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I. Définition
Temps : grandeur caractérisant à la fois la durée des phénomènes et les instants successif de
leur déroulement « petit la rousse ».
Temps de paissance : temps passé dans l’entreprise depuis l’entrée jusqu’à la suite.
• Les interruptions par les collègues, par les enfants, les parents...
• Le manque d’informations.
Analyse de pertes Recherche les causes des pertes de temps et les solutions
du temps pour les remédier.
- Déterminer le temps pour chaque action : il na oit être calculé ni trop vit ni trop
longue, nécessite de tenir compte des imprévus.
- Recherche les contraints des priorités : classer les actions en fonction de leur
urgence et leur importance.
- Contrôler : contrôler l’exécution des activités le reporter si elles ont pu être exécute.
Il est essentiel d’évaluer la durée prévisible des activités à entreprendre pour leur affecter sur
un budget de temps. Mais, il faut demeurer réaliste ce sui concerne l’emploi du temps mieux
veut d’en tenir à quelque tâches soit 2 ou 3 que d’avoir une liste impressionnante de chose à
faire et non réalisé qu’une partie.
Il est préférable de sur évaluer le temps dont on pense avoir besoin pour réaliser une tâche.
Cette façon de fonctionner permet de respecter les échéances. Il est même conseillé de
planifier sa journée de façon à conserver du temps libre de cette façon on risque moyen de se
retrouver coincé entre un travail è remettre immédiatement et une urgence de dernière minute.
Une priorité est une activité qui doit être faite avant d’autre, selon son importance et son
influence sur l’objectif dans le but d’attendre cet objectif rapidement et efficacement.
Selon la loi de PARETO, on perd du temps lorsqu’on se consacre à des activités secondaires.
« Principe d’embaucher déterminer des priorités : principe d’une technique efficace il fut
avoir conscience que l’on ne peut pas, on ne doit pas tout faire, il faut commencer par les plus
importants.
Pour faire aux activités à exécuter, il faut établir en ordre des priorités.
• Définir l’urgence et l’importance : ce sont les deux critères de base pour définir des
priorités les tâches urgentes et importantes à réaliser d’abord.
• Fragmenter les travaux complexes à réaliser ou une série de petites tâches, réalisable
que l’on incorpore dans l’emploi du temps (partager le travail).
• L’objectif de cet ordre de priorités est de produire le maximum des activités avec un
minimum d’effort pour cela, elle existe plusieurs méthode dont :
Il faut affecter un espace de temps pour certains travaux qui vont tomber inopinément,
pour cela le scientifique nous montre l’importance de la réservation d’une partie de temps
pour les imprévus.
Méthode de NERAC
- Contrôler et rectifier.
1- Tâches écrasantes :
2- Tâches déplaisantes :
Ce sont des tâches qu’on n’aime pas et il faut qu’on les fasse, elles sont liées à des
situations affectives de plaisir, de peur, et pour pouvoir s’en sortir il faut clarifier :
La nature des sentiments négatifs qu’elles engendrent.
Les avantages pour soi-même de les avoir accomplies.
Les inconvénients de reporter l’action en prévoyant comme « se recomposer » pendant et
après l’action.
VII. Travailler avec les autres.
Chaque journée, planifiée ne peut se passer sans l’interruptions et crise par de téléphone,
visiteurs.
Pour cela, le ou la secrétaire doit tenir un registre de ses activités y compris les
interruptions, et en cette forme.
Une analyse par regroupement d’activités et types d’interruptions avec leur objet permet
de la prise des mesures correctives et même présentatifs, aussi de prendre garde des
valeurs de temps.
VIII. La relaxation
Les problèmes rencontrés dans le cadre professionnel sont tous dus à l’accumulation :
- De charge de travail.
- De sollicitations constantes et multiples, venant interrompre la continuité du travail et
créer une dispersion des énergies
- De fatigue, de tension, nerveuse, de stress, d’anxiété.
Le symptôme commun entre tous ces problèmes est : la perte du mouvement essentiel et
d’al vie, le rythme l’alternance.
Pour cela, il faut prendre des temps de relaxation permettant ainsi aux secrétaires de
développer leur aptitude à se détendre et de se trouver des repères stables et assembler
ainsi leurs énergies.
La relaxation libère en nous le potentiel de vie. Elle nous permet de découvrir et d’exercer
nos facultés d’écoute, de concentration, d’éveil. Elle nuis relie à notre rythme interne
profond, source de notre créativité, et clef essentielle de gestion du temps.
Dans le cas contraint, c’est à tous de pendre l’initiative et de proposer le cadre du rendez-vous
établi. Il est donc nécessaire dans leur cas le fonctionnement d’un planning.
Lorsque les informations et les tâches à effectuer sont bien définies et ne sont pas amenées à
être modifiées, il suffit de reporter les différentes tâches à exécuter, les actions à prévoir et
éventuellement le nom des personnes qui en sont chargées sur un grand tableau, une simple
feuille de papier ou un planning.
Mais lorsque le planning et les tâches sont amenés à évoluer, on utilise des éléments
amovibles qui permettent d’intégrer les modifications et de suivre l’évolution.
Le planning à fiches en T : des fentes verticales qui représentent des unités de temps et qui
permettent de glisser des fiches en T. elles sont utiles pour gérer un emploi du temps, les
locations de salles, l’utilisation de matériel. Elles ont l’inconvénient de ne pas permettre de
fractionner les unités temps.
Il existe aussi le planning à gouttière dans lequel on place des bandes de couleur et le
planning à boutons.
ξ Où se déroulent – elles ?