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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES DE MACDESA
CAPITULO I : INTRODUCCIÓN
1. Políticas de Organización
2. Criterios de Administración
3. Objetivos del M.O.F
4. Alcance del M.O.F
5. Base Legal Organización y presentación de M.O.F
6. Actualización y modificación del M.O.F
1. Junta de Accionistas
2. Comité Electoral
3. Comisión de Fiscalización y Control Interno
1. DIRECTORIO
2. ASESORIA
3. AUDITORIA INTERNA
1. GERENCIA GENERAL
2. GERENCIA DE OPERACIONES
3. GERENCIA ADMINISTRATIVA
4. Departamento de Servicios Administrativos y personal
5. Departamento de Contabilidad
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CAPITULO I
INTRODUCCIÓN
2. CRITERIOS ADMINISTRATIVOS
5. BASE LEGAL
3
INTRODUCCIÓN
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1.- POLÍTICAS SOBRE ORGANIZACIÓN
b) Evaluación de la Organización
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e) Límite en el tramo de Control
f) Delegación de Autoridad
g) Autorización y Poderes
j) Separación de Funciones
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k) Tramo de Control
A) Efectividad y Eficiencia
e) Reemplazo de Personal
El personal de Funcionarios de la Empresa: Jefes, Asesores, Gerente serán
reemplazados por otros funcionarios que sean designados oportunamente en caso
de ausencia, por enfermedad, vacaciones, licencias o por ausencia prolongada.
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f) Rotación de Personal
g) Niveles Jerárquicos
Alta Dirección
Órgano de Administración
Órgano Ejecutivo
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6.- ORGANIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL MANUAL
Capítulo I Introducción
Capítulo II Descripción General de la Estructura Orgánica
Capítulo III Alta Dirección
Capítulo IV Directorio
Capítulo V Gerencia
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CAPITULO II
CAPITULO II
(Ver Organigrama)
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Organigrama Estructural de la Empresa Minera MACDESA
JUNTA DE
ACCIONISTAS
DIRECTORIO
GERENTE GENERAL
VIGILANCIA Y PROTECCIÓN
INTERNA
GERENTE GERENTE
S.S.M.A. OPERACIONES ADMINISTRATIVO
ALMACEN
JEFE DE MINA
3 JEFES DE GUARDIA
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3.- DESCRIPCIÓN DEL ORGANIGRAMA
1. JUNTA DE ACCIONISTAS
- Es la autoridad suprema de MACDESA. Sus acuerdos obligan a los demás
órganos de la MACDESA y a todos los asociados presentes y ausentes siempre que
se hubieren adoptado conforme al Estatuto, reglamentos y disposiciones legales
vigentes.
2. DIRECTORIO
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OFICINA DE AUDITORIA INTERNA
Es la unidad de apoyo dependiente del Directorio encargado de efectuar las
acciones de control de las operaciones realizadas por la Empresa.
- Gerencia Operativa
- Gerencia Administrativa
CAPITULO III
ALTA DIRECCIÓN
1. JUNTA DE ACCIONISTAS
2. COMITÉ DE FISCALIZACION Y CONTROL INTERNO
JUNTA DE ACCIONISTAS
FUNCIONES GENERALES
Las Junta General de Socios serán convocadas y presididas por el presidente del
Directorio
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g) Resolver los asuntos que no sean competencia de otros órganos y que sean
sometidas a su consideración de acuerdo a procedimientos internos.
JUNTA DE ACCIONISTAS
DIRECTORIO
- FUNCIONES GENERALES
- FUNCIONES TÉCNICAS
DIRECTORIO
FUNCIONES GENERALES
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m) Determinar a propuesta del Gerente, los Bancos y/o instituciones Financieras con
las cuales de MACDESA realizará sus operaciones.
n) Poner en conocimiento de la Comisión de Fiscalización y control interno, dentro
del término de la distancia, los acuerdos de cada sesión.
o) Delegar determinadas atribuciones al Gerente u otro ejecutivo mediante poder
expreso.
p) Delegar al Gerente, mediante poder, la representación legal de MACDESA en
los casos que así lo requiera la marcha empresarial.
q) Poner a disposición de los socios, mediante los jefes de grupos, el Plan de
Desarrollo Anual y sus Presupuestos correspondientes, así como la Memoria,
Estados Financieros y la información supletoria, por lo menos con OCHO(08)
días de anticipación a la fecha de convocatoria y Juntas
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Dirimir los empates en las votaciones de las sesiones de las asambleas
generales y del directorio.
visar los balances mensuales y otros estados financieros y disponer su
publicación.
supervisar el cumplimiento de los planes y programas.
firmar todo documento que implique obligaciones de pago y contrato,
conjuntamente con el Gerente.
remitir a la comisión de fiscalización copia de los acuerdos del directorio.
formular con el gerente el plan de desarrollo anual y los presupuestos
correspondientes en base a los objetivos y políticas aprobados por el
directorios.
TITULO: VICEPRESIDENTE DEL DIRECTORIO.
ÓRGANO DIRECTIVO
APROBADO POR: EL DIRECTORIO
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OFICINA DE AUDITORIA INTERNA
FUNCIONES GENERALES
La oficina de Auditoria Interna es la unidad de apoyo encargada de efectuar las
acciones de control sobre la gestión institucional de acuerdo a un plan de trabajo
debidamente aprobado por el Directorio.
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1.- RESPONDE ANTE: presidente del Directorio
CAPITULO V
ORGANO EJECUTIVO
GERENCIA GENERAL
GERENCIA OPERATIVA
ORGANO EJECUTIVO
GERENCIA GENERAL
FUNCIONES:
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PARTE OPERATIVA
GERENTE DE OPERACIONES
1. Levantamiento de planos
2. Cubicar Reservas
3. Levantamiento topográfico de labores Mineros por día.
4. Supervisa labores Mineras (Estructuras Geológicas)
5. Coordinación permanente con el Ingeniero de Minas
6. Otras labores encargadas por la Gerencia de operaciones.
7. Emite y reporta informes a la Gerencia de Operaciones.
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JEFE DE MINAS
FUNCIONES :
JEFE DE PLANTA
FUNCIONES :
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TITULO: AUXILIAR DE GERENCIA
OFICINA: GERENCIA GENERAL
APROBADO POR: EL DIRECTORIO
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10. OFICINA DE ASESORIA LEGAL
FUNCIONES GENERALES
FUNCIONES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS
FUNCIONES GENERALES
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h) Patrocinar a la Empresa en las denuncias, demandas y juicios presentados
por terceros.
i) Representar a la Empresa en las audiencias y juicios en la que corresponda
litigar.
j) Proponer y ejecutar las transacciones extrajudiciales de los juicios en curso,
de acuerdo a las disposiciones del Directorio.
k) Participaren en las Juntas y emitir opinión legal sobre los asuntos tratados,
cuando lo soliciten los asociados y delegados.
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Atender las consultas legales que formule el Directorio y la Gerencia General
recomendando las acciones más convenientes para la Empresa.
Asesorar al Directorio sobre el curso de los procesos judiciales,
recomendando alternativas viables y convenientes para su pronta
culminación.
Tomar conocimiento de las notificaciones de los juzgados sobre nuevas
denuncias y procesos judiciales en curso y ejecutar las acciones inmediatas
que corresponda.
Elaborar los informes requeridos por los juzgados en los juicios seguidos
contra la Empresa, en coordinación con el Gerente General.
Representar a la Empresa en las audiencias y juicios seguidos contra
la Empresa y fundamentar la posición que conlleve a obtener una sentencia
favorable.
Proponer las transacciones extrajudiciales cuando observe en el litigante
contrario la voluntad de transar y ejecutar las acciones autorizadas.
Solicitar el pago de las costas judiciales, transacciones,
indemnizaciones y / o adelantos correspondientes a los juicios en curso, de
acuerdo a las sentencias consentidas dispuestas por los juzgados.
Mantener un registro actualizado de los juicios en curso con mención
de la situación en que se encuentra, informando a la Gerencia General sobre
el avance de los mismos.
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Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, entidades y
personas, de acuerdo a las facultades conferidas por la Gerencia General, el
Directorio y / o dispositivos legales.
Efectuar las demás funciones administrativas que le asigne el Gerente
General y coordinar con él los asuntos que sobre pasen el límite de su
autoridad.
FUNCIONES GENERALES
FUNCIONES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
FUNCIONES GENERALES
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Administrar los recursos humanos de la Empresa así como los recursos materiales y
su almacenamiento y servicios relacionados con la seguridad, mantenimiento y
limpieza, procurando que estos desarrollen con eficiencia y eficacia hacia el
cumplimiento de los objetivos, políticas, planes y presupuestos establecidos.
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Conducir y controlar el proceso de evaluación de personal, en la oportunidad
establecida de acuerdo a los procedimientos y recomendar las medidas
pertinentes para optimizar la productividad de los recursos humanos.
Elaborar las liquidaciones del personal que cesa en sus labores en la
Empresa.
5.13 Realizar las acciones necesarias para lograr y mantener un adecuado
nivel de relaciones laborales con el personal de la empresa, de acuerdo a la
política aprobada.
Elaborar y proponer el Plan Anual de Recreación que considere las
actividades sociales, culturales, deportivas y de recreación dirigidas al
personal y sus familiares directas.
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Visar el trabajo de horas extras y / o trabajos extraordinarios del
personal del Departamento a su cargo.
Aprobar el rol de vacaciones anuales, así como las modificaciones
necesarias del personal del Departamento a su cargo.
Aprobar y controlar los pedidos de mobiliario, equipos de oficina y útiles
de escritorio que requiera el personal del Departamento a su cargo.
Reemplazar al funcionario que designe la Gerencia General o el
Concejo Directorio.
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
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Controlar diariamente la asistencia del personal rentado y de apoyo e informar
sobre las ausencias y la razón de las mismas.
Elaborar los contratos de trabajo y de locación de servicios asó como las
ampliaciones que corresponde, de aquellos trabajadores autorizados por la
Gerencia General, e inscribirlo ante el Ministerio de Trabajo los contratos
respectivos.
Verificar el vencimiento de los contratos del personal que labora en la
Empresa y preparar el informe correspondiente con 3 semanas de
anticipación.
Elaborar, quincenalmente, la planilla de remuneraciones del personal rentado,
asó como las planillas de los Directivos de los diversos estamentos y de los
delegados y hacer los seguimientos para la autorización y pago de las
mismas.
Mantener debidamente actualizado y ordenado los legajos del personal que
labora en la Empresa, tomando en cuenta las recomendaciones de los
auditores.
Emitir las liquidaciones de CTS del personal rentado con contrato a Plazo Fijo
Indeterminado en los meses que corresponda y cuando termine el vínculo
laboral, de acuerdo a los cálculos ejecutados.
Realizar gestiones ante las AFP, ESSALUD y otras Instituciones sobre
asuntos relacionados con el personal.
Remitir los formatos de evaluación del personal a los Jefes de Oficina, Dpto. y
Directivos con personal a cargo y coordinar la culminación de la evaluación
del personal en periodos semestrales, y en el período de prueba en caso de
nuevo personal.
Hacer de conocimiento del personal rentado y apoyo las comunicaciones y/o
directivas dispuestas por la Gerencia General y/o Directorio.
Llevar en forma actualizada el control de cuenta corriente del personal
einformar de sus saldos deudores cuando solicite adelantos de sueldos,
préstamos o se produzca su cese.
Solicitar y recepcionar los recibos de honorarios profesionales del personal de
apoyo y preparar la planilla quincenal correspondiente.
Elaborar el rol de vacaciones del personal rentado de acuerdo a lo informado
y coordinar su ejecución oportuna.
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Atender las llamadas telefónicas que realicen los proveedores.
Recepcionar los requerimientos de compra que formulen las oficinas y
obtener la autorización correspondiente de la Gerencia General y/o
Presidencia del Directorio.
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