NAVASOFT S.A.C.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE INFORMACION

EN EL SOFTWARE NAVASOFT

El presente manual tiene por objetivo identificar las actividades que deben realizar cada área de
la empresa en el software NavaSoft; dado que este programa al ser instalado en el servidor y
configurado en los equipos clientes permite automatizar el registro, procesamiento y consulta de
la información; con ello brindar información confiable, oportuno e inmediato a la Gerencia y
todos los usuarios que lo requieran; tales como:
- Saldos de inventarios
- Saldos de cuentas por cobrar
- Saldos de cuentas por pagar
- Saldos de bancos
- Registro de compras
- Registro de ventas
- Libro bancos
- Balance general contable y anexos
- Cuadros comparativos entre el presupuesto y ejecución, etc.

Todos a nivel acumulado y detallado. Para llegar a esto es necesario e indispensable que cada
área de la empresa involucrado en el sistema, trabaje de manera coordinado, responsable, en
línea; pensando que son engranajes de un todo que es el sistema de información integrado de
empresa.

El presente texto no pretende reemplazar al manual de procedimientos y funciones que puede

tener la empresa; sólo identifica las responsabilidades de cada área para el sistema NavaSoft y
puede ayudar a renovar o crear en manual de procedimientos que toda empresa debe tener.
Cabe indicar que no se especifica nombres de usuarios dado que este se debe encontrar en el
organigrama nominal de la empresa.

Cabe indicar que este texto tiene 4 partes; en la parte I se identifica las responsabilidades de
cada área como tal; en la parte II se indica cual va ser el procedimiento para la contabilización
de la información y así obtener los estados financieros; el la parte III se identifica los
documentos que generalmente se van a utilizar en el sistema y finalmente en la parte IV se
indica los procedimientos más comunes a seguir para registrar transacciones usuales.
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I) RESPONSABILIDADES DE CADA AREA

La función están determinados desde el punto de vista de sistema de información

I.1) LOGISTICA
I.1.1 FUNCION PRINCIPAL DEL AREA
- Solicitar, evaluar, proponer cotizaciones de compra a la Gerencia
- Emisión y seguimiento de las ordenes de compras
- Solicitar, ubicar mejores precios del mercado
- Mantener datos actualizados de los proveedores y/o buscar nuevos.

I.1.2 RESPONSABILIDAD
- Dado que es área que está en contacto directo con los proveedores; debe dar
mantenimiento al padrón de proveedores; es decir: añadir, modificar/actualizar sus
datos. Entre los principales atributos debe solicitar: nombre, dirección, teléfono, fax,
email, ruc, contactos.
- Crear las ordenes de compra indicando las condiciones pactadas; tales como precios,
descuentos, forma de pago, fecha de entrega, otros; dado que dicha información servirá
para almacén, contabilidad y gerencia.
- Monitorear o hacer seguimiento de las ordenes emitidas; es decir anular si fueron
canceladas la solicitud en un 100%; si tienen entrega parcial dar de alta para que no
aparezca como pendiente de llegada; analizar el status de la orden mediante la
herramienta consulta.
- Elaborar ordenes de pago cuando la compra es contado adelantado o el proveedor va
tener un anticipo sin haber enviado la factura. Para este caso debe utilizar la cuenta 422.
- Sacar el visto bueno de la gerencia para el documento orden de compra, enviar al
proveedor y archivar una copia.
- Sacar el visto bueno de la gerencia para el documento orden de compra, orden de pago
cuando la compra es contado adelantado o con anticipo, para que caja pueda preparar el
cheque del anticipo y/o pago.
- Solicitar a los proveedores las últimas lista de precios y carga al sistema; para así tener
información sobre precios actuales en el mercado sin llamar al proveedor.
- Formar el legajo de documentos que corresponden a una compra; tales como: cotización
del proveedor (si existe), orden de compra autorizado, guía de remisión del proveedor
firmado por almacén, nota de ingreso de almacén y la factura del proveedor.
- Enviar el legajo completo a contabilidad para su provisión en registro de compras
- Coordinar con almacén la apertura de nuevos códigos de items.

I.2) ALMACEN
I.2.1 FUNCION PRINCIPAL
- Mantener organizado la mercadería; es decir dar una ubicación física, mantener en
perfecto estado los items, orden y limpieza en su área.
- Llevar un control físico de las entradas y salidas de los items
- Abrir el kardex de items nuevos
- Brindar información sobre existencias a las áreas que solicitan.
- Sacar mercadería para despacho.
- Evaluar el estado de la mercadería para aceptar devoluciones

I.2.2 RESPONSABILIDAD
- Abrir el kardex de nuevos items; es decir crear códigos de productos; donde ingresará
todos los atributos tales como: código (deberá ser coordinado con la gerencia de
ventas), nombre comercial del producto, unidades de medida, marca, stock mínimo que
se debe mantener por default, otros.
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- Registrar el ingreso de la mercadería en el sistema, mediante el documento nota de
ingreso. En ello deberá especificar el motivo del ingreso:
1 Compra en el país
2 Compra al exterior
3 Compra de insumos
4 Transferencia entre almacenes
5 Compra en plaza
6 Devoluciones de clientes
7 Devoluciones MP (Producción)
8 Producción
9 ..............., etc.
Dichos códigos en el futuro permitirá hacer seguimiento según motivo de ingreso

- Registrar la salida de la mercadería, materia prima; mediante el documento nota de

salida. En ello deberá especificar el motivo:
01 Venta en el país
2 Venta al exterior
3 Consignación
4 Transferencia entre almacenes
5 Otros
6 Itinerante
7 Producción
8 ............, etc.

- Hacer un inventario muestral y verificar entre el stock lógico (del sistema) y físico
(almacén)
- Con la copia de factura en hoja blanca, sacar los productos para despacho.
- Emitir la guia de remisión, siempre que el cliente lo solicite o es venta es a provincia
y/o crédito.
- Cada fin de mes entregar a contabilidad un reporte de existencias físicas por almacén
y/o acumulado.

I.3) VENTAS
I.3.1) GERENTE DE VENTAS
I.3.1.1 FUNCION PRINCIPAL
- Elaborar la política de ventas; especificando:
Políticas de precio venta
Políticas de descuento al cliente
Tipo de facturación
Condiciones de pago, otros.
- Elaborar la estructura de costos
- Elaborar la política de líneas de crédito en coordinación con el área de créditos y
cobranza.
- Elaborar la política de pago de comisiones para vendedores
- Cada periodo de control validar el registro de ventas de gestión

I.3.1.2 RESPONSABILIDAD
- Cuadrar las ventas por cada periodo de control (diario, semanal, mensual); indica que
deberá validar que todos los documentos de ventas (facturas, boletas, notas de crédito,
notas de débito) estén registrados correctamente; dado que este reporte servirá al final
para tener un registro de ventas contable.
- Coordinar con el área de sistemas para configurar en el software las políticas de ventas
vigente
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- Mediante las estadísticas de ventas analizar la rotación de las mercaderías, ranking de
items, ranking de clientes, otros análisis tipo según variables (clasificación de items,
marcas, laboratorios, clientes, vendedores, etc).
- Autorizar los descuentos extraordinarios.
- Analizar el cuadro de gross margen (margen bruto); el cual a larga servirá para el
asiento de costo de ventas.
- Autorizar, aprobar los pedidos (ordenen de compra) de clientes.
- Autorizar, aprobar las devoluciones de mercadería.

I.3.2) PUNTOS DE VENTAS (FACTURACION)

I.3.2.1 FUNCION PRINCIPAL
- Elaborar los documentos de ventas (facturas, boletas, notas de crédito, notas de débito)
- Elaborar siempre que sea necesario las guia de remisión
- Elaborar las proformas o cotizaciones de venta
- Registrar los pedidos de clientes u ordenes de compra recibidos y están pendientes de
autorización, despacho.
- Cuadrar diariamente la facturación y reportar a la gerencia de ventas o jefe de tienda.
- Brindar información técnica al cliente sobre los productos que se comercializan.

I.3.2.2 RESPONSABILIDAD
- Crear e imprimir los documentos de ventas (facturas, boletas, notas de crédito, notas de
débito)
- Crear e imprimir las cotizaciones
- Registrar los pedidos de clientes
- Solicitar autorización de los pedidos
- Facturar los pedidos autorizados para despacho.
- Al final del día, listar su reporte de ventas y validar.

I.4) CREDITOS Y COBRANZAS

I.4.1 FUNCION PRINCIPAL
- Mantener actualizado el padrón de clientes.
- Determinar la política de líneas de crédito
- Emitir las letras de cambio
- Mantener actualizado el auxiliar letras por cobrar
- Mantener actualizado, analizado los estado de cuenta por cobrar.

I.4.2 RESPONSABILIDAD
- Dar mantenimiento al padrón de clientes; es decir añadir, modificar información
respecto al cliente.
- Otorgar las líneas de crédito
- Denegar o suspender líneas de crédito temporal o definitivamente.
- Crear letras de cambio por cobrar
- Elaborar refinanciación de deuda
- Elaborar renovaciones de letra
- Enviar las letras al banco
- Registrar el dietario del banco en el sistema, para tener actualizado el estado de la letra,
banco donde se encuenta y el número único.
- Registrar los protestos de letras
- Crear las notas de débito por gastos financieros o gastos administrativos.
- Llevar un control de letras y cheque protestados.
- Emitir los estado de cuenta de un cliente.
- Enviar al cliente la carta de aviso por vencimiento de ciertas obligaciones.
- Mantener actualizado, analizado los estado de cuenta por cobrar.
- Verificar la aplicación de los dietarios de bancos por parte del área de caja.
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- Verificar las cancelaciones de documentos en caja, que esten reflejados en los estados
de cuenta del cliente.
- Elaborar la aplicaciones de anticipos, notas de crédito que puede tener el cliente a
documentos por cobrar.
- Reportar a contabilidad mensualmente un listado alfabético de las cuentas por cobrar

I.5) CAJA Y BANCOS (TESORERIA)

I.5.1 FUNCION PRINCIPAL
- Llevar el control minucioso, cronológico de los movimientos de ingresos y egresos de
caja
- Llevar el control minucioso, cronológico de los movimientos de bancos.
- Registrar las liquidaciones de los pendientes de entrega a rendir cuenta.
- Elaborar el voucher de bancos por el giro de cheques.
- Realizar los depósitos en cuenta bancos

I.5.2 RESPONSABILIDAD
- Registrar las amortizaciones y/o cancelaciones de clientes; como sustento el sistema
generará un documento llamada recibo de ingreso.
- Registrar las liquidaciones de cobranzas por ventas al contado, crédito; los cuales
pueden ser realizado por vendedores/cobradores u otras cajas de puntos de venta.
- Cerrar la planilla de ingreso diario.
- Registrar los depósitos realizados en cuenta bancos; para ello se tomará como
documento contable la boleta de depósito.
- De existir registrar los pagos directos que se realizan de caja principal; para ello el
sistema generará el documento recibo de egreso.
- Cerrar la planilla de egreso diario.
- Listar para control el reporte de ingresos y egresos por día.
- Autorizar los pagos parciales
- Elaborar el voucher del cheque; añadir al legajo de documentos y enviar para su firma
- Elaborar las ordenes de pago cuando sea necesario para respaldar el giro de un cheque;
siempre que no exista un documento previo.
- Entregar o dar de alta a los cheques ya entregados a proveedores
- Registrar las liquidaciones de las entregas a rendir cuenta; los cuales estarán
previamente autorizados por el jefe del área del usuario.
- Registrar en libro bancos los otros movimientos que no vienen por giro de cheque o
depósitos; tales como: notas de carga por chequeras, movis, notas de abono por
intereses o transferencias.
- Registrar los dietarios de bancos; los cuales son emitidos por letras en sección cobranza,
descuento.
- Listar y enviar a gerencia financiera la posición de bancos cada día al inicio de la
jornada.
- Realizar una pre-conciliación del libro bancos
- Listar el libro bancos.
- Reportar a gerencia financiera la relación de las cuentas por pagar alfabético para su
programación.
- Enviar a contabilidad diariamente el reporte de ingresos y salidas de caja
- Enviar a contabilidad mensualmente el libro bancos y la pre-conciliación
- Enviar a contabilidad mensualmente los pendientes de entrega a rendir cuenta.
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I.6) CONTABILIDAD
I.6.1 FUNCION PRINCIPAL
- Ser filtro de las operaciones contable generados por el módulo de gestión; es decir lejos
de codificar la documentación, su función será más de soporte a todas las áreas,
orientando el correcto uso y aplicación de las cuentas contable.
- Registrar los documentos de compras en el registro de compras.
- Registrar los asientos propios de contabilidad vía el módulo de contabilidad
- Elaborar los estados financieros y anexos.

I.6.2 RESPONSABILIDAD EN GESTION

- Registrar la ejecución de los gastos; vale decir provisionar los documentos de
proveedores vía registro de compras, diario; es decir en ello deberá cargar a la partida o
cuenta presupuestada, centro de costo, sub centro de costo, proyecto (de existir), tipo de
gasto de presupuesto (de existir) y el código financiero (útil para reporte tipo gerencial).
- Registrar, controlar las letras de cambio de proveedores
- Aplicar los anticipos, notas de crédito de proveedores a documentos por pagar.
- Evaluar el legajo de documentos que envia el área de logística desde punto de vista
controler, contable.
- Elaborar las ordenes de pago por los diferentes conceptos que serán necesario girar
cheques. Tales como: impuestos, nómina, préstamos, etc.
- Revisar y cerrar la conciliación bancaria.
- Imprimir las hojas de trabajo para la contabilización de: libro ventas (registro de
ventas), libro compras (registro de compras), bancos (libro bancos), caja (planilla de
ingresos/egresos, sustentento de la cuenta 20 (reporte de existencia valorizado a costo
promedio), costo de venta (gross margén), fondo fijo (reporte de liquidación de caja
chica), planillas (libro de planillas), otros.
- Analizar, exportar los asientos de gestión a contabilidad.
- Escribir cada día el tipo de cambio oficial.

I.6.2 RESPONSABILIDAD EN CONTABILIDAD

- Mantener actualizado el plan de cuentas general
- Mantener actualizado las tablas de libros auxiliares, centros de costos, sub centros de
costos y códigos financieros; necesarios para la ejecución de gastos.
- Ingresar el asiento de apertura
- Ingresar los asientos propios de la contabilidad que no vienen de gestión.
- Listar el reporte de los libros auxiliares para su validadación
- Elaborar la liquidación de impuestos con la información contabilizado en el módulo de
contabilidad general.
- Imprimir el balance de comprobanción, movimientos de cuentas, otros reportes y con
ello analizar los movimientos
- Imprimir los reportes financieros.
- Listar los libros oficiales de contabilidad en hojas legalizadas.
- Otros que son propios de su competencia.

I.7) PRESUPUESTO
I.7.1 FUNCION PRINCIPAL
- Elaborar la política de control, ejecución y seguimiento presupuestal

I.7.2 RESPONSABILIDAD
- Mantener actualizado el plan de cuentas presupuestal
- Mantener actualizado las tablas de proyectos y tipo de gastos
- Ingresar el presupuesto anual de cada proyecto/área o entidad del cual se desea llevar un
control presupuestal.
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- Monitorear la ejecución del proyecto via cuadros comparativos de presupuesto,
ejecución.
- Monitorar la ejecución vía cuadros y/o reportes tipos propios de la empresa.

I.8) PERSONAL
I.8.1 FUNCION PRINCIPAL
- Mantener actualizado la nómina del personal
- Diseñar la política de pago de remuneraciones
- Elaborar las planillas de pagos
- Reportar a contabilidad información sobre las planillas con información sobre: afp, cts,
impuestos, libro planillas, etc.
- Llevar un control de los préstamos al personal

I.8.2 REPONSABILIDAD
- Mantener actualizado la nómina de personal
- Mantener actualizado las tablas propios del módulo tales como: distribución de centros
de costos, cargos, afps, ingresos que percibe el trabajador, retenciones al trabajador,
aportes que realiza la empresa, otros.
- Procesar la planilla quincenal
- Procesar la planilla mensual
- Imprimir las boletas de pagos, libro planillas, liquidación de impuestos
- Generar el asiento de planillas
- Monitorear la cuenta corriente personal.

I.9) GERENCIA FINANCIERA

I.9.1 FUNCION EN NAVASOFT
- Hacer que cada área trabaje en línea de manera responsable y oportuno; para ello
bastará solicitar los informes detallados en responsabilidades.

I.9.2 RESPONSABILIDAD
- Solicitar diariamente a caja la posición de bancos; esto hará que los libros bancos esten
al día, en consecuencia se habrá registrado los ingresos y salidas de dinero/cheque.
- Solicitar mensualmente a logística la relación de ordenes de compra en tránsito; esto
hará que dicha área esté monitoreando constantemente su información.
- Solicitar a créditos y cobranzas el reporte de las cuentas por cobrar alfabético
- Solicitar a caja (tesorería) cada semana la relación de cuentas por pagar alfabético; para
trabajar con ello y programar los pago a proveedores.
- Solicitar al área de almacen mensualmente un resumen de los inventarios valorizados
por almacenes.
- Solicitar a gerencia de ventas el cuadro de facturación por áreas o líneas de ventas.
- Solicitar a contabilidad dentro de los primeros 15 dias un prebalance con respecto al
mes mes anterior.
- Solicitar a presupuesto los cuadros comparativos de ejecución y avances del proyecto.
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II) PROCEDIMIENTO PARA CONTABILIZAR LA INFORMACION

En el sistema NavaSoft, el 80% de los asientos son generados en el módulo de gestión de

manera automático; el 20% deben ser ingresados directamente en la contabilidad.

II.1) LOS ASIENTOS QUE SON GENERADOS POR EL MÓDULO DE GESTIÓN

SON:
- Auxiliar compras.- Que incluye compra de mercaderias, materia prima (inventarios),
compras varias (utiles de escritorio, servicios, etc), caja chica y entrega a rendir cuenta.

- Auxiliar ventas.- Es generado por las opciones de facturación y punto de ventas

(facturas,boletas,notas de crédito, notas de débito)

- Auxiliar Caja.- Se genera por las cobranzas en efectivo, cheque y transferencias

(depósitos) de caja a bancos

- Auxiliar Bancos.- Incluye todo movimiento que mueve la cuenta 104 (bancos);
generalmente son de cobranzas con depósitos en cuenta, giro de cheques, registro de
dietario de letras en cobranza y todo movimiento registrado en la opción movimientos
de bancos.

- Auxiliar Caja Chica (fondo fijo).- En este auxiliar sólo figuran la liquidaciones de caja
que se llevaron via la opción reembolzo de caja chica.

- Auxiliar Diario.- Incluye todas todas las operaciones de manejo de letras tanto de
clientes como proveedores, liquidaciones de entrega a rendir cuenta, aplicaciones de
anticipos, asientos de diario, asiento de planilla, provisión de documentos que no van al
registro de compras y el registro de dietarios de letras en descuento.

Los asientos que deben ser ingresados directamente en contabilidad son:

- Asiento de apertura
- Los asientos de provisiones
- Asientos de depreciación
- Asientos de ajustes y
- Todos los sientos diversos que no vienen de gestión.

II.2) PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR EL BALANCE GENERAL

El proceso se resume en 4 pasos importantes y se sugiere que se debe hacer mes por mes para
tener una contabilidad analítica. Asimismo lo debe realizar sólo el área contable.

Paso 1.- Exportar los asientos automáticos de gestión a contabilidad y su verificación

Proceso que consiste en pasar los asientos que se encuentran en la puerta de la contabilidad al
libro diario de contabilidad general. Cabe indicar que este proceso sirve como un filtro más ya
que el programa verificará que el comprobante no exista registrado en contabilidad general; si
encuentra no lo pasará; verifica y crea los asientos de destino de aquellas cuentas que tienen
configurado en el plan de cuentas; verifica que cuadren los totales y realiza otras consistencias
propios del sistema.

Esta etapa se divide a su vez en 6 sub proceso:

PROCESO PARA PASAR REGISTRO DE COMPRAS

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Requisito ingresar en gestión las facturas del periodo a contabilizar.

- Listar en gestión el registro de compras contable para su verificación

Opción: gestión, proveedores, registro de compras, contable
- Exportar a contabilidad asientos del mes o periodo
Opción: Configuración, asientos, exportar

En este proceso si existe alguna inconsistencia el programa visualizará una pantalla con los
errores; el usuario debe ir a asientos automáticos, llamar el comprobante, corregir todos los
asientos reportados. Posterior a ello debe volver a exportar. El sistema sólo pasará los faltantes.

- Entrar a contabilidad de preferencia listar el auxiliar de compras del mes que se está trabajanto
y verificar como su asiento de destino y si se cargaron a las cuentas correctas.
Opción: Contabilidad, reportes, libros obligatorios, libro diario

- Imprimir el registro de compras

Opción: Contabilidad, reportes, libros obligatorios, registro de compras

PROCESO PARA PASAR REGISTRO DE VENTAS

Requisito no hacer más facturas del periodo a contabilizar durante la exportación.

- Listar en gestión el registro de ventas contable para su verificación

Opción: gestión, facturación, registro de ventas, contable
- Exportar a contabilidad asientos del mes o periodo
Opción: Configuración, asientos, exportar

En este proceso si existe alguna inconsistencia el programa visualizará una pantalla con los
errores; el usuario debe ir a asientos automáticos, llamar el comprobante, corregir todos los
asientos reportados. Posterior a ello debe volver a exportar. El sistema sólo pasará los faltantes.

- Entrar a contabilidad de preferencia listar el auxiliar de ventas (Opcional)

Opción: Contabilidad, reportes, libros obligatorios, libro diario

- Imprimir el registro de ventas (obligatorio)

Opción: Contabilidad, reportes, libros obligatorios, registro de ventas
Con este listado deben verificar con los documentos de ventas.

PROCESO PARA PASAR AUXILIAR BANCOS

El requisito es que primero se deben conciliar y cerrar todas las cuentas corrientes de bancos

- Listar en gestión el libro bancos por cada cuenta

Opción: gestión, caja y bancos, bancos, libro bancos
- Exportar a contabilidad asientos del mes o periodo
Opción: Configuración, asientos, exportar

En este proceso si existe alguna inconsistencia el programa visualizará una pantalla con los
errores; el usuario debe ir a asientos automáticos, llamar el comprobante, corregir todos los
asientos reportados. Posterior a ello debe volver a exportar. El sistema sólo pasará los faltantes.

- Entrar a contabilidad, de preferencia listar el MOVIMIENTO de la cuenta 104... que controla

cada cuenta corriente de bancos y con ello verificar lo primero, si todos los movimientos del
libro bancos se encuentrar y luego ver el saldo con el cual termina y debe ser igual al de libro
bancos de gestión si es soles y si la cuenta es dolares deben listar el movimiento de cuentas pero
en moneda DOLAR para su verificación.
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Opción: Contabilidad, reportes, análisis de cuenta/movimiento de cuentas, análisis de cuenta

En ello escribir la cuenta a analizar y el mes

- Entrar a contabilidad (OPCIONAL) listar el auxiliar bancos del mes que se está trabajanto y
verificar que todos los asientos deben estar registrados.
Opción: Contabilidad, reportes, libros obligatorios, libro diario

PROCESO PARA PASAR AUXILIAR CAJA

El requisito es que primero se deben cerrar todas las cajas del mes

- Listar en gestión los reportes de ingreso a caja (opcional pero puede ayudar para análisis de la
cuenta 101..)
Opción: gestión, caja y bancos, ingresos, planilla diario, cierre de planilla, buscar la planilla e
imprimir

- Exportar a contabilidad asientos del mes o periodo

Opción: Configuración, asientos, exportar

En este proceso si existe alguna inconsistencia el programa visualizará una pantalla con los
errores; el usuario debe ir a asientos automáticos, llamar el comprobante, corregir todos los
asientos reportados. Posterior a ello debe volver a exportar. El sistema sólo pasará los faltantes.

- Entrar a contabilidad, de preferencia listar el MOVIMIENTO de la cuenta 101... que controla

caja efectivo y con ello analizar los ingresos y salidas de dicha cuenta.

Opción: Contabilidad, reportes, análisis de cuenta/movimiento de cuentas, análisis de cuenta

En ello escribir la cuenta a analizar y el mes

- Entrar a contabilidad (OPCIONAL) listar el auxiliar caja del mes que se está trabajanto y
verificar que todos los asientos deben estar registrados.
Opción: Contabilidad, reportes, libros obligatorios, libro diario

PROCESO PARA PASAR AUXILIAR CAJA CHICA

El requisito es que primero se deben cerrar todas las cajas (fondo fijo) del mes

- Tener a la mano las hojas de reembolzo que se generó por caja caja o el asiento contable
(ayuda para análisis)

- Exportar a contabilidad asientos del mes o periodo

Opción: Configuración, asientos, exportar

En este proceso si existe alguna inconsistencia el programa visualizará una pantalla con los
errores; el usuario debe ir a asientos automáticos, llamar el comprobante, corregir todos los
asientos reportados. Posterior a ello debe volver a exportar. El sistema sólo pasará los faltantes.

- Entrar a contabilidad (OPCIONAL) listar el auxiliar caja chica del mes que se está trabajanto y
verificar que todos los asientos deben estar registrados.

- Entrar a contabilidad, de preferencia listar el MOVIMIENTO de la cuenta 102... que controla a

caja chica o fondo fijo y con ello analizar los ingresos y salidas de dicha cuenta.
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Opción: Contabilidad, reportes, análisis de cuenta/movimiento de cuentas, análisis de cuenta
En ello escribir la cuenta a analizar y el mes

PROCESO PARA PASAR AUXILIAR DIARIO

El requisito es cerrar operaciones que tienen que ver con este asiento (letras, entregas a rendir
cuenta, etc)

- Exportar a contabilidad asientos del mes o periodo

Opción: Configuración, asientos, exportar

En este proceso si existe alguna inconsistencia el programa visualizará una pantalla con los
errores; el usuario debe ir a asientos automáticos, llamar el comprobante, corregir todos los
asientos reportados. Posterior a ello debe volver a exportar. El sistema sólo pasará los faltantes.

- Entrar a contabilidad de preferencia listar el auxiliar diario del mes que se está trabajanto y
verificar que todos los asientos deben estar registrados tales como canjes, aplicaciones,
liquidaciones de entrega a rendir cuenta, dietarios de letras en descuento.

Opción: Contabilidad, reportes, libros obligatorios, libro diario

CON EL ELLO SE HABRA PASADO A CONTABILIDAD EL 80% DE LOS ASIENTOS

NECESARIOS PARA SACAR UN BALANCE GENERAL.

Paso 2.- Ingresar los asientos que no vienen de gestión directamente en contabilidad
Este proceso lo debe realizar el área contable y de manera directa en contabilidad

Opción: Contabilidad, movimientos, comprobantes

Paso 3.- Sacar un balance de comprobación a todos los dígitos y proceder con el análisis de
las cuentas al más bajo nivel.
Esta es una etapa muy importante que tiene como objetivo COMO SU NOMBRE LO INDICA
ANALIZAR LOS MOVIMIENTOS REGISTRADOS EN CADA CUENTA CONTABLE Y
SACAR LOS ANEXOS PARA EL SUSTENTO DEL BALANCE GENERAL.

NavaSoft para ello sugiere:

- Primero de preferencia desmayorizar el mes que se esta trabajando y luego mayorizar sólo por
seguridad
- Sacar en pantalla un balance de comprobación y ver que el TOTAL DEL SALDO sea cero (0)
(indicador que todos los asientos están Ok o cuadrados)
Opción: Contabilidad, consulta, balance de comprobación

Si existe un valor diferente a cero ir a herramientas, verificación de sumas y ejecutar dicho

proceso; en ello el programa indicará que asientos estan descuadrado. Se sugiere corregir y
volver a listar por pantalla el balance de comprobación
- Imprimir un balance de comprobación a todos los dígitos
- Iniciar el análisis de las cuentas que el contador estime necesario.

Sugerencia para tener hojas de sustento de algunas cuentas:

- Sustento de la cuenta 104.. es el libro bancos
- Sustento de la 12..., 42... otras cuentas que se manejan via indicador de referencia

Se indicó que navasoft trabaja vía códigos de indicador de referencia que no es otra cosa que el
código del cliente, proveedor. Entonces si uno quiere sacar el sustento de las facturas por cobrar
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(Ejemplo 120101) se debe ir a reportes, análisis x Id. de referencia, seleccionar el tipo de reporte
porque existe 3; el primero es detallado cliente por cliente y documento por documento, el
segundo muestra sólo saldos por cada indicador de referencia, el tercero muestra sólo clientes y
documentos que estan pendiente; seleccionar clientes (proveedores), el rango de códigos que se
quiere analizar y como cuenta refleja poner la cuenta que se está analizando como ejemplo
120101 y el sistema seguidamente visualizará un reporte con el movimiento de cada cliente y
documento por documento (es el documento de referencia de cada comprobante). Con dicha
hoja el contador encontrará el sustento de la cuenta que está analizando.

- Sustento de la 20.. Se debe listar el reporte de inventario valorizado al último día del mes que
se está trabajando y en soles
Opción: Estadística, inventarios, inventario valorizado, costo promedio

- Sustento de las cuentas de gastos 6... se tiene el registro de compras

- Sustento de 70 (ventas) se tiene el registro de ventas

Paso 4.- Imprimir un balace de comprobación a 10 columnas y preparar el balance.

Terminado la etapa de análisis de las cuenta se puede ahora listar el balance de comprobación a
10 columnas para ver el resultado y preparar el balance general.