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Apresentação PGD

Prefeitura de Palmas - 2017


Tópicos:

• Motivação para o projeto


• Sobre o PGD
• Funcionalidades do PGD
• Abrindo um processo no PGD
Motivação para o projeto
• Modernização da gestão municipal
• Busca de melhores resultados
• Sustentabilidade
Etapas

Resolve Palmas
Ofícios e Demais
Memorandos Protocolo sem Órgãos
papel
Sobre o PGD
O PGD é uma plataforma on-line de gestão. O sistema
engloba módulos ECM (Enterprise Content
Management), voltado para a gestão de conteúdo
corporativo, e BPMS, que contempla a gestão de
processos de negócios.
Objetivo do PGD
Permitir a criação, controle, automatização,
otimização e monitoramento de todo ciclo de
vida dos processos/fluxos de trabalho e dos
documentos da Organização.
Benefícios do PGD
• Agilidade nos trâmites de processos;
• Desburocratização dos processos;
• Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos
humanos e aumentando a produtividade;
• Transparência dos processos (consulta pública);
• Rastreabilidade das informações e documentos;
• Ferramenta de Gestão (relatórios);
Benefícios do PGD
• Segurança nas informações;
• Intuitivo e de fácil usabilidade;
• Arquivo Digital de documentos com controle de acesso e versionamento;
• Disponibilização instantânea de documentos (sem limitações físicas);
• Evita extravio ou falsificação de documentos;
• Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos
digitais no sistema.
Funcionalidades
do PGD
Para acessar o PGD, basta clicar na imagem
Acesso disponível na Intranet OU...
... acessar uma página na web e digitar:
Acesso http://palmas.sinax.com.br
Para entrar no sistema PGD é preciso digitar
Acesso o login e a senha. Os logins e senhas serão
repassados no treinamento.
Ao entrar no sistema é apresentada uma tela de boas vindas
para atualização inicial dos dados.
Acesso Após esta tela é apresentada a tela principal do sistema que
pode ser visualizada a seguir.
Acesso
Em ‘Meu perfil’ você pode alterar a sua
Configurações foto e os seus dados pessoais.
Configurações
Processos
ATENÇÃO!
No contexto do sistema PGD, o termo “Processo” se refere a um
fluxo de trabalho, ou seja, não é somente o conceito de
processo administrativo aberto no protocolo.

O Processo Administrativo (pasta) é um dos tipos de


documento, assim como Ofício e Memorando.
Área onde os processos são abertos e
Processos administrados dentro do PGD.
Processos Subáreas de Processos.
Todos os processos enviados para o
Caixa de entrada setor ou para o servidor encontram-se
na caixa de entrada.
Ao clicar sobre um processo, uma linha de
opções aparece. É possível: visualizar,
Caixa de entrada receber, receber e agir, ver o histórico
resumido e devolver.
Uso do Menu de Contexto
O Menu de contexto irá aparecer sempre que o usuário clicar uma vez em cima do
processo que deseja ver/agir.

As opções que aparecem no Menu de contexto, dependendo da sub área que o usuário
estiver trabalhando ficará disponíveis algumas destas opções:

✓ Visualizar
✓ Receber
✓ Receber e agir
✓ Histórico Resumido
✓ Devolver (para a atividade anterior)
✓ Cancelar trâmite (apenas se o processo ainda não foi recebido)
✓ Processos vinculados (caso haja processos vinculados)
Caixa de entrada - Visualizar

Você consegue visualizar todas as


etapas do processo e o que foi feito
em cada uma antes de recebê-lo.
Caixa de entrada - Receber

Ao clicar em ‘Receber’, o processo


irá para a caixa de ‘Meus processos’
do usuário.
Caixa de entrada - Receber e agir

Ao clicar em ‘Receber e agir’, será


aberta a tela de execução do
processo.
Caixa de entrada - Histórico resumido

Mostra, resumidamente, as tramitações feitas


nesse processo.
Caixa de saída

Todos os processos tramitados por você


encontram-se na caixa de saída.
Meus processos

Todos os processos que estavam na caixa de


entrada e foram recebidos pelo usuário ficam em
‘Meus processos’ até que a tramitação aconteça.
Meus processos

Ao clicar sobre um processo, uma linha de


opções aparece. É possível: agir, ver o histórico
resumido e os processos vinculados.
Meus processos - Agir

Ao clicar em ‘Agir’, será aberta a tela


de execução do processo.
Abertos por mim

Todos os processos que foram abertos


pelo usuário encontram-se em ‘Abertos
por mim’.
Todos os processos que foram recebidos por
Dos colegas colegas do mesmo setor encontram-se em
‘Dos colegas’.
Buscar processos

Local onde são feitas pesquisas


para encontrar qualquer processo
já aberto no PGD.
Estatísticas

Esta funcionalidade também


É possível verificar a quantidade de
existe na caixa de saída,
processos existentes na caixa de entrada,
meus processos, abertos por
clicando em ‘Mais opções’ e, em seguida,
mim, dos colegas e buscar
em ‘Estatísticas’.
processos.
Gerar relatório

É possível gerar relatório em PDF de Esta funcionalidade também


processos existentes na caixa de existe na caixa de saída, meus
entrada, clicando em ‘Mais opções’ e, processos, abertos por mim, dos
em seguida, em ‘Gerar relatório’. colegas e buscar processos.
Ocultar e adicionar colunas

É possível ocultar colunas que Esta funcionalidade também existe


não sejam necessárias. E, com a na caixa de saída, meus processos,
mesma facilidade, adicioná-las abertos por mim, dos colegas e
novamente. buscar processos.
Notificação de processos

Todas as vezes que se recebe ou tramita um processo, gera-se uma


notificação. Todas elas ficam no ícone indicado.
Abrindo um processo no PGD
Usuários da prefeitura com acesso ao sistema PGD
podem realizar a abertura de processos.
Abertura de processos

Todos os processos que podem ser abertos


pelo usuário encontram-se no menu
“Abertura de processos”.
Abertura de processos - Assuntos mais abertos
Nessa área serão mostrados os tipos de
processos mais abertos pelo seu usuário.
Abertura de processos - Pesquisa rápida

A “Pesquisa Rápida” mostrará os tipos de


processos que o usuário poderá abrir a partir
da digitação de 3 letras.
Abertura de processos - Todos os assuntos

Serão exibidos apenas os processos


que podem ser abertos pelo usuário
conforme sua lotação/setor.
Abrindo um processo (Ofício ou Memorando) no PGD

Se você estiver alocado em um setor que possua


áreas hierarquicamente inferiores, será exibida uma
tela para selecionar a área responsável pelo
processo que será aberto.

Após selecionar e clicar no


botão “Abrir” será gerado o
número único do processo.
Cadastro de requerentes
Após abrir o processo é
necessário preencher quem é
requerente.

No campo “Identificador”
informar o CPF do requerente.
Se for a primeira vez que esse
requerente estiver abrindo um
processo será necessário
preencher os dados. Caso
contrário os dados retornarão
automaticamente após o
preenchimento do CPF.
Abrindo um processo (Ofício ou Memorando) no PGD

- Nesta tela deve-se informar (até final de 2017) o


número do Ofício ou Memorando conforme controle
de cada órgão ou setor e a descrição de acordo com a
necessidade.
- Os Ofícios e Memorandos devem ser enviados em
formato PDF para que possam se assinados
digitalmente.
- Podem ser incluídos documentos em outros
formados, porém esses não podem ser assinados.

Somente o documento no formato PDF


poderá ser assinado digitalmente.
Abrindo um processo (Ofício ou Memorando) no PGD

- É possível abrir um novo processo vinculado a um processo


já em andamento. Exemplo: Abrir processos de Memorando
vinculados a um processo de Ofício.

- Pareceres podem ser adicionados se necessário.

- A situação do processo deve ser preenchida de acordo com


o andamento do mesmo.
Tramitando um processo (Ofício ou Memorando) no PGD

O processo pode ser tramitado para um órgão/setor


ou para um determinado servidor. Não é possível
tramitar para mais de um usuário ou mais de um
órgão/setor ao mesmo tempo.
Tramitando um processo (Ofício ou Memorando) no PGD

- Ação: deve ser alterada de acordo com a necessidade.

- Observações: descrição opcional do trâmite.

Para tramitar um processo SEM ASSINAR, basta clicar na


opção “Confirmar”.

Para tramitar um processo ASSINANDO um documento


PDF anexado, basta clicar na opção “Assinar e confirmar”.
Finalizando um processo (Ofício ou Memorando) no PGD

Quando você não tiver mais nenhuma ação a ser feita em


um processo (fim do trâmite) é necessário encerrá-lo.

Para isso basta marca a opção “Finalizar”, selecionar a


situação de finalização e em seguida clicar em
“Confirmar” ou “Assinar e confirmar”.
Assinatura digital ( Login e Senha)

Ao selecionar a opção de assinar um


documento, será exibida essa tela. Basta
clicar na opção “Continuar”.
Assinatura digital ( Login e Senha)

Esta senha é a mesma de acesso ao sistema.


Assinatura digital ( Login e Senha)

Ao abrir um arquivo PDF assinado eletronicamente, será exibido no final


da última página as informações da assinatura:
- Nome de quem assinou
- Data e hora da assinatura
- Código para validação da autenticidade do documento
Validação da assinatura digital
Para que o destinatário do
documento possa validar a
autenticidade da assinatura, basta
acessar o site da Prefeitura de
Palmas e clicar no link para
validação de documentos.

Nessa tela, basta informar o


código validador do documento e
clicar em “Validar documento”.
Acionamento
Para cadastro de novos usuários e criação de e-mail (@palmas)
abrir chamado no SATI: http://sati.palmas.to.gov.br/chamados/

Enviar: Nome completo, CPF, E-mail (@palmas) e setor de lotação.

Para dúvidas:

• E-mail: palmas@sinax.com.br
• Telefone: 9-9969-8772
Obrigado!