DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL Y ESTRATEGIA GERENCIAL

URREA ROMERRO GLORIA JOHANA

PARDO MONSALVE GUSTAVO ADOLFO
SEVILLAMONTENEGRO BRAYAN STEVE

UNIVERSITARIA AGUSTINIANA
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE EMPRESAS
BOGOTÁ, D.C.
2017
 3

TABLA DE CONTENIDO

Formulación del plan estratégico………………………………………………… 4

1. Visión…………………………………………………………………... 4
2. Misión………………………………………………………………….. 4
3. Filosofía Organizacional……………………………………………... 4
4. Políticas de la Organización……………………...………………….. 5
5. Objetivos de la Organización………………………………………… 6
6. Formulacion de la estrategia ………………………………………… 5
6.1. DOFA
7. Gestión Estratégica…………………………………………………… 8
7.1. Fijación de las metas ………………………….…………………. 9
8. Diagnostico…………………………………………………………… 10
8.1. Factores Internos ………………………………………………10
8.2. Aspectos Organizacionales……………………………………. 10
8.3. Factores Externos……………………………………………….11
8.4. Relación con el cliente ………………………………………….11
8.5. Competencia – Mercado ……………………………………… 11
8.1. Ventajas ………………………………………………….. 11
8.2. Desventaja ……………………………………………….. 11

9. Indicadores de gestión………………………………………………… 12
10. Matrices ………………………………………………………………. 13
10.1. Matriz MMGO ……………………………………………….. 15
10.2. Matriz BCG …………………………………………………... 16
10.3. Matriz PESTEL ……………………………………………… 17
10.4. CINCO FUERZAS DE PORTER ………………………....... 18
 4

1. VISION

En 2020, seremos una compañía reconocida por la prestación de servicios

personalizados de Black Office con calidad y oportunidad presente en más regiones de
Colombia, consolidando aliados estratégicos internacionales, satisfaciendo cada una de las
necesidades y requerimientos de nuestro cliente

1.1.MISION

Somos un aliado estratégico para sociedades nacionales y extranjeras, que ofrecen

servicios de Outsourcing en Contabilidad, Impuestos, Administración de nómina, auditoria,
revisoría fiscal, consultoría legal, y Complace, a la medida de sus clientes; con personal
competente y comprometido, que, con tacto y calidad, generamos estrategias de negocios
favorables para nuestros clientes

1.2.FILOSOFIA ORGANIZACIONAL

Valores Organizacionales

Pasión: Nos gusta lo que hacemos y nos comprometemos en hacerlo bien

Confianza: Realizamos nuestro trabajo con conocimiento, responsabilidad y seguridad.
Compromisos: Nos apropiamos de nuestro trabajo para alcanzar los objetivos
propuestos.
Trabajo en Equipo: Comprendemos que sumando esfuerzos logramos las metas
propuestas, superando las expectativas.
Calidad Humana: Valoramos y respetamos la condición de cada individuo
preocupándonos por su bienestar y satisfacción.
Calidad: Entendemos las necesidades del cliente y trabajamos en pro de su satisfacción.
 5

POLITICA DE LA ORGANIZACION
Asegurar la prestación de sus servicios profesionales, bajo condiciones de oportunidad y
confiabilidad, satisfaciendo las necesidades de los clientes, a través de personal competente
que cumple con los requisitos del sistema de gestión de calidad, que permita mejorar
continuamente su eficacia.

OBJETIVOS
 Entregar oportunamente los productos requeridos por los clientes.
 Minimizar los márgenes de error en los productos entregados a los clientes.
 Mantener altos niveles de satisfacción de los clientes frente a los servicios
prestados.
 Mantener niveles satisfactorios en el desempeño del personal de la empresa.
 Mejorar continuamente el desempeño de los procesos del sistema de Gestión de
Calidad.

FORMULACION DE LA ESTRATEGIA

DOFA

Fortalezas:
Servicio al cliente (servicios a la medida)
Profesionalismo con el que se presta el servicio
Experiencia con clientes internacionales
Flexibilidad en la prestación del servicio
Compromiso del staff
Infraestructura
Respuesta oportuna por los aliados estratégicos
Transparencia en la información dada al cliente
Profesionalismo ético
Suscriciones a actualícese, legis etc
Aliados estratégicos
 6

Oportunidades:
Relación con clientes extranjeros
Procesos estandarizados de mis proveedores críticos
Era digital (estrategia de marketing digital)
Adaptabilidad en los cambios normativos
Salario emocional (salidas, clases de ingles) lograr ser equitativos
Beneficios con la suscripción (Actualicese y legis - Capacitaciones)

Debilidades:
Falta de conocimiento unilateral en el staff
Desconocimiento del alcance del ANS
Rotación de personal
Back up externo a la información de la oficina, tanto físico como digital.
Falta de incorporación tecnológica (grabación de instructivos, salvaguardar información
magnética)
Manejo del tiempo
Falta de documentación de clientes (manuales de operación,
Falta de comunicación interna y externa
Falta de seguimiento a las herramientas con el cliente (fichas técnicas, anexos)
Falta de documentación de cambios en el ANS (acuerdos nuevos etc)
Falta de compromiso al SGC (hacia procesos de apoyo, evaluación etc)
Falta de seguimiento a los procesos de apoyo (seguimiento capacitaciones)
Falta de dominio del ingles
Falta capacitación efectivas
Protocolo de inducción al personal nuevo.
 7

Amenazas:
Depender del software contables y nómina (PWC)
Actualizaciones tecnológicas de la DIAN
Cambios normativos
Fraudes electrónicos
Falta de seguridad en los pc por posible software malignos
Siniestros

 Ampliar el portafolio de servicios ya que la compañía, ha implementado estrategia

comercial y de Marketing lo que ha permitido que más gente se entere se nuestra
compañía, logrando llamar la atención de nuevos posibles clientes tanto locales
como extranjeros.
 Como estrategias ante el desconocimiento de los ANS, se plantea manejar una base
donde todos los empleados tengan accesos de consulta a los ANS, adicional
instruirlos de cómo interpretar el acuerdo y concientizar la importancia de tenerlo
claro antes de empezar a realizar cualquier proceso. Esto facilitara también cuando
una persona nueva ingrese a manejar el cliente
 Crear un manual de protocolo de ingreso al personal, donde se dicte la inducción
necesaria oportuna, permitiendo al empleado tener claro sus funciones y
procedimientos de la compañía, este es un factor por lo que se da el tema de
rotación de personal.
 Publicidad en el sector, al contar con buena ubicación de nuestra oficina en la
ciudad.
 8

GESTIÓN ESTRATÉGICA

Se entiende que la gerencia estratégica es definida como el arte y la ciencia de formular,

implantar y evaluar las decisiones a través de las funciones que permitan a una empresa lograr
sus objetivos. Según esta definición, la gerencia estratégica se centra en la integración de la
gerencia, la mercadotecnia, las finanzas, la contabilidad, la producción, las operaciones, la
investigación y desarrollo, y los sistemas de información por computadora para lograr el éxito
de la empresa.
Entonces, es oportuno pensar en planeación estratégica, como una disciplina que se refiere
sólo a la formulación de la estrategia. El propósito de la gerencia estratégica es explotar y
crear oportunidades nuevas y diferentes futuro; la planeación a largo plazo, como contraste,
intenta optimizar para el futuro las tendencias actuales. El proceso de gerencia estratégica
presenta tres etapas: la formulación de la estrategia, implantación de la estrategia y
evaluación de la estrategia.

Ilustración 1 Modelo de gestión estratégica

Fuente: Adaptado de David 2008

 9

En ese orden de ideas se deben realizar en el análisis integral de la organización tres

momentos para determinar en cada área cual es el plan de trabajo para mejorar el
funcionamiento de la empresa, esto son, diagnóstico, propuesta de mejora e indicadores.

Fijación de las metas

Aumentar las ventas de servicios un 25 % para el año 2018

Estableceremos metas de ventas diarias semanales y mensuales, también
elaboraremos una base de datos de clientes conseguiremos correos teléfonos
dirección y cualquier otro tipo de información para mantenernos en contacto y así
mostrar nuestro portafolio de negocios
Ofreceremos un servicio de calidad acompañado de un buen servicio al cliente
Sorprenderemos a nuestros clientes con excelentes planes de negocio y buenas
estrategias que les beneficien económicamente

 Extender nuestros servicios a las principales ciudades del país

Haremos un estudio previo del mercado y la demanda en las ciudades Cali, Medellín,
Cartagena, Bucaramanga

 Crecer Nuestro equipo de trabajo para ser más eficientes

Capacitar y motivar a nuestros empleados en los distintos campos de conocimiento
incentivarlos al crecimiento personal y laboral, Mantener nuestro grupo de trabajo
actualizado en áreas contables, financiera, tributaria y legal.
 10

1.1.Diagnóstico

El diagnostico nos permite identificar las causas de origen de los problemas y falencias en
la empresa para así tomar un plan de acción que defina medidas que mejoren la situación

Factores internos
Perfil profesional del personal: es el principal recurso en una empresa de ello depende el
éxito de la compañía, según entrevista con el director de recursos humanos el factor
humano es muy importante para ellos y expresan el compromiso que tiene la compañía
con ellos tanto en el crecimiento laboral como personal

En contacto estratégico laboran personas hombres mujeres de todas las edades desde área
administrativa para el cargo de analistas contables, contadores, ingeniero de sistemas,
abogados, directores administrativos, todos están en promedio de edad de 25 a 48 años, en
la parte operativa que es el personal de aseo y vigilancia la edad varía entre 30 a 50 años de
edad.
En cuanto al nivel de escolaridad encontramos que el personal operativo son bachilleres,
como lo es el cargo de servicio de aseo y cafetería, para el cargo de analista contables la
mayoría se encuentra cursando la carrera de contaduría pública o ya son profesionales.

Aspecto Organizacional
En la entrevista que se realizó al director administrativo y financiero y a la coordinadora de
recurso humanos se analizó lo siguiente:
En cuanto al departamento de recursos humanos, deberá tramitar la elaboración de
manuales de entregas de cada contabilidad, el paso a paso del acta de entrega de trabajo e
instrucción de recomendaciones y pendientes, esto con el fin de lograr la entrega fácilmente
a las nuevas personas que vallan a manejar dicha contabilidad, o asumir algún proceso.
Fortalecer el control de las capacitaciones realizadas al personal, n implementar medidas de
capacitación en temas que involucren a todo el personal y no solo centrar las capacitaciones
en temas netas contables, si no también en el crecimiento como personas y equipo de
trabajo.
Todos los empleados gozan de sus prestaciones sociales con una asignación salarial mayor
al mínimo ya que cuenta con un sistema de incentivos salariales ya sea por comportamiento
 11

en la empresa, o por su calidad en el trabajo (bonos económicos por cumplimiento de

objetivos)
Factores externos
En este punto tienen influencia los aspectos legales jurídicos y sociales y la competencia
en el mercado. Los factores externos en las organizaciones son igual de importantes que los
internos, ambos tienen lugar al momento de la toma de decisiones para el posicionamiento
en el mercado y no tenerlos en cuenta puede resultar fatal para el cumplimiento de los
metas propuestos
Relación con el cliente
CONTACTO ESTRATEGICO. A través de su plataforma tecnológica y su equipo de
trabajo desea dar soluciones efectivas a sus necesidades empresariales los servicios de la
empresa cuentan con registro e información estadística que le permita a la gerencia de las
empresas ser el motor del cambio cultural de la organización, unificando su funcionamiento
mediante la integración de las funciones encaminado se así a mejorar la productividad
Competencia -Mercado
La figura de outsourcing contable en colombia ha venido creciendo ya que empezó a tener
auge con la llegada de varias empresas extranjeras que optan por contratar este tipo de
servicios a terceros especializados en el tema como nomina, cartera, impuestos, revisoría
fiscal, asesorías contables y financieras entre otras

Ventajas
 Disminuye la inversión en equipos de cómputo, software de contabilidad,
capacitaciones y demás
 Reduce carga laboral
 Las empresas han encontrado en este tipo de servicio factores como puntualidad,
exactitud, confidencialidad, credibilidad en la información algo que hoy en dia es
muy importante en el mundo de los negocios
Desventajas
Existe un cierto temor en la mayoría de los empresarios frente a este tipo de servicio ya que
no les gusta que alguien diferente a los empleados conozca sus negocios y las cifras que
manejan
 12

INDICADORES DE GESTION

En el enfoque se analizará:

•Eficacia: Respecto al logro de las metas planteadas

•Eficiencia: Respecto al usos óptimos de los recursos para alcanzar sus metas
•Efectividad: Respecto a la satisfacción del cliente en cuanto al servicio recibido (ligado a las metas
de la entidad y a la calidad)

UNIDAD
UNIDAD PERIODO RESPONSABLE
FÓRMULA DE DE DE FUENTE DE DEL
NOMBRE OBJETIVO CÁLCULO MEDIDA MEDICIÓN INFORMACIÓN INDICADOR
(Ingresos totales
Determinar la ejecutados/Ingresos
Eficiencia eficiencia totales
presupuestal presupuestal en un presupuestados) Ejecución Admón. y
- Ingresos periodo *100 % Mensual presupuestal finanzas

Determinar la (Egresos
Eficiencia eficiencia ejecutados/Egresos
presupuestal presupuestal en un presupuestados) Ejecución Admón. y
– Egresos periodo *100 % Mensual presupuestal finanzas
Promedio de
indicador Eficiencia
presupuestaria -
Determinar la Ingresos y
Eficiencia eficiencia Eficiencia
presupuestal presupuestal en un presupuestaria - Ejecución Admón. y
- Global periodo Egresos % Mensual presupuestal finanzas

Ingresos totales Ejecución

Ingresos Cuantificar el nivel de ejecutados/Clientes presupuestal
detallados ingresos per-capital importantes - y censo de Admón. y
por proyecto percibidos facturación % Anual población finanzas
Total, de proyectos
ejecutados/total de
Capacidad Medir la capacidad de proyectos
de ejecución ejecución de formulados) Plan Admón. y
de proyectos proyectos *100 % Anual operativo finanzas
 13

MATRICES

Matriz BCG o de crecimiento-participación

2%, 15%
Alto
Crecimiento de la demanda

3%, 10%
Bajo

8%,
11%,
5%5%

Alta Baja
Participación relativa en el Mercado
 14

CUADRANTE I REPRESENTADO POR UNA ESTRELLA

Quiere decir que el producto es lo mejor del mercado, produce muchas ganancias, y el
consumidor cada vez lo pide más y más.
OUTSORCING CONTABLE este tipo de servicio ha venido participando activamente en
el mercado cada vez con más fuerza logrando satisfacer las necesidades de varios mercados
donde se contrata a una empresa para que maneje su contabilidad reduciendo así gastos de
personal, compra de computadores, implementación de software

CUADRANTE II REPRESENTADO POR UN SÍMBOLO DE INTERROGACIÓN

Significa que el producto puede estar bajo perfil, pero es muy bueno y produce ganancias
que le permiten sostenerse
Para CONTACTO ESTRATEGICO hacemos referencia al servicio de Outsourcing
Revisoría Fiscal y Auditoria ya que tiene una baja participación en el mercado, este tipo de
servicio requiere una alta inversión en capacitación debido a que deben estar actualizados
en cada momento y estar sujetos a los cambios tan recurrentes de normatividad

CUADRANTE III REPRESENTADO POR UNA VACA

La vaca hace referencia que el producto es muy muy productiva, produce tanto dinero
como la mejor vaca lechera del mundo y le permite estar tranquilo
Para CONTACTO ESTRETEGICO son los servicios que generan dinero sin necesidad de
reinvertir como el servicio de Outsourcing Contable y pagos que mantiene su eficiencia en
su servicio y están posicionados en la mente de las empresas

CUADRANTE IV REPRESENTADO POR EL PERRO

El producto es poco rentable, al consumidor no le gusta mucho y puede producir perdidas,
se debe pensar en mantenerlo o retirarlo del mercado
Para CONTACTO ESTRATEGICO son aquellos productos de bajo crecimiento y baja
participación como el servicio de Outsourcing Administración y pagos y auditoria que se
mantiene en el mercado, pero pese a los procesos tan largos y demorados generan un
malestar económico no tan rentable
 15

MATRIZ MMGO

INFORME INTEGRAL

ANÁLISIS DE ENTORNO 53.70

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 44.44
GESTIÓN DE MERCADEO 68.49
CULTURA ORGANIZACIONAL 39.06
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 47.22
GESTIÓN PRODUCCIÓN 57.37
GESTION FINANCIERA 36.35
GESTIÓN HUMANA 48.44
EXPORTACIONES 15.28
IMPORTACIONES 8.33
LOGÍSTICA 54.63
ASOCIATIVIDAD 78.75
COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN 49.52
INNOVACIÓN Y CONOCIMIENTO 39.48
RESPONSABILIDAD SOCIAL 46.23

0.00 20.00 40.00 60.00 80.00

ANALISIS SITUACIONAL:

Con la Matriz hemos identidad que la compañía presenta un déficit en temas de magnitud y
comportamiento del mercado de cadena y en competencia / organizaciones similares, debido a
que no se tiene mucha referencia e información de los competidores, ya que la operatividad de la
empresa no requiere de tantos recursos con otras empresas y la competencia en el sector no es
muy grande.

PROBLEMAS Y POTENCIALES

Como problema se identifica el desconocimiento de información de los competidores y

comportamiento del mercado de cadena, y potencialidades se tienen buenas estrategias de
marketing y precios y tarifas justos y acordes a los valores del mercado.

RECOMENDACIONES

Se recomienda indagar información sobre las competencias y si hay closter en el sector, buscar
maneras de integración y asociación que permitan mejorar y complementar los servicios que se
 16

ofrecen a las compañías. Además, contribuir con nuestra experiencia fortaleciendo el sector,
generando estrategias y posiblemente más adelante crear un closter. Esto servirá a la empresa
para saber que tipo de servicios se ofrecen en el mercado y poder establecer valores agregado y
estratégicos a nuestros servicios buscando elevar la productividad y rentabilidad.

7.4 DIAGNOSTICO EXTERNO POAM

FACTORES OPORTUNIDAD AMENAZA IMPACTO
ALTO MEDI BAJO ALTO MEDI BAJO ALTO MEDI BAJO

ECONOMICOS

1- La globalización x x
2-Politica fiscal x x
3-Politica Laboral x x
4-Programas de Financiamiento pequeña y mediana x x
empresa por parte del estado
5-Integración económica entre países x x
6-Incentivos otorgados a las Pymes x x
7.Politica Monetaria x x x

SOCIALES

1-Incremento del índice de desempleo x x

2-Incremento migración a las ciudades principales x x
3-Tendencias culturales y etnicas x x
4-Impacto en el desarrollo profesional de la mujer x x
5-Tendencias de consumo x x

COMPETITIVOS
1-Principales clientes competencia x x
2-Ingreso de empresas extranjeras x x
3- Nuevos competidores x x
5-Alianzas estrategicas con proveedores x x
6-Diversificación de servicios x x

TECNOLOGICOS

1-Tecnologia de punta ( sofware contable ) x x

POLITICOS

1- Situación del Pais x x

MATRIZ BCG ( Boston Consulting Group )

s una metodología gráfica que se emplea en el análisis de la cartera de negocios de una empresa y
fue desarrollada por el Boston Consulting Group en la década de los 70’s y fue publicada por el
presidente de dicha empresa, Bruce D. Henderson, en el año de 1973. Esta herramienta consiste
 17

en realizar un análisis estratégico del portafolio de la compañía en base a dos factores, la tasa de
crecimiento de mercado y la participación de mercado
Alto

2%, 15%
Crecimiento de la demanda

3%, 10%
Bajo

8%,
11%,
5%5%

Alta Baja
Participación relativa en el Mercado
 18

PESTEL:

MATRIZ LAS CINCO FUERZS DE PORTER:

19