PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS.

1. OBJETIVO

El proceso de auditoría tiene por objeto revisar los procesos del sistema de una manera
planeada, metódica e independiente y por personal calificado para verificar que las
actividades, documentos y los resultados obtenidos son conformes con lo planificado
determinando la eficacia del sistema. En el proceso se detectan no conformidades u
oportunidades de mejoramiento en el sistema de gestión

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los procesos del Sistema de Gestión de seguridad y
salud en el trabajo de la empresa OMNILIFE.

3. RESPONSABLES

Gerente General: Es el responsable de aprobar el programa de auditoría.

Representante de la Dirección para el sistema de gestión de seguridad y salud en el

trabajo: Es el encargado de implementar lo contemplado en éste procedimiento y los
registros señalados u otros que se adviertan necesarios, atender las auditorías externas que
se hagan sobre el Sistema de Gestión SG – SST .

Auditor Interno: Encargado de ejecutar las auditorías internas, realizar el plan de auditoría
y cumplir con la programación definida por el representante de dirección.

4. DEFINICIONES

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener “evidencias de

la auditoría” y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los “criterios de la auditoría”.

Auditor: Persona capacitada y experimentada que cumple con requisitos básicos para
revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión SG-SST con el propósito de informar
o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes
para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño.

Auditoría al Sistema de Gestión: Proceso de verificación sistemático y documentado para

obtener y evaluar objetivamente la evidencia para determinar si el Sistema de Gestión de la
empresa , se ajusta a los criterios establecidos por la normatividad Colombiana o criterios
relacionados, a los estándares propios e internacionales asumidos por la organización, y para
comunicar los resultados de este proceso a la Dirección.

No conformidades: Son discrepancias con la norma o discrepancias con las disposiciones

documentadas o registradas en el sistema.

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5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Dada la importancia para el sistema de las auditorias, ya que éstas, están establecidas para
detectar oportunidades de mejoramiento frente a la norma, a los objetivos previstos y a la
documentación del sistema, es fundamental que dicho examen deba ser practicado por
personas independientes y diferentes a los responsables de los procesos auditados.

5.1 Programación de Auditorías Internas

Las auditorías se programan en consecuencia con las necesidades y disposiciones del proceso
de la revisión por la dirección, de las necesidades de seguimiento y cierre de las acciones
correctivas y las circunstancias imprevistas que puedan surgir y las hagan ineludibles, en
razón de lo cual el proceso de auditoría debe permitir el control de las revisiones previstas,
para lo cual debe registrarse la planeación de las auditorías y la ejecución que se vaya
haciendo, con las fechas correspondientes.

Las auditorias son planificadas y coordinadas por el representante de la dirección, con una
periodicidad no mayor a un año y se desarrollan de acuerdo al programa de auditoría. Este
programa podrá actualizarse cuando sea necesario y deberá contener la siguiente
información:

 Objetivos de las auditorias

 Alcances (procesos a ser auditados y/o normas)
 Fechas de Auditorias
 Auditores
 Duración

La programación es actualizada cada vez que sea necesario por Responsable del sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo.

5.2 Selección de Auditores

Los auditores internos son independientes de la actividad a ser auditada y son seleccionados
por el representante de la dirección para participar en el Programa de auditoría de acuerdo a
los requisitos definidos por la empresa y el área a Auditar de acuerdo a formación y
experiencia.

Las auditorías internas deben contratarse externamente, de acuerdo al perfil definido por la
empresa en el manual de funciones.

5.3 Planificación de Auditorías Internas

Una vez seleccionado y notificado el auditor, inicia su participación en el proceso, realizando

la planificación de las auditorías mediante el formato “Plan de Auditoría”, en donde se
definen el alcance y los objetivos en concordancia con el programa de auditoría. A su vez,
coordina el desarrollo con los involucrados (auditores y auditados) sobre los temas, alcance y
fechas previstas.

El plan de auditoría debe contener lo siguiente:

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 Alcance
 Auditor o Líder del equipo auditor
 Equipo auditor
 Fecha y hora
 Fecha y hora de Reunión de apertura y de cierre
 Procesos y requisitos a auditar

5.4 Ejecución de Auditorías Internas

Previo al inicio de la auditoría, se realiza una reunión para dar apertura formal al proceso de
auditoría, con la asistencia de todo el personal involucrado en donde se revisa el Plan de
Auditoría, resumen de los antecedentes que la originan, confirmación de objetivos de la
auditoría y del compromiso de informar a los auditados los hallazgos encontrados previo al
cierre formal del proceso de auditoría.

Durante el proceso de auditoría, deberán registrarse, los hallazgos encontrados, incluyendo

no conformidades y/o oportunidades de mejoramiento y observaciones para una mayor
eficacia y menores riesgos del sistema de gestión, citando los hechos que objetivamente den
lugar a las no conformidades u oportunidades registradas. Estos deben ser comunicados en
el momento de la auditoría, verificando su aceptación. En caso de no llegar a un acuerdo, las
novedades serán resueltas al final del día, en la reunión de cierre.

Luego de terminado todo el proceso de auditoría, el auditor realiza el informe final utilizando
el formato “Informe de Auditoría” que podrá contener entre otra información el
consolidado y descripción de las no conformidades, observaciones, conclusiones y fortalezas
encontradas y la revisión de todos los numerales de la norma objeto de auditoria , y lo
comunica en la reunión de cierre general a la que asiste todo el personal que participó en la
auditoría. Además se comunica el cumplimiento de objetivos y las conclusiones de la
auditoria.

5.5 Seguimiento y Cierre

El Representante de la dirección realiza el seguimiento de la solución de los hallazgos y

comunica los resultados a los interesados.

Para el cierre de los hallazgos en sus respectivos procesos, los responsables de los mismos
proceden conforme a lo establecido en los Procedimientos de Acciones correctivas y
preventivas y se consolidan y evidencia su gestión en el F. Plan de Acciones.

5.6 Tipos de hallazgos

Los hallazgos serán clasificados de la siguiente manera:

 No conformidad: Es el incumplimiento de un requisito de la norma, requisito legal o

discrepancias con las disposiciones documentadas o registradas en el sistema.
 Observación: Potencial No Conformidad. Cuando el incumplimiento se refiere a puntos de
los procedimientos internos de la empresa pero que no representan requisitos de las
normas.
 Oportunidad de Mejora: Dentro de los procesos hay una buena práctica que no está
dentro del sistema de Gestión de HSEQ y este puede ser incluido, para apoyar a la mejora
continúa.

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5.7 Auditorías Externas

El Representante de la dirección informará al personal de la empresa; sobre las Auditorías

Externas que se programen y coordinará la realización de las mismas con los Auditores Externos.

En el caso de existir no-conformidades, el análisis de causa y acciones correctivas seguirán el

mismo procedimiento definido para las Acciones correctivas y preventivas.

6. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

 Plan de Acciones Correctivas y Preventivas

7. DOCUMENTOS ANEXOS

 Programa de Auditoría
 Plan de Auditoría
 Guía de Verificación de Auditoría
 Informe de Auditoría

TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS

CARGO
MODIF. APROBACIÓN
FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
No. GERENTE GENERAL
DEL CAMBIO.
Modificación de la
GERENTE HSEQ
17.Ago.1 codificación del documento
1 ANA PAOLA
1 y de la estructura de la
GONZALEZ
bitácora de cambios.
Se cambio el contenido y la
forma de la presentación
17.Ene.1 GERENTE HSEQ del procedimiento, se
2
2 ANDREA SUAZA P. incluyo el código para el
formato guía de verificación
de auditoría.
Se incluye en el Numeral
28.Ene.1 GERENTE HSEQ 5.4 que se debe emplear
2 ANDREA SUAZA P. los registros de NCT para
3
las auditorías internas
realizadas por auditor
externo.
Se implementan los
cambios del procedimiento
de control de documentos:
GERENTE HSEQ Eliminación del código,
ANDREA SUAZA P. modificación de pie de
02.Feb.1
4 página, aprobación
2
documentos mediante
firma Gte. General,
modificación de bitácora
por la tabla de control de
cambios.

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Se elimina del numeral 5.2

GERENTE HSEQ las especificaciones de
14.Jun.1
5 ANDREA SUAZA P. formación del auditor
2
interno y se registran en el
Manual de Funciones.
Se eliminan como tipos de
08.Ago.1 GERENTE HSEQ hallazgos, la oportunidad
6
2 ANDREA SUAZA P. de mejora, fortalezas y
conclusiones.
Se elimina como tipo de
hallazgo de auditoria
GERENTE HSEQ interna no conformidad
28.Nov.1 ANDREA SUAZA P. menor y mayor por no
7
2 conformidad, se incluye
información que debe
tener el informe de
auditoria.
Se incluye en el numeral
GERENTE HSEQ 5.4 la obligatoriedad del
ANDREA SUAZA P. representante del sistema
5.Feb.13 8
de verificar que se auditen
todos los numerales de la
norma objeto de auditoria.

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