DOKMEE DMS Enterprise 6.

2 | Administración y Funciones Básicas

Página de Inicio: Acceso, Navegación y Opciones

 Dokmee DMS es una aplicación que se instala en una computadora o servidor con un Sistema Operativo
Windows. Para que esta computadora o servidor pueda compartir los documentos almacenados en
Dokmee DMS, es necesario que esta sea configurada para compartir contenido con el internet o una red
interna.
 Durante la instalación de Dokmee DMS, en una computadora o servidor (local o virtual), el administrador
designara una dirección única en el internet o red interna donde usuarios autorizados podrán ingresar
remotamente al sistema por medio de una página de internet. De igual manera es posible configurar
Dokmee DMS para que usuarios de iPhone y Android también tengan acceso por medio de una
Aplicación.
 Cada sesión en Dokmee DMS comienza en la página de inicio; la cual brinda acceso a los principales
módulos del sistema. Los módulos en la página de inicio no son los únicos módulos de Dokmee DMS.
Dentro del módulo primario “Explorar Archivos” hay opciones de acceso a varios módulos secundarios.
 Cabe observar que las portadas de los módulos “Explorador de Archivos”, “Subir Archivos”, “Bandeja de
Entrada de Flujo de Trabajo” y “Escaneo” también denotan el nombre del Gabinete actualmente
seleccionado. Esto es un recordatorio de que solo documentos en el Gabinete listado serán afectados por
dichos módulos.
 En cambio, los módulos “Búsqueda”, “Administrar” y “Abrir Gabinete” no denotan un Gabinete en
particular porque sus funciones no están limitadas a un solo Gabinete. Por ejemplo, cambios efectuados
en el módulo “Administrar” tendrán un efecto sobre todo el sistema y por ende, en todos los Gabinetes.
 Para entrar a cada módulo principal basta pulsar una sola vez en cada rectángulo. Ya dentro de cada
módulo, solo hay que pulsar en el icono “Inicio” en la esquina superior izquierda para regresar a la página
de inicio.
 Aparte de acceso a los principales módulos, la página de inicio también facilita otras funciones. La barra
azul en la parte superior, lista el nombre del usuario actual. También ahí se encuentran opciones para
seleccionar el idioma, leer el manual de uso y desconectarse del sistema.

Carpetas o Folders: Buscar y Administrar

 La organización y administración de documentos y folders en Dokmee DMS asemeja – intencionalmente --

Windows Explorer. Por ejemplo, a la mano derecha del módulo ‘’Explorador de Archivos’’ hay una
representación visual de la jerarquía entre carpetas y subcarpetas. También, al igual que Windows
Explores, este módulo tiene áreas para visualizar el contenido de un folder seleccionado.
 A diferencia de Windows Explorer, el módulo “Explorador de Archivos” presenta una barra gris con
herramientas para modificar carpetas y documentos. Algunas de estas funciones, para ser utilizadas,
requieren que el folder este abierto; otras requieren que el folder solo esté seleccionado.
 Para crear una nueva carpeta, hay que seleccionar donde va a estar localizada y pulsar el icono “nueva
carpeta”; el cual nos dará la opción de nombrarla.
 Para Eliminar una o más carpetas, basta con seleccionarlas y pulsar el icono Eliminar. Otras funciones
como Cambiar Nombre, Descargar, Cargar y Cortar también requieren una lógica muy simple para ser
utilizadas.
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Documentos: Buscar, Explorar, Modificar y Versionamiento

 Empezando desde la página de inicio, el módulo “Explorador de Archivos” – visualmente representado en

la esquina superior-derecha por un mosaico azul marino – da acceso al sistema de carpetas, subcarpetas y
documentos.
 Al igual que en Windows Explorer, el Explorador de Archivos permite localizar documentos por medio de
funciones de búsqueda o simplemente navegando de folder a folder.
 Ya dentro de este módulo, en el área superior-central se encuentra el campo de búsqueda rápida. El
sistema utiliza datos (nombres y palabras) ingresados en este campo para hacer una búsqueda en todos
los campos de indexación y OCR dentro del gabinete seleccionado. Para iniciar una búsqueda más
específica y no limitada a un solo gabinete, hay que utilizar el módulo primario “Búsqueda”.
 Documentos que cumplen con los parámetros de la Búsqueda Rápida serán presentados dentro del
módulo “Explorador de Archivos”, en al área donde regularmente se muestra la jerarquía de folders
 Al igual que en Windows, para abrir un documento, hay que pulsar una vez el icono que identifica el
formato (PDF, Word, Excel, PNG, PowerPoint). Mientras un solo clic activara una ventana de visualización
rápida donde no se pueden editar el documento o sus metadatos, un doble clic del mismo icono abrirá,
una nueva pestana en Chrome, Firefox, Safari o Explorer la cual presentara el documento, sus metadatos
y herramientas para editar a ambos.
 Para viajar de la ventana de visualización rápida a la nueva pestana en el Chrome, Firefox, Safari o
Explorer donde se pueden editar los metadatos, solo hay que pulsar el botón “Abrir” en el área superior-
derecha de la ventana.
 Modificaciones a la imagen y los metadatos del documento solo puede ocurrir dentro de la pestaña en
Chrome, Firefox, Safari o Explorer la cual presenta el documento con su meta data. Esta pestaña también
cuenta con herramientas para borrar, reordenar, combinar y añadir páginas.

Documentos: Subir y Enviar

 Hay seis formas de subir documentos Dokmee DMS: dos de estas se administran desde la página de inicio,
dos desde el módulo Explorador de Archivos, y las otras dos son procesos automatizados.
 Las dos formas que se administran desde la página de inicio son: Subir Archivos y Escaneo. Subir archivos,
representada visualmente por un rectángulo verde, te da la opción de subir múltiples documentos ya
digitalizados y de casi cualquier formato a cualquier folder dentro del sistema. Carpetas no pueden ser
subidas, solo documentos.
 La segunda opción administrada desde la Página de Inicio es Escaneo. Esta es la opción que utiliza un
escáner para convertir documentos físicos fuera del sistema a documentos digitales dentro del sistema.
Esta opción permite agregar valores de indexación al documento que se sube. Solo un documento puede
ser procesado a la vez.
 Las dos opciones para subir documentos que son administradas desde el Explorador de Archivos son Clic-
Arrastre y Subir. En el caso de Clic-Arrastre, como el nombre lo explica, el usuario tiene la habilidad de
seleccionar múltiples documentos fuera del sistema y arrastrarlos al folder (el cual debe ya estar abierto)
donde residirán en el sistema.
 La segunda opción administrada desde la Página de Inicio es Cargar. Esta es la opción que aparece cuando
se abre un folder. Esta opción permite seleccionar múltiples documentos ya digitalizados y agregarlos a
Dokmee DMS. Carpetas no pueden ser subidas, solo documentos.
 Las dos opciones para subir documentos que son administradas fuera del portal web son Scripts de
Exportación y Folder Monitoreado. Los Scripts de Exportación son administrados por sistemas de
digitalización, tales como Dokmee Capture o Kofax. El sistema DMS está diseñado para aceptar estas
exportaciones automatizadas.
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 La segunda opción administrada fuera del portal web, Folder Monitoreado, consiste en la configuración
dentro de Dokmee DMS para que este monitoree un folder afuera del sistema. Documentos que caen en
ese folder externo son enviados a un folder dentro del sistema DMS.