Information zur Lokalisierung fur

Polen
Viele polnische Niederlassungen von ausländischen Konzernen verwenden SAP-
Unternehmenslösungen, bei denen die für Polen typischen Rechtsvorschriften nicht berücksichtigt
worden sind. Es lohnt sich zu wissen, welche Gefahren damit verbunden sind und wie diese
verhindert werden können.

Die polnische Version bedarf einer Konfiguration

SAP ist ein mehrsprachiges System und die polnische Version ist als Standardversion bereits seit
vielen Jahren verfügbar. Dies bedeutet, dass jede Firma weltweit das SAP-System auch in der
polnischen Version verwenden kann. Dabei geht es jedoch nicht nur um die Sprache, sondern
vielmehr um die Anpassung der Prozesse an die für Polen typischen rechtlichen Regelungen.
Ausgewählte SAP-Funktionalitäten müssen gemäß diesen Vorgaben konfiguriert bzw. implementiert
werden.

Selbstverständlich gibt es lokale rechtliche Besonderheiten in jedem Land. Allerdings gehört das
polnische Rechts- und Steuersystem zu den komplexeren Systemen. Unterschiede gibt es nicht nur
bei den Steuervorschriften, sondern auch bei einigen anderen weniger offensichtlichen Bereichen.
Dieser Artikel bietet eine kurze Übersicht in Bezug auf diese Bereiche und wurde für Korporationen
und deren polnischen Niederlassungen, die sich auf den SAP-Rollout vorbereiten, verfasst.

Themenbereiche und spezifische Prozesse für Polen – Beispiele

FI/AA/TR
• Buchführung für Zwecke der Körperschaftssteuer (CIT)
• Teilung der Kosten und Erlöse in steuerliche und nichtsteuerliche
• Mehrwertsteuer- und Mehrwertsteuerregister-Codes
• CIT und VAT – Abwicklung der Wirtschaftserfassungen in der Fremdwährung
• VAT-Datum – Fälligkeitsdatum der Steuerpflicht
• Konfiguration von Bankdaten und Formularen für den Datenaustausch mit Banksystemen
• notwendige Klassifizierung von Sachanlagen anhand der Bilanzposten und des polnischen
Hauptstatistikamts
• Einsatz von Prozentsätzen in Abschreibungsschlüsseln
• separate Abschreibungsbereiche für Bilanz- und Steuerzwecke
MM
• Zentralisierung des Einkaufsprozesses
• Vorratswirtschaft
SD
• Inhalt von Verkaufsrechnungen (Ausdrucke)
• Abwicklung von Verkaufsrechnungskorrekturen
• Buchung von Anzahlungen

Besonderheiten in erster Linie bei den Finanzen

Die wichtigsten Besonderheiten gibt es im Finanzbereich (Finanzrechnungswesen – FI SA und
Sachanlagen – FI-AA sowie TR – Treasury).
Im Bereich des Finanzrechnungswesens ist es erforderlich folgende Elemente der SAP-
Unternehmenslösungen anzupassen: Kontenplan, vom System generierte Berichte basierend auf
dem Kontenplan, Mehrwertsteuer- und Mehrwertsteuerregister-Codes, Währungs- und
Währungskurseinstellungen, Arten von Dokumenten, Stornierung von Dokumenten, Teilung der
Kosten und Erlöse in steuerliche und nichtsteuerliche Kosten und Erlöse sowie die Bargeldkasse.

1
In Polen ist es notwendig, die Buchführung für Zwecke der Körperschaftssteuer zu führen. Es ist auch
notwendig, Buchführungstransaktionen als Betriebsausgaben oder Nichtbetriebsausgaben
auszuweisen. Der firmeneigene Kontenplan ist in der Regel von der Korporation auferlegt – im
System benutzen alle Niederlassungen den gleichen Kontenplan und die Möglichkeiten seiner
Anpassung an polnische Anforderungen sind stark begrenzt.
Die Unterstützung der wirtschaftlichen Erfassung in einer Fremdwährung ist vom Standpunkt der CIT-
und VAT-Steuer ein Themenbereich, welcher in Polen schon immer charakteristisch war. Leider kann
man im Laufe der Zeit den Eindruck haben, dass weitere rechtliche damit verbundene Anforderungen
zusätzlich verwirrend waren und die Notwendigkeit einer weiteren Anpassung des Systems
erzwingen. Eine derartige Anpassung ist desto schwieriger, je mehr Einstellungen des Rollout-
Systems den Umfang von möglichen Änderungen einschränken.
In Bezug auf die Mehrwertsteuer ist eine Aktivierung der Deklarierung des VAT-Datums in den
Buchführungsunterlagen notwendig. Die Anforderungen gegenüber dem Fälligkeitsdatum der
Steuerpflicht implizieren die notwendige Anwendung im „polnischen” SAP-System von
Erweiterungen, die bei manchen Prozessen das VAT-Datum auf eine bestimmte Art und Weise
ableiten.
Bei Treasury ist die Konfiguration von Bankdaten und Formularen für den Datenaustausch mit
Banksystemen (Zahlungen und Auszüge) zu beachten. Gebraucht werden verschiedene Formulare für
Zahlungsdateien und Bankauszüge, die nicht immer vollständig vom SAP-Standard unterstützt
werden.
Im Bereich der Abwicklung von Sachanlagen ist die Notwendigkeit der Klassifizierung von
Sachanlagen auf Grundlage der Bilanzposten und des polnischen Hauptstatistikamts zu
berücksichtigen. Zusätzlich sind der Einsatz von Prozentsätzen in den Abschreibungsschlüsseln und
die notwendige Anwendung von separaten Abschreibungsbereichen für Bilanz- und Steuerzwecke zu
beachten.
Aufgrund fehlender Vorschriften, die konkrete Lösungen beim Controlling auferlegen, sind lokale
Besonderheiten von deutlich geringerer Bedeutung. In der Regel hat ohnehin jede Korporation
eigene Controlling-Standards, die in verschiedenen Ländern eingesetzt werden müssen, damit die
Berichterstattung von Daten gemäß einheitlichen Regeln erfolgt.

Rechtliche Aspekte
Die Probleme mit der Anpassung von SAP FI/CO an lokale Anforderungen in Polen ergeben sich nicht
nur aus deren notwendiger Konfiguration gemäß rechtlichen Anforderungen, sondern auch aus
Erfahrungen und Gewohnheiten von Buchhaltern und deren Erwartungen in Bezug auf das neu zu
implementierende System. Das polnische Recht (Rechnungslegungsgesetz) bestimmt nicht, ob der
jeweilige Prozess vollständig von einem integrierten IT-System unterstützt werden muss oder auch
nicht. Als Beispiel: LT/OT-Dokumente oder Rechnungen für sonstigen Verkauf können im SAP-System
implementiert werden, aber auch mittels anderer Programme, z.B. MS Word, generiert werden,
womit die Endanwender des Systems nicht immer einverstanden sind.

Einkauf
Beim Vorratsmanagement (Einkauf, Lager) gibt es keine spezifischen legislativen Lösungen, die SAP-
Anpassungen erzwingen würden. Jedoch ist es beim Blick auf die Unterschiede infolge der
Übertragung von Business- und System-Lösungen von im Ausland ansässigen Firmen auf die in Polen
herrschende Realität (Rollouts) empfehlenswert, sich in der Zielfirma auf organisatorische
Anpassungen an definierte Prozesse und Funktionen in der Basislösung (SAP-Template) zu
fokussieren.

Verkauf

2
Im Bereich des Verkaufs und Vertriebs (SD-Modul) gelten die Besonderheiten u.a. für den
informativen Inhalt von Verkaufsrechnungen, Abwicklung von Verkaufsrechnungskorrekturen und
Automaten zur Buchung von Anzahlungen.
In Bezug auf Anzahlungen gibt es in Polen eine andere Methode zur Buchung der Anzahlung selbst,
der abrechnenden Rechnung und des Ausdrucks der Endrechnung.
Große Differenzen gibt es bei Ausdrucken, insbesondere bei Ausdrucken von Rechnungen. Bis vor
kurzem bestanden die einzig akzeptierbaren Korrekturrechnungen aus zwei Posten, ein Posten der zu
korrigierenden Rechnung zweimal als „war” und „sollte sein”. Um diese Anforderung zu erfüllen,
mussten viele Änderungen im System vorgenommen werden. Diese herkömmliche Lösung kommt
weiterhin häufig zum Einsatz, obwohl es heutzutage auch möglich ist, Rechnungen mit einem Posten,
sog. Credit oder Debit Memo, auszustellen. Der Ausdruck der Rechnung zur Abrechnung der
Anzahlung ist etwas komplizierter, da dieser die Vorauszahlungsrechnungen (Betrag, Datum usw.) zu
berücksichtigen hat.
Auch eine einfache Rechnung muss etwas mehr Informationen als in den meisten anderen Ländern
enthalten, z.B. Wert der Mehrwertsteuer für jeden Rechnungsposten, Zusammenfassung der
Mehrwertsteuer, Nettowert vor und nach Zuzahlungen/Rabatten usw.
Darüber hinaus ist die Buchung von Korrekturen zu einer Korrektur und die Buchung des Datums der
Steuerpflicht (sog. VAT-Datum) etwas ungewöhnlich.

3
Informacje lokalizacyjne dla Polski
SAP jest systemem wielojęzycznym, a wersja polska jest dostępna jako standardowa już od wielu lat.
Oznacza to, że każda firma na świecie może wykorzystywać SAP także w wersji polskiej. Nie chodzi tu
jednak jedynie o język obsługi, a raczej o dostosowanie procesów do specyficznych dla Polski
regulacji prawnych. Wybrane funkcjonalności SAP ERP muszą zostać skonfigurowane (wdrożone)
zgodnie z tymi regulacjami. Niniejszy artykuł jest krótkim przeglądem tych obszarów, przygotowanym
z myślą o korporacjach i ich polskich oddziałach, przygotowujących się do rolloutu SAP.

W największym stopniu omawiana specyfika dotyczy sfery finansowej (rachunkowość finansowa –

moduł FI systemu SAP, oraz środki trwałe – moduł FI-AA, a także TR – moduł Treasury).

W obszarze rachunkowości finansowej konieczne jest dostosowanie następujących elementów

korporacyjnego rozwiązania SAP: planu kont, sprawozdań generowanych przez system i bazujących
na planie kont, kodów podatku VAT i rejestrów VAT, ustawień walut i kursów walut obcych, rodzajów
dokumentów, stornowania dokumentów, podziału kosztów i przychodów na podatkowe i
niepodatkowe, wreszcie kasy gotówkowej.

W Polsce wymogiem jest prowadzenie ewidencji księgowej na potrzeby podatku CIT. Istnieje także
konieczność oznaczania operacji księgowych jako koszty uzyskania przychodu lub niestanowiące
kosztu uzyskania przychodu (KUP/NKUP).
Firmowy plan kont jest zwykle narzucony przez korporację – w systemie wszystkie oddziały korzystają
z tego samego planu kont i możliwości jego dostosowania do wymogów polskich są mocno
ograniczone.

Obsługa ewidencji gospodarczych w obcej walucie z punktu widzenia podatków CIT i VAT to
zagadnienie, które od zawsze było charakterystyczne na polskim gruncie. Niestety, z upływem czasu
można odnieść wrażenie, że kolejne wymagania prawne z tym związane zamiast ułatwiać, dodatkowo
komplikują i wymuszają konieczność dalszego dostosowania systemu. Takie dostosowanie jest tym
trudniejsze, im więcej ustawień rolloutowanego systemu ogranicza zakres możliwych zmian.
W odniesieniu do VAT konieczna jest aktywacja deklaracji daty VAT w dokumentach księgowych.
Wymogi względem daty zapadalności obowiązku podatkowego implikują konieczność stosowania w
„polskim” systemie SAP rozszerzeń, które w niektórych procesach wyprowadzają datę VAT w
określony sposób.
W Treasury należy pamiętać o konfiguracji danych bankowych oraz formatów wymiany danych z
systemami bankowymi (płatności, wyciągi). W użyciu są różne formaty plików płatności oraz
wyciągów bankowych, które nie zawsze są w pełni obsługiwane przez standard SAP.
W zakresie obsługi środków trwałych należy uwzględnić konieczność klasyfikacji środków trwałych w
oparciu o pozycje bilansowe oraz GUS. Dodatkowo trzeba pamiętać o zastosowaniu stawek
procentowych w kluczach amortyzacji i konieczności stosowania osobnych obszarów amortyzacji na
potrzeby bilansowe i podatkowe.
Ze względu na brak przepisów narzucających konkretne rozwiązania w kontrolingu specyfika lokalna
gra znacznie mniejszą rolę. Zwykle i tak każda korporacja ma własne standardy rachunkowości
zarządczej, które muszą być stosowane w różnych krajach, by było możliwe raportowanie danych
według jednolitych reguł.

Specyfika polska w systemach SAP – przykłady

Finanse, środki trwałe, treasury (FI/AA/TR)
– prowadzenie ewidencji księgowej na potrzeby CIT
– podziału kosztów i przychodów na podatkowe i niepodatkowe (KUP/NKUP)
– kody podatku VAT i rejestry VAT
– CIT i VAT – obsługa ewidencji gospodarczych w obcej walucie
4
– data VAT – data zapadalności obowiązku podatkowego
– konfiguracja danych bankowych oraz formatów wymiany danych z systemami bankowymi
– konieczność klasyfikacji środków trwałych w oparciu o pozycje bilansowe oraz GUS
– zastosowanie stawek procentowych w kluczach amortyzacji
– osobne obszary amortyzacji na potrzeby bilansowe i podatkowe
Gospodarka materiałowa (MM)
– centralizacja procesu zakupowego
– gospodarka zapasami
Sprzedaż i dystrybucja (SD)
– zawartość faktur sprzedaży (wydruki)
– obsługa korekt faktur sprzedaży
– księgowanie zaliczek

Prawo i przyzwyczajenia
Problemy z dostosowaniem systemu SAP FI/CO do wymogów lokalnych w Polsce wynikają nie tylko z
konieczności jego skonfigurowania zgodnie z wymogami prawnymi, ale również z doświadczeń i
przyzwyczajeń głównych księgowych oraz ich oczekiwań względem nowo wdrażanego systemu.
Polskie prawo (ustawa o rachunkowości) nie określa, czy dany proces musi być w pełni obsłużony
przez zintegrowany system informatyczny, czy też nie. Przykładowo: dokumenty LT/OT, faktury
sprzedaży pozostałej mogą być zaimplementowane w systemie SAP, ale mogą być też generowane
przy użyciu innych programów, np. MS Word, z czym nie zawsze chcą się zgodzić docelowi
użytkownicy systemu.

Zakupy
W obszarze zarządzania zapasami (zakupy, magazyn) nie występują specyficzne rozwiązania
legislacyjne, które by wymuszały dostosowania w SAP. Jednak rozpatrując kwestię różnic
wynikających z przenoszenia rozwiązań biznesowych i systemowych obowiązujących w firmach
ulokowanych za granicą na realia panujące w Polsce (rollout), warto w firmie docelowej skupić się na
dostosowaniach organizacyjnych do zdefiniowanych procesów i funkcji w rozwiązaniu bazowym
(template SAP).

Sprzedaż
W obszarze sprzedaży i dystrybucji (moduł SD) specyfika dotyczy m.in. zawartości informacyjnej
faktur sprzedaży, obsługi korekt faktur sprzedaży oraz automatów księgujących zaliczki.
W odniesieniu do zaliczek w Polsce przyjęty jest inny sposób księgowania samej zaliczki oraz
księgowanie faktury rozliczającej, a także wydruk faktury końcowej.
Dużym obszarem rozbieżności są wydruki, szczególnie wydruki faktur. Do niedawna jedyne
akceptowalne faktury korygujące były dwupozycyjne, gdzie jedna pozycja faktury korygowanej była
pokazywana dwukrotnie jako „było” i „winno być”. Żeby spełnić ten wymóg, w systemie trzeba było
wykonać sporo zmian. To tradycyjne rozwiązanie jest nadal szeroko stosowane, choć dziś możliwe
jest także wystawiane faktur jednopozycyjnych, tzw. Credit lub Debit memo. Także wydruk faktury
rozliczającej zaliczkę jest nieco bardziej złożony: musi uwzględniać faktury zaliczkowe (kwoty, daty,
itp.).
Również zwykła faktura musi zawierać trochę więcej informacji niż w większości innych krajów, np.
wartość VAT dla każdej pozycji faktury, podsumowanie VAT, wartość netto przed i po
dopłatach/upustach itp.
Dodatkowo specyficzne w Polsce są także proces księgowania korekty do korekty oraz księgowanie
daty obowiązku podatkowego (tzw. data VAT).