BAB 10

ASAS-ASAS PENGORGANISASIAN

OBJEKTIF BAB

Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:

1. Menerangkan fungsi pengorganisasian.
2. Menjelaskan bagaimana sumber manusia boleh diorganisasikan.
3. Mengenal pasti langkah-langkah penting serta pertimbangan-
pertimbangan dalam proses pengorganisasian.
4. Menjelaskan konsep penjabatanan.
5. Membincangkan kepentingan pengkhususan kerja serta
keburukannya dalam organisasi.
6. Menjelaskan konsep jangkauan pengurusan dan faktor-faktor
yang mempengaruhinya.
7. Memahami konsep rantaian arahan dan kepentingannya dalam
organisasi.

10.1 PENGENALAN

Apakah yang anda faham tentang organisasi? Organisasi sebagaimana

yang kita fahami, adalah merupakan sebuah institusi atau kumpulan
fungsian, umpamanya sebuah sekolah, agensi kerajaan, persatuan belia,
sebuah syarikat dan sebagainya. Dalam modul 1, kita telah belajar bahawa
dalam organisasi terdapat empat fungsi asas pengurusan iaitu
perancangan, pengorganisasian, pengaruh dan pengawalan.
Pengorganisasian seperti juga fungsi-fungsi lain, memainkan peranan
yang penting dalam pencapaian matlamat organisasi. Dalam modul ini
pula kita akan cuba memahami lebih mendalam mengenai fungsi
pengorganisasian.

10.2 DEFINISI PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian dapat didefinisikan sebagai satu proses bagi merangka

dan membentuk penggunaan sumber manusia dan bahan supaya
rancangan organisasi dapat digerakkan atau terlaksana (Yaakob, 1989).
197
Maka, ini selaras dengan apa yang dinyatakan oleh Certo (1997) iaitu,
fokus utama pengorganisasian ialah menentukan aktiviti-aktiviti yang
akan dilakukan oleh sumber manusia dalam organisasi, dan bagaimana
sumber-sumber tersebut dapat diselaraskan atau digabungkan dengan
cara yang terbaik untuk mencapai objektif organisasi. Oleh yang
demikian, pengorganisasian melibatkan pembahagian kerja kepada
tugasan, penurunan autoriti, penentuan asas-asas yang sesuai untuk
tugasan penjabatanan, dan menentukan bilangan tugasan yang optimum
dalam setiap jabatan.

10.3 LANGKAH-LANGKAH PENYEMPURNAAN

PENGORGANISASIAN

Dalam menyempurnakan pengorganisasian, lazimnya pihak pengurusan

akan melalui beberapa langkah seperti yang ditunjukkan dalam Rajah
10.1. Certo (1997) menggariskan lima langkah penyempurnaan
pengorganisasian, iaitu

(i) Reflek terhadap rancangan-rancangan dan objektif-

objektif.
(ii) Membentuk tugas-tugas utama.
(iii) Membahagikan tugas-tugas utama kepada tugas-tugas
kecil.
(iv) Memperuntukkan sumber-sumber dan arahan-arahan
untuk tugas-tugas kecil.
(v) Menilai hasil daripada pelaksanaan strategi
pengorganisasian.

Sebagai penjelasan, proses pengorganisasian haruslah bermula dengan

(i) Memberi perhatian atau merujuk kembali kepada objektif

dan rancangan yang telah ditetapkan dalam organisasi. Ini
dilakukan supaya usaha pengorganisasian selanjutnya
tidak menyimpang daripada objektif dan rancangan
tersebut.
(ii) Mewujudkan tugas-tugas yang kemudiannya tugas
tersebut dibahagikan pula kepada tugas yang lebih
spesifik.
(iii) Menetapkan pekerja yang sesuai dan arahan kepada
mereka untuk melakukan tugas spesifik tersebut.
(iv) Proses penilaian bagi menentukan sama ada pelaksanaan
strategi mengorganisasi berkesan atau sebaliknya
dilakukan di peringkat akhir proses pengorganisasian.

198
 Rajah 10.1
Langkah-Langkah dalam Penyempurnaan Pengorganisasian

LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3 LANGKAH 4 LANGKAH 5

Rujuk kepada Mewujudkan Pembahagian Penetapan Penilaian
rancangan dan tugas- tugas- pekerja- terhadap
objektif tugas utama tugas utama pekerja dan strategi
kepada tugas yang arahan melak- pengorganisasian
spesifik sanakan tugas

Sumber: Certo. (1997). Modern management,. 229.

Untuk memahami dengan lebih jelas lagi mengenai pengorganisasian,

mari kita alihkan perhatian kepada suatu situasi pengurusan di sebuah
hotel bertaraf empat bintang. Adakah anda mengetahui tentang sistem
pengurusan yang terdapat di hotel-hotel? Seperti organisasi-organisasi
lain, hotel juga mempunyai misi, matlamat, objektif dan rancangan yang
tersendiri. Jadi, langkah awal yang dilakukan oleh pengurus besar ialah
dengan merujuk terlebih dahulu kepada objektif dan rancangan hotel
tersebut. Ini dilakukan kerana perancangan dapat menggariskan cara-cara
hotel tersebut berusaha mencapai objektifnya. Manakala
pengorganisasian pula melibatkan penentuan tentang bagaimana pekerja
hotel dapat digunakan bagi menggerakkan perancangan. Oleh itu, dalam
hal ini pengurus yang berkenaan hendaklah terlebih dahulu memahami
rancangan yang telah digariskan sebelum langkah mengorganisasi
selanjutnya dijalankan.

Langkah kedua dan ketiga seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 10.1,
memberi tumpuan kepada pembentukan tugas utama dan tugas-tugas
yang lebih spesifik. Perkhidmatan bilik penginapan, perkhidmatan
makanan dan minuman, pemasaran, dan pengurusan kewangan adalah
antara tugas-tugas utama. Manakala antara contoh tugas-tugas kecil pula,
ialah memasak makanan, menyediakan minuman, melayani tetamu, dan
menghiasi meja dan ruang makan—semua aktiviti tersebut tergolong
dalam perkhidmatan makanan dan minuman. Setelah tugas utama dan
tugas spesifik dibentuk, pengurus akan melalui langkah keempat iaitu
menetapkan pekerja bagi melaksanakan tugas-tugas tersebut. Misalnya,
siapa yang akan mengetuai atau menjadi pengurus bahagian makanan dan
minuman; dan siapa pula di kalangan kakitangan bawahan yang akan
menjadi tukang masak, pelayan dan sebagainya. Langkah akhir yang
dilakukan oleh pengurus ialah membuat penilaian dengan mendapatkan
maklum balas daripada pihak-pihak yang berkaitan seperti pekerja
dalaman atau para pelanggan mengenai keberkesanan strategi
pengorganisasian yang dilaksanakan itu.

199
 SOALAN DALAM TEKS 10.1

1. Senaraikan langkah-langkah dalam proses

pengorganisasian.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

10.4 KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN

Sebelum kita meninjau dengan lebih mendalam mengenai

pengorganisasian adalah jelas jika kita mengetahui kepentingan fungsi
pengorganisasian kepada sesebuah organisasi. Kepentingan
pengorganisasian dapat dihuraikan sebagaimana berikut:

(i) Kita telah sedia maklum bahawa perancangan adalah

merupakan antara proses yang penting dalam organisasi,
yang menyenaraikan aktiviti-aktiviti yang harus dilakukan
untuk mencapai objektif-objektif organisasi.
Pengorganisasian pula dapat membantu untuk
melaksanakan apa yang diputuskan dalam perancangan.
Misalnya, peng-organisasian dapat menentukan sumber
atau pekerja untuk melakukan aktiviti yang telah
ditetapkan dalam perancangan.
(ii) Selain dapat menggelakkan kerja-kerja yang bertindih,
usaha pengorganisasian yang betul dan terancang dapat
membahagikan beban kerja secara munasabah dan selesa,
dapat menyediakan para pekerja yang bersesuaian dengan
aktiviti, serta dapat menggunakan mereka secara
seoptimumnya. Ini dapat menggelakkan daripada
berlakunya pembaziran sumber tenaga manusia.
(iii) Pengorganisasian boleh juga di lihat sebagai suatu usaha
bagi penyatuan kerja. Dengan ini, mudahlah pihak
pengurusan membuat penyelarasan dan pengawalan
terhadap tugas-tugas yang dilakukan oleh para pekerja.

200
 SOALAN DALAM TEKS 10.2

1. Bagaimanakah pengorganisasian boleh membantu

perancangan?

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

10.5 ASPEK-ASPEK DALAM PENGORGANISASIAN

Terdapat beberapa pertimbangan atau aspek yang perlu diambil kira

dalam pengorganisasian. Antara yang lazim diberi perhatian ialah struktur
organisasi, pengkhususan kerja, jangkauan pengurusan, dan rantaian
arahan.

10.5.1 Struktur Organisasi

Pengertian mengenai struktur organisasi adalah penting dalam usaha kita

untuk memahami proses pengorganisasian. Struktur organisasi
mempunyai kaitan yang rapat dengan pengorganisasian. Ini adalah kerana
pengorganisasian itu merupakan proses bagi pembentukan struktur
organisasi supaya bersesuaian dengan objektif, sumber dan
persekitarannya (Yaakob, 1989).

Struktur organisasi ditunjukkan secara ilustrasi grafik yang dipanggil carta

organisasi (sila lihat Rajah 10.2) dan ianya berbentuk piramid. Apa yang
dapat di lihat dalam struktur organisasi ialah kedudukan individu-
individu yang relatif seperti yang dikotakkan menunjukkan pembahagian
dan hubungan fungsi dan aktiviti kerja yang berlainan. Manakala, garisan
di antara kotak-kotak tersebut menunjukkan hubungan rasmi komunikasi
di antara individu-individu berlandaskan rantaian arahan. Di samping itu,
ia juga menunjukkan tentang pengkhususan aktiviti kerja. Melalui
struktur organisasi juga kita dapat memahami hierarki dan kedudukan
autoriti serta tanggungjawab dalam organisasi, dan hubungan laporan
dalam lingkungan hierarki tersebut. Secara ringkasnya, berpandukan
kepada carta organisasi, individu dapat mengetahui tugasnya,
tanggungjawab dan autoriti yang diberikan kepadanya, dan kepada siapa
pula beliau perlu membuat laporan.

201
Perlu diketahui juga bahawa, struktur organisasi mestilah selari dengan
strategi organisasi. Jika strategi organisasi menentukan apa yang patut
dilakukan untuk mencapai objektif organisasi, struktur organisasi pula
menentukan siapa dan bagaimana ianya (iaitu perkara yang ditetapkan
oleh strategi organisasi) dilakukan.

Rajah 10.2
Carta Organisasi Sebuah Syarikat Pembuatan

Presiden

N. Presiden N. Presiden N. .Presiden

Kewangan Pemasaran Pengeluaran

Akauntan Pengurus Pengurus Pengurus

Pemasaran Pembelian Pemasangan

Penolong Penolong Pegawai Pegawai Pegawai Penyelia

Akauntan Akauntan Pemasaran Pemasaran Pembelian Shif

Kerani Kerani Kerani Kerani Juru- Juru- Juru- Juru-

Kew. Kew. Kew. Kew. jual jual jual jual
Kerani Pekerja Pekerja Pekerja

SOALAN DALAM TEKS 10.3

1. Bagaimanakah struktur organisasi dapat

membantu individu melaksanakan tugasnya
dengan licin?

Semak jawapan anda di akhir bab ini

10.5.2 Penjabatanan

Jabatan merupakan suatu kumpulan sumber yang diwujudkan oleh pihak

pengurusan secara formal untuk menjalankan pelbagai tugas organisasi.
Proses penubuhan jabatan di panggil penjabatanan, iaitu usaha
mengumpulkan pelbagai yang berkaitan dalam satu kelompok

202
(jabatan/bahagian) dan kelompok-kelompok tersebut disusun secara
sistematik. Proses penjabatanan akan berlaku apabila pengkhususan kerja
semakin bertambah dan saiz sesebuah organisasi semakin membesar.
Organisasi bersaiz kecil, contohnya sebuah syarikat milik tunggal yang
hanya mempunyai beberapa orang pekerja, proses penjabatanan tidaklah
diperlukan sangat kerana pemilik kedai boleh menyelia dan mengawasi
kesemua pekerjanya. Sebaliknya, bagi organisasi besar seperti sebuah
syarikat penerbangan yang mempunyai bilangan pekerja yang ramai dan
tugas-tugas yang kompleks begitu memerlukan penubuhan jabatan-
jabatan. Lazimnya, penjabatanan diwujudkan berdasarkan kepada fungsi,
produk, pelanggan, dan geografi. Keempat-empat aspek tersebut
dihuraikan dengan lebih lanjut di bawah.

(a) Penjabatanan Berdasarkan Fungsi

Dipercayai bahawa penjabatanan berdasarkan fungsi digunakan secara

meluas oleh organisasi-organisasi kerana ianya mudah dibentuk dan
dipraktikkan. Ianya diwujudkan berdasarkan kepada fungsi-fungsi
organisasi (sila rujuk Rajah 10.3). Di antara fungsi yang kebiasaannya
terdapat termasuklah pemasaran, pengeluaran, kewangan, penyelidikan
dan pembangunan, dan sumber manusia. Kebaikan utama yang boleh di
lihat dalam penjabatanan ini ialah individu yang ditempatkan dalam
sesuatu jabatan mempunyai kemahiran atau kepakaran dalam fungsi
tertentu (Ivancevich, 1997). Umpamanya, jabatan kewangan terdiri
daripada kakitangan yang mempunyai kemahiran kepakaran dalam hal-
hal kewangan dan perakaunan, kakitangan yang mempunyai kebolehan
dalam aspek pemasaran ditempatkan dalam jabatan pemasaran, dan
begitulah selanjutnya.

Gambarajah 10.3
Penjabatanan Berdasarkan Fungsi

Presiden

Naib Presiden Naib Presiden Naib Presiden Naib Presiden Naib Presiden
Pengeluaran Kewangan Pemasaran Penyelidikan/Pembangunan Sumber Manusia

Walau bagaimanapun, menurut Bovee (1993), disebabkan penjabatanan

jenis ini terlalu menekankan kepada kepakaran atau pengkhususan kerja
dalam satu-satu jabatan, kemungkinan hubungan komunikasi antara
jabatan-jabatan terabai. Ini boleh menimbulkan suatu situasi yang kurang
sihat dalam organisasi kerana hubungan komunikasi juga adalah penting

203
terutamanya bagi organisasi yang tidak begitu stabil. Oleh yang demikian,
penjabatanan jenis ini hanya sesuai untuk organisasi yang mempunyai
persekitaran yang mantap dan kawalan yang ketat terhadap proses dan
operasi.

(b) Penjabatanan Berdasarkan Produk

Bagi organisasi-organisasi kompleks seperti syarikat multinasional yang

mengeluarkan berbagai-bagai jenis produk, biasanya mewujudkan
penjabatanan berdasarkan produk-produk tertentu atau lini (sila rujuk
Rajah 10.4). Ini dilakukan untuk memudahkan pihak pengurusan
menyelaraskan operasi atau perkhidmatan yang berkaitan. Penjabatanan
jenis ini juga membolehkan individu yang bekerja dalam produk-produk
tertentu menggunakan kemahiran dan kepakaran masing-masing
(Ivancevich, 1997). Dalam erti kata lain, terdapat fleksibiliti dalam
penjabatanan produk di mana pengurus diberi kebebasan (dalam
lingkungan jabatan masing-masing) untuk mengatur beberapa strategi
seperti mereka bentuk, mengeluar, dan memasarkan produk mereka.
Cuma yang menimbulkan masalah dalam penjabatanan ini ialah proses
mewujudkan jabatan memerlukan kos yang tinggi kerana ia memerlukan
pengurus bagi setiap produk (Ivancevich, 1997). Selain daripada itu
pertindihan kerja, terutama di kalangan pekerja bawahan
berkemungkinan boleh berlaku di antara jabatan-jabatan.

(c) Penjabatanan Berdasarkan Geografi

Pembentukan penjabatanan geografi boleh di lihat dari dua aspek (sila

rujuk Rajah 10.5), iaitu diwujudkan berdasarkan tempat di mana kerja-
kerja atau operasi organisasi dijalankan, atau diwujudkan berdasarkan
kawasan pasaran yang menjadi fokus organisasi (Certo, 1997). Dalam
aspek yang pertama, pihak pengurusan mewujudkan jabatan di lokasi
atau beberapa lokasi lain kerana kemudahan untuk mendapatkan punca-
punca bahan mentah dan tenaga buruh di lokasi-lokasi tersebut.
Manakala dalam aspek yang kedua pula, jabatan diwujudkan berhampiran
dengan pelanggan supaya organisasi dapat bertindak cepat dan sebaik
yang mungkin untuk memenuhi keperluan pelanggan. Di samping
kebaikan, penjabatanan berdasarkan kaedah ini juga mempunyai
masalahnya yang tersendiri, seperti sukar untuk memberi pengawasan
yang rapi atau mengambil tindakan segera dari ibu pejabat (jika sesuatu
masalah itu memerlukan keputusan di peringkat ibu pejabat) disebabkan
lokasi yang jauh. Apa yang ketara ialah penjabatanan geografi
memerlukan sejumlah besar kakitangan di ibu pejabat bagi tujuan
menyelaras jabatan-jabatan di pelbagai lokasi (Ivancevich, 1997).

204
 Rajah 10.4
Penjabatanan Berdasarkan Produk

Presiden

N. Presiden N. Presiden N. Presiden N. Presiden N. Presiden

(Sabun Mandi) (Shampoo) (Krim Rambut) (Ubat Gigi) (Pewangi)

Pengurus Pengurus
Jenama A Jenama B

Rajah 10.5
Penjabatanan Berdasarkan Geografi
Presiden

N. Presiden N. Presiden N. Presiden N. Presiden N. Presiden

Wil. Utara Wil. Selatan Wil. Timur Sabah Sarawak

Pengurus Pengurus
Pemasaran Pengeluaran

(d) Penjabatanan Berdasarkan Pelanggan

Penjabatanan pelanggan diwujudkan berdasarkan kepada pelanggan

utama organisasi (sila rujuk Rajah 10.6) (Certo, 1997). Penjabatanan jenis
ini lebih banyak berurusan (termasuk penjualan produk atau
perkhidmatannya) dengan pelanggan tersebut. Di antara jenis-jenis
pelanggan yang biasanya di kelompok atau dijabatankan termasuklah
pengguna biasa, pengguna perdagangan, pengguna industri, dan
pengguna sekolah/institusi pengajian tinggi (IPT). Contoh organisasi
yang mempunyai jabatan berdasarkan pelanggan ialah bank di mana kita
dapati organisasi tersebut lazimnya membahagikan jabatan-jabatan
mengikut pelanggan individu dan pelanggan syarikat.

205
 Rajah 10.6
Penjabatanan Berdasarkan Pengguna/Pelanggan

Presiden

N. Presiden N. Presiden N. Presiden N. Presiden N. Presiden

Pengeluaran Kewangan Pemasaran Penyelidikan/Pembangunan Sumber Manusia

Pengurus Jualan Pengurus Jualan Pengurus Jualan Pengurus Jualan

(Pengguna Biasa) (Pengguna Perdagangan) (Pengguna Industri ) (Pengguna Seklah/IPT)

(e) Penjabatanan Berdasarkan Proses

Dalam penjabatanan ini pihak pengurusan menggunakan jabatan untuk

mengumpul peringkat-peringkat kerja dalam keseluruhan proses
pengeluaran (sila rujuk Rajah 10.7). Umpamanya sebuah syarikat yang
mengeluarkan produk pertanian mewujudkan jabatan-jabatan
berdasarkan aktiviti memproses hasil pertanian seperti memproses
jagung, memproses gandum dan memproses ubi.

Rajah 10.7
Penjabatanan Berdasarkan Proses Hasil Pertanian

Presiden

N. Presiden N. Presiden N. .Presiden N. Presiden N. Presiden

Kewangan Pegeluaran Pemasaran Penyelidikan/Pembangunan Sumber Manusia

Pengurus Pengeluaran Pengurus Pengeluaran Pengurus Pengeluaran

(Memproses Jagung) (Memproses Gandum) (Memproses Ubi)

Cuba anda fikirkan apakah jenis penjabatanan yang

terdapat di Universiti Utara Malaysia?

206
10.6 PENGKHUSUSAN KERJA

Pertimbangan kedua dalam pengorganisasian ialah pengkhususan kerja.

Bolehkah anda fikirkan apa yang berlaku dalam pengkhususan kerja? Ya,
apa yang berlaku dalam pengkhususan kerja ialah pekerja-pekerja
dibahagikan serta ditetapkan tugas-tugas khusus untuk mereka. Dalam
erti kata lain, berbeza dengan seorang pekerja yang melakukan
keseluruhan kerja sekaligus, dalam pengkhususan kerja, beberapa orang
pekerja melakukan tugas-tugas (bahagian-bahagian) yang berbeza bagi
menyempurnakan keseluruhan kerja tersebut. Sebagai contoh, dalam
perkhidmatan mencuci bangunan, seorang pekerja tidak mencuci
keseluruhan bangunan seorang diri, sebaliknya beberapa individu
diberikan tugas-tugas khusus untuk mencuci bahagian-bahagian yang
berlainan dalam bangunan tersebut.

Pernahkah anda terlibat dalam kerja-kerja gotong

royong di kampung anda? Jika pernah, adakah terdapat
unsur-unsur pengkhususan kerja atau pembahagian
.
tugas di kalangan individu-individu yang terlibat?
Bayangkan sekiranya tidak ada pembahagian tugas,
apakah anda yakin yang projek gotong-royong itu
boleh berjaya?

Certo (1997) menghuraikan beberapa kebaikan pengkhususan kerja

kepada organisasi, iaitu

(i) kemahiran atau kepakaran seseorang pekerja bagi sesuatu

tugas dapat dipertingkatkan lagi kerana pekerja telah
dikhususkan untuk melakukan sesuatu tugas;
(ii) masa dapat dijimatkan kerana pekerja hanya melakukan
tugas tertentu sahaja dan tidak perlu membuang masa
mempelajari tugas lain atau menukar peralatan. Di
samping itu, masa dapat dijimatkan kerana ia tidak perlu
bertukar tempat bertugas;
(iii) jika seseorang pekerja itu melakukan tugas yang sama
atau berulang-ulang dalam tempoh masa yang
berpanjangan, tugas tersebut menjadi mudah baginya dan
dapat dilakukan dengan cekap. Ini dapat meningkatkan
kualiti pengeluaran;
(iv) tidak menyukarkan pekerja (terutama pekerja baru) untuk
memahami tugas yang diberikan kerana mereka hanya
perlu mengetahui bahagian tugasnya sahaja tanpa perlu
mengambil tahu tugas-tugas lain yang berkaitan dengan

207
 penyempurnaan sesuatu kerja. Ini juga bermakna kos
dapat dikurangkan kerana pekerja tersebut hanya
memerlukan tahap latihan yang minimum; dan
(v) memudahkan pengurus menilai prestasi pekerja kerana
penilaian hanya dibuat ke atas bahagian tugasan yang
dilakukan oleh pekerja tersebut sahaja.

Walau bagaimanapun, pengkhususan kerja juga mempunyai beberapa

kelemahan sebagaimana dijelaskan di bawah

(i) Pekerja yang melakukan tugas yang sama tanpa diberi

peluang untuk mendapatkan pengalaman dalam tugas lain
boleh menyebabkan mereka menjadi bosan dan
seterusnya membawa kepada masalah-masalah lain seperti
ketidakpuasan dalam kerja, datang lewat atau ponteng
kerja dan sebagainya. Ini boleh menjejaskan produktiviti
organisasi.
(ii) Tidak menggalakkan semangat berpasukan dalam kerja
kerana pekerja mempunyai sikap untuk melakukan tugas
masing-masing sahaja tanpa mempedulikan tugas-tugas
lain yang tiada kaitan dengannya. Sikap “hanya buat kerja
sendiri” juga wujud kerana pekerja tidak mampu untuk
melangkaui batas tugasnya untuk membantu pekerja lain
kerana tidak dilatih atau diberi pendedahan tentang tugas
tersebut.

Kelemahan-kelemahan sebagaimana yang dinyatakan di atas telah

disedari oleh kebanyakan organisasi. Oleh hal yang demikian, banyak
organisasi terutama di negara Jepun telah cuba beralih kepada
pendekatan baru iaitu, bekerja dalam satu pasukan atau pasukan kerja.
Menurut Ivancevich (1997), pasukan kerja terdiri daripada beberapa
orang pekerja yang menjalankan tugas dalam satu kumpulan serta
mendukung objektif yang sama. Terdapat organisasi yang menggunakan
pendekatan kerja berpasukan secara tetap, manakala ada juga yang hanya
menubuhkan pasukan berkenaan pada masa-masa tertentu sahaja
bergantung kepada keperluan. Pasukan kerja boleh dipimpin oleh
seorang pengurus, ataupun diurus sendiri oleh ahli-ahli dalam pasukan
tanpa dipimpin oleh mana-mana pihak. Apa yang menarik dalam pasukan
kerja ini ialah terdapat organisasi tertentu yang memberi kuasa kepada
pasukan yang dibentuk untuk melantik atau memberhentikan pekerja,
serta mengagihkan bonus sesama mereka. Penubuhan pasukan kerja
dapat memberi kesan yang baik dari segi kemanusiaan. Pihak pengurusan
bukan sahaja mengiktiraf tenaga fizikal pekerja, malah juga kreativiti dan

208
kebijaksanaan mereka. Ini boleh mendorongkan lagi pekerja untuk
bekerja dengan lebih inovatif dan produktif.
10.7 JANGKAUAN PENGURUSAN

Jangkauan pengurusan dikenali juga sebagai jangkauan kawalan. Ianya

merujuk kepada kapasiti atau had bilangan pekerja yang diselia oleh
pengurus. Semakin banyak bilangan pekerja yang diselia oleh pengurus,
bertambah luaslah jangkauan pengurusannya. Sebaliknya, jika bilangan
pekerja yang diselia itu sedikit, akan memperlihatkan jangkauan
pengurusan yang sempit (Certo, 1997). (Rajah 10.8 membandingkan
antara jangkauan pengurusan yang luas dan jangkauan pengurusan yang
sempit). Apa yang penting di sini ialah keputusan pihak pengurusan
dalam menentukan bilangan pekerja yang boleh diselia oleh seseorang
pengurus dengan berkesan. Seseorang pengurus yang dikehendaki oleh
pihak pengurusan untuk menyelia pekerja yang terlalu ramai boleh
membeban dan menyulitkannya. Beliau juga tidak dapat membimbing
dan mengawal seluruh pekerja di bawah seliaannya dengan maksimum.
Sebaliknya, penyeliaan pekerja yang terlalu sedikit pula boleh
membazirkan sebahagian daripada tenaga atau kemahiran pengurus.

Rajah 10.8
Perbandingan antara Jangkauan Pengurusan Luas
dengan Jangkauan Pengurusan Sempit

209
 Presiden

Pengurus Pengurus

Jangkauan Pengurusan luas

Presiden

N. Presiden N. Presiden

Pengurus 1 Pengurus 2 Pengurus 3 Pengurus 4

Jangkauan
Pengurusan
Sempit

Sebagaimana yang dilaporkan oleh Harold Koontz (Certo, 1997), saiz

bagi jangkauan pengurusan dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti
berikut:

(i) Persamaan fungsi, iaitu persamaan atau perbezaan aktiviti

para individu yang diselia. Semakin hampirnya persamaan
aktiviti-aktiviti mereka, semakin meluaslah jangkau
pengurusan. Begitulah juga disebaliknya.
(ii) Perhubungan geografi, iaitu sejauh mana pengasingan
secara fizikal pekerja bawahan. Umumnya, pengurus
dapat menyelia pekerja dengan efektif jika pekerja berada
berdekatan secara fizikal. Ini bererti jangkauan
pengurusan yang sempit adalah sesuai bagi situasi
tersebut.

Kompleksiti sesuatu fungsi, iaitu tahap kerumitan dan penglibatan aktiviti

pekerja. Semakin banyak dan rumitnya aktiviti pekerja, semakin
bertambah sukarlah untuk mengurus bilangan pekerja yang ramai secara
berkesan. Jadi, situasi tersebut memerlukan jangkauan pengurusan yang
sempit.

210
 (iii) Penyelarasan, iaitu jumlah masa yang digunakan oleh
pengurus untuk menyelaras aktiviti pekerja bawahannya
dengan aktiviti pekerja lain (yakni aktiviti yang dikaitkan
dengan bidang tugasnya secara tidak langsung). Semakin
banyak masa yang digunakan untuk penyelarasan tersebut
akan mengehadkan masa untuk menyelia pekerja
bawahan, maka semakin sempitlah jangkauan
pengurusan.

(iv) Perancangan, iaitu jumlah masa yang mesti digunakan

untuk membentuk objektif dan rancangan, serta
mengintegrasikan objektif dan rancangan tersebut dengan
aktiviti pekerja bawahan. Semakin banyak masa yang
digunakan untuk aktiviti perancangan, semakin
berkuranglah bilangan pekerja yang boleh di selia oleh
pengurus dengan efektif. Maka, jangkauan pengurusan
yang sempit adalah sesuai.

Selain daripada apa yang dinyatakan di atas, menurut Certo (1997)

terdapat juga penulis pengurusan yang menggariskan faktor-faktor lain
seperti berikut:

(i) Kebolehan dan kecekapan pengurus dan pekerja

bawahan—kebolehan dan kecekapan yang tinggi di
kalangan mereka menghasilkan jangkauan pengurusan
yang luas.
(ii) Sejauh mana perlunya interaksi di antara pekerja di bawah
seliaan pengurus—semakin perlunya interaksi tersebut,
semakin sempitlah jangkauan pengurusan.
(iii) Tahap penglibatan seseorang pengurus untuk melakukan
kerja yang bukan berbentuk pengurusan—semakin
banyak kerja-kerja bukan pengurusan seperti kerja
teknikal yang perlu dilakukan oleh pengurus,
menyebabkan beliau kekurangan masa untuk menyelia,
maka jangkauan pengurusan akan menjadi sempit.

SOALAN DALAM TEKS 10.4

1. Menurut Harold Koontz, jangkauan pengurusan

dipengaruhi oleh beberapa faktor. Berikan dua
faktor-faktor tersebut.

211
 Semak jawapan anda di akhir bab ini.

10.7.1 Jangkauan Pengurusan dan Carta Organisasi

Jangkauan pengurusan mempunyai kaitan dengan carta organisasi.

Jangkauan pengurusan yang sempit memperlihatkan ketinggian carta
organisasi yang ketara, dan begitulah sebaliknya, jika luas jangkauan
pengurusan maka carta organisasi akan lebih rendah atau rata. Carta
organisasi yang tinggi mempunyai banyak tingkat penyeliaan (di antara
tingkat-tingkat atasan dan bawahan), manakala carta organisasi yang
rendah mempunyai sedikit tingkat-tingkat penyeliaan (sila rujuk Rajah
10.8).

10.8 RANTAIAN ARAHAN

Kita sedia maklum bahawa dalam organisasi (atau lebih mudah lagi jika
merujuk kepada carta organisasi), individu yang berada di atas
mempunyai autoriti yang lebih daripada mereka yang berada di bawah.
Garisan autoriti dari atas ke bawah sebagaimana yang ditunjukkan dalam
Rajah 10.9 adalah merupakan perhubungan formal individu peringkat
atasan dan individu bawahan yang dipanggil rantaian arahan.
Perhubungan ini mempunyai kaitan dengan arahan yang satu, iaitu
arahan untuk melaksanakan sesuatu tugas hanya datang dari satu sumber.
Dalam hubungan ini pekerja sepatutnya mempunyai seorang ketua sahaja
kerana jika lebih dari seorang ianya boleh membawa kepada
percanggahan dari segi arahan yang diberi. Situasi begini menurut Certo
(1997), boleh menyebabkan pekerja berada dalam kekeliruan dan
kekecewaan yang seterusnya boleh membawa kepada terjejasnya
kecekapan dan keberkesanan kerja mereka.

Selain daripada aliran arahan daripada tingkat atas ke bawah melalui

rantaian arahan juga individu-individu yang berada di bawah perlu
melaporkan aktiviti mereka atau memohon kelulusan untuk melakukan
sesuatu tindakan daripada pihak atasan yang berautoriti. Seperti juga
dalam konsep arahan yang satu, individu tersebut hanya perlu melapur
kepada seorang ketua sahaja. Contohnya seorang kerani kewangan perlu
melapur aktiviti-aktiviti yang telah dilakukan kepada penolong pengurus
kewangan. Manakala penolong pengurus kewangan pula akan memeriksa
laporan tersebut sebelum melaporkannya kepada pengurus kewangan,
dan begitulah selanjutnya.

Walau bagaimanapun dalam keadaan tertentu, terdapat juga fleksibiliti

dalam pelaksanaan konsep rantaian arahan. Hal ini lebih ketara berlaku
212
jika sesuatu perkara itu memerlukan tindakan segera. Misalnya, kerani
kewangan sebagaimana yang dinyatakan dalam perenggan di atas boleh
terus merujuk kepada pengurus kewangan (sebab ketiadaan penolong
pengurus kewangan) untuk membuat sesuatu pembayaran segera, atau
beliau boleh terus merujuk kepada pengurus sumber manusia untuk
mendapat maklumat mengenai seseorang pekerja bagi tujuan pembayaran
sesuatu elaun.

Rajah 10.9
Rantaian Arahan dalam Sebuah Kilang

Presiden

Naib Presiden
Operasi

Pengurus
Jabatan

Penyelia

Pekerja

10.9 RUMUSAN

Pengorganisasian adalah satu proses yang penting dalam pengurusan

kerana ia dapat mewujudkan suatu penggunaan sumber yang teratur dan
sistematik selain daripada dapat menggerakkan rancangan yang telah
diatur dalam organisasi. Dalam usaha pengorganisasian, terdapat dua
aspek yang harus dipertimbangkan, iaitu struktur organisasi dan
pengkhususan kerja. Melalui struktur organisasi kita dapat mengetahui
proses penjabatanan, iaitu usaha mengumpul tugas-tugas berdasarkan
kepada suatu susunan yang logik. Manakala pengkhususan kerja
memperlihatkan tentang pembahagian kerja di kalangan pekerja
organisasi. Terdapat beberapa kebaikan dan kelemahan dalam
pengkhususan kerja. Bagi organisasi yang mendapati aspek kelemahan
mengatasi aspek kebaikan, mereka beralih kepada pendekatan lain seperti
bekerja dalam satu pasukan. Dalam pengorganisasian juga terdapat
jangkauan pengurusan bertujuan untuk membantu pihak pengurusan
untuk menentukan saiz kakitangan yang paling sesuai diselia oleh
seseorang pengurus. Akhirnya, ialah mengenai rantaian arahan, iaitu
perhubungan formal antara individu-individu yang berada di setiap
tingkat dalam carta organisasi. Konsep yang menekankan kepada arahan

213
yang satu itu dapat melicinkan komunikasi formal di antara individu-
individu dalam organisasi.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

Jawab betul atau salah bagi pernyataan-pernyataan berikut:

1. Pengorganisasian adalah merupakan suatu proses bagi merangka

dan membentuk strategi organisasi.

Betul/Salah

2. Sumber-sumber dapat digunakan dengan cekap dan berkesan jika

ianya diorganisasikan dengan baik dalam sesebuah organisasi.
Betul/Salah

3. Penilaian dalam proses pengorganisasian merujuk kepada usaha-

usaha untuk menilai sama ada strategi pengorganisasian yang
telah digunakan oleh pihak pengurusan berkesan atau tidak.
Betul/Salah

4. Struktur organisasi dapat difahamkan sebagai susunan kerja dan

jabatan yang mengarahkan perilaku individu dan kumpulan ke
arah pencapaian objektif organisasi.
Betul/Salah

5. Pengorganisasian dapat menggerakkan rancangan yang telah

diatur oleh organisasi.
Betul/Salah

6. Salah satu ciri pengkhususan kerja ialah memberi penekanan yang

lebih kepada aspek kemanusiaan.
Betul/Salah

7. Sebuah kolej swasta mempunyai bahagian-bahagian seperti

berikut:
Pengurusan, Sistem Teknologi Maklumat, Ekonomi,
Pembangunan Sosial dan Perakaunan. Penjabatanan kolej
tersebut adalah berdasarkan kepada fungsi.
Betul/Salah

214
8. Jabatan-jabatan yang diwujudkan berhampiran dengan para
pelanggan adalah berkaitan dengan penjabatanan berdasarkan
pelanggan.
Betul/Salah

9. Jangkauan pengurusan dikenali juga sebagai jangkauan kawalan.

Betul/Salah

10. Arahan yang satu dalam rantaian arahan bermaksud bahawa

arahan kepada pekerja bawahan sepatutnya tidak berulang-ulang.
Betul/Salah

Soalan Esei

1. Jelaskan langkah-langkah dalam penyempurnaan organisasi.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 10.1

Perancangan merupakan proses bagi penetapan objektif-objektif

organisasi dan pemilihan alternatif dan tindakan yang sesuai untuk
mencapai objektif tersebut. Alternatif yang dipilih itu merupakan usaha
atau tindakan yang perlu dilakukan oleh individu yang sesuai dalam
organisasi. Dalam hubungan ini, pengorganisasian dapat menentukan
individu tersebut (yakni individu yang sesuai) serta juga dapat menyelaras
dan menggabungkan usaha mereka dengan cara yang terbaik untuk
pencapaian objektif organisasi.

SDT 10.2

Carta organisasi dapat memudahkan individu mengetahui kedudukannya,

tanggungjawab dan autoriti yang diberikan oleh pihak atasan kepadanya.
Dengan mengetahui perkara-perkara tersebut ianya dapat menggelakkan

215
beliau daripada berada dalam kesamaran dalam melaksanakan tugas. Ini
juga bererti bahawa beliau dapat menjalankan tugas dengan licin.

SDT 10.3

(i) Persamaan fungsi

(ii) Perhubungan geografi
(iii) Kompleksiti sesuatu fungsi
(iv) Penyelarasan aktiviti-aktiviti pekerja
(v) Aktiviti-aktiviti perancangan

216