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Instructivo de Trabajo

MANUAL DE TRABAJO PARA USUARIOS

Toma de Inventario de Material

1. Objetivo ................................................................................................................. 2
2. Código de Transacción ..................................................................................... 3
3. Resumen de Funcionalidad ............................................................................. 4
4. Detalle de los pasos en la funcionalidad .................................................... 5
4.1 Preparar inventario físico ................................................................................ 5
4.1.1 Crear documento de inventario. ............................................................................ 5
4.1.2 Batch input: Crear documentos para inventario. .................................................... 9
4.1.3 Modificar Documento de Inventario ..................................................................... 13
4.1.4 Visualizar Documento de Inventario .................................................................... 16
4.1.5 Listar documentos de inventario. ......................................................................... 18
4.1.6 Imprimir documentos de inventario...................................................................... 21
4.2 Procesar el conteo de inventario ................................................................ 24
4.2.1 Entrar recuento de inventario con documento de inventario. ............................... 24
4.2.2 Modificar recuento de inventario ......................................................................... 27
4.2.3 Visualizar recuento de inventario. ....................................................................... 29
4.3 Clarificar diferencias en cantidades y valores........................................ 31
4.3.1 Imprimir listado de diferencias de inventario ........................................................ 31
4.3.2 Contabilizar listado de diferencias ....................................................................... 34

BPP-Business Process Procedure Página: 1


Instructivo de Trabajo

1. Objetivo
El objetivo de este manual es entregar de manera secuencial, clara y sencilla los principales
pasos que debe efectuarse para ejecutar el proceso de Toma de Inventario de Material en
SAP. Para ello se muestra las principales transacciones, ventanas y campos necesarios para
utilizar esta funcionalidad, todo ello clasificado según el escenario presentado.

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2. Código de Transacción

2.1. Preparar inventario físico


Código de transacción: MI01 - Crear documento de inventario.
MI31 - Batch-Input: Crear documento de inventario.
MI02 - Modificar documento de inventario.
MI03 - Visualizar documento para inventario.
MI24 - Lista inventario.
MI21 – Imprimir documento de inventario

2.2. Procesar conteo de inventario


Código de transacción: MI04 - Entrar recuento de inventario con documento.
MI05 - Modificar recuento de inventario.
MI06 - Visualizar recuento de inventario.

2.3. Clarificar diferencias en cantidades y valores


Código de transacción: MI20 - Imprimir lista de diferencias.
MI07 - Tratar listado de diferencias.

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3. Resumen de Funcionalidad

3.1 Preparar inventario físico


- Crear documento de inventario.
- Batch input: Crear documentos para inventario para stock normal.
- Modificar documento de inventario.
- Visualizar documento para inventario.
- Listar documentos de inventario.
- Imprimir documento de inventario

3.2 Procesar conteo de inventario


- Entrar recuento de inventario con documento de inventario.
- Modificar recuento de inventario.
- Visualizar recuento de inventario.

3.3. Clarificar diferencias en cantidades y valores


- Imprimir listado de diferencias de inventario.
- Contabilizar listado de diferencias.

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Instructivo de Trabajo

4. Detalle de los pasos en la funcionalidad

4.1 Preparar inventario físico

4.1.1 Crear documento de inventario.

Este es un procedimiento previo que permite generar un documento para comenzar


con el procedimiento de toma de inventario.
En Menú SAP ejecutar la transacción MI01 y presionar <ENTER> ó botón
<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de acceso, haciendo doble
clic sobre la transacción:

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Instructivo de Trabajo

Se accederá a la ventana “Crear documento de inventario: Acceso”:

1. Primeramente tomar en cuenta la fecha de creación del documento y fecha estimada


para realizar un recuento de inventario.
2. Luego, se deberá definir el Centro-Almacén en donde se tomará el inventario.
Conjuntamente es posible definir un indicador de stock especial, como por ejemplo
cuando sea necesario realizar toma de inventario para materiales en consignación de
proveedor (indicador K).
3. También es posible utilizar un item denominado "clase agrupación", que permite aplicar
un criterio de agrupación de las posiciones de documento para inventario.
4. Ya ingresado los parámetros de búsqueda, se deberá presionar tecla "F7", o bien,
presionar botón "Posiciones nuevas" , con lo cual se desplegará la siguiente ventana
del proceso:

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5. Se deberá primeramente ingresar un código de material y su clase de valoración. Si el


flag para determinación clase de valoración está activado, automáticamente se
determinan éstas en función de las clases habilitadas para el material según el centro
utilizado.

6. El flag de determinación automática se despliega activado por defecto, si se desactiva,


el sistema propondrá las clases permitidas para que el usuario seleccione que clase de
materiales desea incluir en el documento de inventario:

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7. Luego, el sistema volverá a la ventana inicial para seguir agregando materiales al
documento, pero con una particularidad: las posiciones definidas ya no se encuentran
visibles para el usuario. Ello se podrá corroborar viendo columna de posición ubicado al
lado del código material definido:

8. Así, el proceso de ingreso de materiales para el documento en construcción, se realiza


de manera iterativa según lo descrito. Si en algún momento se desea ver los materiales
ingresados, se pueden acceder mediante menú principal "Pasar a + Resumen":

9. Se desplegará la siguiente ventana:

10. Para retornar a la ventana de definición de posiciones nuevas, se deberá seleccionar


vía menú principal la ruta "Tratar + Posiciones nuevas".

11. Finalmente para dar por concluida la creación del documento se deberá presionar
botón "Guardar" , con lo que se generará un número interno de documento inventario:

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4.1.2 Batch input: Crear documentos para inventario.

Este procedimiento se utiliza para generar múltiples documentos de inventario


utilizado un juego de datos (Batch input) generado y ejecutado a partir de ciertos
parámetros proporcionados por el usuario. En términos mas simples, lo que hace es
proveer una forma mas simple para generar varios documentos para inventario físico.
En Menú SAP ejecutar la transacción MI31 y presionar <ENTER> ó botón
<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de acceso, haciendo doble
clic sobre la transacción:

Se accederá a la ventana de resultados denominada “Creado Batch input de documentos


para inventario”:

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Esta ventana proporciona información acerca de que materiales fueron incluidos en el


juego de datos para que, al ser ejecutado éste, sea incluido en un documento de
inventario. Dentro de esta información está:

 Detalle de registros procesados


 Centro/Almacén
 Número de material
 Clase de valoración
 Grupo de artículos
 Status de tratamiento actual

Si se desea procesar más tarde el juego de datos, se deberá ingresar por la transacción
SM35. Por otro lado, si se desea procesar de inmediato el juego de datos, bastará con
presionar botón "Tratar juego datos" . Se desplegará la ventana denominada
"Batch input: Resumen de juego de datos" (ambos pasos llevan a la transacción SM35):

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Instructivo de Trabajo

1. En el área de "Selección" es posible aplicar filtros para aislar de mejor manera si es


que existiese una gran cantidad de juego de datos desplegados en la ventana.
2. En el área de posiciones se despliegan los juegos de datos existentes junto a una serie
de información asociado a estos.
3. Si se desea eliminar un juego de datos en particular, solo bastará con presionar botón
"Borrar" , desplegándose una nueva ventana que permite confirmar la eliminación.
4. Para dar comienzo a la ejecución del juego de datos, bastará con seleccionar el
correspondiente y presionar botón "Ejecutar" . Se desplegará ventana
denominado "Ejecutar juego de datos <nombre_juego_datos>":

Para poder iniciar el proceso se debe seleccionar modo de procesamiento "Invisible" y


luego presionar botón "Ejecutar" . Luego aparecerá un mensaje en la barra inferior
de la pantalla indicando la ejecución ha sido efectuada:

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Instructivo de Trabajo
Si se desea saber que documentos han sido creados con la ejecución del juego de datos,
se deberá presionar botón "Log" , desplegándose un resumen de estos. Identifique
el generado y presione botón "Visualizar":

Finalmente, en el log desplegado es posible visualizar los documentos de inventario


generados:

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Instructivo de Trabajo
4.1.3 Modificar Documento de Inventario
En Menú SAP ejecutar la transacción MI02 y presionar <ENTER> ó botón
<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de acceso, haciendo doble
clic sobre la transacción:

Se accederá a la ventana “Modificar documento de inventario: Acceso”:

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Instructivo de Trabajo

1. Primeramente se debe identificar el número documento de inventario a modificar y


opcionalmente el ejercicio donde fue generado. Luego presionar botón "Tratamiento
colectivo" , con lo que se accederá a la ventana para el tratamiento colectivo:

2. Si se desea eliminar un registro del documento de inventario, se deberá seleccionar la


posición no deseada y luego presionar botón "Ind. borrado" , con lo cual,
aparecerá en el última columna el indicador denominado "Bor" como activo:

NOTA: Al marcarse como eliminado, una vez guardado el documento no podrá ser
desmarcado.

3. Si se desea es ver el status de inventario de un material, se deberá seleccionar la


posición y presionar botón "Historial inventario" , con lo que se desplegará la
siguiente ventana:

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Instructivo de Trabajo

4. Una vez realizada las modificaciones permitidas bastará con presionar el botón
"Guardar" .

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Instructivo de Trabajo

4.1.4 Visualizar Documento de Inventario


En Menú SAP ejecutar la transacción MI03 y presionar <ENTER> ó botón
<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de acceso, haciendo doble
clic sobre la transacción:

Se accederá a la ventana “Visualizar documento de inventario”:

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Instructivo de Trabajo
1. Primeramente se debe identificar el número documento de inventario a visualizar y
opcionalmente el ejercicio donde fue generado. Luego presionar botón "Resumen" , con
lo que se accederá a la ventana de visualización del documento de inventario:

La forma de navegación sobre ésta ventana se encuentra descrito en el punto anterior


(modificación documento de inventario).

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Instructivo de Trabajo

4.1.5 Listar documentos de inventario.

En Menú SAP ejecutar la transacción MI24 y presionar <ENTER> ó botón


<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de acceso, haciendo doble
clic sobre la transacción:

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Instructivo de Trabajo

Se accederá a la ventana “Lista inventario”:

1. Primeramente es necesario ingresar los filtros que permitirán aislar la información a


buscar. Los filtros se encuentran clasificados por los datos propios del documento
(material, centro, almacen, etc), status de inventario (posición y documento), alcance de
lista (indicador de stock especial, fecha ejercicio, etc), forma de visualización del listado
(listado simple o agrupado por ciertos datos).

2. Luego, se deberá presionar botón "Ejecutar" , con lo que se desplegará el siguiente


reporte de resultados (para efectos prácticos sólo se aplicará el filtro del número
documento de inventario):

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Instructivo de Trabajo

Este reporte es utilizado para desplegar un listado de documentos de inventario según


filtros utilizados. Por otro lado se hace necesario destacar que, mediante este reporte es
posible realizar una gestión bastante amplia sobre las posiciones de documento de
inventario ya tratadas. Dentro de estas funciones se encuentran por ejemplo contabilizar
diferencias, registrar y modificar recuento, entre otras.

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Instructivo de Trabajo

4.1.6 Imprimir documentos de inventario.

En Menú SAP ejecutar la transacción MI21 y presionar <ENTER> ó botón


<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de acceso, haciendo doble
clic sobre la transacción:

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Instructivo de Trabajo

Se accederá a la ventana “Imprimir documento de inventario”:

Una vez completado los datos necesarios para filtrar de manera correcta documentos de
inventario, se deberá presionar botón “Ejecutar” , con lo que se desplegará la siguiente
ventana:

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Instructivo de Trabajo
Primeramente se debe verificar y eventualmente modificar el dispositivo de salida
según requerimiento del usuario. En cuanto a los datos relacionado a la orden SPOOL, se
recomienda dejar tal como está en la imagen.
Luego, si se desea ver la información previa a la impresión del documento de
inventario, se deberá presionar botón “Visualización de Impresión”
, ubicado al inferior de la ventana desplegada.
Finalmente, para lograr la impresión del documento, bastará sólo con presionar botón
“Imprimir” , ubicado al inferior de la ventana desplegada.

Una vez impreso el documento de material, se desplegará en la barra inferior de la


ventana el siguiente mensaje:

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Instructivo de Trabajo

4.2 Procesar el conteo de inventario

4.2.1 Entrar recuento de inventario con documento de inventario.


En Menú SAP ejecutar la transacción MI04 y presionar <ENTER> ó botón
<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de haciendo doble clic sobre
la transacción requerida:

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Instructivo de Trabajo

Luego se desplegará la ventana denominada "Entrar recuento inventario: Acceso":

Si se desea activar un mensaje de advertencia por una variación excesiva entre cantidad
contada y contabilizada, ingrese un valor en el campo denominado "Desviación en %".
Una vez ingresado el número de documento inventario a tratar, presionar botón
"Tratamiento colectivo". Se desplegará la siguiente ventana:

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Instructivo de Trabajo
Básicamente se deberá ingresar para cada posición del documento de inventario la
cantidad inventariada y luego presionar botón "Guardar" , desplegándose el siguiente
mensaje al inferior de la ventana:

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Instructivo de Trabajo

4.2.2 Modificar recuento de inventario


En Menú SAP ejecutar la transacción MI05 y presionar <ENTER> ó botón
<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de haciendo doble clic sobre
la transacción requerida:

Luego se desplegará la ventana denominada "Modificar recuento inventario: Acceso":

BPP-Business Process Procedure Página: 27


Instructivo de Trabajo
Nuevamente, si se desea activar un mensaje de advertencia por una variación excesiva
entre cantidad contada y contabilizada, ingrese un valor en el campo denominado
"Desviación en %". Una vez ingresado el número de documento inventario a tratar,
presionar botón "Tratamiento colectivo". Se desplegará la siguiente ventana:

Básicamente se deberá ingresar para cada posición del documento de inventario la


cantidad de recuento y luego presionar botón "Guardar" . Si por alguna razón existe
una diferencia entre el stock inventariado y el stock obtenido por un recuento, se
desplegará el siguiente mensaje de advertencia:

Indica que, en el caso de que entretanto el stock teórico haya cambiado a raíz de un
movimiento de mercancía, ello no tendrá influencia sobre el recuento, ya que el mismo
representa el stock de un momento determinado.
Finalmente se desplegará el siguiente mensaje:

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Instructivo de Trabajo

4.2.3 Visualizar recuento de inventario.

En Menú SAP ejecutar la transacción MI06 y presionar <ENTER> ó botón


<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de haciendo doble clic sobre
la transacción requerida:

Luego se desplegará la ventana denominada "Visualizar recuento inventario: Acceso":

BPP-Business Process Procedure Página: 29


Instructivo de Trabajo
Se desplegará la siguiente ventana:

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Instructivo de Trabajo

4.3 Clarificar diferencias en cantidades y valores

4.3.1 Imprimir listado de diferencias de inventario


En Menú SAP ejecutar la transacción MI20 y presionar <ENTER> ó botón
<Continuar>. Otra alternativa es acceder a través de la ruta de haciendo doble clic sobre
la transacción requerida:

Luego se desplegará la ventana denominada "Listado diferencias inventario":

BPP-Business Process Procedure Página: 31


Instructivo de Trabajo

1. Primeramente es necesario ingresar los filtros que permitirán aislar la información a


buscar. Los filtros se encuentran clasificados por los datos propios del documento
(material, centro, almacen, etc), status de inventario (posición y documento), alcance de
lista (indicador de stock especial, fecha ejercicio, etc), forma de visualización del listado
(listado simple o agrupado por ciertos datos).

2. Luego, se deberá presionar botón "Ejecutar" , con lo que se desplegará el siguiente


reporte de resultados (para efectos prácticos sólo se aplicará el filtro del número
documento de inventario):

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Instructivo de Trabajo

Este reporte es utilizado para desplegar un listado de documentos de inventario según


filtros utilizados. Por otro lado se hace necesario destacar que, mediante este reporte es
posible realizar una gestión bastante amplia sobre las posiciones de documento de
inventario ya tratadas. Dentro de estas funciones se encuentran por ejemplo contabilizar
diferencias, registrar y modificar recuento, entre otras.
En el siguiente punto se describe el procedimiento que permite "Contabilizar diferencias
de inventario", procedimiento que también es posible de realizar desde este punto por
medio del botón seleccionando una posición en particular.

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Instructivo de Trabajo

4.3.2 Contabilizar listado de diferencias


En Menú SAP ejecutar la transacción MI07 y presionar <ENTER> ó botón <Continuar>.
Otra alternativa es acceder a través de la ruta de haciendo doble clic sobre la transacción
requerida:

Se desplegará ventana denominada "Eliminar diferencias: Acceso":

BPP-Business Process Procedure Página: 34


Instructivo de Trabajo

Una vez definido los valores básicos para identificar documento de inventario, se deberá
presionar botón , desplegándose la siguiente ventana:

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Instructivo de Trabajo

Es necesario aclara que, al seleccionar un motivo del movimiento, las clases de


movimiento que se aplican en el caso de la contabilización de diferencias de inventario
son la 701 (diferencias positivas) y 702 (diferencias negativas). Si no se selecciona motivo
del movimiento, la clase de movimiento se asume de manera automática.
Finalmente, una vez seleccionado cada motivo de movimiento, bastará con presionar
botón "Grabar" para contabilizar diferencias detectadas y establecidas en documento
de inventario, desplegándose finalmente el siguiente mensaje:

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