CONSEPTO E IMPORTANCIA DE ORGANIZACIÓN

Una vez que se ha establecido "lo que se quiere hacer” dicho de otra manera: los
objetivos a alcanzar durante la etapa de la planeación será necesario determinar
"cómo hacerlo”, que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto sólo es
posible a través de la organización. La palabra organización tiene tres acepciones
una etimológica que proviene del griego organón que significa Instrumento otra
que se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que
se refiere a la organización como un proceso. Si se analizan estos significados se
puede concluir que, en esencia, las tres involucran la idea de una estructura
aunque con diferentes implicaciones; en esta unidad se estudiará a la
organización como un proceso o etapa de la administración. Desde el anterior
punto de vista, la organización es la empresa lo estructura a un edificio en
construcción ya que la organización establece la disposición y correlación de
tareas que el grupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos,
proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.
Para emitir una definición formal de este concepto se revisaran algunas de las
definiciones más reconocidas: • Organización: Es un sistema que permite una
utilización equilibrada de los recursos (¿cómo se va a hacer?). • Propósito:
Establecer una relación entre el trabajo (incluyendo sus herramientas y
localización) y el personal que lo debe ejecutar. También podemos definir a la
organización como: La elección, dentro de la posibilidad real y completa de acción,
elegida en la planeación de cierta función, de la combinación más productiva de
factores componentes, al agruparlos, al asignar otros grupos y fijarles medios de
todas clases. Fayol organizar es: Constituir el doble organismo material y social de
la empresa. Agustín Reyes Ponce. Organización es la estructura de las relaciones
que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos
materiales y humanos de un organismo social, con el "fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. Eugenio Sisto Velasco.
Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarquía y estableciendo las relaciones que entre
dichas entidades debe existir. Roben Beckles, Róñala Carmichael y Bernard
Sarchet, Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos. Isaac
Guzmán V. Organización es la coordinación de las actividades de todos lo
individuos que integran una empresa; con el propósito de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la
realización de los fines que la propia empresa persigue. Joseph L. Massie. La
estructura y asociación por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna
las tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades
hacia objetivos comunes. Harold Koontz y Cyril O'Donnell. Organizar es agrupar
las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un
administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en
sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

PRINCIPOS DE LA ORGANIZACIÓN

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una

organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:

1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la

organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La
existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los
objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos
con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.

2.- Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea
posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara mas fácilmente
si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras
mas especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su
eficiencia y destreza.

3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la

comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto
ejecutivo hasta el nivel mas bajo.

4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad

conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por
determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada

función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a
mas de un superior.

6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y

autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos
miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7.- Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de

subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda
realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad
directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté
sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más
importantes.

8.- De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán

mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y
combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización
funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran
oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional

requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

SISTEMA DE LA ORGANIZACIÓN

Introducción

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los

hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por
razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor
parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa
si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho,

incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la
organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar
para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que
deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen
el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas
con otras.

Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como

en cualquier institución.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y
se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y
promueve los objetivos de la empresa.

Estudio Básico de la Organización bajo el enfoque de Sistema

Sistema Organizacional

El ser humano en si es un sistema, y como tal, vive rodeado de sistemas que

varían en función de su complejidad y actuación para con el medio, la premisa
básica para entender y analizar una organización es tener una visión de sistema,
por lo cual el enfoque sistémico en su aplicación y análisis de una organización,
sostiene la aplicación del pensamiento deductivo (ir de lo general a lo particular),
es decir analizar primero la organización como sistema para luego descender a los
detalles de los subsistemas. Con relación a esto, Senn (1988) señala que al
analizar una organización se debe analizar el sistema organizacional como un
todo y después los detalles de los sistemas de información.

Un Sistema Es un todo organizacional y unitario, compuesto de dos o mas partes

interdependientes, componentes o subsistemas y delineados por limites
identificables que lo separan de su supra sistema ambiental.

Se considera la Organización como un sistema socio técnico abierto integrado de

varios subsistemas, con estas perspectivas, una organización no es simplemente
un sistema técnico o social. Más bien, es la integración y estructuración de
actividades humanas entorno de varias tecnologías.

La Organización es un sistema dinámico constantemente en cambio y en

adaptación a las presiones internas y externas, y esta en un proceso continuo
de evolución.

Chiavenato (2000) señala que las organizaciones son un sistema de actividades,

que están coordinadas y tienen la finalidad de lograr un objetivo en común: asi
mismo, afirma que existe organización a partir de la interacción de 2 o mas
personas. Los principales requisitos para la existencia de un sistema que sea
efectivo son los siguientes:

Hay personas capaces de comunicarse

Están dispuestas a actuar conjuntamente

Desean obtener un objetivo en común

Sistema Organizacional

Es un sistema compuesto de seres humanos, dinero, materiales, equipo, etc;

relacionado con el logro de algún objetivo u objetivos.

Los componentes básicos del sistema organizacional son:

1) Estructura Organizacional.

2) Especialización del Trabajo.

3) Cadena de mando.

PROCESOS DE LA ORGANISACION

1. PROCESO DEORGANIZACIÓN, TIPOS Y TECNICAS.

2. PROCESO DE ORGANIZACIONEl grupo social, al que también denominamos

organismo social, surge como conjunto de actividades ordenadas, distribuidas
entre los miembros del grupo y jerarquizadas, ordenadas a través de sistemas de
comunicación y de varias interrelaciones.

3. IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN1)Es una función

permanente dentro de la forma de operar a cualquier organismo social.2) Es un
medio que permite el logro eficiente de los logros.3) Proporciona distintas formas
de estructurar un organismo social.
4. 4) Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, al dotar de sistemas y
procesos organizacionales al organismo social.5) Reduce o elimina la duplicidad
de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

5. TECNICA DE ORGANIZACIONDIAGRAMAS DE FLUJO DE

PROCEDIMIENTO :Son una representación gráfica de la secuencia de
operaciones y del flujo de información Se componen de símbolos especiales.

6.  Ventajas: Permite una mayor simplificación del trabajo . Determina la

posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una
mejor circulación física Permite mejorar alguna operación. Elimina demoras.
Posibilita una mejor distribución de la planta física y del personal.

7. Carta de distribución de actividadesA través de esta técnica se analizan los

puestos que integran un departamento para lograr una división de funciones y
mejorar la estructura de los grupos de trabajo.

8. Ventajas: Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a los

que corresponde Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo

9. Análisis de puestosTécnica que clasifica las labores que se desempeñan en

un puesto.

10. VENTAJAS : Mejora los sistemas de trabajo Delimita las funciones y

responsabilidades Evita las fugas de autoridad y de responsabilidad
Fundamenta los programas de entrenamiento Permite la retribución adecuada al
personal Mejora le proceso de selección del

TECNICAS DE LA ORGANISACION

El uso de una organización ha sido de vital importancia a lo largo de la

existencia humana. Diseñar una estructura jerárquica permite la coordinación de
los elementos que la conforman, consiente una eficaz toma de decisiones,
establece responsabilidades y define los medios de comunicación.
A través de esta lectura se definirán antecedentes, propósitos y técnicas de
organización y coordinación.

Organización y Coordinación

La empresa como una organización

Primeramente se define lo que es una empresa desde el punto de vista de una

organización, y podemos decir lo siguiente:

“La empresa es una suma de diferentes componentes:

– Un objeto común,

– Un conjunto de personas y medios,

– Un esfuerzo combinado, y

– Un sistema de dependencias y relaciones que aseguren la coordinación” (Gil

Estallo & Giner de la Fuente, 2007).

Así se puede definir a la empresa como un conjunto de elementos humanos

y materiales que se conjugan para conseguir un fin, según un esquema
determinado de relaciones y dependencias (organización) entre todos sus
elementos.

Lourdes Münch en su obra “Fundamentos de Administración” nos menciona que

desde tiempos inmemorables el ser humano ha estado consiente de que la
obtención de la eficiencia solo se logra a través del orden y coordinación de los
recursos que forman parte de un grupo social, en este caso: la empresa.

Antecedentes

En el segundo Libro del Éxodo en el Antiguo Testamento, Jehtró, suegro de

Moisés, facilita en el capítulo XVlll el siguiente consejo:

“¿Por qué eres tú solo quien se sienta a juzgar?… No haces bien en eso. Con
trabajo tan ímprobo te consumes, no solamente tú, sino también este pueblo que
te rodea. Es empeño superior a tus fuerzas y no podrás sobrellevarlo tú solo… Sé
tú representante del pueblo…, pero instrúyeles a los mandatos y leyes así como
en el camino que deben seguir y las obras que deben practicar… Escoge de entre
el pueblo hombres capaces…, íntegros, amantes de la verdad y enemigos de la
avaricia… y constitúyelos en jefes… para que puedan juzgar al pueblo en todo
tiempo. Y si ocurre alguna cosa grave, remítanla a ti, conduciendo ellos las de
menor importancia; y así será para ti más llevadera la carga, compartiéndola con
otros. Si esto hicieres…, podrás resistir y cuidar que se ejecuten los preceptos…
(14-23)” (De Val Pardo, 1997)

Una vez que se estableció lo que se desea hacer es necesario determinar cómo
hacerlo y esto solo es posible a través de la organización.

Organización

“En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los
recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la
planeación. Mediante la organización se determinan las funciones y
responsabilidades y se establecen los métodos tendientes a la simplificación del
trabajo. Al organizar es imprescindible aplicar los siguientes principios: del
objetivo, de especialización, jerarquía, paridad de autoridad y
responsabilidad, unidad de mando, difusión, tramo de control, coordinación
y continuidad.” (Münch Galindo, 2006)

“Organización se refiere a la estructura técnica de las relaciones, que debe darse

entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un
organismo social para su mayor eficiencia.” (Reyes Ponce, 2004)

“Organizar es el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una

empresa, por medio de la generación de una jerarquía de autoridad y una
departamentalización por funciones, que establezca responsabilidades por áreas
de trabajo.” (Hernández y Rodríguez, 2002)

Propósitos de la organización

De acuerdo a las definiciones mencionadas anteriormente, podemos encontrar

propósitos tales como:

• Crear una estructura estable de trabajo.

• Definir jerarquías y puestos de trabajo.

• Departamentalización por funciones.

• Determinar responsabilidades.

• Definir cauces de comunicación.

• Establecer métodos de simplificación del trabajo.

Es así como podemos decir que la organización tiene como propósito crear
una estructura estable de trabajo que permite definir jerarquías y puestos,
determinando la autoridad y responsabilidad de estos y estableciendo los
cauces de comunicación, así como la simplificación del trabajo.

Principios de la organización

• Principio de división de trabajo

Este principio busca la especialización y perfeccionamiento de la persona en su

puesto para producir más y mejor.

Henry Fayol utiliza una metáfora en la que asimila a la empresa con un cuerpo
biológico. “La división del trabajo es de orden natural; se observa en el mundo
animal, donde a medida que el ser es más perfecto posee más variedad de
órganos encargados de funciones distintas. La división del trabajo tiene por
finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo.” (ManagersHelp)

• Principio de autoridad y responsabilidad.

De acuerdo a (Hernández y Rodríguez, 2002) la autoridad en la organización y

en las estructuras, implica aspectos formales o legales, técnicos y morales. La
verdadera autoridad es moral y psicológica, lo cual se conoce como liderazgo.

• Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora.

Para fines de organización, la autoridad se clasifica en:

– Lineal

– Staff (asesores)

– Normativa

El principio es que todo aquel que ostente algún nivel de autoridad es quien
decide, por tener la responsabilidad de hacerlo.

• Principio de primacía de autoridad normativa.

La autoridad normativa está encargada de generar las normas de operación y

dependen de una autoridad local.

• Principio de delegación.

Bien se conoce de sobra que “la autoridad se delega y la responsabilidad se

comparte”. Esto significa que los jefes deben permitir que su personal a cargo
haga su trabajo y tomen decisiones libremente, teniendo en cuenta que ante
cualquier error que cometa lo involucra a él.
• Principio de unidad de mando.

Cuando existen dos jefes existe fuga de responsabilidad. En este principio se

indica que cada individuo de la organización debe ser responsable sólo frente a
una autoridad y esta puede ser una persona, un comité o un consejo.

Hay que recordar que “quien a dos amos sirve con uno queda mal”.

• Principio de jerarquía o cadena de mando.

Anteriormente se mencionaba como Moisés tuvo que organizar al pueblo a través

de una jerarquía, estableciendo los conductos para resolver problemas y facilitarse
el trabajo.

Toda organización requiere una jerarquía, es decir, un sistema de niveles de

mando.

• Principio de tramo de control.

A diferencia del principio de unidad de mando en donde una persona es

responsable hacia una autoridad, en el principio de tramo de control se refiere al
número de unidades, departamentos o personas que pueden ser supervisadas por
una persona. Es importante señalar que entre más personas dependan de una,
ejerce menos control y se hace más complicada la comunicación entre los
miembros.

• Principio de equidad en carga de trabajo.

Cuando se organiza una empresa se debe equilibrar la carga de trabajo, de tal

forma que todos los que conforman el equipo tengan, de acuerdo a sus niveles
jerárquicos y capacidades: responsabilidades. Dichas responsabilidades deben
llevarse a cabo durante una jornada laboral normal. Este principio además,
permitirá establecer el sistema de pagos, buscando siempre la equidad en las
remuneraciones.

Técnicas de Organización

Son herramientas necesarias que nos ayudan a formar una organización for
n.mal. Estas técnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada
organizació

ORGANIGRAMAS

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o

cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en
algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una
idea uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:

 Desempeña un papel informativo.

 Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarquía y la
relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer
cómo es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:

 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.

 Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Tipos de organigrama:

1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.

2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se
forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles
decrecientes.
 5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la
sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que
unen los mandos de autoridad.
Es importante tener en cuenta que ningún organigrama puede ser fijo o invariable.
Es decir, un organigrama es una especie de fotografía de la estructura de una
organización en un momento determinado.

DISTRIBUCION DEL TRABJO

Transcripción de Cuadro de distribucion de trabajo

Técnicas de organización
CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO
Técnica a través de la cual se analizan los puestos que integran un departamento
o sección, para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los
grupos de trabajo.

Tiene dos propósitos:

* El análisis.

-Ayuda a detectar una mala distribución de las cargas de trabajo.

- El mal aprovechamiento de las habilidades

personales.

- La duplicación de las funciones.

* También llamado "Cuadro de distribución del trabajo"

¿Para que sirve?
Sirve para analizar labores relacionadas de cinco hasta quince personas.

Diagrama de distribución de trabajo

* Los costos.

- Determinar el promedio de costos por actividad.

- Determinar el costo total.

Preparación del diagrama de distribución

* Se elabora una lista de tareas por empleado.

* Lista de tareas por unidad.

* Se complementa con la observación

* Se anota el tiempo que se ocupa en la tarea

* Se analiza para ver que se mejora, cambia, redistribuye, etc.

* Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.

* Normaliza y estandariza procedimientos.

* Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.

* Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Ejemplos:
VENTAJAS

DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación

gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas
como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva.
En Lenguaje Unificado de Modelado (UML), es un diagrama de actividades que
representa los flujos de trabajo paso a paso de negocio y operacionales de los
componentes en un sistema. Un diagrama de actividades muestra el flujo de
control general.
En SysML el diagrama ha sido extendido para indicar flujos entre pasos que
mueven elementos físicos (p. ej., gasolina) o energía (p. ej., presión). Los cambios
adicionales permiten al diagrama soportar mejor flujos de comportamiento y datos
continuos.
Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan los
pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que
conectan los puntos de inicio y de fin del proceso.
Un diagrama de flujo presenta generalmente un único punto de inicio y un único
punto de cierre, aunque puede tener más, siempre que cumpla con la lógica
requerida.
Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

 Identificar las ideas principales al ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben

estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables
del proceso anterior y posterior y de otros procesos anidados, así como las
terceras partes interesadas.
 Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
 Identificar quién lo empleará y cómo.
 Establecer el nivel de detalle requerido.
 Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

 Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el

comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del
proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
 Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos
en el proceso a describir y su orden cronológico.
 Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
 Identificar y listar los puntos de decisión.
 Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los
correspondientes símbolos.
 Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con
exactitud el proceso elegido.

ANALISIS DE PUESTO

A partir de dicho análisis, es posible decidir qué tipos de personas deberían ser
contratadas para ocupar los puestos de acuerdo a su capacidad y experiencia. El
análisis de puestos, en definitiva, no es más que la recopilación, organización y
evaluación de la informaciónreferente a un puesto de trabajo.
La fundación de una compañía u organización, la creación de nuevas posiciones
laborales, la modificación de una estructura y la actualización de las
remuneraciones son situaciones que llevan a desarrollar el análisis de puestos.
En otras ocasiones, la necesidad de llevar a cabo un análisis de puestos surge a
partir de manifestaciones de los propios trabajadores, cuando no tienen en claro
qué tareas específicas les corresponden o cuando surgen conflictos de
competencia y autoridad entre los empleados.

Al realizar un análisis de puestos preciso, la administración logra mejorar su

gestión de los recursos humanos, ya que puede contratar o designar a los
trabajadores apropiados para cada puesto y fijar las remuneraciones que
merecen.
Entre los datos que deben recopilarse durante el análisis de puestos se
encuentran las actividades y procesos del trabajo; las responsabilidades; las
acciones físicas; la comunicación; las máquinas y herramientas utilizadas; los
conocimientos necesarios; las normas; y el contexto.

El administrador del programa de análisis de puesto es el encargado de diseñar

los modelos para recoger los datos, verificar el procedimiento y garantizar el
cumplimiento del calendario de ejecución. Pero este proceso no puede llevarse a
cabo sin la ayuda de ciertos individuos con conocimientos muy específicos, que no
formen parte de la plantilla de recursos humanos, sino que entiendan en
profundidad las destrezas necesarias para poner en práctica las tareas que se
realizan en la empresa.
En una compañía dedicada al desarrollo de software, por ejemplo, para definir los
perfiles de programadores necesarios es ideal consultar con alguien que tenga
conocimientos muy avanzados en este campo, sobre todo si forma parte del
personal, ya que en ese caso puede aportar opiniones referentes al plano personal
de los grupos de trabajo, que también juega un papel importante a la hora de
definir los perfiles.
Junto con los avances que se han producido y que continúan teniendo lugar a
nivel tecnológico, las competencias esperables de cada trabajador dentro de
una industria determinada han cambiado en las últimas décadas. Por un lado,
cabe mencionar que hasta mediados de los años 90, en ciertos ámbitos era muy
común que una misma persona llevara a cabo una serie poco definida de tareas,
para las cuales eran necesarias muchas habilidades diferentes.
Esto era cierto, por ejemplo, en el mundo de la animación por ordenador y,
continúa ocurriendo en la industria del videojuego, aunque en menor medida que
hace unos años. La falta de experiencia del ser humano en campos de esta
naturaleza obligó a los pioneros a dar sus primeros pasos sin saber a ciencia
cierta en qué dirección se movían. Y fue gracias al empeño incondicional de unos
pocos, que estuvieron dispuestos a sacrificar noches de sueño y fines de semana
de descanso, que poco a poco se fueron redactando los manualessobre los cuales
se apoyan los trabajadores actuales.
Cuando no se conocen las necesidades de un mercado, es imposible realizar un
análisis de puestos con precisión, y la falta de claridad en la visión de una
empresa puede ser fatal. Sólo en algunos casos excepcionales, la intuición y la
determinación de los empleados consiguen compensar los fallos de un proceso de
selección inadecuado.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma

sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar
la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de
desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los
objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido

estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones
procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que

se utiliza como herramienta de soporte para la organización y
comunicación, que contiene información ordenada y sistemática,
en la cual se establecen claramente los objetivos, normas,
políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean
de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la

toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el
aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la
acción humana en cada una de las unidades administrativas que
conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de
ejecución, pues son una fuente de información que trata de
orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la
adecuada realización de las actividades que se le han
encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de

cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se
debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a
abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área
componente de la organización, su alcance se ve limitado
únicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar

sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las
necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser
inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la
organización, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia
de la empresa.

Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca

estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta
útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la
organización.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento

dentro de las diferentes áreas de la organización, en
concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la
misma.