Área: SECTOR PÚBLICO

III
Contenido:
INFORMES ESPECIALES
Formulación de los Estados Financieros y Presupuestarios .................................................................... III-1
Remuneraciones, Bonificaciones, Gratificaciones, Compensaciones al
trabajador en el Sector Público ..................................................................................................................................... III-4
COMENTARIOS
Últimas Disposiciones del Sector Público ............................................................................................................... III-5

Formulación de los Estados Financieros y Presupuestarios I

CPC María Luisa Silva Peredo
N
Consultor de Gobiernos Locales - Segunda
- Planilla de Remuneraciones (División de Personal)
F
Especialización en Auditoría Integral
- Planilla de Viáticos (Diversas Áreas: Jefatura, Control In- O
terno, Legal, Operaciones, Etc.) R
Área de - Planilla Movilidad - Especiales - (Jefatura)
Tesorería - Declaraciones Telemáticas M
1. Aspectos Generales - Notas de Cargo y Abono E
Para efectos de centralizar e integrar las transacciones económi- - Valorizaciones de Obras (en obras por contrata)
S
co financieras de la entidad, la contabilidad se ha agrupado por - Extractos Bancarios
áreas de actividad con el fin de racionalizar la administración de
las operaciones, homogenizando su estructura de cada área E
con el propósito de facilitar su registro y control: c. El Área de Bienes o Abastecimientos S
Comprende las operaciones relativas a la adquisición, obtención, P
almacenamiento y distribución de bienes muebles y la prestación E
A.Área de rentas o Tributación
B. Área de tesorería
de servicios, incluye también las adquisiciones de suministros C
Áreas de C. Área de bienes o abastecimiento varios, destinados a la construcción de infraestructura pública, así I
registro y control D.Área de presupuesto como, la adquisición y registro de la propiedad inmueble.
E. Área de contabilidad
A
F. Área de infraestructura pública L
• Órdenes de Servicio (OS) E
• Órdenes de Compra (OC): Utilizado para las adquisiciones
de bienes corrientes y de capital.
S
a. El Área de Tributación y Rentas
• Nota de Entrada al Almacén (NEA): Se utiliza cuando se
Comprende las operaciones por acotaciones individuales o recibe donaciones o altas de bienes e ingresan al almacén.
de oficio de los tributos municipales, la captación de ingre- • Pedido Comprobante de Salida (PECOSA): Se utiliza para
sos no tributarios y otros conceptos con la finalidad de fi- sustentar los pedidos que efectúan las diferentes depen-
dencias de la entidad, así como, para controlar de los
nanciar los gastos de inversión, las actividades y los gastos bienes despachados.
operativos de las entidades del sector público. • Solicitud de Cotizaciones
Área de
• Cuadro Comparativo de Cotizaciones
Bienes
• O/C - Guía de Internamiento
Captación de Ingresos Tributarios y no Tributarios: • Kardex Físico
• Impuestos • Tarjeta Visible de Almacén
Área de
• Tasas • Voucher o Reporte de Ingresos y Salidas de Almacén
Rentas
• Contribuciones • Tarjetas u hojas de Cargo Individual de Responsabilidad de
• Y otros Activos
• Inventarios Físicos de:
- Bienes de Almacén
b. Área de Tesorería - Bienes Patrimoniales
- Bienes Inmuebles y terrenos
Cubre las operaciones relacionadas con el movimiento de
ingresos y egresos de fondos que realiza la entidad; el cual se
refiere a la captación de ingresos de cualquier fuente de
financiamiento para financiar los requerimientos de pagos d. Área de Presupuesto
para el funcionamiento de la entidad.
PRIMERA QUINCENA - AGOSTO 2005

Incluye el registro y control de la aprobación, modificación,

ejecución y evaluación de las incidencias presupuestales de
cada ejercicio.
• Comprobante de Pago (CP): Es que sustenta los pagos que
se realizan a los proveedores
• Recibo de Ingreso (RI): Es el documento que sustenta la
recepción del dinero que puede ser en efectivo o cheque par • Presupuesto Institucional Aprobado (PIA).- Aprobado por el
luego debe ser depositado en cuenta corriente a favor del T.P Titular de pliego, según la información consignada en "el
Área de • Papeletas de Depósito: Es el documento que sustenta la reporte Analítico del PIA" resultante de los trabajos correspon-
Tesorería recepción del dinero que puede ser en efectivo o cheque y Área de dientes a las Fases de Programación y Formulación Presupuestal.
que su dinero final es una fuente de financiamiento distinta Presu- • Presupuesto Institucional Modificado (PIM).- Refleja el pre-
al Tesoro Público, hoy denominado Recursos Ordinarios. puesto supuesto actualizado del Pliego, comprende al (PIA), así
• Planillas de Haberes como, a las modificaciones presupuestarias (tanto en el
- Planillas de Pensiones de los Fondos Administrados por nivel institucional como en el Funcionamiento Programático),
ONP (Operaciones). durante el ejercicio presupuestario.

A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N ° 92 111-1
 III INFORME ESPECIAL

rativo y financiero, además sirven como elemento de infor-

• Calendario de Compromisos.- Establece la autorización máxi-
ma mensual para la ejecución de egresos que se sujeta a la
disponibilidad efectiva de los Recursos Públicos. Aprobado
por la DNPP teniendo en cuenta la Asignación Presupuestaria
Trimestral y la Programación Mensual del Gasto, a nivel de
Unidad Gestora, Unidad Ejecutora, Función, Programa, Fuen-
te de Financiamiento y Grupo Genérico de Gasto.
• Clasificadores de Ingresos.- Nos muestran a través de partidas
presupuestales expresadas en códigos, la naturaleza de los
ingresos que se captan por toda fuente de financiamiento.
• Clasificadores de Gasto Público.- Nos muestra a través de
códigos como se estructura el nivel de gastos públicos,
expresado en Categoría de Gastos.
Programación del Presupuesto de Ingresos (PPI): Muestra
Área de
cuantitativamente el presupuesto de ingresos (PIA) y su modifi-
Presu-
puesto
cación (PIM) por Fte.Fto. desagregando su identificación por
partida genérica.
Programación del Presupuesto de Gastos (PP2): Presenta
cuantitativamente los gastos previstos y aprobados a nivel de
Fte. de Fto., partida genérica y específica y niveles operativos.
Balance de Ejecución del Presupuesto (AP1):Nos muestra la ejecu-
ción de los ingresos del ejercicio por Fte. Fto., por partida genérica,
por niveles operativos frente a los gastos ejecutados clasificados en
gastos corrientes, gastos de capital, servicios de la deuda.
Estado de Fuentes y Usos de Fondos (AP2): Se realiza la captación
de ingresos ejecutados y obtenidos por fuente de financiamiento,
la modalidad de aplicación, clasificación de ingreso y gasto corrien-
te, de capital y amortización de créditos obtenidos.
E. Área de Contabilidad
Centraliza e integra todas las operaciones ejecutadas por las otras
áreas a través de sus reportes mediante notas de contabilidad,
además registra operaciones complementarias adicionales.
1. Las notas de contabilidad, que emiten las diferentes áreas
de actividad
2. Los informes tales como:
- Inventarios físicos
- Saldos de Fondos, tanto en efectivo como en cuentas
Área de de ahorro y corriente.
- Informe de rentas de cuentas pendientes de cobro.
Contabili-
dad - Informe de abastecimientos de cuentas por pagar
pendientes.
- Conciliaciones bancarias
- Informes de personal sobre provisiones para benefi-
cios sociales.
- Informe sobre depreciaciones y amortización de activos.
mación administrativa y se utilizan para implementar funcio-
nes de control interno.
I. Elaboración de Notas de Contabilidad
Las notas de contabilidad resumen la información proporciona-
da por áreas y tienen la condición de asientos de contabilidad
para facilitar su registro y control se elaboran aplicando la clasi-
ficación por cuentas de mayor de los documentos de ingresos y
egresos producidos, efectuadas la clasificación de documentos
o reportes de información se transcriben resumiéndolas en las
notas de contabilidad que representa la afectación contable
según la nomenclatura de cuentas y subcuentas.
J. Preparación de Asientos de Diario
Las operaciones realizadas en las diferentes áreas contables a
través de las notas de contabilidad convertidos en asientos de
contabilidad, conjuntamente con los asientos de operaciones
complementarias deben ser registradas en el libro diario.
K. Registro en Libros Principales y Auxiliares
La etapa de registro en los libros principales diario y mayor se
canaliza a través de las notas de contabilidad, en cambio el
registro en los libros auxiliares se registran los cargos y abo-
nos de todas las cuentas en que se desagregan los rubros del
balance y sigue para efectuar el análisis respectivo y determi-
nar los saldos.
DIAGRAMA DEL PROCESO CONTABLE
- Personas
- Rentas
Contabilidad - Acontecimientos y control patrimonial Genera
- Tesorería
por Áreas Operaciones
- Presupuesto
- Control de inversiones y obras
- Contabilidad
- PIA y PIM
- Plan Anual de Adquisiciones O/C O/S
PECOSA, N/E
- Flujo de caja C/P, N/A, N/C
- Programación de Inversiones, contra- Codificación
Documentos tados de obras, valorizaciones, ejecu-
financiera y
Fuentes ción de obras.
- Programación tributaria y de rentas, presupuestal
acotaciones, OP resol. de determina-
ción recibos de Ingresos
- Program. y ejecución presupuestaria.

Libros analíticos:
F. Integración Contable - Caja
- Registro de Ventas e Ingresos
El tratamiento contable está dirigido a determinar la contabi- Registros
- Registro de compras y gastos
Auxiliares
lización por área de actividad, pero para tener una visión - FPPE
global de la situación de la entidad, se requiere de la integra- - Bancos, Etc.
ción de dichas áreas.
- Inventario Inicial
La acumulación de la información de las áreas consideradas, - Inventario final
con la adición de las operaciones complementarias constitu- Libro
- Balance de apertura
- Balance general
yen la integridad de las transacciones gubernamentales. Inventarios - Estado de gestión
y Balance
Por lo tanto, la suma de las áreas más las operaciones com- - Estado de cambios en patrimonio neto
- Estado de flujos de efectivo
plementarias constituye la integración contable requerida - Notas anexos
para obtener estados financieros que presentan la situación
PRIMERA QUINCENA - AGOSTO 2005

razonable. - Asientos de Apertura

Libro Diario - Centralización de operaciones financieras presupuestarias N/C
G. Procesos de Integración Contable - Ajustes y Cierre

- Elaboración de reportes o información por áreas - Registro Resumido de todas las cuentas que aparecieron en
- Elaboración de notas de contabilidad Libro Mayor el diario y que se ejecutaron en el ejercicio.
- Preparación de asientos de diario
- Registro en libros principales y auxiliares
Balance de Balance Estados Estados
H. Elaboración de Reportes o Información por Áreas comprobación constructivo Financieros Presupuestarios

Los reportes o información por áreas constituyen el funda-

mento de una disciplina operativa que racionaliza las funcio- Libro Mayor Libro Mayor
nes de la administración pública y gira alrededor de la elabo-
ración de reportes o voucher resumen del movimiento ope-

111-2 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN EL PACÍFICO


2. Aspectos a considerar en la pre-
paración de los Estados Finan-
cieros
Al preparar los estados financieros debe
observarse los siguientes aspectos:
a) El encabezado debe comprender el
nombre de la entidad, el nombre y
la fecha del estado, la frase expre-
sado en nuevos soles.
b) El balance debe reflejar los princi-
pios y prácticas aceptados de
valuación y amortización.
c) Deben usarse las notas a los esta-
dos financieros para proporcionar
información detallada o más analí-
tica.
d) Las partidas deben clasificarse exac-
ta y lógicamente, de acuerdo a su
disponibilidad, liquidez y el pasivo
en el orden de su exigibilidad, li-
quidez y disponibilidad.
e) Un activo y un pasivo no deben
compensarse, este procedimiento
llamado de "saldos netos compen-
sados" es contrario a una buena
práctica contable, por ejemplo el
saldo del crédito fiscal en la cuenta
40 debe mostrarse en el activo y los
tributos por pagar deben mostrar-
se en el pasivo, no debiendo com-
pensarse.
f) Los totales de los diversos grupos
importantes y las subdivisiones del
balance general deben aparecer en
forma visible.
g) Los estados financieros deben ser
matemáticamente exactos.
h) Los estados financieros deben ser
verdaderos y no deben inducir a
errores, todos los informes adicio-
nales y de significación deben su-
ministrarse en notas anexas.
i) Para facilitar su publicación debe
omitirse los centavos expresándo-
se en nuevos soles (la práctica usual
aconseja redondear las cantidades
y requiere; que cada una de ellas se
exprese en la cifra más cercana a la
cantidad inmediata superior cuan-
do se trate de 0.60 céntimos a más
y se redondeará a la cifra inmediata
inferior cuando se trate de 0.59
céntimos a menos.
3. Pasos previos antes de formu-
lar los Estados Financieros y
Presupuestarios
Existen etapas marcadas para formu-
lar los estados financieros que deben
ser analizadas y estudiadas, las cuales
se refieren a:
a) Conocimiento de los objetivos prin-
cipales que los estados financieros
están llamados a cumplir.
b) Conocimiento profundo de la fuen-
tes que proporcionan la informa-
ción contable (Áreas contable).
c) Conocimiento de los principios de
valuación aplicado a los estados fi-
nancieros.
AREA SECTOR PÚBLICO
d) Preparar el inventario físico de los
bienes patrimoniales.
e) Preparar el inventario físico de las
existencias insumos, mercaderías,
materias primas, suministros de
funcionamiento, Etc.
f) Es importante la toma de inventa-
rio físico, ya que a través de él se
determinará: mermas, baja de bie-
nes, desvalorización de existencias,
pérdidas, sustracciones, Etc.
g) Preparar las cédulas de depreciación
de activos fijos e infraestructura pú-
blica.
h) Preparar las cédulas para la provi-
sión de:
i) Cuentas de cobranza dudosa. De
acuerdo a la antigüedad de las cuen-
tas pendientes de cobro.
j) Desvalorización de existencias (con-
secuencia del inventario físico).
k) Preparar las cédulas de amortización
de intangibles y analizar los estu-
dios realizados que se aplicarán al
costo de las obras realizadas.
l) Preparar la liquidación y aplicación
de la cuenta 38 Cargas Diferidas es-
pecialmente en lo que se refiere a
gastos pagados por anticipado, se-
guros, viáticos, encargos, alquileres
adelantados, liquidación de gastos
financieros, Etc.
m) Analizar los subsidios otorgados
por enfermedad, maternidad y
otros y la recuperación de los certi-
ficados de los reembolsos recibidos.
n) Depositar en Bancos Cuenta Co-
rriente todos los fondos en efecti-
vo, tales como FEPP, devoluciones
recibidas, cobranza en efectivo, viá-
ticos no utilizados, Etc.
o) Realización de los ingresos diferi-
dos (ventas diferidas, costos diferi-
dos).
p) Preparar la provisión para benefi-
cios sociales y analizar los pagos por
beneficios sociales, así como, de los
adelantos.
q) Realizar la conciliación de todas las
cuentas bancarias con la finalidad de
tener una confirmación y aseveración
exacta de los fondos de la entidad.
r) Elaborar las hojas, reportes resumen
de la cuentas de:
• Ingresos Corrientes.
• Transferencias de capital y
donaciones recibidas.
• De gastos (corriente e inversión).
• Cuentas por cobrar y cuentas por
pagar.
• Inmuebles, maquinaria y equi-
po, infraestructura pública, de-
terminando su antigüedad o fe-
cha de adquisición.
• Depreciación y amortización
acumulada.
• Hacienda Nacional Adicional.
• Otras Cuentas del activo.
s) Analizar especialmente los ingresos
A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N ° 92
III
corrientes, los mismos que provie-
nen de (02) dos fuentes:
t) Ingresos reales que deben cruzar
con los ingresos a caja.
u) Ingresos que provienen de asien-
tos de ajuste, ingresos de bienes y
otros, que no tienen incidencia en
caja, los cuales serán revelados en
notas aparte.
v) Este análisis es importante ya que
incidirá en la elaboración del esta-
do de flujos de efectivo.
w) Realizar los asientos técnicos de ajus-
te, como consecuencia de los pasos
previos mencionados anteriormente.
x) Elaborar el balance de comproba-
ción a valores históricos.
y) Realizar los asientos de regulariza-
ción patrimonial.
z) Elaboración de las cédulas de ajustes
por inflación o deflación (año 2001).
aa) Formulación del balance construc-
tivo.
bb)Formulación de los Estados Finan-
cieros y Presupuestarios.
cc) Preparar las notas y anexos a los
Estados Financieros.
dd)Elaborar los cuadros analíticos de
simultaneidad y paralelismo entre
las cuentas financieras y presu-
puéstales.
ee) Por otro lado, es importante solici-
tar a las siguientes áreas de activi-
dad lo siguiente:
• Última numeración de Órde-
nes de Compra, Órdenes de
Servicio.
• Última PECOSA de salidas de
Bienes del Almacén.
• Informe del movimiento del
almacén al 31 de diciembre
2002 Entrada y salidas de Al-
Área de
macén.
Abasteci-
• Informe del movimiento de Bie-
miento
nes Patrimoniales y Bienes no
Depreciables al 31.12.2002.
• El inventario de Almacén y
conciliar con el Bincar - kardex
físico y registro de inventarios.
• El inventario de Bienes Patri-
moniales.
• Conciliar con el registro SIAF.
• Rendición de Cuentas finales
de ENCARGOS OTORGADOS.
• Rendición de Cuenta final del
PRIMERA QUINCENA - AGOSTO 2005
Fondo para Pagos en Efectivo
o Caja Chica.
• Rendiciones de Cuenta de Viá-
ticos.
• Informe de las devoluciones
Área de al Tesoro Público.
• Último número de Recibo de
Tesorería
Ingresos.
• Último número de Compro-
bante de Pago.
• Conciliaciones Bancarias.
• Informe de todas las cartas
fianzas y valores en custodia.
• Informe sobre Cobranzas
Dudosas y Contingencias.
111-3
 III INFORME ESPECIAL
• Última numeración de los re-
cibos de ingresos que maneja
el Área de Rentas.
• Informe resumen del movi-
miento anual de los ingresos
Área de tributarios y no tributarios en
Rentas forma mensualizada.
• Relaciones pormenorizadas de
cuentas por cobrar de contri-
buyentes y usuarios de los
servicios de la entidad.
PRIMERA QUINCENA - AGOSTO 2005
111-4 INSTITUTO DE INVESTIGACIÓN EL PACÍFICO
• Hojas de trabajo presupuesto
aprobado y modificado.
• Hojas de trabajo de compro-
misos presupuestales a toda
Área de fuente.
• Estados consolidados de in-
Presu-
formación presupuestal mos-
puesto
trando la aprobación, las
modificaciones, los compro-
misos, ejecuciones y saldos a
toda fuente.
• Provisión de Beneficios Socia-
les.
• Informe de las contingencias
judiciales por reclamos judi-
Área de ciales.
Personal • Hojas de trabajo de retencio-
nes y aportaciones
• Hojas de trabajo de cálculo de
provisiones y liquidaciones.