MANUAL DE USUARIO PARA

INSTRUCTORES
SENNOVA APP

Sennova Centro de Comercio - Regional Antioquia

2017
 TABLA DE CONTENIDO

Contenido
1. INGRESO A LA PLATAFORMA ............................................................................................. 3
2. PLATAFORMA INSTRUCTOR ............................................................................................... 4
2.1 MENÚ SUPERIOR DE LA PLATAFORMA ............................................................................... 5
2.1.1 EDITE SU PERFIL ............................................................................................................ 5
2.1.1.1 CAMBIAR CONTRASEÑA .......................................................................................... 5
2.1.2 CONTACTO ...................................................................................................................... 6
2.1.3 SALIR ............................................................................................................................... 7
2.2 FUNCIONALES PRINCIPALES DE LA PLATAFORMA ............................................................ 7
2.2.1 ADMINISTRAR MIS VISITAS ............................................................................................ 8
2.2.1.1 VER GENERALIDADES DEL GRUPO ...................................................................... 10
2.2.1.1.1 Editar visita programada ................................................................................ 11
2.2.1.2 VER DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL....................................................................... 12
2.2.2 ADMINISTRAR PLATAFORMA ....................................................................................... 14
2.2.2.1 REGISTRAR APRENDICES ..................................................................................... 14
2.2.2.1.1Registro individual de aprendices .................................................................... 14
2.2.2.1.2Registro masivo de aprendices........................................................................ 15
2.2.2.2 REGISTRAR EMPRESAS ........................................................................................ 18
2.2.2.2.1 Registro individual de empresas ..................................................................... 18
2.2.2.2.2 Registro masivo de empresas ........................................................................ 19
2.2.2.2.3 EDITAR PERFIL DE EMPRESAS .................................................................. 21
............................................................................................................................................ 22
2.2.2.3 PROGRAMAR VISITAS ............................................................................................ 22
2.2.3 BASE DE DATOS EMPRESARIAL .................................................................................. 29
2.2.4 SIMULADOR ................................................................................................................... 31

1
 INTRODUCCIÓN
Dentro del marco de las actividades desarrolladas en la etapa lectiva de los
diferentes programas de formación ofertados por el Centro de Comercio de la
regional Antioquia del Sena, la plataforma digital SENNOVA APP se concibe como
una herramienta digital que apoya la premisa que tiene el centro de comercio en
contribuir con el fortalecimiento empresarial del Valle de Aburrá, mediante la
elaboración de un esquema de diagnóstico y acompañamiento a estas entidades
por medio de grupos de aprendices de diversos programas tecnológicos, los
cuales desde la aplicación y articulación de las competencias adquiridas en sus
procesos formativos intervienen las empresas desarrollando soluciones y planes
de acción asociados a las brechas encontradas en los diagnósticos aplicados.

Para la ejecución y desarrollo de estas actividades la plataforma digital ofrece un

sistema automático de recolección y presentación de información, basado en 8
aplicativos móviles y una plataforma WEB segmentada para instructores,
aprendices y empresas las cuales conjuntamente permiten:

a. Generar un diagnóstico empresarial inicial.

b. Documentar dicho diagnóstico en un repositorio virtual.
c. Realizar seguimiento en tiempo real por parte de los instructores a los
aprendices frente a su proyecto formativo.
d. Evaluar el impacto de las intervenciones.
e. Presentar de manera digital evidencias de la intervención en las empresas, por
medio de fotografías y aprobación por medio del empresario atendido.

Así pues, el presente manual presentará cada una de las características y

funcionalidades disponibles para los instructores dentro de la plataforma web
diseñada.

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1. INGRESO A LA PLATAFORMA
Señor instructor tenga en cuenta que para poder acceder a la plataforma usted
deberá estar registrado y contar con un usuario y una clave de acceso, dicho
procedimiento lo debe tramitar ante el administrador de la plataforma en Sennova
Centro de Comercio. Una vez se le haya realizado el registro, en la dirección de
correo que usted suministre, recibirá el nombre de usuario y la contraseña para
ingresar a la plataforma, ahora podrá dirigirse a la dirección
https://apps.sennova.co/ donde observará la pantalla mostrada en la Figura 1. Al
dar clic en Ingresar podrá introducir las credenciales de acceso que le fueron
suministradas y seleccionar el rol instructor.

Figura 1. Página de inicio de la plataforma Sennova App

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2. PLATAFORMA INSTRUCTOR
Una vez haya ingresado sus datos correctamente será direccionado a la página
principal de la plataforma de instructores donde observará la pantalla mostrada en
la Figura 2, la cual contiene una breve descripción de lo que podrá realizar en la
plataforma.

Figura 2. Home para instructores

4
2.1 MENÚ SUPERIOR DE LA PLATAFORMA
En el menú superior de la pantalla de inicio se encuentran 3 opciones que le
permitirán administrar su cuenta y contactarse con el administrador de la
plataforma:

2.1.1 EDITE SU PERFIL

Al dar clic en este botón podrá modificar la información personal ingresando los
datos que desee cambiar en el formulario mostrado en la Figura 3.

Figura 3. Formulario de edición de perfil instructores

2.1.1.1 CAMBIAR CONTRASEÑA

Estando en el formulario de edición de perfil también cuenta con la opción de
cambiar la contraseña generada por el sistema por una personalizada, dando clic
en la opción Cambiar contraseña podrá acceder al formulario mostrado en la figura
4 donde se le solicitará que ingrese la contraseña actual y la nueva contraseña

5
para poderla modificar. (Se recomienda cambiar la contraseña la primera vez
que ingrese a plataforma)

Figura 4. Formulario de cambio de contraseña

2.1.2 CONTACTO

Al dar clic en la opción Contacto del menú principal podrá comunicarse con el
administrador de la plataforma llenando los campos solicitados en el formulario
que se observa en la Figura 5.

Figura 5. Formulario de contacto

2.1.3 SALIR

Al pulsar el botón salir automáticamente saldrá de la plataforma

2.2 FUNCIONALES PRINCIPALES DE LA PLATAFORMA

La plataforma cuenta 4 funcionalidades principales como se puede observar en la
Figura 6, cada opción está representada con un gráfico y una breve descripción
de las diferentes funciones, estas son: 1.Administrar mis visitas, 2.Administrar
plataforma, 3.Base de datos empresarial, 4.Simular. A continuación se detallará a
que información tiene acceso al dar en cada uno de ellos.

Figura 6. Funcionalidades principales de la plataforma para instructores

7
2.2.1 ADMINISTRAR MIS VISITAS

Al dar clic aquí será direccionado a la página observada en la figura 7 en donde

podrá encontrar información acerca de las visitas que están realizando los
aprendices que tiene a cargo el instructor.

Figura 7. Resumen de visitas a cargo

En la parte superior de esta sesión se puede apreciar un listado con todas las
empresas que se encuentran en proceso de diagnóstico, indicando:

 Nombre de la empresa.
 Fecha que inicio el proceso.

8
  Programa que está realizando el diagnóstico.
 Estado en que se encuentra la visita.
 Tipo de visita, es decir si es la primera o la segunda vista que se realiza en
la misma empresa.

En la parte inferior encontrará un consolidado de las visitas que tiene a cargo el

instructor en donde se pueden apreciar cuantas visitas tiene asociadas en total, y
en qué estado se encuentra la visita o intervención.

Es de aclarar que los estados de la visita tienen las siguientes definiciones:

-Sin iniciar: Se considera que la visita está sin iniciar cuando no se ha

terminado de responder las preguntas.

-En plan de acción: Se considera que una visita está en plan de acción cuando
ya se ha terminado de responder el cuestionario y el aprendiz está realizando el
respectivo análisis para generar el plan de acción.

-Enviado: Una visita se encuentra en estado Enviado cuando el aprendiz realizó el

plan de acción y subió la URL desde donde se puede acceder a este.

-Finalizada: Una visita se considerará Finalizada cuando el link para ver el plan de
acción ya se encuentra habilitado y la empresa ya lo revisó.

-Finalizada por novedad: Indica que algo extraordinario ocurrió y no fue posible
que la intervención continúe con su proceso normal.

Los estados anteriores se modifican de manera automática a medida que el

aprendiz cumple con los pasos que requiere el diagnóstico empresarial, excepto
cuando se finaliza por novedad, en este caso el instructor lo realiza de manera
manual, (más adelante se verá como).

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2.2.1.1 VER GENERALIDADES DEL GRUPO
Dentro del listado desplegado en la vista administrar visita al dar clic en el botón
Ver asociado a la columna grupo, podrá obtener una vista con la información
mostrada en la figura 8, donde encontrará el detalle del grupo, además podrá
tener acceso a los siguientes componentes:

 Plan de acción generado por el grupo.

 Evidencias fotográficas recopiladas durante la visita.
 Opción de modificar o editar el grupo y la visita programada.

Figura 8. Ver generalidades del grupo asociado a una visita.

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2.2.1.1.1 Editar visita programada
Estando en la vista de generalidades del grupo si se presiona el botón “Editar”
tendrá acceso al formulario mostrado en la figura 9. En este, podrá realizar las
siguientes acciones:

 Modificar o eliminar los aprendices asociados a una visita.

 Cambiar un aprendiz por otro, en caso de ser necesario.
 Modificar la fecha en que se aplicará la encuesta.
 Finalizar una visita si ha sucedido alguna eventualidad.

Nota: Las visitas solo se puede finalizar por novedad si el estado de esta es Sin
iniciar o en Plan de acción, si el estado es Enviado ya no se podrá finalizar por
novedad dicha visita.

Figura 9. Editar visita.

Una vez realizados los cambios deseados, es necesario presionar el botón

Actualizar para que dichos cambios sean guardados satisfactoriamente. Si por

11
algún motivo ya no se desean realizar cambios, haciendo clic en el botón
Deshacer cambios, estos serán eliminados y la visita quedará sin ninguna
modificación.

2.2.1.2 VER DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL

Dentro del listado desplegado en la vista administrar visita al dar clic en el botón
Ver asociado a la columna Diagnóstico, podrá ver el diagnóstico de la empresa,
el cual se genera de manera automática y progresiva a medida que esta se va
aplicando por parte del estudiante

En la parte superior de esta sesión encontrará un cuadro con los puntajes

asociados a cada uno de los procesos evaluados en la encuesta, también el
porcentaje de avance de dicho proceso, es decir cuántas de las preguntas del
proceso han sido contestadas. (Ver figura 10).

Figura 10. Vista Diagnóstico empresarial.

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En la parte inferior de la vista de diagnóstico empresarial, encontrará dos gráficos,
uno de radar y otro de barras los cuales permiten visualizar de una manera más
dinámica la información contenida. Es de aclarar que cuando se han realizado las
dos visitas a una misma empresa en el cuadro de resumen solo se mostrarán los
puntajes de la última visita, mientras que en los gráficos de apoyo, se mostrará el
comparativo de las dos visitas, la primera se verá en color amarillo y la segunda
en color azul.

Nota: Con el comparativo entre las dos visitas lo que se pretende es tener la
posibilidad de manera gráfica de ver cómo ha mejorado la empresa en sus
procesos.

Figura11. Gráficos del diagnóstico empresarial

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2.2.2 ADMINISTRAR PLATAFORMA

Al darle clic en la opción Administrar plataforma será direccionado a la página

mostrada en la figura 12 donde encontrará las siguientes opciones:

 Registrar aprendices.
 Registrar empresas.
 Programar visitas.

Figura 12. Administrar la plataforma de instructores

2.2.2.1 REGISTRAR APRENDICES

2.2.2.1.1Registro individual de aprendices

Al hacer clic en la opción “Registrar aprendices”, en el menú principal de la
opción Administrar plataforma, será direccionado al formulario mostrado en la
figura 13. En donde una vez diligenciados los campos de manera correcta el
aprendiz quedará registrado en la base de datos de la plataforma.
Automáticamente le será enviado al aprendiz un mensaje a la dirección de correo
electrónico registrada, asignándole una clave y un nombre de usuario, con estas
credenciales de acceso el aprendiz podrá ingresar a la plataforma WEB
correspondiente y a la Aplicativo móvil.

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 Figura 13. Formulario registro individual de aprendices

2.2.2.1.2Registro masivo de aprendices

En el menú superior encontrará una opción denominada Registro masivo, al
ingresar en esta, será direccionado a la página mostrada en la figura 14.

Figura 14. Registro masivo de aprendices

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En esta vista se encontrará con la opción de realizar carga masiva de usuarios a
partir de una platilla en Excel que puede ser descargada en el enlace indicado. En
la figura 15 se observa la plantilla para registro masivo de aprendices, es de
aclarar que hay que tener mucho cuidado de llenar la plantilla con la información
adecuada, a la derecha del archivo se pueden observar unas notas aclaratorias en
las que se indica qué se debe poner en el campo Tipo de documento y en el
campo Tipo de programa. Una vez llenado el archivo de Excel se procede a
realizar su carga haciendo clic en la opción “Examinar” y se busca el archivo
correspondiente. A continuación se le da clic en “Importar”, se verá la página
mostrada en la figura 16, la cual es una vista previa de la información que será
enviada a la base de datos.

Figura 15. Plantilla Excel para registro masivo de aprendices.

Estando en la vista previa se da clic en “Aceptar” en la parte inferior y si el archivo

quedó debidamente diligenciado aparecerá un mensaje de confirmación indicando
que los registros se crearon de manera exitosa. (Ver figura 17). Automáticamente
les será enviados a los aprendices el mensaje con las respectivas credenciales de
acceso.

16
 Figura 16. Confirmación de registro masivo de aprendices

Figura 17.Carga exitosa de aprendices

Si se comente algún error mientras se llenan las planillas de carga masiva, estos le serán
informados mediante mensajes como los mostrados en la figuras 18 y 19. En este caso
se deberá verificar el archivo de Excel e ingresar la información de manera adecuada.
Teniendo en cuenta el cuadro de notas aclaratorias de la plantilla de Excel.

17
 Figura 18. Error tipo documento plantilla de aprendices

Figura 19. Error tipo de programa plantilla de aprendices

2.2.2.2 REGISTRAR EMPRESAS

2.2.2.2.1 Registro individual de empresas
Al hacer clic en la opción de registrar empresa se observa la vista de la figura 20.
En este formulario se deberán ingresar los campos solicitados y dar clic en
“Enviar registro” para crear el registro de manera individual. Automáticamente a
la empresa le llegara un correo con las credenciales de acceso para ingresar a su
respectiva plataforma.

Figura 20. Formulario de registro individual de empresas

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2.2.2.2.2 Registro masivo de empresas
En el menú superior encontrará una opción denominada Registro masivo, al
ingresar en esta será direccionado a la página mostrada en la figura 21, acá
contará con la opción de realizar carga masiva de empresas a partir de una platilla
en Excel que puede ser descargada en el enlace indicado. En la figura 22 se
observa la platilla para registro masivo de empresas. Al diligenciar el archivo
asegúrese que el NIT de la empresa sea ingresado sin digito de verificación
Una vez llenado el archivo de Excel se procede a realizar su carga haciendo clic
en la opción “Examinar” y se busca el archivo correspondiente. A continuación se
le da clic en “Importar”, se verá la página mostrada en la figura 23, la cual es una
vista previa de la información que será enviada a la base de datos.

Figura 21.Registro masivo de empresas

19
 Figura 22. Plantilla de Excel para registro masivo de empresas

Al dar clic en aceptar, en esta esta pantalla los datos serán almacenados y
automáticamente les será enviados a las empresas el mensaje con las respectivas
credenciales de acceso.

Figura 23. Confirmación de registro masivo de empresas

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2.2.2.2.3 EDITAR PERFIL DE EMPRESAS
El registro de empresa tiene información muy básica, sin embargo, la empresa
posee muchos más datos de información, los cuales pueden ser modificados por
la misma empresa, por el aprendiz o por instructor. Al dar clic en el menú superior
en la opción “Editar empresa” ver figura 20 es posible que instructor complete la
información de la empresa, inicialmente aparecerá un filtro de búsqueda que
solicitará el NIT de la empresa que se desea editar ver figura 24. Una vez se haya
ingresado el NIT correctamente verá un formulario como el mostrado en la figura
25. Con la información de la empresa, para editarlo solo es necesario modificar el
campo que se desee y dar clic en “Guardar” al final del formulario.

Figura 24. Filtro de búsqueda por NIT para editar empresa

21
 Figura 25. Formulario de edición de empresa

2.2.2.3 PROGRAMAR VISITAS

Al hacer clic en “Programar visitas” la tercera opción de las opciones principales
de Administrar plataforma, usted podrá crear un grupo colaborativo de varios
aprendices y asignarles una empresa en la cual aplicarán la encuesta y realizarán
el diagnóstico empresarial.

22
Al seleccionar esta opción será direccionado al formulario mostrado en la figura 26

Figura 26. Formulario programación visita

Para diligenciar el formulario y registrar correctamente una visita empresarial,

usted debe seguir el siguiente procedimiento:

 Elegir el programa de formación que realizará la intervención, para ello el

formulario posee un listado con cada uno de los programas registrados en
plataforma

Figura 27. programación visita-elección del programa de formación

23
 Elegir la empresa a intervenir haciendo clic en el botón agregar asociado
al recuadro empresa a intervenir (Tenga en cuenta esta empresa debe
estar previamente registrada en plataforma)

Figura 28. Elección de empresa a intervenir

Una vez se haya hecho clic en el botón agregar, la plataforma desplegará

un filtro que le permitirá buscar la empresa deseada por dos criterios
Nombre de la empresa o NIT.

Figura 29. Filtro para búsqueda de empresa

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Inmediatamente aplicado el criterio de búsqueda se listará el resultado como se
muestra en la figura 30. Si dicho resultado es favorable a su búsqueda debe hacer
clic en el botón agregar y en caso contrario haciendo clic en el botón Nueva
Búsqueda podrá aplicar nuevamente el filtro.

Figura 30. Resultado búsqueda empresa.

Nota: Si usted desea listar todas las empresas registradas en plataforma y no

aplicar ningún filtro de búsqueda simplemente en la vista de aplicar filtro sin
escribir ningún criterio debe dar clic en el botón Buscar empresa obteniendo un
listado como el que se aprecia en la figura 31.

Figura 31. Listado total de empresas registradas.

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 Elegir el grupo de aprendices responsable de la intervención, para ello
previamente se definió que como mínimo un grupo debe estar conformado
por 2 aprendices y como máximo podrá estar constituido por 6 aprendices.
El proceso de asociar aprendices a la visita empresarial es similar al de
asociar la empresa a intervenir, iniciando en el accionamiento del botón
agregar ubicado al frente de cada uno de los recuadros identificados con la
leyenda aprendiz responsable.

Figura 32. Elección de aprendiz responsable

Una vez se haya hecho clic en el botón agregar, la plataforma desplegará

un filtro que le permitirá buscar el aprendiz deseado por dos criterios
número de ficha o documento del aprendiz.

Figura 33. Filtro elección de aprendiz responsable

26
Inmediatamente aplicado el criterio de búsqueda se listará el resultado como se
muestra en la figura 34. Si dicho resultado es favorable a su búsqueda debe hacer
clic en el botón agregar y en caso contrario haciendo clic en el botón Nueva
Búsqueda podrá aplicar nuevamente el filtro

Figura 34. Resultado búsqueda aprendiz.

Nota: Cabe mencionar que la búsqueda efectuada se realiza sobre los aprendices
asociados en el programa de formación seleccionado en el primer paso de esta
sección, si usted desea listar todos los aprendices registrados en plataforma en
dicho programa y no aplicar ningún filtro de búsqueda simplemente en la vista de
aplicar filtro sin escribir ningún criterio debe dar clic en el botón Buscar aprendiz
obteniendo un listado como el que se aprecia en la figura 35.

Figura 35. Resultado búsqueda aprendiz

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Es de resaltar que en cualquier búsqueda de aprendiz realizada si el botón No
disponible aparece en la lista de resultados como se aprecia en la figura 36.
quiere decir que el aprendiz en cuestión ya está asociado a otra visita y por ende
no puede ser seleccionado para la intervención que usted está registrando en
plataforma

Figura 36. Aprendiz no disponible

 Elegir la fecha de la visita. Para terminar con el registro de la visita usted

deberá seleccionar la fecha en la que los aprendices se dirigirán a la
empresa para aplicar la encuesta haciendo clic sobre el campo fecha visita

Figura 37. Selección fecha visita

Finalmente, si toda la información de la visita fue configurada haga clic en el botón

programar visita y el sistema notificará que esta se programó correctamente en
plataforma.

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2.2.3 BASE DE DATOS EMPRESARIAL

Considerando la necesidad de obtener información de las empresas registradas

en plataforma, esta sección le permitirá aplicar diferentes filtros de búsqueda
relacionados con la información recopilada de cada una de estas.

Figura 38. Sección base de datos empresarial

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En términos generales, para operar esta sección basta con seleccionar uno o
varios de los 4 filtros disponibles y hacer clic en el botón listar empresas para
obtener el resumen deseado, los filtros disponibles son:

 Porcentaje de cumplimiento de la intervención

 Ingresos totales de la empresa en el último año
 Tamaño de la empresa
 Sector económico de la empresa

Figura 39. Filtros de búsqueda de la base de datos empresarial

Al aplicar el filtro seleccionado se obtiene un resumen con datos genéricos de las

empresas encontradas como se muestra a continuación:

Figura 39. Resultado búsqueda base de datos empresarial

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2.2.4 SIMULADOR

En la sección simulador la plataforma oferta un listado donde encontrará cada una

de las encuestas asociadas a los programas de formación soportados por el
aplicativo, permitiendo así examinar en tiempo real, la estructura de cada una de
estas encuestas y contestar a manera de ejemplo todos los procesos a ser
evaluados en la visita de intervención empresarial.

Figura 40. Sección base de datos empresarial

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Para iniciar una simulación debe seleccionar uno de los programas de formación
ofrecidos en el listado como se muestra a continuación:

Figura 40. Sección base de datos empresarial

Una vez seleccionado el cuestionario a simular, se desplegará una pantalla con el

resumen de la encuesta dividida por procesos, estos procesos se pueden
responder haciendo clic en el botón responder en donde se listarán cada una de
las preguntas almacenadas y las posibles respuestas a cada una de estas

Figura 41. Resumen encuesta simulada

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 Figura 42. Listado de preguntas de un proceso especifico

Para contestar todas las preguntas de un proceso usted debe hacer clic en el
botón Guardar y continuar de manera que pueda recorrer así toda la encuesta

Figura 43. Guardar encuesta simulada

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Finalmente, si contesta todas las preguntas de la encuesta se podrá obtener un
resultado de la simulación realizada, para ello una vez termine de contestar cada
proceso debe dar clic en el botón Enviar Encuesta.

Figura 44. Terminar Simulación

Enviando la encuesta simulada automáticamente se obtendrá un resumen de esta,

el cual se puede analizar y cambiar posteriormente en una nueva simulación

Figura 45. Resultado Simulación

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