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INTRODUCCIÓN*A* LOS*SISTEMAS*DE* INFORMACIÓN*Y* COMUNICACIONES* Módulo*1* * ****** * Autor* Beatriz Lorena Rodríguez Montenegro* Módulo1*
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LOS*SISTEMAS*DE*
INFORMACIÓN*Y*
COMUNICACIONES*
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Autor*
Beatriz Lorena Rodríguez Montenegro*
Módulo1*

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

Módulo1

MODULO 1. INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACIONES

Hoy en día las empresas consideran el beneficio principal de la logística el integrar funciones interdependientes en un proceso coordinado y controlado. Para que esto se de se requiere de un dominio de flujos de producto y de información. Los flujos de información en el proceso de la logística trascienden más allá de las fronteras. Requieren mayor flexibilidad, más sensibilidad, menos tiempo de espera, menos existencias, menos costos, más valor agregado, entregas puntuales, todo lo anterior depende de que tan bien este el flujo de información al interior de las empresas, podríamos resumirlo en una frase:

“Obtener cosas moviéndose cada vez más rápido”

La información es un prerrequisito para la toma de decisiones. Una buena información permite la toma de decisiones correctas.

Según los apuntes de RODRIGUEZ, BEATRIZ en el MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de Logística 2009-2010, Montevideo Uruguay. Campus Virtual, l, Gestión Superior para la logística Integral, Unidad 5. Información para la logística (flujos de información y diseños del sistema),

Los Sistemas de información de logística son: “Un sistema de interacción de sistemas, equipos y procedimientos, que hacen que la información pertinente esté disponible para la planificación, el análisis, la implementación y el control”

El módulo de introducción a las TICS busca que el participante adquiera el conocimiento de la conceptualización básica sobre sistemas tecnológicos y comunicaciones, siendo este fundamental para ajustarse al ritmo del mercado y las organizaciones que van a la par con la evolución tecnológica.

Es importante adaptar a nuestras vidas este tipo de tecnologías e identificar los beneficios que como personas integrales podemos aportar a las instituciones a través de estas herramientas indispensables para el desarrollo de estas.

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INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS
DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES
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Conceptos básicos

TECNOLOGÍA: Es un conjunto de conceptos, procesos y técnicas, que sirven para el diseño y construcción de herramientas que facilitan la vida de las personas.

INFORMACION: Las personas necesitan basarse en la información para realizar cualquier tipo de actividad, gracias a los procesos cognitivos, se puede captar, analizar y establecer acciones, tomando como base la recepción de la información para la toma adecuada de decisiones y desarrollo de acciones pertinentes

COMUNICACIÓN: El hombre es un ser social y comunicativo. Necesita de la humanidad para vivir y establecerse como ser histórico en la sociedad, de ahí parte la necesidad de comunicación y expresar a su entorno sus pensamientos y necesidades.

TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN: Las TIC (tecnologías de la información y la comunicación) se basan principalmente en un acumulado de actividades como técnicas y mecanismos para almacenamientos, producción y transferencia de información.

LECTURA DE APOYO: LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION EN DESARROLLO DE LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA – Leopoldo Rojas Moguel.

http://www.microfinanzas.org/uploads/media/1068.pdf

Beneficios de la tecnología de la información y comunicación

La aplicación de las TICS es una actividad primordial para las empresas, con el fin de

fortalecer la capacidad empresarial servicios.

y

de posicionar en el mercado sus productos y

Como beneficios del uso de las TICS en las empresas podemos encontrar:

Desarrollo de centros de información dirigidos a cada sector.

Tener presencia global

Desarrollo de diversos servicios de información dirigidos al fortalecimiento de

la Compañía Aumento de la competitividad

Facilidad para posicionamiento global de los productos de la empresa

Formación de cadenas productivas cuyo eje central sea la comunicación y el

control a través de la tecnología Cadenas de distribución y entrega más cortas

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Aceleración e impulso de la globalización

Reducción notable de costos

Generación de nuevas oportunidades de negocios

Reducción de tiempos de producción y control

Toma de decisiones pertinentes en tiempo real

Almacenamiento de grandes cantidades de información

Automatización de tareas

En logística los sistemas de información desempeñan números cometidos:

Implantar/ iniciar otras actividades: ( por ejemplo: proceso de pedidos)

Planificar el proceso ( por ejemplo: previsión de demanda, planificación de

instalaciones) Controlar el rendimiento ( por ejemplo: informes respecto a estándares)

Estos cometidos pueden ser internos o externos; por consiguiente, otro cometido de información en la logística es:

Coordinar y enlazar funciones internas Coordinar y enlazar funciones internas a proveedores externos, contratistas y clientes.

Subsistemas de Información

Podemos dividir el Sistema de Información Logística en dos subsistemas con dos grandes bucles: Proveedores y Clientes, como se muestra en la figura:

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Módulo1 • Aceleración e impulso de la globalización

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual- Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística

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SUBSISTEMA 1 (Bucles proveedores): el bucle de proveedores se iniciará con las previsiones de demandas de clientes. Este bucle está relacionado con la adquisición de materias primas, en el momento correcto, para el lugar correcto y a los mejores costos.

Esto implicará información sobre los niveles de stock de materias primas mantenidos en un fichero de inventario de materiales. Los detalles de los proveedores se mantendrán en un fichero de proveedores. Un fichero de órdenes de compra contendrá detalles de las órdenes de compra emitidas. A partir de la información contenida en estos ficheros, se tomarán decisiones sobre compras para cubrir los requerimientos de materiales. Esto generará una orden de compra y actualizará los registros sobre el rendimiento del proveedor. Los detalles de la transacción se transferirán luego a los sistemas financieros de la empresa. A la entrega, se aceptaran las mercancías y el fichero de existencias de materiales se actualizará con el incremento en la cantidad de stock. (Ver representación gráfica en la figura)

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Módulo1 SUBSISTEMA 1 (Bucles proveedores): el bucle de

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual- Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística

SUBSISTEMA 2 (Bucle de los clientes): aquí se inicia con un pedido del cliente. Se emite información sobre los productos en un fichero de productos y su stock en un fichero de existencias. Los detalles de los clientes activos se mantienen en el fichero de clientes. A la recepción de un pedido, se comprobarán los detalles del pedido con respeto a estos tres ficheros para su proceso, el fichero de productos será validado para establecer los productos válidos, se comprobarían los niveles de stock en el fichero de existencias y se confirmaría la solvencia en el fichero de clientes.

Una vez se acepta el pedido se inician una gama completa de actividades. Se pueden generar automáticamente las necesidades de reaprovisionamiento. Se proporcionarán instrucciones para la recogida, la entrega y las facturas de pedido.

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La agregación de esta información en un SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRAL en base de tiempo o de emplazamiento permitirá realizar informes de rendimiento y tener datos para la previsión. (Vea la representación gráfica en la figura)

INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES Módulo1 La agregación de esta información en un

Figura tomada de los apuntes de MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual- Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística

BUCLES INTEGRADOS: en aquellos casos en que los dos bucles estén enlazados por un sistema informático común, se creará un SISTEMA INFORMATICO INTEGRADO.

Un sistema informático integrado es un sistema que contiene muchos programas informáticos diferentes, que están diseñados para operar de forma armoniosa entre ellos, frecuentemente compartiendo ficheros de datos comunes. Dentro del entorno de la logística, los datos se utilizan para muchas aplicaciones diferentes y la integración es esencial si han de optimizarse los costos y los servicios.

Supongamos un sistema de información integrado, donde una vez se haya introducido un pedido en el sistema ese detalle debe estar disponible para TODOS los procesos posteriores, (administración de inventarios, almacenamiento de mercancías, manipulación, distribución). Además todos los detalles deben estar disponibles con fines de consulta inmediata en cualquier etapa y en cualquier momento y presentarse de una manera apropiada para el tipo de consulta que se realiza.

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Usos generales de las tecnologías de la información

USOS DOMESTICOS: Podemos hablar de fácil acceso a todo tipo de información y comunicación, a través de la televisión, el internet y la telefonía, cualquier tema en cualquier formato textual, icónico y auditivo.

USOS EDUCATIVOS: Instrumento cognitivo que potencializa capacidades mentales, permitiendo el desarrollo de nuevas formas de pensar y educación dinámica.

USOS EMPRESARIALES: Para procesamiento de datos, canales de comunicación para difusión de información, almacenamiento de información, interactividad con programas de gestión, control y optimización de procesos de producción.

Antes de pasar a ver las TICS Aplicadas a la logística es necesario entender que así como la información necesita ser amplia y variada, también lo serán las áreas donde se aplican los Sistemas de Información de Logística, veamos cada una de las áreas en logística y que información se necesita para poder llegar a ser suficiente para integrar los sistema de información logísticos:

COMPRAS Y TICS (IT): Flujos de información rápidos y exactos son esenciales para la eficiencia en las compras. Con stock reducido en todos los puntos de la cadena de suministro, la interrelación con otras funciones es fundamental para asegurar que las estrategias de existencias mínimas sean satisfactorias. El acceso a la información, tanto a nivel de proveedores como a nivel interno, se realiza por medios electrónicos en gran parte del entorno actual. Por lo tanto, resulta esencial un grado de conocimientos informáticos entre el personal.

Las compras tienen una relación especialmente estrecha con la previsión, planificación de calendarios de producción, gestión de existencias y control de costos y de calidad. La coordinación mediante la transmisión de información dentro de un sistema integrado, permite que se realicen comprobaciones lógicas respeto a la exactitud.

Quizás el desarrollo más importante para las compras haya sido el intercambio electrónico de datos (EDI), que estudiaremos en el próximo módulo. La capacidad de transmitir órdenes de compra y facturas, por medios electrónicos, ha proporcionado grandes ventajas tanto en costos como en exactitud. El desarrollo de estrategias de MRP, MRP (II) Y JIT, en las que la compra desempeña un importante papel en asegurar que la realización de pedidos y flujo de materiales cumplan los requisitos del plan, significa que las compras y la tecnología de la información sigan siendo funciones centrales.

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PRODUCCIÓN Y TICS: La tecnología de la información tiene una amplia gama de aplicaciones en diversas actividades de planificación de la producción, estructurando, ensamblando, clasificando y dirigiendo la información. Según los apuntes de RODRIGUEZ, BEATRIZ del MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, del Instituto Tecnológico de Logística Montevideo-Uruguay. Campus Virtual- Gestión Superior de la Logística. Unidad 5. Información para la logística Las siguientes aplicaciones resaltan estas áreas.

Planificación de la producción: La planificación de la producción utiliza la previsión a partir de la planificación de productos y ventas para poder planificar los ritmos de producción globales. El plan de producción establece objetivos de niveles de servicio al cliente, niveles de existencias, los ritmos de producción, la magnitud de los equipos de trabajo y los planes para horas extraordinarias y subcontratación. El plan debe contar con la información suficiente para ubicarse dentro de las limitaciones de las capacidades. Algunas organizaciones reajustan el plan gradualmente hasta llegar a un puento en que sea más bien un calendario de producción maestro que un plan de producción. Gestión de la demanda: La función de gestión de la demanda consiste en determinar la demanda global. Esta determinación refleja previsiones e incluye los pedidos de los clientes, pedidos de almacén, entre fábricas, promociones especiales, requerimientos de stock de seguridad, piezas de repuesto y la elaboración de un inventario para posteriores períodos de demanda de alto volumen. Las salidas de la gestión de la demanda son una suma de demandas por período de tiempo, agrupadas por familia de productos Programas de producción maestra ( MPS): El MPS es un plan en fases para artículos y la cantidad de cada uno que la organización pretende establecer. Se trata de un compromiso para cumplir los requisitos de marketing y utilizar la capacidad de producción. Los departamentos de compras, producción , marketing y alta dirección deben aprobar el MPS. El MPS cubre todo dese el momento actual a 1 a 18 meses o más en el futuro. Se utiliza como un dispositivo de planificación a coarto y medio plazo. El MPS debe ser coherente con el plan de producción. Impulsa el sistema de planificación a corto plazo proporcionando la entrada a la planificación de necesidades de materiales. Planificación de necesidades de materiales ( MRP): La planificación MRP en fases comienza con los artículos enumerados en el MPS y determina: La cantidad de todos los componentes y materiales necesarios para obtener dichos artículos Y La fecha en que se necesitan los componentes y materiales. La planificación MRP se realiza con el desglose de la lista de materiales y

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compensando los requerimientos de proveedores con los tiempos de espera apropiados. Planificación de requerimientos de capacidades ( CRP): Los requerimientos en fase obtenidos de MRP se utilizan en conjunción con otros datos para determinar la capacidad necesaria para fabricar los artículos especificados en el MRP. Estos requerimientos de capacidades se comparan con la capacidad disponible. Se toma una acción correctora si fuera necesario. Las acciones correctoras incluyen la adición de horas extraordinarias, encaminamiento de la producción y subcontratación de algunos trabajos.

Cuando la capacidad disponible es insuficiente a pesar del a acción correctora, el planificador principal revisa las prioridades, y trabajando en colaboración con los departamentos de marketing y producción, toma las decisiones necesarias para revisar la programación. Las revisiones del MPS exigirán que se vuelva a ejecutar el MRP y su salida se utiliza para verificar que los requerimientos de capacidades están ahora dentro de las limitaciones.

ALMACENAMIENTO Y TICS: Una de las aplicaciones más complejas de los sistemas informáticos a nivel operativo está en el control de los almacenes. Dichos sistemas integran el proceso de pedidos, el control de existencias y la localización del stock para controlar y programar todas las operaciones dentro del almacén.

La función de recepción puede programarse para incluir la inspección de calidad y cantidad. Los códigos de barras se suelen aplicar a la unidad de almacenamiento y se utilizan para el seguimiento del producto a través de todo el sistema. Los códigos de barras permiten que se asigne el producto por ordenador, con la localización del stock en el que están situados. En el módulo dos veremos el uso de esta TIC. El desarrollo de los Sistemas automáticos de almacenamiento y recuperación solo ha sido factible gracias al desarrollo en la tecnología de Información.

TRANSPORTE Y TICS: Existen aplicaciones para la planificación y la gestión de flotas de transporte. Estarán basadas en los vehículos. Los sistemas de tecnología de información cubren la programación de mantenimiento, los controles de piezas, la administración, costos, el análisis por tacógrafos y la programación de rutas.

INVENTARIO Y TICS: Los sistemas de control de existencias ayudan si existe una gestión de stock eficiente incluyendo:

• • • Registros de emisiones, recepciones, compras, asignaciones Registros de rendimiento, tiempos de espera, precios
Registros de emisiones, recepciones, compras, asignaciones
Registros de rendimiento, tiempos de espera, precios
Niveles de reaprovisionamiento y sus cantidades
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Informes de niveles de existencias, restos de pedidos, nivel de servicio

Interrelaciones con el procesos de pedidos y las actividades de ventas

Informes de excepciones sobre stock cero, stock altos

MARKETING Y TICS: Los sistemas de proceso de pedidos permiten:

Métodos de entrada variados, por ejemplo: venta por teléfono, fax, terminales portátiles, EDI. Respuesta inmediata a la asignación de stock Fecha de entrega programada Generación de listas de recogida Interrelaciones con los departamentos de ventas y facturación Informes de niveles de ventas, retrasos de pedidos y niveles de servicio Administración de las relaciones con los clientes. CRM.

Como podemos ver en el módulo la información trae una serie de ventajas que beneficia a muchas áreas de la compañía veamos en resumen cuales son estas ventajas:

Acceso rápido a la información: por ejemplo: entrada de pedidos centralizada Conformidad con las peticiones de proveedores/ clientes Ahorro de costos, por ejemplo: niveles de personal Ventajas competitivas: por ejemplo proceso automático de pedios Exactitud ( reducción de errores)

Las decisiones para introducir cambios suelen exigir que se tomen de manera estratégica. La tecnología de la información no es simplemente otra tecnología. La tecnología de la información afecta a la manera en que las empresas dirigen sus negocios.

La tecnología de la información prestará ayuda en las siguientes áreas:

Sistemas de proceso de pedidos

Sistemas de información

Sistemas inteligentes de información

Sistema de toma de decisiones

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Por supuesto, estas áreas se solapan y numerosas empresas quieren o están buscando mejoras para las tres primeras áreas. La última área de soporte a la toma de decisiones puede clasificarse en dos tipos de métodos de creación de modelos:

  • 1. Optimización: la programación líneas es un ejemplo y trata de encontrar la mejor manera de optimizar.

  • 2. Simulación: esto implica una representación informatizada de un sistema y la manipulación de variables claves para probar estrategias y operaciones alternativas.

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BIBLIOGRAFÍA BÁSICA

  • 1. PRESENCIA JOSÉ, “Tecnologías de la información “, Cuadernos de logística, Editorial Logis. Book, Instituto de logística, transporte y comercio Internacional, Iberoamérica.

  • 2. RODRÍGUEZ MONTENEGRO, Beatriz Lorena. Notas de clase de la MBA Internacional en Gestión Logística Integral y SCM, Instituto Tecnológico de Logística 2009-2010, Montevideo Uruguay. Campus Virtual, Gestión de la Información y TIC`S, y Campus Virtual, Gestión Superior para la logística Integral, Unidad 5. Información para la logística ( flujos de información y diseños del sistema)

BIBLIOGRAFÍA COMPLEMENTARIA

  • 1. PETRISSANS, RICARDO, Adaptación a “El salto desde la Gestión de Información a la Gestión del Conocimiento” . JAVIER MARTINIEZ MÉNDEZ, FRANCISCO, . Grupo de Tecnologías de la Información, Departamento de Información y Documentación. Universidad de Murcia.

  • 2. SAAVEDRA FERNÁNDEZ, OSCAR . La producción de conocimiento y las tecnologías de información: Valores, conceptos y herramientas. EBSCO Information Services.

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