C Fecha Mes y Año

Transpo Express Logistics S. A. de C. V.

martes 5 05 15

Pagina 1 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

INDICIO

PREFACIO………………………………………………………………………………………………………………….2
ANTECEDENTES…………………………………………………………………………………...…...………………..3
MISION…………………………………………………………………………………………………..………………...4
VISION………………………………………………………………………………………………….....……….………5
VALORES…………………………………………………………………………………………………………………..6
ORGANIGRAMA………………………………………………………………………………………………….…..…..7
NORMAS GENERALES DE OPERACIÓN…………………………………………………………..………….……….8
POLITICAS “DIRECCION GENERAL”………………………………………………………………………...………..9
NORMAS GENERALES DE MANTENIMIENTO…………………………………………………..…………….……10
PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACION DE VEHICULOS DE CARGA………………………………………..11
PROCESO………………………………………………………………………………………………………..…….12,13
DIAGRAMA DE FLUJO………………………………………………………………………………………………….14
PROCESO 2…………………………………………………………………………………………………………….…15
DIAGRAMA DE FLUJO 2…………………………………………………………………………………………….….16
PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION , DOTACION Y CONTROL DE COMBUSTIBLE…………….……17
PROCESO…………………………………………………………………………………………………………………18
DIAGRAMA DE FLUJO………………………………………………………………………………………….………19
PROCESO 2…………………………………………………………………………………………………...……20,21,22
DIAGRAMA DE FLUJO 2……………………………………………………………………………………….……23,24
PROCESO 3………………………………………………………………………………………………………….……25
DIAGRAMA DE FLUJO 3……………………………………………………………………………………………….26
PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LAS NECESIDADES DE LLANTAS, CAMARAS Y
CORBATAS…………………………………………………………………………………………………..…………..27
PROCESO…………………………………………………………………………………………………..…………….28
DIAGRAMAS DE FLUJO…………………………………………………………………………………….…………29.
PROCESO 2………………………………………………………………………………………………………………30
DIAGRAMA DE FLUJO2……………………………………………………………………………………………….31
PROCESO 3……………………………………………………………………………………………….…….……..32,33
DIAGRAMA DE FLUJO3………………………………………………………………………………………..……34,35
PROCEDIMIENTO DE PRESTADORES DE SERVIO DE MANTENIMIENTO AUTOMOTRIZ………………..…36
DIGRAMA DE FLUJO……………………………………………………………………………………………………37
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS ANUALES DE
MANTENIMIENTO……………………………………………………………………………………………………38,39
DIAGRAMA DE FLUJO………………………………………………………………………………………….………40
CONCLUCIONES………………………………………………………………………………………………..……….41
RECOMENDACIONES…………………………………………………………………………………………………..42
PARTICIPANTES Y AGRADECIMIENTOS……………………………………………………………………………43
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 2 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

P R E F A C I O
Actualmente el tema de logística es tratado con mucha importancia, tal es así que
se le ha dado un área específica para su tratamiento. Esta actividad con el tiempo ha
ido evolucionando constantemente, hasta llegar a convertirse en una de las
principales herramientas para que una empresa sea altamente competitiva. En un
principio la logística no era más que tener el producto justo, en el sitio justo, en el
tiempo oportuno al menor costo posible, pero hoy es parte de todo un proceso junto
con otros elementos significativos para el funcionamiento de este departamento.
Hablaremos del transporte de mercancías como la principal actividad encaminada a
trasladar los productos desde un punto de origen hasta un lugar de destino;
Mencionaremos que la función del transporte, se ocupa de todas las actividades
relacionadas directa e indirectamente con la necesidad de situar los productos en los
puntos de destino correspondientes, de acuerdo a algunos factores como: la
seguridad, la rapidez y el coste, no olvidando la calidad del servicio, los seguros que
maneja la empresa transportista, la entrega de la mercancía etc.
El transporte de mercancías es una función de extrema importancia dentro del
mundo de distribución, ya que están involucrados factores básicos aparte de los ya
mencionados tales como la calidad del servicio que se le brinda al cliente, costos
añadidos al producto de difícil recuperación. Una correcta gestión del transporte
desde el punto de vista logístico, obliga a que el responsable esté involucrado no
sólo de las tareas del día al día , sino que sea parte de los planes estratégicos y
tácticos de la empresa, para adaptar sus necesidades a mediano y largo plazo esta
necesite.
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

A N T E C E D E N T E S

Transpo Express Logistics S.A de C.V nació en el 2012 con un objetivo muy
concreto, el de responder a las necesidades de transporte Nacionales e
Internacionales. Hemos encaminado nuestros esfuerzos a la creación de una
compañía que proporcione una solución avanzada en todo lo referente al transporte
de mercancías.
Transpo Express Logistics comenzó sus actividades con su primer sucursal ubicada
en Ecatepec Edo. De México, posteriormente traslado sus oficinas centrales al
Distrito Federal conservando la sucursal de Ecatepec para los servicios de
monitoreo e inaugurando una sucursal mas en Manzanillo, Colima.
A pesar de ser una empresa que tan solo lleva 3 años en el mercado hemos tenido
un crecimiento considerable, así como una liquidez favorable, manteniéndonos
firmes con base a nuestra misión y visión.
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

M I S I O N

Ofrecer un excelente servicio de logística y transporte a los mercados nacionales e

internacionales, que satisfaga las necesidades de nuestros clientes garantizando
excelencia y calidad.

Buscamos la excelencia y la rentabilidad mediante los niveles óptimos de

competitividad, servicio, calidad, seguridad y protección del medio ambiente.

Desarrollamos procesos de operación, de innovación y de mejora continua,

modernizando día con día unidades, equipo, infraestructura y tecnología.
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

V I S I O N

Ser empresa líder de soluciones logísticas, confiable y competitiva con presencia

mundial, a través de unidades de carga seguras y adecuadas, cumpliendo con las
regulaciones federales y con el personal competente.

Manteniendo a nuestros clientes satisfechos para que nos consideren como su

mejor proveedor.
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

VALORES

 Trabajo en Equipo
 Desarrollo del Capital Humano y Liderazgo
 Pasión por el Servicio
 Innovación y Creatividad en Soluciones
 Honestidad e Integridad en nuestras relaciones
 Compromiso con la calidad
 Compromiso 24/7
 Respeto Interpersonal
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

O R G A N I G R A M A

DIRECTORES

GERARDO MENDOZA
JESUS BARBOSA

GERENTE GENERAL GERENTE ADMINISTRATIVO GERENTE OPERATIVO

FERMIN HERNANDEZ MONSERRAT DAMIAN MARIANA DAMIAN

C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

NORMAS GENERALES DE OPERACIÓN

1. Se deben observar estrictamente los procedimientos establecidos por la gerencia de logística y

transporte para determinar los parámetros de operación en cuanto a consumos de combustible y llantas para la
operación diaria.

2. Las unidades deben ser utilizadas en forma eficiente y únicamente para el desempeño de las funciones
encomendadas, debiendo permanecer en el patio donde se descargan o en la pensión

3. Los vehículos que por su uso, mantenimiento o estado de conservación resulten obsoletos, deberán ser
dados de baja conforme a las disposiciones legales y administrativas vigentes y señalarse como propuestos
para baja en el inventario general de vehículos en tanto se define su transferencia o su enajenación.

4. La responsabilidad directa sobre el uso de cualquier vehículo, es exclusiva del trabajador que tenga
asignada la unidad.

5. Todos los vehículos deben ser asegurados contra accidentes y daños a terceros, por parte de la
empresa.

6. Queda estrictamente prohibido sobrecargar las unidades, siendo responsabilidad de las áreas de
transporte de sucursales y unidades operativas, vigilar que se respeten los límites de carga establecidos en el
presente instructivo.

7. Es obligación de las áreas de transporte de sucursales y unidades operativas, vigilar que al momento
de asignar cada unidad cuente con la documentación respectiva, tarjeta de circulación, así como la
verificación de emisión de contaminantes en aquellos lugares en donde sea obligatorio, placas y calcomanía
que las autoridades federales y estatales requieran para permitir el tránsito de vehículos.

8. Es responsabilidad de las áreas de administración de sucursales y/o unidades operativas, realizar todos
los trámites administrativos que requieran los vehículos para circular.
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

POLITICAS
DIRECCION GENERAL

1. HORA DE ENTRADA SERA A LAS 9:00 AM

2. FIRMAR O CHECAR ENTRADA O SALIDA SEGÚN SEA EL CASO
3. RESPETAR A US COMPAÑEROS
4. MANTENER EN ORDEN EL AREA DE TRABAJO
5. REPORTAR FALLAS EN EL EQUIPO DE TRABAJO
6. MANTENER EN ACTUALIZACION LOS TERMINOS Y CONDICIONES DE LOS SERVICIOS
7. ENTREGA SUS REPORTES AL DIRECTOR DIARIAMENTE
8. CONSERVAR UNA ACTITUD DE SERVICIO AL CLIENTE
9. LAS VENTAS QUE SE REALICEN DEBERAN SER CONFIRMADAS POR EL DIRECTOR
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

NORMAS GENERALES DE MANTENIMIENTO

1. El mantenimiento preventivo y/o correctivo de los vehículos que operan deberá ser cada mes,
autorizados por la gerencia de logística y transporte

2. Se deben observar estrictamente las normas, políticas, métodos y procedimientos, así como los
parámetros establecidos por la gerencia de logística y transporte de oficinas para determinar
programas calendarizados y presupuestos de mantenimiento y consumo de combustible y lubricantes.

3. La frecuencia de los mantenimientos preventivos a que deben someterse las unidades , se

determinará con base en las condiciones particulares de operación de cada unidad operativa, por uso y
tipo de vehículo, adecuando los estándares que la gerencia de logística y transporte ha emitido en las
tablas denominadas estándares de mantenimiento por tipo de unidad.

4. Se debe planear y programar adecuadamente el ejercicio de los recursos asignados para el

mantenimiento de la flota vehicular, diferenciando el programa de mantenimiento preventivo, de las
reparaciones correctivas.

5. Ningún vehículo podrá modificarse o adaptarse en alguna de sus partes

C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS DE CARGA

OBJETIVO
Garantizar que se cuente con los vehículos estrictamente necesarios para cumplir su función, dando prioridad
en esta asignación a las labores de surtimiento de mercancías y transportación de las mismas.

Normas de aplicación:

1. Los tractos camiones se asignarán exclusivamente, para que sus asignatarios desarrollen los
programas institucionales, de acuerdo con las funciones a su cargo y no podrán ser utilizados para fines
ajenos a los de la empresa.

2. Únicamente se asignarán vehículos asegurados y con toda su documentación en regla, además el

resguardo debe ser firmado por el usuario del vehículo y el titular del área de asignación.

3. El resguardo es documento indispensable para asignar una unidad y debe ser llenado en todos sus
incisos y firmado por el servidor público que lo asigna y el que lo recibe.

4. No se asignarán unidades con defectos mecánicos importantes que impliquen la intervención de

personal mecánico para su operación normal.

5. No está permitido asignar vehículos con documentación incompleta, con problemas legales y/o
administrativos en proceso de solución.

6. No deberán asignarse vehículos a operadores o usuarios que no presenten previamente el examen de

manejo aplicado por el área de transporte de la unidad operativa. Igual prohibición se aplicará si el operador
no cuenta con licencia de manejo.
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS DE CARGA

NO.
DE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACT.
INICIO
1 GERENTE
GENERAL Determinar con base en el sistema de ruteos, los requerimientos de
unidades de carga. Elaboran dictamen y firman acta de acuerdos.
2 GERENTE GENERAL
Solicitar al responsable del área de operaciones, la asignación de vehículos
requeridos.
3 GERENTE
OPERATIVO Analizar, revisar y con base en el ruteo análisis de eficiencia de vehículos
asignados: Si procede, determina el tipo y número de unidades que cubran
la necesidad de operación. Si no procede, da respuesta negativa al Gerente.
GERENTE
GENERAL Verificar en el inventario general de vehículos de la sucursal o unidad
4 operativa, la disponibilidad de las unidades requeridas y emite análisis de
posibilidades de reasignación de vehículos al responsable del área
GERENTE operativa.
GENERAL
En coordinación, determinan con base en el dictamen del área de
5 transporte, la asignación, reasignación o solicitud de vehículos. Turnan la
GERENTE información correspondiente al gerente operativo.
OPERATIVO
Instruir mediante oficio al área de administración para que, de acuerdo a
6 los procedimientos en vigor, asigne o reasigne los vehículos solicitados,
turnando copia al área de operaciones y encargado de transporte.

GERENTE Concentrar las unidades en sucursal y por medio del área de activos fijos,
7 GENERAL asigna las unidades. Elabora los resguardos correspondientes y los entrega
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

GERENTE
8 OPERATIVO Recibir las unidades, verifica su estado y firma los resguardos al área de
administración, conservando una copia para su control.
GERENTE
GENERAL Asignar unidades a los operadores que hayan aprobado el examen de
9 manejo y cuenten con la licencia de manejo federal vigente.

10 OPERADOR Recibir unidad y verifica estado físico, así como equipo instalado. Firma de
conformidad resguardo correspondiente.

11 GERENTE GENERAL Recabar resguardos y los turna al encargado de transportes. Verifica

periódicamente el estado físico de la unidad y el equipo entregado en
resguardo. En caso de faltantes de equipo o daños al vehículo atribuibles a
negligencia o dolo del operador, evalúa montos económicos, elabora
GERENTE reporte y lo turna al gerente operativo.
12 OPERATIVO
Recibir copia de los resguardos debidamente requisitados y registra la
información en el sistema automatizado de control vehicular. En caso de
recibir reportes de daños a la unidad o faltantes de equipo atribuibles a
negligencia o dolo del operador, solicita al área de administración la
aplicación de sanciones económicas al operador.

FIN DE PROCEDIMIENTO
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

GERENTE GENERAL GERENTE GENERAL GERENTE OPERATIVO

INICIO
1
3
2
DETERMINAR EN
BASE AL SISTEMA ANALIZAR,
SOLICITAR AL
DE RUTEOS LOS REVISA CON
RESPONSABLE
REQUERIMIENTOS BASE EN RUTEO
DICTAMEN LA ASIGNACIÓN
DE UNIDADES DE Y SI PROCEDE
CARGA, ELABORAN DE VEHÍCULOS JUSTIFICACIÓN DETERMINA TIPO Y
ACTA REQUERIDOS JUSTIFICACIÓN
DICTAMEN Y No. DE UNIDADES
JUNTO CON ACTA
FIRMAN ACTA Y TURNA SI NO
JUSTIFICACIÓN ACTA
PROCEDE AVISA
Y ACTA
AL Gerente

GERENTE GERENTE
OPERATIVO GENERAL

GERENTE GENERAL
6 5
4
INSTRUIRV PARA
QUE SE ASIGNEN DETERMINAR EN
INFORMACIÓN
LOS VEHÍCULOS COORDINACIÓN, EN VERIFICAR
SOLICITADOS OFICIO BASE AL ANÁLISIS ANÁLISIS INVENTARIO GRAL.
MEDIANTE LA ASIGNACIÓN DE DE VEHÍCULOS LA
OFICIO O/2 VEHÍCULOS Y DISPONIBILIDAD Y
TURNAN INFORMACIÓN EMITE ANÁLISIS INVENTARIO
INFORMACIÓN DE REASIGNACIÓN
Y TURNA
ÁREA DE ENCARGADO DE
ANÁLISIS
OPERACIONES TRANSPORTE

GERENTE
GERENTE OPERATIVO
GENERAL GERENTE OPERATIVO
7 8

CONCENTRAR RECIBIR 10
UNIDADES, EL ÁREA UNIDADES,
DE ACTIVOS VERIFICA Y FIRMA RESGUARDOS
ASIGNA UNIDADES RESGUARDOS AL RECIBIR
Y ELABORA ÁREA DE ADMÓN. UNIDAD,
RESGUARDOS N
RESGUARDOS Y VERIFICA Y
LOS ENTREGA FIRMA DE
N GERENTE GENERAL CONFORMIDAD
RESGUARDO RESGUARDO
ÁREA DE
9 ADMÓN.

ASIGNA UNIDADES
A OPERADORES
APROBADOS EN JEFE DE
GERENTE GENERAL ALMACÉN
EXAMEN Y CON
LICENCIA VIGENTE
12

RECIBIR RESGUARDOS Y
REPORTE
REGISTRA, EN CASO DE INVENTARIO N 11
RECIBIR REPORTES DE
DAÑOS SOLICITA AL ÁREA REGISTRO
DE ADMÓN. APLIQUE N RECABAR RESGUARDOS Y
SANCIONES Y ACTUALIZA LOS TURNA, VERIFICA
INVENTARIO GRAL. DE RESGUARDOS ESTADO FÍSICO DE
VEHÍCULOS UNIDAD Y EQUIPO, EN REPORTE
N CASO DE DAÑOS EVALUA, RESGUARDOS
ELABORA REPORTE Y
 C

C Fecha Mes y Año

Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

NO. RESPONSABLE JEFE DE ALMACÉN Y MESA

DESCRIPCION DE ACTIVIDAD
RESPONSABLE ÁREA DE OPERACIONES
DIRECTIVA
DE INICIO SUCURSAL O UNIDAD OPERATIVA

ACT
GERENTE GENERAL Determinar las necesidades de vehículos de supervisión, con base en el
número de tiendas del almacén, considerando de 15 a 20 tiendas por
1 vehículo y características de recorrido de la zona de influencia del
almacén.

GERENTE Solicitar al responsable de operaciones de la sucursal o unidad

GENERAL operativa, la asignación de los vehículos requeridos, adjuntando la
2 justificación y acta de acuerdos de la reunión de trabajo realizada con la
mesa directiva.

GERENTE OPERATIVO Analizar y revisar requerimientos y, Si procede:

3 Turna al área de transportes para su evaluación. Si no procede:
GERENTE OPERATIVO Da respuesta negativa al gerente.

GERENTE OPERATIVO Y Verificar en el inventario general de vehículos la disponibilidad de las

4 GERENTE unidades requeridas y emite análisis al gerente general.
ADMINISTRATIVO
En coordinación, determinan, con base en el dictamen del área de
5 transporte y políticas vigentes, la asignación, reasignación o solicitud de
GERENTE OPERATIVO adquisición de los vehículos, turnando la información correspondiente
al gerente general.
GERENTE
ADMINISTRATIVO Instruir al área de administración, de acuerdo a los procedimientos en
vigor, asigne o reasigne los vehículos solicitados, turnando copia al área
6 de operaciones.
GERENTE OPERATIVO
Concentrar las unidades en la sucursal o unidad operativa y, por medio
7 del gerente general, asigna las unidades. Elabora los resguardos
correspondientes y los entrega al jefe de almacén.
GERENTE GENERAL
8 Recibir las unidades, verificar su estado y firmar los resguardos
correspondientes al área de administración.

Recibir copia de los resguardos debidamente requisitados y registra la

información en el sistema automatizado de control vehicular. En caso
9 de recibir reportes de daños a la unidad o faltantes de equipo
atribuibles a negligencia o dolo del operador, solicita al área de
administración la aplicación de sanciones económicas al operador.
Mantiene permanentemente actualizado el inventario general de
vehículos.
FIN DE PROCEDIMIENTO
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

DE TRANSPORTES UNIDAD OPERATIVA

TITULAR
DE SUCURSAL O
DEL ÁREA

INICIO

DETERMINAN
NECESIDADES DE 3 4
VEHÍCULOS DE
SUPERVISIÓN EN RECIBE Y REVISA
BASE A CANTIDAD RECIBE Y
REQUERIMIENTOS JUSTIFICACIÓN
DE TIENDAS DE VERIFICA EN
SI PROCEDE INVENTARIO JUSTIFICACIÓN
ALMACÉN, EL JEFE TURNA, SI NO ACTA GRAL. LA
DEL ALMACÉN PROCEDE
EVALUA Y ASIGNA DISPONIBILIDAD
DICTAMEN REGRESA Y EMITE ANÁLISIS
A SUPERVISORES,
ELABORAN ANÁLISIS
DICTAMEN Y ACTA
FIRMAN ACTA

RESPONSABLE ÁREA DE
OPERACIONES Y RESPONSABLE
DE ADMÓN.
JEFE DE ALMACÉN
5
2
DETERMINAN EN
SOLICITA AL JUSTIFICACIÓN COORDINACIÓN, EN
RESPONSABLE BASE AL ANÁLISIS
ANÁLISIS
LA ASIGNACIÓN, LA ASIGNACIÓN DE
ADJUNTANDO ACTA VEHÍCULOS Y
JUSTIFICACIÓN TURNAN INFORMACIÓN
Y ACTA SOLICITUD INFORMACIÓN

GERENTE DE SUCURSAL O
RESPONSABLE DE
UNIDAD OPERATIVA
ADMÓN. Y FINANZAS

7 6

CONCENTRA INSTRUYE PARA

QUE SE ASIGNEN INFORMACIÓN
UNIDADES, EL
ÁREA DE ACTIVOS LOS VEHÍCULOS
OFICIO
ASIGNA Y SOLICITADOS
ELABORA MEDIANTE O/1
RESGUARDOS Y RESGUARDOS OFICIO
ENTREGA AL JEFE
DE ALMACÉN N ÁREA DE
OPERACIONES

JEFE DE ALMACÉN JEFE DE ALMACÉN TITULAR DEL ÁREA

DE TRANSPORTE

8 9 10 REPORTES
N
RECABA RESGUARDOS
RECIBE RECIBE RESGUARDOS Y INVENTARIO
Y LOS TURNA, VERIFICA
UNIDAD, REGISTRA, VERIFICA
ESTADO FÍSICO DE
VERIFICA SU ESTADO FÍSICO DE
UNIDAD Y EQUIPO, EN REGISTRO
ESTADO Y UNIDADES Y EQUIPO EN
CASO DE DAÑOS N
FIRMA CASO DE DAÑOS ELABORA
EVALUA, ELABORA
RESGUARDOS DE MÓN. RESGUARDO
O/1 ÁREA AD
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN, DOTACIÓN Y CONTROL DE

COMBUSTIBLE.

OBJETIVOS:
Controlar la adquisición, dotación y uso racional del combustible que requieren las unidades operativas
Normas de aplicación:

1. Es responsabilidad del gerente que las áreas de transporte, se apeguen a este procedimiento para adquirir,
administrar y consumir combustible.

2. Las dotaciones de combustible serán autorizadas únicamente para aquellas unidades propiedad de
Transpo, por ningún motivo se debe autorizar combustible para unidades fuera de servicio, propuestas
para baja o que no formen parte de la flota vehicular de la sucursal o unidad operativa.

3. Toda dotación de combustible será registrada en el sistema de control vehicular.

4. Es obligación de las áreas de transporte de sucursal o unidad operativa, establecer y dar a conocer a las
diferentes áreas de las sucursales, los rendimientos de cada tipo de unidad.

5. Los parámetros de rendimiento que ofrecen los proveedores, a que se deben ajustar los vehículos de
sucursal son los siguientes:

TIPO DE VEHÍCULO RENDIMIENTO TEÓRICO (KMS POR LITRO)

CARGADO VACÍO
TRACTOCAMIÓN 1.5 1.8

6. Se debe suministrar únicamente el tipo de combustible que los fabricantes especifican para cada tipo de
vehículo.

7. Esta normatividad es de aplicación obligatoria en sucursales y unidades operativas

C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN, DOTACIÓN Y CONTROL

DE COMBUSTIBLE.

No.de RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Act.
INICIO
GERENTE Elaborar estudio de justificación para incorporar la flota vehicular en
1
GENERAL operación al sistema de tarjetas electrónicas de control de combustible

2 GERENTE Elaborar estudio de mercado de empresas prestadoras del servicio de

OPERATIVO tarjetas electrónicas de control de combustible, establece enlaces, evalúa
condiciones y costos, determina la mejor opción y presenta resultados
ante los directores para establecer procesos de adquisición.
3 GERENTE
GENERAL Determinar formas de pago.

4 GERENTE
GENERAL Elabora propuestas de contratos con la empresa que se determine

5 GERENTE Elaborar normatividad y envía a sucursales.

GENERAL

6 GERENTE Solicitar a sucursales, programa de incorporación de unidad

GENERAL

7 GERENCIA Envía a corporativo programa de incorporación de unidades

DE SUCURSAL

8 GERENTE Recopilar programas de incorporación de unidades y reporta a la

GENERAL empresa prestadora de servicio de control de combustible. Realiza
Seguimiento al proceso de incorporación de unidades y capacitación correspondiente
.

FIN DE PROCEDIMIENTO
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

GERENTE OPERATIVO GERENTE GERENRE GENERAL

GENERAL
GERENTE GENERAL

INICIO
1
2 3 4
ELABORA
JUSTIFICACIÓN,
ELABORA DETERMINA ELABORA
INCORPORA
ESTUDIO DE FORMAS DE PROPUESTAS
FLOTA
EMPRESAS PAGO DE
VEHICULAR AL PROPUESTAS
ESTABLECE CONTRATOS
SISTEMA DE DE
JUSTIFICACIÓN ENLACES, EVALUA
TARJETAS DE CONTRATOS
CONDICIONES Y
CONTROL DE ESTUDIO
COSTOS,
COMBUSTIBLE Y
DETERMINA Y
PRESENTA
PRESENTA

COMITÉ DE COMITÉ DE
ADQUISICIONES ADQUISICIONES
DE DICONSA DE DICONSA

ELABORA
NORMATIVIDAD
NORMATIVIDAD
Y ENVÍA

GERENCIA DE
SUCURSAL
SUCURSALES

6
7
SOLICITA
PROGRAMA DE ENVÍA
INCORPORACIÓN PROGRAMA DE
DE UNIDADES INCORPORACIÓN
PROGRAMA
DE UNIDADES

RECOPILA
PROGRAMAS Y
REPORTA A LA
EMPRESA
PRESTADORA DEL
SERVICIO, REALIZA
SEGUIMIENTO AL REPORTE
PROCESO DE
INCORPORACIÓN
PROGRAMAS
DE LAS UNIDADES
EMPRESA

FI N
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

NO. DE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD
INICIO

1 GERENTE Consolidar inventario de vehículos en operación asignados a áreas

OPERATIVO administrativas y comercialización, ubicados en oficinas de sucursal o unidad
operativa.

2 Determinar rendimientos por vehículo asignado a áreas administrativas y de

comercialización, ubicados en oficinas de sucursal o unidad operativa.

Con base en ruteos de supervisión y/o programas de supervisión que especifiquen

recorridos de vehículos, determinar promedios de kilometrajes semanales,
3 mensuales y anuales por unidad. Por ningún motivo se considerarán kilometrajes
de recorridos diferentes a los mencionados.

Establecer tipo de combustible por unidad.

Determinar necesidades semanales de combustible por unidad y días autorizados

4 de carga. No se autorizarán operaciones de carga de combustible en días no
laborables y horarios en que deba permanecer la unidad en las instalaciones de la
5 sucursal o unidad operativa.

Identificar estaciones de servicio cercanas a las instalaciones de sucursal o

unidad operativa, afiliadas al sistema de tarjetas electrónicas de control de
combustible, o determina necesidades de afiliación.

Establecer parámetros de carga, días autorizados y estaciones de servicio

6
autorizadas, por unidad y operador, y envía al área usuaria para revisión y firma
de conformidad.

Revisar parámetros asignados y los modifica o autoriza. Regresan parámetros

7 autorizados al gerente operativo.

GERENTE Turnar al área de administración, listado de vehículos por área de asignación, con
GENERAL los parámetros autorizados de consumo de combustible semanal, días de carga,
8 estaciones de servicio de carga, necesidades adicionales de estaciones de servicio
GERENTE y nombres de los operadores de las unidades
OPERATIVO
9 Entregar al gerente operativo tarjetas electrónicas de control de combustible,
listado de unidades asignadas a oficinas de sucursal o unidad administrativa que
se incorporarán a este sistema, parámetros autorizados y nombres de usuarios.
Solicita al representante de tarjetas electrónicas de control de combustible la
expedición de tarjetas y la instalación del programa informático completo en
sucursal y unidades operativas, que permitirá el acceso a la información de
consumos de combustible por unidad vía Internet. Elabora y firma contrato de
servicio con el representante de tarjetas electrónicas de control de combustible,
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 3 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

GERENTE respetando el convenio marco elaborado por el corporativo.

ADMINISTRATI
VO Elaborar y entrega al área de administración, las tarjetas electrónicas para cada
operador, números de identificación personal e instala programas informáticos
10
completos en las áreas de la sucursal y unidad operativa que lo requieran.

GERENTE Conjuntamente con el área de administración de sucursal o unidad operativa,

programa y realiza los cursos de capacitación que se requieran, para el manejo de
GENERAL
11 la tarjeta electrónica de control de combustible.
GERENTE Recibir del representante de tarjetas electrónicas de control de combustible las
OPERATIVO tarjetas para operadores, números de identificación personal y entrega a cada
GERENTE usuario, recabando firmas de recibido.
12 GENERAL
Recibir tarjeta electrónica y número de identificación personal, firmando de
recibido.

Cargar combustible en la estación de servicio autorizada, recaba comprobante y

13 GERENTE verifica la cantidad de litros suministrada. Entrega comprobante al área de
ADMINISTRATI transportes.
VO
Elaborar concentrado de consumos de combustible semanal de vehículos
asignados a oficinas de sucursal o unidad operativa, adiciona los consumos de
14 vehículos de almacén central y almacenes rurales, consulta y coteja con la
información en línea y turna al área de administración. En caso de requerirse,
modifica parámetros de control de combustible
15
OPERADOR Revisar, autorizar y turnar al director la radicación semanal de recursos.

Radicar recursos solicitados

16

17 GERENTE FIN DEL PROCEDIMIENTO

OPERATIVO
18
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

GERENTE OPERATIVO GRENTE

GERENTE GENERAL
GENERAL

10
INICIO TARJETAS
11
1 CONTRATO
8 RECIBE, Y
CONSOLIDA ELABORA NOMBRES DE
INVENTARIO DE RECIBE, REVISA TARJETAS OPERADORES
VEHICULOS LOS MODIFICA PARA CADA
UBICADOS EN ÁREAS O AUTORIZA Y PARAMETROS OPERADOR E LISTADOS DE
ADMINISTRATIVAS Y INVENTARIO REGRESA INSTALA VEHICULOS
COMERCIALIZACIÓN PROGRAMA
PARAMETROS
INFORMÁTICO

2 GERENTE
12
DETERMINA
RENDIMIENTOS OPERATIVO CONJUNTAMENTE
POR VEHICULO CON ÁREA DE
ADMÓN.
PROGRAMA Y
9 REALIZA CURSOS
3 RECIBE Y NOMBRES DE DE
TURNA OPERADORES CAPACITACIÓN
EN BASE A PARÁMETROS, PARA EL MANEJO
LISTADOS DE CURSOS DE
RUTEOS Y LISTADOS Y DE TARJETAS
VEHICULOS CAPACITACIÓN
PROGRAMAS NOMBRES DE ELECTRÓNICAS
DETERMINA OPERADORES PARAMETROS
PROMEDIOS DE
KILOMETRAJES
POR UNIDAD

GERENTE ADMINISTRATIVO
4

ESTABLECE TIPO 10
DE
COMBUSTIBLE
CONTRATO
POR UNIDAD RECIBE, ENTREGA
SOLICITA
EXPEDICIÓN DE NOMBRES DE
TARJETAS E OPERADORES
5 INSTALACIÓN DE
LISTADOS DE
PROGRAMA,
DETERMINA VEHICULOS
ELABORA Y FIRMA
NECESIDADES DE CONTRATO DE PARAMETROS
COMBUSTIBLE Y SERVICIO
DÍAS
AUTORIZADOS
DE CARGA

11

IDENTIFICA
ESTACIONES DE
SERVICIO
13
CERCANAS Y
AFILIADAS
RECIBE TARJETAS Y
NÚMEROS DE
IDENTIFICACIÓN Nos. DE
7 PERSONAL, IDENTIFICACIÓN
ENTREGA Y
RECABA FIRMAS DE TARJETAS
ESTABLECE
PARÁMETROS RECIBIDO
POR UNIDAD Y
OPERADOR Y
PARAMETROS
ENVÍA PARA
FIRMA
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

GERENTE GERENTE
OPERATIVO ADMINISTRATIVO

2
1

USUARIO DE UNIDAD

16 17
14

ELABORA RECIBE, REVISA CONCENTRADO

RECIBE Y TURNA LA
CONCENTRADO, DE CONSUMOS
TARJETAS Y RADICACIÓN
NÚMEROS DE Nos. DE ADICIONA CONSUMOS
DE ALMACENES , SEMANAL DE RADICACIÓN
IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN RECURSOS
PERSONAL, COTEJA INFORMACIÓN
FIRMA DE TARJETAS Y TURNA, PARA
RECIBIDO SOLICITAR RECURSOS,
DE REQUERIRSE CONCENTRADO
MODIFICA DE CONSUMOS
PARÁMETROS
15

CARGA GERENTE GENERAL

COMBUSTIBLE
RECABA
COMPROBANTE 18
COMPROBANTE
Y ENTREGA
RECIBE,
REVISA Y
RADICA RADICACIÓN
RECURSOS
ÁREA DE SOLICITADOS
TRANSPORTES

FIN
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

NO DE RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

ACTIVI
DAD

INICIO
1 GERENTE GENERAL
Con base en el ruteo de surtimiento a tiendas, determina el número total de
GERENTE litros a consumir por los vehículos asignados por semana.
2 OPERATIVO
Revisar y autorizar los requerimientos de combustible.
GERENTE GENERAL
3 Seleccionar el lugar más adecuado para colocar los toneles llenos de combustible.
Este lugar debe estar ubicado fuera del área de bodega y fuera del área de
oficinas, además debe estar fuera del alcance de los eventuales visitantes al
GERENTE almacén
ADMINISTRATIVO
4 Entregar el dinero en efectivo, mediante un vale de caja, al operador que se
OPERADOR designe para la compra del combustible.

GERENTE GENERAL Adquirir el combustible en el expendio asignado y lo traslada al almacén.

5
OPERADOR Recibir, resguardar y controlar el combustible.

6 GERENTE GENERAL
Solicitar combustible con base en la ruta que recorrerá.
7
Determina el kilometraje a recorrer de cada vehículo, calcula la dotación de
8 OPERADOR combustible de acuerdo a los rendimientos establecidos por tipo de unidad y
entrega dotación de combustible al operador mediante vale de combustible.

GERENTE Canjear vale por combustible.

OPERATIVO
9
Comprobar mediante los vales de combustible entregados a los operadores, la
compra del no. Total de litros que se adquirieron por semana.
10

FIN DEL PROCESO

C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

GERENTE
GERENTE OPERATIVO GERENTE ADMINISTRATIVO.
GENERAL
INICIO

1
2 4
EN BASE A
RUTEOS DE
RECIBE, ENTREGA
SURTIMIENTO
REVISA Y DINERO
DETERMINA
AUTORIZA REQUERIMIENTOS MEDIANTE VALE
TOTAL DE LITROS
DE CAJA, PARA
A CONSUMIR POR VALE DE CAJA
COMPRA DE
SEMANA Y TURNA REQUERIMIENTOS COMBUSTIBLE
REQUERIMIENTOS

OPERADOR
3

SELECCIONA 5
LUGAR Y
COLOCA ADQUIERE
TONELES DE COMBUSTIBLE
COMBUSTIBLE Y LO
TRASLADA AL
ALMACÉN

7
6
SOLICITA
RECIBE, COMBUSTIBLE
RESGUARDA EN BASE A
Y CONTROLA RUTA A SOLICITUD
RECORRER

DETERMINA 9
KILOMETRAJE,
CALCULA CANJEA VALE
DOTACIÓN Y POR
ENTREGA COMBUSTIBLE VALE
MEDIANTE VALE
DE VALE DE
COMBUSTIBLE COMBUSTIBLE

10

COMPRUEBA
MEDIANTE VALES
ENTREGADOS LA
COMPRA TOTAL VALE DE
DE LITROS POR COMBUSTIBLE
SEMANA

FI N
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR LAS NECESIDADES DE LLANTAS, CÁMARAS Y

CORBATAS

OBJETIVO:

Programar y coordinar la adquisición y controlar la dotación de llantas, cámaras y corbatas para equipar los
vehículos que operan.

NORMAS DE OPERACIÓN:

1. Es responsabilidad del gerente general de la sucursal vigilar que sus áreas de administración y operaciones,
se apeguen a esta normatividad para adquirir y suministrar llantas, cámaras y corbatas.

2. Únicamente se dotarán llantas para instalarse en unidades propiedad de Transpo Express Logistics; en
ningún caso se dispondrá de estos bienes para equipar vehículos propiedad de funcionarios y/o empleados.

3. Para otorgar llantas nuevas, es indispensable que el operador presente la unidad con las llantas usadas
instaladas para que sean revisadas por el gerente general.

4. Se deben entregar llantas marcadas y a cambio se deben recibir llantas marcadas.

5. Es responsabilidad del gerente general cumplir con este procedimiento.

C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
NO DE RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Mes y Año
Actualización
ACTIVIDAD

INICIO

1 GERENTE Con base en el inventario de vehículos en operación por tipo, modelo y área de
GENERAL asignación determinan los tipos, medidas y demás características técnicas de las
llantas que se están utilizando así como los promedios de recorrido y duración
de los mismos.

Analizar la existencia de llantas, cámaras y corbatas en almacén

Determinar con base en los ruteos de surtimiento de los almacenes (incluyendo

el almacén central) y las bitácoras de operación, los recorridos promedio de
cada tipo de unidad y los tipos de camino que recorren.

Con base en el análisis de los ruteos de surtimiento, las existencias en almacén

y las características de las unidades en operación y los caminos, determina las
cantidades, tipos y medidas de llantas, cámaras y corbatas a solicitar y entrega
requerimientos al gerente o subgerente de operaciones

Someter a la consideración del gerente, las necesidades de llantas, cámaras y

GERENTE corbatas mismas que deben incluir el calendario de entregas que la sucursal
OPERATIVO requiere.
5
Analizar necesidades y autoriza solicitud a la dirección de operaciones para la
compra centralizada mediante licitación publica
GERENTE
6 GENERAL Concentrar necesidades de llantas, cámaras y corbatas y turna a la gerencia de
logística y transporte para su análisis
GERENTE
OPERATIVO Concentrar solicitudes, elabora anexo de necesidades de llantas, cámaras y
7
corbatas y prepara oficio del director de operaciones para solicitar la
adquisición de llantas, cámaras y corbatas a la dirección de administración.
GERENTE
GENERAL FIN DE PROCEDIMIENTO
8
 Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15
14
Pagina De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

GERENTE GERENTE GERENTE

GENERAL OPERATIVO GENERAL

INICIO

1
5 6
CON BASE EN
INVENTARIO DE ANALIZA
VEHICULOS SOMETE AL
INVENTARIO GERENTE NECESIDADES Y
DETERMINAN AUTORIZA
NECESIDADES
DE LAS SOLICITUD DE
SUCURSALES COMPRA MEDIANTE SOLICITUD
LICITACIÓN PÚBLICA
2

ANALIZA
EXISTENCIA EN
ALMACÉN

GERENTE
OPERATIVO
3

DETERMINA EN 7
BASE A RUTEOS
Y BITACORAS
LOS CONCENTRA
RECORRIDOS NECESIDADES
RUTEOS Y Y TURNA PARA SOLICITUD
PROMEDIO POR
BITACORAS ANÁLISIS
CADA UNIDAD

EN BASE AL
ANÁLISIS
DETERMINA
CANTIDADES Y GERENTE GENERAL
ENTREGA REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS
8

CONCENTRA SOLICITUDES
SOLICITUDES
ELABORA
ANEXO Y OFICIO OFICIO
DE ADQUISICIÓN

DIRECCIÓN DE
ADMÓN.

FI N

.
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

PROCEDIMIENTO PARA DISTRIBUCIÓN DE

LLANTAS, CÁMARAS Y CORBATAS
No.
INICIO

1 Reportar al gerente general, las necesidades de llantas, cámaras y corbatas de la

OPERADOR unidad que tiene asignada.

2 Verificar necesidad de llantas y si la solicitud procede hace la compra y la entrega.

GERENTE
OPERATIVO
Recibir solicitud del operador y revisar en el control de llantas, la ultima entrega
que se efectúo al vehículo en la bitácora de operación y de mantenimiento.
3
GERENTE
GENERAL Verificar físicamente en el vehículo las necesidades de llantas, cámaras y corbatas.

Analizar el rendimiento de cada una de las llantas solicitadas y autorizaR dotación.

4 GERENTE (En caso de existir alguna anomalía, se procede a la investigación y dictamen).
OPERATIVO
Elaborar orden de entrega de llantas y tramita su entrega ante el área de
5 administración que es la responsable de resguardar las llantas por ser un activo de la
empresa.

Elaborar requisición de servicio para marcaje de llantas, montaje, alineación y

6 balanceo.

Recibir las llantas y la requisición de servicio.

Acudir al prestador de servicios autorizado para cambio de llantas.

7
Entregar al área de transportes las llantas, cámaras y corbatas usadas para
dictaminar su renovación o enajenación.
8
OPERADOR
9 FIN DEL PROCEDIMIENTO

10
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

OPERADOR GERENTE OPERATIVO GERENTE GENERAL

INICIO

1 2 3
REPORTA
VERIFICA RECIBE, REVISA
NECESIDADES BITACORA
NECESIDAD, Y ULTIMA
DE LA UNIDAD
DETERMINA ENTREGA EN
QUE TIENE REPORTE REQUISICIÓN
ASIGNADA BITACORA

4
ESTAN BAJO
SI SU NO VERIFICA EN
RESGUARDO EL VEHICULO
LAS
2.1 2.2 NECESIDADES

PROCEDE ELABORA
Y REQUISICIÓN 5
ENTREGA REQUISICIÓN Y TURNA
ANALIZA EL
OPERADOR RENDIMIENTO
DE LAS
LLANTAS
SOLICITADAS Y
AUTORIZA, SI
EXISTE DICTAMEN
ANOMALÍA
PROCEDE A AUTORIZACIÓN
8 DICTAMEN

RECIBE
LLANTAS Y REQUISICIÓN
REQUISICIÓN DE SERVICIO
6

ELABORA
9 ORDEN DE
ENTREGA ORDEN DE
ACUDE AL Y TRAMITA ENTREGA
PRESTADOR
DE
SERVICIOS
AUTORIZADO 7 ÁREA DE
ADMÓN.

10 ELABORA
REQUISICIÓN
DE SERVICIO REQUISICIÓN
DE SERVICIO
ENTREGA
LLANTAS,
CÁMARAS Y
CORBATAS
USADAS PARA
DICTAMINAR SU LLANTAS,
RENOVACIÓN O CÁMARAS
ENAJENACIÓN Y
CORBATAS

ÁREA DE
TRANSPORTES

FIN
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS de
Fecha
GASTOS DE MANTENIMIENTOActualización Mes y Año

No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

de
Act. INICIO

1 OPERADOR Elaborar reporte de fallas de su vehículo y lo presenta al gerente general.

2 GERENTE Elaborar solicitud de servicio, solicitar autorización al director y si procede,

GENERAL envía unidad a taller.

3 Si cuenta con talleres autorizados en la zona de influencia del almacén elabora

GERENTE solicitud de servicio, solicita autorización al área de transporte y si procede, envía
OPERATIVO unidad a taller,
Si no cuenta con talleres en la zona de influencia del almacén envía la unidad a la
sucursal

Revisar la bitácora de mantenimiento del vehículo para determinar si procede o

4 no la reparación.
Si la reparación procede y se va a realizar en el taller autoriza reparación. Si no
procede, regresa la unidad a su área de adscripción.
Si la reparación se va a realizar, diagnostica la falla y si la reparación procede,
elabora orden de servicio y la entrega al operador para que presente su unidad en
el taller.

Junto con el taller contratado establece tiempo estimado de reparación. Si este

plazo es mayor a 24 horas y la unidad esta asignada para salir, instruye al
5 operador para que proporcione al prestador de servicio la información necesaria
respecto de la falla de la unidad y regrese a la pensión. Si la sucursal dispone de
otra unidad en buenas condiciones para reemplazar temporalmente a la que se
encuentra en reparación la asignará en ese momento, levantando el resguardo
respectivo.
Si la unidad pertenece en la pensión o en alguna otra área de la empresa,
informará al operador del vehículo el tiempo estimado de reparación,
estableciendo la posibilidad real de prestar temporalmente otra unidad.

Supervisar los trabajos de mantenimiento en el taller contratado para conseguir

6 las refacciones necesarias.
Sin importar donde se realice la reparación, se respetarán las siguientes
disposiciones:
1. Si las refacciones requeridas para una reparación tuvieran un costo
mayor a $ 2000.00, se solicitarán tres cotizaciones y siempre que
cumplan con la calidad requerida se adquirirá la más barata. Esta
compra será autorizada por el titular del área de transporte
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15
7 GERENTE 2. Si las refacciones requeridas para una reparación tuvieran un costo mayor a
$2000.00 pero menor a $10,000.00, deberán Pagina 15
ser adquiridas De de tres
a partir 53
GENERAL Manual de Procedimientos
cotizaciones y siempre que cumpla con la calidad requerida se adquirirá
General
Esta compra deberá ser autorizada por el titular Fecha de de transporte y por el
del área Mes y Año
titular del área de operaciones. Actualización
3. Si las refacciones requeridas para la reparación tuvieran un costo superior a los
$10,000.00 y menor a los $25,000.00 su compra se decidirá a partir de tres
cotizaciones y siempre que cumpla con la calidad requerida se adquirirá la más
barata. Esta compra deberá ser autorizada por el titular del área de transporte, el
titular del área de operaciones y el titular de l área de administración.
4. Cualquier reparación que requiera refacciones por un monto mayor a
$25,000.00 deberá decidirse a partir de tres cotizaciones y siempre que cumpla
con la calidad requerida, se adquirirá la más barata. Esta compra deberá
autorizarla el subcomité de adquisiciones de la sucursal en pleno.
5. Todas las compras deberán hacerse únicamente con los recursos que la
dirección de finanzas fondea cada semana a partir de la autorización de recursos
de la dirección de operaciones.

Recibir vehículo reparado y realiza pruebas de operación sobre el mismo, si es

posible, en compañía del operador que tiene asignada la unidad.
Si no hay ningún problema, recibe el vehículo del prestador de servicio, recibe la
8 factura y entrega al operador la unidad reparada, solicitándole que firme de
conformidad la orden de servicio.
GERENTE
Cotejar factura contra cotización y si no hay ningún problema, turna la factura al
GENERAL
área de finanzas para su pago.
Si el proveedor no respetó la cotización solicita las aclaraciones del caso.
9 Registrar en la bitácora de mantenimiento manual o electrónica el detalle de las
reparaciones realizadas, las refacciones instaladas y el costo de mano de obra y
refacciones.

Impactar el gasto erogado en el presupuesto respectivo para tener un

conocimiento preciso del avance en el ejercicio del mismo.
10

GERENTE FIN DE PROCEDIMIENTO

11 OPERATIVO
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

OPERADOR DE LA
GERENTE GENERAL GERENTE
UNIDAD
OPERATIVO

INICIO

1
2 3
ELABORA
REPORTE DE RECIBE Y SI CUENTA CON
FALLAS Y LO REPORTE REPORTE
PRESENTA ELABORA TALLERES
SOLICITUD DE AUTORIZADOS
SERVICIO Y SOLICITUD ELABORA
ENVÍA SOLICITUD,
SOLICITA
AUTORIZACIÓN,
SI PROCEDE SOLICITUD
ÁREA DE ENVÍA UNIDAD
TRANSPORTE

ÁREA DE
TRANSPORTE

GERENTE
OPERATIVO

REVISA
BITACORA Y
DETERMINA BITACORA

SI PROCEDE NO
REPARACIÓN

4.1 4.2

SI SE REGRESA UNIDAD
REALIZA EN A SU ÁREA DE
EL ALMACÉN ADSCRIPCIÓN
AUTORIZA, SI
SE REALIZA
EN
SUCURSAL,
ELABORA
ORDEN
ORDEN Y
DE
ENTREGA
SERVICIO

OPERADOR DE
UNIDAD

JUNTO CON TALLER

ESTIMA TIEMPO DE
REPARACIÓN, SI ES
MAYOR A 24 HORAS,
SI DISPONE DE OTRA
UNIDAD LA ASIGNA Y
RESGUARDO ELABORA
RESGUARDO
O/1
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización
GERENTE
GENERAL
GERENTE GENERAL

5 2
1

GERENTE
OPERATIVO 7.4
8
TODAS LAS RECIBE VEHICULO
1 COMPRAS SE REPARADO,
HARÁN CON REALIZA PRUEBAS
RECURSOS QUE EN COMPAÑÍA DEL
SUPERVISA LOS LA DIR. DE
TRABAJOS Y OPERADOR, SI NO
FINANZAS HAY PROBLEMA
CONSIGUE FONDEA CADA RESGUARD
REFACCIONES RECIBE FACTURA Y
SEMANA DE LA O
SI EL COSTO ES ENTREGA
DIR. DE ORDEN DE
MAYOR A $2,000 VEHICULO, RECABA
OPERACIONES SERVICIO
SE SOLICITAN 3 FIRMA DE ORDEN
COTIZACIONES DE SERVICIO Y
Y AUTORIZA LA COTIZACIONES FACTURA
CANCELA
MÁS BARATA RESGUARDO

7.1

9
SI EL COSTO ES
MAYOR A $2,000 COTEJA FACTURA
PERO MENOR A CONTRA
$10,000 SOLICITA COTIZACIÓN,
3 REQUISICIONES TURNA PARA PAGO
Y AUTORIZAN LA SI EL PROVEEDOR
MÁS BARATA LOS NO RESPETÓ LA
TITULARES DE COTIZACIÓN
TRANSPORTES , COTIZACIONES 10 SOLICITA
OPERACIONES Y ACLARACIONES
ADMÓN.
REGISTRA EN
BITÁCORA,
DETALLE DE
REPARACIONES,
7.2 REFACCIONES Y
COSTO DE MANO
DE OBRA Y BITÁCORA
SI EL COSTO ES REFACCIONES
MAYOR A $10,000
Y MENOR A
$25,000 SOLICITA
3 REQUISICIONES 11
Y AUTORIZAN LA
MÁS BARATA LOS
TITULARES DE IMPACTA GASTO
TRANSPORTES, EROGADO EN
COTIZACIONES PRESUPUESTO
OPERACIONES Y
ADMÓN. PARA TENER
CONOCIMIENTO
DEL EJERCICIO PRESUPUESTO
DEL MISMO
7.3

SI EL COSTO ES
MAYOR A $25,000
SOLICITA 3 FI N
REQUISICIONES Y
AUTORIZA LA MÁS
BARATA EL
SUBCOMITÉ DE
COTIZACIONES
ADQUISICIONES
DE LA SUCURSAL
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización
PRESTADORES DE SERVICIO DE MANTENIMIENTO
AUTOMOTRÍZ GERENTE OPERATIVO
NOCDE RESPONSABLE DESCRIPCION
ACTIVIDA INICIO
DES
Construye las tablas de los conceptos que se contratarán con los prestadores
de servicio externos.

Con base en el programa-presupuesto de mantenimiento establece el número

y tipo de mantenimientos que se realizarán en el año.

Somete a la consideración de los directores las tablas de conceptos y el

programa- presupuesto y el número y tipo de trabajos que se realizarán en el
año.

Solícita al titular del área de administración que convoque a una reunión con
los directores para que ellos aprueben los conceptos de mantenimiento, los
GERENTE
montos estimados
GENERAL a ejercer y autoricen al titular del área de administración
para que se organice la licitación publica para otorgar el contrato para el
servicio de mantenimiento de la flota de la sucursal.

Llevará a cabo todo el proceso licitatorio del servicio de mantenimiento

automotriz.
Si por las condiciones del mercado local no fuera posible realizar una
licitación, se respetará el procedimiento de selección a partir de la modalidad
de invitación restringida a por lo menos cinco prestadores de servicio.

Una vez contratado el prestador de servicio será responsable de vigilar que su

trabajo diario se apegue totalmente al programa-presupuesto de
mantenimiento de la sucursal
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

G R TE
E E GENERAL
N

INICIO

1
4 5
CONSTRUYE
SOLICITA AL ÁREA DE
TABLAS DE LLEVARÁ A
ADMÓN. CONVOQUE
CONCEPTOS CABO TODO
REUNIÓN CON LOS
QUE EL
DIRECTORES PARA No. Y TIPO DE
CONTRATARÁN PROCESO PROCESO
APROBACIÓN DE LOS MANTENIMIENTO
CON LICITATORIO LICITATORIO
CONCEPTOS, PROG.,
PRESTADORES TABLAS DE
MONTOS Y ORG. DE TABLAS DE
DE SERVICIOS CONCEPTOS
LICITACIÓN PÚBLICA CONCEPTOS
PARA OTORGAR
CONCESIÓN PROGRAMA
5.1
2
SI POR
EN BASE A CONDICIONES DE
PROGRAMA No. Y TIPO DE MERCADO LOCAL
ESTABLECE No. Y MANTENIMIENTO NO ES POSIBLE LA
TIPO DE LICITACIÓN, SE
MANTENIMIENTO PROGRAMA
LLEVARÁ A CABO
QUE REALIZARÁ POR INVITACIÓN
RESTRINGIDA A
POR LO MENOS A 5
PRESTADORES DE INVITACIÓN
SERVICIO RESTRINGIDA
3 5
No. Y TIPO DE
SOMETE A MANTENIMIENTO
CONSIDERACIÓN
LAS TABLAS, TABLAS DE PRESTADORES
PROGRAMA Y CONCEPTOS DE SERVICIO
No. Y TIPO DE
PROGRAMA
MANTENIMIENTO

CONTRATADO
EL PRESTADOR DE SERVICIO,
SERÁ RESPONSABLE DE VIGILAR
SU TRABAJO DIARIO SE APEGUE
AL PROGRAMA

FI N
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION

DE PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS
ANUALES DE MANTENIMIENTO
NO. DE RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDAD
ACTIVI
DAD INICIO

Recibir del gerente operativo tablas con los estándares de mantenimiento por
tipo de vehículo.

Recaba información sobre:

Kilometraje mensual.

Considerando el kilometraje que recorre al mes cada tipo de unidad y los

estándares de mantenimiento determinados por el gerente operativo, determina
el número y tipo de mantenimientos que cada unidad recibirá durante el año.

Una vez que determina el número y tipo de reparación que recibirá cada unidad,
construye el programa de mantenimiento por área de responsabilidad y almacén
incluyendo al almacén central.

Con base en los costos de los prestadores de servicio con los que se tiene
convenio, elabora el presupuesto de mantenimiento, lo totaliza para obtener el
presupuesto de mantenimiento preventivo.

Revisa el monto ejercido durante el último año por concepto de mantenimientos

correctivos menores y mayores, determina la cantidad y adiciona al presupuesto
total un monto igual al 80% del total ejercido como mantenimiento correctivo.
El 20% que no se adiciona debe resultar en ahorro si se aplica correctamente el
programa de mantenimiento preventivo.

Somete el programa de mantenimiento y el presupuesto a

la consideración de los directores.

Autoriza programa y presupuesto.

Envía programa y presupuesto autorizado

RECIBIR
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

Turna presupuesto para su validación.

Revisa programa y presupuesto, valida y prepara oficio para que los

Directores envíen únicamente el presupuesto al gerente general.

Recibe presupuesto y lo integra al presupuesto global.

FIN DE PROCEDIMIENTO
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15
C
Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

GERENTE GENERAL GERENTE OPERATIVO

INICIO

1
7 8
RECIBE LAS
TABLAS CON LOS
SOMETE EL PROGRAMA DE
ESTÁNDARES DE AUTORIZA PROGRAMA DE
PROGRAMA Y MANTENIMIENTO
MANTENIMIENTO PROGRAMA Y MANTENIMIENTO
TABLA DE PRESUPUESTO A
POR TIPO DE PRESUPUESTO
ESTÁNDARES CONSIDERACIÓN
VEHÍCULO PRESUPUESTO Y SOMETE A
DEL TITULAR DEL PRESUPUESTO
DE AUTORIZACIÓN
ÁREA MANTENIMIENTO DE
DE CIDAP MANTENIMIENTO
2

RECABA
INFORMACIÓN
SOBRE EL KILO-
METRAJE DE
LOS VEHÍCULOS
DIRECTORES
3 9
PROGRAMA DE
CONSIDERANDO ENVÍA MANTENIMIENTO
EL KILOMETRAJE PROGRAMA Y
DETERMINA EL PRESUPUESTO
No. Y TIPO DE PRESUPUESTO
MANTENIMIENTO DE
MANTENIMIENTO

POR EL TIPO DE
MANTENIMIENTO
ELABORA EL
PROGRAMA POR GERENTE
ÁREA DE
RESPONSABILIDAD,
GENERAL
ALMACÉN PROGRAMA DE
INCLUYENDO AL MANTENIMIENTO 10
ALMACÉN

PROGRAMA DE
RECIBE,
MANTENIMIENTO
REVISA Y
5 TURNA
PRESUPUESTO
CON BASE EN LOS DE
COSTOS ELABORA MANTENIMIENTO
PRESUPUESTO DE
MANTENIMIENTO
PARA LAS MISMAS
ÁREAS, ALMACENES
PRESUPUESTO
INCLUYENDO AL
ALMACÉN CENTRAL
Y LO TOTALIZA DE
MANTENIMIENTO ADGMEINRIESNTTREATI GERENTE OPERATIVO
VO

12 11
6
PROGRAMA DE
REVISA MONTO RECIBE, RECIBE, REVISA, MANTENIMIENTO
EJERCIDO EN EL PRESUPUESTO VALIDA Y
ÚLTIMO AÑO Y Y LO INTEGRA ELABORA OFICIO PRESUPUESTO
DETERMINA LA AL AL DIR. DE DE
PRESUPUESTO PRESUPUESTO OPERACIONES MANTENIMIENTO
CANTIDAD Y
ADICIONA AL GLOBAL DE DE ENVÍE
PRESUPUESTO UN DICONSA MANTENIMIENTO PRESUPUESTO OFICIO DE ENVÍO
MONTO POR EL 80% A LA DIR DE
PRESUPUESTO FINANZAS
DEL TOTAL
EJERCIDO DE
MANTENIMIENTO

FI N
 Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 19 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

CONCLUCIONES
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

RECOMENDACIONES
C Fecha Mes y Año
Transpo Express Logistics S. A. de C. V.
martes 5 05 15

Pagina 15 De 53
Manual de Procedimientos
General
Fecha de
Mes y Año
Actualización

PARTICIPANTES