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GERENCIAMENTO DE CLUBES
DIRETOR DE CLUBE
MDA
MINISTÉRIO DE DESBRAVADORES E AVENTUREIROS
DIVISÃO SUL-AMERICANA
Versão 19.2.7
1 – LOGIN 6
2 - ATUALIZAÇÃO CADASTRO 7
3 – SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE CLUBES (SGC) 8
4 – Módulo – BIBLIOTECA 10
E163 – Sub-Módulo – Classes 10
E162 – Sub-Módulo – Especialidade 11
5 - Módulo CONTATOS 12
C104 - Sub-Módulo Contatos 12
5 - Módulo FERRAMENTAS 14
C083 - Sub-Módulo Newsletter 14
6 – Módulo GERENCIAL 19
C093 – Sub-Módulo Aniversariantes 19
7 - Módulo INSCRIÇÕES 20
7.1 – Inscrições em Eventos 20
7.1.1 – Inscrições em eventos com pagamento antecipado 21
7.1.2 – Inscrições em Eventos com pré-inscrição 25
8 - Módulo PATRIMÔNIO 36
C111 - Sub-Módulo Empréstimo 36
C109 - Sub-Módulo Patrimônio 38
9 – Módulo RELATÓRIOS 42
C091 – Sub-Módulo Relatório On-Line 42
10 – Módulo Secretaria 44
C121 - Sub-Módulo Agenda 45
C012 – Sub-Módulo Classes 48
C108 – Sub-Módulo Documentos 51
C011 – Sub-Módulo Especialidades 55
C007 – Sub-Módulo Membros 57
11 – Seguro Anual 66
C132 – Sub-Módulo Incluir Vidas 66
C169 – Sub-Módulo Membros 70
C170 – Sub-Módulo Remessas 71
12 – Módulo Tesouraria 72
C078 – Sub-Módulo A Pagar 72
C079 – Sub-Módulo A Receber 76
C080 – Sub-Módulo Balancete 80
13 – Módulo – UNIDADES 81
13.1 – Sub-Módulo – Cartões 81
13.2 – Sub-Módulo – Membros 83
13.3 – Sub-Módulo – Relatórios 85
13.4 – Sub-Módulo – Unidades 89
14 – Módulo – EXTRAS 91
14.2 – Sub-Módulo – Alterar meu cadastro 91
14.3 – Sub-Módulo – Sugestões SGC 92
14.4 – Sub-Módulo – Dados do meu clube 92
14.5 – Sub-Módulo – Fornecedores oficiais 93
14.6 – Sub-Módulo – Página Inicial 94
14.7 – Sub-Módulo – Sair do sistema 94
15 – Equipe de Suporte 95
Apresentação
A ferramenta cresce, e desde 2012, a UNOB, USEB e UNB passam a fazer parte
do projecto. Em 2013, a USB une-se ao grupo, e também colabora no
desenvolvimento de novas características, a partir de um sistema desenvolvido
internamente dentro de seu território no sul de Brasil.
Seja muito bem-vindo à esta ferramenta que lhe pode dar a possibilidade de ter
um controle total de seu Clube de Desbravador ou Aventureiro.
1 – LOGIN
Perdeu sua senha? – Quando esquecer sua senha, utilize este link (destaque
vermelho) para receber no seu e-mail um link para redefinir sua senha.
2 - ATUALIZAÇÃO CADASTRO
Esta tela é para atualização do cadastro, ela será aberta apenas no seu primeiro
acesso, para que todos os seus dados sejam completos, sendo que após o
primeiro acesso não será visualizado essa tela após o login, e sim, a tela inicial
do Sistema de Gerenciamento de Clubes.
Na tela inicial, na parte superior do lado esquerdo você visualiza seus dados e do
lado direito as opções de “Início” (que volta à página inicial toda vez que
solicitado) e “Sair” (que encerra o seu acesso à intranet).
Ao lado esquerdo os Módulos e ao meio as mensagens que estarão em sua Caixa
de entrada, entre eles pode conter avisos importantes do seu campo, por isso a
importância de ler sua caixa de mensagens com regularidade. Ainda verá as
questões do Fórum e as opções de suporte por Chat (bonequinho), E-mail
(Helpdesk), os Manuais e as Perguntas Frequentes (FAQ.). E mais abaixo
estão os principais downloads disponibilizados por seu campo local, União ou
Divisão.
Para participar do Fórum, basta clicar em “Novo post” para criar uma nova
questão. Lembrando que o Fórum NÃO é uma ferramenta para suporte, é uma
ferramenta para interação entre você e os demais diretores, regionais,
secretárias de todas as Associações/Missão da Divisão Sul-Americana.
Clique em “OK” e faça a busca do assunto que você queira interagir no Fórum:
Se a busca resultar em “Sem Registros” então você poderá criar um novo tópico,
clicando em “Novo tópico”, caso contrário, interaja no tópico que aparecer se
estiver relacionado ao seu assunto. Atenção às informações na hora de criar sua
questão:
Alterar minha senha – Como o próprio nome sugere, serve para alterar a sua
senha.
Alterar meu cadastro – Também como o próprio nome sugere, serve para
alterar qualquer dado de seu cadastro.
Ao entrar em contato com a sua União, você receberá seus login e senha, e os
devidos acessos customizados em seu login.
4 – Módulo – BIBLIOTECA
10
Clicando no ícone da coluna ver (simbolizado pela lupa) será possível visualizar
todos os requisitos da classe.
11
Clicando no ícone da coluna ver (simbolizado pela lupa) será possível visualizar
todos os requisitos da especialidade.
5 - Módulo CONTATOS
12
Abrirá a tela com alguns dados do diretor, e também você pode enviar uma
mensagem, clicando em “Enviar uma mensagem (e-mail) ”:
Na próxima dela terá os seus dados, digite sua mensagem e clique em “enviar”.
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5 - Módulo FERRAMENTAS
14
Você pode filtrar as opções Por unidade, Por função (é possível selecionar
todos) e Por nome e clicar em Filtrar dados, o resultado da pesquisa aparecerá
na lista abaixo.
O sistema busca todos os membros que possuem e-mail cadastrados (por isso a
importancia dos cadastros de membros serem o mais completos possível), após
realizar a filtragem clique em “Incluir lista”:
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Note que a lista criada aparecerá na tela principal do módulo. Após todo esse
processo clique em “Enviar e-mails”:
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Exemplo:
#mãe#! -> Errado;
#mãe# -> Errado;
#mae#? -> Errado;
#mae# -> Certo.
Lembrando que desabilitar o campo deixará o envio mais rápido, mas não será
possível utilizar as hashtags para o envio de mensagens personalizadas.
Por fim, clique em “Enviar” e aguarde até que ele tenha disparado todos os e-
mails (não saia da tela enquanto a mensagem ao final aparecer, como na imagem
abaixo):
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6 – Módulo GERENCIAL
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Você também poderá exportar a lista para uma planilha clicando no botão
“exportar dados”.
7 - Módulo INSCRIÇÕES
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Aparecerá uma outra tela sendo que você deve clicar no botão “Gerar Pagto”
(lado direito no superior da tela), Observe que caso já tenha gerado um
pagamento anteriormente o seu pagamento estará disponivel para visualização.
Depois de clicar nessa opção, abrirá uma tela para você gerar o boleto (ou o
recibo no caso de outras formas de pagamento) do evento. Nesta tela você
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Automaticamente o Sistema irá gerar o Boleto (ou recibo, caso seja outro tipo de
pagamento) para pagamento das inscrições, no rodapé da tela tem botão para
impressão do Boleto Bancario.
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IMPORTANTE! Poderá ser feita as alterações nos nomes até a data limite de
atualizações cadastrais do evento, configurada pela Instituição organizadora do
evento. Até esta data é possível excluir uma pessoa e incluir outra no lugar.
Funcionalidades como alterar os dados de membros ou excluir membros ficam
bloqueadas em caso de membros que estejam inscritos em eventos ativos,
se deseja alterar fazer alterações em um membro, é preciso primeiro exclui-lo do
evento.
Em eventos com Pré-inscrição, primeiro você terá que cadastrar os nomes das
pessoas que você deseja levar, só então, poderá gerar o pagamento.
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Você fará esse processo até que seja preenchida todas as vagas que seu clube
deseja levar ou que recebeu.
Então agora, você irá finalizar e gerar o pagamento. Para isto, basta clicar no
botão “Finalizar” na tela principal de inscrição de membros:
Vai abrir o resumo de inscritos com a opção de “Gerar” para gerar o pagamento:
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Então, abrirá o modo de pagamento. Se for por boleto, aparecerá o boleto, que
também estará disponível no sub-módulo Pagamentos para gerar segunda via
até o vencimento.
Poderá ser feita as alterações nos nomes até a data limite de atualizações
cadastrais do evento, configurada pela Instituição organizadora do evento. Até
esta data é possível trocar uma pessoa e colocar outra no lugar. Funcionalidades
como alterar os dados de membros ou excluir membros ficam bloqueadas em
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Será gerado o boleto, ou outro tipo de pagamento, que foi configurado pela
Instituição Organizadora do evento:
Após realizar o seguro excursão/evento dos membros que não tem cobertura no
seguro anual, o nome deles aparecerá na listagem para fazer a inscrição no
evento:
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Acesse
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Aparecerá uma outra tela sendo que você deve clicar no botão “Gerar Pagto”
(lado direito no superior da tela), Observe que caso já tenha gerado um
pagamento anteriormente o seu pagamento estará disponivel para visualização.
Depois de clicar nessa opção, abrirá uma tela para você adicionar produtos e
gerar o Boleto (ou o recibo no caso de outras formas de pagamento) do evento.
Pode clicar no botão “Adicionar item”:
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Automaticamente o Sistema irá gerar o boleto (ou recibo, caso seja outro tipo de
pagamento) para pagamento das inscrições, no rodapé da tela tem botão para
impressão do Boleto Bancario.
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8 - Módulo PATRIMÔNIO
Neste sub-módulo de empréstimos você pode cadastrar os bens do seu Clube que
foram emprestados. E assim, irá aparecer todos os seus bens emprestados com
o nome da pessoa que pegou, a data que pegou, a data prevista para entrega, e
as opções de entregue e não devolvido para você clicar assim que chegar a data
prevista para entrega.
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Se acaso o objeto não foi devolvido no prazo clicará no botão “Não devolvido”
(ícone do X vermelho).
Para cadastrar é simples, basta ir na opção “Novo” (ao lado direito na parte de
cima da tela).
Após clicar em “Novo” abrirá uma tela pra cadastro do item, basta apenas
preencher todos os campos e clicar em “Salvar”.
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Lembrando que a imagem tem que ter dimensão 500 x 500 pixels.
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9 – Módulo RELATÓRIOS
Após clicar na opção “Preencher” uma janela pop-up será aberta, e você poderá
preencher seu relatório conforme a resposta adequada.
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Após clicar na resposta desejada aparecerá outra tela para confirmação de sua
resposta, com as observações (caso necessário) e as opções adicionais que a
Associação/Missão cadastrou. Coloque as opções adicionais (caso haja) e clique
em “Confirmar”:
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10 – Módulo Secretaria
Em todo o Sistema, onde houver listagem de usuários com a opção “Ver” será
possível visualizar dados completos de cadastro, além da ficha médica, do
histórico de especialidades, classes, eventos, transferências (se houver), acessos
e histórico de clubes, cargos e unidades.
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Você pode pesquisar pelo mês e ano que deseja visualizar e clicar em “Buscar”
para aparecer os eventos, além da possibilidade de visualizar o Calendário
Completo:
Para cadastrar um item na Agenda, selecione o Mês, o Ano e faça a Busca. Depois
selecione o dia desejado:
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A parte mais interessante desse módulo é que você pode receber um lembrete
desta data que você está cadastrando! Basta selecionar a opção Deseja receber
um e-mail de lembrete desta atividade? Ao selecionar a opção,
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Aparecerá todas as atividades que serão realizadas pelo clube durante o ano:
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Para isso, basta clica na opção “Ver” no cadastro do membro e assim, acessar
todo histórico do membro. Todas as áreas possuem classes disponíveis.
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É importante ressaltar que você NÃO consegue cadastrar classes pra SI MESMO
para isso, você deverá pedir ao seu campo local ou para o seu regional. Além
disso, somente o campo local pode cadastrar as classes de liderança.
Na tela que abrirá aparecerá a lista com os nomes, você poderá fazer o download
da lista clicando em “exportar”.
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Abrirá uma nova tela para que você possa selecionar a quantidade de membros
a realizar a classe, selecione-os, preencha os campos Instrutor e Conclusão, e
clique em “Salvar”.
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Observe que não usamos letras maiúsculas, acentos ou pontuações junto com as
hashtags. Por tanto:
Será aberto uma tela onde você irá selecionar os membros que você quer que
seja gerado o documento. Se for gerar para todos os membros deixe selecionado
a opção “Selecionar todos”, caso contrário marque somente os membros que o
documento será gerado. Clique em “Gerar doc”:
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E sairá uma folha para cada membro do clube cadastrado no sistema, no módulo
“Secretaria -> C007 – Membros”.
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Para isso, basta clica na opção “Ver” no cadastro do membro e assim, acessar
todo histórico do membro. Todas as áreas possuem especialidades disponíveis.
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Abrirá uma nova tela para que você possa selecionar a quantidade de membros
a realizar a especialidade, selecione-os, preencha os campos Instrutor e
Conclusão, e clique em “Salvar”.
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Aparecerá o nome dos membros inativos em vermelho. Para ativar clique no ícone
de certo chamado “Inativar”:
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Observe que se o membro do clube ainda não possui CPF, você deverá colocar o
CPF do responsável, pois, o CPF é um campo obrigatório.
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Você deve ter atenção ao preencher a ficha médica, pois algumas questões só
serão necessárias preencher se o membro teve aquele tipo de doença. Após o
preenchimento de todos os dados, você deve confirmar a veracidade das
informações e clicar em “Confirmar”:
Pronto! Cadastrado!
Você também tem a opção de inserir foto no cadastro do membro, desde que
seja no formato JPG. Para isto, clique em “Ver” no cadastro do membro:
Abrirá uma janela com todos os dados do usuário e a opção para “Enviar Foto”:
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Uma vez selecionada a foto e enviada, a opção de recortar a área da foto será
apresentada:
Se o membro não faz parte do seu ministério jovem, e não fará parte de nenhum
ministério jovem, você poderá inativar o cadastro do membro clicando em
“Inativar”
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Lembrando que para o membro ter acesso aos módulos de secretária, tesouraria
ou qualquer outro módulo, você deverá entrar em contato com o seu regional e
para que ele possa liberar os módulos de clube.
Se o membro não faz parte do seu ministério jovem, e não fará parte de nenhum
ministério jovem, você poderá inativar o cadastro do membro clicando em
“Inativar”
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Aparecerá uma tela onde você deve selecionar o membro e a unidade à qual
pertence. Por fim, clique em “Salvar”.
Quando o membro sair de uma unidade e for para outra unidade do mesmo clube,
será necessário apagar o membro da unidade antiga e incluí-lo na unidade nova.
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Abrirá uma nova tela com os nomes dos membros. Selecione o membro que será
transferido. Selecione a opção Campo (Associação/Missão) para onde ele vai,
selecionando o campo será habilitado a opção Clube destino e coloque o motivo
da transferência. Após preencher clique em “Salvar”.
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A solicitação ficará pendente em Membros enviados até que o outro clube aceite
a transferência:
Enquanto o outro clube não aceitar, você tem a opção de visualizar o cadastro do
membro, pelo ícone Ver. E ainda, tem a opção de excluir a transferência pelo
ícone cancelar.
Assim que o outro clube aceitar o membro, essas opções serão desabilitadas de
seu clube.
11 – Seguro Anual
Neste sub-módulo você poderá contratar o seguro anual dos membros de seu
clube durante o ano inteiro! Lembrando que para ser feito o seguro anual é
obrigatório o CPF do membro ou do responsável caso o membro não tenha CPF.
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Na tela, aparecerá a lista com os membros do seu clube. Você deverá selecionar
os membros que vão ser incluídos nessa remessa. Para incluir na remessa,
selecione a opção de “Incluir Selecionados”. Caso queira selecionar todos,
marque a opção “Selecionar Todos” e depois clique em “Incluir
Selecionados”:
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Aparecerá uma outra tela sendo que você deve clicar no botão “Gerar Pagto”
(lado direito no superior da tela). Observe que caso já tenha gerado um
pagamento anteriormente o seu pagamento estará disponível para visualização.
Depois de clicar nessa opção, abrirá uma tela para você gerar o boleto (ou o
recibo no caso de outras formas de pagamento) do evento. Nesta tela você
poderá colocar a quantidade de pessoas que desejam inscrever no evento
preenchendo o campo de Quantidade de pessoas que desejam inscrever e
então clicar no botão “Salvar”.
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Automaticamente o Sistema irá gerar o Boleto (ou recibo, caso seja outro tipo de
pagamento) para pagamento das inscrições, no rodapé da tela tem botão para
impressão do Boleto Bancario.
Você irá em “Seguro Anual” -> “Incluir Vidas”, para adicionar os membros
ao seguro:
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Você consegue visualizar onde cada membro tem seu Seguro Anual Unificado,
se diretamente no seu Clube, ou pelo staff do seu Campo, ou em uma
Sociedade de Jovens.
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Observe que os membros que tem o boneco na frente não podem ser excluídos,
porque possuem o cadastro em outro clube ou no Sistema de Gerenciamento do
Ministério Jovem. Ao tentar excluir, aparecerá essa mensagem na tela:
É possível ver também o valor que será cobrado pelo seu Campo, em cada
remessa:
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12 – Módulo Tesouraria
Neste módulo o usuário pode controlar o caixa do seu Clube, através do cadastro
de contas a pagar e a receber. Este módulo pode ser amplamente usado para
gerenciar mensalidades, excursões, acampamentos, gastos e doações, etc.... O
balancete exibe os dados de receitas e despesas de forma diferenciada, além do
saldo e saldo acumulado (saldo anterior ao período exibido).
Contas a pagar são todas as despesas do seu Clube que foram pagas, ou estão
em aberto.
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Se caso existir algum tipo de conta a pagar para cadastrar para vários membros,
como reembolso, por exemplo. Abaixo da opção “Membro” existe um link
destacado em amarelo. Esta é a opção para cadastrar uma conta vinculada à
vários membros. Basta clicar em “clique aqui”:
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Abrirá a tela para cadastro da conta com as mesmas opções, porém com a opção
a mais de selecionar mais de um membro para aquela conta:
Você pode selecionar várias contas e marca-las como pagas, todas de uma vez.
Basta selecionar as contas e clicar no botão “Marcar como Pago”:
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Você ainda pode selecionar várias contas e excluí-las, todas de uma vez. Basta
selecionar as contas e clicar no botão “Excluir selecionados”:
Você também tem a opção de filtrar contas por um período especifico, por conta,
por membro e por status.
Contas a receber são todas as receitas do seu Clube que foram recebidas
(mensalidades, doações, etc.), ou estão em aberto.
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Se caso existir algum tipo de conta a receber para cadastrar para vários
membros, como mensalidades, por exemplo. Abaixo do campo Membro existe
um link destacado em amarelo. Esta é a opção para cadastrar uma conta
vinculada à vários membros. Basta clicar em “clique aqui”:
Abrirá a tela para cadastro da conta com as mesmas opções, porém com a opção
a mais de selecionar mais de um membro para aquela conta:
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Você pode selecionar várias contas e marca-las como pagas, todas de uma vez.
Basta selecionar as contas e clicar no botão “Marcar como pago”:
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Você ainda pode selecionar várias contas e excluí-las, todas de uma vez. Basta
selecionar as contas e clicar no botão “Excluir selecionados”:
Você também tem a opção de filtrar contas por um período especifico, por conta,
por membro e por status.
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Neste Balancete também o usuário pode visualizar na coluna ver o tipo de conta
paga ou recebida pelo Clube e ainda saber o saldo acumulado (saldo anterior ao
período pesquisado), saldo do período e saldo, além de filtrar (ao lado esquerdo
na parte superior da tela) os dados de todas as contas pagas e também recebidas
dentro de um determinado período.
Aparecerá uma tela com todas as contas separadas por tipo de conta. Em cada
tipo de conta diferente é mostrado a descrição, se a membro vinculado aquela
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13 – Módulo – UNIDADES
Neste Módulo o usuário poderá ter acesso aos cartões de cada membro e aos
requisitos que o membro já cumpriu. Poderá cadastrar as unidades e os membros
dentro da sua respectiva unidade e criar relatórios.
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Observe que o cartão de Amigo está mostrando 12% dos requisitos concluídos.
Para você visualizar os requisitos do cartão e preenchê-los, você deve clicar em
“Cartão”:
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Crie um nome para o seu relatório, a data de início e a data final e clique em
“Salvar”:
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Observe que esse relatório tem como título “Chamada”, todas as perguntas
criadas nesse exemplo serão voltadas para o desbravador/aventureiro.
Crie o nome da sua pergunta, e selecione o tipo de resposta. O conselheiro poderá
responder comprovando com a data, número, sim/não ou com um texto:
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Pronto! Foi criado o período em que o seu relatório vai ser exigido:
Lembre-se que os líderes das unidades vão responder membro por membro
(diretamente no Portal Encontre um Clube:
http://clubes.adventistas.org/br/unit-control/) ou diretamente nesse módulo
também, para todos.
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Observe que você pode criar uma senha para a unidade, para que o conselheiro
tenha acesso através do portal -> http://clubes.adventistas.org/br/unit-control/:
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14 – Módulo – EXTRAS
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Abrirá uma tela onde você irá digitar a sua sugestão, após clicará em “Enviar”:
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15 – Equipe de Suporte
ATENDIMENTO E SUPORTE
Nathalya Delmondes
Laís Jara Gasparetto
Geisiane Martini
Analistas de Suporte e Atendimento
DESENVOLVIMENTO
Renan Maldonado
Analista de Sistemas e Desenvolvimento
ADMINISTRAÇÃO E TREINAMENTO
Rodrigo Dias Dorval
Analista de Sistemas
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