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El término base de datos fue acuñado por primera vez en 1963, en un simposio
celebrado en California.
De forma sencilla podemos indicar que una base de datos no es más que un conjunto
de información relacionada que se encuentra agrupada o estructurada.
El archivo por sí mismo, no constituye una base de datos, sino más bien la forma en
que está organizada la información es la que da origen a la base de datos. Las bases
de datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar.
La idea general es que estamos tratando con una colección de datos que cumplen las
siguientes propiedades:
Están estructurados independientemente de las aplicaciones y del soporte
de almacenamiento que los contiene.
Presentan la menor redundancia posible.
Son compartidos por varios usuarios y/o aplicaciones
Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una
forma más cómoda y visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma
personalizada para imprimirlos.
Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las
tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.
Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:
1. Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila
de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben
los nombres de los campos.
2. Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la
tabla.
3. Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la
tabla y la genera automáticamente.
4. Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no
necesariamente tiene que estar creada por Access.
5. Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las
modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.
Cualquiera de estas opciones es válida para crear una base de datos. Pero las
opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son Vista Hoja
de datos y Vista Diseño.
Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. No pueden tener más
de 64 caracteres, no pueden tener puntos, exclamaciones o corchetes.
Por otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.
Para que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres de
los campos y un registro.
Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden los
campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.
Como aún no se han definido las características de los campos, es conveniente
hacerlo antes de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño.
Vista Diseño
Se elige Vista Diseño y se pulsa Aceptar. Access pedirá que se le dé un nombre a la
tabla.
Insertar un campo
El campo Sexo se encuentra entre Apellidos y Fecha de Nacimiento. Para introducir
un campo nuevo entre dos ya existentes pulsa la tecla . El campo insertado aparecerá
sobre el campo que estaba seleccionado cuando se pulsó la tecla insertar campoen
este caso, estaba seleccionado "Fecha de nacimiento", por lo tanto el nuevo campo se
creará encima de él y se le pondrá el nombre "Sexo".
Para cambiar el tipo de dato, basta con situarse sobre el campo. En la celda de tipo
de datos aparecerá una flecha. Al pulsar sobre ella se despliega un menú en el que se
puede seleccionar el tipo de dato.
Para añadir los campos: población, provincia, teléfono, DNI y edad basta con situar
el ratón sobre la fila en blanco que sigue a Dirección.
Mover un campo
A continuación se va a mover el campo "DNI" y se va a situar debajo de "Fecha de
nacimiento". Para mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre él.
El campo cambia de color y a su izquierda aparece una flecha. Situando el cursor sobre
esta flecha el cursor mismo se convierte en otra flecha.
La clave principal
La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de
este campo identifica cada registro del campo de manera única. Si se elige la opción
"Si", Acces creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave
principal.
En las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. Esto no quiere
decir que deban tener esta forma de presentación en la pantalla a la hora de introducir
datos o extraerlos, ni que haya que imprimirlos así.
Aquí es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares,
pero tienen una función diferente. Básicamente los formularios son presentaciones
hechas para mostrar los datos en pantalla, mientras que los informes están pensados
para imprimirlos.
Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos
procedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho más sencillo
trabajar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados
campos.
Por otro lado los formularios permiten dar una apariencia más agradable a la
presentación de los datos que hace que el trabajo con ellos sea más cómodo,
permitiendo insertar datos, modificarlos, o eliminar algún registro.
Vistas de Formulario
En Formulario hay tres vistas distintas, además de la presentación preliminar.
Vista diseño
Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se varía el diseño del
formulario. La ventana se compone de un menú y tres barras de herramientas:
Cálculos y sumarios
Tras seleccionar Nuevo aparecerá la ventana dónde se indican los diferentes modos
de creación de un informe:
1. Vista Diseño: permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes.
2. Asistente para informes: el asistente guía al usuario para la creación de varios
modelos de informes.
3. Autoinforme columnas: es una forma automática de crear un informe en columnas.
Sólo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a extraerse los datos. Los
nombres de los campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. En
cada registro vuelven a aparecer los nombres de los campos.
En esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el informe. Si se quiere en esta ventana se
puede variar de tabla o incluso tomar campos de diferentes tablas. Para seleccionar los campos se utilizan estos
botones:
Seleccionar un campo
Seleccionar todos los campos
Deseleccionar un campo
Deseleccionar todos los campos
seleccionados
Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecerán en el informe se pulsa
Siguiente:
Una vez determinado el agrupamiento de los campos se hace clic sobre Siguiente:
Elegir tablas: las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas
las tablas creadas en esa base de datos. De esta forma las combinaciones posibles
para obtener información son muchas.
Modificar los datos de las tablas: aunque las consultas no son tablas, dan acceso
a ellas, y permite modificar, eliminar o añadir registros nuevos. También se puede
utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla
o de varias tablas.
Elegir uno o varios campos: al crear una consulta es posible especificar qué
campo se desea ver.
Seleccionar registros: una consulta se puede concretar hasta el punto de ver sólo
un registro.
Consulta de selección
Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa de una
tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta parece una tabla
pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según los criterios
de la consulta.
Consulta de acciones
Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a través de una sola
operación. A través de este tipo de consulta también se puede crear una nueva tabla,
eliminar o añadir registros, modificarlos...
Consulta de unión
Combina campos que coinciden en más de una tabla.
Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaña de la ventana de la base de
datos. Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa el botón
base de datos . En la ventana Consultas puede aparecer algún elemento creado si se
ha guardado algún filtro:
Estas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta:
1. Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.
2. Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según los
campos seleccionados.
3. Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra
los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo.
Bibliografía:
http://www.unav.es/cti/manuales/access97/
www.monografias.com