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APOSTILA
OPENOFFICE CALC
Fortaleza - 2005
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APOSTILA OPENOFFICE CALC
Sumário
INTRODUÇÃO....................................................................................................................................3
MENU ARQUIVO .............................................................................................................................. 4
MENU EDITAR.................................................................................................................................10
MENU EXIBIR.................................................................................................................................. 14
MENU INSERIR................................................................................................................................17
MENU FORMATAR......................................................................................................................... 20
MENU FERRAMENTAS.................................................................................................................. 24
MENU DADOS..................................................................................................................................28
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INTRODUÇÃO
Surgiram iniciativas em todo o mundo para a substituição dos softwares pagos por
gratuitos, sempre visando a melhoria e o pleno uso da capacidade de programas e
computadores.
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MENU ARQUIVO
2 - Abrir
3 – Documentos recentes
Listagem dos últimos documentos utilizados.
4 – Assistentes
Modelos são arquivos pré-definidos como por exemplo, cartas e memorandos. Existe duas formas
de acessa-los: pelo Assistente, que possibilita a criação de modelos e pelo ítem Modelos, que
possibilita a criação de modelos personalizados, ambos acionados pelo comando Barra de menu
Arquivo. A diferença entre as duas opções é que o menu Assistentes lhe auxilia, desde o começo a
fazer o seu modelo.
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5 – Fechar
Fecha apenas o documento. Se o documento não estiver salvo, antes de fechá-lo, será aberta uma
janela com, as opções de: Salvar o documento(Salvar); não salvar(Descartar); ou cancelar o
fechamento do documento(Cancelar);
6 – Salvar
Salva as alterações realizadas no documento que está sendo editado. Caso o arquivo esteja sendo
salvo pela primeira vez será aberta a caixa de diálogo Salvar Como com os seguinte campos:
Nome do arquivo: nome que será dado ao arquivo;
Salvar como tipo: neste campo pode-se salvar o arquivo com uma outra extensão, isto é, é possível
salvá-lo com vários formatos diferentes, tais como no Excel 95 ou Excel 2000.
Dica: Deve-se salvar o documento no formato do Excel (.xls) no caso da necessidade de se abrir o
arquivo num micro que não possua o Openoffice instalado.
Obs: Não é possível Salvar com senha caso o arquivo seja .xls, a extensão do Microsoft Excel.
7 – Salvar como
Salva as alterações realizadas no
documento que está sendo editado
permitindo alterações no nome do
arquivo e na sua extensão.
8 – Salvar tudo
Salva as alterações realizadas em
todos os documentos abertos no
momento.
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9 – Recarregar
Possibilita abrir a última versão salva do arquivo que estiver em edição ( Não salva as mudanças ).
10 – Versões
Esse recurso é bastante útil quando se deseja manter o controle sobre as versões de um documento.
Na tela clique em Salvar nova versão para salvar uma nova versão.
Em seguida, adiciona-se um comentario, que ficará visível no campo observações da tela anterior.
12 – Enviar
Este ítem é composto de 8 partes, vamos citar os dois mais importantes ( que são semelhantes):
1 – Documento como e-mail - Possibilia enviar o documento de duas formas: em formato
SXW e em formato PDF. Ao selecionar um destes itens será aberta a tela do correio eletrônico
( Outlook Express por exemplo ) para o envio do arquivo por email.
2 – Documento como anexo de PDF - Exporta o documento para PDF e seguida o envia por e-
mail
13 – Propriedades
Edita as propriedades do documento.
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14 – Assinaturas digitais
Esta caixa de diálogo adiciona e remove assinaturas digitais do documento. Esta assinatura digital é
um serviço pago que permite lhe identificar e certificar a pessoa que lê seu documento de que o
mesmo é realmente seu.
15 – Modelos
Permite organizar e editar os modelos, bem como salvar o arquivo atual como um modelo. Este
ítem possui quatro sub-opções:
1 - Gerenciamento de modelos
Abre a caixa de diálogo Gerenciamento de modelos, que permite organizar modelos e
definir modelos padrão.
2 - Fonte do Catálogo de Endereços
Edite as atribuições de campo e a fonte de dados de seu catálogo de endereços.
3 - Salvamento (Modelos)
Salva o documento atual como um modelo.
4- Editar
Abre uma caixa de diálogo onde você pode selecionar um modelo para edição.
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16 – Visualizar página
Permite verificar como o documento será impresso.
17 – Imprimir
Imprime o documento.
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MENU EDITAR
01 - Desfazer
Reverte o último comando ou a última entrada digitada. Para selecionar o comando que você deseja
reverter, clique na seta ao lado do ícone Desfazer na barra Padrão.
02 - Refazer
Reverte a ação do último comando Desfazer. Para selecionar a etapa Desfazer que você deseja
reverter, clique na seta ao lado do ícone Refazer na barra de ferramentas Padrão.
03 - Repetir
Remove e copia / copia / insere o conteúdo da área de transferência na posição do cursor e substitui
o texto ou os objetos selecionados.
05 - Colar Especial
Insere o conteúdo da área de transferência no arquivo atual em um formato que você pode
especificar.
06 - Selecionar tudo
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07 - Alterações
Lista os comandos que estão disponíveis para rastrear as alterações em seu arquivo.
08 - Comparar Documento
09 - Localizar e Substituir
10 - Navegador
11 - Cabeçalhos e Rodapés
12 - Preencher
13 - Excluir Conteúdo
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14 - Excluir Células
15 - Planilha
17 - Links
Permite a edição das propriedades de cada link no documento atual, incluindo o caminho para o
arquivo de origem. Este comando não estará disponível se o documento atual não contiver links
para outros arquivos.
18 - Plug-in
Permite a edição de plug-ins no seu arquivo. Escolha este comando para ativar ou desativar este
recurso. Quando ativado, aparecerá uma marca de seleção ao lado do comando, e você verá
comandos para editar o plug-in em seu menu de contexto. Quando desativado, você verá comandos
para controlar o plug-in no menu de contexto.
19 - Mapa de Imagem
Permite que você anexe URLs a áreas específicas, denominadas pontos de acesso, em uma figura ou
em um grupo de figuras. Um mapa de imagem é um grupo com um ou mais pontos de acesso.
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20 - Objeto
Permite a edição de um objeto selecionado no arquivo inserido com o comando Inserir - Objeto.
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MENU EXIBIR
1 – Normal
Mostra a exibição normal da planilha.
3 – Barras de ferramentas
Permite ao usuário escolher qual(is) barra(s) de ferramentas ele deseja demonstrada(s) na tela.
Para selecionar a barra desejada, clique Exibir – Barras de Ferramentas e escolha-a. Neste menu
também é possível personalizar sua própria barra de ferramentas, clicando em Personalizar.
Funciona de modo parecido com o Personalizar do MS Word e do Writer. Veja a figura abaixo:
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4 – Barra de fórmulas
Mostra ou oculta a barra de fórmulas, utilizada para inserir e editar fórmulas.
5 – Barra de status
Se selecionada, esta opção possibilita a exibição da barra de status, que fica na parte inferior da
janela do OpenOffice. Esta barra informa o número de páginas total e atual, informa o estilo sendo
utilizado, o zoom em uso e outras características que serão descritas posteriormente.
8 – Realce de valor
Realça valores numéricos da planilha.
As células de texto serão realçadas pela cor preta, as células numéricas, pela cor azul e todos os
demais tipos de célula (como, fórmulas, valores lógicos e datas), pela cor verde.
9 – Fontes de dados
Mostra uma janela de navegação para exploração de um certo banco de dados que vá servir como
fonte para o documento em edição.
10 – Tela inteira
Faz com que o documento ocupe toda a área da tela do computador, permitindo melhor visualização
do documento.
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11 – Zoom
Define o zoom a ser aplicado na tela para visualizar o documento, permitindo ver pequenos detalhes
ou à distância.
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MENU INSERIR
01 - Quebra manual
Este comando insere quebras manuais de linhas ou colunas para assegurar que os dados sejam
impressos de forma correta. Você pode inserir uma quebra de página horizontal acima ou uma
quebra de página vertical à esquerda da célula ativa.
02 – Células
Abre a caixa de diálogo Inserir células, na qual você pode inserir novas células de acordo com as
opções especificadas.
03 - Linhas
Insere uma nova linha acima da célula ativa. O número de linhas inseridas corresponderá ao número
de linhas selecionadas. As linhas existentes são movidas para baixo.
04 - Colunas
Insere uma nova coluna à esquerda da célula ativa.O número de colunas inseridas corresponde ao
número de colunas selecionadas. As colunas existentes são deslocadas para a direita.
05 - Planilha
Define as opções a serem usadas para a inserção de uma nova planilha. Você pode criar uma nova
planilha ou inserir uma já existente a partir de um arquivo.
06 - Planilha do arquivo
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Insere uma folha a partir de um arquivo de planilha diferente.
Insere dados de um arquivo HTML, Calc ou Excel na planilha atual como um link. Os dados devem
estar localizados em um intervalo nomeado.
08 - Caractere Especial
09 - Hyperlink
Abre uma caixa de diálogo que permite que você crie e edite hyperlinks.
10 - Função
11 - Lista de Funções
Este comando abre a janela Lista de funções, que exibe todas as funções que podem ser inseridas
no documento.
12 - Nomes
Permite que você nomeie as diferentes seções do documento de planilha. Isso permite navegar
facilmente pelos documentos de planilha e localizar informações específicas.
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13 - Nota
Insere uma nota na posição atual do cursor. Para exibir ou editar o conteúdo de uma nota, selecione-
a e escolha este comando.
14 - Figura
15 - Filme e som
16 - Objetos
Insere um objeto em seu documento. Para filmes e sons, use Inserir - Filme e som.
17 - Gráfico
Cria um gráfico no documento atual. Para usar um intervalo de células como a fonte de dados do
seu gráfico, selecione as células e, em seguida, escolha este comando.
18 - Quadro Flutuante
Insere um quadro flutuante no documento atual. Os quadros flutuantes são usados em documentos
HTML para exibir o conteúdo de outro arquivo.
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MENU FORMATAR
1 - Formatação padrão
Faz com que o texto selecionado volte para a formatação dada como padrão. Inicialmente, esta
formatação consiste em texto alinhado à esquerda, fonte Arial, tamanho 10 e se for número
alinhamento à direita.
2 - Células
Permite que você especifique diversas opções de formatação e aplique atributos às células
selecionadas. Nesta janela, são permitidas alterações como formato dos números, escolha da fonte,
sua posição e o plano de fundo da célula.
3 - Linha
4 - Coluna
5 - Planilha
6 - Mesclar células
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7 - Página
Abre uma caixa de diálogo na qual você pode definir a aparência de todas as páginas do documento.
8 - Intervalos de impressão
9 - Caractere
10 - Parágrafo
11 - Alterar capitalização
Altera o uso de maiúsculas e minúsculas nos caracteres selecionados ou, se o cursor estiver em uma
palavra, altera o uso de maiúsculas e minúsculas de todos os caracteres nela.
12 - Estilos e formatação
Usa a janela Estilos e formatação para atribuir estilos a seções de objetos e texto. Você pode
atualizar estilos, modificando os existentes ou criando novos.
13 - AutoFormatação
Use este comando para aplicar a AutoFormatação em uma área selecionada da planilha ou para
definir suas próprias opções de AutoFormatação.
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14 - Formatação Condicional
Escolha Formatação condicional para definir estilos de formato dependendo de certas condições.
15 - Ancorar
16 - Alinhamento (objetos)
18 - Dispor
19 - Inverter
20 - Grupo
Agrupa os objetos selecionados de forma que possam ser movidos ou formatados como um único
objeto.
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21 - Controle
Abre uma caixa de diálogo que permite editar as propriedades de um controle selecionado.
22 - Formulário
Nesta caixa de diálogo, você pode especificar, entre outras coisas, a fonte de dados e os eventos de
todo o formulário.
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MENU FERRAMENTAS
1 - Verificação ortográfica
2 – Idioma
3 - Detetive
Esse comando ativa o Detetive de planilha. Com o Detetive, você pode rastrear as dependências da
célula de fórmula atual nas células da planilha. Este menu se divide em:
Rastrear precedentes
Esta função mostra o relacionamento entre a célula atual que contém a fórmula e as células usadas
na fórmula.
Remover precedentes
Exclui um nível de setas de rastreamento que foram inseridas com o comando Rastrear precedentes.
Rastrear dependentes
Desenha setas rastreadoras que unem a célula ativa às fórmulas que utilizam os valores da célula
ativa.
Remover dependentes
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Rastrear erro
Desenha setas rastreadoras que unem a célula ativa a todas as células precedentes, causando um
valor de erro em uma célula selecionada.
Marca todas as células na planilha que contêm valores fora das regras de validação.
Atualizar traços
Redesenha todos os traços na planilha. Quando os traços são redesenhados, as fórmulas modificadas
são levadas em consideração.
AutoAtualizar
Atualiza automaticamente todos os traços na planilha toda vez que você modifica uma fórmula.
Modo de preenchimento
4 - AutoCorreção
Define as opções para a substituição automática de texto à medida que você digita.
5 - Atingir Meta
Abre uma caixa de diálogo na qual você pode resolver uma equação com uma variável. Após uma
pesquisa bem-sucedida, uma caixa de diálogo será aberta com os resultados, permitindo que você
aplique o resultado e o valor de destino diretamente dentro da célula.
6 - Cenários
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7 - Proteger documento
O comando Proteger documento impede que sejam feitas alterações nas células das planilhas ou nas
planilhas de um documento. Você também tem a opção de definir uma senha. Se resolver fazer isso,
a remoção da proteção só será possível se o usuário digitar a senha correta.
8 - Conteúdo de célula
9 - Galeria
Abre a Galeria, onde você poderá selecionar figuras e sons para inserir em seu documento.
10 - Media Player
Abre a janela do Media Player, em que você pode visualizar arquivos de filme e som e inseri-los no
documento atual.
11 - Macros
12 - Gerenciador de pacotes
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Abre a caixa de diálogo Configurações do filtro XML, onde você pode criar, editar, excluir e testar
filtros para importar e exportar arquivos XML.
14 - Configurar
15 - Opções
Este comando abre uma caixa de diálogo para configuração personalizada do programa.
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MENU DADOS
1 – Definir Intervalo
Define um intervalo de banco de dados com base nas células selecionadas na planilha. Somente é
possível selecionar um intervalo de células retangular.
2 – Selecionar Intervalo
3 – Classificar
4 – Filtro
Filtra automaticamente o intervalo de células selecionado e cria caixas de listagem de uma linha nas
quais você pode escolher os itens que serão exibidos.
Filtro padrão
Filtro avançado
Define um filtro que pode combinar até oito critérios de filtragem diferentes.
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Remover filtro
Ocultar AutoFiltro
5 – Subtotais
Calcula os subtotais para as colunas selecionadas. O OpenOffice.org usa a função SOMA para
calcular automaticamente o subtotal e os valores totais gerais em um intervalo rotulado. Também é
possível utilizar outras funções para efetuar o cálculo. O OpenOffice.org reconhece
automaticamente uma área do banco de dados definida quando o cursor do mouse é colocado sobre
ela.
6 – Validade
Define quais dados são válidos para uma célula ou um intervalo de células selecionado.
7 – Operações Múltiplas
Aplica a mesma fórmula a células diferentes, mas com diferentes valores de parâmetro.
Na área Fórmulas, insira as referências das células que contêm as fórmulas que você deseja utilizar
na operação múltipla. Depois, insira a referência da célula de entrada que você deseja utilizar como
variável para as linhas na tabela de dados.
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8 – Consolidar
9 – Esquema
Você pode criar uma estrutura de tópicos para os dados e agrupar linhas e colunas de modo a poder
recolher e expandir os grupos com um único clique do mouse.
10 – Assistente de Dados
Uma tabela do Assistente de Dados fornece um resumo de grandes quantidades de dados. Você
pode reorganizar a tabela do Assistente de Dados para exibir resumos diferentes dos dados.
11 – Atualizar Intervalo
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BIBLIOGRAFIA
Fóruns dos sites da Federação das Indústrias do Estado do Ceará (www.sfiec.org.br) e do Grupo
OpenOffice.org (www.openoffice.org e www.openoffice.org.br).
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