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PROCEDIMIENTO Fecha: Julio 25 de 2016

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1. Objetivo

Establecer la metodologa para formular, implementar, hacer seguimiento y evaluar las acciones
correctivas, preventivas y de mejora orientadas a eliminar las causas de las No Conformidades reales y
potenciales y a atender las oportunidades de mejora generadas en el marco del Sistema Integrado de
Gestin.

2. Alcance

Inicia con la documentacin del hallazgo por las diferentes fuentes de identificacin, y finaliza con la
evaluacin de la eficacia de las acciones implementadas.

3. Definiciones

Accin Correctiva (AC): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situacin indeseable. Es decir, la accin correctiva acta sobre las causas
de no conformidades que han ocurrido.

NOTA Cuando un riesgo se materializa es necesario tomar acciones correctivas para evitar o disminuir la
Probabilidad de que vuelva a suceder.

Nota: La accin correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la accin
preventiva se toma para prevenir que algo suceda.

Accin de Mejora: Hecho o situacin que puede ser potencializado para incrementar el grado de
satisfaccin de los clientes o de las partes interesadas.

Plan de contingencia: Acciones que se deben desarrollar si llegara a materializarse un riesgo

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que al evaluarse
de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

Adecuacin: Determinacin de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc., para cumplir los
requisitos. Para efectos del SIG en el Ministerio, se considera adecuado, cuando corresponde a los
requerimientos legales (Leyes, Decretos, Sentencias, resoluciones, procedimientos internos y norma de
calidad). La accin correctiva o preventiva se puede normalizar, volverse sistemtica y documentarse.

Conveniencia: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas
organizacionales. (En el Ministerio el referente para la gestin de los procesos est entre otros el Plan
Nacional de Desarrollo y el Plan estratgico y de Accin Institucional).
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Correccin. Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una correccin puede
realizarse junto con una accin correctiva. (No requiere anlisis de causa, mitiga el efecto pero no
elimina la causa)

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

No Conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados. La medicin de la eficacia se denomina en la Ley 872/03 como una medicin de resultado.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en
el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Hallazgo: Hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluacin de la

evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria. Los hallazgos de la auditoria
pueden indicar:

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia, eficiencia y

efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos.

Reformular: Definir una(s) nueva(s) accin(es) para resolver las causas del hallazgo, de manera que
sustituya la(s) inicialmente prevista(s), la reformulacin puede ser resultado de un nuevo anlisis de
causas.

Reprogramar: Determinar un nuevo plazo para la ejecucin de la actividad.

Verificar: Confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los
requisitos especificados.

4. Generalidades del Procedimiento

Algunas de las fuentes utilizadas en el Ministerio del Trabajo para generar acciones preventivas correctivas y
de mejora son:
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Auditoras Internas
Evaluaciones al control interno
Administracin del Riesgo
"Producto Servicio No Conforme"
Auditoras Externas
PQRSD
Autoevaluacin
Indicadores
Revisiones por la Direccin

La Oficina Asesora de Planeacin presta asesora y acompaamiento tcnico al responsable de proceso y su

equipo de trabajo, en la aplicacin de la metodologa de anlisis de causas, que permita identificar la causa
raz de la situacin identificada.

La Oficina de control Interno realiza los informes en donde se consignan las observaciones y
recomendaciones provenientes de las Evaluaciones al control Interno.

Cuando los responsables de ejecutar las acciones propuestas pertenezcan a diferentes dependencias, se
debe concertar la formulacin de las mismas bajo la coordinacin del responsable del proceso en el que se
identific el hallazgo.

Los plazos establecidos para la ejecucin de las acciones de mejora, deben ser razonables y definidos acorde
con la dimensin de las acciones formuladas y los recursos econmicos.

El reporte de avance para las acciones de mejora propuestas, se debe realizar antes de la fecha de
terminacin de la actividad, para evitar su reformulacin.
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5. Descripcin de Actividades

No. Actividad Responsable Registro

Identificar el hallazgo y evaluar la necesidad de
tomar las respectivas acciones. Se debe
diligenciar los numerales del 1 al 8 del formato
Registro de acciones
ASIG-PD-02-F-01 Para los hallazgos
1 Funcionario solicitante correctivas, preventivas
identificados y provenientes de auditora se
y de mejora
deben escribir tal y como fueron redactados por
el auditor.

Correo electrnico
Informar al responsable del proceso el hallazgo Registro de acciones
2 Funcionario solicitante
identificado correctivas, preventivas
y de mejora
Implementar correcciones si el hallazgo lo
requiere. Registrar la correccin en la seccin Responsable del proceso Registro de acciones
3 No. 12 del formato ASIG-PD-02-F-01, teniendo Director Territorial correctivas, preventivas
en cuenta que la primera actividad en el plan de Director Tcnico y de mejora
mejoramiento debe referirse a la correccin
Realizar el anlisis de causa raz del hallazgo
identificado. Se debe Identificar las causas que
generaron o podran generar la situacin descrita Responsable del proceso Registro de acciones
4 en el hallazgo. Se sugiere utilizar alguno de los Director Territorial correctivas, preventivas
mtodos de la lista desplegable del numeral 10 . Director Tcnico y de mejora
Registrar el anlisis de causa raz en el numeral
9 del formato ASIG-PD-02-F-01
Elaborar el plan de mejora para eliminar la causa
raz del hallazgo identificado. Se debe
determinar las acciones, responsables, la Responsable del proceso Registro de acciones
5 evidencia la cantidad e la mima y la fecha de Director Territorial correctivas, preventivas
cumplimiento de las acciones definidas. Director Tcnico y de mejora
Registrar el plan de mejora en el numeral 13 del
formato ASIG-PD-02-F-01
Correo electrnico
Responsable del proceso
Reportar el hallazgo al Grupo Lder del SIG o al Registro de Acciones
6 Director Territorial
Proceso Evaluacin Independiente Correctivas, Preventivas
Director Tcnico
y de Mejora.
Revisar la pertinencia de las acciones planteadas Grupo Lder del SIG
7 por los procesos en sus planes para subsanar la Funcionario de Evaluacin Correo electrnico
causa raz de los hallazgos. Independiente
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No. Actividad Responsable Registro

Si el hallazgo no es pertinente, se informa al

solicitante con la justificacin correspondiente.
(Para los hallazgos por fuera de auditoras)
Finaliza el procedimiento.

Si el hallazgo es pertinente y requiere ajustes, se

le informa al solicitante. Revisar la correccin,
anlisis de causa o plan de mejora de acuerdo a
las observaciones. Una vez realizadas las
modificaciones pertinentes, contina con la
actividad 6.

De lo contrario, continua actividad 8

Registro de Acciones
Codificar la accin correctiva, preventiva y de
8 Administrador del SIG Correctivas, Preventivas
mejora
y de Mejora
Registrar la accin correctiva, preventiva y de Administrador del SIG Seguimiento a acciones
9 mejora en el formato de seguimiento a acciones Funcionario Evaluacin correctivas, preventivas
correctivas, preventivas y de mejora Independiente y de mejora
Ejecutar el plan de accin y/o de mejoramiento
en las fechas establecidas.
Responsable del proceso
10 Si requiere reprogramar o reformular una o ms Director Territorial
acciones se deben informar al Grupo Lder del Director Tcnico
SIG o al Proceso Evaluacin independiente
segn corresponda.
Realizar el seguimiento a las acciones definidas Responsable del proceso Registro de Acciones
11 en el plan de mejora. Registrar el seguimiento Director Territorial Correctivas, Preventivas
en el numeral 14 del formato ASIG-PD-02-F-01 Director Tcnico y de Mejora.
Enviar el formato Registro de acciones
Responsable del proceso Formato Registro de
Correctivas, preventivas y de mejora, con las
12 Director Territorial acciones Correctivas,
evidencias de las acciones ejecutadas al Grupo
Director Tcnico preventivas y de mejora
Lder del SIG o Evaluacin Independiente
Registrar los seguimientos ejecutados en el Administrador del SIG Seguimiento a acciones
13 formato de seguimiento a acciones correctivas, Funcionario Evaluacin correctivas, preventivas
preventivas y de mejora Independiente y de mejora
Realizar el seguimiento a la eficacia, eficiencia y Grupo Lder del SIG Registro de Acciones
14 efectividad de los planes de mejoramiento. funcionario Evaluacin Correctivas, Preventivas
Independiente y de Mejora
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No. Actividad Responsable Registro

Si el Plan de mejoramiento es declarado no
eficaz, eficiente o efectivo, solicitar la formulacin
de nuevas acciones. Se debe continuar con la
actividad No. 5.

Si el Plan de mejoramiento es declarado eficaz,

eficiente y efectivo, contine con la actividad 15
Cerrar las Acciones Correctivas, Preventivas y Registro de Acciones
de Mejora. Este cierre se debe realizar en el Correctivas, Preventivas
Grupo Lder del SIG
seccin 6 del formato de Registro de Acciones y de Mejora.
15 Funcionario Evaluacin
Correctivas, Preventivas y de Mejora y en el Seguimiento a acciones
Independiente
formato de Seguimiento a acciones correctivas, correctivas, preventivas
preventivas y de mejora y de mejora
Generar reportes de seguimiento e informes del
estado actual de las acciones preventivas, Grupo Lder del SIG
16 correctivas y de mejora, para anlisis de datos o Funcionario Evaluacin Informes
la revisin al Sistema Integrado de Gestin por la Independiente
Alta Direccin.

6. Requerimientos Tcnicos

Actividad No. 2: El responsable del proceso valida el hallazgo

Actividad No. 7: Los Procesos de Administracin del SIG y Evaluacin Independiente, validan la pertinencia
del hallazgo.
Actividad No. 7: Los Procesos de Administracin del SIG y Evaluacin Independiente, validan la pertinencia
de las acciones proyectadas del Plan.
Actividad No. 14: Los Procesos de Administracin del SIG y Evaluacin Independiente, revisan las evidencias
de las acciones y determinar su eficacia, eficiencia y efectividad

7. Anexos.