CHAPTER III

APPEARANCE OF DEFENDANTS

Issue and Service of Summons to Defendant 

30. It will be for the Judge to determine ­

(a)  Whether the summons should require the personal attendance of the defendant
(Order V,. rules 3 and 4) ;

(b)  Whether the summons shall be for final disposal or for settlement of issues
(Order V, rule 5) ;

(c)   The date for appearance of the defendant (Order V, rule 6) ; and the Judge
should make or cause to be made appropriate endorsements on the plaint and initial them.
The forms to be used for summonses are Nos. 1, 2 and 3 of Appendix B to the First
Schedule of the Code ; and 

(d)   In a summary suit, the Court, while ordering the issuance of the summons,
should mention that the summons should be issued in Form No. 4, appendix B and the
copy of the plaint along with the copies of the documents on which the plaintiff relies and
filed along with the plaint be sent to the defendant.   No specific date for return of the
summons should be given.

31. After the order for summons is passed and the process fee paid by the plaintiff is
credited   in   the   process   fee   book,   the   summons   should   be   promptly   prepared   in
accordance with the order of the Court and with due regard to the date of appearance, or
returnable date fixed by the Court.

32. As soon as the summonses are prepared and signed, the Nazir should arrange for
their service by a bailiff.

33. In addition to the service to be effected through a bailiff, a summons may also be
sent to the defendant, to the address given by the plaintiff, by registered post, prepaid for
acknowledgment, provided there is a regular daily postal service at such place.
34. Rules as to service of summons are contained in rules 9 to 30 of Order V. Care
should be taken to see that baillifs follow  those rules as well as the instructions given in
the Baillifs' Manual.

35. It is the duty of the serving officer to follow the procedure and take all the steps
laid down in rule 17 of Order V.  He has no discretion for not taking the necessary steps,
when the conditions laid down in the said rule are fulfilled.

36. It is for the Court to determine whether the service is good or bad.  In determining
whether the service is good or not, the attention of Courts is drawn to the necessity of
strictly   following   the   provisions   of   the   Civil   Procedure   Code   as   to   the   service   of
processes.     Ordinarily,   service   should   not   be   considered   sufficient   unless   all   the
requirements of the law in that behalf are fulfilled.  The object of the service is to inform
a party of the proceedings in due time.   When from the return of a serving officer it
appears that there is no likelihood that a process will come to the knowledge of the party
in due time, or a probability exists that it will not so come to his knowledge, the service
should not be considered to be proper.  The law contemplates that the primary method of
service should be by tendering or delivering a copy of the process to the party personally,
in case in which it may be practicable to do so.  It is the duty of the serving officer to
make all proper efforts to find the party, with a view to effect personal service.  It it be
not possible after reasonable endeavour to find the party, then only the service may be
made on an adult male member of the family residing with him.
In  this  connection, attention is invited  to the  Bombay amendment of  Rule 15
Order V of Code of Civil Procedure as amended by Act No. 104 of 1976, which is as
follows :­

" Where in any suit  the defendant is absent  from his residence at the time when
the   service   is   to   be   made   at   his   residence,   and   where   there   is   no   likelihood   of   the
defendant to be at the residence, within a reasonable time and he has not attended or
appeared to have received service of summons on his behalf, service may be effected on
an adult male member of the family, who is residing with him.

Explanation ­ a servant is not a member of the family within the meaning of this 
Rule. "

37. Service is effected by affixing a copy of the summons, the Court has to make
enquiry under rule 19 of Order V, and when the summons is not duly served, the above
rule provides that the Court should order such service as it thinks fit.  When the summons
has been duly served, it is incumbent on the Court to record a distinct declaration to that
effect and to file it with the papers.  This rule applies even in case of summonses received
from other Courts for service.

38. With reference to the proviso regarding the service of summons by post on a
defendant residing within the limits of the town of Bombay added to rule 22 in Order V
of the Code and the provisions in rule 19­A, Order V regarding other places where there
is regular daily postal service, attention is invited to section 27 of the General Clauses
Act, 1897 (10 of 1897), and it is directed that were, in pursuance of such service by post,
the defendant does not appear when the suit is called out for hearing, the Court shall, in
order to satisfy itself whether the service has been duly effected or not, not only see
whether the packet containing the summons was sent prepaid by registered post and an
acknowledgement   asked   for,   but   also   whether   it   was   properly   addressed.     For   that
purpose, the  Court  should   require  it   to  be  proved  by  affidavit  or  otherwise,  that  the
defendant resided in the place   which the packet was addressed to him at or about the
time when it would reach him in the ordinary course of postal service.

39. The attention of the Judges is drawn to the necessity of returning the original of
proceedings in Form 10, Appendix B under their own signatures, as required by section
28 (2) and Order V, rule 23.

40. The instructions relating to the service of summonses on witnesses (paragraphs
151 to 167) also apply to service on defendants.

41. As provided in rule 1, Order VIII, the defendant shall file a written statement of
his defence, if any, on or before the first date of his appearance, together with a list of the
documents relied upon by the defendant in support of his defence or claim for set­off or
counter­claim at or before the first hearing or within such time as the Court may permit.
But the first adjournment for filing the written statement shall not ordinarily exceed four
weeks, and no further adjournment shall be granted except for reasons to be recorded in
writing.  The defendant, who has been granted time for the written statement, ought to be
compelled to file it within the period allowed.  If he does not obey the Court's order in
this respect, the Court may pass  such order under Order VIII, rule 10, Civil Procedure
code, as it thinks just and proper.

42. A written statement is not essential to the progress of a suit.   There are many

defendants who are illiterate, ignorant and too poor to obtain legal advice.  In their case,
the object of a written statement may be attained by the examination of the defendant (see
Order X, rule1) or of some one personally acquainted with the facts which constitute a
defence to the suit.   In examining such a person, the Judge should have in mind the
provisions of Order VI and VII so as to be able to elicit what can be said in reply to the
allegations made by the plaintiff.

43. (a)  Paragraph 24 also applies to written statements.  Model forms are to be found
in Appendix A to Schedule I.

(b)  Along with the written statement, the defendant shall file a copy thereof for
the use of the plaintiff or plaintiffs, as the case may be, and the plaintiff or plaintiffs shall
receive such copy from the Court.