Capitulo 5 —Planeaién 135,
2. Visite el sitio de la International Project Management Association
(PMA) en hetp://ipma.kingsquare.nl/. Explore el sitio para in-
formarse sobre las membresias y las publicaciones.
3. International Journal of Project Management es una publicacion de la
IPMA. Vaya a la pégina de la revista usando ya sea la liga propor
cionada en el sitio de la IRMA, 0 a través del sitio de Elsevier Science
Direct en www.sciencedirect.com. Encuentre el namero com.
plementario y busque un articulo de su interés, :Qué areas de apli-
cacién y temas cubre esta publicacién?
4. Busque el subgrupo de estudiantes de la IPMA. Al momento de im-
Primir este libro, esta liga se llamaba “Young Crew”. ;Qué informa-
cin valiosa se proporciona a través de esta liga?
5. Haga clic en la liga Research and Development y comemté los pro-
yectos que se describen ahi
1 _Un centro de investigacién médica sin fines de lncro
Usted es Alexis, el director de relaciones exteriores de un centro nacional
de investigacion médica sin fines de lucro que realiza investigaciones
sobre enfermedades relacionadas con el envejecimiento, El trabajo del
Centro se mantiene gracias a fondos proporcionados por diversas fuentes,
entre ellas el piblico en general, los estados y subsidios de corporaciones,
fundaciones y el gobierno federal.
Su departamento prepara un informe anual de los resultados del cei
tio y del estatus financieto para la junta del consejo de administracion.
El informe se compone principalmente de texto con algunas grificas y
tablas, todo en blanco y negro, y una portada simple. Es voluminoso y st
redaccion es muy seca. Su produccion resulta barata, fuera del esfuerzo
ara integrar el contenido, lo cual requiere tiempo para solicitar y obte-
her informaci6n de los otros departamentos del centro.
En su altima junta, los miembros del consejo propusieron que el in-
forme anual se “redisefiara” para tener un documento que se pudiera uti-
lizar para marketing y publicidad. Quieren que el proximo informe anual
se envie por correo a los diversos grupos de interés del centro, a los do-
nantes anteriores y a candidatos a donantes con alto potencial, El conse-
Jo considera que un documento como éste es necesario para colocat al
centro “en la misma liga” que otras organizaciones geandes sin fines de
|icro con las cuales compite por donaciones y fondos. El consejo piensa
que el informe anual podria utilizarse para informar a estos grupos de
interés los avances que el centro esti teniendo en sus esfuerzos de in
vestigacion y su solida politica fiscal que permitiri aprovechar mejor los
fondes y las donaciones que se reciben.
Usted necesitaré producir un informe anual mis breve, sencillo y f-
cil de leer que muestre Jos beneficios de la investigacién del centro y su
impacto en la vida de las personas, Debe incluir fotogratias de varios how
pitales, clinicas ¢ instalaciones de atencién médica a largo plazo que apli-
quen los resultados de la investigacién del centro. También debe incluir
testimonios de pacientes y familias que se hayan beneficiado de la inves
tigacién del centro. El informe debe ser “atractivo”, multicolor, debe
contener muchas imégenes y grificas ficiles de comprender, y estar re-
dactado en un estilo que pueda comprender el posible donador adulto
promedio.
Es un trabajo considerable para su departamento, el cual esta confor
‘mado por ottos tres miembros. Tendré que contratar por fuera algunas de
las actividades y tal vez tenga que viajar a varias instalaciones médicas136
Parte 2
Planeacién y control del proyecto
de todo el pais para tomar fotos y recoger fos testimonios. También de=
peri-someter a licitacién el disefio, la impresion y la distribucién para que
varios contratistas le presenten propuestas y precios. Segain sus cilculos,
se deben imprimir y enviar por correo alrededor de cinco millones de
copias.
Estamos a1 de abril. El consejo le pide que asista a la siguiente reu-
nién del 15 de mayo para que presente un plan detallado, el programa y
l presupuesto y explique c6mo terminari el proyecto. Bl consejo, quie=
re el informe anual‘“en el correo” para el 15 de noviembre, de modo que
Jos posibles donadores lo reciban en la temporada de Navidad cuando es
probable que sean “ generosos”, BI afio fiscal del centro termina el 30 de
Septiembre y sus estados financieros deben estar disponibles para el 15
de octubre, Sin embargo, la informacién no financiera para el informe se
puede empezar a reunir justo después de Ta reunién del consejo del 15
de mayo.
Por suerte, usted est tomando an curso de administracién de proyee=
tos por las tardes en la universidad local y esto representa una excelente
oportunidad para aplicar lo aprendido. Sabe que es un proyecto grande y
que el consejo abriga grandes expectativas. Usted quiere asegurarse de
cumplir con las expectativas del consejo y que éste aprucbe el presupues
to que se necesitara para llevar a cabo este proyecto. Sin embargo, solo a
de que tiene un plan detallado para hacetl.
seis semanas pata elaborar el plan que van
‘mayo. Si lo aprucban, tendra seis meses, d
bre para implementar el plan y completa
aprobarin si estin seguros
Usted y su personal tienen
presentar al consejo el 15 de
15 de mayo al 15 de noviem!
el proyecto.
Su personal esti conformado por Grace, una especialista en mat
ting: Levi, un escritor/editor, y Lakysha, una asistente cuya aficion es
fotografia (por las tardes cursa la carrera de foroperiodismo en la unk
sidad y ha ganado varios concursos de fotografia en Ta citidad).
PREGUNTAS
Divida al grupo en equipos para que elaboren un plan para present
Ja junta que incluya:
1, El objetivo del proyecto y una lista de suposiciones respe
proyecto.
2, Una estructura de division del trabajo y una matriz de responsibil
3, Una lista de las actividades que deben realizarse para lograr el 0
tivo del proyecto.
4. Un diagrama de red (que utilice el formato actividad en el 4
donde se muestren las interrelaciones entre todas Jas actividades.
En este caso continuari estudiindose en el siguiente capitulo,
se le pedira a su equipo que estime la duracién de cada actividad
prepare un programa y un presupuesto para el proyecto.
ACTIVIDAD EN EQUIPO
Divida al grupo en equipos de cuatro; en cada equipo los inte
‘eben representar los papeles de Alexis, Grace, Levi y Lakysha
prepare los cuatro puntos mencionados antes.
‘Nota: Este caso continuara en los Capitulos 6 a 9, asi que
resuiltados de su trabajo.