1.

COMPRAS EN LA EMPRESA MODERNA

La empresa es responsable de los suministros ordenados para sus clientes y

usuarios, su acción con respecto a la calidad se debe extender hacia sus

propios proveedores. Por otra parte la empresa debe prever, evaluar y saber

dirigir los riesgos en el campo de las compras y suministros como se hace en

todas las actividades necesarias para el buen funcionamiento.

Las compras y suministros representan para la empresa un costo y ejercen un

poder sobre los resultados en la medida en que las mejores compras sean

evidentemente el primer medio para asegurar la ganancia de la empresa. En la

empresa moderna debe ser manejada por un departamento especializado que

debe formar parte de la propia organización de la compañía.

“Una administración eficaz del subsistema de gestión de compras y suministros

da a la empresa y a sus clientes la confianza en la organización y el dominio del

proceso de compras y suministros. Dicha

Administración permite un desarrollo coherente de las actividades internas y

externas de la empresa”.1

1. 1. DEFINICION DE COMPRAS

3
Las compras son la adquisición de bienes y servicios de la calidad

conveniente, en el momento preciso, al precio adecuado y con el proveedor

más idóneo.

1.2. CARACTERISTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

• Tener contacto con el mercado y en general con los vendedores

• Coordinación con las demás dependencias

• Asegurar la recepción de los materiales adecuados cuando se necesiten,

en las cantidades necesarias para la producción y establecer las entregas a

tiempo.

• Ratificar que los artículos y productos principales se encuentren disponibles

en las cantidades suficientes para que la producción sea continua y los

servicios se obtengan a las velocidades de consumo

requeridas.

1
Instituto Colombiano de Normas Técnicas ICONTEC. Santafé de Bogotá 1990. Tecnología para el
aseguramiento de la calidad.

4
 2. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

El departamento de Compras tiene la función de ayudar a producir más

utilidades a la empresa. Cuando la empresa es grande se requiere de una

persona especializada en esta función a quien se le denomina Jefe, gerente o

director de Compras.

• Aseguramiento de los materiales o servicios vitales con puntualidad en

momentos de escasez general para que se convierta en ventaja para la

institución.

• El departamento tiene la función de localizar y seleccionar a los

proveedores.

2.1. FUNCIONES DE COMPRAS Y SUMINISTROS

La persona encargada de compras debe tener conocimientos de producción,

almacenes, control de inventarios y finanzas, pero además se necesita tener

creatividad, inteligencia, imaginación, interpretación y fácil comunicación, estos

conocimientos permitirán que al desarrollar sus actividades se desenvuelva en

5
forma adecuada, para que pueda enfrentarse a las presiones internas y

externas a que será sometido dificultándole la toma de decisiones.

2.2. LAS FUNCIONES PROPIAS SOBRESALIENTES DEL

DEPARTAMENTO DE COMPRAS SON:

Hay funciones precisas en el departamento de compras entre ellas tenemos:

• Recibir, revisar, clasificar, tramitar, distribuir y notificar documentos, datos

elementos y correspondencia relacionada con el proceso de compras.

• Confrontar datos y la información de los documentos que le entreguen.

• Cooperar con los funcionarios de las dependencias en la consecución de

información de cotizaciones y documentos necesarios para el desarrollo de

las funciones propias de la dependencia.

• Diseñar y desarrollar sistemas de información, clasificación, actualización,

selección y manejo de proveedores.

• Analizar, revisar, controlar evaluar la documentación, los sistemas y

procedimientos.

6
• Localizar, analizar y seleccionar las fuentes de suministro de productos y

servicios que la institución requiera.

• Preparar y presentar el Plan anual de compras de la institución de acuerdo

con las necesidades de cada dependencia.

• Estudiar preparar y presentar conceptos cuadros y documentos a la Junta

de Licitaciones con la oportunidad periodicidad requerida.

7
2.3. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN
COORDINACION

CON LAS DEMAS DEPENDENCIAS

• Para que el departamento de compras pueda cumplir sus funciones con las

otras dependencias se hace necesario que la persona encargada de

Compras trabaje en coordinación con todos los departamentos de la

empresa, a su vez debe evitar fricciones en su trato con las demás

personas responsables de las mismas, pues su Información es importante

para que su departamento cumpla su objetivo.

8
• La relación de la coordinación de Compras y la Vicerrectoría Administrativa

debe ser estrecha para que cualquier cambio de planes que se efectúe,

sea de su conocimiento. Cualquier falla en coordinar la información puede

ocasionar traumatismos a la institución.

• La actividad de Compras está relacionada con todas las dependencias de

la empresa, en particular con el Almacén General e Inventarios.

• Una de las funciones con otras áreas es estar atento que el área de

financiera cancele oportunamente las facturas de los proveedores de

acuerdo a las condiciones establecidas.

• Otra de las funciones con las otras áreas es desarrollar sistemas

acelerados, beneficiosos, prácticos de la información que se origina y que

recibe en el departamento de compras.

• Además entre sus funciones con las otras dependencias es acordar que las

solicitudes de elementos sean entregadas en fechas preestablecidas.

9
3. OBJETIVOS Y CONCEPTOS DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS PARA EFECTUAR UNA COMPRA DE

MATERIALES EN FORMA EFICAZ Y CON UNA

ADECUADA ADMINISTRACION

Por pequeña que sea la entidad debe tener unos objetivos y conceptos

sobre la compra de materiales y suministros, para hace eficiente a la

empresa misma.

El Departamento de Compras es el lugar donde se elaboran todos los

procedimientos necesarios para hacer las ordenes de compra y las ordenes

de servicio de la institución.

3.1. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

• Suministrar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y

servicios requeridos para que la organización opere.

• Mantener las inversiones y pérdidas mínimas en inventarios.

• Controlar la calidad de los materiales que ingresen a la institución.

• Buscar y encontrar vendedores competentes y apropiados.

10
• Estandarizar en lo posible artículos comprados.

• Obtener las compras y servicios con calidad, a los mejores precios con

buenas condiciones de pago y entrega en el volumen requerido, en

tiempo oportuno y en el lugar adecuado.

3.2. ADMINISTRACION DE COMPRAS Y MATERIALES

Toda entidad tanto en el sector público como en el sector privado depende en

algún grado de los materiales y servicios ofrecidos por otras entidades.

Ninguna entidad es autosuficiente y requiere de una oficina de compras que por

más pequeña que sea esta necesita de mobiliario, papelería, y diversos

artículos para realizar sus funciones.

11
3.3. RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Desde 1980 se ha aumentado la complejidad de las organizaciones por el

crecimiento, las adquisiciones y las fusiones, donde las líneas de

abastecimiento se hicieron confusas, esto hizo que se prestara mayor atención

a la calidad de los materiales comprados al recibirlos, porque la actividad de

12
compras al extranjero se activó y los departamentos de compras tuvieron que

asumir responsabilidades superiores.

3.4. CENTRALIZACION Y DESCENTRALIZACION DE LAS COMPRAS

3.4.1. Ventajas de la descentralización:

El rector y vicerrector administrativo son los únicos responsables de los

resultados es por ello que la responsabilidad y autoridad deben ir unidas.

3.4.1.1 La distancia de la central con respecto a los centros regionales es

grande por tanto la gestión de compras necesita plazos de tiempo

considerables lo que puede crear problemas ante necesidades urgentes.

3.4.1.2. La descentralización de compras permite interacción de la función

del departamento lo que facilita la integración del equipo.

3.4.1.3 Cuando la empresa se encuentra ubicada en una comunidad

concreta, tiene obligaciones con su entorno, esto favorece los

suministros locales.

3.4.1.4 Cuando la separación geográfica es grande encarece más los

suministros y resulta más económico apelar a las fuentes locales.

13
3.4.2. CENTRALIZACION DE LAS COMPRAS

Hay varios argumentos para centralizar las compras como:

3.4.2.1. Cuando la responsabilidad de la función de compras recae sobre

una persona se garantiza la unidad de criterios y políticas,

garantizando una buena coordinación y un control interno.

3.4.2.2. La centralización trae consigo hacer una selección de proveedores

los que estarán en condiciones de ofrecer buenas ofertas con

excelentes condiciones.

3.4.2.3. Cuando se centralizan las compras se obtiene mayores beneficios

porque se llega a adquirir una especialización al hacer dichas

compras.

14
4. PROCEDIMIENTOS Y FLUJO DE INFORMACION

ETAPAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS

La universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, como establecimiento

público de educación superior de carácter nacional con autonomía institucional

y patrimonio independiente, adscrito al Ministerio de Educación Nacional, y

creada por la Ley 52 de 1981 y transformada por la Ley 396 del 5 de agosto de

1997, como entidad de educación a distancia, que es una metodología que

exige un conjunto de cambios mentales y de actividades por parte de la

comunidad educativa, lo que implica que todos los protagonistas asuman un

compromiso personal y social para autoformarse en esta metodología, por esto

toda persona que tenga a su cargo la responsabilidad de adquirir elementos o

hacer compras requiere tener un conocimiento de los procesos que se llevan a

cabo en toda la institución incluyendo los centros regionales. Aquí tratamos de

presentarlos en una forma organizada y clara, para que el área de Recursos

Físicos cumpla con sus funciones en forma eficaz, eficiente y oportuna.

15
De acuerdo a la compra se necesita un procedimiento especial y la institución

tiene bien definido estos procedimientos:

• Reconocimiento de las necesidades de compras

• Siendo la función de compras el análisis de cuales son las necesidades

manifiestas o implícitas de las personas externas o internas se debe

identificar:

• Los desempeños requeridos

• Las cantidades requeridas y provisionales

• Los plazos deseados

• Los costos generados

• Los subsidios asociados, esperados.

• Las obligaciones internas de suministro que se tendrán en cuenta y las

condiciones económicas que se integrarán.

• Esta identificación se facilita con el conocimiento de los productos y la

comprensión de su uso, las necesidades de prevención cualitativa y

cuantitativa así como la gestión de flujos y la fiabilidad de la información.

Todo este conocimiento nos ayuda para establecer las diferentes formas de

hacer las compras de los elementos y materiales para hacer funcional su

adquisición de acuerdo a las diferentes cuantías establecidas por ley y por las

normas establecidas en las entidades como son:

16
4.1. COMPRAS POR LICITACION

La ley 80 de 1993 del 18 de octubre por la cual se expidió el estatuto general

de contratación de la administración pública.

“DECRETA: I De las disposiciones generales

Articulo 1. Del objeto. La presente Ley tiene por objeto disponer las reglas y

principios que rigen los contratos de las entidades estatales.

Articulo 12. De la delegación para contratar. Los jefes y los representantes

legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la

competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de

licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del

nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes.”

Las instituciones públicas como la UNAD, tienen una parte legal en la cual

basan algunos de sus actos administrativos tales como la resolución emanada

de Secretaria General y firmada por el rector de la institución, donde señala

cuantías para la contratación en el año, basados en el Artículo 24 de la Ley 80

de 1993, Estatuto General de Contratación, el cual dispone las reglas y

principios que rigen los contratos de las entidades estatales como la nuestra.

17
Las compras se hacen en tres instancias en el comité de Licitaciones, comité

de compras, y compras de menor cuantía ordenadas por el vicerrector

administrativo

En cuanto a las licitaciones cada una tiene especificaciones especiales de

acuerdo al objeto de cada una de ellas, pero a su vez tienen pasos

fundamentales que se deben tener en cuenta como:

4.1.2. ASPECTOS DE PROCEDIMIENTO PARA UNA LICITACION

Para elaborar una licitación el rector presenta la solicitud al Consejo superior y

éste una vez la aprueba emana un acuerdo para comenzar a elaborar los

trámites necesarios como son:

• Solicitud de C.D.P. o disponibilidad presupuestal.

• Reunión de miembros para programar fechas de publicaciones tanto de

apertura como de cierre.

• Se toman unos 10 o 20 días antes de la apertura para hacer las respectivas

publicaciones en un diario de circulación nacional. Se hacen mínimas dos

publicaciones con intervalos de tres días entre cada una.

• Durante estos días se preparan los pliegos para la apertura.

18
• A los tres días siguientes a la última publicación se programa una visita al

sitio dependiendo de la clase de licitación, o en una reunión se hacen las

aclaraciones con respeto al pliego. Si hay aclaraciones se profieren

adendos.

• Llegada la fecha y hora se hace el respectivo cierre estipulado en la

publicación.

• La entidad hace el estudio de las propuestas en la estancia jurídica, si los

aprueba pasa a la estancia financiera y técnica, si no los aprueba los

rechaza y no se hacen más estudios.

• La propuesta estudiada pasa a la Secretaria General, donde tienen 5 días

hábiles los oferentes para ver las calificaciones, mirar propuestas y

establecer observaciones con respecto a los proponentes.

• Después de esto pasa a estudio de los departamentos resolviendo

inquietudes.

• Por último se define el ganador de la propuesta.

• Cuando los oferentes no están de acuerdo en algunas observaciones,

solicitan Audiencia, que debe ser solicitada por las dos terceras partes, que

debe ser contestada a cada proponente una a una las observaciones que

hicieron al respecto.

• Cuando no hay Audiencia se elabora la Resolución con el ganador de la

propuesta.

• Por último se perfecciona el contrato.

19
4.1.3. CONDICIONES GENERALES DE LA LICITACION

• Objeto de la Licitación

• Plazo de ejecución

• Presupuesto oficial estimado y fondos

• Régimen jurídico aplicable

• Apertura de la Licitación

• Consulta y venta de pliegos de condiciones

• Valor de pliegos

• Audiencia para precisar el contenido y el alcance de los documentos

• Cierre de la Licitación

• Requisitos para participar

• Costo de preparación y elaboración de la propuesta

• Interventor.

4.1.4. DOCUMENTOS DE LA LICITACION

• Documentos de la Licitación

• Aclaraciones respecto a los documentos de la Licitación

• Modificaciones de los documentos

20
4.1.5. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA

• Idioma en que se debe elaborar la propuesta

• Presentación de documentos que sustenten la propuesta

4.1.6. PRESENTACION, APERTURA Y EVALUACION DE

PROPUESTAS Y ADJUDICACION DE CONTRATO

• Presentación de la propuesta

• Retiro de las propuestas

• Apertura de las propuestas

• Confidencialidad del proceso

• Término para el análisis y evaluación de las propuestas

• Análisis de las propuestas y verificación de que se ajustan a las condiciones

del pliego

• Término para las observaciones a los informes de evaluación de las

propuestas

• Admisión o rechazo de las propuestas

• De cuando se declara desierta la licitación

• Criterios para la adjudicación

• Plazo para la adjudicación o declaratoria desierta

• Plazo para la firma del contrato y para constitución de las garantías

21
• Forma de pago

4.1.7. EVALUACION DE LOS ASPECTOS ECONOMICOS,

FINANCIEROS TECNICOS

• Aspecto económico

• Aspecto Financiero

• Aspecto Técnico

4.1.8. RAZON DE LA LICITACION

• En este punto se aclaran todos los aspectos de la Licitación en sí.

• Especificaciones técnicas de la Licitación si las tiene.

4.1.9. ANEXOS

22
4.2. COMPRAS POR CONTRATO

Las instituciones establecen en sus resoluciones las cuantías de las compras

por Contrato cuando correspondan a la menor cuantía que se determina en

función de los presupuestos anuales de las Entidades, en relación con el salario

mínimo legal vigente en el país. (S.M.L.V.).

Toda entidad estatal al contratar se debe regir por la Ley 80 de 1993 vigente,

y los Decretos reglamentarios al respecto. Cada año Secretaria General saca

una resolución estipulando las cuantías señaladas por la rectoría. Pero a su vez

entregaron la circular no. 01/98, donde recuerdan a todos los funcionarios que

al solicitar la elaboración de los contratos y órdenes de servicio se deben tener

en cuenta los requisitos señalados en la circular del 11 de noviembre de 1997

donde se reiteran los trámites necesarios para contratación.

4.3. ORDENES DE COMPRA

Para la elaboración de una orden de compra se debe tener en cuenta los datos

que a continuación se requieren y que tenemos establecidas en la institución:

• La solicitud de elementos de consumo – devolutivo se debe tener en cuenta :

23
• El formato establecido por la entidad que debe ser llenado por todas las

persona que soliciten elementos, y enviarlo directamente a Almacén

General según fechas preestablecidas al comienzo de año en circular

entregada para este fin.

• Este formato cumple con los requisitos para conocer las necesidades que

tienen las dependencias, información necesaria para la elaboración del plan

de compras del año.

4.3.1. SOLICITUD DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS

La institución tiene un formato establecido el cual es enviado a las

dependencias en los primeros meses del año para que sea diligenciado y

remitido al Almacén general, para su ejecución.

4.3.2. SOLICITUDES DE ÓRDENES DE COMPRA Y/O SERVICIOS

Toda solicitud de orden de compra debe incluir los siguientes datos:

• Ciudad y fecha
• Número de consecutivo del destinatario

• Dirigido al ordenador del gasto (Vicerrector Administrativo)

• Especificar elementos aclarando características requeridas (colores,

tamaños, marcas, referencias, etc.)

24
• Nombre y firma de la persona que realiza la solicitud

ACACIAS.....

Doctor
GABRIEL LAGOS
Vicerrector
Administrativo

Una vez elaborada la solicitud debe ser enviada al almacén para que le

despachen los elementos si no los hay, esta solicitud pasa al departamento de

compras para comenzar a gestionar las compras de los elementos y para ello

comenzamos adquiriendo las cotizaciones.

Toda empresa para cotizar debe estar registrada en la Cámara de Comercio

de la localidad y cumplir con las siguientes:

4.3.3 CONDICIONES

• Nombre del almacén o persona responsable

• NIT ó Cédula de Ciudadanía

25
• Especificar clase de Régimen (Común o simplificado)

• Fecha

• Número telefónico y dirección del proveedor

• Especificar elementos aclarando características requeridas

• (colores, tamaños, marcas, referencias, etc.) esto, con su respectivo valor

unitario

• Totalizar la cotización mostrando el I.V.A. en caso de ser régimen común

• Garantía

• Tiempo de entrega

26
4.4. ELABORACION ORDENES DE SERVICIO Y/O

ORDENES DE COMPRA

Para la elaboración de una orden de compra o una orden de servicio

necesitamos

de los siguientes documentos de acuerdo a lo establecido en la institución que

cumple con lo mandado por la ley:

• Solicitud de la persona y/o oficina que necesita el servicio.

• Autorización del ordenador del gasto.

27
• Cotizaciones (Mínimo tres)

• Elaboración de la orden por parte de la oficina de compras

• Una vez elaborada la orden se envía a la oficina de presupuesto para

imputación presupuestal.

• De presupuesto se remite para firma del ordenador del gasto

• Firmada vuelve a la oficina de compras para la respectiva notificación al

proveedor.

• Si el proveedor es de Régimen común deben obligatoriamente enviar

factura preimpresa según ley, si es de régimen simplificado o persona

natural, no es necesaria la cuenta de cobro, solo la certificación del hecho

cumplido por parte del director o destinatario.

• Si es orden de compras se envía al almacén para trámite de comprobante

de entrada de la mercancía.

• Pasa a contabilidad para su respectivo asiento contable.

• Se elabora la orden de pago y pasa a tesorería para el pago al proveedor

respectivo.

28
.

4.5 PLAN DE COMPRAS PARA AÑO FISCAL

Toda entidad moderna necesita hacer un Plan de Compras para el año

siguiente, esto implica que es necesario elaborar un plan de compras con la

colaboración de algunas dependencias que tienen que ver con la planeación

general de la institución como son: Oficina de planeación que tiene a su cargo

la distribución de ingresos de la entidad, la oficina de Presupuesto que es la

que aprueba la imputación presupuestal. En un ejemplo veremos como se

elabora:

• La oficina de Planeación reúne a las dependencias interesadas para

informarles como ha sido la distribución de los ingresos de la entidad.

• Con el valor global que le ha sido asignado a la oficina de compras hace el

respectivo Plan de Compras del año fiscal.

• Una vez elaborado este plan, se pasa a la oficina de Vicerrectoria

Administrativa para que sea conocido por el ordenador del gasto, y a la

oficina de Presupuesto para que lo tengan en cuenta al elaborar la

disponibilidad presupuestal.

29
 5. DESCRIPCION EXACTA DE LA MERCANCIA DESEADA

En la solicitud debe ir la descripción exacta de la mercancía que se necesita

para que al hacer la compra no se preste para equivocaciones y se hagan

compras innecesarias. Hay elementos que son importados tales como

repuestos de algunas máquinas, componentes de equipos de sistemas etc., se

consiguen con determinados proveedores y/o ciudades capitales hay que tener

cuidado con estos elementos por que una equivocación es crucial para la

empresa.

6. DESCRIPCION E INSPECCION DE CALIDAD, CANTIDAD

Cuando se hace una compra el uso del término calidad en cuanto un elemento

de compra encierra en sí las nociones de función, adaptabilidad, confiabilidad y

conformidad.

30
Una vez hecha la compra es recibida en el Almacén donde la persona

encargada para aceptarla revisa las especificaciones de la solicitud, el

empaque y envase que debe llevar la mercancía para obtener una buena

calidad, revisa fecha de expedición si los elementos así lo requieren. La

institución ha nombrado una persona como coordinadora de Almacén que

cumple esta función.

La calidad encierra tres retos para el abastecimiento de una empresa que son:

aprender a aplicar los principios de calidad para comprar por su propio

desempeño. Trabajar en cooperación con los vendedores para el

mejoramiento continuo de la calidad y por último es cómo tratar con la

racionalización del vendedor y todo lo que esto implica.

La cantidad de materiales comprados debe ser adecuada a las necesidades

ya que existe la posibilidad de que sobren elementos que no se vuelvan a

necesitar, perjudicando a la empresa en forma sustancial o viceversa que no

se compren los elementos necesarios para que los funcionarios de las distintas

dependencias cumplan su función correctamente.

31
7. SELECCIÓN Y RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Cada institución tiene su propio sistema de reclutar sus proveedores, quienes

deben presentar junto con los requerimientos exigidos por la entidad los de ley

como estar inscritos Cámara de Comercio de la Región.

7.1. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA DE PROVEEDORES

La consulta de proveedores se rige por procedimientos internos con

documentos que incluyan las disposiciones relativas a:

• Consulta a uno o varios proveedores.

• Las licitaciones cerradas.

• Las licitaciones abiertas.

• Las invitaciones a licitar.

32
7.2. LAS SELECCIONES DE PROPUESTAS RECIBIDAS

El mecanismo de selección de las propuestas recibidas se debe someter a

procedimientos internos documentados que incluyan:

• Como esta compuesto el grupo que decide.

• Los criterios de admisión de ofertas, como son calidad y precio.

• Los métodos de comparación de ofertas, como se elaboran cuadros

comparativos.

• Los métodos de toma de decisión y aprobación de ofertas. Estas

decisiones se toman de acuerdo a los mismos cuadros con las

comparaciones efectuadas.

La institución lleva un kardex donde el proveedor debe ofrecer sus servicios por

medio de una carta de presentación, adjuntando copia de papeles tales como

registro de la Cámara y Comercio, listas de elementos, especialidades

características de materiales que ofrece, catálogos del mismo etc.

Para seleccionar un proveedor se realiza con base a los resultados de la

evaluación y de las herramientas de decisión adecuadas. La selección la

efectúan personas diferentes a las que presentan los resultados de evaluación.

33
El objetivo, método y alcance de la selección depende del tipo de producto

comprado y de acuerdo a la capacidad y desempeño de cada proveedor.

Todo proveedor debe demostrar una situación financiera que se pueda

comprobar en el momento que le sea asignada una compra.

Además se necesita conocer del proveedor si esta en capacidad de hacer las

entregas de mercancía en los tiempos convenidos, y con los precios

acordados.

7.3 INTEGRANTES DEL GRUPO DE COMPRAS

• La institución para efectuar una Licitación integra un grupo de personas

capacitadas de diferentes dependencias como son: por Secretaria General

participan los Juristas, el jefe de Financiera, el jefe de Planeación, y parte

técnica según la clase de licitación que se realice.

• El grupo de Comité de Compras esta compuesto: por Vicerrector

Administrativo. Secretario General, Jefe de Compras, con función de

Secretario del mismo comité y un invitado especial de acuerdo a la compra

que se elabore para una dependencia determinada. Esto se hace

34
 especialmente con compras elaboradas que necesitan hacerse por

contrato.

Las ordenes de compra necesitan de las tres cotizaciones de acuerdo al valor

de la misma cumpliendo los requerimientos de cualquier compra calidad

eficiencia y prontitud estas deben ser aprobadas por el ordenador del gasto.

7.4. RELACIONES COMUNES ENTRE PROVEEDOR Y CLIENTE

• Son relaciones de mediano o largo plazo de acuerdo a la satisfacción de

las necesidades puntuales de la empresa.

• De los datos provenientes de los proveedores en competencia podemos

caracterizar por niveles de conformidad, cantidades, plazos, y precios para

satisfacer las necesidades de la empresa, las relaciones con estos.

• Cuando por productividad o desempeño se crean molestias entre el cliente

y el proveedor se hace necesario buscar canales de entendimiento para

evitar roces con la misma.

35
7.5. DECISION DE PRECIOS

Como el mejor precio no indica que sea él más bajo sino que debe ser el más

conveniente para la institución, se hace necesario hacer un estudio de las

propuestas de los proveedores, donde se analizan calidad, cantidad y entregas

oportunas.

El comité de compras elabora cuadros comparativos para medir los

parámetros de calidad cantidad y el precio, que viene determinado por la

competencia del mercado.

7.6. ASPECTOS LEGALES DE LAS COMPRAS

Toda compra debe ser aprobada por el ordenador del gasto. Una vez pactada

la compra con el proveedor y hecha la entrega de los elementos por parte de

este se le debe hacer el respectivo seguimiento para que la factura sea

cancelada por parte del comprador y que el proveedor cumpla con todos los

pactos como son cumplimiento de contratos, garantías, aceptación o rechazo

de artículos.

36
Hay que tener en cuenta que el acto de compra compromete jurídicamente a la

empresa, por esto al elaborar un contrato con un proveedor se debe recurrir a

un jurista competente en el campo implicado para evitar cualquier

inconveniente.

7.7. COMPRAS PÚBLICAS

Los objetivos de las compras gubernamentales son los mismos que para las

compras industriales e incluyen:

• Seguridad en el abastecimiento continuo para satisfacer las necesidades

del servicio.

• Evitar duplicaciones y desperdicios mediante estandarización.

• Mantener estándares de calidad requeridos en los artículos y servicios

comprados.

• Desarrollo de un ambiente de cooperación entre las compras y las oficinas

y departamentos servidos.

• Obtención de los máximos ahorros por medio de una compra innovadora y

por la aplicación de técnicas de análisis de valor.

• Administración de la función de compras con eficiencia interna.

• Compras al menor precio con calidad, desempeño y requerimientos de

envío.

37
8. ETICA EN LAS COMPRAS DE LA INSTITUCION

Todo comprador debe ser integro objetivo e imparcial en sus decisiones, debe

tener profundo respeto por su empresa y por sus proveedores. Sus

actuaciones deben ser regidas por la objetividad y no deben existir

compromisos como resultantes de prácticas deshonestas que están por fuera

de las políticas y principios generales que rigen la actividad y las instituciones.

8.1. EJECUCION DE LAS COMPRAS

Todas las entidades estatales en cumplimiento de sus funciones deben

elaborar un plan de compras que el caso nuestro se comienza a ejecutar en el

mes de marzo época en que comienza el año fiscal.

Las compras en la institución se van ejecutando de acuerdo al plan de

compras establecido.

38
8.2 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LAS COMPRAS

Una vez hecha la compra los elementos debe ser entregada en el beneficiario

para la respectiva entrada por Almacén o inventarios.

El proveedor debe entregar la factura o remisión para comprobar que son los

elementos que esta entregando sean los mismos que se le solicitan en la orden

de compra.

Una vez se tenga la factura junto con la solicitud, copia de la orden de compra

pasa al departamento de contabilidad donde hacen el respectivo registro y de

allí pasa a la elaboración de orden de pago y finalmente se elabora el cheque

para entrega al proveedor.

Para hacer este segui miento la oficina de compras elabora un cuadro control

para conocer en que proceso se encuentra la orden.

39
9. ESTRUCTURA ORGANICA PARCIAL DEL AREA DE
COMPRAS

La entidad tiene una estructura de planta global en su organigrama se ven

conformados grupos de trabajo.

La oficina de compras fue creada por medio de la resolución No. 772 de 1998

y depende directamente de la Vicerrectoría Administrativa quedando en la

siguiente forma:

40