SOPORTE

SAP Business One

Contabilidad Electrónica México

Manual de usuario para la Contabilidad Electrónica

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Contenido
Manual de Usuario – Contabilidad Electrónica........................................................................................... 3
Balanza de comprobación y Catálogo de cuentas .................................................................................. 3
Pólizas periodo, Auxiliar de cuentas y Folios fiscales.............................................................................. 5
Campos de usuario en Documentos de Marketing: “UUID Cont. Electrónica” ................................. 5
Configuración de Bancos..................................................................................................................... 7
Campos requeridos para la generación del XML de pólizas del periodo .......................................... 10
Añadir la información de gastos de caja chica y nómina en la tabla UUID_COM ............................ 12
Carga de Información en la tabla UUID_COM ...................................................................................... 13
Manual .............................................................................................................................................. 13
VÍA DTW (Data Transfer Workbench) ............................................................................................... 14
VÍA XMLReadTool (CARGA MASIVA DE UUID's)................................................................................ 17
Generación de XML de contabilidad electrónica ................................................................................. 19
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Manual de Usuario – Contabilidad Electrónica

Balanza de comprobación y Catálogo de cuentas
En el Plan de Cuentas:

Para cada cuenta del catálogo contable debe asignarse la siguiente información en los campos de usuario
creados. Considere el archivo “Código Agrupador.pdf”

 Código Agrupador
 Nivel de la cuenta

Para agilizar la colocación del Código Agrupador colocamos la búsqueda formateada como muestra la
imagen (Ver archivo código agrupador):
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NOTA: Si cuenta con la versión 1.81 del GEP de catálogo de cuentas, también deberá llenar el campo
Naturaleza. La versión del GEP se puede revisar en GESTION – DEFINICIONES – GENERAL – ELECTRONIC
FILE MANAGER.

Manejo de las cuentas de orden

Para el manejo de las cuentas de orden, se deberá crear un nuevo modelo de informe financiero. Este
nuevo modelo no afectará el registro contable ni el saldo de las cuentas, solo fungirá como parámetro
para los reportes.

Ir a FINANZAS – MODELOS INFORME FINANCIERO.

1. Seleccionar el informe al que se añadirá el nuevo modelo.

2. Definir un nombre para el nuevo modelo de informe financiero.
3.
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Pólizas periodo, Auxiliar de cuentas y Folios fiscales

Campos de usuario en Documentos de Marketing: “UUID Cont. Electrónica”
Nota 1: Si la facturación se hace mediante el Integration Framework, no es necesario añadir información
en el campo UDF_UUID Cont. Electrónica para documentos de venta.

Nota 2: Si la facturación no es mediante el Integration Framework (add-on RSG o terceros), será necesario
ingresar el UUID en el campo UUID Cont. Electrónica para los documentos de venta.

Nota 3: Para documentos de compra el UUID se debe colocar en el campo de usuario UDF_UUID Cont.
Electrónica, para versiones de SAP 9.1 pl. 06 y posteriores, el UUID también se puede colocar en el campo
Número de documento electrónico de la pestaña “Documento electrónico”.

Añadir el timbre fiscal en el campo UUID Cont. Electrónica

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Para las facturas de proveedores nacionales, el identificador de registro de la factura es el UUID.

Para las facturas de proveedores extranjeros (en los Datos Maestros del Socio de negocio el país definido
es distinto de México), el valor del “Numero de Referencia” es el identificador de registro.

Para las facturas que no indican identificadores, el sistema utiliza el valor del campo “Numero de
Referencia”

Para los documentos de marketing cancelados que no tengan un UUID o un Número de factura del SN,
es importante dejar en blanco dicho campo.
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Configuración de Bancos

Definir la información bancaria basada en el catálogo oficial de bancos (Anexo 24). El código bancario en
SAP debe ir a 4 dígitos, agregar un cero “0” al principio del código.

Ejemplo:

BANCO AZTECA
Código SAT: 127
Ingresando código en SAP: 0127

Nota: El sistema modifica en automático a 3 dígitos el código bancario al momento de crear el XML.

Nota: Validar que en los bancos ya registrados, coincida el código de SAP con el del SAT, de no ser así y
no se ha ingresado información con el código erróneo en alguna transacción, crear un registro nuevo con
el código correcto.
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En Socios de Negocios → Datos maestros socio de negocios → Pestaña Condiciones de pago

Definir los datos pertinentes de la sección Banco del Socio de Negocios para los proveedores.

Definir las cuentas de banco propio relacionándolas con la cuenta de mayor correspondiente.
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Definir monedas según el catálogo oficial de monedas

En Pagos efectuados en el campo “Pagar a” seleccionar “Bancos”. Traerá la información por defecto del
banco del socio de negocios, en caso de pagar a otro banco elegir el banco adecuado.
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Campos requeridos para la generación del XML de pólizas del periodo

Definir información de la empresa en detalles de la sociedad

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Definir información de socios de negocios en los datos maestros

Verificar que exista información en el campo comentarios en los registros del diario (Asientos manuales).
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Añadir la información de gastos de caja chica y nómina en la tabla UUID_COM

Nota: Con esta funcionalidad, ya no será necesario presentar el documento de “Auxiliar de Folios
Fiscales”, debido a que la información de UUID se encuentra en el reporte de pólizas del periodo.
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Carga de Información en la tabla UUID_COM

Manual
El proceso para la actualización de la información y la carga de datos se podrá hacer de manera manual,
donde los datos a subir en la tabla UUID_COM son:
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VÍA DTW (Data Transfer Workbench)

Para la carga masiva de información se podrá hacer a través de la herramienta Nativa de SAP B1 para la
carga de información (DTW). Para este proceso se debe hacer lo siguiente:

Para esto se utilizara la siguiente estructura del template. (Archivo adjunto en el zip)

1. Generar el template con la estructura siguiente Y GUARDARLO con la extensión “delimitado por
tabuladores” –tab delimited-. Es importante que los primero dos renglones queden como en la tabla del
ejemplo siguiente:

Es muy importante el CODE y NAME sean número consecutivos al último número existente de este campo
en la tabla. Si el último número dentro de SB1 es el 234, el template debe iniciar en el 235.

2. Desde el DTW, hacer conexión con el servidor y la base de datos correspondiente:

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3. Desde la opción de “IMPORT”, seleccionar “SETUP DATA”

4. Seleccionar Add New Data y clic en Next

5. Seleccionar la tabla que vamos a actualizar, siguiendo la ruta:

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User Defined Data > Tables (UDT) > U_UUID_COM

6. Seleccionar la opción de “txt (Tab delimited” y seleccionar el archivo que guardamos previamente del
Excel y que incluye los datos a subir.

7. Correr el proceso de actualización y verificar la información en SAP B1, para verificar que las tablas se
actualizaron de la manera correcta.

8. Para mayor información, sobre el manejo del Add-on de DTW (Data Transfer Workbench) revise la
documentación sobre el Add-on.
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VÍA XMLReadTool (CARGA MASIVA DE UUID's)

Con la finalidad de poder facilitar la carga masiva de UUID’s, necesarios para la elaboración de los
reportes, se ha mejorado la herramienta de extracción de XML’s (XMLRead) y se ha liberado una versión
nueva (XMLReadVer6.0) en la cual, dependiendo la naturaleza del movimiento se incorporaran el RFC
emisor (para gastos), y el RFC receptor (para el tema de nómina).

En este caso, la herramienta nos facilitara la extracción de todos los UUID’s de los XML’s que
pretendamos reportar y nos dará la facilidad de poder referenciarlos a una póliza contable.

Iniciar un Command Prompt (Símbolo del sistema) (Ir a Inicio > Ejecutar > escribir “CMD”)

Desde el Command Prompt, escribir: “cd <ruta donde se encuentra guardado la herramienta
XMLRead.exe>”. Para este ejemplo seria “cd C:\ContElect”

Escribir el siguiente comando siguiendo los parámetros, como se ejemplifica.

Ejemplo:

XMLRead6.0.exe FILE;C:\ContElect\Gastos\ SERVER;MEXN00547769A DATABASE;SBODemoMX JE;255

PARAM;2

Donde:

Ejecutable FILE;(ruta donde están guardados los XML) SERVER; (nombre del servidor) DATABASE; (Nombre
de la base de datos) JE;(número de póliza a la cual se referencia los XML) PARAM; (1 para gastos, 2 para
Nomina)

Nota 1: Las palabras FILE; SERVER; y DATABASE; son contantes.

Nota 2: Es muy importante que los nombre de las carpetas no contengan espacios entre palabras.

 Incorrecto: Facturación Electrónica

 Correcto: FacturacionElectronica
Y presionar ENTER
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En la consola deberá aparecer la palabra "Finished" que indica que el proceso fue correcto

Podemos validar que la información subió correctamente en la tabla UUID_COM, revisando desde SAP
Business One que la información sea correcta.
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Generación de XML de contabilidad electrónica

Ir al menú Finanzas  Informe financiero  Informes electrónicos

Seguir las instrucciones del asistente para generar el XML de cada reporte.

Para el reporte de pólizas periodo y auxiliar de cuentas, tener en cuenta la siguiente tabla al momento
de ingresar los datos: