AULAPP GuiaUsuario v1 0

Guía de Usuario
Guía de Usuario
Instructivo de la aplicación
1
Guía de Usuario
Contenido
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 8
1.1 Acerca de AULAPP .................................................................................... 8
2. PRIMEROS PASOS ......................................................................................... 9
2.1 Ingresar a AULAPP .................................................................................... 9
3. DASHBOARD ................................................................................................ 10
3.1 Cambiar/Seleccionar centro ..................................................................... 10
3.2 Opciones disponibles ............................................................................... 11
4. CARGAR DATOS DEL CEA .......................................................................... 13
4.1 Editar información del Centro ................................................................... 13
5. EDITAR REPRESENTANTE LEGAL ............................................................. 17
5.1 Completando datos requeridos ................................................................ 17
6. CREACIÓN DE USUARIO ADMINISTRADOR .............................................. 22
6.1 Acceso hasta el formulario de creación.................................................... 22
7. CREACIÓN DE USUARIO RECEPCIONISTA ............................................... 25
7.1 Acceso hasta el formulario de creación.................................................... 25
8. REGISTRO BIOMÉTRICO REPRESENTANTE LEGAL ................................ 28
8.1 Proceso de validación de huella del usuario representante ..................... 28
9. CREACIÓN DE AULAS ................................................................................. 34
9.1 Registrar nueva aula ................................................................................ 34
10. CREACIÓN DE VEHÍCULOS ......................................................................... 42
10.1 Registrar nuevo vehículo.......................................................................... 42
11. CREACIÓN DE INSTRUCTORES ................................................................. 45
11.1 Registrar nuevo instructor ........................................................................ 45
12. REGISTRO BIOMÉTRICO DE INSTRUCTOR ............................................... 52
12.1 Enrolar instructor desde la aplicación móvil Aulapp-Recepcionistas ........ 52
13. ADMINISTRACIÓN ........................................................................................ 58
13.1 Crear clases ............................................................................................. 58
13.2 Crear banco de preguntas........................................................................ 62
13.3 Activación de vehículo: NFC .................................................................... 67
13.4 Ingreso App Aulas: usuario recepcionista ................................................ 70
2
Guía de Usuario
13.5 Editar horario del CEA.............................................................................. 76
13.6 Configurar examen teórico ....................................................................... 79
13.7 Configurar examen práctico ..................................................................... 81
13.8 Configurar intentos de exámenes ............................................................ 84
13.9 Crear aprendiz ......................................................................................... 88
3
Guía de Usuario
Tabla de Imágenes
Imagen 1: Login Acceso Aplicación Web ............................................................................................ 9

Imagen 2: Dashboard ........................................................................................................................ 10
Imagen 3: Listado de Centros ........................................................................................................... 10
Imagen 4: Listado de Centros ........................................................................................................... 11
Imagen 5: Mensaje Cambio de centro .............................................................................................. 11
Imagen 6: Opciones del Dashboard .................................................................................................. 12
Imagen 7: Wizard Editar Centro ........................................................................................................ 12
Imagen 8: Sección Configuración ..................................................................................................... 13
Imagen 9: Editar Información ............................................................................................................ 13
Imagen 10: Pestaña Datos del Centro - 1 ......................................................................................... 15
Imagen 11: Pestaña Datos del Centro - 2 ......................................................................................... 15
Imagen 12: Pestaña Información Adicional ....................................................................................... 16
Imagen 13: Mensaje “se editó el centro correctamente” ................................................................... 17
Imagen 14: Ruta Administración -> Empleados ................................................................................ 17
Imagen 15: Botón Representantes Legales ...................................................................................... 18
Imagen 16: Interfaz Representantes Legales ................................................................................... 18
Imagen 17: Pestaña “Datos Básicos” – Representante Legal .......................................................... 19
Imagen 18: Pestaña “Documento de Identidad” – Representante Legal .......................................... 20
Imagen 19: Pestaña “Biometrías” – Representante Legal ................................................................ 21
Imagen 20: Pestaña “Información Adicional” – Representante Legal............................................... 21
Imagen 21: Mensaje “La información del representante se modificó de manera exitosa” ............... 22
Imagen 22: Pestaña Administración.................................................................................................. 22
Imagen 23: Botón “Empleados”......................................................................................................... 23
Imagen 24: Botón “Administradores”................................................................................................. 23
Imagen 25: Botón Nuevo Administrador ........................................................................................... 24
Imagen 26: Pestaña “Datos Básicos” - Administrador ...................................................................... 24
Imagen 27: Mensaje "Se creó el administrador correctamente” ....................................................... 25
Imagen 28: Wizard Agregar Recepcionista ....................................................................................... 25
Imagen 29: Botón “Nuevo recepcionista” .......................................................................................... 26
Imagen 30: Pestaña “Datos Básicos” - Recepcionista ...................................................................... 26
Imagen 31: Pestaña “Información de Cuenta” - Recepcionista ........................................................ 27
Imagen 32: Wizard Agregar Aula ...................................................................................................... 27
Imagen 33: Login App móvil Recepcionistas .................................................................................... 28
Imagen 34: Menú principal App móvil Recepcionista ....................................................................... 28
Imagen 35: Solicitud Confirmación Identidad Recepcionista ............................................................ 29
Imagen 36: Solicitud permiso acceso contenido multimedia ............................................................ 29
Imagen 37: Consejos Captura Huellas ............................................................................................. 30
Imagen 38: Proceso de Captura mano izquierda .............................................................................. 30
Imagen 39: Mensaje "Captura Exitosa" mano izquierda ................................................................... 31
Imagen 40: Mensaje "Captura completa" mano izquierda ................................................................ 31
Imagen 41: Proceso de Captura mano derecha ............................................................................... 32
Imagen 42: Mensaje "Captura Exitosa" mano derecha .................................................................... 32
Imagen 43: Mensaje "Captura completa" mano derecha.................................................................. 33
Imagen 44: Mensaje "Usuario enrolado exitosamente" .................................................................... 33
Imagen 45: Wizard Agregar Aula ...................................................................................................... 34
Imagen 46: Item Nueva aula o pista ................................................................................................. 35
Imagen 47: Pestaña “Datos Básicos” Aula ....................................................................................... 36
Imagen 48: Pestaña “Datos Adicionales” Aula .................................................................................. 37
Imagen 49: localizacion Geografica CEA .......................................................................................... 37
Imagen 50: Notificación de acceso Ubicación Google Chome ......................................................... 38
4
Guía de Usuario
Imagen 51: Icono Acceso a ubicación denegado Google Chome .................................................... 38
Imagen 52: Administrar permisos Google Chrome ........................................................................... 38
Imagen 53: Borrar restricción acceso Ubicación ............................................................................... 39
Imagen 54: Mensaje Permiso de acceso Ubicación ......................................................................... 39
Imagen 55: Mapa Localización Geográfica Google Chrome ............................................................ 40
Imagen 56: Notificación "Se creó el aula exitosamente"................................................................... 40
Imagen 57: Notificación de acceso Ubicación Mozilla Firefox .......................................................... 41
Imagen 58: Icono Acceso a ubicación denegado Mozilla Firefox ..................................................... 41
Imagen 59: Mapa Localización Geográfica Mozilla Firefox .............................................................. 41
Imagen 60: Notificación de acceso Ubicación Mozilla Firefox .......................................................... 41
Imagen 61: Eliminación restricción acceso Ubicación ...................................................................... 41
Imagen 62: Notificación de acceso Ubicación Internet Explorer ....................................................... 42
Imagen 63: Mapa Localización Geográfica Internet Explorer ........................................................... 42
Imagen 64: Datos Básicos Vehículo ................................................................................................. 43
Imagen 65: Datos Adicionales Vehículo ........................................................................................... 44
Imagen 66: Anexos Vehículo ............................................................................................................ 44
Imagen 67: Notificación "Se creó el vehículo exitosamente” ............................................................ 45
Imagen 68: Wizard Registrar instructor ............................................................................................. 45
Imagen 69: Nuevo Instructor ............................................................................................................. 46
Imagen 70: Pestaña “Datos Básicos Instructor” - Instructor ............................................................. 47
Imagen 71: Pestaña “Datos de Conducción” - Instructor .................................................................. 48
Imagen 72: Pestaña “Datos de Instrucción” - Instructor ................................................................... 49
Imagen 73: Pestaña “Biometrías” - Instructor ................................................................................... 49
Imagen 74: Pestaña “Información Adicional” - Instructor .................................................................. 50
Imagen 75: Pestaña “Anexos” - Instructor ........................................................................................ 51
Imagen 76: Notificación Se creó el instructor exitosamente ............................................................. 51
Imagen 77: Login Ingreso App móvil recepcionistas......................................................................... 52
Imagen 78: Menú principal App móvil Recepcionista ....................................................................... 53
Imagen 79: Solicitud Confirmación Identidad Recepcionista ............................................................ 53
Imagen 80: Consejos Captura Huellas ............................................................................................. 54
Imagen 81: Proceso de Captura mano izquierda.............................................................................. 54
Imagen 82: Mensaje "Captura Exitosa" mano izquierda ................................................................... 55
Imagen 83: Mensaje "Captura completa" mano izquierda ................................................................ 55
Imagen 84: Proceso de Captura mano derecha ............................................................................... 56
Imagen 85: Mensaje "Captura Exitosa" mano derecha .................................................................... 56
Imagen 86: Mensaje "Captura completa" mano derecha.................................................................. 57
Imagen 87: Mensaje "Usuario enrolado exitosamente" .................................................................... 57
Imagen 88: Login Acceso Aplicacion Web ........................................................................................ 58
Imagen 90: Botón Clases .................................................................................................................. 59
Imagen 91: Botón Nueva Clase ........................................................................................................ 59
Imagen 92: Pestaña Datos Básicos Clase ........................................................................................ 60
Imagen 93: Pestaña Temas Clase .................................................................................................... 61
Imagen 94: Notificación Se creó la clase exitosamente ................................................................... 61
Imagen 96: Botón Banco de preguntas ............................................................................................. 62
Imagen 97: Botón Cantidad de preguntas ........................................................................................ 63
Imagen 98: Cantidad de preguntas configuradas por alcance y dificultad ....................................... 63
Imagen 99: Botón Nueva pregunta de opción múltiple ..................................................................... 64
Imagen 100: Pestaña Enunciado Pregunta ...................................................................................... 65
Imagen 101: Pestaña Datos de la pregunta ...................................................................................... 65
Imagen 102: Pestaña Posibles Respuestas ..................................................................................... 66
Imagen 103: Pestaña Respuesta Correcta ....................................................................................... 66
5
Guía de Usuario
Imagen 104: Notificación Se creó la pregunta exitosamente ............................................................ 67
Imagen 105: Cantidad de preguntas configuradas por alcance y dificultad ..................................... 67
Imagen 106: Login App NFC ............................................................................................................. 68
Imagen 107: Campo selección CEA ................................................................................................. 68
Imagen 108: Campo Selección Vehículo .......................................................................................... 69
Imagen 109: Botón Escribir datos en etiqueta .................................................................................. 69
Imagen 110: Login Ingreso App móvil Aulas ..................................................................................... 70
Imagen 111: Mensaje Registro de la Información del Dispositivo Móvil ........................................... 70
Imagen 112: Botón Aulas .................................................................................................................. 71
Imagen 113: listado de Dispositivos Registrados en el CEA ............................................................ 71
Imagen 114: Pestaña Datos Adicionales - Editar Aula ..................................................................... 72
Imagen 115: Menu App Aulas ........................................................................................................... 72
Imagen 116: Solicitud uso Camara del Móvil App Aulas .................................................................. 73
Imagen 117: Captura de Huellas App Aulas ..................................................................................... 73
Imagen 118Solicitud Acceso contenido multimedia del Móvil App Aulas ......................................... 74
Imagen 119: Captura de Huellas App Aulas ..................................................................................... 74
Imagen 120: Notificación Registro de Asistencia exitosa ................................................................. 75
Imagen 121: Mensaje "no se encontraron sesiones activas en esta aula" ....................................... 75
Imagen 122: Verificación clases Calendario CEA............................................................................. 76
Imagen 123: Login Acceso Aplicación Web ...................................................................................... 76
Imagen 124: Pestaña Configuración ................................................................................................. 76
Imagen 125: Botón Configuración CEA ............................................................................................ 77
Imagen 126: Opción Editar Horario ................................................................................................... 77
Imagen 127: Orden Modificación Horario ......................................................................................... 78
Imagen 128: Notificación Se modificó la información del CEA exitosamente .................................. 78
Imagen 132: Opción Configurar examen teórico .............................................................................. 80
Imagen 133: Porcentaje Aprobación Examen Teórico ..................................................................... 80
Imagen 134: Notificación Actualización Porcentaje examen teórico ................................................ 81
Imagen 135: Notificación Cancelación Actualización Porcentaje examen teórico ........................... 81
Imagen 139: Opción Configurar examen Práctico ............................................................................ 82
Imagen 140: Botón "Configurar items" Examen Practico.................................................................. 83
Imagen 141: Botón "Guardar Cambios" items Examen Practico ...................................................... 84
Imagen 142: Notificación ítems del examen práctico han sido actualizados con éxito .................... 84
Imagen 146: Opción Configurar Intentos exámenes ........................................................................ 86
Imagen 147: Configuración número de Intentos examen teórico y practico ..................................... 86
Imagen 148: Configuración cantidad permitida de intentos examen teórico y practico ................... 87
Imagen 149: Notificación número de intentos del examen teórico/práctico ha sido actualizado ..... 87
Imagen 151: Pestaña Aprendices ..................................................................................................... 88
Imagen 152: Listado de aprendices - Botón Nuevo Aprendiz........................................................... 88
Imagen 153: Pestaña "Datos Basicos" Aprendiz .............................................................................. 89
Imagen 154: Pestaña "Documento de Identidad" Aprendiz .............................................................. 90
Imagen 155: Pestaña "Biometrias" Aprendiz .................................................................................... 90
Imagen 156: Pestaña "Información Adicional" Aprendiz ................................................................... 91
6
Guía de Usuario
Imagen 157: Notificación correcta creación del aprendiz ................................................................. 92
Imagen 158: Login Ingreso App móvil recepcionistas ...................................................................... 92
Imagen 159: Menú principal App móvil Recepcionista ..................................................................... 93
Imagen 160: Solicitud Confirmación Identidad Recepcionista .......................................................... 93
Imagen 161: Consejos Captura Huellas ........................................................................................... 94
Imagen 162: Proceso de Captura mano izquierda ............................................................................ 94
Imagen 163: Mensaje "Captura completa" mano izquierda .............................................................. 95
Imagen 164: Proceso de Captura mano derecha ............................................................................. 95
Imagen 165: Mensaje "Captura Exitosa" mano derecha .................................................................. 96
Imagen 166: Mensaje "Captura completa" mano derecha ............................................................... 96
Imagen 167: Mensaje "Usuario enrolado exitosamente" .................................................................. 97
7
Guía de Usuario
1. INTRODUCCIÓN
Este instructivo está realizado con la idea de proveer una vista general de las
opciones y funciones disponibles al usuario que vaya a ejercer roles de (Representante
Legal – Administrador – Recepcionista – Aprendiz) dentro de la aplicación AULAPP, así
como el alcance de la misma.
Teniendo en cuenta todos los pasos previos dentro del ciclo, como la interfaz general
inicial del dashboard y sus funciones disponibles, el desplazamiento hacia cada interfaz
dependiendo de sus módulos, la selección de campos, realizar búsquedas, el proceso de
registro y los campos requeridos para completar cada operación. En este instructivo se
comprenderá desde que se entrega al CEA el usuario representante legal hasta opciones
de configuración como por ejemplo: configurar cantidad de intentos por exámenes.
1.1 Acerca de AULAPP
AULAPP es a grandes rasgos, una plataforma web y móvil que permite una gestión
fácil y eficiente de todos los procesos administrativos y de gestión de los CEA. Gestiona el
registro y administración de: vehículos, aprendices, instructores, aulas de clases y pistas
de entrenamiento, al personal administrativo, los horarios de clases, la construcción de
contenidos y temáticas para cada uno de los cursos ofertados por su CEA.
Así como también la automatización de exámenes, gestión de calificaciones,

resultados de calificaciones, generación de reportes, agendar y/o cancelar clases de los
aprendices y conocer los horarios de atención del CEA. AULAPP incluso permite la gestión
a través de su aplicación móvil de: el progreso a lo largo del curso, la programación semanal
de instructores y calificar al aprendiz de acuerdo con su desempeño.
8
Guía de Usuario
2. PRIMEROS PASOS:
2.1 Ingresar a AULAPP:
1. Para iniciar el proceso de adecuación se utilizarán las credenciales de un usuario rol
Representante Legal, entregado al centro, quienes poseen la permisología requerida. El ingreso a
AULAPP se realiza por medio del siguiente enlace: https://aulapp.co/login
IMPORTANTE: debe ingresar a esta aplicación desde uno de los navegadores sugeridos (Google
Chrome y/o Mozilla Firefox).
2. Una vez haya cargado la página, podrá visualizar un recuadro en donde se le solicita ingresar sus
credenciales de usuario:
Imagen 1: Login Acceso Aplicación Web
IMPORTANTE: al momento de ingresar sus credenciales se deben respetar las mayúsculas

y minúsculas, según haya sido creado para su usuario/password. (No es lo mismo “dleon91” que
“DLEON91”).
3. Si las credenciales de usuario son correctas, al pulsar Iniciar Sesión la aplicación le redirigirá
hacia la vista de inicio: el Dashboard. Obteniendo un resultado similar al siguiente:
9
Guía de Usuario
Imagen 2: Dashboard
3. DASHBOARD:
3.1 Cambiar/Seleccionar centro:
1. Desde el dashboard, la vista de inicio, es posible seleccionar el centro con el cual deseamos
trabajar. Algo muy útil para sociedades que manejen varios centros. Simplemente haremos clic en
la opción con el nombre del centro, ubicada en la esquina superior izquierda y veremos cómo se
despliega el listado permitiéndonos seleccionar el deseado, se puede filtrar por nombre de centro
e ID RUNT Empresa.
Imagen 3: Listado de Centros
10
Guía de Usuario
Imagen 4: Listado de Centros
2. Luego de seleccionar el deseado, aparecerá una ventana emergente indicando que el cambio de
centro ha sido exitoso:
Imagen 5: Mensaje Cambio de centro
3.2 Opciones disponibles:

1. Desde el dashboard poseemos las siguientes opciones disponibles:
- Wizard: ayuda de siete (7) pasos con los procesos que se deben cumplir para la adecuación del
CEA. Colocando el cursor por encima de cualquiera de sus puntos indicará en qué consiste.
11
Guía de Usuario
- Selector de centros: el utilizado anteriormente para desplazarse entre los centros de la sociedad.
- Nueva cita: acceso directo utilizado para agendar citas.
- Nuevo aprendiz: acceso directo utilizado para registrar aprendices en Aulapp desde la aplicación
web.
- Filtrado por tipo de evaluación: se utiliza para mostrar solo cierta información dependiendo del
tipo de evaluación (ej. Teoría, examen práctico, práctica manejo...).
- Desplazamiento entre rango de fecha: se puede desplazar entre las fechas, dependiendo del
tipo que seleccione (listado, mes, semana o día).
- Calendario: muestra la información según los días reflejados.
Imagen 6: Opciones del Dashboard
Imagen 7: Wizard Editar Centro
12
Guía de Usuario
4. CARGAR DATOS DEL CEA:
4.1 Editar información del Centro:
1. Hacer clic en el primer punto del wizard (Editar Centro) o si usted lo prefiere puede seguir la ruta
completa: ingresar con usuario rol Representante Legal a la aplicación Aulapp y acceder a la ruta
Configuración -> CEA -> Editar información:
Imagen 8: Sección Configuración
Imagen 9: Editar Información
2. Una vez haya hecho clic en ‘Editar información’, se desplegará el formulario para edición de
centro (administrativo), donde los centros deben cargar sus documentos para continuar con el
proceso de adecuación. Este proceso debe ser completado por el CEA utilizando su usuario
Representante Legal. El formulario se encuentra dividido en dos pestañas: ‘Datos del centro’ e
13
Guía de Usuario
‘Información adicional’. Luego de diligenciar todos los campos requeridos en ambas, hacer clic en
‘Finalizar’.
3. En la pestaña de ‘Datos del centro’:
 Sociedad: seleccionar del listado una sociedad previamente creada para ese centro.
 ID RUNT Empresa: Registro Único Nacional de Tránsito identificador del centro.
 ID RUNT Autoridad: Registro Único Nacional de Tránsito identificador de sociedad.
 Nombre del CEA: diligenciar el nombre del centro de enseñanza, tal como aparezca en la
Cámara de Comercio.
 Matrícula Mercantil CEA: número recibido al matricularse en el Registro Mercantil, de
acuerdo al artículo 19 del Código de Comercio.
 Resolución de habilitación Ministerio de Transporte: número de resolución ubicado en
dicho documento.
 Soporte de Resolución de habilitación: adjuntar archivo en formato PDF, no mayor a 5MB,
aunque se pueden subir varios archivos. Es posible eliminarlos, siempre y cuando exista
más de uno.
 Fecha de expedición resolución de habilitación: fecha en que fue expedida dicha
resolución.
 Certificado de conformidad vigente expedido por el ente certificador: adjuntar el archivo
del certificado de calidad, en formato PDF y no mayor a 5MB. Se pueden subir varios
archivos y es posible eliminarlos, siempre y cuando exista más de uno.
 Fecha de vigencia del certificado: fecha de vencimiento de dicho certificado, encontrada
en la primera página del documento.
 Licencia de funcionamiento Secretaría de Educación: adjuntar archivo en formato PDF
no mayor a 5MB. Se pueden subir varios archivos y es posible eliminarlos, siempre y cuando
exista más de uno.
 Fecha de expedición Licencia de funcionamiento Secretaría de Educación: diligenciar
fecha en que fue otorgada dicha licencia.
 Soporte Póliza de Responsabilidad Civil: adjuntar archivo en formato PDF no mayor a
5MB. Se pueden subir varios archivos y es posible eliminarlos, siempre y cuando exista más
de uno.
 Fecha de vigencia Póliza de Responsabilidad Civil: fecha de vencimiento de dicha póliza,
encontrada en el documento.
 Ente certificador: seleccionar un ente del listado disponible, quien haya emitido el
certificado de conformidad vigente.
 Nivel de habilitación: seleccionar uno de los tres niveles, con el que cuente dicho CEA.
 Descripción: cuadro de texto opcional para introducir información relevante al CEA.
14
Guía de Usuario
Imagen 10: Pestaña Datos del Centro - 1
Imagen 11: Pestaña Datos del Centro - 2
15
Guía de Usuario
4. En la pestaña ‘Información adicional’:
 Consignación o Póliza – Recibo: según aplique para el caso del CEA, adjuntar archivo de
Consignación en formato PDF no mayor a 5MB. Se pueden subir varios archivos y es
posible eliminarlos, siempre y cuando exista más de uno. En caso de aplicar Póliza,
diligenciar el número de póliza de seguro de responsabilidad civil, ubicado en la primera
página el documento y el respectivo archivo adjunto con las mismas especificaciones
indicadas anteriormente.
 Dirección, Número de teléfono, Número de contacto para soporte, Zona,
Departamento y Ciudad: estos campos no se pueden modificar, debido a que se traen
directamente de la información cargada al crear/editar el centro desde la interfaz de
Superadministración. Sin embargo, se debe validar que traiga la respectiva información para
cada campo.
 Localización geográfica: agregar posición con el mapa de Google Maps, se puede asignar
la ubicación actual o seleccionar una dentro del mapa manualmente.
Imagen 12: Pestaña Información Adicional

5. Luego de finalizar se recibirá un mensaje indicando que la modificación ha sido realizada
exitosamente. Automáticamente la aplicación nos llevará al segundo paso del wizard (Editar
representante legal).
16
Guía de Usuario
Imagen 13: Mensaje “se editó el centro correctamente”
5. EDITAR REPRESENTANTE LEGAL:

5.1 Completando datos requeridos:
1. Si al completar la operación anterior, el asistente no lo lleva automáticamente al formulario de
edición de representante, ingresar con usuario rol Representante Legal a la aplicación Aulapp y
acceder a la ruta Administración -> Empleados -> Representantes Legales:
Imagen 14: Ruta Administración -> Empleados
17
Guía de Usuario
Imagen 15: Botón Representantes Legales
2. Esto nos llevará a la interfaz de Representantes Legales, desde donde se tienen las opciones
siguientes disponibles:
- Botón de nuevo representante legal: utilizado para crear un representante legal delegado,
exclusivamente para el centro en que se encuentre el usuario actualmente.
- Opciones de filtrado: es posible buscar información del listado filtrando por las columnas del
mismo, cambiar el listado a modo vertical y también se pueden mostrar/ocultar columnas.
- Listado: se muestra información de los representantes (número de documento, nombre y correo

electrónico).
- Acciones asociadas: es posible editar el representante legal mediante el botón de ‘Editar’.
Imagen 16: Interfaz Representantes Legales
3. Pulsaremos clic en el botón de ‘Editar’ en la fila del nombre nuestro representante legal para
modificar y agregar la información faltante del mismo.
4. Nos mostrará el formulario de edición de representante, dividido en cuatro pestañas: datos

básicos, documento de identidad, biometrías, e información adicional. Se deben completar
18
Guía de Usuario
todos los datos requeridos, avanzar entre pestañas haciendo clic en ‘Siguiente’ y ‘Finalizar’ en la
última para guardar los cambios completando la edición.
5. En la pestaña de ‘Datos Básicos’:
 Tipo de documento: seleccionado del listado entre cédula de ciudadanía/extranjería,

pasaporte extranjero, tarjeta de identidad o carné diplomático. (No se puede modificar por el
usuario).
 Número de documento: diligenciado durante la creación del usuario representante. (No se
puede modificar por el usuario).
 Correo electrónico / Confirmar correo electrónico: diligenciado durante la creación del
usuario representante. (No se puede modificar por el usuario).
Imagen 17: Pestaña “Datos Básicos” – Representante Legal
6. En la pestaña ‘Documento de Identidad’:
 Tipo de documento: este campo se autocompleta de acuerdo a lo diligenciado/existente en

la pestaña anterior.
 Capturar frente / Capturar atrás: se utilizan para capturar la parte trasera y delantera del
documento de identidad (excepto pasaporte). Se debe hacer clic en dichos botones una vez
se encuentre ejecutándose Aulapp Desktop y conectados/configurados los dispositivos
periféricos (Escáner - Pad de Firmas - Cámara).
 Número de documento: este campo se autocompleta de acuerdo a lo diligenciado/existente
en la pestaña anterior.
19
Guía de Usuario
 Fecha de nacimiento: este campo se autocompleta para los tipos de documentos que
aplique escaneo de parte frontal/trasera.
 Nombres y Apellidos: estos campos se autocompletan para los tipos de documentos que
aplique escaneo de parte frontal/trasera.
 Departamento de expedición: seleccionar uno del listado.
 Ciudad de expedición: seleccionar uno del listado.
 Fecha de expedición: diligenciar fecha de expedición del documento de identidad.
 Género y RH: si dichos campos no se autocompletan con el escaneo del documento deben
ser diligenciados por el usuario seleccionando el indicado desde cada listado.
Imagen 18: Pestaña “Documento de Identidad” – Representante Legal
7. En la pestaña ‘Biometrías’:
 Capturar foto: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y la cámara configurada/instalada para tomar una foto al
representante.
 Capturar firma: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y el pad de firmas configurado/instalado para capturar la firma del
representante.
20
Guía de Usuario
Imagen 19: Pestaña “Biometrías” – Representante Legal
8. En la pestaña ‘Información adicional’:
 EPS: seleccionar el EPS del representante legal, entre el listado disponible.
Imagen 20: Pestaña “Información Adicional” – Representante Legal
21
Guía de Usuario
9. Luego de completar el diligenciamiento de las cuatro pestañas y hacer clic en ‘Finalizar’ la
aplicación nos llevará de nuevo a la interfaz de representantes legales (o al siguiente paso del
wizard: crear administrador), esta vez indicando con un mensaje que la información del
representante se modificó de manera exitosa.
Imagen 21: Mensaje “La información del representante se modificó de manera exitosa”
6. CREACIÓN DE USUARIO ADMINISTRADOR:

6.1 Acceso hasta el formulario de creación:
1. Al completar la acción anterior, el wizard de adecuación del centro automáticamente lo llevará
al formulario de creación de nuevo administrador, por ser el próximo paso del flujo.
2. Pero si usted desea ingresar manualmente a crear el usuario administrador debe seguir la
siguiente ruta (de lo contrario, saltar hasta el punto #7):
3. Ingresar en la pestaña de administración, ubicada en la barra lateral izquierda.
Imagen 22: Pestaña Administración

4. Se debe hacer clic en la opción llamada Empleados, perteneciente a la sección de recursos.
22
Guía de Usuario
Imagen 23: Botón “Empleados”
5. Ahora se debe hacer clic en el botón llamado administradores.
Imagen 24: Botón “Administradores”
6. Por último, ubicamos el botón de Nuevo administrador en la esquina superior izquierda, acto
seguido hacemos clic en el mismo.
23
Guía de Usuario
Imagen 25: Botón Nuevo Administrador

7. Nos mostrará el formulario para la creación de nuevo usuario administrador, dividido en dos
pestañas: datos básicos y datos adicionales del usuario. Se deben completar los campos
solicitados, avanzando entre pestañas haciendo clic en ‘Siguiente’ y ‘Finalizar’ para completar el
registro.
Imagen 26: Pestaña “Datos Básicos” - Administrador
8. Los datos que se deben ingresar para la creación del Administrador son básicos: tipo y número
de documento, nombre completo, foto en archivo adjunto no mayor a 2MB y correo electrónico.
Una vez diligenciados los campos y hecho clic en ‘Finalizar’, la aplicación indicará que se ha creado
el administrador exitosamente y el wizard mostrará el cuarto y próximo paso (Crear recepcionista).
24
Guía de Usuario
Imagen 27: Mensaje "Se creó el administrador correctamente”
Imagen 28: Wizard Agregar Recepcionista
7. CREACIÓN DE USUARIO RECEPCIONISTA:

7.1 Acceso hasta el formulario de creación:
1. Al completar la acción anterior, el wizard de adecuación del centro automáticamente lo llevará
al formulario de creación de nuevo usuario recepcionista, por ser el próximo paso del flujo. Ruta
manual de acceso: Administración -> Empleados -> Recepcionista -> Nuevo recepcionista.
25
Guía de Usuario
Imagen 29: Botón “Nuevo recepcionista”
2. Nos mostrará el formulario para la creación de nuevo usuario recepcionista, dividido en dos
pestañas: datos básicos e información de cuenta.
3. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (tipo y número de documento, nombres y
apellidos del nuevo usuario) y pulsar el botón de Siguiente.
Imagen 30: Pestaña “Datos Básicos” - Recepcionista
26
Guía de Usuario
4. Información de cuenta: diligenciar los campos requeridos (foto en archivo con formatos
compatibles como pdf/png/jpeg/jpg y correo electrónico del nuevo usuario) y hacer clic en el botón
de Finalizar.
Imagen 31: Pestaña “Información de Cuenta” - Recepcionista
5. La aplicación mostrará el quinto paso (Agregar aula) y en la esquina superior derecha aparecerá
el respectivo mensaje de notificación indicando que se creó el recepcionista exitosamente.
Imagen 32: Wizard Agregar Aula
27
Guía de Usuario
8. REGISTRO BIOMÉTRICO REPRESENTANTE LEGAL:
8.1 Proceso de validación de huella del usuario representante:
1. Se debe ingresar en la app móvil (módulo de recepcionista) y diligenciar las credenciales de
usuario (usuario y contraseña) del recepcionista asociado al centro en cuestión, posteriormente
pulsar el botón de Acceder.
Imagen 33: Login App móvil Recepcionistas
2. Luego aparecerá un menú principal con varias opciones, entre las cuales tenemos: un campo
para introducir el número de documento del representante legal (requerido), ingreso y salida del
examen teórico, registrar biometría, validar identidad de aprendiz y cerrar sesión. Se debe
diligenciar el número de documento del representante legal al cual se le hará el registro de biometría
y pulsar la opción de registrar biometría.
Imagen 34: Menú principal App móvil Recepcionista
28
Guía de Usuario
3. Aparecerá una ventana emergente para confirmación de identidad solicitando la contraseña del
usuario recepcionista, luego de introducir la misma pulsaremos Verificar.
Imagen 35: Solicitud Confirmación Identidad Recepcionista
4. Luego se mostrará un mensaje preguntando si desea permitir el acceso del módulo al dispositivo
y su contenido multimedia. Pulsaremos Permitir.
Imagen 36: Solicitud permiso acceso contenido multimedia
5. La acción anterior desplegará la pantalla principal de captura de huellas digitales, indicando

ciertos consejos a seguir para facilitar el proceso, así como el tiempo límite de ejecución,
posteriormente se debe pulsar el botón de Capturar.
29
Guía de Usuario
Imagen 37: Consejos Captura Huellas
6. Iniciará el proceso de captura, en la parte superior aparecerá el selector de mano. Por defecto
comenzaremos con la izquierda. Se debe colocar la mano en la forma que se indica en el reflejo de
la cámara y mantenerla de esa manera hasta que la aplicación indique Captura exitosa. Para
confirmar, la aplicación requiere una segunda ejecución como método de verificación, por lo cual
pulsaremos Verificar.
Imagen 38: Proceso de Captura mano izquierda
30
Guía de Usuario
Imagen 39: Mensaje "Captura Exitosa" mano izquierda
7. Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una ventana
indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar Continuar.
Imagen 40: Mensaje "Captura completa" mano izquierda
31
Guía de Usuario
8. El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra del
reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura exitosa.
Imagen 41: Proceso de Captura mano derecha
9. Pulsaremos el botón de Verificar para iniciar la respectiva segunda ejecución:
Imagen 42: Mensaje "Captura Exitosa" mano derecha
32
Guía de Usuario
10. Si la operación anterior se completa siguiendo los pasos de captura previos, aparecerá un
mensaje indicando que la captura se encuentra completada y sus huellas están verificadas.
Imagen 43: Mensaje "Captura completa" mano derecha
11. Acto seguido, se observará un mensaje de notificación indicando que ya se encuentra el usuario
enrolado exitosamente.
Imagen 44: Mensaje "Usuario enrolado exitosamente"
33
Guía de Usuario
9. CREACIÓN DE AULAS:
9.1 Registrar nueva aula:
1. Si la operación anterior de creación de usuario recepcionista en la aplicación web fue exitosa, la
aplicación nos llevará automáticamente hasta la opción de agregar aula y veremos que en los
primeros cuatro pasos ya aparecerá un visto bueno como señal de que dichos pasos han sido
completados exitosamente.
Imagen 45: Wizard Agregar Aula
34
Guía de Usuario
2. Ruta manual: Administración -> Aulas -> Nueva aula o pista.
Imagen 46: Item Nueva aula o pista
3. Nos mostrará el formulario para agregar aula, dividido en dos pestañas: datos básicos y datos
adicionales.
4. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (tipo y nomenclatura de aula, dimensiones,
área y capacidad) y pulsar el botón de Siguiente.
35
Guía de Usuario
Imagen 47: Pestaña “Datos Básicos” Aula
5. Datos adicionales: diligenciar los campos requeridos (dirección, localización geográfica,

dispositivo de autenticación, adjuntar archivo de planimetría y agregar descripción) y pulsar el
botón de Finalizar.
36
Guía de Usuario
Imagen 48: Pestaña “Datos Adicionales” Aula
6. Si en el botón de Posición nos aparece la localización geográfica en blanco sin poder seleccionar
en mapa, de la siguiente manera:
Imagen 49: localizacion Geografica CEA
37
Guía de Usuario
7. Se deben verificar en el navegador las opciones de acceso a tu ubicación, o notificaciones con
dicha solicitud, por ejemplo en el navegador Google Chrome:
Imagen 51: Icono Acceso a ubicación denegado Google Chome
8. Para este caso pulsar el botón con la equis roja y luego hacer clic en Administrar:
Imagen 52: Administrar permisos Google Chrome
Imagen 50: Notificación de acceso Ubicación Google Chome
38
Guía de Usuario
9. Esto nos lleva a las opciones de configuración de ubicación del navegador, donde debemos
borrar el bloqueo que posee el sitio haciendo clic sobre el icono de la papelera:
Imagen 53: Borrar restricción acceso Ubicación

10. Posteriormente al acceder al botón de Posición de nuevo, aparecerá el mensaje emergente
preguntando si desea permitir el acceso de la aplicación a tu ubicación, se debe hacer clic en
Permitir y ya será posible agregar la ubicación visualizando el mapa.
Imagen 54: Mensaje Permiso de acceso Ubicación
39
Guía de Usuario
Imagen 55: Mapa Localización Geográfica Google Chrome
11. Luego de diligenciar todos los datos y hacer clic en Finalizar, la aplicación mostrará el sexto
paso (Registrar vehículo) o el listado de aulas (si no es la primera vez que se agrega un aula), y en
la esquina superior derecha aparecerá el respectivo mensaje de notificación indicando que se creó
el aula exitosamente.
Imagen 56: Notificación "Se creó el aula exitosamente"
40
Guía de Usuario
12. En el navegador Mozilla Firefox varía ligeramente el mensaje mostrado y los pasos para
permitir el acceso a ubicación:
Imagen 57: Notificación de acceso Ubicación Mozilla Firefox
13. Se ingresa en el icono de la brújula marcado con el cuadro azul:
Imagen 58: Icono Acceso a ubicación denegado Mozilla Firefox

14. Luego se debe hacer clic en el icono con la equis para eliminar el bloqueo temporal de acceso
a la ubicación. Posteriormente refrescar la página haciendo uso de la tecla F5 o el botón de recargar
página actual (Ctrl+R) para tener disponible la visualización del mapa.
Imagen 61: Eliminación restricción acceso Ubicación
Imagen
Imagen60:
59:Notificación
Mapa Localización
de acceso
Geográfica
UbicaciónMozilla
MozillaFirefox
Firefox
41
Guía de Usuario
15. En el navegador Internet Explorer se debe hacer clic en Permitir siempre cuando aparezca el
recuadro emergente:
Imagen 62: Notificación de acceso Ubicación Internet Explorer
16. Y se mostrará el mapa para seleccionar la localización geográfica:
Imagen 63: Mapa Localización Geográfica Internet Explorer
10. CREACIÓN DE VEHÍCULOS:

10.1 Registrar nuevo vehículo:
1. Si la operación anterior de creación de aula ha sido exitosa, la aplicación nos llevará

automáticamente hasta la opción de agregar vehículo y veremos que en los primeros cinco pasos
ya aparecerá un visto bueno como señal de que han sido completados exitosamente. Ruta manual:
Administración -> Vehículos -> Nuevo vehículo.
42
Guía de Usuario
Imagen 64: Datos Básicos Vehículo
2. Nos mostrará el formulario para agregar vehículo, dividido en tres pestañas: datos básicos,
datos adicionales y anexos.
3. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (categoría, placa, modelo, marca y fecha
de la matrícula) y pulsar el botón de Siguiente.
4. Datos adicionales: diligenciar los campos requeridos (número de VIN, serial del chasis y
motor, referencia, vencimiento del SOAT, expedición y vencimiento de revisión tecnicomecánica
en caso de aplicar, CDA que expide dicha revisión tecnicomecánica, en caso de no aplicar colocar
‘N/A’, clase y línea del vehículo, tipo de servicio y descripción) y pulsar el botón de Siguiente.
43
Guía de Usuario
Imagen 65: Datos Adicionales Vehículo
5. Anexos: anexar los archivos requeridos (licencia de tránsito, SOAT y certificado de

adaptación CDA) en un formato compatible (pdf/png/jpeg/jpg) no mayor a 2MB por archivo y hacer
clic en Finalizar.
Imagen 66: Anexos Vehículo
44
Guía de Usuario
6. Luego de diligenciar todos los datos y hacer clic en Finalizar, la aplicación mostrará el séptimo
y último paso del wizard (Registrar instructor), en la esquina superior derecha aparecerá el
respectivo mensaje de notificación indicando que se creó el vehículo exitosamente.
Imagen 67: Notificación "Se creó el vehículo exitosamente”
Imagen 68: Wizard Registrar instructor
11. CREACIÓN DE INSTRUCTORES:

11.1 Registrar nuevo instructor:
1. Si la operación anterior de creación de vehículo ha sido exitosa, la aplicación nos llevará

automáticamente hasta la opción de agregar instructor y veremos que en los primeros seis pasos
del wizard ya aparecerá un visto bueno como señal de que han sido completados exitosamente.
Ruta manual: Administración -> Empleados -> Instructores -> Nuevo instructor.
45
Guía de Usuario
Imagen 69: Nuevo Instructor
2. La aplicación nos mostrará el formulario de creación de instructor, dividido en seis pestañas:

datos básicos, datos de conducción, datos de instrucción, biometrías, información adicional
y anexos. Luego de completar los datos solicitados en las seis pestañas se debe hacer clic en
‘Finalizar’ para completar el registro.
3. En la pestaña de ‘Datos básicos’:
- Tipo de documento: seleccionar el correcto del listado, entre cédula de ciudadanía/extranjería,

pasaporte extranjero y carné diplomático.
- Capturar frente / Capturar atrás: se utilizan para capturar la parte trasera y delantera del
documento de identidad (excepto pasaporte) mediante la utilización del periférico escáner. Se debe
hacer clic en dichos botones una vez se encuentre ejecutándose la aplicación Aulapp Desktop y
conectados/configurados los dispositivos periféricos (Escáner-Pad de Firmas-Cámara).
- Número de documento: introducir el número de documento del instructor.
- Fecha de nacimiento: introducir la fecha de nacimiento del instructor.
- Nombres y Apellidos: introducir nombres y apellidos del instructor. Ambos campos (Nombres y
Apellidos) tienen un límite de 20 caracteres cada uno.
- Correo electrónico / Confirmar correo electrónico: diligenciar el correo electrónico utilizado por
el instructor.
- Departamento y Ciudad de expedición: seleccionar la opción correcta en ambos listados.
46
Guía de Usuario
- Fecha de expedición: introducir la fecha de expedición del documento de identidad del instructor.
- Género y RH: diligenciar el género del instructor y su grupo sanguíneo.
Imagen 70: Pestaña “Datos Básicos Instructor” - Instructor
4. En la pestaña de ‘Datos de conducción’:
- Número de licencia de conducción: diligenciar el número de licencia de conducción del instructor.
- Adjunto con licencia de conducción: adjuntar archivo con licencia de conducción del instructor
(tamaño máximo 2MB, formatos pdf, png, jpeg y jpg).
- Categoría de licencia de conducción: seleccionar la categoría asignada en la licencia al

conductor y sus respectivas fechas de vencimiento.
NOTA: en caso de que conductor posea licencia de motocicleta pero no de automóviles (o viceversa)
solo llenar los campos de la sección que aplique y hacer clic en ‘Siguiente’ dejando la otra en blanco,
sin agregar información.
47
Guía de Usuario
Imagen 71: Pestaña “Datos de Conducción” - Instructor
5. En la pestaña de ‘Datos de instrucción’:
- Número de licencia de instructor: diligenciar el número de licencia de instrucción.
- Categoría según Licencia de Instructor: asignar las categorías reflejadas en la licencia de

instrucción.
- Fecha de vencimiento licencia de instructor: diligenciar la fecha de vencimiento reflejada en la

licencia de instrucción.
- Licencia de instrucción: adjuntar archivo con licencia de instrucción (tamaño máximo 2MB,
formatos pdf, png, jpeg y jpg).
48
Guía de Usuario
Imagen 72: Pestaña “Datos de Instrucción” - Instructor
6. En la pestaña de ‘Biometrías’:
- Capturar foto: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop instalado/ejecutándose
y la cámara configurada/instalada para tomar una foto al instructor.
- Capturar firma: hacer clic en dicho botón cuando cuente con AulappDesktop
instalado/ejecutándose y el pad de firmas configurado/instalado para capturar la firma del instructor.
Imagen 73: Pestaña “Biometrías” - Instructor
7. En la pestaña de ‘Información adicional’:
49
Guía de Usuario
- EPS: seleccionar un EPS del listado.
- Teléfono móvil: diligenciar el número telefónico móvil en máximo 10 caracteres.
- Teléfono de residencia: diligenciar el número telefónico local en máximo 8 caracteres.
- Dirección de residencia: ingresar dirección del instructor en máximo 30 caracteres.
- Nombre y teléfono del contacto de emergencia: máximo 40 caracteres en nombre y 10

caracteres en teléfono.
Imagen 74: Pestaña “Información Adicional” - Instructor
8. En la pestaña de ‘Anexos’:
- Certificado laboral: anexar en archivo adjunto certificado de competencia laboral (tamaño máximo
2MB, formatos pdf, png, jpeg y jpg).
- Título de bachiller: anexar en archivo adjunto título de bachiller (tamaño máximo 2MB, formatos
pdf, png, jpeg y jpg).
- Título de pregrado: campo opcional para adjuntar título de pregrado (tamaño máximo 2MB,
- Título de posgrado: campo opcional para anexar título de posgrado (tamaño máximo 2MB,
- Otro: campo opcional para anexar otro documento relevante (tamaño máximo 2MB, formatos pdf,
png, jpeg y jpg).
50
Guía de Usuario
Imagen 75: Pestaña “Anexos” - Instructor
9. Si la operación anterior ha sido exitosa, la aplicación regresará a la interfaz con el listado de

instructores, donde aparecerá un mensaje de notificación emergente indicando que Se creó el
instructor exitosamente, así como los pasos a seguir con la adecuación del CEA (registro
biométrico del instructor mediante la aplicación móvil Aulapp-Recepcionista).
Imagen 76: Notificación Se creó el instructor exitosamente
51
Guía de Usuario
12. REGISTRO BIOMÉTRICO DE INSTRUCTOR:
12.1 Enrolar instructor desde la aplicación móvil Aulapp-
Recepcionistas:
1. Se debe ingresar en la app móvil (módulo de recepcionista) y diligenciar las credenciales de
usuario (usuario y contraseña) del recepcionista asociado al centro en cuestión, posteriormente
pulsar el botón de Acceder.
Imagen 77: Login Ingreso App móvil recepcionistas
2. Luego aparecerá un menú principal con varias opciones, entre las cuales tenemos: un campo
para introducir el número de documento del instructor (requerido), ingreso y salida del examen
teórico, registrar biometría, validar identidad de aprendiz y cerrar sesión. Se debe diligenciar el
número de documento del instructor al cual se le hará el registro de biometría y pulsar la opción de
registrar biometría.
52
Guía de Usuario
3. Aparecerá una ventana emergente para confirmación de identidad solicitando la contraseña del
usuario recepcionista, luego de introducir la misma pulsaremos Verificar.

ciertos consejos a seguir para facilitar el proceso así como el tiempo límite de ejecución,
53
Guía de Usuario
54
Guía de Usuario
Imagen 82: Mensaje "Captura Exitosa" mano izquierda
6. Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una ventana
indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar Continuar.
7. El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra del
reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura exitosa.
55
Guía de Usuario

56
Guía de Usuario
57
Guía de Usuario
13. ADMINISTRACIÓN:
13.1 Crear clases:
1. Ingresaremos en la aplicación con el usuario Rol Administrador o Recepcionista colocando
nombre de usuario y contraseña en el recuadro de login para posteriormente hacer clic en Iniciar
sesión, si es el primer inicio la aplicación solicitará el respectivo cambio de contraseña:
Imagen 88: Login Acceso Aplicacion Web
2. Para acceder al módulo de clases debe seguir la siguiente ruta:
4. Haremos clic en el botón llamado Clases, ubicado en la sección de Escuela:
58
Guía de Usuario
Imagen 90: Botón Clases
5. La operación anterior nos llevará hasta el módulo de clases, desde donde podremos visualizar
el listado de las mismas y las opciones asociadas. Para continuar, se debe hacer clic en el botón de
Nueva clase.
Imagen 91: Botón Nueva Clase
6. A continuación se mostrará el formulario para creación de aula, dividido en dos pestañas: datos
básicos y temas.
7. Datos básicos: diligenciar los campos requeridos (código, tipo de clase, nombre y tipo de
contenido) para posteriormente hacer clic en el botón de Siguiente.
59
Guía de Usuario
Imagen 92: Pestaña Datos Básicos Clase
8. Posterior a ello, en la pestaña de temas, se deben diligenciar los campos asociados a la

información que contendrá dicha clase, en el sentido de contenido programático. La selección se
puede realizar desplegando en el título del tema (signo positivo +) y seleccionando cualquier punto
para que automáticamente pase a estar incluido en el recuadro derecho.
9. Para eliminar un punto de la clase simplemente basta con seleccionarlo nuevamente en el

recuadro izquierdo (haciendo clic sobre él) y será removido del contenido (recuadro derecho). Al
completar la selección deseada se debe hacer clic en Finalizar.
60
Guía de Usuario
Imagen 93: Pestaña Temas Clase
10. La aplicación regresará al listado de clases, desde donde se podrá visualizar un mensaje de
notificación indicando que se creó la clase exitosamente, de igual forma dicha clase aparecerá ya
en el listado y será posible ver su detalle o editarla.
Imagen 94: Notificación Se creó la clase exitosamente
61
Guía de Usuario
13.2 Crear banco de preguntas:
1. Para acceder al módulo Banco de preguntas debe seguir la siguiente ruta:
3. Haremos clic en el botón llamado Banco de preguntas, ubicado en la sección de Escuela:
Imagen 96: Botón Banco de preguntas
4. La operación anterior llevará al módulo de preguntas, donde aparece el listado, las opciones
asociadas y el botón para creación. Sin embargo, primero se debe hacer clic en el botón de Cantidad
de preguntas, desde donde es posible visualizar los requisitos para la creación del banco de
preguntas, así como también la cantidad de preguntas creadas hasta el momento por cada alcance
y dificultad. La dificultad por cada alcance está compuesta por baja, media y alta. Deben existir dos
preguntas por cada dificultad, haciendo un total de seis preguntas por alcance. Luego de visualizar
el número de preguntas, hacer clic en Aceptar.
62
Guía de Usuario
Imagen 97: Botón Cantidad de preguntas
Imagen 98: Cantidad de preguntas configuradas por alcance y dificultad
63
Guía de Usuario
5. Para iniciar la carga de preguntas, se debe hacer clic en el botón de Nueva pregunta de opción
múltiple.
Imagen 99: Botón Nueva pregunta de opción múltiple
6. Se desplegará el formulario para creación de nueva pregunta, dividido en cuatro pestañas:

enunciado, datos de la pregunta, posibles respuestas y respuesta correcta.
7. Enunciado: diligenciar el enunciado de la pregunta haciendo uso del recuadro de texto y pulsar
el botón de Siguiente para continuar.
64
Guía de Usuario
Imagen 100: Pestaña Enunciado Pregunta
8. Datos de la pregunta: diligenciar la dificultad y el alcance de la pregunta para posteriormente

hacer clic en Siguiente. Es importante destacar nuevamente que la operación de agregar pregunta
se debe repetir creando dos preguntas de cada dificultad por alcance.
Imagen 101: Pestaña Datos de la pregunta
65
Guía de Usuario
9. Posibles respuestas: diligenciar las respectivas posibles respuestas para la pregunta y
posteriormente hacer clic en el botón de Siguiente.
Imagen 102: Pestaña Posibles Respuestas
10. Respuesta correcta: asignar la respuesta correcta entre las opciones previamente agregadas
y luego hacer clic en el botón de Finalizar.
Imagen 103: Pestaña Respuesta Correcta
11. La aplicación regresará al listado de preguntas donde se visualizará la nueva pregunta creada
y un mensaje de notificación en la esquina superior derecha indicando que se creó la pregunta
exitosamente.
66
Guía de Usuario
Imagen 104: Notificación Se creó la pregunta exitosamente
12. Repetir el proceso anterior hasta que cada dificultad posea mínimo dos preguntas por cada
alcance.
Imagen 105: Cantidad de preguntas configuradas por alcance y dificultad
13.3 Activación de vehículo: NFC

1. Ingresar con el usuario que posea permisología en dicha App móvil, con credenciales (correo
electrónico + contraseña) y pulsar en Ingresar.
67
Guía de Usuario
Imagen 106: Login App NFC
2. A continuación se debe seleccionar el centro en el campo de CEA.
Imagen 107: Campo selección CEA
3. Luego se desplegará un campo para seleccionar el vehículo a registrar:
68
Guía de Usuario
Imagen 108: Campo Selección Vehículo
4. Se debe acercar la etiqueta al móvil para que sea reconocida por el mismo, apareciendo un
mensaje con el Id de la etiqueta, una indicación de si está permitido el modo de escritura en la
etiqueta y un botón de Escribir datos en etiqueta que pulsaremos para finalizar la operación. La
app móvil indicará que se ha registrado el vehículo exitosamente. Si se ingresa en la aplicación web
a la ruta Administración – Vehículos y ubica el recién registrado, podrá notar que ya el estado se
encuentra Activado (color verde) en el listado.
Imagen 109: Botón Escribir datos en etiqueta
69
Guía de Usuario
13.4 Ingreso App Aulas: usuario recepcionista
1. Ingresar en la App Aulas, mostrará una pantalla donde se debe y diligenciar el correo del usuario
recepcionista del centro en cuestión y su contraseña, posteriormente pulsar Acceder.
Imagen 110: Login Ingreso App móvil Aulas
2. Si es el primer ingreso, mostrará una ventana emergente indicando que se registró la

información del dispositivo móvil (Administración – Recursos - Dispositivos de autenticación
en la aplicación web), por lo cual ya será posible asociar dicho dispositivo a un aula específico.
Imagen 111: Mensaje Registro de la Información del Dispositivo Móvil
3. Desde la aplicación web, acceder a la ruta Administración – Recursos – Aulas.
70
Guía de Usuario
Imagen 112: Botón Aulas
4. El listado mostrará las aulas y pistas registradas, su nomenclatura, el dispositivo que posean
asociado, la capacidad, dirección y estado actual. Así como las opciones asociadas: detalle o editar.
Es posible aplicar filtros para realizar búsquedas, cambiar vista, agregar o quitar columnas y
especificar número de filas a mostrar por página. Acto seguido, seleccionar el aula deseada que no
posea aún dispositivo asociado, haciendo clic en Editar.
Imagen 113: listado de Dispositivos Registrados en el CEA
5. En la segunda pestaña del formulario (Datos adicionales), se debe seleccionar el dispositivo de

autenticación y posteriormente hacer clic en Finalizar.
71
Guía de Usuario
Imagen 114: Pestaña Datos Adicionales - Editar Aula
6. Se debe ingresar nuevamente en la App móvil, módulo aulas, con credenciales del usuario
recepcionista y aparecerá un recuadro para introducir el número de documento del
aprendiz/instructor. Posteriormente pulsar el botón de Verificar usuario.
Imagen 115: Menu App Aulas
7. Permitir el acceso a la App Aulas.
72
Guía de Usuario
Imagen 116: Solicitud uso Camara del Móvil App Aulas
8. Completar la respectiva captura de huellas digitales, colocando los dedos de la mano indicada
en la forma y lugar mostrado por la pantalla.
Imagen 117: Captura de Huellas App Aulas
9. Repetir los pasos #7 y #8 para la siguiente mano.
73
Guía de Usuario
Imagen 118Solicitud Acceso contenido multimedia del Móvil App Aulas
Imagen 119: Captura de Huellas App Aulas
10. Aparecerá un mensaje de notificación indicando que se realizó el registro de asistencia

exitosamente. Así como información relevante acerca de las reglas de asistencia al aula.
74
Guía de Usuario
Imagen 120: Notificación Registro de Asistencia exitosa
11. Posibles errores: es posible que al diligenciar ambas huellas aparezca un mensaje indicando
no se encontraron sesiones activas en esta aula. Para ese caso particular se debe verificar tanto
la hora como el día de la cita en el calendario. Recuerde que solo se permite el acceso a la sesión
15 minutos antes o después de la hora de inicio de dicha cita.
Imagen 121: Mensaje "no se encontraron sesiones activas en esta aula"
75
Guía de Usuario
Imagen 122: Verificación clases Calendario CEA
13.5 Editar horario del CEA:

1. Ingresar en la aplicación web con credenciales de usuario (nombre de usuario y contraseña) rol
Administrador.
2. Hacer clic en la pestaña de configuración ubicada en la barra lateral izquierda. Aparecerán dos
opciones: CEA y Certificaciones. Se debe hacer clic en la llamada CEA.
Imagen 124: Pestaña Configuración
76
Guía de Usuario
Imagen 125: Botón Configuración CEA
3. Acceder a la opción de editar horario del centro en cuestión.
Imagen 126: Opción Editar Horario
4. Seleccionar el día, asignar el horario de inicio/fin deseado en ambas jornadas y luego hacer clic
en Agregar horario para cada día que se modifique, al terminar hacer clic en Guardar horario y
luego en Finalizar para aplicar los cambios en el centro. Siguiendo el orden como se muestra en la
imagen.
77
Guía de Usuario
Imagen 127: Orden Modificación Horario
5. La aplicación regresará a la interfaz de configuración del CEA y aparecerá un mensaje de

notificación indicando que se modificó la información del CEA exitosamente.
Imagen 128: Notificación Se modificó la información del CEA exitosamente
78
Guía de Usuario
13.6 Configurar examen teórico:
1. Ingresar en la aplicación web con usuario rol Administrador y hacer clic en la opción llamada
Configuración, ubicada en la barra lateral izquierda.
2. Aparecerán dos opciones: CEA y Certificaciones. Se debe hacer clic en la llamada CEA.
3. En la parte derecha de la pantalla aparecerá un menú de opciones asociadas a la configuración

del centro, se debe hacer clic en Configurar examen teórico.
79
Guía de Usuario
Imagen 132: Opción Configurar examen teórico
4. La operación anterior mostrará una ventana emergente en donde se solicita el nuevo porcentaje
mínimo de aprobación. Luego de seleccionar el mismo hacer clic en Aceptar.
Imagen 133: Porcentaje Aprobación Examen Teórico
5. Se debe pulsar Aceptar en el próximo mensaje de notificación de actualización de porcentaje

exitosa mostrado.
80
Guía de Usuario
6. En caso de Imagen 134: Notificación Actualización Porcentaje examen teórico hacer clic en
cancelar, aparecerá el
respectivo mensaje
indicando que no se ha llevado a
cabo el proceso de actualización
del porcentaje.
Imagen 135: Notificación Cancelación Actualización Porcentaje examen teórico
13.7 Configurar examen práctico:


81
Guía de Usuario
2. Aparecerán dos opciones: CEA y

Certificaciones. Se debe hacer clic en la llamada
CEA.

del centro, se debe hacer clic en Configurar examen práctico.
Imagen 139: Opción Configurar examen Práctico
82
Guía de Usuario
4. La acción anterior mostrará el listado de ítems prácticos, en dicha interfaz se puede visualizar
el nombre, nivel y categorías de cada ítem, así como los porcentajes de nivel bajo, medio y
aprobación. También es posible aplicar filtros para realizar búsquedas, cambiar modo de vista,
mostrar/ocultar columnas, desplazarse entre las páginas e indicar cantidad de filas mostradas por
cada una. El botón de configuración llamado Configurar ítems se encuentra en la parte superior
izquierda. Se debe hacer clic en él.
Imagen 140: Botón "Configurar items" Examen Practico
83
Guía de Usuario
5. En la siguiente pantalla se configurarán los ítems prácticos. Se muestran (siendo posible también
su
modificación): el nombre del ítem, su nivel y categorías. Es posible asignar el porcentaje de nivel
medio y el de aprobación. Luego de realizar las modificaciones requeridas se debe hacer clic en el
botón de Guardar cambios.
6. Se mostrará un mensaje de notificación indicando que los ítems del examen práctico han sido
actualizados con éxito.
Imagen 142: Notificación ítems del examen práctico han sido actualizados con éxito
13.8 Configurar intentos de exámenes:

Imagen 141: Botón "Guardar Cambios" items Examen Practico
84
Guía de Usuario
2. Aparecerán dos opciones:

CEA y Certificaciones.
Se debe hacer clic en la llamada
CEA.
85
Guía de Usuario
del centro, se debe hacer clic en Configurar intentos exámenes.
Imagen 146: Opción Configurar Intentos exámenes
4. Aparecerá un módulo en donde se visualizará el tipo de examen (teórico o práctico), el número

de intentos y las acciones asociadas (configurar número de intentos), también es posible aplicar
filtros para búsquedas, cambiar modo de vista y agregar/quitar columnas. Se debe hacer clic en
configurar número de intentos en el tipo de examen que se desea modificar, asignar la cantidad
requerida para posteriormente hacer clic en Aceptar.
Imagen 147: Configuración número de Intentos examen teórico y practico
86
Guía de Usuario
Imagen 148: Configuración cantidad permitida de intentos examen teórico y practico
5. Se mostrará un mensaje de notificación indicando que el número de intentos del examen

teórico/práctico ha sido actualizado.
Imagen 149: Notificación número de intentos del examen teórico/práctico ha sido actualizado
87
Guía de Usuario
13.9 Crear aprendiz:
1. Ingresar en la aplicación web con usuario rol Administrador o Recepcionista y hacer clic en la
pestaña llamada Aprendices, ubicada en la barra lateral izquierda.
Imagen 151: Pestaña Aprendices
2. Se mostrará la interfaz de aprendices, donde se puede visualizar un listado con cada uno de los
aprendices registrados, los campos visibles son: documento, nombre, teléfono, correo
electrónico, sede, estado de activación, inscripción y acciones asociadas (detalle y editar).
También es posible aplicar filtros para realizar búsquedas, cambiar modo de vista, mostrar/ocultar
columnas, cambiar de páginas e indicar cantidad de filas mostradas por cada una. En la esquina
superior izquierda se encontrará un botón llamado Nuevo aprendiz, al cual haremos clic.
Imagen 152: Listado de aprendices - Botón Nuevo Aprendiz
88
Guía de Usuario
3. La acción anterior desplegará el formulario para la creación de aprendiz, dividido en cuatro
pestañas: datos básicos, documento de identidad, biometrías e información adicional.
4. Datos básicos: diligenciar la información solicitada (tipo y número de documento, correo

electrónico y seleccionar el curso) para posteriormente hacer clic en Siguiente.
Imagen 153: Pestaña "Datos Basicos" Aprendiz
5. Documento de identidad: diligenciar los campos requeridos (parte frontal y trasera de

documento de identidad, haciendo clic en capturar frente y capturar atrás, teniendo el escáner
conectado y AulappDesktop ejecutándose, fecha de nacimiento, nombre completo, fecha de
expedición del documento de identidad, género y grupo sanguíneo) para posteriormente hacer
clic en Siguiente.
89
Guía de Usuario
Imagen 154: Pestaña "Documento de Identidad" Aprendiz
6. Biometrías: hacer clic en los botones de Capturar foto con la cámara habilitada para realizar la
captura de la foto de identificación del usuario aprendiz y Capturar firma con el dispositivo de firmas
conectado al equipo, posteriormente hacer clic en Siguiente.
Imagen 155: Pestaña "Biometrias" Aprendiz
90
Guía de Usuario
7. Información adicional: diligenciar los campos solicitados (nombre del EPS, teléfono móvil y de
residencia, dirección de residencia, datos de contacto de emergencia, ID del CEA, número PIN, del
cual se debe validar disponibilidad contra Paynet en la misma pantalla y el registro digitalizado de la
solicitud en archivo con extensiones reconocidas como pdf/png/jpeg y jpg no mayor a 2MB).
8. Posteriormente hacer clic en el interruptor que indica Acepta que ha leído y comprendido los
términos y condiciones, teniendo en cuenta que el archivo se encuentra justo al lado, disponible
para su visualización haciendo clic en Descargar. Al completar esta operación se debe hacer clic en
Finalizar.
Imagen 156: Pestaña "Información Adicional" Aprendiz
9. La aplicación regresará a la interfaz con el listado de aprendices, en donde se podrá visualizar

al aprendiz recién creado y nos mostrará un mensaje de notificación indicando que se creó el
aprendiz exitosamente. Para continuar con el proceso de enrolamiento, por favor realizar el
registro biométrico en Aulapp-Recepcionista para activar el usuario en el sistema.
91
Guía de Usuario
Imagen 157: Notificación correcta creación del aprendiz
10. Ingresar en la app móvil – módulo Recepcionistas con un usuario rol recepcionista del mismo
centro.
Imagen 158: Login Ingreso App móvil recepcionistas
11. Introducir el documento de identidad del aprendiz al que se le desea realizar el registro
biométrico y pulsar Registrar biometría. Aparecerá una ventana de verificación solicitando la
contraseña del usuario recepcionista, luego de introducirla pulsar el botón de Verificar.
92
Guía de Usuario
93
Guía de Usuario
ciertos consejos a seguir para facilitar el proceso así como el tiempo límite de ejecución,
94
Guía de Usuario
14. Al completar la segunda ejecución, siguiendo los pasos del punto anterior, aparecerá una
ventana indicando que la captura ha sido completada y sus huellas verificadas, se debe pulsar
Continuar.
15. El siguiente paso es iniciar la captura de la mano derecha, por lo cual seguiremos la muestra
del reflejo de la cámara y mantendremos la mano en dicha posición hasta que indique Captura
exitosa.
95
Guía de Usuario
96
Guía de Usuario
97

AULAPP GuiaUsuario v1 0

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

AULAPP GuiaUsuario v1 0

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Guía de Usuario

Imagen 1: Login Acceso Aplicación Web ............................................................................................ 9

1.1 Acerca de AULAPP

Así como también la automatización de exámenes, gestión de calificaciones,

Imagen 1: Login Acceso Aplicación Web

IMPORTANTE: al momento de ingresar sus credenciales se deben respetar las mayúsculas

Imagen 3: Listado de Centros

Imagen 4: Listado de Centros

Imagen 5: Mensaje Cambio de centro

3.2 Opciones disponibles:

- Nueva cita: acceso directo utilizado para agendar citas.

- Calendario: muestra la información según los días reflejados.

Imagen 6: Opciones del Dashboard

Imagen 7: Wizard Editar Centro

Imagen 8: Sección Configuración

Imagen 9: Editar Información

3. En la pestaña de ‘Datos del centro’:

Imagen 10: Pestaña Datos del Centro - 1

Imagen 11: Pestaña Datos del Centro - 2

Imagen 12: Pestaña Información Adicional

Imagen 13: Mensaje “se editó el centro correctamente”

5. EDITAR REPRESENTANTE LEGAL:

Imagen 14: Ruta Administración -> Empleados

Imagen 15: Botón Representantes Legales

- Listado: se muestra información de los representantes (número de documento, nombre y correo

- Acciones asociadas: es posible editar el representante legal mediante el botón de ‘Editar’.

Imagen 16: Interfaz Representantes Legales

4. Nos mostrará el formulario de edición de representante, dividido en cuatro pestañas: datos

5. En la pestaña de ‘Datos Básicos’:

 Tipo de documento: seleccionado del listado entre cédula de ciudadanía/extranjería,

Imagen 17: Pestaña “Datos Básicos” – Representante Legal

6. En la pestaña ‘Documento de Identidad’:

 Tipo de documento: este campo se autocompleta de acuerdo a lo diligenciado/existente en

Imagen 18: Pestaña “Documento de Identidad” – Representante Legal

Imagen 19: Pestaña “Biometrías” – Representante Legal

8. En la pestaña ‘Información adicional’:

 EPS: seleccionar el EPS del representante legal, entre el listado disponible.

Imagen 20: Pestaña “Información Adicional” – Representante Legal

6. CREACIÓN DE USUARIO ADMINISTRADOR:

3. Ingresar en la pestaña de administración, ubicada en la barra lateral izquierda.

Imagen 22: Pestaña Administración

Imagen 23: Botón “Empleados”

5. Ahora se debe hacer clic en el botón llamado administradores.

Imagen 24: Botón “Administradores”

Imagen 25: Botón Nuevo Administrador

Imagen 26: Pestaña “Datos Básicos” - Administrador

Imagen 27: Mensaje "Se creó el administrador correctamente”

Imagen 28: Wizard Agregar Recepcionista

7. CREACIÓN DE USUARIO RECEPCIONISTA:

Imagen 29: Botón “Nuevo recepcionista”

Imagen 30: Pestaña “Datos Básicos” - Recepcionista

Imagen 31: Pestaña “Información de Cuenta” - Recepcionista

Imagen 32: Wizard Agregar Aula

Imagen 33: Login App móvil Recepcionistas

Imagen 34: Menú principal App móvil Recepcionista

Imagen 35: Solicitud Confirmación Identidad Recepcionista

Imagen 36: Solicitud permiso acceso contenido multimedia

5. La acción anterior desplegará la pantalla principal de captura de huellas digitales, indicando

Imagen 37: Consejos Captura Huellas

Imagen 38: Proceso de Captura mano izquierda

Imagen 39: Mensaje "Captura Exitosa" mano izquierda

Imagen 40: Mensaje "Captura completa" mano izquierda

Imagen 41: Proceso de Captura mano derecha

9. Pulsaremos el botón de Verificar para iniciar la respectiva segunda ejecución: