura: El trabajo se finalizar el 30 de marzo de 2015.
Presentacin del Informe: Se presentar al Consejo de Administracin de la Empresa
Farmacutica Medifarma S.A., con copia a Gerencia General, el da 31 de marzo de 2015 a
las 15:00 Horas en el auditrium de las instalaciones de la entidad.
20
6. EVALUACIN DE LAS POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS
6.1. DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
Medifarma, S. A. PT No.: DF-Prog.

Auditora Administrativa Fecha: 17-03-15
en el Departamento de Facturacin Revisado Por: bdm
Perodo: Ao 2014 Fecha: 18-03-15
Programa de Auditora
HECHO
No. OBJETIVOS REFERENCIA FECHA
POR
Evaluar las polticas y procedimientos
ms importantes en la facturacin de
los pedidos.
PROCEDIMIENTOS A REALIZAR
1 Realice un cuestionario de Auditora
Administrativa para evaluar las
polticas y procedimientos.
DF-CI 1/1 egm 21/03/2015
2 Seleccione un mes, tabule todas las

facturas emitidas durante este perodo
y realice las cdulas analticas
necesarias para verificar las polticas
y procedimientos en la facturacin de
los pedidos.
DF-VER.1/6 egm 21/03/2015

3 Realice una conclusin de las pruebas
realizadas al verificar las polticas y
procedimientos.
DF-VER.6/6 egm 21/03/2015
21
Medifarma, S.A. PT No.: DF-CI 1/1
en el Departamento de Facturacin Revisado Por: bdm
Cuestionario de Auditora Administrativa

Polticas y procedimientos
No. PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES

1 Se tienen incorporados los No se tienen
descuentos y bonificaciones en el incorporados.
sistema electrnico de datos? X
2 Se facturan las promociones En oportunidades no se
existentes? facturan por olvido de la
X persona responsable.
3 Los descuentos y bonificaciones Se facturan
se facturan automticamente? manualmente, lo cual da
X
lugar a equivocacin.
4 Cuando se otorgan precios
especiales en productos, stos
estn autorizados? X
5 Han existido cambios en las
polticas? X
6 Se tienen numerados y Se tienen facturas que
archivados todos los pedidos no cuentan con su
X
facturados? pedido correspondiente.
7 Se facturan todos los productos
solicitados por los clientes. X
8 Se tienen registrados todos los
clientes en el sistema electrnico
de datos? X
Jefe Departamento Auditora Interna
22
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Medifarma, S. A. PT No. DF-VER 1/6 Formatted ...
Formatted ...
en el Departamento de Facturacin Formatted ...
Revisado por: bdm
Perodo: Ao 2014 Fecha:22-03-15 Formatted ...
Formatted ...
Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos Formatted ...
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS. Formatted ...

Descuentos Bonificaciones Precios Pedido Productos Formatted ...
Cliente No. Fecha Valor S/. facturados facturadas especiales Autorizado Archivado facturados Formatted ...
Farmacia Oasis 9585 01/7/14 25,000 N/A N/A Formatted ...
Farmacia rbol 9586 01/7/14 25,000 N/A Formatted ...

N/A
Formatted ...
Farmacia Medin 9587 02/7/14 10,900 N/A N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Lpez 9588 02/7/14 18,000 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Len 9589 03/7/14 11,000 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Juana 9590 03/7/14 14,000
N/A Formatted ...
Farmacia Julin 9591 05/7/14 21,500 Formatted ...
N/A
N/A Formatted ...
Farmacia Luis 9592 05/7/14 25,000 N/A N/A Formatted ...
N/A
Farmacia Julia 9593 06/7/14 31,000 Formatted ...
N/A
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
23
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
en el Departamento de Facturacin Revisado por: bdm Formatted ...
Formatted ...
Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos
Formatted ...

Cliente No. Fecha Valor S/. facturados facturadas especiales Autorizado Archivado facturados Formatted ...
Farmacia Ahorro 9594 06/7/14 35,000 N/A
Formatted ...
Farmacia Elena 9595 07/7/14 20,000 N/A Formatted ...

N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Sol 9596 08/7/14 37,000 N/A N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Juan 9597 08/7/14 51,000 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Karen 9598 09/7/14 30,000 N/A N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Amalia 9599 10/7/14 18,000 N/A
Formatted ...
Farmacia Mares 9600 10/7/14 42,000 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Moza 9601 12/7/14 45,000 N/A Formatted ...
Farmacia Karla 9602 12/7/14 75,000 N/A Formatted ...
N/A N/A
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
24
Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Condensed by 2.5 pt
Formatted ...
en el Departamento de Facturacin Formatted ...
Revisado por: bdm
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Cliente No. Fecha Valor S/. facturados facturadas especiales Autorizado Archivado facturados
Formatted ...
Farmacia Eliseo 9603 13/7/14 28,000 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Glvez 9604 13/7/14 56,000 N/A N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Vilma 9605 14/7/14 14,000 N/A N/A N/A Formatted ...
Farmacia Carol 9606 14/7/14 37,800 N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Csar 9607 15/7/14 12,400 N/A
Formatted ...
Farmacia Jos 9608 16/7/14 86,000 Formatted ...
N/A
Formatted ...
Farmacia Sols 9609 17/7/14 13,000 N/A N/A N/A Formatted ...
Farmacia Valds 9610 19/7/04 68,000 Formatted ...
N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Rosa 9611 19/7/04 10,500 N/A N/A Formatted ...
25
N/A
Medifarma, S. A. PT No. DF-VER 4/6

en el Departamento de Facturacin Revisado por: bdm
Perodo: Ao 2014 Fecha:22-03-15
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS.

Descuentos Bonificaciones Precios Pedido Productos
26
Farmacia Dora 9612 20/7/14 29,000 N/A N/A N/A Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Condensed by 2.5 pt
Farmacia Nancy 9613 20/7/14 13,800 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Loyola 9614 20/7/14 24,600 N/A
Formatted ...
Farmacia Daniel 9615 21/7/14 43,000 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Ruth 9616 22/7/14 59,000 N/A N/A
N/A Formatted ...
Farmacia Silvia 9617 22/7/14 10,000 N/A Formatted ...
N/A
Formatted ...
Farmacia Felipe 9618 23/7/14 19,900 N/A N/A
N/A Formatted ...
Farmacia Paris 9619 23/7/14 36,000 Formatted ...
N/A
Formatted ...
Farmacia Sara 9620 24/7/14 24,000 N/A N/A
N/A Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Auditora Interna Hecho por: egm Formatted ...
Formatted ...
Perodo: Ao 2014 Formatted ...
Fecha:22-03-15
Formatted ...
Formatted ...
27
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS.
Pedido Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Descuentos Bonificaciones Precios Productos
Condensed by 2.5 pt
Farmacia Ana 9621 26/7/14 15,300 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Chuy 9622 26/7/14 26,000 N/A Formatted
N/A ...
Formatted ...
Farmacia Aura 9623 27/7/14 81,100 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Garza 9624 28/7/14 36,000 N/A N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Corzo 9625 29/7/14 18,000 N/A N/A Formatted ...
Farmacia Jess 9626 30/7/14 76,000 N/A Formatted ...
N/A
Formatted ...
Farmacia Elda 9627 31/7/14 53,000 N/A N/A Formatted ...
Farmacia Telma 9628 31/7/14 52,600 Formatted ...
N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Rudy 9629 31/7/14 28,000 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Fecha:22-03-15
Formatted ...
28
Cdula analtica de verificacin de polticas y procedimientos Condensed by 2.5 pt
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA FACTURACIN DE PEDIDOS. Condensed by 2.5 pt
Descuentos Bonificaciones Precios Pedido Productos Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Cliente No. Fecha Valor S/. facturados facturadas especiales Autorizado Archivado facturados Condensed by 2.5 pt
Farmacia Reyes 9630 31/7/14 23,000 N/A N/A Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Condensed by 2.5 pt
Farmacia Zulma 9631 31/7/14 46,000 N/A N/A Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Condensed by 2.5 pt
Farmacia David 9632 31/7/14 14,900 N/A N/A N/A Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Condensed by 2.5 pt
Farmacia Oscar 9633 31/7/14 98,000 N/A N/A N/A
Farmacia Alma 9634 31/7/14 26,000 Condensed by 2.5 pt
N/A N/A
Condensed by 2.5 pt
= Se cumple = No se cumple Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,

Condensed by 2.5 pt
CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de Condensed by 2.5 pt
las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el departamento de Facturacin, concluimos que Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
stas son satisfactorias. Condensed by 2.5 pt
Condensed by 2.5 pt
Condensed by 2.5 pt
Condensed by 2.5 pt
Condensed by 2.5 pt
Formatted ...
29
6.2. DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Medifarma, S.A. PT No.: DC- Prog.

en el Departamento de Crditos Revisado Por: bdm
HECHO
No. OBJETIVOS REFERENCIA POR FECHA
Evaluar las polticas y

procedimientos ms importantes en
la autorizacin de los crditos.

polticas y procedimientos.
DC-CI 1/1 egm 22/03/2015
2 Con la muestra seleccionada,

realice las cdulas analticas
necesarias y verifique el
cumplimiento de las polticas y
procedimientos en la autorizacin
de los crditos. DC-VER.1/6 egm 22/03/2015
3 Realice una conclusin de las

pruebas realizadas al verificar las
polticas y procedimientos. DC-VER.6/6 egm 22/03/2015
30
Medifarma, S. A. PT No.: DC-CI 1/1
en el Departamento de Crditos Revisado Por: bdm

Polticas y Procedimientos

1 Se tienen establecidos los plazos
para otorgar ventas al crdito? X
2 Cundo los clientes tienen saldos Se comprob que si
vencidos, se les autorizan ms se autorizan.
ventas. X
3 Se cobran las facturas en las En oportunidades los
fechas de vencimiento? X clientes cancelan
hasta dos y tres
meses despus que
se han vencido las
facturas.
4 Se otorgan descuentos por
pronto pago? X
5 Las ventas al crdito son Se comprob que los
autorizadas nicamente por el Jefe asistentes tambin
y Subjefe del departamento? X firman pedidos y ellos
no estn
autorizados.
6 Se tienen registrados todos los
clientes en el sistema electrnico
de datos? X
7 Se tienen ordenados todos los
documentos que amparan la cuenta
corriente de cada cliente? X
8 Se cobran intereses a los clientes Se comprob que no
por saldos morosos? X se cobran intereses
por saldos morosos.
31
32
PT No. DC-VER 1/6
Medifarma, S. A. Hecho por: egm
Auditora Interna Fecha: 22-03-15
Auditora Administrativa Revisado por: bdm
en el Departamento de Crditos Fecha: 23-03-15
Perodo: Ao 2014
Cdula Analtica de Verificacin de Polticas y Procedimientos
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN LA AUTORIZACIN DE LOS CRDITOS.

Das de Crdito Tiempo del Meses de Autorizado
Cliente No. Fecha Valor S/. crdito Vencimiento Cancelado crdito morosidad por
Farmacia Oasis 9585 01/7/14 25,000 30 01/08/14 02/08/14 N/A Jefe depto.
Farmacia rbol 9586 01/7/14 25,000 30 01/08/14 05/08/14 N/A Subjefe
Farmacia Medin 9587 02/7/14 10,900 60 02/09/14 02/09/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Lpez 9588 02/7/14 18,000 30 02/08/14 03/10/14 2.0 Jefe depto.
Farmacia Len 9589 03/7/14 11,000 60 03/09/14 18/11/14 N/A Subjefe
Farmacia Juana 9590 03/7/14 14,000 30 03/09/14 05/09/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Julin 9591 05/7/14 21,500 30 05/08/14 10/08/14 N/A Subjefe
Farmacia Luis 9592 05/7/14 25,000 30 05/08/14 01/08/14 N/A Asistentes
Farmacia Julia 9593 06/7/14 31,000 30 06/08/14 05/08/14 N/A Jefe depto.
33
PT No. DC-VER 2/6
Perodo: Ao 2014

Farmacia Ahorro 9594 06/7/14 35,000 30 06/08/14 10/08/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Elena 9595 07/7/14 20,000 30 07/08/14 08/08/14 N/A Asistentes
Farmacia Sol 9596 08/7/14 37,000 60 08/09/14 03/09/14 N/A Subjefe
Farmacia Juan 9597 08/7/14 51,000 30 08/08/14 09/11/14 3.0 Jefe depto.
Farmacia Karen 9598 09/7/14 30,000 60 09/09/14 05/09/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Amalia 9599 10/7/14 18,000 60 10/09/14 25/10/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Mares 9600 10/7/14 42,000 30 10/08/14 10/09/14 N/A Subjefe
Farmacia Moza 9601 12/7/14 45,000 30 12/08/14 15/08/14 N/A Subjefe
Farmacia Karla 9602 12/7/14 75,000 30 12/08/14 10/08/14 N/A Jefe depto.
34
PT No. DC-VER 3/6
Perodo: Ao 2014

Farmacia Eliseo 9603 13/7/14 28,000 30 13/08/14 14/10/14 N/A Subjefe
Farmacia Glvez 9604 13/7/14 56,000 30 13/08/14 08/08/14 N/A Asistentes
Farmacia Vilma 9605 14/7/14 14,000 60 14/09/14 03/09/14 N/A Subjefe
Farmacia Carol 9606 14/7/14 37,800 30 14/08/14 15/08/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Csar 9607 15/7/14 12,400 60 15/09/14 14/09/14 N/A Asistentes
Farmacia Jos 9608 16/7/14 86,000 60 16/09/14 16/11/14 2.0 Jefe depto.
Farmacia Sols 9609 17/7/14 13,000 30 17/08/14 19/08/14 N/A Subjefe
Farmacia Valds 9610 19/7/14 68,000 30 19/08/14 26/08/14 N/A Jefe Depto.
Farmacia Rosa 9611 19/7/14 10,500 30 19/08/14 20/08/14 N/A Subjefe
35
Medifarma, S. A. PT No. DC-VER 4/6
en el Departamento de Crditos Revisado por: bdm

Farmacia Dora 9612 20/7/14 29,000 30 20/08/14 20/08/14 N/A Jefe Depto.
Farmacia Nancy 9613 20/7/14 13,800 30 20/08/14 22/08/14 N/A Subjefe
Farmacia Loyola 9614 20/7/14 24,600 60 20/09/14 22/09/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Daniel 9615 21/7/14 43,000 30 21/08/14 21/808/14 N/A Subjefe
Farmacia Ruth 9616 22/7/14 59,000 60 22/09/14 23/12/14 3.0 Jefe depto.
Farmacia Silvia 9617 22/7/14 10,000 60 03/09/14 05/09/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Felipe 9618 23/7/14 19,900 30 23/08/14 26/08/14 N/A Subjefe
Farmacia Paris 9619 23/7/14 36,000 30 23/08/14 24/08/14 N/A Asistentes
Farmacia Sara 9620 24/7/14 24,000 30 24/08/14 05/10/14 N/A Subjefe
36

Farmacia Ana 9621 26/7/14 15,300 30 06/08/14 29/08/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Chuy 9622 26/7/14 26,000 30 26/08/14 28/08/14 N/A Jefe Depto.
Farmacia Aura 9623 27/7/14 81,100 60 27/09/14 30/09/14 N/A Subjete
Farmacia Garza 9624 28/7/14 36,000 30 28/08/14 26/08/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Corzo 9625 29/7/14 18,000 60 29/09/14 30/09/14 N/A Jefe Depto.
Farmacia Jess 9626 30/7/14 76,000 60 30/09/14 02/10/14 N/A Asistentes
Farmacia Elda 9627 31/7/14 53,000 30 31/08/14 31/08/14 N/A Subjefe
Farmacia Telma 9628 31/7/14 52,600 30 31/08/14 01/09/14 N/A Asistentes
Farmacia Rudy 9629 31/7/14 28,000 30 31/08/14 15/11/14 N/A Subjefe
37

Cliente No. Fecha Valor Q crdito Vencimiento Cancelado crdito morosidad por
Farmacia Reyes 9630 31/7/14 23,000 60 30/09/14 25/09/14 N/A Jefe depto.
Farmacia Zulma 9631 31/7/14 46,000 30 31/08/14 30/08/14 N/A Asistentes
Farmacia David 9632 31/7/14 14,900 60 30/09/14 29/09/14 N/A Subjefe
Farmacia Oscar 9633 31/7/14 98,000 30 31/08/14 01/09/14 N/A Subjefe
Farmacia Alma 9634 31/7/14 26,000 30 31/08/14 15/10/14 1.5 Jefe depto.
= Se cumple = No se cumple
CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de
las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el departamento de crditos, concluimos que stas
son satisfactorias.
38
6.3. DEPARTAMENTO DE BODEGA
Medifarma, S. A. PT No.: DB- Prog.

en el Departamento de Bodega Revisado Por: bdm
HECHO
No. OBJETIVOS REFERENCIA POR FECHA Formatted: Centered

el manejo de los medicamentos.

polticas y procedimientos. DB-CI 1/1 egm 23/03/2015

procedimientos en el manejo de los
medicamentos. DB-VER.1/6 egm 23/03/2015

polticas y procedimientos. DB-VER.6/6 egm 23/03/2015
39
Medifarma, S. A. PT No.: DB-CI 1/1
en el Departamento de Bodega Revisado Por: bdm

No. PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES Formatted: Centered

1 Se envan productos vencidos a Se comprob que los
los clientes. clientes devuelven
productos por que les
X
faltan nicamente dos
y tres das para su
vencimiento.
2 Se retiran del inventario, los En oportunidades se
productos prximos a vencer con un retiran de los estantes
mes de anticipacin? X hasta que estn
vencidos.
3 Se tiene una poltica para retirar
del inventario los productos
obsoletos? X
4 Se realizan inventarios en forma
constante?
X
5 Se investigan las variaciones entre
los registros contables y los
recuentos fsicos? X
6 Se etiquetan los productos Los clientes
adecuadamente? devuelven los
X productos por mal
etiquetados.
7 Se despachan los productos
X
completamente?
8 Se verifica la cantidad de
productos contra factura?
X
40
Medifarma, S. A. PT No. DB-VER 1/6
en el Departamento de Bodega Revisado por: bdm
Perodo: Ao 2014 Fecha:24-03-15
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS.

Productos Productos Bien Productos Nota de devolucin
Cliente No. Fecha Valor S/. no vencidos completos etiquetados no daados Nmero Valor S/.
Farmacia Oasis 9585 01/7/14 25,000 825 2,500
Farmacia rbol 9586 01/7/14 25,000 N/A N/A
Farmacia Medin 9587 02/7/14 10,900 N/A N/A
Farmacia Lpez 9588 02/7/14 18,000 N/A N/A
Farmacia Len 9589 03/7/14 11,000 N/A N/A
Farmacia Juana 9590 03/7/14 14,000 N/A N/A
Farmacia Julin 9591 05/7/14 21,500 866 1,500
Farmacia Luis 9592 05/7/14 25,000 N/A N/A
Farmacia Julia 9593 06/7/14 31,000 N/A N/A
41
Medifarma, S. A. PT No. DB-VER 2/6
en el Departamento de Bodega Revisado por: bdm

Farmacia Ahorro 9594 06/7/14 35,000 N/A N/A
Farmacia Elena 9595 07/7/14 20,000 N/A N/A
Farmacia Sol 9596 08/7/14 37,000 N/A N/A
Farmacia Juan 9597 08/7/14 51,000 N/A N/A
Farmacia Karen 9598 09/7/14 30,000 N/A N/A
Farmacia Amalia 9599 10/7/14 18,000 N/A N/A
Farmacia Mares 9600 10/7/14 42,000 N/A N/A
Farmacia Moza 9601 12/7/14 45,000 N/A N/A
Farmacia Karla 9602 12/7/14 75,000 871 6,800
42
PT No. DB-VER 3/6
en el Departamento de Bodega Fecha: 24-03-15
Perodo: Ao 2014

Farmacia Eliseo 9603 13/7/104 28,000 N/A N/A
Farmacia Glvez 9604 13/7/104 56,000 N/A N/A
Farmacia Vilma 9605 14/7/104 14,000 N/A N/A
Farmacia Carol 9606 14/7/104 37,800 N/A N/A
Farmacia Csar 9607 15/7/104 12,400 876 3,000
Farmacia Jos 9608 16/7/104 86,000 N/A N/A
Farmacia Sols 9609 17/7/104 13,000 N/A N/A
Farmacia Valds 9610 19/7/104 68,000 831 3,100
Farmacia Rosa 9611 19/7/104 10,500 N/A N/A
43
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
PT No. DB-VER 4/6 Formatted ...
Medifarma S. A. Hecho por: egm Formatted ...
Auditora Administrativa Formatted ...
Revisado por: bdm
en el Departamento de Bodega Fecha: 24-03-15 Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Productos Productos Bien Productos Nota de devolucin Formatted ...
Cliente No. Fecha Valor S/. no vencidos completos etiquetados no daados Nmero Valor S/. Formatted ...
Farmacia Dora 9612 20/7/14 29,000 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Nancy 9613 20/7/14 13,800 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Loyola 9614 20/7/14 24,600 836 2,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Daniel 9615 21/7/14 43,000 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Ruth 9616 22/7/14 59,000 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Silvia 9617 22/7/14 10,000 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Felipe 9618 23/7/14 19,900 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Paris 9619 23/7/14 36,000 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Sara 9620 24/7/14 24,000 N/A N/A Formatted ...

Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
44
PT No. DB-VER 5/6
en el Departamento de Bodega Fecha: 24-03-15
Perodo: Ao 2014

45
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Ana 9621 26/7/14 15,300 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Chuy 9622 26/7/14 26,000 883 3,200
Formatted ...
Farmacia Aura 9623 27/7/14 81,100 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Garza 9624 28/7/14 36,000 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Corzo 9625 29/7/14 18,000 N/A N/A Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Jess 9626 30/7/14 76,000 N/A N/A
Formatted ...
Farmacia Elda 9627 31/7/14 53,000 846 5,600 Formatted ...

Formatted ...
Farmacia Telma 9628 31/7/14 52,600 N/A N/A Formatted ...
Farmacia Rudy 9629 31/7/14 28,000 N/A N/A Formatted ...

Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
PT No. DB-VER 6/6
Formatted ...
Auditora Interna Formatted ...
Fecha: 23-03-15
Auditora Administrativa Revisado por: bdm Formatted ...
en el Departamento de Bodega Fecha: 24-03-15 Formatted ...
Perodo: Ao 2014
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
46
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL MANEJO DE LOS MEDICAMENTOS. Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Productos Productos Bien Productos Nota de devolucin Condensed by 2.5 pt
Cliente No. Fecha Valor S/. no vencidos completos etiquetados no daados Nmero Valor S/. Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Farmacia Reyes 9630 31/7/14 23,000 N/A N/A Condensed by 2.5 pt
Farmacia Zulma 9631 31/7/14 46,000 N/A N/A Condensed by 2.5 pt
Farmacia David 9632 31/7/14 14,900 890 1800 Condensed by 2.5 pt
Farmacia Oscar 9633 31/7/14 98,000 N/A N/A
Condensed by 2.5 pt
Farmacia Alma 9634 31/7/14 26,000 851 1,200 Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Condensed by 2.5 pt
Condensed by 2.5 pt
= Se cumple = No se cumple
CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de Condensed by 2.5 pt
las polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el Departamento de Bodega, concluimos que stas Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
son satisfactorias. Condensed by 2.5 pt
Condensed by 2.5 pt
Condensed by 2.5 pt
Condensed by 2.5 pt
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
47
6.4. DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN
Medifarma, S. A. PT No.: DD- Prog.

en el Departamento de Distribucin Revisado Por: bdm
Formatted Table
HECHO
No. OBJETIVOS REFERENCIA POR FECHA Formatted: Centered
48
el despacho de los pedidos.

polticas y procedimientos. DD-CI 1/1 egm 24/03/2015

procedimientos en el despacho de
los pedidos. DD-VER.1/6 egm 24/03/2015

polticas y procedimientos. DD-VER.6/6 egm 24/03/2015
Medifarma, S. A. PT No.: DD-CI 1/1

en el Departamento de Distribucin Revisado Por: bdm

49
1 Las polticas y procedimientos son
aprobados por Gerencia de
Operaciones? X
2 Los cambios en las polticas y
procedimientos se transmiten por
escrito al personal? X
3 Se despachan los pedidos en En oportunidades los Formatted: Right: 0.07", Space Before: 0.05 pt, Line
empaques adecuados? productos se spacing: Multiple 1.01 li, Tab stops: 1.54", Left
X
derraman por haberse
realizado mal el
empaque.
4 Los pedidos urgentes se
despachan en el tiempo ofrecido?
X
5 Los pedidos normales se En oportunidades los
despachan en el tiempo promedio, pedidos son anulados
el cual es de dos a tres horas por X por haberse
pedido? despachado hasta el
siguiente da.
6 Se reciben los pedidos en tiempo
promedio del Departamento de
Bodega? X
Formatted: Normal, No bullets or numbering
50
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Medifarma, S. A. PT No. DD-VER 1/6 Formatted ...
en el Departamento de Distribucin Formatted ...
Revisado por: bdm
Perodo: Ao 2014 Fecha: 25-03-15 Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL DESPACHO DE LOS PEDIDOS. Formatted ...
Entregado en Recibido por Productos en Empacados Productos Formatted ...
Cliente No. Fecha Valor S/. tiempo promedio el cliente buen estado adecuadamente completos Formatted ...
Farmacia Oasis 9585 01/7/14 25,000
Formatted ...
Farmacia rbol 9586 01/7/14 25,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Medin 9587 02/7/14 10,900
Formatted ...
Farmacia Lpez 9588 02/7/14 18,000 Formatted ...

Formatted ...
Farmacia Len 9589 03/7/14 11,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Juana 9590 03/7/14 14,000
Formatted ...
Farmacia Julin 9591 05/7/14 21,500 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Luis 9592 05/7/14 25,000
Formatted ...
Farmacia Julia 9593 06/7/14 31,000 Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
51
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
PT No. DD-VER 2/6 Formatted ...
Medifarma, S. A. Hecho por: egm Formatted ...
Revisado por: bdm
en el Departamento de Distribucin Fecha: 25-03-15 Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL DESPACHO DE LOS PEDIDOS.
Cliente No. Fecha Valor S/. tiempo promedio el cliente buen estado adecuadamente completos Formatted ...
Farmacia Ahorro 9594 06/7/14 35,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Elena 9595 07/7/14 20,000
Formatted ...
Farmacia Sol 9596 08/7/14 37,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Juan 9597 08/7/14 51,000
Formatted ...
Farmacia Karen 9598 09/7/14 30,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Amalia 9599 10/7/14 18,000
Formatted ...
Farmacia Mares 9600 10/7/14 42,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Moza 9601 12/7/14 45,000
Formatted ...
Farmacia Karla 9602 12/7/14 75,000 Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
52
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
en el Departamento de Distribucin Revisado por: bdm
Fecha: 25-03-15
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Cliente No. Fecha Valor S/. tiempo promedio el cliente buen estado adecuadamente completos
Formatted ...
Farmacia Eliseo 9603 13/7/14 28,000
Formatted ...
Farmacia Glvez 9604 13/7/14 56,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Vilma 9605 14/7/14 14,000
Formatted ...
Farmacia Carol 9606 14/7/14 37,800 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Csar 9607 15/7/14 12,400
Formatted ...
Farmacia Jos 9608 16/7/14 86,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Sols 9609 17/7/14 13,000
Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Rosa 9611 19/7/14 10,500
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
53
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Medifarma, S. A. PT No. DD-VER 3/6

Entregado en Recibido por Productos en Empacados Productos
Cliente No. Fecha Valor Q tiempo promedio el cliente buen estado adecuadamente completos
54
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Eliseo 9603 13/7/14 28,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Glvez 9604 13/7/14 56,000
Formatted ...
Farmacia Vilma 9605 14/7/14 14,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Carol 9606 14/7/14 37,800
Formatted ...
Farmacia Csar 9607 15/7/14 12,400 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Jos 9608 16/7/14 86,000
Formatted ...
Farmacia Sols 9609 17/7/14 13,000 Formatted ...

Formatted ...
Farmacia Rosa 9611 19/7/14 10,500 Formatted ...

Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Medifarma, S. A. PT No. DD-VER 4/6
Formatted ...
Fecha: 24-03-15
en el Departamento de Distribucin Revisado por: bdm Formatted ...
Perodo: Ao 2014 Fecha: 25-03-15 Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
55
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
No. Fecha Valor S/. tiempo promedio el cliente buen estado adecuadamente completos Formatted ...
Cliente
Farmacia Dora 9612 20/7/14 29,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Nancy 9613 20/7/14 13,800 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Loyola 9614 20/7/14 24,600
Formatted ...
Farmacia Daniel 9615 21/7/14 43,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Ruth 9616 22/7/14 59,000
Formatted ...
Farmacia Silvia 9617 22/7/14 10,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Felipe 9618 23/7/14 19,900
Formatted ...
Farmacia Paris 9619 23/7/14 36,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Sara 9620 24/7/14 24,000
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Fecha: 25-03-15
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
56
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Cliente No. Fecha Valor S/. tiempo promedio el cliente buen estado adecuadamente completos
Farmacia Ana 9621 26/7/14 15,300 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Chuy 9622 26/7/14 26,000 Formatted ...
Farmacia Aura 9623 27/7/14 81,100 Formatted ...

Formatted ...
Farmacia Garza 9624 28/7/14 36,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Corzo 9625 29/7/14 18,000
Formatted ...
Farmacia Jess 9626 30/7/14 76,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Elda 9627 31/7/14 53,000
Formatted ...
Farmacia Telma 9628 31/7/14 52,600 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Rudy 9629 31/7/14 28,000
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
57
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Condensed by 2.5 pt
Condensed by 2.5 pt
FACTURA POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN EL DESPACHO DE LOS PEDIDOS. Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Condensed by 2.5 pt
Cliente No. Fecha Valor Q tiempo promedio el cliente buen estado adecuadamente completos Formatted: Font: Times New Roman, 10 pt,
Farmacia Reyes 9630 31/7/14 23,000 Condensed by 2.5 pt
Formatted ...
Farmacia Zulma 9631 31/7/14 46,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia David 9632 31/7/14 14,900
Formatted ...
Farmacia Oscar 9633 31/7/14 98,000 Formatted ...
Formatted ...
Farmacia Alma 9634 31/7/14 26,000
Formatted ...
Formatted ...
= Se cumple = No se cumple Formatted ...
Formatted ...
CONCLUSIN: De conformidad a las pruebas realizadas a las facturas anteriormente detalladas para verificar el cumplimiento de las
Formatted ...
polticas y procedimientos establecidos por la Gerencia de Operaciones en el Departamento de Distribucin, concluimos que stas
son satisfactorias. Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
Formatted ...
58
6.4. Formatted: Font: (Default) Times New Roman, 12 pt,
Bold
7. DINFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Formatted: Width: 8.27", Height: 11.69"
Medifarma, S. A. Formatted: Font: Bold
Auditora Interna. Formatted: Line spacing: single
Per, C. A.
Informe de Auditora Administrativa Formatted: Centered
Per, 30 de marzo de 2015 Formatted: Line spacing: 1.5 lines
Licenciado
Vctor Manuel Montes Consejo de Administracin Presente
Licenciado Montes:
En atencin a su memorndum de fecha 8 de febrero del presente ao, hemos procedido a
efectuar una Auditora Administrativa en la Divisin de Operaciones que comprende los
departamentos de Facturacin, Crditos, Bodega y Distribucin de la Empresa Farmaceutica
Medifarma S.A.
El objetivo consisti bsicamente en evaluar las polticas y procedimientos que se tienen
implementados actualmente en las diferentes reas anteriormente descritas. El perodo revisado
comprende el ao 2014.
Al realizar la investigacin y evaluar la actuacin de los cuatro departamentos que pertenecen
a la Divisin de Operaciones, se utilizaron los procedimientos de Auditora Administrativa y
estndares disponibles que fueron necesarios y adecuados a las circunstancias. De manera
especfica, se aplic un cuestionario de Auditora Administrativa para evaluar la eficiencia
administrativa de las polticas y procedimientos.
Basados en los resultados obtenidos, surgieron algunas deficiencias y recomendaciones que las
manifestamos ms adelante; en mi opinin, las polticas y procedimientos examinados en la
59
Divisin de Operaciones no han sido administrados con eficiencia razonable hasta el 31 de
diciembre del 2014, juzgando esto a la luz de los resultados y bajo las circunstancias en que
oper la Divisin de Operaciones.
Cualquier aclaracin o ampliacin sobre el contenido del presente informe gustosamente la
atenderemos.
Atentamente,
7. Lic. Geovanny Morales

Jefe de Auditora Interna
dd
1. DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
1.1. DEFICIENCIA
Los clientes devuelven los productos por no facturarse los descuentos.
Los clientes devuelven los productos por no facturarse las promociones existentes, en
nuestra revisin encontramos que se tienen productos con descuentos y no se aplican,
por realizarse manualmente en el sistema electrnico de datos:
Cliente Factura Nmero Fecha Valor S/.

Farmacia rbol 9586 01/7/14 25,000
Farmacia Mares 9600 10/7/14 42,000
Farmacia Valds 9610 19/7/14 68,000
Farmacia Daniel 9615 21/7/14 43,000
Farmacia Aura 9623 27/7/14 81,100
Total Ventas Anuladas S/. 283,700
60
Recomendacin
Que Gerencia General le d instrucciones a Gerencia de informtica de incorporar
estos descuentos en el sistema electrnico de datos, para que la aplicacin de estos
descuentos se realice automticamente y de esta forma evitar la anulacin de ms
ventas significativas.
1.2. DEFICIENCIA
Facturas emitidas que no tienen su pedido autorizado
Las facturas emitidas deben tener su pedido autorizado correspondiente. Sin embargo,
en nuestro examen encontramos facturas que no tienen su pedido respectivo.
Cliente Factura nmero Fecha Valor S/.

Farmacia Julia 9593 06/7/14 31,000
Farmacia Juan 9597 08/7/14 51,000
Farmacia Glvez 9604 13/7/14 56,000
Farmacia Paris 9619 23/7/14 36,000
Farmacia Jess 9626 30/7/14 76,000
Total facturacin no autorizada S/. 250,000
Recomendacin
Que el Jefe del Departamento supervise las actividades constantemente y le d
instrucciones a su personal para que las facturas emitidas tengan su pedido autorizado
debidamente numerado, con el objeto de evitar facturaciones que no estn autorizadas.
61
2. DEPARTAMENTO DE CRDITOS
2.1. DEFICIENCIA
Se tienen facturas con saldos vencidos
En oportunidades los clientes cancelan sus facturas hasta con dos y tres meses de
morosidad. Sin embargo, se les contina autorizando ms ventas al crdito y no se
cobra ningn inters por el tiempo que permanecen dichos documentos en morosidad.
Cliente Factura Fecha Valor S/. Tiempo Morosidad

Farmacia Lpez 9588 02/7/14 18,000 2.0 meses
Farmacia Juan 9597 08/7/14 51,000 3.0 meses
Farmacia Jos 9608 16/7/14 86,000 2.0 meses
Farmacia Ruth 9616 22/7/14 59,000 3.0 meses
Farmacia Alma 9634 31/7/14 26,000 1.5 meses
Total facturas con saldos vencidos S/. 240,000
Recomendacin
Que el Gerente de Operaciones le ordene por escrito al Jefe del Departamento que no
se autoricen ms ventas a clientes con saldos vencidos y se cobre un inters del 2 %
mensual por saldos morosos, con el objeto de obligar a los clientes que cancelen sus
saldos en el plazo establecido.
2.2. DEFICIENCIA
Creditos autorizados por los sistemas
Los pedidos por ventas al crdito nicamente deben ser autorizados por el Jefe y
Subjefe del Departamento. Sin embargo, en nuestro examen encontramos pedidos
autorizados por los asistentes.
Cliente Factura nmero Fecha Valor S/.

Farmacia Luis 9592 05/7/14 25,000
Farmacia Elena 9595 07/7/14 20,000
Farmacia Glvez 9604 13/7/14 56,000
Farmacia Paris 9619 23/7/14 36,000
Farmacia Jess 9626 30/7/14 76,000
62
Farmacia Telma 9628 31/7/14 52,600
Total crditos autorizados por los asistentes S/. 265,600
Recomendacin
Que el Jefe del Departamento establezca un estricto control en las actividades de su
personal y d instrucciones por escrito que nicamente el Jefe y Subjefe del
Departamento estn autorizados para firmar los pedidos por ventas al crdito, con el
objeto de tener un mejor control en este procedimiento.
3. DEPARTAMENTO DE BODEGA
3.1. DEFICIENCIA
Devolucion de medicamentos por vencimiento.
Los medicamentos prximos a vencer se deben retirar del inventario con un mes de
anticipacin a su vencimiento. Sin embargo, se observ que los clientes devuelven
productos por haberles llegado faltndoles nicamente dos y tres das para su
vencimiento.
Factura Nota de Devolucin

Cliente
Nmero Fecha Valor S/. Nmero Valor S/.
Farmacia Oasis 9585 01/7/14 25,000 825 2,500
Farmacia Valds 9610 19/7/14 68,000 831 3,100
Farmacia Loyola 9614 20/7/14 24,600 836 2,000
Farmacia Elda 9627 31/7/14 53,000 846 5,600
Farmacia Alma 9634 31/7/14 26,000 851 1,200
Total Ventas S/. 196,600 Devoluciones S/. 14,400
Recomendacin
Que Gerencia de Operaciones, informe semanalmente a Gerencia Administrativa,
sobre las cantidades en unidades y valores de productos prximos a vencer, para que
se retiren del inventario antes de su vencimiento y as evitar el despacho de productos
vencidos.
63
3.2. DEFICIENCIA
Devolucion de medicamentos mal etiquetados
Los medicamentos se despachan con una etiqueta conteniendo sus precios de venta,
los cuales deben ser iguales a los precios que estn facturados. Sin embargo,
encontramos devoluciones realizadas por los clientes, por no coincidir los precios
facturados y la etiqueta que llevan puesta los productos.
Factura Nota de Devolucin

Cliente Nmero Fecha Valor S/. Nmero Valor S/.
Farmacia Julin 9591 05/7/14 21,500 866 1,500
Farmacia Karla 9602 12/7/14 75,000 871 6,800
Farmacia Csar 9607 15/7/14 12,400 876 3,000
Farmacia Chuy 9622 26/7/14 26,000 883 3,200
Farmacia David 9632 31/7/14 14,900 890 1,800
Total Ventas S/. 149,800 Devoluciones S/. 16,300
Recomendacin
Que el Gerente de Operaciones le d instrucciones por escrito al Jefe del Departamento
que supervise constantemente el proceso de etiquetado, con el objeto de evitar las
devoluciones de productos por mal etiquetados.
4. DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIN
4.1. DEFICIENCIA
Pedidos anulados por despacharse hasta el siguiente dia.
Los pedidos de los clientes de la ciudad capital deben despacharse con un promedio de
2 a 3 horas, este tiempo se cuenta a partir de su recepcin en este departamento. Sin
embargo, encontramos pedidos anulados por los clientes por haberse despachado hasta
el siguiente da.
64
Factura Nmero Fecha Valor S/.
Farmacia Julin 9591 05/7/14 21,500
Farmacia Sol 9596 08/7/14 37,000
Farmacia Karen 9598 09/7/14 30,000
Farmacia Glvez 9604 13/7/14 56,000
Farmacia Ruth 9616 22/7/14 59,000
Farmacia Aura 9623 27/7/14 81,100
Farmacia Zulma 9631 31/7/14 46,000
Total Devoluciones S/. 330,600
Recomendacin
Que el Gerente de Operaciones le d instrucciones por escrito al Jefe del Departamento
para que se cumpla con el tiempo promedio en el despacho de pedidos y as evitar
anulaciones de ventas significativas.
4.2. DEFICIENCIA
Productos no empacados adecuadamente
Los medicamentos jarabes y ampollas enviados a los clientes de los departamentos se
deben empacar en cajas especiales. Sin embargo, se observ que los clientes devuelven
productos por recibirlos en mal estado, por no haberse realizado el empaque
adecuadamente.
Factura nmero Fecha Valor S/.

Farmacia Julia 9593 06/7/14 31,000
Farmacia Moza 9601 12/7/14 45,000
Farmacia Jos 9608 16/7/14 86,000
Farmacia Valds 9610 19/7/14 68,000
Farmacia Jess 9626 30/7/14 76,000
Total Devoluciones S/. 330,600
Recomendacin
Que el Jefe del Departamento le d instrucciones al encargado del rea de Empaque,
para que supervise constantemente a su personal, a efecto se realice adecuadamente el
empaque de los productos y as evitar que sean derramados y devueltos por los clientes.
65
CONCLUSIONES
1. La Auditora Administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin, con
el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.
2. A travs de una Auditora Administrativa se conoce el grado de cumplimiento y
eficiencia de las polticas y procedimientos en el rea de Operaciones de una Empresa
Productora y Distribuidora de Productos farmacuticos.
3. La Auditora Interna juega un papel importante en la empresa analizada
MEDIFARMA S.A. a travs de los informes que rinde, se obtiene informacin
financiera confiable y oportuna, se resguardan los activos, se promueve la eficiencia
operativa y se conoce el grado de cumplimiento de las polticas y procedimientos de la
empresa.
4. Se concluye que, las polticas y procedimientos examinados en la Divisin de
Operaciones de la Empresa Farmaceutica MEDIFARMA S.A., no han sido
administrados con eficiencia razonable al 31 de diciembre de 2014.
66
RECOMENDACIONES
1. Que la Administracin de la Empresa Farmaceutica MEDIFARMA S.A., le d la
importancia a la Auditora administrativa, toda vez que su propsito es precisar su nivel
de desempeo y oportunidades de mejora en cualquier rea de la institucin.
2. Que la Empresa Farmaceutica MEDIFARMA S.A., a travs de su Departamento de
Auditora Interna, realice auditoras administrativas peridicas en reas diferentes de la
entidad, con el objeto de conocer el cumplimiento de sus polticas y procedimientos.
3. Se recomienda a la Administracin de la Empresa Farmaceutica MEDIFARMA S.A.,
unidad objeto de anlisis, le d la importancia correspondiente al Departamento de
Auditora Interna, pues a travs de sus informes, obtendr informacin financiera
confiable y oportuna, resguardo de sus activos, eficiencia operativa y el cumplimiento
de los objetivos, polticas y procedimientos.
4. Se recomienda a la Gerencia de Operaciones de la Empresa Farmaceutica
MEDIFARMA S.A., actualizar los manuales de polticas y procedimientos; capacitar
a su personal, especialmente a los jefes de los Departamentos de Facturacin, Crditos,
Bodega y Distribucin, con el objeto de eliminar:
La incapacidad para supervisar al personal en forma adecuada.
La inexistencia de delegacin de autoridad y responsabilidad.
La negligencia para reconocer, analizar y dar soluciones a problemas de
importancia.
El incumplimiento de sus polticas y procedimientos actuales.
67

Auditoria Farmaceutica

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Auditoria Farmaceutica

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INTRODUCCIN

Las empresas Distribuidoras de Productos Farmacuticos juegan un papel importante en la

sociedad guatemalteca, a travs de ellas se obtienen grandes beneficios como la adquisicin de

bienes para sanar enfermedades de una poblacin en general.

En toda entidad, la administracin tiene la responsabilidad de implementar controles adecuados

y la Auditora Administrativa, los evala con el objeto de descubrir su eficiencia y presentar

las conclusiones a travs del informe de auditora.

de mercadera e inconformidad en el despacho de pedidos con los clientes.

Para llevar a cabo la presente investigacin, preliminarmente se realiz un anlisis de la

institucin, en la cual se determinaron sus principales actividades y caractersticas esenciales

de la rama econmica en la cual se desenvuelve. Seguidamente se realizaron entrevistas con

departamentos, toda la informacin se obtuvo a travs de las tcnicas de observacin, consultas,

indagaciones y confirmaciones. Se concluy con toda la informacin para luego elaborar el

EMPRESA FARMACUTICA MEDIFARMA S.A.

La Empresa de produccin y distribucin de productos farmacuticos MEDIFARMA S.A.,

es el establecimiento farmacutico destinado a la elaboracin, importacin, distribucin y venta

de productos farmacuticos de venta libre, productos afines, material de curacin, equipo

mdico quirrgico e instrumental y reactivos de laboratorio para uso diagnstico.

pases en los que opera.

Con su equipo de profesionales altamente calificados y sus infraestructuras tecnolgicas que

permiten cumplir con buenas prcticas de manufactura y los estndares internacionales

necesarios para el desarrollo de medicamentos y productos innovadores.

Desarrolla medicamentos y productos de marca propia e importaciones cuenta con el registro

Su versatilidad para atender distintas especialidades farmacuticas los ha convertido en el

laboratorio lder en el mercado peruano, con una creciente presencia en el mercado

1.1. Generalidades del Negocio

Comnmente las transacciones generales que realizan las empresas Distribuidoras de

Productos Farmacuticos son: Propios, importacin, exportacin y distribucin,

incluyendo toda clase de productos qumicos, medicinales, farmacuticos, y la

ejecucin de cualquier otra clase de operaciones que se relacionen con la industria y

Toda organizacin formal se conoce como una estructura de funciones o un

metas de la institucin, la mejor forma de conocerla grficamente es a travs de los

Una entidad bien organizada le es fcil planificar y definir claramente el ambiente

decisiones en el momento oportuno para asumir la responsabilidad de los resultados.

simultneamente bajo consideracin a todos los niveles para poder mantener a la

compaa dentro de un nivel de competitividad, especialmente cuando crece

La terminologa departamental que se acostumbra usar en las empresas, indica

relaciones jerrquicas entre divisiones, reas, departamentos, secciones y unidades,

La departamentalizacin funcional, es la base ms utilizada por la mayor parte de

empresas y sirve para organizar las actividades dentro de las mismas.

1.3. Actividades Que Realizan

slo se mencionan las bsicas.

comunes estn: Depreciaciones, amortizaciones, elaboracin y pago de

planillas por sueldos a sus trabajadores, clculo y pago de impuestos, pagos a

proveedores, cobros a clientes, retencin de cuotas laborales, control de la

cartera de clientes, control de sus activos, recepcin de devoluciones sobre

ventas, pagos generales y registro contable de todas las transacciones

Ventas, compras locales e importaciones, cobros a clientes, pagos a

proveedores locales y extranjeros, pagos de cuotas laborales y patronales,

pagos de impuestos y devoluciones sobre compras.

1.4. Productos Que Distribuyen

Farmacuticos en el mercado peruano, unos son de produccin local y otros

Normalmente son frmacos utilizados para seres humanos; tambin

comercializan productos de higiene personal, de belleza, cosmticos entre

otros, y se ofrecen a farmacias, almacenes y supermercados para ser adquiridos

por el consumidor final.

La mayor parte de productos farmacuticos, hospitalarios y todo lo conformado

por equipo mdico provienen de otros pases, y se utilizan generalmente en

clnicas mdicas, sanatorios privados y hospitales nacionales entre otros.

En relacin a los frmacos es importante mencionar que la mayora de

laboratorios producen los mismos; sin embargo, a cada uno le asignan su

nombre comercial, para diferenciarlos en el mercado; pero en s, al

identificarlos por su nombre genrico tienen la misma funcin. En todo pas