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Excel es un programa de hojas de clculo de Microsoft Office system.

Permite crear y
aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de clculo) para analizar datos y tomar
decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para
hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir frmulas
para realizar clculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y
presentarlos en una variedad de grficos con aspecto profesional.
Entre los escenarios ms comunes de uso de Excel se incluyen:
Contabilidad Se pueden usar las eficaces caractersticas de clculo de Excel en muchos
informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de
ingresos o estados de resultados).
Definicin de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean personales o
empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes
de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilacin).
Facturacin y ventas Excel tambin es til para administrar datos de ventas y
facturacin, y en ste se pueden crear fcilmente los formularios que se necesiten (por
ejemplo: facturas de ventas, albaranes u rdenes de compra).
Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar
resmenes o anlisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los
proyectos, que muestran la variacin entre los resultados reales y los proyectados, o
que se pueden usar para pronosticar datos).
Planeacin Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u
organizadores tiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de
marketing, planes de impuestos para fin de ao u organizadores para ayudarlo con la
planificacin de comidas semanales, fiestas o vacaciones).
Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla
de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del
trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).
Uso de calendarios Gracias a su rea de trabajo con cuadrcula, Excel se presta para
crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios acadmicos para hacer el
seguimiento de las actividades durante el ao escolar o calendarios del ao fiscal para
hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).
Tareas bsicas de Excel
Una de las mejores maneras de aprender a usar Excel es abrir el programa e intentar
usar las diversas caractersticas. Sin embargo, si desea aprender a usarlo de manera ms
especfica, o si necesita un poco de ayuda para comenzar a usarlo, puede consultar los
siguientes artculos de "inicio rpido".
Para crear un libro nuevo, se puede usar una plantilla de libro en blanco o una plantilla
existente que ya contenga algunos datos, diseo y formato que desee usar.
Haga clic en Nuevo.
Esto abrir la vista Backstage de Microsoft Office, que oculta temporalmente
la hoja de clculo.

Haga clic en Nuevo.

En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla de libro que desee usar.

Sugerencias
Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en blanco.
Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo a
partir de un libro existente, busque la ubicacin del libro que desee usar
y, a continuacin, haga clic en Crear nuevo.
Para crear un libro basado en una plantilla, haga clic en Plantillas de
ejemplo o en Mis plantillas y seleccione la plantilla que desee usar.

Pasos siguiente
Para obtener instrucciones detalladas sobre cmo crear un libro nuevo, vea crear un
nuevo libro.
Editar y escribir datos en una hoja de clculo
Se aplica a: Excel 2010
Para trabajar con datos en una hoja de clculo, primero debe escribir los datos
en las celdas de la hoja de clculo. Luego, quizs desee ajustar los datos de
manera que puedan verse y se muestren del modo en que prefiera.
Cmo?

Escriba los datos.


Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.
Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
Sugerencia Para escribir los datos en una nueva lnea dentro de una
celda, inserte un salto de lnea presionando ALT+ENTRAR.
Para escribir una serie de datos, como das, meses o nmeros progresivos,
escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la celda
siguiente para establecer un patrn.
Por ejemplo, si desea que la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las dos
primeras celdas.
Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el
controlador de relleno por el intervalo que desea rellenar.
Sugerencia Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o
hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba
o hacia la izquierda.

Ajuste la configuracin.
Para ajustar el texto en una celda, seleccione las celdas a las cuales desea
aplicar el formato y, luego, en la ficha Inicio en el grupo Alineacin, haga
clic en Ajustar texto.

Para ajustar el ancho de columna y el alto de fila de modo que se ajusten


automticamente a los contenidos de la celda, seleccione las columnas o
filas que desea cambiar y, luego, en la fichaInicio en el grupo Celdas, haga
clic en Formato.
Escriba los datos.
Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.
Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.
Sugerencia Para escribir los datos en una nueva lnea dentro de una
celda, inserte un salto de lnea presionando ALT+ENTRAR.
Para escribir una serie de datos, como das, meses o nmeros progresivos,
escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la celda
siguiente para establecer un patrn.
Por ejemplo, si desea que la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las dos
primeras celdas.
Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el
controlador de relleno por el intervalo que desea rellenar.
Sugerencia Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o
hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba
o hacia la izquierda.

En Tamao de celda, haga clic en Autoajustar ancho de


columna o Autoajustar alto de fila.
Sugerencia Para ajustar rpidamente todas las columnas o las filas en la
hoja de clculo, haga clic en el botn Seleccionar todo y, luego, haga doble
clic en cualquier borde entre dos encabezados de columna o de fila.

.
Aplique formato a los datos.
Para aplicar formato de nmeros, haga clic en la celda que contiene los
nmeros a los cuales desea aplicar el formato. A continuacin, en la
ficha Inicio, en el grupo Nmeros, haga clic en la flecha junto a General y
elija el formato que desee.

Para cambiar la fuente, seleccione las celdas que contienen los datos a los
cuales desea aplicar el formato y luego, en la ficha Inicio del grupo Fuente,
haga clic en el formato que desee.

Aplicar formato a una hoja de clculo


Se aplica a: Excel 2010
Puede ayudar a mejorar la legibilidad de una hoja de clculo al aplicar distintos
tipos de formatos. Por ejemplo, puede aplicar bordes y sombreado para ayudar
a definir las celdas en una hoja de clculo.

Aplicar bordes a la celda


Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un
borde.
Sugerencia Para seleccionar rpidamente la hoja de clculo completa,
haga clic en el botn Seleccionar todo.

En la ficha Inicio, en el grupo fuente, haga clic en la flecha situada junto


a bordes y, a continuacin, haga clic en el estilo de borde que desee.
Sugerencia El botn Bordes muestra el estilo de borde usado ms
recientemente. Para aplicar ese estilo, puede hacer clic en el
botn Bordes (no en la flecha).

Cambiar color y alineacin del texto


Seleccione la celda o rango de celdas que contienen (o
contendrn) el texto al que desea aplicar formato. Tambin puede
seleccionar una o ms partes del texto dentro de una celda y
aplicar distintos colores de texto a esas secciones.
Para cambiar el color del texto en las celdas seleccionadas, en la
ficha Inicio, en el grupo fuente, haga clic en la flecha situada junto
a Color de fuente y, a continuacin, en Colores del
temao Colores estndar, haga clic en el color que desee usar.
Nota Para aplicar un color distinto al de los colores del tema y
los colores estndar disponibles, haga clic en Ms colores y
defina el color que desea utilizar en la
pestaa Estndar oPersonalizado del cuadro de dilogo Colores.
Para cambiar la alineacin del texto de las celdas seleccionadas,
en el grupo Alineacin de la pestaa Inicio, haga clic en la opcin
de alineacin que desee.

Por ejemplo, para cambiar la alineacin horizontal del contenido


de la celda, haga clic en Alinear texto a la
izquierda , del Centro o Alinear texto a la derecha .
Aplicar sombreado a la celda
Seleccione la celda o rango de celdas a las que desea aplicar el
sombreado.
En la ficha Inicio, en el grupo fuente, haga clic en la flecha situada junto
a Color de relleno y, a continuacin, en Colores del tema o Colores
estndar, haga clic en el color que desee.

Aplicar formato a los nmeros de una hoja de clculo


Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel Starter 2010
Al aplicar distintos formatos de nmero, se pueden mostrar los nmeros como
porcentajes, fechas, monedas, etc. Por ejemplo, si se est trabajando en un
presupuesto trimestral, puede usar el formato de nmero de moneda para
mostrar los valores monetarios.

Mirar el vdeo
Cmo?

Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.


En la pestaa Inicio, en el grupo Nmero, haga clic en el Selector de
cuadro de dilogo situado junto a Nmero (o presione Ctrl+1).

En la lista Categora, haga clic en el formato que desee usar y despus


ajuste la configuracin si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato
Moneda, puede seleccionar un smbolo de moneda diferente, mostrar
ms o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se
muestran los nmeros negativos.

Para obtener ms informacin sobre los formatos de nmero,


consulte formatos de nmero disponibles.

Pasos siguientes
Si Microsoft Excel muestra ##### en una celda despus de aplicar formato de
nmero, es probable que la celda no sea lo suficientemente ancha para mostrar
los datos. Para aumentar el ancho de la columna, haga doble clic en el borde
derecho de la columna que contiene las celdas con el error #####. Esto cambiar
automticamente el tamao de la columna para ajustarse al nmero. Tambin
puede arrastrar el borde derecho hasta que las columnas tengan el tamao que
desee.
La mayor parte del tiempo, los nmeros se ven de la manera en que se desea,
ya sea al escribirlos en la hoja de clculo o al importarlos desde una base de
datos u otro origen externo. Sin embargo, Excel en algunas ocasiones aplica un
formato de nmero inesperado y es posible que, a causa de ello, deba ser
necesario hacer algunos ajustes. Por ejemplo, si se escribe un nmero que
contiene una barra diagonal (/) o un guin (-), es posible que Excel lo interprete
como una fecha y lo convierta a formato de fecha. Si desea escribir valores no
calculados, como por ejemplo 10e5, 1 p, o 1-2, y no desea que Excel los
convierta a un formato de nmero integrado, puede aplicar el formato de texto a
las celdas y despus escribir el nmero.
Si el formato de nmero integrado no satisface sus necesidades, puede crear su
propio formato de nmero personalizado. Desde el cdigo utilizado para crear
los formatos de nmero puede ser difcil de comprender al principio, es mejor
usar uno de los formatos de nmero integrados como punto de partida. A
continuacin, puede cambiar cualquiera de las secciones de cdigo de ese
formato para crear su propio formato de nmero personalizado. Para ver el
cdigo de formato de nmero integrado de formato de nmero, haga clic en la
categora personalizada y busque en el cuadro tipo. Por ejemplo, el cdigo [< =
9999999] #### ##; (#) ###-### se usa para mostrar el nmero de telfono (555)
555-1234. Para obtener ms informacin, vea crear o eliminar un formato de
nmero personalizado.

Crear o eliminar una tabla de Excel


Se aplica a: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel 2016 para
Mac Ms...
Cuando se crea una tabla en una hoja de clculo de Excel, no solo es ms fcil
administrar y analizar los datos, sino que tambin se obtiene filtrado integrado,
ordenacin, sombreado de fila mediante filas con bandas y la posibilidad de usar
diferentes frmulas en una fila de totales.
Crear una tabla en el estilo que desee

1. Seleccione cualquier celda en el rango de celdas que quiere incluir en la tabla.


2. En la pestaa Inicio, haga clic en Estilos > Dar formato como tabla >
seleccione un estilo en la Galera de estilos de tabla.

3. Excel resaltar automticamente el rango de datos de la tabla y, despus, la


direccin del rango se mostrar en el cuadro de dilogo Dar formato como
tabla, pero se puede ajustar el intervalo si es necesario. Si la fila superior del
rango seleccionado contiene datos que quiere usar como encabezados de tabla,
active la casilla La tabla tiene encabezados. Si no activa la casilla La tabla
tiene encabezados, se agregarn encabezados de tabla con nombres
predeterminados como Columna1 y Columna2 en la parte superior de los datos
de la tabla. Se pueden cambiar los nombres de encabezado predeterminados en
cualquier momento. Para ms informacin, vea Activar o desactivar los
encabezados de tabla de Excel.
Una vez que haga clic en Aceptar, Excel dar formato al rango de datos como
una tabla con el estilo seleccionado.

Se puede cambiar el estilo actual en cualquier momento seleccionando uno


nuevo en la Galera de estilos. Tambin se puede crear un estilo de tabla propio
para usar en el libro actual seleccionando Nuevo estilo de tabla en la Galera
de estilos. Despus de crear un estilo de tabla personalizado, estar disponible
en el libro actual al hacer clic en Dar formato como tabla > Personalizado en
la Galera de estilos. Para ms informacin, vea Dar formato a una tabla de
Excel.

Filtrar datos con un filtro automtico


Al filtrar informacin en una hoja de clculo, puede encontrar valores
rpidamente. Puede filtrar una o ms columnas de datos. Con el filtrado, no solo
puede controlar lo que desea ver, sino que adems puede controlar qu desea
excluir. Puede aplicar un filtro en base a opciones elegidas en una lista o crear
filtros especficos para centrarse exactamente en los datos que desea ver.
Al filtrar, puede buscar texto y nmeros mediante el Cuadro de bsqueda en la
interfaz del filtro.
Cuando se filtran datos y los valores en una o ms columnas no renen los
criterios de filtrado, se ocultan las filas completas. Puede filtrar segn valores
numricos o de texto o bien puede filtrar por color en el caso de las celdas que
tienen aplicado un formato de color en el fondo o en el texto.

Seleccione los datos que quiere filtrar.


1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio, haga clic en Filtro.

2. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una


lista de la cual puede seleccionar filtros.

Nota Segn el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel


muestra en la lista Filtros de nmero o Filtros de texto.
Seleccione valores o realice bsquedas para filtrar

Seleccionar valores en una lista y realizar bsquedas son los mtodos ms


rpidos para filtrar. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene
un filtro habilitado, todos los valores en esa columna aparecen en una lista.

1. Use el Cuadro de bsqueda para escribir el texto o los nmeros que


desea usar para realizar la bsqueda.

2. Active y desactive las casillas de verificacin para mostrar los valores que
se encuentran en la columna de datos.

3. Use criterios avanzados para buscar valores que renen condiciones


especficas.
1. Para seleccionar segn valores, desactive la casilla de
verificacin (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta accin se
desactivan todas las casillas de verificacin. Luego seleccione nicamente
los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.
2. Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los nmeros en
el Cuadro de bsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodn,
como el asterisco (*) o el signo de interrogacin (?). Presione ENTRAR para
ver los resultados.

Filtre los datos mediante la especificacin de condiciones.

Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten


los datos exactamente del modo en que desea. Para ello, se crea un filtro. Si
alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultar
familiar.

1. Seleccione Filtros de nmero o Filtros de texto en la lista. Aparece un


men que le permite filtrar segn diferentes condiciones.
2. Elija una condicin y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic
en el botn Y para combinar criterios (es decir, dos o ms criterios que se
deben cumplir), o en el botn O para requerir que se cumpla solo una de
varias condiciones.
3. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que
espera.

Ordenar datos en una hoja de clculo


Cuando ordena informacin en una hoja de clculo, puede ver los datos de la
forma que desee y encontrar valores rpidamente. Puede ordenar un rango o
una tabla de datos en una o ms columnas de datos; por ejemplo, puede ordenar
los empleados primero por departamento y luego, por apellido.

Seleccionar los datos que desea ordenar


Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o
C1:C80 (una sola columna). El rango puede incluir ttulos (encabezados)
creados para identificar las filas o las columnas.
Ordenacin rpida
Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.

En la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en para


clasificar en orden ascendente (de A a Z o del nmero menor al mayor).

Haga clic en para clasificar en orden descendente (de Z a A o del


nmero mayor al menor).

Especificar criterios para ordenar


Use esta tcnica para elegir la columna que desee ordenar, adems de
otros criterios como la fuente o los colores de la celda.
Seleccione una sola celda en cualquier lugar del rango que desee ordenar.
En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaa Datos, haga clic en Ordenar.

Aparecer el cuadro de dilogo Ordenar.


En la lista Ordenar por, seleccione la primera columna en la que desea
ordenar.
En la lista Ordenar segn, seleccione Valores, Color de celda, Color de
fuente o Icono de celda.
En la lista Orden, seleccione el orden en el que desea aplicar la operacin
de ordenacin: de forma alfabtica o numrica, ascendente o descendente
(es decir, de la A a la Z o de la Z a la A para texto o bien, de menor a mayor
o de mayor a menor para los nmeros).
Aplicar formato condicional
Mediante la aplicacin de formato condicional a los datos, es posible identificar rpidamente
varianzas en un intervalo de valores con solo echar un vistazo.

Este grfico muestra datos de temperatura con un formato condicional que usa
una escala de colores para diferenciar valores altos, medios y bajos. El siguiente
procedimiento usa esos datos.

Seleccione los datos que desea aplicar formato condicional

Aplicar el formato condicional


En la ficha Inicio, en el grupo estilos, haga clic en la flecha situada junto
a Formato condicionaly, a continuacin, haga clic en Escalas de Color.

Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de colores para ver una
vista previa de los datos con formato condicional aplicado.
En una escala de tres colores, el color de arriba representa valores ms
altos, el color del medio representa valores medios y el color de abajo
representa valores ms bajos. Este ejemplo usa la escala Rojo - Amarillo -
Azul.

Experimentar con el formato condicional


En la pestaa Inicio en el grupo Estilos, haga clic en la flecha junto
a Formato condicional y luego pruebe con los estilos disponibles.

Aplicar la validacin de datos a celdas


Puede usar la validacin de datos para restringir el tipo de datos o los valores
que los usuarios escriben en una celda. Uno de los usos ms comunes de la
validacin de datos es crear una lista desplegable. Vea este vdeo para obtener
informacin general sobre la validacin de datos rpida.

Agregar validacin de datos a una celda o un rango


Seleccione una o ms celdas para validar.
En la pestaa Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin
de datos.
En la pestaa Configuracin, en el cuadro Permitir, seleccione Lista.

En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por comas. Por
ejemplo:
Para limitar una respuesta a dos opciones (por ejemplo "Tiene hijos?"),
escriba S,No.
Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones,
escriba Baja, Media, Alta.
Nota: Generalmente, estos pasos solo se recomiendan para los elementos de
lista que probablemente nunca cambien. Si tiene una lista que pueda cambiar, o
si necesita agregar o quitar elementos de vez en cuando, le ir mejor si sigue el
paso del siguiente procedimiento recomendado.
Procedimiento recomendado: Tambin puede crear entradas de la lista mediante
referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. La manera ms
eficaz es crear la lista, despus aplicar el formato como una tabla de
Excel (desde la pestaa Inicio, seleccione Estilos > Dar formato como tabla >
elija el estilo de tabla que sea mejor para usted). Despus, seleccione el rango
de cuerpo de datos de la tabla, que es la parte de la tabla que solo tiene la lista,
no el encabezado de la tabla (en este caso, Departamento), y proporcinele un
nombre significativo en el cuadro Nombre encima de la columna A.
En lugar de escribir los valores de la lista en el cuadro Origen de la validacin de
datos, agregue el nombre que acaba de definir precedido de un signo igual (=).

Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que agrega o quita elementos de
la lista, su lista de validacin de datos se actualizar automticamente.
Nota: Es mejor colocar sus listas en una hoja de clculo independiente (oculta si
fuera necesario) de forma que nadie pueda editarlas.
Asegrese de que est activada la casilla Celda con lista desplegable.
Para especificar cmo quiere administrar los valores en blanco (nulos), active o
desactive la casilla Omitir blancos.
Nota: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas que tiene un
nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar de ese rango, al
seleccionar la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se escriba en la
celda validada. Esto tambin se cumple para cualquier celda a la que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si cualquier celda a la que se hace
referencia est en blanco, al seleccionar la casilla Omitir blancos permite que
cualquier valor se escriba en la celda validada.
Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que
la configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo
como espera.
Crear una frmula
Las frmulas son ecuaciones que pueden realizar clculos, devolver informacin, manipular los
contenidos de otras celdas, probar las condiciones y mucho ms. Una frmula siempre comienza
con el signo igual (=).

En la tabla siguiente se muestran algunos ejemplos de frmulas y sus descripciones.

Frmula Descripcin
=5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.
=RAIZ(A1) Usa la funcin RAZ para devolver la raz
cuadrada del valor en A1.
=HOY() Devuelve la fecha actual.
=IF(A1>0,"Ms","Menos") Comprueba si la celda A1 contiene un
valor mayor que 0. Si el resultado es
verdadero, se muestra el texto "Ms" en la
celda; si el resultado es falso, se muestra el
texto "Menos".
Seleccione una celda y comience a
escribir

En una celda, escriba el signo igual (=)


para iniciar la frmula.
Complete el resto de la frmula

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Escriba una combinacin de nmeros y operadores; por ejemplo 3+7.


Use el mouse para seleccionar otras celdas (insertando un operador entre
ellos). Por ejemplo, seleccione B1 y luego escriba un signo ms (+),
seleccione C1 y escriba + y luego seleccione D1.
Escriba una letra para elegir de una lista de funciones de hoja de clculo.
Por ejemplo, si se escribe "a", aparecen todas las funciones que comienzan
con la letra "a" que estn disponibles.

Complete la frmula

Para completar una frmula que usa una combinacin de nmeros, referencias
de celda y operadores, presione ENTRAR.
Para completar una frmula que usa una funcin, complete la informacin
requerida para la funcin y luego presione ENTRAR. Por ejemplo, la
funcin ABS requiere un valor numrico que puede ser un nmero que se
escriba o una celda seleccionada que contenga un nmero.

El aspecto de las frmulas completas puede ser como en los siguientes


ejemplos:

Frmula Descripcin
=3+7 Suma dos nmeros.
=B1+C1+D1 Agrega los valores en tres celdas.
=ABS(-3) Convierte un nmero en su valor
positivo.