You are on page 1of 3

Deficientele sistemului informational

Necesitatea rationalizarii sistemului informational apare atunci cand se inregistreaza urmatoarele


deficiente:

 Supraincarcarea circuitelor informationale - rezultat al amplificarii extraordinare a


purtatorilor de informatii (documente), care contin de multe ori date inutile sau care se
repeta. Cauzele pot fi multiple:

o lipsa unor documente standardizate;

o proiectarea gresita a sistemului informational;

o utilizarea unor circuite, fluxuri informationale, metode si procedee de tratare a


informatiilor care determina obtinerea de catre receptori a unor informatii incomplete
si genereaza nevoia de noi informatii;

o deficiente ale sistemului organizatoric, care nu precizeaza clar sarcinile,


competentele si responsabilitatile specifice fiecarui post si paralelisme ale acestora;

o lipsa de coordonare si cooperare intre anumite posturi, care ar trebui sa-si imparta
informatiile, generand astfel noi comenzi de informatii la sursa;

o dorinta unor persoane de a sti tot, chiar daca multe informatii nu le sunt utile; etc.

Toate acestea conduc la aparitia unor efecte negative asupra oportunitatii informatiilor si
eficientei economice a sistemului;

 Redundanta se refera la culegerea, inregistrarea, prelucrarea si transmiterea repetata a


unor date si informatii. Multe dintre cauzele specifice acestei deficiente sunt comune cu cele
de la deficienta prezentata anterior. In plus se mai adauga dorinta unor manageri de a-si
crea propriul sistem informational. Din pacate in multe firme din Romania si chiar in institute
de cercetare se manifesta aceasta tendinta, cu efecte negative in ceea ce priveste:

o supraaglomerarea structurii organizatorice;

o cresterea cheltuielilor cu personalul;

o lipsa coordonarii;

o cresterea cheltuielilor specifice sistemului informational si reducerea eficientei


economice a acestuia prin realizarea unor inregistrari, prelucrari si transmiteri
repetate a acelorasi informatii, folosirea unui numar nejustificat de mare de
documente si suporturi informationale, supraaglomerarea si scurtcircuitarea
diferitelor elemente componente ale sistemului informational general prin
intersectarea cu elemente componente ale diferitelor sisteme informationale
dezvoltate in paralel; etc.
 Distorsiunea – consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului unei informatii pe
parcursului realizarii unei proceduri informationale. Cauzele acestei deficiente pot fi multiple:

o folosirea unor metode si tehnici necorespunzatoare de tratare a informatiilor;

o utilizarea unor suporti informationali necorespunzatori, tratarea si manipularea


gresita a acestora;

o personal necorespunzator pregatit;

o stresul, oboseala etc.

Efectele pot fi foarte grave. Daca greseala nu este sesizata, se realizeaza dezinformarea
managerului sau executantului, care poate provoca decizii sau actiuni gresite.

 Filtrajul – consta in modificarea intentionata a mesajului unei informatii.

 Scurtcircuitarea – este tot o forma de dezinformare, prin care se elimina din circuitul
informational o persoana sau o subdiviziune organizatorica. Aceasta se poate produce in
mod intentionat sau neintentionat. Formele de dezinformare trebuiesc combatute ferm de
catre managerii firmei, o atentie deosebita acordandu-se celor de dezinformare voita (filtrajul
si scurtcircuitarea intentionata), pentru descurajarea lor.

 Transmiterea cu intarziere a informatiilor, poate avea drept cauze: supraincarcarea


circuitelor informationale, pregatirea necorespunzatoare, lipsa de experienta sau lipsa de
interes a personalului implicat in culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea
informatiilor. Efectul poate fi pierderea oportunitatii informatiei cu consecinte negative
asupra calitatii deciziilor si actiunilor intreprinse.

 Orientarea gresita a informatiilor – presupune transmiterea informatiilor catre o alta


persoana decat cea careia ii este destinata. Se poate produce intentionat sau neintentionat.
Efectele pot fi dezinformarea persoanelor care au nevoie de informatiile respective si
supraaglomerarea unor circuite informationale cu informatii inutile.

Principiile sistemului informaţional


Sistemul informaţional din administraţia publica funcţionează si se fundamentează pe următoarele principii:
a) Principiul conceperii si restructurării sistemului informaţional potrivit cerinţelor specifice
managementului din fiecare instituţie publica.
b) Principiul corelării strânse a sistemului informaţional cu, organizarea structurala si cu sistemul decizional
din instituţiile publice ţinând seama de faptul ca fiecare componenta a sistemului reprezintă un emitent si nu
beneficiar de informaţie; de tipurile de relaţii organizatorice care apar intre posturi, intre compartimente,
intre instituţii si/sau autoritate ale administraţiei publice care participa la circuitele informaţionale
depinde imaginea reţelei cu multe moduri de interferenţa.
c) Principiul unităţii metodologice de tratare a informaţiilor
constituie baza pentru asigurarea compatibilităţilor intre toate componentele sistemului informaţional.
Rezulta ca este necesara o metodologie unitara de culegere si prelucrare a informaţiilor, de tratare si
prelucrare automata a datelor. Numai astfel sistemul informaţional poate avea un plus ele rigurozitate care sa
permită funcţionarea sa corecta.
d) Principiul concentram asupra informaţiilor esenţiale, potrivit căruia informaţiile trebuie transmise, ori de
cate ori este posibil, selectiv si operativ pentru a contribui la fundamentarea unor decizii corecte si/sau
la elaborarea unor acte administrative esenţiale.
e) Principiul asigurării unui timp corespunzător de reacţie ca componentelor sistemului informaţional al
managementului administraţiei publice, bazat pe premisa ca diversele procese de munca si de componente
ale acestui sistem au anumite caracteristici temporale. De aceea timpul de culegere, vehiculare si prelucrare
a informaţiilor, precum si de fundamentare a documentelor administrative variază de la o informaţie la alta.
f) Principiul asigurării unui maxim de informaţii finale dintr-un fond limitat, care necesita o valorificare si
prelucrare eficienta.
g) Principiul flexibilităţii, a modului de adaptare continua a sistemului informaţional din administraţia
publica la mediul extern. Acest principiu necesita o permanenta reacţie a instituţiilor din administraţia
publică la tot ceea ce este nou, ca si adoptarea rapida a deciziilor oportune.