Konsep E-Procurement

E-Procurement menurut Muhtar (2011) dan Setyadiharja dalam Mutiarin dan

Zainuddin (2014) merupakan “Layanan pengadaan barang dan jasa secara
elektronik dimana sistem ini berusaha mengatur transaksi bisnis melalui computer
dan proses pengadaan barang dan jasa dilakukan secara online”.
Oliviera juga menjelaskan (Purwanto et al, 2008, Setyadiharja dalam
Mutiarin & Zainuddin, 2014) bahwa E-Procurement adalah “Proses pembelian
barang dan jasa yang diperlukan bagi kebutuhan operasional secara elektronik”.
Croom dan Jones (Purwanto et al, 2008, Setyadiharja dalam Mutiarin &
Zainuddin, 2014) bahwa E-Procurement adalah “Sistem database yang terintegrasi
dan area luas yang berbasis internet dengan jaringan sistem komunikasi dalam
sebagian atau seluruh proses pembelian”.
Neef (Purwanto et al, 2008, Setyadiharja dalam Mutiarin & Zainuddin,
2014) menyatakan bahwa “E-Procurement sebagai pengadopsian sistem berbasis
internet dalam proses pembelian”.
Pengadaan barang dan jasa konvensional lebih menyita waktu dalam
mengemas kertas kerja dibanding dengan melayani supplier mereka atau
menegosiasikan harga. E-Procurement menurut Setyadiharja dalam Mutiarin &
Zainuddin (2014) lebih mengefisienkan waktu dan biaya operasional yang lebih
tinggi jika dibandingkan cara pelanggan atau tender konvensional.
Majdalawieh dan Bateman (Purwanto et al, 2008, Setyadiharja dalam
Mutiarin & Zainuddin, 2014) menjelaskan bahwa “E- Procurement hanya
bertumpu pada tiga hal yaitu e-sourcing, e-buying, dan e-marketplace”.

Gambar…..
Proses E-Procurement
 Selanjutnya gambar ini dijelaskan lebih detail oleh Purwanto et al (2008)
dan Setyadiharja dalam Mutiarin dan Zainuddin (2014) yaitu sebagai berikut:
a. E-Sourcing
Proses otomatis dimana organisasi mengidentifikasi, memilih dan mengelola
suppliernya. E-Sourcing menggunakan jaringan internet dengan tiga tahap
utama proses pemosokan e-analysis, e-tendering, dan e-auction.
1) E-Analysis
Merupakan tahap yang meliputi proses analisis pengeluaran, pengelolaan
permintaan, dan strategi pemasokan.
2) E-Tendering/E-Bidding
Penawaran via internet yang memfasilitasi proses penawaran dari
pengumuman penawaran hingga penandatanganan kontrak. Elemen ini
meliputi pertukaran semua dokumen dalam format elektronik.
3) E-Auction
Pelelangan melalui internet dengan tiga langkah yaitu menyampaikan
tawaran, negosiasi kontrak, serta evaluasi dan manajemen kontrak.
b. E-Buying
Proses transaksi yang dikelola oleh organisasi selama pengadaan barang dan
jasa sehari-hari. Proses ini dilakukan via internet untuk menopang dua tahap
utama yaitu e-purchasing dan pcards.
1) E-Purchasing
Proses pembelian otomatis sebagai perluasan dari proses manual dari
identifikasi kebutuhan ke penciptaan daftar permintaan daftar permintaan
melalui pengiriman persetujuan menjadi daftar penciptaan daftar
pembelian bagi penerima barang dan jasa.
2) Pcards (Purchasing Cards)
Semacam kartu kredit bagi organisasi dalam pembelian barang dan jasa,
dimana organisasi nantinya membayar kartu pernyataan pembelian.
Penggunaan “pcards” ini dapat dilakukan oleh organisasi baik untuk
pembayaran kepada supplier maupun membatasi pembelian pada jenis
komoditas tertentu.
c. E-Marketplace
Elemen ini berkaitan dengan pertukaran bisnis ke bisnis secara elektronik
dimana perusahaan terdaftar sebagai pembeli atau supplier untuk
mengkomunikasikan dan mengatur bisnis melalui internet. E-marketplace
mengintegrasikan pengadaan barang dan jasa dari pembeli dengan pemenuhan
sistem dari supplier, menciptakan standar tunggal bagi transaksi.
Sementara Brono et al (Thai, 2009, Setyadiharja dalam Mutiarin &
Zainuddin, 2014) mengklasifikasikan sistem e-procurement dengan focus tiga
variable yaitu fungsi utama E-Procurement, dampak terhadap biaya, dan dampak
terhadap organisasi. Dapat juga dinyatakan lebih jelas pada Tabel…. berikut ini:
Tabel….
Klasifikasi Sistem E-Procurement
Dampak
Tipe Sistem Dampak terhadap
Fungsi Utama terhadap
E-Proc Aspek Organisasi
Biaya
Pengambilalihan
Meluas ke seluruh
layanan perawatan,
E-MRO Rendah bagian organisasi
perbaikan dan
operasional
Integrasi proses Rendah, Meluas ke seluruh
Web-Based
pembelian dalam terbatas pada bagian organisasi
ERP
organisasi fase operasi
Memilih supplier Rendah, Terbatas pada
E-Sourcing melalui teknologi terbatas pada departemen
internet fase operasi pembelian
Pengiriman informasi
permintaan kebutuhan Rendah, Terbatas pada
E-Tendering dan harga kepada terbatas pada departemen
supplier dan fase operasi pembelian
pengumpulan
 penawaran oleh
supplier via internet
Terbatas pada
E-Reserve- Penawaran online via
Rendah departemen
Auctioning internet
pembelian
Sumber: Brono et al (Thai, 2009: 493, Setyadiharja dalam Mutiarin dan
Zainuddin, 2014: 209)

Perbedaan Pelelangan Konvensional dan E-Procurement

Tabel….
Perbedaan Pelelangan Konvensional dan E-Procurement
Proses Lelang Konvensional E-Procurement
Pendaftaran PBJ datang ke panitia dan PBJ mendaftar online
pelelangan mendaftarkan (tatap muka) tidak perlu bertemu panitia
Dokumen pengadaan Berbentuk hardcopy Berbentuk softcopy
diperoleh dari panitia diperoleh dengan cara
dengan mengganti biaya mendownload secara
fotocopy yang cukup tinggi gratis
Penjelasan dokumen Melalui pertemuan dengan Melalui diskusi berbentuk
lelang (Aanwijzing) panitia (tatap muka panitia chatting dengan panitia
dan semua penyedia)
Pemasukan dokumen PBJ datang ke panitia dan PBJ mengirim dokumen
penawaran memasukkan dokumen penawaran secara softcopy
penawaran secara dengan cara upload
hardcopy Cap, dokumen Cap, tanda
tandatangan, materai masih tangan, materai tidak perlu
berlaku (tatap muka)
Pembukaan dokumen Dilakukan melalui Pembukaan tidak
lelang pertemuan dan memerlukan pertemuan
 membutuhkan saksi PBJ dengan PBJ, berlaku
(tatap muka) sebagai saksi adalah
system aplikasi
Pengumuman PBJ harus datang melihat PBJ tidak perlu datang
pemenang pengumuman dari panitia untuk melihat
pengumuman, dikirim
secara sistem
Sanggahan Penyedia menyanggah Proses sanggah berbentuk
melalui surat, PPK chatting dengan PPK
menjawab dengan surat
Sumber: Kebijakan E-Procurement Pemprov Kepri, 2010