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Los Sistemas de Información (SI) y las Tecnologías de Información (TI) han cambiado
la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran
importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una
plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su
implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales.
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Un SI puede ser formal e informal. Los SI formales son aquellos que descansan sobre
definiciones aceptadas y fija de los datos y de los procedimientos para recolectarlos,
procesarlos, distribuirlos y emplearlos. Los SI informales son aquellos q descansan en
acuerdos implícitos y reglas no establecidas de comportamiento.
Se ha tomado como base el término cultura o iniciación para describir dos tipos de
conocimientos clave para el uso de computadoras, estos son la cultura computacional y
la de información.
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Son los conocimientos sobre computadoras que son necesarios para funcionar en el
mundo actual. Incluyen la comprensión de la terminología de la computación, el
reconocimiento de los puntos fuertes y débiles de la computadora, la capacidad para
usar una computadora, conocer las ventajas que se obtienen en contar con apoyo de un
software y un hardware para evaluar barreras o resistencia a los posibles cambios.
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Las organizaciones formales están compuestas en diferentes niveles y especialidades.
Una institución coordina el trabajo mediante una jerarquía estructural y procedimientos
de operación de acuerdo a normas. La jerarquía ordena a la personas en una estructura
piramidal con niveles ascendentes de autoridad y responsabilidad.
Los roles y las decisiones varían en los diferentes niveles de organización. Los
administradores de nivel superior o directivos son responsables de las decisiones
estratégicas a largo plazo, sobre qué productos y servicios producir. Los
administradores de nivel medio o gerentes llevan a cabo los programas de los directivos
y los administradores operativos o supervisores, son responsables del seguimiento de las
actividades diarias de la institución.
Los sistemas de nivel operativo apoyan a los gerentes operativos al hacer el seguimiento
de las actividades y transacciones elementales de la institución (ventas, recepción de
materiales, conocer el estado de la nomina del mes, etc.).
Los sistemas de nivel gerencial se diseñan para las actividades de seguimiento, control,
toma de decisiones, y las actividades administrativas. Ejemplo: Estos sistemas
comparan los resultados del trabajo del día con los de año anterior, y de este modo
poder determinar cuándo exceden los costos reales a los presupuestados.
Los sistemas de nivel estratégico ayuda a los niveles directivos a atacar y dirigir las
cuestiones estratégicas y las tendencias a largo plazo dentro y en entorno de la
institución.
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Yebido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos años con la
incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la administración de los datos,
con el fin de ofrecer mejoras en la toma de decisiones gerenciales, en la actualidad todas
las empresas, requieren de la implementación de un sistema de información que
colabore con los procesos de gestiones empresariales.
No obstante, en la actualidad aún existen empresas que observan con recelo la posible
implementación de sistemas de información en sus procesos, debido a que implican un
enorme cambio en las estructuras organizativas e institucionales de las empresas.
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1.c El enfoque técnico se refiere a todas las materias que involucran de alguna
manera a los modelos matemáticos en los cuales está basado el sistema de
información. Las disciplinas que contribuyen a éste enfoque son: las ciencias de
la computación, de la administración y la investigación de operaciones.
2.c El enfoque conductual se refiere a todos los trastornos, oposiciones, conductas
que la gente va a tomar hacia los sistemas de información o cambios en los
mismos.
Yentro de estos enfoque se propone uno más el enfoque socio técnico, que se refiere a
una manera de equilibrio entre todas las partes involucradas en el sistema de
información, dándole importancia a la institución pero también al individuo, lo cambios
que esperamos nos den problemas debemos combatirlos con una planeación de cursos,
es decir capacitar a nuestro personal de tal manera que no resienta tan bruscamente el
cambio, debido a que una de las mayores oposiciones al cambio, es la ignorancia acerca
de cómo manejar el nuevo sistema de información.
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La pregunta principal que nos planteamos es ¿será redituable la inversión que hagamos
en la mejora de nuestro equipo de computo, de telecomunicaciones? ¿nos generará una
mayor ganancia?. Se debe determinar el valor de negocios de los SI.
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Un SI es diferente de la tecnología en base a la cual opera. Muchos de los avances en
el procesamiento de la información de la década pasada son el resultado de un diseño de
sistemas innovador y poderoso y de la racionalización de los procedimientos.
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En el procesamiento por lotes es un método de procesamiento de información en el cual
las operaciones se acumulan y almacena hasta un momento determinado cuando es
conveniente o necesario procesarlas en grupo, almacenándolas en un archivo de
operaciones que contiene todas las operaciones de un lapso especifico, el cual se utiliza
para actualizar un archivo maestro que contiene información permanente sobre estos
temas. Ejemplo: las tarjetas de control de asistencias para la nomina.
Ningún sistema por si mismo proporciona toda la información necesaria para la
institución, y esto se da debido a que existen diferentes niveles y especialidades en una
institución en donde cada nivel requiere de información distinta, es así que surgen
diferentes sistemas para cada nivel.
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Los STC ayudan a los trabajadores del conocimiento, quienes son personas que tienen
grados universitarios y son miembros de una profesión reconocida. Su trabajo consiste
en crear nueva información y conocimiento y los sistemas para este nivel son los que
promueven la creación de nuevos conocimientos, aseguran que los nuevos
conocimientos y experiencia técnica sean integrados adecuadamente a la empresa.
Los trabajadores de la información tienen niveles académicos menos formales y tienden
a procesar más que crear información. Los SA son aplicaciones que diseñadas para
implementar la actividad de los trabajadores de la información en la oficina al apoyar
las actividades de coordinación y de comunicación de una oficina clásica.
Los SA manejan la administración documental, a través de procesadores de palabras,
edición de escritorio, archivamiento digital), programación (mediante la agenda
electrónica), y comunicación (a través de correo electrónico, video conferencia). El
procesamiento de palabra se refiere al software y hardware que permiten crear, editar,
formatear, almacenar e imprimir documentos. La edición de escritorio produce
documento con calidad de edición profesional al combinar la salida de software de los
procesadores de palabras con elementos de diseño, graficas y características especiales
de distribución grafica.
Los trabajadores del conocimiento utilizan poderosas computadoras de escritorio
llamadas estaciones de trabajo que combinan una resolución grafica de alta calidad,
posibilidades analíticas y administración de documentos. En general se utilizan en
aplicaciones de ingeniería y diseño.
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Sirven al nivel administrativo de la institución. Los SIA proporciona informes a los
administradores, algunas veces acceso en línea a los registros ordinarios e históricos de
la institución. Estos sistemas sirven a las funciones de planeación, control y toma de
decisiones al nivel administrativo gerencial; compendia información de los SD , y la
presentan a los administradores en forma de resumen rutinario y de informes de
excepción. Los SIA han limitado fuertemente la capacidad de análisis de los
administradores ya que emplean modelos muy sencillos para presentar la información,
por lo común son orientados en hechos internos y no del entorno o externos.
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SI de información al nivel estratégico, dirigen las decisiones no estructuradas mediante
graficas y comunicaciones avanzadas. Están diseñdos para incorporar información
sonbre evntos externos, como leyes fiscales o competidores nuevos, y obtiene
información de los SIA y SSY internos.
Los seis tipos de sistemas están diseñados para diferentes propósitos y para diferentes
personas. Los sistemas de procesamiento de operaciones (SD ) realizan y registran las
operaciones diarias de rutina que son necesarias para la operación del negocio. También
producen información para los otros sistemas. Muchas instituciones hoy día quedarían
paradas si fallara su SD tan sólo un día o aun horas. Ejemplos de estos sistemas son los
usados para el procesamiento de pedidos, las reservaciones en una línea aérea y el
sistema de nómina.
Los sistemas a nivel de conocimiento dan soporte a las personas que trabajan en oficina,
como administradores o profesionales. Consisten en sistemas de automatización para
oficina para el incremento de la productividad de los trabajadores de la información
(procesadores de palabra, edición de escritorio, almacenamiento de documentos,
transcripción por facsímil, correo electrónico, videoconferencias) y los sistemas de
trabajo de conocimiento para estimular la productividad de los trabajadores del
conocimiento (estaciones de trabajo profesionales, graficadores, modelos analíticos,
preparación de documentos y comunicación). Los sistemas de trabajo de conocimientos
están ligados estrechamente a los otros sistemas en la empresa.
Los sistemas de administración (SIA y SSY) proporcionan al nivel de control de la
administración informes y accesos al continuo desempeño de la institución y a sus
registros históricos. La mayoría de los informes emitidos por el SIA condensan
información de los SD y no son muy analíticos. Los sistemas de soporte de decisiones
(SSY) dan apoyo a las decisiones de administración cuando éstas son únicas,
rápidamente cambiantes y no están previamente especificadas. Tienen más modelos
analíticos que los SIA y con frecuencia obtienen su información de fuentes externas al
igual que internas.
Los sistemas de soporte a gerencial (SSG) dan apoyo al nivel estratégico al
proporcionar un ambiente generalizado de computación y de comunicaciones para
apoyar la toma de decisiones al nivel directivo. Cuentan con limitadas posibilidades de
análisis pero pueden producir un software muy sofisticado de gráficas y recurrir a
muchas fuentes externas e internas de información.
Los distintos tipos de sistemas en la institución intercambian información. Los SD son
las principales fuentes de información para otros sistemas, en especial los SIA y los
SSY. Los SSG son principalmente receptores de información de los sistemas de niveles
inferiores.
Los distintos sistemas de una institución sólo están ligeramente integrados. No existe un
sistema único global que coordine todos los sistemas. En la mayoría de instituciones, las
necesidades de información de las distintas áreas funcionales y los niveles
institucionales están demasiado especializadas para ser atendidas por un sistema único.
Sin embargo, es deseable y a menudo esencial para la empresa integrar la información
de distintos sistemas. Yesarrollar lazos entre los sistemas es costoso, pero también lo es
la falta de lazos suficientes.
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Yetrás de la creciente aplicaciones de los SI, existen una concepción cambiante del
papel de la información en las instituciones, actualmente se considera como un recurso,
a la manera del capital y la mano de obra.
Yos modelos de empresa han sido utilizados para identificar áreas en donde los SI
puedan proporcionar ventajas sobre la competencia estos son el modelo de cadenas por
valor y el modelo de las fuerzas competitivas.
Las empresas pueden usar 4 estrategias competitivas básicas para lidiar con estas
fuerzas de la competencia:
Yiferenciación del producto: las empresas pueden crear lealtad a la marca al crear
nuevos y únicos productos y servicios que fácilmente puedan se distinguidos de los de
la competencia, y que los competidores existentes o potenciales no pueda duplicar.
Yesarrollar ligas estrechas con competidores y proveedores: Esto permite ³atar´ a los
clientes a los productos de la empresa y a los proveedores a un calendario de entregas y
a una estructura de precios diseñada por la empresa compradora. Esto hace surgir costos
de cambios que el gasto de un cliente o empresa al perder tiempo y recursos cuando se
cambia de un sistema o proveedor un proveedor al sistema o proveedor de la
competencia.
Transformarse en productor de bajo costo: para evitar que nuevos competidores entren
en sus mercados, las empresas pueden producir bienes y servicios a un menor precio sin
sacrificar la calidad y el nivel de servicio.
El modelo de la cadena de valor, destaca las capacidades de las actividades que agregan
un margen de valor a los productos o servicios de la empresa indicando donde los SI
pueden ser mejor aplicados para alcanzar una ventaja competitiva. Estas actividades
pueden clasificarse en primarias y de apoyo.
Las actividades de apoyo hacen posible que ocurran las primarias, consisten en la
infraestructura de la institución (administración y dirección), RRHH (reclutamiento,
contratación y capacitación del personal), tecnología (mejora de productos y procesos
de producción) y abastecimiento (adquisición de insumos).
Las instituciones tienen una ventaja competitiva cuando proporcionan mayor valor a sus
clientes y a menor precio. Un SI podría ayudar a la empresa a producir productos de
menos costo o igual pero de mayor valor que el de la competencia.
Los sistemas de información pueden ayudar a que las empresas persigan las cuatro
estrategias competitivas básicas: Los sistemas de información pueden ser usados para
desarrollar nuevos nichos de mercado; pueden capturar a los clientes y provee dores al
subir el costo del cambio; pueden proporcionar productos y servicios únicos; pueden
ayudar a que las empresas proporcionen productos y servicios a menor costo al reducir
los costos de producción y distribución.
Los sistemas que enlazan a una empresa con sus clientes, distribuidores o proveedores
se llaman sistemas interinstitucionales porque automatizan el flujo de información a
través de las fronteras institucionales. Estos sistemas permiten que la información o las
capacidades de procesamiento de esta mejoren el desempeño de otros o mejoren las
relaciones entre las instituciones.
Los sistemas para abatir costos permiten abatir de manera interna los costos de
operación, incrementar la utilidades, y hacer que las empresas sean mas eficientes,
contribuyendo a la sobrevivencia y prosperidad de la empresa.
Los sistemas que proporcionan servicios a diferentes instituciones al integrar mucho
vendedores y compradores crea un mercado electrónico.