Índice

1. INTRODUÇÃO E VISÃO GERAL .................................................................................. 1

2. ATUALIZAÇÃO DO SISTEMA ....................................................................................... 2

3. ROTEIROS ............................................................................................................................ 3

4. ROTEIRO DE ESTRUTURAÇÃO .................................................................................. 4

4.1 Cadastro de Empresa .................................................................................................. 4

4.2 Importação de Funcionários....................................................................................... 6

4.3 Cadastros de Funcionários ........................................................................................ 7

4.4 Cadastros de Horários ................................................................................................ 8

4.4.1 Horário Fixo ....................................................................................................................... 8
4.4.2 Horário Fixo com Intervalo Flexível ............................................................................. 11
4.4.3 Horário Parcialmente Flexível ....................................................................................... 14
4.4.4 Horário Totalmente Flexível .......................................................................................... 15
4.4.5 Horário Noturno 22h às 07h .......................................................................................... 17
4.4.6 Horário Noturno – 00h ................................................................................................... 19
4.4.7 Horário Escala 6x2 ......................................................................................................... 21
4.4.8 Horário Escala 12 x 36................................................................................................... 22
4.4.9 Horário Semanal ............................................................................................................. 24
4.4.10 Horário Mensal ................................................................................................................ 25

4.5 Cadastros de Verbas ..................................................................................................26

4.6 Cadastros de Parâmetros ..........................................................................................27

4.7 Ligar os Parâmetros/ Horários aos Funcionários ...................................................31

4.8 Cadastrar Banco de Horas.........................................................................................32

4.9 Ligação do Banco de Horas aos Parâmetros ..........................................................33

4.10 Iniciar Banco de Horas............................................................................................34

4.11 Cadastro do Layout do Relógio .............................................................................35

4.12 Cadastrar Layout de Exportação para Folha .......................................................36

4.13 Cadastro de Motivos de Afastamento ...................................................................37

4.14 Cadastro de Feriados ..............................................................................................38

4.15 Cadastrar Usuários .................................................................................................40

4.16 Configurações de Rótulos e Backup ....................................................................40

5. ROTEIRO DE USO ........................................................................................................... 42

5.1 Importação das Marcações........................................................................................42

5.2 Ausências Justificadas (Afastamento e Férias)......................................................43

5.3 Apuração do Ponto .....................................................................................................44

5.4 Relatórios de Faltas ....................................................................................................45

5.5 Marcações Invalidas ...................................................................................................46

5.6 Manutenção das Marcações Pendentes ..................................................................47

5.7 Lançar Abonos ............................................................................................................62

5.8 Apurar Bancos de Horas (se utilizar) .......................................................................63

5.9 Imprimir o Espelho Ponto .........................................................................................64

5.10 Exportar a Folha de Pagamento ............................................................................65

5.11 Encerrar Competência ............................................................................................66

1. Introdução e Visão Geral
O objetivo do sistema é realizar o controle e identificação dos registros de ponto eletrônico.
Onde irá receber as informações realizadas no relógio ponto, efetuar a manutenção necessária e
transformar no espelho de ponto do funcionário.

O espelho de ponto é um documento comprovando os horários efetuados em determinada

competência pelo funcionário. Esse documento é entregue ao funcionário e armazenado também
pela empresa.

O cenário atual trabalhista exige um controle efetivo sobre o horário de trabalho dos funcionários
sempre considerando as regras previstas na CLT e outras leis trabalhistas. Através do software
Folhamatic Controle Eletrônico de Ponto ganha-se tempo e agilidade nos processos do cotidiano
da empresa, aplicando as regras trabalhistas conforme Portaria MTE n° 1.510/ 2009.

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2. Atualização do Sistema
Para efetuar a atualização do sistema, caso trabalhe em rede, deverá fechar o sistema em
todas as máquinas e realizar o procedimento no servidor (máquina principal).

Acesse no sistema o menu Ajuda / Verificar atualizações, será apresentado a mensagem

abaixo caso tenha novas atualizações disponíveis:

Ao clicar em “SIM” será feito automaticamente o download dos arquivos necessários e

realizado a atualização pelo próprio sistema.

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3. Roteiros

Para melhor desempenho de uso, o sistema PONTOMATIC possui as principais rotinas de

cadastros e funções agrupadas em roteiros.

Dentro do sistema é possível ter acesso a dez menus que contém todas as rotinas disponíveis
do sistema, porém os roteiros desenvolvidos irão instruir ao usuário a sequência correta que deve
efetuar no cadastramento e geração do espelho de ponto.

O Roteiro de Estruturação é composto por cadastros e o Roteiro de Uso por rotinas de

processamento, ambos localizados na lateral esquerda do sistema.

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4. Roteiro de Estruturação

O Roteiro de Estruturação é constituído por cadastros básicos para utilização do sistema, esse
roteiro possui 15 passos sequenciais de cadastros.

4.1 Cadastro de Empresa

Acesse o roteiro de estruturação/ cadastro de empresa para cadastrar um novo

estabelecimento. No Cadastro de empresa encontrará botões padrões entre todas as telas de
cadastramento:
- Botão F3 – para incluir novo cadastro
- Botão F4 – para alterar cadastro
- Botão F5 – para excluir cadastro.

O Botão F10 é exclusivo do cadastro de empresa, nele encontrará o Atestado Técnico e Termo
de Responsabilidade, utilizado para comprovar que o software Pontomatic trabalha conforme
legislação vigente: Portaria MET n ° 1.510/2009.

No cadastro de empresa é encontrado três cores diferentes nos campos de preenchimento, a

cor azul simboliza o preenchimento obrigatório do item, a cor vermelha é preenchida
automaticamente pelo sistema e a cor preta são campos não obrigatórios, todavia não deixam de
importantes.

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 Na aba dados, informe o código da empresa, razão social, nome fantasia e CNPJ:

Preencha na sequência a aba endereço e contato da empresa, na aba competência informe

o mês inicial da empresa para geração de espelho ponto e selecione o tipo de controle: período ou
mensal.

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 A aba liberação é preenchida com as informações do suporte, entre em contato Suporte
Técnico para obter o código de liberação da empresa e quantidade máxima de funcionários.

Ao término do cadastro de empresa, clique em F9 para salvar as informações, a aba lista

do cadastro de empresa irá apresentar todas as empresas cadastradas no sistema.

4.2 Importação de Funcionários

A importação de funcionários no roteiro de estruturação é um facilitador para quem possui o

sistema Folha de Pagamento Office da Sage, sendo possível importar os funcionários já
cadastrados no sistema Office Folha de Pagamento para o sistema de Ponto Eletrônico.
Clique em F3 para iniciar, indique o código da empresa e os caminhos do banco de dados
de cada empresa onde processo será realizado. Escolha entre as opções disponíveis os campos
de integração:

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 Após gravar a configuração, clique em “importar” e será integrado os cadastros de
funcionários.

4.3 Cadastros de Funcionários

Se não possui o sistema Office Folha de Pagamento para integrar o cadastro de

funcionários, irá cadastrar manualmente através do menu cadastros/funcionários/funcionários.

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 A aba lista irá apresentar todos os funcionários cadastrados ou importador do sistema folha
de pagamento, para cadastrar clique em F3 e preencha as informações pessoais do funcionário,
tais como: nome, endereço, documentos, horários de trabalho, parâmetros.

4.4 Cadastros de Horários

É um dos cadastros mais importantes do sistema, onde será informado quais os tipos de
horários existentes na empresa. Para que seja alocado ao cadastro do funcionário e futuramente
realizar a manutenção e impressão do espelho de ponto.

Nessa apostila, serão demonstrados alguns exemplos tipos de horários, comuns entre
empresas. Verifique corretamente qual o tipo que se encaixa na sua empresa e utilize o modelo
como base para a criação no seu sistema de Controle de Ponto Eletrônico.

4.4.1 Horário Fixo

Neste cadastro são estipuladas todas as entradas e saídas em que o funcionário precisa
realizar a marcação no relógio de ponto, sendo: Entrada para o trabalho, saída para o almoço,
retorno do almoço e saída do expediente.

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 Para inserir um novo horário, clique no botão “F3' exibido no rodapé da tela, ou clique “F3”
diretamente pelo teclado.

Nesta aba serão preenchidos todos os campos que estão em azul (preenchimento
obrigatório).

Código da Empresa: Selecione para qual empresa esse horário será criado.

Nome da Empresa: O campo é preenchido automaticamente conforme a seleção do campo

“Código da Empresa”.

Código: Este campo é preenchido automaticamente em ordem numérica crescente.

Períodos: É o horário de trabalho que será exibido no espelho de ponto do funcionário.

Jornada: Insira a quantidade de horas trabalhadas por dia e mensalmente.

Aba Ciclo
Para esse tipo de horário, é necessário preencher a aba Ciclo informando ao sistema a
sequência do horário cumprido pelo funcionário.

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 Marque o campo “Habilita ciclo de Horário”, e em “Data Início” em “Configurações”. Após,
clique no bloco em branco à direita para começar a criar a sequência, serão habilitados os campos
“Entrada 1, Saída 1, Entrada 2 e Saída 2 (entrada 1 e saída 1 são obrigatórios), informe então, qual
o horário será realizado.

No campo “Tipo”, selecione Normal para dias trabalhados, Compensado ou Folga e

confirme. Quando a sequência for igual para os demais dias, utilize o botão “+“ para copiar as
sequências, desta maneira não há necessidade de repetir a digitação. Para entender melhor,
sempre veja da seguinte maneira:

Sequência 1 = Segunda-feira

Sequência 2 = Terça-feira

Sequência 3 = Quarta-feira

(…)

Sequência 6 = Sábado

Sequência 7 = Domingo

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 Neste caso, a sequência 6 (Sábado) é compensado e a 7 (domingo) é folga, ao final da
sequência, o sistema retorna para a 1ª e dá continuidade à semana.

Após a configuração deste cadastro, clique em F9 para gravá-lo. Todos os horários criados
serão apresentados na aba “Lista'.

Na instalação do sistema, no primeiro momento, essa lista estará vazia pelo fato de não
haver nenhum horário criado, conforme a criação dos horários, a lista aumentará.

OBS: Sempre insira uma descrição de fácil entendimento para que a identificação do horário seja
simples.

4.4.2 Horário Fixo com Intervalo Flexível

Neste horário, a entrada 1 e saída 1 são fixas, porém no intervalo para refeição é possível
informar um período para que o funcionário cumpra uma quantidade de intervalo. Como no exemplo
a seguir: O funcionário trabalha das 08:00 às 17:00, e tem que cumprir 1 hora de refeição no
intervalo especificado.

Aba Cadastro

A aba Cadastro, sempre deverá ter o preenchimento completo.

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Aba Interv. Flex. / Viradas

Aqui, será definido um intervalo e quantidade de tempo que o funcionário pode cumprir de
refeição, pois não existe horário de intervalo fixo e sim variável.

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 Marque o campo “Habilita Intervalo Flexível”.

No campo “Início e Fim”, insira um período em que o funcionário pode realizar a refeição.

Exemplo: O funcionário pode realizar o horário de refeição entre 11h até 13:00. campo
“Final”, sempre será considerado o horário que ele tem que estar de volta ao trabalho.

Se ele pode sair até as 13h, o horário final será as 14h;

Se ele pode sair até as 14h, o horário final será as 15h;

Assim, sucessivamente.

Aba Ciclo

Para esse tipo de horário, é necessário preencher a aba Ciclo informando ao sistema a

sequência do horário cumprido pelo funcionário.

Marque o campo “Habilita ciclo de Horário”, e em “Data Início” em “Configurações. Após,

clique no bloco em branco à direita para começar a criar a sequência e serão habilitados os campos
para preenchimento.

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 Para esse tipo de horário, serão preenchidas somente a entrada e saída 1, pois foi
determinado na aba “Interv. Flex. / Viradas”, o período e quantidade de tempo de refeição.

Após ter realizado as configurações, clique em F9 para confirmar o cadastro

4.4.3 Horário Parcialmente Flexível

Esse tipo de horário, não define as entradas e saídas, porém estipula o período em que o
funcionário deve cumprir a jornada diária de trabalho.

Aba Cadastro

Essa aba, deve ser preenchida para todos os tipos de horários.

Aba Ciclo

Para este tipo de horário, é necessário preencher a aba Ciclo informando ao sistema a

sequência do horário cumprido pelo funcionário.

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 Marque o campo “Habilita ciclo de Horário”, e em “Data Início” em “Configurações. Após,
clique no bloco em branco à direita para começar a criar a sequência, serão habilitados os campos
para preenchimento.

Insira a sequência somente informando a entrada e saída 1, selecione o tipo e no campo “H.
Trabalho” informe a jornada diária que o funcionário terá de cumprir. Após inserido as sequências,
clique em F9 para gravar o cadastro.

4.4.4 Horário Totalmente Flexível

Esse tipo de horário, não discrimina a hora exata que o funcionário deve entrar, realizar a
refeição ou sair, ele indica somente uma jornada a ser cumprida dentro do período estipulado.

Aba Cadastro
Esta aba, deve ser preenchida para todos os tipos de horários.

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Aba Ciclo
Para esse tipo de horário, é necessário preencher a aba Ciclo informando ao sistema a
sequência do horário cumprido pelo funcionário.

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 Marque o campo “Habilita ciclo de Horário”, e em “Data Início” em “Configurações”. Após,
clique no bloco em branco à direita para começar a criar a sequência, serão habilitados os campos
para preenchimento.

Insira a sequência somente informando a entrada e saída 1 que nesse caso será das 00:00
às 23:59, pois dentro de 24h ele precisa cumprir a quantidade estipulada, selecione o tipo e no
campo “H. Trabalho” informe a jornada diária que o funcionário terá de cumprir. Após inserir as
sequências, clique em F9 para gravar o cadastro.

4.4.5 Horário Noturno 22h às 07h

Para este tipo de horário que começa em um dia e termina em outro, é necessária uma
configuração diferenciada.

Aba Interv. Flex / Viradas

A configuração diferenciada está nessa aba. Nela informaremos ao sistema que a marcação
que está na madrugada do dia seguinte, refere-se ao dia anterior.

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 Controle de Viradas / Quantidade de Horas: Funcionário entra as 22:00 do dia 20 e sai as
07:00 da manhã do dia 21. Tudo o que estiver dentro do estipulado será puxado para o dia anterior.
Insira uma quantidade de horas para que o sistema entenda que a marcação após realizada, deve
conter uma outra para fechar o ciclo.

Exemplo:

Marcação às 08h – dentro das próximas 14h deve conter uma marcação para fechar o ciclo
das 08h, e assim sucessivamente.

Aba Ciclo

Para esse tipo de horário, é necessário preencher a aba Ciclo informando ao sistema a
sequência do horário cumprido pelo funcionário.

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 Marque o campo “Habilita ciclo de Horário”, e em “Data Início” em “Configurações”. Após,
clique no bloco em branco à direita para começar a criar a sequência e serão habilitados os campos
para preenchimento.

Neste caso, serão preenchidos todos os horários que o funcionário faz, pois trata-se de um
fixo noturno.

Após realizar a configuração, grave o cadastro.

4.4.6 Horário Noturno – 00h

O horário iniciado às 00h, requer uma configuração para que o sistema entenda que aquela
marcação é referente ao dia seguinte.

Aba Cadastro

Essa aba deve ser preenchida para todos os tipos de horário.

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Aba Interv. Flex / Viradas

A configuração diferenciada deve ser realizada nesta aba.

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 Controle de Viradas / Considerar próximo dia às: Quando funcionário entra às 00h, deve inserir
um horário para que caso haja marcação dentro do período estipulado, seja considerado a
marcação do dia seguinte.

Exemplo:

Funcionário entra ás 00h, porém chega para fazer a marcação às 23:53. No exemplo está
como considerar após as 23h45.

No campo “Considerar próximo dia após”, informe um horário para considerar essa marcação.

Aba Ciclo

Para este tipo de horário, é necessário preencher a aba Ciclo informando ao sistema a
sequência do horário cumprido pelo funcionário.

Nesse caso, serão preenchidos todos os horários que o funcionário faz, pois trata-se de um
fixo noturno.

Após realizar a configuração, grave o cadastro.

4.4.7 Horário Escala 6x2

Neste tipo de horário, o funcionário trabalha 6 dias seguidos e folga 2, o diferencial será na
aba Ciclo.

Nessa aba, deverá criar a sequência conforme a escala que o funcionário cumpre. No exemplo
serão utilizados 3 (três) horários.

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 Marque o campo “Habilita ciclo de Horário”, e em “Data Início” em “Configurações”. Após,
clique no bloco em branco à direita para começar a criar a sequência e serão habilitados os campos
para preenchimento.

A diferença, é que serão informados todos os horários que o funcionário cumpre na escala.

Iniciando com 6 dias no primeiro horário seguido de 2 folgas, mais 6 dias no segundo horário
seguido de mais 2 folgas e por último o terceiro horário em 6 dias com as 2 folgas referentes a ele.
No final do ciclo (na última folga) o sistema volta para a primeira sequência.

Após a configuração, grave o cadastro.

4.4.8 Horário Escala 12 x 36

Neste tipo de horário o funcionário trabalha 12 horas seguidas e folga um dia. Na aba Ciclo
serão cadastradas somente 2 sequências.

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Aba Cadastro

Esta aba deve ser preenchida para todos os tipos de horários.

Aba Ciclo

Na aba Ciclo, insira a sequência de trabalho que o funcionário cumpre

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Neste caso, preencha a aba da seguinte maneira:

1ª sequência: 06h – 12h / 13h – 19h, seguido de uma sequência de Folga.

*Lembrando que os horários são somente demonstrativos.

4.4.9 Horário Semanal

Para este tipo de horário não é necessário preencher a aba Ciclo, pois a jornada do funcionário
é definida pela aba Hor Semanal/Mensal, onde é inserida a quantidade de horas que ele deve
cumprir durante a semana.

Aba Cadastro

Preencha esta aba para todos os tipos de horários.

Aba Hor Semanal/Mensal

Nesta aba defina as configurações para esse tipo de horário.

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 Habilite o campo “Habilita Horário flexível semanal”, insira a quantidade de horas que o
funcionário deve trabalhar na semana e selecione as demais configurações de acordo com a
característica da empresa.

4.4.10 Horário Mensal

Para o horário mensal, não é necessário preencher a aba Ciclo, pois a quantidade de horas que
deverá cumprir já está descriminada na aba Cadastro.

Aba Hor Semanal/Mensal

Nesta aba, marque o campo “Habilita horário flexível mensal'” e faça as configurações de acordo
com as características da empresa.

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4.5 Cadastros de Verbas

As verbas são os códigos dos eventos da folha de pagamento. As verbas básicas são:
Salário base, atrasos, faltas, adicional noturno, ganho do dsr, perda de dsr e horas extras.
Para quem possui o sistema Office Folha de Pagamento é possível importar as verbas
padrões do sistema, através do botão “gerar verbas básicas folhamatic”.

Para cadastrar as verbas manualmente, cliquem em F3 e preencha o código da verba, nome

e código alternativo caso o sistema de folha de pagamento exija e finalize com o tipo de exportação.

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 Após, salve o cadastro no botão F9. Todas as verbas ficaram disponíveis na aba lista.

4.6 Cadastros de Parâmetros

Os parâmetros são as políticas da empresa em relação aos funcionários. Exemplo,

informamos quais são as tolerâncias para horas extras e atrasos, quais são as faixas de hora extra,
qual é a faixa de adicional noturno e assim por diante.

Neste cadastro também informamos quais serão os códigos da folha de pagamento para
os determinados eventos. Pode-se cadastrar mais de um parâmetro para a mesma empresa, ou
seja, mais de uma política para a empresa

Acesse menu Horários / Parâmetros.

Na parte inferior da tela clique botão F10 e Avançar, nele encontramos um assistente para
cadastro, o objetivo é facilitar a criação das políticas básicas.

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 Na sequencia o sistema apresentará as telas com os principais campos já preenchidos,
altere se necessário antes de utilizá-lo, configurando de acordo com as regras da empresa. Clique
em F9 – avançar para o preenchimento de cada tela.

Preencha os campos com as regras de tratamento para atraso, horário normal, ad. Noturno
e falta.
Obs: clicando sobre o campo a explicação sobre o mesmo é apresentada na barra amarela
na parte inferior da tela.

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Na próxima tela configure a tolerância de Hora Extra e os controles de faixa de hora extra.

Informe o nome do Parâmetro e quais as empresas vão utilizá-lo.

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Confirme as configurações feitas nas telas anteriores e clique sobre F9 – Gerar Parâmetro.

Todo o detalhamento e campos que envolvem os parâmetros, podem ser visualizados e

alterados selecionando o parâmetro criado na aba lista/ botão F4.

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4.7 Ligar
os Parâmetros/ Horários aos Funcionários

Nesta fase de estruturação, já temos o cadastro de horários, de parâmetros e o de

funcionários, realizados.

Neste passo, iremos informar para cada funcionário, qual é o seu horário e seu parâmetro.

Lembrando que se o cadastro de funcionários ainda não existir, devemos fazê-lo neste
passo.

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 Selecione o funcionário e acesse a aba Horário de trabalho / Parâmetro. Informe a data de
início do horário, horário e parâmetro a seguir.

Finalize salvando a informação com o botão F9.

4.8 Cadastrar Banco de Horas

Caso a empresa utilize o banco de horas, devemos cadastrá-lo.

Neste cadastro informamos quais são as verbas que podem entrar no banco de horas,
exemplo, hora extra, faltas, atrasos.

Informamos também suas particularidades.

Há a possibilidade de cadastrarmos mais de um banco de horas, pois suas características

podem variar.

Para cadastrar o banco, clique em F3. Informe o nome do banco, vincule as verbas de banco
de horas com a verba credito ou débito para totalizadores do saldo do banco.

Verbas que aumentam o saldo do banco, devem serem relacionadas com a verba do banco:
BHC creditar banco de horas. (ex: horas extras)

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 Verbas que diminuem o saldo do banco, devem serem relacionadas com a verba do banco:
BHD debitar banco de horas. (ex: faltas, atrasos)

Utilize os demais campos da tela, para configurar o seu banco de horas.

4.9 Ligação do Banco de Horas aos Parâmetros

Após cadastrarmos o banco de horas, para informar quem será o funcionário que estará
habilitado a utilizá-lo, devemos habilitar o banco de horas no cadastro de parâmetros.

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 No cadastro de parâmetros, selecione o parâmetro que deseja iniciar o banco de horas.
Acesse a aba extra/ banco de horas. Habilite o banco de horas, informe qual banco está vinculado
a esse parâmetro e as verbas relacionadas.

4.10 Iniciar Banco de Horas

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 Todo banco de horas precisa ter um início e um fim, nessa rotina irá dar início ao banco de
horas cadastrado e ligado ao parâmetro. No fim do período do banco de horas, a empresa zera o
saldo de todos os funcionários.

Neste passo informamos qual é o início e o fim de cada banco de horas para cada empresa.
O período do banco de horas é por competência. Se tiver um período indeterminado, devemos
informar como fim 12/9999.

Prencha os campos na cor AZUL e salve o cadastro.

4.11 Cadastro do Layout do Relógio

Se as marcações de ponto são feitas a partir de um relógio eletrônico, este possui um

programa que importa as marcações dos funcionários contidas no relógio e gera um arquivo no
formato texto.

Tal arquivo tem um formato, chamado de lay-out, que varia de relógio para relógio.

O PontoMatic funciona com todos os relógios que geram um arquivo texto contendo a data,
o horário e o funcionário em cada linha.

O PontoMatic deve importar este arquivo gerado pelo relógio, pois neste arquivo estão todas
as informações de movimento.

Para fazer isto, devemos informar qual é o lay-out do arquivo gerado pelo relógio.

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 Pode-se cadastrar mais de um tipo de lay-out, sendo assim, podemos trabalhar com mais
de um relógio de marcas diferentes num mesmo sistema.

Os relógios que são homologados pela Portaria 1.510/2009 não necessitam cadastrar layout
no sistema.

Para cadastrar o layout, informe a descrição e preencha os campos de acordo com o

fabricante do relógio que adquiriu.

Clique em F9 para salvar o layout, e posteriormente no roteiro de uso será importando o

arquivo do relógio através desse layout.

4.12 Cadastrar Layout de Exportação para Folha

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 Para enviar as informações calculadas pelo sistema de ponto para a folha de pagamento,
devemos cadastrar o lay-out da folha de pagamento, ou seja, como a folha de pagamento quer
receber as informações calculadas pelo ponto.

Na tela de cadastro informe a descrição do layout. No campo “layout especifico” existem

alguns lay-outs previamente identificados, para folhas de pagamento determinadas, procure pelo
seu sistema de folha. Caso não encontre, informe manualmente os campos “layout do arquivo”.

Selecione o caminho do arquivo texto e a formatação da hora antes de concluir o cadastro

do layout.

4.13 Cadastro de Motivos de Afastamento

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 Para os dias que o funcionário se ausentar da empresa utilize um motivo de afastamento
para justificar, para isso então, cadastre todos os possíveis afastamentos, exemplo: doença,
acidente de trabalho, maternidade, etc.

Relacione no campo “verba do motivo” a opção “auxiliar” para qualquer tipo de afastamento.

Obs: Para clientes que possuem o Office Folha de Pagamento não é necessário cadastrar
os motivos de afastamentos pela previdência ou férias.

4.14 Cadastro de Feriados

Neste passo informamos para o sistema quando é feriado.

O feriado deve ser feito por empresa, pois dependendo da empresa pode ser feriado e em
outras não.
Exemplo, aniversário da cidade.
Devemos informar os feriados, para o sistema não calcular falta para os funcionários que
não trabalharem no dia, para calcular horas extra para quem vier trabalhar, além de gerar DSR.
Obs: Utilize o botão “Gerar feriados nacionais” para facilitar e cadastre apenas os municipais
e estaduais.

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 Utilize o botão F3 para cadastrar os demais feriados, na aba dados informe a empresa, a
data do feriado e o motivo.

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4.15 Cadastrar Usuários

Para alguém ter acesso ao sistema Controle de Ponto, é necessário um nome de usuário e
uma senha.
Neste passo cadastramos o usuário e a senha e definimos o nível de permissão do usuário.
Cadastre quantos usuários foram necessários.

4.16 Configurações de Rótulos e Backup

Essa rotina permite configurar o nível de permissão que cada usuário precisa ter para poder
utilizar a rotina.

Exemplo: ao definir a rotina como nível 8, somente usuários cadastrados com nível 8 ou
superior a 8 poderão executa-la.

A definição de níveis para rotinas está na aba “ Acesso ao sistema”.

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 A aba “configurações’’ é o local onde será definido o caminho do banco de dados para
realização do backup.

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5. Roteiro de Uso
O roteiro de uso contém onze passos, onde irá aprender a movimentar, corrigir e finalizar o
espelho ponto.

Localizado no menu lateral esquerdo do sistema.

5.1 Importação das Marcações

Neste processo importamos as marcações ou batidas dos funcionários, a partir do arquivo

texto criado pelo relógio de ponto.

Feito isto, todos os horários que o funcionário cumpriu, porém nada é calculado.

Por exemplo, horas normais, horas extras, marcações erradas e assim por diante serão
gerados após a apuração do ponto, que é um passo mais adiante.

Acesse o roteiro de uso/ importação das marcações.

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No campo “caminho do arquivo texto, selecione o arquivo do relógio e clique em importar.

Obs: Se o relógio ponto foi homologado pela Portaria 1.510/2009, a importação do arquivo será
realizada pelo MENU ARQUIVO/ PORTARIA 1510/ IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO DE FONTES
DE DADOS AFD.

5.2 Ausências Justificadas (Afastamento e Férias)

Quando houver ausência de um funcionário no período integral, se não for falta, devemos
justificar esta ausência do funcionário. Para justificar, devemos cadastrar como afastamento, férias
ou abono.

Neste cadastro informaremos quais funcionários e quando tiveram ausências justificadas.

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Importante: Ausências inferiores a um dia de trabalho deverão ser informadas no passo de
lançamento de abono, que está mais adiante.

Selecione o funcionário que deseja lançar as faltas, informe a data, motivo de afastamento
e o tipo de afastamento. Em horas a abonar é possível abonar com a opção “complementar” (irá
abonar todo o período de ausência) ou por “quantidade” (informando qual quantidade de horas no
dia deseja abonar).

Após, clique em F3 para gravar a ausência justificada.

5.3 Apuração do Ponto

Apurar o ponto é realizar a comparação entre o que foi marcado no relógio ponto e as regras
(parâmetros/horários) criados no sistema, alocado a cada funcionário. Sendo assim, é obrigatório
apurar o ponto para verificar o espelho de ponto. A apuração pode ser realizada sempre que
necessário.

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 Informe a competência de apuração, e utilize os filtros de data se desejar. Inclua os
funcionários na tela de apuração e finalize clicando em F9 APURAR.

5.4 Relatórios de Faltas

Após feitos todos os passos anteriores, ainda há a possibilidade de algum dia que não teve
marcações e não teve justificativas estar identificado como falta.

Pode ocorrer de uma falta na verdade ser um afastamento que não foi lançado, portanto,
deve-se emitir este relatório e verificar se as faltas e atrasos são reais.

Informe o período que deseja o relatório, e utilize os filtros para personalizar as informações.

Utilize o F9 para imprimir e verificar em vídeo as informações.

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5.5 Marcações Invalidas

Nesse relatório é possível verificar os dias em que o ponto está com marcações pendentes
ou abertas. Assim como verificar se existe marcações duplicadas e invalidas.

Informe o período que deseja o relatório, e utilize os filtros para personalizar as informações.

Utilize o F9 para imprimir e verificar em vídeo as informações.

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5.6 Manutenção das Marcações Pendentes

Criada para facilitar a utilização do sistema, a Manutenção das Marcações agrupa em uma
única tela as principais rotinas para a manutenção do ponto de um funcionário. Pode-se acessar a
rotina pela área de trabalho do sistema, pelo roteiro de uso / 6° passo ou pelo menu Apuração do
Ponto / Manutenção das Marcações/ Apuração.

Entrando pelos 3 caminhos a mesma tela será apresentada:

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Aba “Marcações”:

Preencha os campos:
Emp. – Código da empresa que deseja trabalhar.
Funcionário (F12) – Código do funcionário que deseja trabalhar.
Competência – Se o controle da empresa for por competência, preencha com o mês e ano que
deseja trabalhar.
Data Inicial / Final – Se o controle da empresa for por período, preencha com a data inicial e final.

Após preencher as informações acima e confirmar com a tecla “Enter”, as marcações

importadas do relógio serão apresentadas na coluna “Marcações do Relógio” (Azul).

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 Clicando sobre o botão F3, apresentado na imagem acima, o sistema permite a digitação de
uma marcação que não foi feita pelo funcionário. Digite a data, o horário e confirme pelo botão F9.
Com base na Portaria 1510/09 do MTE, as alterações efetuadas terão que ser justificadas.

Após acertar as marcações que estavam faltando, apure as marcações – para isso clique no
botão F11.

Na sequência as marcações apuradas serão apresentadas na coluna central “Horários

Validos” (Verde) e essas serão as marcações impressas no espelho de ponto do funcionário.
Na lateral direita da tela serão apresentadas as “Marcações Inválidas” (Vermelho), que
ocorrem em casos de ponto aberto ou marcações duplas.

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 Muitas vezes, somente após a apuração que conseguimos identificar uma marcação inválida
e que precisa de manutenção (Ex: Ponto aberto), se for o caso, faça a manutenção necessária, limpe
a coluna de “Horários Válidos” através do botão de “Ambulância” e faça a apuração novamente.

Obs. Não precisamos tratar todas as marcações que aparecem na coluna Marcações
Inválidas (Apurado), muitas vezes essas marcações podem ser duplas, que são inválidas, mas não
excluídas pelo sistema.

Nessa tela encontramos ainda as opções:

Opção utilizada para excluir todas as marcações,
inclusive as que foram importadas do relógio.

Opção utilizada para apurar o Banco de

Horas.

Opção utilizada para apurar as

Compensações.

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 Opção utilizada
para impressão do
espelho de ponto.

Aba “Marcações Excluídas”:

Nessa aba são demonstradas todas as marcações excluídas do relógio, com a possibilidade
de retornar uma marcação específica ou todas.

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Aba “Motivo de Marcação”:

Como visto acima, ao excluir uma marcação na aba “Marcações” ela deve ser justificada,
atendendo a regra estabelecida na portaria 1510/09 do MTE. Nessa aba serão apresentadas todas
as marcações excluídas com seus respectivos motivos.
Clicando no botão na parte inferior da tela é possível alterar o motivo da exclusão.

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Aba “Trabalho Extra”:

Nessa aba serão demonstradas as horas extras fixas ou por quantidades realizadas pelo
funcionário.
Na opção “Horário trabalhado fora do horário fixo (Apurado) são apresentadas as marcações
feitas fora do horário fixo do funcionário, que entraram ou não como hora extra – e na opção “Hora
Extra por Quantidade (Apurado)” são apresentadas as horas extras encontradas a partir do horário
trabalhado fora do horário fixo que foi informado no cadastro de parâmetro.

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Aba “Hor. De Trabalho”:

Essa aba está dividida em 3 partes. Na primeira, “Horários de trabalho relacionadas no

período”, serão apresentados o horário e o parâmetro utilizados dentro do período selecionado. Em
“Ciclo de Horário de Trabalho do Funcionário” será apresentado o ciclo vinculado a ele que foi
configurado dentro do cadastro do horário.
Na lateral temos os atalhos a diversas rotinas do sistema:

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Horários visualmente

Os horários são apresentados separados por dia, considerando o parâmetro e o horário

selecionado. Clicando sobre um dia, na parte inferior da tela, são apresentados o horário e
parâmetro do dia, possibilitando a troca de um horário normal para um dia de folga.

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Observações por dia

Nessa tela podem ser lançadas qualquer tipo de observação para serem impressas na
frente do dia escolhido no espelho de ponto do funcionário, veja:

Compensação de Horas

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 Compensação de horas de trabalho corresponde em acrescer a jornada de determinados
dias em função de outro suprimido, sem que essas horas configurem como horas extras.

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Banco de Horas Manual

Tela utilizada para fazer a apuração das informações do banco de horas manualmente, além
da manutenção do que já foi apurado.

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Aba “Eventos Apurados”:

Nessa tela são apresentados todos os eventos apurados nas marcações feitas pelo
funcionário, inclusive relacionando a verba em que cada um foi totalizado. O botão F6 exclui todos
os eventos.

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Aba “Bco. Horas”:

Essa aba apresentará o detalhamento de todas as verbas que creditaram ou debitaram no

banco de horas.

Aba “Eventos Agrupados”:

Na coluna da esquerda, “Eventos agrupados”, o sistema apresenta os eventos totalizados

com a somatória geral de minutos e horas – clicando sobre o evento na coluna do lado direito,
“Eventos individualizados” será apresentado o detalhamento separado por dia.

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 No caso de eventos de Atraso ou Falta, o sistema permite lançar Abono ou Ausência
Justificada na mesma tela.

Aba “Ocorrência”:

Essa aba apresenta as ocorrências importadas para demonstrar o motivo que levou o
funcionário a chegar atrasado ou sair mais cedo. Alguns relógios de ponto disponibilizam esta opção.

Aba “Demonstrativo”:

Essa aba é uma prévia do que será impresso no espelho de ponto do funcionário.

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5.7 Lançar Abonos

Os abonos são todas as justificativas de ausência, inferiores a um dia de trabalho. Exemplo:

atestado médico de 04:00 horas. A ausência de abono deve ser feita individualmente nessa rotina.

Informe a empresa, o funcionário e clique em incluir ou faça a seleção pelas opções da lista:

* Adicionar: utilize a lista de funcionários para selecionar.

* Adicionar por filtro: poderá filtrar por empresa, departamento, setor, seção, centro de custo, cargo,
horário de trabalho ou por parâmetros.
* Adicionar todos: para selecionar todos os funcionários.

Em "Dados de lançamento do abono", informe o Motivo e a Data da ausência.

DICA: Para cadastrar os motivos do abono, acesse o menu Cadastros / Motivos de Afastamento.

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 Em "Horas a abonar" existem as opções Complementar e Quantidade, usada para definir
quantas horas serão abonadas.

* Complementar: usada para abonar todas as horas do dia com o motivo selecionado;
* Quantidade: poderá definir no campo Qtd de Horas quantas horas serão abonadas no dia
selecionado;

Qtde. de horas: se selecionado para abonar horas por quantidade, informe neste campo quantas
horas serão.

Abonar Eventos: selecione quais os eventos serão abonados no dia selecionado.

5.8 Apurar Bancos de Horas (se utilizar)

Após verificarmos que apuração do ponto está correta e todos os passos anteriores foram
feitos, devemos fazer a apuração do banco de horas.

O princípio da apuração do banco de horas é transformar eventos de horas extras em crédito

em banco de horas e eventos de falta/atrasos em débito banco de horas.

Lembramos que estas transformações só serão realizadas se o banco de horas estiver

estruturado.

Todas as vezes que fazemos a apuração das marcações, os eventos de atraso, faltas e
horas extras são gerados.

Todas as vezes que fazemos a apuração do banco de horas, os eventos de atraso, faltas e
horas extras são transformados em banco de horas débito e crédito.

Se fizermos a apuração do ponto após termos feito a apuração do banco de horas, o que foi
para o banco de horas será desfeito, sendo assim necessário re-apurar o banco de horas.

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5.9 Imprimir o Espelho Ponto

O espelho de ponto é o relatório onde é demonstrado o que o funcionário trabalhou e o que

isto gerou.

Emite-se o espelho de ponto para o funcionário assinar e para verificar se está tudo ok, antes
de enviarmos as informações para a folha de pagamento.

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5.10 Exportar a Folha de Pagamento

A exportação para a folha de pagamento é o processo que envia as informações calculadas

do sistema de ponto para a folha de pagamento.

É realizada quando todas as informações da competência estão completas e corretas.

Acesse Menu Arquivos / Exportação Folha, clique em F3 e acesse a aba Cadastro.
Podemos cadastrar vários lay- out de exportação de arquivo texto, para cada leiaute damos
um código.

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5.11 Encerrar Competência

Quando a competência já está totalmente calculada e não precisaremos dar mais nenhuma
manutenção no período dela, devemos encerrá-la para começarmos um novo período.

O encerramento irá criar uma nova competência e bloquear a competência encerrada. Pode
ser feito para cada empresa independentemente.

Selecione a empresa que deseja encerrar e clique em F9 “encerrar competência”.

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Agradecemos sua participação!

Dúvidas sobre treinamentos:

treinamentosage@sage.com.br

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