Coordinate Mejor - Thinkwasabi

CURSO EXPRÉS
COORDÍNATE
MEJOR
CLAVES PRÁCTICAS PARA COMPENETRARTE

BIEN Y AUMENTAR TU RENDIMIENTO DIARIO
CURSO ELABORADO POR

BERTO PENA DE THINKWASABI
© Berto Pena — ThinkWasabi.com — Todos los derechos reservados.

EN ESTE CURSO…
Descubre las claves para compenetrarte mejor con quien más trabajas.
Mejora tus habilidades de comunicación en Reuniones y Correo.
Evita los errores clásicos que generan descoordinaciones y urgencias.
Aprende a dar plazos y fechas a los demás sin quedarte corto.
Pasos para hacer un buen seguimiento de las tareas delegadas.
Descubre cómo anticiparte a los demás y compenetrarte mejor.
Identifica y corrige los puntos débiles de tu coordinación actual.
Diseña un Plan de Acción para potenciar esta habilidad personal.

¡bienvenido Y GRACIAS!
«Tú dependes de ellos… y ellos dependen de ti».
¡Hola y muchas gracias por estar ahí! Quiero darte una calurosa bienvenida a este
curso «COORDÍNATE MEJOR». Es fantástico tenerte ahí al otro lado, y desde ya
quiero agradecerte la inversión de Tiempo y Atención que vas a poner en el curso.
Va a merecer la pena, ya verás, porque por delante tenemos una serie de lecciones,
ejercicios y materiales de apoyo, con los que irás aprendiendo las claves prácticas
para potenciar tu capacidad de coordinación con otras personas en el trabajo.
Cuando pensé en la temática para darte un nuevo curso gratuito, pronto se me vino
a la cabeza la coordinación. Se trata de una capacidad que se suele pasar por alto al
hablar de Productividad Personal, pero que cada vez distingue más a las personas
efectivas y resolutivas, de las que lo intentan y se desesperan.
Fíjate… Tú estás interesado en gestionarte mejor, ser más organizado y eficaz, más
rápido y eficiente, aumentar tu rendimiento y conseguir mejores resultados. Y eso
es estupendo. Pero aunque te centres en buenos hábitos personales o en reforzar tu
sistema productivo, hay un punto donde todo eso ya no depende de lo tuyo. O
mejor dicho, empieza a depender de tu capacidad para colaborar y coordinarte con
otras personas. Por eso es TAN importante, y por eso lo vamos a estudiar a fondo.
Para mí saber colaborar y compenetrarte no solo es una preocupación de los que

buscan «ser más productivos». También va de ser un buen profesional, hacer las
cosas mejor cada día, y sobre todo generar menos estrés para ti y para los demás.
¿Tenemos esta capacidad?

Saber coordinarte es una de esas capacidades que se le presupone a cualquier
profesional medianamente experimentado, ¿verdad? Pero… ¿es así? ¿De verdad
sabes trabajar con otros? ¿Es una de las capacidades que más te caracterizan? ¿Has
invertido en los últimos años en aprender y desarrollarla? No sé tú, pero yo durante
mucho tiempo no le presté tanta atención como ahora. Y por lo que me permite ver
mi trabajo ahí fuera, en las muchas empresas y profesionales con los que trabajo, la
mayoría de la gente ni tiene esa capacidad ni se toma la molestia de desarrollarla.

La coordinación con otras personas tiene sus secretos. Unos cuantos. Hábitos,
detalles y fórmulas prácticas que por lo general nadie te cuenta ni de joven ni de
mayor. Y eso es lo que pretendo hacer yo con este curso. Vamos a abordar algunas
de las claves más útiles para que puedas compenetrarte mejor con las personas
con las que trabajas. Porque al final, tú dependes de ellos y ellos dependen de ti.
Y algo muy importante que necesito decirte ahora al empezar: este curso no va de
enseñar a “trabajar en equipo”, sino de saber coordinarte y colaborar con cualquier
persona. Así que, ya seas jefe o coordinador, miembro de un equipo de cincuenta o
cinco personas, o trabajes solo y tú seas tu propia empresa (como yo), necesitas
saber coordinarte con otras personas. Tienes mucho que ganar aquí, y el precio de
no saber coordinarte es altísimo, tal como veremos en las próximas lecciones.
✔ Empezaremos por ver cuál y cómo es tu equipo, las personas con las que tienes
que saber coordinarte. Porque aunque trabajes solo y creas que no tienes
necesidad de colaborar, todo el mundo tiene que hacerlo de manera constante.
✔ Analizaremos algunas de las verdades ocultas y los grandes errores detrás de la

coordinación; cosas en las que caemos sin darnos cuenta simplemente por
rutina, inercia o por haber adquirido un mal hábito en el que ya no nos fijamos.
✔ Descubriremos las claves de la comunicación efectiva: cómo hablar y pedir a

otros, por ejemplo por Correo o en una Reunión (aunque sea a distancia). Esto es
vital para evitar descoordinaciones, urgencias o el típico «yo creí que…».
✔ Nos centraremos en los mecanismos prácticos para garantizar una coordinación

fluida y constante. Cómo hacer un buen seguimiento, avisando de retrasos,
delegando como un pro, o conectando bien a la hora de dar información.
✔ Y terminaremos estudiando las claves para hacer que esa coordinación efectiva
dure con un aprendizaje y mejoras constantes. Porque todo es un proceso.
¿Suena bien el plan? Bueno, antes de lanzarnos a caminar, en este punto te animo
a que hagas el ejercicio práctico inicial que incluye este curso. Se trata de un
ejercicio de auditoría (una evaluación personal) que te ayudará a hacerte una idea
más precisa de tu capacidad de coordinación, a saber en qué punto estás, y a
detectar puntos fuertes y débiles. Todo esto te vendrá fenomenal a medida vayas
avanzando por todos los contenidos y materiales que he preparado para ti.
¿Preparado? ¿Estás lista? ¡Pues a por ello!

PARTE I
BASES DE UNA BUENA

COORDINACÍON 

LECCI ÓN #1
COLABORAR CON QUIÉN Y POR QUÉ
Al hablar de “equipo” tradicionalmente pensamos en esas tres, seis o veinte
personas que están en tu misma área o departamento. Puede ser de Diseño,
Programación, Publicidad, Finanzas, Marketing o Ventas. Con esa concepción, si yo
trabajara en solitario podría decir que «yo no tengo equipo». ¿Verdad que es así? Pues
eso ha cambiado. O mejor dicho, se ha ampliado… Porque ahora equipo son todas
las personas con las que tienes más contacto, de las que dependes más, y las que
también dependen de ti para sacar tus proyectos adelante y conseguir resultados.
Así que en este punto te pregunto: ¿Cuál es tu equipo? ¿Qué personas lo forman?
Seguramente serán los propios miembros de tu equipo y tu jefe o coordinador, si es

que lo tienes. Hasta ahí nada nuevo. Pero los miembros de tu equipo también
pueden ser personas que físicamente están fuera de tu entorno y con las que tienes
un contacto frecuente o constante. Con ellos también necesitas coordinarte y saber
colaborar. Por ejemplo: personas de tu misma empresa pero de otros equipos, áreas
o departamentos, también proveedores y colaboradores externos, y por supuesto
todos tus clientes. En definitiva, equipo son las personas con las que tienes más
contacto diario, de las que dependes para hacer tu trabajo, y con las que tienes que
saber coordinarte y colaborar al enviar correos, al reunirte en una sala o al tener
una conversación de pasillo o por videoconferencia.
Ojo porque este es un detalle que se le escapa a muchos: aun cuando tú trabajes
solo (como yo), como freelance en casa o con la oficina móvil de un lado para otro,
sigues trabajando en equipo y por tanto dependiendo de él. Así que tienes que saber
coordinarte bien ellos. Más si cabe que los demás, porque tú eres el único
responsable de tu negocio y nadie más va a mirar por su nivel productivo.
Un rincón que tienes que potenciar

Cuando hablamos de mejorar la Productividad o de desarrollar buenos Hábitos de
trabajo, siempre tendemos a pensar de forma individual. Seguro que te pasa.
Piensas solo en cosas tuyas, que te atañen a ti únicamente. Pero casi nunca
pensarás en los demás o en las cosas hacia afuera. Y eso es un error. Porque por
muy buenos hábitos que tengas, por una buena organización, capacidad de

priorización, método de tareas o eficiencia en la utilización de tu tiempo, siempre
llegarás a un punto donde tu rendimiento y resultados empiecen a depender de tu
capacidad (habilidad) para compenetrarte con otras personas.
Pero, como te comentaba en la bienvenida, saber coordinarnos no es uno de

nuestros puntos fuertes. Hay muchas cosas que se nos escapan. Y son cosas básicas
y vitales para que la maquinaria esté bien engrasada y a tope. Por eso me gustaría
que las estudiáramos justo ahora que damos los primeros pasos.
Vamos a ir deteniéndonos en siete puntos muy concretos, que yo llamo las "siete
verdades ocultas" detrás del trabajo junto a otros. Son ideas de base que, o se
desconocen, o se pasan por alto, o se han entendido de manera incorrecta. Y todas
ellas hacen que tu coordinación con otros no sea óptima, o que incluso sea uno de
tus puntos más débiles. Vamos a verlas…
LOS DEMÁS LLEVAN UN RITMO DISTINTO AL QUE LLEVAS TÚ

Hay personas más rápidas y también más lentas que tú, pero no pienses que
siempre vais a llegar a la vez a donde queréis. Eso tiene muchos nombres pero
sobre todo uno: cumplir fechas y plazos. Piensa en ese compañero, en uno de
tus proveedores o ese colaborador externo: es fácil que esa persona no llegue a
la vez que tú, o cuando tú esperas que lo hagas. Esa presunción es malísima.
LOS DEMÁS NO (SIEMPRE) BUSCAN LO MISMO QUE TÚ

Puede haber conversaciones y acuerdos, objetivos colectivos, directrices de
proyecto, lineas maestras de trabajo… y eso no significa que siempre vayáis a
perseguir lo mismo. Dejando a un lado intereses ocultos, la persona a la que le
acabas de escribir un correo, puede que tenga en mente una cosa
completamente distinta por lo que tú peleas. Tal vez busca otra cosa incluso
contraria a la tuya. Escucha, observa y descifra lo que hace.
LOS DEMÁS NO SIEMPRE TE ENTIENDEN (AUNQUE HABLES MUCHO)

Hablar es la base de la comunicación pero no garantiza la comunicación
efectiva. Si no, piensa en esa última reunión en la que se ha hablado tanto pero
no se ha acordado nada; o en ese correo que recibiste ayer y que se entendía
más bien poco. Para que tú y la otra persona “sintonicéis” la misma frecuencia,
tienen que juntarse una serie ingredientes esenciales: incluir siempre el “qué-
quién-cuándo”, ser claro y directo, comunicación de cambios o retrasos, etc.

LOS DEMÁS TIENEN QUE HACER TANTAS COSAS COMO TÚ (O MÁS)
Vale, también puede que menos. Porque hay gente al lado muy vaga que hace
cuatro cosas y ya se cansa. Pero todo funciona mejor cuando interiorizas esto:
nadie está ahí en exclusiva para ti, esperando a que tú le pidas algo para hacerlo
en el acto. Ese otro compañero tiene en su lista de tareas de hoy treinta cosas.
Incluyendo tareas clave, urgencias y peticiones de última hora, varias reuniones
y llamadas, y muchas microtareas que se quieren poner delante de tu petición.
LOS DEMÁS TIENEN RETRASOS COMO TÚ Y PUEDE QUE NO LO DIGAN

Tal vez estés esperando que esa persona termine esa tarea justo cuando se lo
habías pedido, cuando más lo necesitas. Pero lo que no sabes es que por el
camino ha tenido retrasos (urgencias, peticiones inesperadas y un marrón del
jefe). Tú crees que «está con lo tuyo» y que llegará a tiempo. Pero él ahora está
agobiado por otras cosas. Tú te fías de su sistema de organización y tareas, y
confías que cumplirá y te lo dirá a tiempo. Pero… ¿qué va a pasar al final?
LOS DEMÁS NO SE VAN A ANTICIPAR (ESO TE TOCA A TI)

Imagina que estamos a lunes y para el jueves necesitarás varias cosas de varios
compañeros. La mayoría de la gente lo dejaría correr hasta el propio jueves,
cuando diría: «oye, necesito que me hagas algo. Es que es para hoy». Malas caras,
miniurgencias, planes de trabajo patas arriba, e incapacidad de llegar a todo.
Solo unos pocos entienden que como los demás llevan otro ritmo y tienen
bastantes más cosas que hacer, hay que adelantarse ya, pedirlo ya. Proactividad,
iniciativa y acción. Es uno de los secretos de oro de la coordinación con otros.
LOS DEMÁS NO VAN A HACER EL SEGUIMIENTO DE TEMAS POR TI

Sí, se lo has encargado. Incluso has hecho una buena delegación comunicando
de forma efectiva. Y desde ese momento ya es su responsabilidad. Pero eso no
significa que mires para otro lado y te despreocupes del todo. Sin un mínimo
seguimiento, sin revisar periódicamente temas pendientes, los días pasarán y
entonces se te empezarán a escapar cosas. Y puede incluso que importantes.
Detrás de la expresión “trabajar con otros” hay más de lo que se ve en la

superficie. Y ahí está el error, en no mirar más allá del típico «ya se lo he enviado
por correo» o el «lo comentaré en la próxima reunión». Bueno, no te preocupes
porque ya estamos en marcha para corregir eso y potenciar este rincón.

LECCI ÓN #2
LOS GRANDES ERRORES A EVITAR
Al trabajar junto y con otros, nos hemos rodeado de una serie de rutinas, gestos,
detalles y hábitos que repetimos constantemente, y que muchas veces nos hacen
más daño de lo que creemos. Porque lo hacen de forma silenciosa pero diaria,
constante. Vamos tan a la carrera y confiamos tanto en cómo hacemos las cosas,
que no nos damos cuenta que esos errores se van sumando y sumando… aunque sí
que notamos (claro) las consecuencias de no hacerlo bien.
Es cierto que cada persona es diferente. Empezando por cómo es, siguiendo por su
tipo de trabajo y exigencias, y terminando por su entorno físico y las personas con
las que colabora. Pero al hablar de errores de coordinación hay una serie de ellos
muy comunes a casi todo el mundo. No me los he inventado yo, simplemente los
he ido detectando y recopilando lo largo de los últimos años, con el extenso
contacto que he tenido con otros profesionales y equipos de trabajo. No son cosas
etéreas o teóricas, sino muy pegadas a cada gesto que repites cada día montones de
veces. Ya sea enviar un correo a tus compañeros, tener una reunión con tu jefe o
coordinador, o hacer una llamada a uno de tus clientes o colaboradores.
Vamos con esa serie de los (siete) grandes Errores al coordinarte con otros:
E RRO R N º1  
HABLAR Y ESCRIBIR SIN PENSAR ANTES DE HACERLO
El primer paso de la mala comunicación (coordinación) siempre es no pensar antes
de hacerlo. Un mensaje de correo no pensado mínimamente es un mensaje mal
escrito, lo que suele implicar confusión, indecisión, nuevas preguntas, otros
mensajes de ida y vuelta, o quizá algo peor: interrupciones, llamadas o una reunión
que os quitará un Tiempo y Energía que necesitáis para otras cosas.
Aunque también nos pasa al hablar cara a cara, al Correo es sin duda el rincón
donde más claramente se ve esta ausencia de “pensar antes de”. Y la explicación es
que hemos convertido el acto de escribir un mensaje en un gesto reflejo, casi
compulsivo. Simplemente creamos un mensaje nuevo y empezamos a teclear como
posesos. La consecuencia es que vamos desarrollando ideas a medida avanzamos y

esto se traduce en mensajes así: 
✘ Innecesarios o redundantes. Muchos mensajes jamás deberían haber sido

escritos. Porque, o bien sobran directamente, o bien el Correo es el canal
equivocado para lo que quieres comunicar. 
✘ Largos y poco profesionales. Son innecesariamente extensos porque las ideas

no están claras en nuestra mente. Eso nos lleva a escribir más de la cuenta… y
a hacer leer (al otro) más de lo debido. ¿Y qué imagen se lleva de ti tu jefe o un
cliente cuando cada día tiene que leer otros seis mensajes así? 
✘ Enrevesados y confusos. Como las ideas no están claras en nuestra cabeza,

mezclamos temas, no aclaramos detalles (como fechas de entrega o personas
clave), no concretamos instrucciones o caemos en una vaguedad o
imprecisión general. Esos correos-bomba siempre terminan en lío.
ERRO R N º2  
NO CONTAR A LOS DEMÁS CÓMO TRABAJAS
Tu jefe, coordinador o manager, ¿sabe cómo trabajas? ¿Y tu compañero de al lado o
la persona que está en remoto pero con quien más trabajas? ¿Y tus principales
clientes? ¿Saben cómo te organizas, cómo planificas, cómo cuidas tus tareas clave,
cómo preparas las reuniones, cómo eliminas distracciones…? Seguramente no.
Porque son cosas que habitualmente no compartimos con los demás. Y es una
autentica lástima, porque con todos ellos tú compartes cientos de horas, cientos de
reuniones, miles de correos, montones de proyectos… y también desajustes,
malentendidos, urgencias…
Si él y ella conocen tus hábitos y rutinas principales, si sabe cómo trabajas, podréis
compenetraros mejor y afinar cosas que van bien pero que podrían ir mejor.
ERRO R N º3  
HACER SISTEMÁTICAMENTE EL TRABAJO DE OTROS
(Esto no suele afectar a las personas que trabajamos en solitario pero puede darse
el caso.) Cuando no sabes decir “no”, cuando no preparas tu trabajo y no eres
consciente de todo lo que tienes que hacer, cuando te dejas llevar por falsas
urgencias, y las peticiones para hacer algo «ya» de la otra persona, sueles terminar
cargando con el trabajo de otros. Y además una y otra vez.

Hay personas que no tienen su rol claro, que confunden capacidad y entusiasmo
con buenismo, o que no saben delegar o asignar tareas debidamente. Y eso hace que
hagan sistemáticamente un trabajo que en el fondo no les corresponde. Es un mal
hábito peligrosísimo, puesto que siempre va a más: cada vez tienes menos tiempo,
menos resultados, menos prioridades y menos calidad de vida. Y más trabajo.
ERRO R N º4  
COMUNICAR URGENCIAS UTILIZANDO EL CORREO
Uno de los errores más extendidos al colaborar con otros es comunicar una
urgencia por Correo. Un cambio de última hora decidido por un cliente, una
reunión que repentinamente cambia, una tarea o acción que acaba de surgir y que
se tiene que hacer cuanto antes, una información que se necesita hacer llegar
“ya”… serán urgencias más o menos calientes, pero todo eso NO debe enviarse por
Correo. Hay otros canales más inmediatos y efectivos, como el teléfono o decirlo en
persona.
Ponte la gorra que pone “sinceridad" y hazte esta pregunta: «¿Suelo enviar urgencias
por Correo?» Y si tú no lo haces y es alguno de tus colaboradores o compañeros
quien lo hace, corrígelo cuanto antes. Explícale que no estás leyendo el Correo
constantemente, y que si surge algo que tienes que solucionar en menos de una
hora (por ejemplo), lo mejor es que os coordinéis por otros medios.
ERRO R N º5  
NO APORTAR EN LAS REUNIONES O IRTE DE VACÍO DE ELLAS
Y cuando digo “reuniones”, tienes que pensar también en videoconferencias,
llamadas de teléfono o conversaciones de pasillo. Todo eso son las herramientas
que tú tienes a tu disposición para: (1) explicar, entender y comunicar bien; y (2)
coordinarte y compenetrarte para evitar malentendidos en las pequeñas cosas.
Pues bien, en torno a esas “reuniones", hay dos errores bastante habituales
1. Callarte, no intervenir y no aportar. En este caso habrás desperdiciado diez

minutos o dos horas de tu vida sin compartir tu criterio, visión y conocimiento.
Y además has perdido una gran oportunidad para compenetrarte con otros. 
2. No saber claramente lo que tienes que hacer una vez que la reunión o la
conversación termina. Lo que te llevará a no saber en qué concentrarte, hacia
dónde tirar, y lo peor: tal vez generar una futura descoordinación o urgencia.

ERRO R N º6  
NO PROPONER CAMBIOS Y MEJORAS EN LA FORMA DE TRABAJAR
Recuerda esta frase que viene a continuación, porque es la base del aprendizaje y la
colaboración mutua: «Tú dependes de ellos y ellos dependen de ti. Tú no puedes y
no debes trabajar por los demás, pero sí que puedes hacer que vuestro trabajo sea
mejor».
La pregunta es: ¿qué estás haciendo tú para que esa colaboración sea mejor?
A medida que van pasando los días, que vivís situaciones buenas y difíciles, que
vas detectando errores y puntos de fricción, seguro que se te van ocurriendo ideas o
sugerencias que podrían mejorar la manera en la que os compenetráis. Puede ser
algo relativo a cómo hacéis las reuniones de los viernes, la manera en la que se
delegan las tareas internas, cómo se hace el seguimiento de los proyectos, o el
formato de los correos internos que tienen que ver con temas de clientes.
La pregunta que te hago es esta: ¿Comentas y propones esas ideas? ¿Las razonas y
las explicas? ¿Por qué callarte algo que te permitirá trabajar con otros mejor cada
día? Para mí es un error mayúsculo… y a la vez una enorme oportunidad.
ERRO R N º7  
PARTICIPAR EN CONVERSACIONES NEGATIVAS
Ya sé que normalmente no nos gusta reconocer que hacemos esto pero en el fondo
todos caemos en ello. Un jefe complicado, un cliente pesado, un compañero o
colaborador vago… al trabajar con otros es inevitable que surjan conversaciones
donde manda la crítica, el cinismo, el cotilleo, donde circulan los chismes, teorías
estúpidas y acusaciones infundadas. Todo eso son conversaciones tóxicas que te no
ayudan en nada. ¡Evítalas como la peste!
No apunto este error solo por evitar enrarecer el ambiente de trabajo, o para
fomentar el “espíritu de equipo”, sino porque esas conversaciones actúan como un
enorme ladrón de tu Energía. Esa Energía que necesitas para llegar a todo lo que
tienes que hacer sin morir en el intento. Las conversaciones negativas son como
una gran aspiradora que succiona tu empuje y ganas diarias. Esas conversaciones
te contagian un “mal rollo” permanente, cuando deberías rodearte de estímulos
positivos, que te animen, te enchufen, y te pongan las pilas. Es la mejor manera de
rendir, poner calidad en lo que haces, y vivir con una mente más limpia.

Siete grandes errores que se repiten y a veces se suman. Porque habitualmente
caemos en más de uno. No te los he querido presentar a modo “lista” sino de
"espejo”. Porque ahora quiero proponerte hacer un ejercicio práctico alrededor de
estos errores. Utilizando el material que te habrás descargado ya, quiero que te
pongas frente a cada uno de estos errores y que los confrontes contigo mismo.
Uno a uno ve preguntándote, con total sinceridad, si a día de hoy estás cayendo en
alguno o en varios de ellos. Y si es así, nada de malas caras, porque quiero que veas
cada uno de ellos como una grandísima oportunidad parar corregir, mejorar y
avanzar. Porque no olvides nunca este detalle crucial: todo esto es algo diario.
¿Seguimos adelante? 

LECCI ÓN #3
EVITAR DESCOORDINACIONES ANTES
Desde el comienzo de este curso has ido descubriendo ideas y dando pasos para
compenetrarte mejor con los demás. En la primera y segunda lección veíamos
respectivamente tanto las verdades ocultas detrás de la colaboración como los
mayores errores que cometemos al coordinarnos con otros.
Pero estaba esperando con impaciencia que llegaras hasta esta lección, porque aquí
veremos uno de los pilares de oro de la buena coordinación: la anticipación. El
prevenir y evitar descoordinaciones antes incluso de que se produzcan, es uno de
los rasgos que separan a los aceptables profesionales de los grandes de verdad.
Cuando vas por delante de ciertos detalles y te anticipas, evitas descoordinaciones,

desajustes, malentendidos, retrasos y alguna que otra pelea. Eso supone ahorrarte
estrés cada día, pero sobre todo tener más Energía para centrarte en lo importante.
Pero esa previsión y anticipación no cae sola del cielo ni es uno de nuestros puntos
fuertes. Exige esfuerzo, proactividad e iniciativa, y evitar una improvisación en la
que cada vez nos amparamos más para justificar todo lo que hacemos mal. Pero si
estás en este curso, es que tienes algo más que interés. Así que con vigilar una serie
de detalles que vamos a ver a continuación, tu día a día cambiará radicalmente.
Te voy a presentar los puntos o detalles que a mi juicio se pueden aplicar a casi
todo el mundo, pero es fácil que viendo esta lista se te ocurran otras cosas que
debes vigilar por adelantado para garantizar esa coordinación “desde antes”.
Ojo con los clientes problemáticos

 
Repasa con frecuencia las tareas, encargos y cosas pendientes de ese típico cliente
caprichoso o voluble. Suelen cambiar de opinión con frecuencia, y además no son
claros a la hora de explicar qué es lo que quieren y cuándo lo quieren. Haz esa
revisión con regularidad diaria (final del día) y semanal (viernes, por ejemplo), y
pon un extra de atención en tener claros estos tres detalles: (1) Qué tienes que
hacer próximamente. (2) Cuándo tienes que entregarlo (que no terminarlo). (3)
Temas sin aclarar o decidir que se hayan quedado flotando en el aire.

Ojo con los compañeros lentos o vagos
 
Repasa las tareas en las que interviene esa persona de tu entorno que no siempre
trabaja de forma diligente y eficiente, por decirlo de un modo suave. Sobre todo ten
cuidado con los plazos de entrega de las cosas que aún están pendientes. Insiste
con un correo de seguimiento o ve a hablar con él o ella, y sobre todo vigila algún
posible retraso a medida avanzan los días y no tienes noticias.
Trabajar siempre con fechas y plazos

 
Siempre que puedas, da y pide fechas y plazos. Porque en el trabajo se piden cosas
(incluso yo mismo acepto hacer algo) pero nada de eso tiene una fecha, o no está
bien clara y definida. Porque los típicos «para finales de semana», o «en torno a mitad
de mes», son una trampa gigantesca en la que seguimos cayendo. “Fechas y plazos”
significa un día y (tal vez) hora concretos. Nunca asignéis internamente una tarea
(o aceptes hacerla) si no tiene una fecha. La ausencia de fechas o el mal manejo de
plazos es uno de los puntos por donde primero llega la descoordinación.
Ojo con el jefe desorganizado o caótico

 
Hay jefes y coordinadores que son cualquier otra cosa menos eso. Pero eso no quita
para que tú no hagas bien tu parte. Cuida al extremo todo lo relativo a tu
comunicación con él o ella, poniendo el foco en estas tres cosas: (1) Aclara órdenes
o encargos mal definidos o en los que falte información. (2) Concreta decisiones a
medio tomar en las que intervienes tú o te afectan a ti. (3) Comunica cualquier
retraso, cambio o alteración en los planes (si es algo significativo, naturalmente).
Y si tenéis una conversación hablada y se trata de un tema de cierta importancia,

ponlo por escrito para reconfirmar y concretar, y envíale un rápido correo con lo
hablado. Así quedará constancia por escrito de lo que tienes que hacer, y evitarás el
clásico «yo no te dije que hicieras eso» que siempre precede a una bronca o momento
tenso. Claro que no se trata de enviar ahora un correo para todo lo que habléis, pero
sí para las cosas más sensibles. Tu experiencia e instinto te dirán cuándo.
Actúa ya ante los correos poco claros

 
Puede que algún compañero te haya pedido que hagas algo pero en su correo no ha
sido lo suficientemente claro. No dejes que ese mensaje eche raíces en tu bandeja
de entrada y se complique con el paso del tiempo (sí, nos pasa a todos). Acláralo y

concrétalo cuanto antes. Basta otro mensaje de vuelta con una sola línea. Algo
como esto: «He recibido tu mensaje pero no me queda claro del todo. Por favor concrétame
qué tengo que hacer y sobre todo la fecha de entrega». Esa pizca de iniciativa te ahorrará
una futura descoordinación-urgencia, y de rebote enseñarás a los demás a escribir
correos más claros y directos.
Sé proactivo al comunicar retrasos o atascos

 
Si ves que una parte de tu trabajo se está complicando, o te has encontrado con
algún atasco que va a impedir cumplir con un plazo, levanta la mano y dilo
abiertamente. Por supuesto que no se trata de ser pesimista o caer en el pánico en
cuanto tengas un mínimo contratiempo… pero tampoco de pecar de falta de
comunicación. Ese “levantar la mano” puede consistir en esto: (1) Para cosas a
cortísimo plazo, comunícalo en persona. (2) Para temas a días vista, envía un correo.
(3) Y si son cosas a medio plazo, espera a la reunión semanal para informar.
Identifica tareas y acciones acordadas pero olvidadas

 
Seguro que más de una vez has asistido a esa reunión en la que se acordaron una
serie de acciones y cambios… pero luego se los terminó llevando el viento y nadie
sabe nada de ellos. El problema es que son cosas de cierta importancia o que te
afectan a ti. No las dejes ahí en el limbo porque volverán sobre ti como un bumerán
(descoordinación, urgencia,…). Una vez más: revisa tu trabajo e identifícalas. Luego
levántate, escribe, llama, pregunta o acorrala a quien haga falta pero desatasca esa
situación. Esa iniciativa es clave si quieres ser efectivo en la vida.
Aprovecha a comunicar en las reuniones semanales

 
Sobre todo con el equipo más cercano, es habitual mantener reuniones semanales
de coordinación. Independientemente del orden del día o cómo las hagáis, tú
deberías comunicar claramente estas tres cosas: (1) Avances, tareas y completadas
hasta ese momento. (2) Fallos o dificultades de los últimos días que afecten a otros
(y qué estás haciendo para solucionarlo). (3) Posibles descoordinaciones y
malentendidos que hayáis tenido. Es el momento ideal para aprender y corregir.
Que los demás sepan en qué estás trabajando

 
Uno de los puntos de descoordinación más habituales al trabajar es no saber qué
está haciendo el de al lado. De qué se encarga, cuáles son sus (principales)

próximas tareas, si ha sufrido algún retraso o si ya ha terminado algo que debería
saber todo el mundo. Sin ese mínimo flujo de información entre todos es difícil que
la maquinaria esté bien engrasada. A lo mejor tú no puedes hacer que todo el
mundo informe a todos, pero sí que puedes hacer bien tu parte. Aprovecha
cualquier oportunidad (un correo, una reunión, una conversación de pasillo) para
contarles a los demás cómo están las cosas más importantes de tu trabajo.
Refuerza el control de tus tareas y proyectos

 
Empezaba esta lección hablándote de la anticipación. Pues bien, donde más tiene
que estar presente es en el control y planificación de tu propio trabajo, tareas y
proyectos. Fíjate sobre todo en los siguientes puntos: (1) Saber lo que tienes que
hacer y lo que no tienes que hacer. (2) Tener claro cuándo tienes que entregar las
cosas. (3) Identificar las tareas más comprometidas y complejas que tienes que
subdividir. (4) Tener claras las cosas que tienes que pedirles a otros por adelantado.
Inevitablemente todo esto exige llevar un control puntual (diario y semanal) de tus
proyectos, tareas y calendario.
Un último punto para cerrar esta importante lección: en mi experiencia, la mayoría

de las descoordinaciones entre personas que trabajan juntas se deben a que la
información no fluye o no lo hace como debería. Si tú y los demás os comportáis
como compartimentos estanco, no habrá coordinación posible. De nada sirve remar
con fuerza si no se hace en la misma dirección y de forma acompasada.
Para conseguir eso hay que hablar, contar, aclarar y comunicar de forma concreta y
efectiva. Pues bien, eso es justo lo que aprenderás en la segunda parte del curso.

PARTE II
CLAVES PRÁCTICAS PARA

COORDINARTE 

LECCI ÓN #4
SABER HABLAR Y PEDIR A OTROS
¿Recuerdas cómo eran las antiguas radios analógicas? Cuando intentabas
sintonizar una emisora, girando a derecha e izquierda el dial, se escuchaban
muchas interferencias hasta que dabas justo con la emisora que buscabas. Muchas
veces esas interferencias (ruido) se limitaban a una pequeña molestia, pero otras
muchas impedían la escucha por completo. Pues tu coordinación en el trabajo es
muy parecido a sintonizar emisoras eliminando las interferencias.
"Sintonizar" significa saber comunicar eliminando malos detalles que terminan

condenando tu buena colaboración. Sintonizar significa saber hablar y escribir para
hacerlo con claridad, síntesis y anticipación. Esto se traduce en la vida real en que
tú sabes contar o preguntar, que eres claro al transmitir tus ideas, que sabes pedir,
encargar y delegar, pero también al intercambiar opiniones, comunicar retrasos y
cambios. Siempre de un modo claro, directo y breve, anticipándote lo suficiente.
Que todo esto no te suene a algo teórico porque no lo es. Es la base de tu nueva
forma de compenetrarte con quien trabajas a diario. De todas maneras, ahora
iremos aterrizando y concretando… vamos a ver qué pasos debes dar o qué detalles
cuidar para conseguir esa “comunicación efectiva”; ya sea al escribir un correo en el
que delegas una tarea, participar en una reunión para desatascar un proyecto, o
hablar por teléfono con un cliente para comunicarle un retraso. Tu coordinación
con todos ellos dependerá de cómo hables y cómo escribas, de lo que digas o
incluso no digas. En eso nos vamos a centrar ahora.
El efecto de la mala Comunicación

Una mala comunicación interna es la primera piedra de una mala planificación y
ejecución interna. Porque suele ser fuente de malentendidos, confusiones,
descoordinaciones, falta de información, duplicidades o redundancias, parálisis en
decisiones, y sobre todo imprevistos y urgencias (estrés y mal ambiente).
Pero hay más. Porque una mala comunicación interna también causa lentitud, falta
de eficiencia y ausencia de resultados. Los proyectos no avanzan todo lo rápido que
podrían porque los miembros del equipo no están sintonizando la misma
frecuencia. No están sincronizados, no reman acompasadamente, no hay

coreografía. ¿Qué mal verdad? Pues bien, este panorama es el pan de cada día para
miles de profesionales que trabajan sobre raíles sin querer cambiar las cosas.
Cinco escalones para comunicar bien

¿Quieres mejorar en serio tu capacidad para coordinarte con otros? Entonces esto
es innegociable: mejora tu forma de hablar, escribir y pedir. ¿Cómo? Te propongo
centrarte en estos cinco escalones que vamos a ir subiendo de forma progresiva.
Son ideas sencillas, lo reconozco, pero muy muy potentes. Siempre han estado ahí,
la verdad, solo que las hemos olvidado. Nuestro estilo de vida y trabajo promueven
otro tipo de comunicación: precipitada y descuidada, descentrada (por la multitarea
y distracciones), superficial y hasta frívola (¿cosas de trabajo por Whatsapp?).
Estos son los cinco escalones de una comunicación efectiva con los demás:
1. Elige bien el canal. Antes de comunicar piensa cuál es la mejor vía de

transmitir eso: cara a cara, por teléfono o videoconferencia, en un correo, en
una minireunión, o bien en una reunión más formal como la semanal. 
2. Piensa antes de… teclear o hablar. Eso te permitirá elegir bien lo que quieres
o tienes que decir sin dejar nada o añadir palabras de más, lo que termina por
difuminar el mensaje. 
3. Sé breve y directo. Ahorra prolegómenos y rodeos, y empieza tus correos o

conversaciones por el punto principal de lo que quieres. De este modo la otra
persona te entenderá antes y te atenderá antes. 
4. Sé preciso y claro. Pregúntate qué estás contando o pidiendo, y qué es lo

esencial que necesita saber la otra persona para entender eso. 
5. Sé amable y positivo. Cualquier comunicación llegará con más fuerza si va

acompañada de una sonrisa o un tono más positivo. No se trata de echar
azúcar a todo, sino de trabajar más a gusto con quienes te rodean.
Aunque los cinco escalones son fundamentales, te propongo centrarnos y estudiar

más a fondo tres de ellos. Los más importantes, los que en mi experiencia marcan
la diferencia a la hora de coordinarte con los demás. ¿Los vemos en detalle?

#1 
 
ELIGE BIEN EL CANAL
Tú y las personas con las que más trabajas tenéis que acordar por qué canal vais a
tratar ciertos temas. Por ejemplo: «Todo lo relativo a las novedades y cambios de tal
proyecto, nos las enviaremos por Correo». «Cuando hablemos con nuestros clientes, nunca lo
haremos utilizando Whatsapp. Y si ellos lo hacen, les contestaremos por Correo haciendo
referencia a ese mensaje». Son solo dos rápidos ejemplos pero que te pueden orientar
de la idea de base: en el trabajo hay que acordar por adelantado cómo y por dónde se
van a tratar ciertos temas. Tanto con gente de dentro como de fuera de tu entorno.
A vuestra disposición tenéis diferentes canales y hay que elegir el adecuado. No lo

dejéis en manos de la discreción, el buen juicio de cada uno, o la improvisación.
Acordad cuanto antes qué canal es para cada cosa. De lo contrario, pasa lo que
pasa: gente que abusa y utiliza el Correo para todo. No saben hablar ni comunicar
de otra manera que no sea enviando emails. O bien, gente encerrada en su
caparazón que no dice nada hasta que no llega la reunión de los lunes.
# 2 
 
SÉ BREVE Y DIRECTO
Cuando te extiendes y hablas o escribes más de la cuenta, no solo pierdes un

Tiempo y una Energía valiosas, sino que además se las haces perder a la otra
persona y además haces que tu mensaje pierda fuerza y claridad. Especialmente al
escribir correos, olvida las introducciones, no des rodeos, y ve directo al grano.
Si no, piensa por un momento en estos dos casos tan habituales y que seguramente
has padecido más de una vez:
(+) Una reunión que empieza con una introducción irrelevante, con unos rodeos
que en lugar de despertar interés provocan alejamiento del verdadero objetivo
de veros. Cinco, diez o más minutos para no decir nada o para decir algo que se
podría haber adelantado en el mensaje de convocatoria.
(+) Un correo que empieza con un párrafo, y otro, y otro más sin decir realmente
lo que quiere decir o pedir. Y uno grita en silencio: «¡Pero no te enrolles hombre! ¡ve
al grano ya!» Texto y más texto para al final decir lo importante en el último
párrafo y de mala manera.

Empieza por lo que tienes que pedir y deja claro, ya desde la primera frase, qué es
lo que tienes que decir; ya sea encargar una tarea, comunicar un retraso, avisar de
un cambio de planes o proponer una nueva idea. Fíjate en todos estos ejemplos:
«Tengo una tarea para ti: necesitaba que para el martes a última hora terminaras el
informe que hablamos ayer en la reunión».
«Ha habido un cambio de planes: el cliente ha incluido una modificación en el pedido y

tenemos que rehacer una parte».
«Hay un retraso en la entrega de esta semana: ayer a última hora nos encontramos con
un problema gordo y no podemos llegar a llegar a este viernes».
«Necesitaba que hicieras una tarea por mí, ya que yo mañana estaré de viaje: se trata
de entregar en mano la nueva propuesta comercial al cliente».
¿Has notado algo en todos estos ejemplos? En todos se empieza por decir en primer
lugar lo que quiero decir, y a continuación, después de los dos puntos (:), lo detallo
un poco más. En ponerlo en primer lugar hace que consigas dos cosas: (+) Capturar
la atención de esa persona inmediatamente, puesto que se entera rápido qué
quieres decir. Y (+) evitar que te enrolles y des rodeos, pues ya acabas de decir lo
principal y no te queda otra que concretar.
#3 
 
SÉ PRECISO Y CLARO
Antes de contar, informar, escribir o intervenir, hazte internamente esta pregunta:

«¿Qué es lo esencial que necesita saber la otra persona para entender esto?». Preguntarte
eso ni es excesivo ni gratuito… es imprescindible. Porque si das rodeos primero, y al
hablar-escribir incluyes datos o detalles irrelevantes, o incluso omites alguno vital,
irás perdiendo claridad, contundencia y efectividad al coordinarte. O peor, estarás
generando un nuevo fuego interno. No te darás cuenta, porque son minúsculos
detalles diarios, pero a base de sumarse irán convirtiéndote en un peor profesional.
Este escalón de la comunicación efectiva especialmente crítico en un caso muy

concreto: cuando encargas o delegas tareas. Y eso es algo que haces casi de forma
constante todos los días del año. Tienes que estar seguro que tu mensaje es ultra

claro, detallado, exacto. De esta manera: Pon el foco en tres coordenadas esenciales
en toda comunicación en el trabajo: el Qué, Cuándo y Cómo.
• Qué debe hacerse, cuál es la tarea en sí. Sin añadidos ni aditivos, de forma
clara y directa. 
• Cuándo debe terminarse o entregarse esa tarea. Su plazo de entrega o su

fecha límite. Sé concreto y muy específico. 
• Cómo debe hacerse o a quién debe referirse uno. Instrucciones o indicaciones

adicionales para completar esa tarea.
Fíjate en estos ejemplos que pongo a continuación:
«Hola Dani. Necesitaba que el entregaras el informe revisado por el cliente este viernes,
antes de las 13:00».
«Ayer hablé con nuestro proveedor y nos propone un cambio. Revisar el presupuesto
aprobado por la junta y dar el OK antes de este jueves 27. Ana y yo tendremos que
ponernos con ello ya».
«Ha habido un retraso y Berto tiene que entregar ese presupuesto antes de hoy a las
18:00. El cliente lo necesita para presentárselo a su equipo al día siguiente.».
Si te fijas, las dos primeras coordenadas (Qué + Cuándo) son las más importantes.
Porque cuando hay tantos proyectos en marcha, decenas de tareas haciéndose de
forma simultánea, equipos o unidades colaborando en paralelo, compromisos y
“deadlines” que cumplir, cuando hay muchas agendas y listas de tareas que encajar,
imprevistos sobrevolando, clientes y jefes exigiendo, es absolutamente esencial que
seamos exactos y precisos al pedir qué te pido y cuándo lo necesito.
Con todo que hemos visto en esta lección, déjame preguntarte: ¿crees que cada día
cuidas estos escalones cuando te coordinas con otros? ¿Crees que tus llamadas de
teléfono, participaciones en reuniones o cientos de correos que escribes son así?
Te pasa a ti y nos pasa a todos. Por eso te decía al principio del curso que seguro
que tenías bastante margen de mejora. Y ya ves que merece la pena. 

LECCI ÓN #5
SEGUIMIENTO Y REVISIÓN
Seguimos dando pasos porque todavía nos quedan muchas cosas que ver. Y es que
llegados a un punto en tu coordinación con otras personas, no basta con tener claro
cómo hacerlo, no caer en los clásicos errores, evitar las descoordinaciones antes de
que se produzcan, o saber hablar y pedir a otros de forma efectiva. Es cierto que
hacer todo eso supone un salto gigantesco. Basta con pequeñas mejoras en cada
uno de esos apartados y tu mejoría será enorme. Pero… no es suficiente.
No basta una buena coordinación y comunicación “de inicio”, incluso con

anticipación. Hay que asegurarla una vez en marcha, cuando pasan los días, la
actividad se dispara y empiezan a pasar cosas que descolocan esas piezas.
Imagina si no este caso: tú le encargas a otra persona una tarea y lo haces de

manera impecable, utilizando el canal adecuado, siendo claro y concreto, dando
toda la información. De entrada todo pinta fenomenal. Pero pasan los días y por el
camino se acumula el trabajo, la otra persona tiene varios imprevistos, tú tienes
que arreglar alguna urgencia, llegan nuevas peticiones, algún cambio de planes,
surge un nuevo proyecto… Llegan las interferencias, se pierde la sintonía, y aquello
que se habló (bien) empieza a caer en el olvido o en el descuido, por las dos partes.
El momento innegociable de Revisar

Una parte vital de la buena coordinación en el trabajo es el seguimiento posterior y
la puesta al día. Y se apoya en un pilar fundamental dentro del trabajo inteligente:
la revisión. Consiste en sentarte de manera frecuente y periódica a repasar tu
trabajo, poniendo especial foco en las cosas que tienen que ver con las tareas
delegadas y los asuntos relativos a otras personas. Y ya sabes a quién incluye eso:
jefe o coordinador, colaboradores, proveedores, clientes y miembros de tu equipo
más cercano (o de otros) con los que tienes contacto y de quien más dependes.
Cuando la coordinación se refiere a personas “VIP" como tu jefe o manager,

determinados clientes y algunos proveedores, para mí la revisión algo innegociable.
Repasar y hacer un seguimiento frecuente de tus temas pendientes es algo que te
interesa, no solo para coordinarte mejor con esas personas, sino simplemente para
sobrevivir en el trabajo y no convertirte en un profesional mediocre. Que abundan.

Esa “revisión" de la que hablo se trata de un momento específico donde al preparar
y planificar tu trabajo, haces también un repaso específico y concienzudo de los
temas y tareas en los que intervienen otras personas. Especialmente esos “VIP". Esa
revisión debe ser frecuente y periódica. Dependiendo del volumen de tu trabajo,
podrá ser diaria, bisemanal o semanal. Por supuesto la frecuencia la eliges tú, pero
asegúrate de que al hacerla no dejas de revisar ninguno de los siguientes puntos:
#1 
 
Cosas que has pedido/encargado y que te tienen que devolver
Es muy habitual enviar o encargar algo a alguien pero pasan los días sin que sepas
nada. A veces no obtienes respuesta, a veces te dicen que están con ello pero pasa
el tiempo y no hay novedades. Claro que le corresponde a la otra persona hacer su
trabajo pero tú ni debes ni puedes confiarte. Insiste con un correo (una plantilla
preparada) de seguimiento y apuntala esa coordinación. Y si falla, que no sea por
haberte quedado de brazos cruzados.
1. «¿Hay algo que he pedido y de lo que todavía no he sabido nada?»
2. «¿Hay algo pendiente de otros y nos aproximamos a la fecha límite?»
# 2 
 
Tareas tuyas en las que tienen que intervenir otras personas
Hay muchas cosas en las que eres totalmente independiente: las puedes planificar,
orientar, decidir, hacer y terminar tú sin la ayuda de nadie. Pero hay otras muchas
tareas donde dependes de otros. Es decir, otros tienen que hacer algo para ti, o
terminar algo primero para que tú puedas continuar con tu parte. Ahí es muy
habitual dejar pasar el tiempo y relajarse cuando debes hacer lo contrario: actuar
con iniciativa y anticipación. Revisa tus tareas siempre fijándote en lo siguiente:
1. «¿Hay alguna próxima tarea en la que dependo de otra persona?»
2. «Según la fecha o plazo de entrega, ¿tengo que moverme y pedirlo ya?»
3. «¿Qué necesita la otra persona (material, información, detalles) para hacer bien y a
tiempo esa tarea?»

#3 
 
Acciones o decisiones paralizadas que dependen de otros
También es habitual no poder avanzar en una tarea o proyecto porque “alguien" no

hace algo, o no termina de decidir qué hacer o cómo hacerlo. No te quedes en la
queja o el fastidio porque en el fondo es poco práctico. Actúa con estos tres pasos:
1. Identifica primero dónde está el cuello de botella pero no te centres solo en

la persona («es que ese tío no se mueve, lleva sin decidirse desde hace un mes»),
sino en la situación.
2. Mira debajo del problema, fíjate en los detalles que tienen bloqueada la
situación, e intenta identificar soluciones para proponérselas.
3. Elige el canal y forma de comunicar que mejor venga para desatascar esa
solución.
Aun cuando habrá casos donde tú no tengas autoridad para desatascar la situación
(el jefe o cliente pasan de ti), o la otra persona no haga nada (gente pasiva, vaga o
desbordada por el trabajo), tú habrás hecho bien tu parte.
#4 
 
Temas sin aclarar o concretar que has hablado con otros
Son las típicas “patatas calientes" que, por no detectarlas y aclararlas a tiempo,
siempre terminan en urgencia, descoordinación y a menudo bronca. Y cuando hay
jefes y clientes por el medio… eso no es nada bueno. En la revisión de tu trabajo
asegúrate de dedicar unos minutos a localizar-y-enfriar temas "calientes", si es que
los hay. Siempre siguiendo estos dos pasos:
1. Identificar— te ayudarán preguntas como estas: «¿Me ha encargado algo nuevo mi

jefe o cliente? ¿Tengo claras la fecha y objetivos?» «¿Tengo que enviar algún informe o
dar "feedback" sobre algo?» «¿Hay algo de algún cliente que haya quedado pendiente
esta semana?» «¿Hay alguna tarea que me han enviado y no tengo claro qué hacer?».
2. Aclarar— debes enfriar esas patatas calientes cuanto antes y como sea:
mediante una llamada, un correo, una reunión exprés, ve a ver a esa persona…
Lo que sea necesario para evitar que vaya a más y te explote en las manos. Con
una pizca de iniciativa puedes llegar a sofocar muchas descoordinaciones.

Como hemos visto en las lecciones previas, la buena sintonización con la gente del
trabajo se consigue antes de comunicar, acordar y hacer. Pero también se busca
después, una vez que te metes en el ritmo loco de cada día, y pasan otras mil cosas
que reclaman vuestra atención y os obligan a desviaros de lo acordado. Por eso el
mecanismo de la revisión te ayuda a conseguir dos cosas vitales en el trabajo:
✔ Evitar que las nuevas tareas y asuntos tapen a las cosas pendientes y que se
te empiecen a escapar cosas.
✔ Volver sobre los temas sin cerrar, corregirlos, reforzarlos y aclararlos.
 
Ese es el corazón de la coordinación proactiva que también estamos buscando, y
que llevo intentando trasmitirte desde el principio de este curso.
¿Preparado para el último empujón? Encaramos ya la recta final del curso… 

LECCI ÓN #6
aprendizaje continuo
Quería terminar este curso dedicándole una lección a una de las cosas que más me
han ayudado en mi carrera: aprender de las experiencias diarias. Cada día vives
situaciones nuevas o “versiones” de otras que ya te ocurrieron en el pasado. Y en
todas estás recibiendo lecciones casi de forma continua. Y esto por supuesto
también se aplica al área que estamos estudiando: la coordinación con los demás.
• Has tenido un malentendido por Correo por un mensaje escrito de forma

chapucera… ¿qué aprendes de eso?
• Has sufrido un retraso en una tarea delegada y no lo enviaste por el canal

que habíais acordado… ¿qué aprendes de eso?
• Te has ido de una reunión con un cliente sin aclarar y concretar los próximos
pasos … ¿qué aprendes de eso?
• Has enviado una urgencia en un correo y la otra persona lo vio demasiado

tarde… ¿qué aprendes de eso?
• No informaste a un compañero en qué estabas y como resultado los dos

habéis hecho la misma tarea por duplicado… ¿qué aprendes de eso?
En todas y otras muchas de esas situaciones no aprendemos. Nos limitamos a sufrir

las consecuencias, quejarnos mucho, echar balones fuera, y sobre todo despotricar
contra los demás. Va con nuestra naturaleza. Por supuesto unos más y otros
menos… pero es raro ver que alguien después de una descoordinación,
malentendido o urgencia, se pare unos minutos a preguntarse: «¿qué puedo aprender
de esto que me ha pasado?»
Si algo me han enseñado los diez años enseñando Productividad y Gestión Personal
es que la mejora personal consiste en solo dos cosas: (1) Poner sobre la mesa algo
que ayer no tenías. Y (2) hacer hoy algo bien que ayer hacías mal. Nada más, solo
esas dos cosas.
Pues ahora que terminamos nuestro curso monográfico dedicado a coordinarte con
los demás en el trabajo, quiero que nos centremos en el segundo punto. Y lo vamos
a hacer como hasta ahora, desde el prisma práctico, recorriendo una serie de claves
útiles para empezar a poner en marcha desde hoy. ¿Te parece que las veamos?

Identifica tus puntos débiles y revísalos periódicamente
Antes de poner el foco en las otras personas, vamos a potenciar la coordinación

empezando por uno mismo. Si has hecho el ejercicio inicial de auditoría personal
de este curso, tendrás bastante bien identificados tanto tus puntos fuertes como los
débiles. Puede que con el ejercicio haya cosas que no hayan salido a la luz, pero yo
empezaría por lo primero que has detectado. Haz una pequeña lista con todos esos
puntos débiles y asegúrate de que los repasas cada semana. ¿Qué has hecho para
mejorar ahí? ¿Has vuelto a tropezar? ¿Qué lección sacas de lo que ha pasado? ¿Qué
próximos pasos vas a dar para corregirlo? Todo en Gestión Personal va de acciones
basadas en fallos u oportunidades que identificas primero.
Detecta posibles puntos de fricción con otros
Por mucho que cuides ciertos detalles o tus puntos débiles, hay una línea donde la
coordinación con otros deja de depender de ti. Piensa en las personas con las que
más trabajas, con quien tienes más contacto diario y dependes más. Ya sean tu jefe,
clientes, compañeros de tu equipo directo, colaboradores externos… ¿Dónde están
los puntos de fricción con ellos? ¿Por dónde te suelen "colar los goles"? ¿Cuál es el
eslabón más complicado? ¿Hay algo que se repite con frecuencia?
Puede ser la manera en la que se piden las tareas, el estilo de llevar las reuniones
semanales de planificación, o cómo te escriben los correos para pedirte próximos
cambios. Una vez detectados esos “puntos de fricción” céntrate en lo siguiente:
1. Sé proactivo y adelántate a esas posibles fricciones, poniendo todo de tu

parte para evitarlas. A lo largo del curso has aprendido cómo hacerlo.
2. Busca ayudas o aliados para pulir esas fricciones. Seguro que esas cosas le
afectan a más personas. Háblalo con otros y poned todos de vuestra parte.
En el fondo todo esto no lo haces por ellos ni por el tan manido "espíritu de
equipo"… El objetivo es ser buen profesional y vivir mejor. ¡Lo haces por ti!
Después de una urgencia toca aprender
Cuando en el trabajo hay que solucionar una urgencia todo son agobios, carreras y
mal humor. Es normal, somos humanos. Pero después de arreglarlo… ¿qué suele
pasar? Normalmente nada. Que seguimos como si nada. Porque la actividad y el
ritmo loco que hemos aceptado así lo impone. ¿Alguna vez te has parado a analizar

a posteri esa urgencia? ¿Qué la causó? ¿Qué vas a hacer tú en el futuro para evitar
que se repita?
Nunca olvides esta regla de oro del trabajo: la mayoría de las urgencias que vienen
por descoordinaciones no son sino una nueva “versión” de algo que ya os ocurrió. Si
tú no aprendes de esa urgencia no podrás poner de tu parte para evitarlo… y te
volverá a pasar. Recalco lo dicho antes: no lo haces por ellos o por el bien de la
coordinación, sino por ti. Para vivir con menos agobios y estrés.
Refuerza y repasa las ideas clave de colaboración
A lo largo de este curso has aprendido y estudiado numerosas ideas prácticas para
potenciar tu coordinación con otros. Unas cosas tendrán una aplicabilidad
inmediata, otras te valdrán pero adaptándolas a tus circunstancias, y otras las
tendrás que descartar. Al menos de momento.
Aprovechando las lecciones y los materiales de apoyo que he incluido en este

curso, puedes hacer tu propia lista de ideas clave para repasar periódicamente. Una
especie de guía rápida de puntos clave, o una “checklist” de cosas que te interesa
vigilar o potenciar. Basta una hoja o una nota en tu aplicación favorita para recoger
esos ocho o diez puntos clave, y asegurarte que no los descuidas y que sigues
aprendiendo y mejorando en cada uno de ellos. Esa lista recogerá los pilares de tu
estilo de coordinarte con otros.
La “mejora continua" no es una expresión bonita sino algo extremadamente

práctico que se fundamenta en esto: tu aprendizaje. Experimentar, observar,
aprender, y actuar corrigiendo, compensando o potenciando lo que sea.
Tienes capacidad, ganas y conocimiento suficiente para desde este momento dar
un giro monumental a tu forma de coordinarte con otras personas. Eso va a marcar
quién eres como profesional y lo que puedes llegar a conseguir junto a otros. La
oportunidad es increíble… para ti.
¡A por ello!

BONUS #1
dar plazos de forma efectiva
A la hora de trabajar con otros, constantemente estás hablando de fechas, días de
entrega, “deadlines”, y sobre todo plazos. Si alguien te pide algo o te pregunta por
algo, rápidamente verás que pregunta: «¿y para cuándo lo puedes tener?» Y es ahí,
justo en ese momento, donde mucha gente destapa la caja de los truenos.
Saber dar plazos es una parte esencial de tu capacidad para coordinarte con otros.
Tienes que hacerlo con cabeza para que a la vez puedan ser realistas y realizables
para ti, pero también exigentes y serios con las necesidades de los demás.
Pero estimar o dar plazos no es uno de nuestros puntos fuertes. Para nada. Caemos
en el exceso de confianza y damos plazos demasiado ajustados. Muchas veces casi
irrealizables. La consecuencia es que luego nos pilla el toro y llegamos a cumplir
esa fecha a duras penas, con la lengua afuera, y a costa de sacrificar otras cosas.
Y fallamos al dar plazos por una o varias de estas causas:
• En el momento en el que te piden una estimación, tu mente solo ve eso. En

unos pocos segundos aísla todo lo demás que tienes que hacer, lo olvida, y
por eso da un plazo que podrías cumplir… si solo tuvieras que hacer eso.
• Quieres agradar, ayudar o dar buen servicio a la otra persona, demostrarle

que eres un buen profesional o compañero, y que estás ahí para remar. Y eso
es bueno, pero no a costa de sabotearte a ti mismo con trampas futuras.
• Quieres transmitir la imagen de persona eficiente y capaz. Si das un plazo

corto (aunque sea irrealizable), parece que demuestras a los demás que eres
bueno en lo que haces, y que eres capaz de manejar toneladas de trabajo.
• Somos muy reactivos e impulsivos, contestamos en el acto. Es parte del

precio de vivir tan rápido. Todo corre a mucha velocidad y nosotros no
hacemos nada por pararlo. Y se nota mucho a la hora de prometer plazos.
Dar plazos irrealizables es un problema doble: (+) En primer lugar para ti, porque te
obligará a trabajar a deshoras, retrasar otras cosas que ya tenías previsto entregar, y

vivir con más estrés. (+) Y en segundo lugar para la otra persona, porque en muchas
ocasiones ese plazo termina en una tarea hecha de forma chapucera o en retraso.
Saber dar plazos es una habilidad que como un músculo puede desarrollarse,
ejercitarse y potenciarse. ¿Cómo? Con la práctica diaria de ciertos gestos y detalles
que incorpores a tu arsenal. Por eso quería compartir contigo estas cuatro claves
prácticas, y que tanto me han ayudado a lo largo de los últimos años:
NUNCA DES UN PLAZO EN CALIENTE. ENFRÍALO

Regla de oro que me enseñó uno de los primeros jefes que tuve en mi vida:
«Sobre todo a un cliente o tu jefe, nunca des un plazo en caliente». Enfría la respuesta
y dile algo definitivo después de un rato, tras haber estudiado cómo está tu
trabajo y proyectos, y qué tienes por delante. Y si te insiste para que le des una
fecha, responde con una elegante evasiva: «Ahora mismo no puedo decirte. Déjame
que vea cómo tengo todo y te confirmo por Correo en media hora».
SÉ CAUTO (O MEJOR PESIMISTA) AL DAR EL PLAZO

Si crees que te va a llevar un día pon uno y medio; si crees que tres pon cuatro;
y si es una semana pon semana y media. Ampliar los plazos así puede parecer
contraproducente de entrada, pero hay tres razones poderosas para hacerlo:
(1) Salvo las tareas sencillas, todo lo demás lleva más de lo que calculamos
de entrada; a veces las tareas se complican o tenemos imprevistos.
(2) Tienes que combinar y balancear ese nuevo trabajo con la tonelada de
cosas que ya tienes pendientes, y otras que llegarán por el camino.
(3) Tienes que cuidar la calidad de lo que haces. A más cosas en menos
tiempo, algo saldrá perjudicado siempre: menos detalles, peor acabado.
ES MEJOR DAR LA MALA NOTICIA AL PRINCIPIO

Esta es otra regla de oro que me enseñó ese jefe mío (al que recuerdo con tanto
afecto): «Sobre todo a un jefe o un cliente, es mejor darle la mala noticia al principio».
Lo que signifca es que si tienes que dar un plazo “peor”, más allá del que espera
la otra persona, es mejor hacerlo desde el principio, en el momento de estimar
la fecha. Será una pequeña “decepción” de inicio pero mucho mejor que dar un
plazo irreal, que pasen los días, y tener que pedir una prórroga el día antes
porque el retraso es ya un hecho. Decir «necesito más tiempo, no llego» por culpa
de haber prometido plazos fantasiosos, sí que es malo para tu reputación.

ASIGNA FECHAS A TUS TAREAS SIEMPRE QUE PUEDAS
Seguramente tendrás tus tareas pendientes recogidas en algún sitio. Tal vez una
aplicación de tareas o una libreta. ¿Y cuántas de ellas tienen asignada una
fecha? Algunas sí y seguramente muchas de ellas no. Te animo a ir asignándolas
poco a poco. Por dos motivos principalmente:
(1) (Obvio) Las fechas te permiten saber cuándo tienes que hacer qué, llevar
un repaso diario y semanal, y adelantarte a tu trabajo para evitar que se
te escapen cosas.
(2) Si la mayoría de tus tareas tienen fechas, podrás equilibrar y balancear

mejor tu trabajo, y estimar mejor los plazos. Porque si sabes que estas
diez tareas de aquí tienen estas “x” fechas de ejecución, te resultará
mucho más fácil dar un plazo para el nuevo trabajo que te piden.
Por supuesto que al dar plazos hay que ser exigentes con uno mismo, hay que dar
servicio a otros, y tener esa “tensión productiva” que se le presume a todo buen
profesional. Pero eso no significa pecar de inocente o crear un escenario de trabajo
imposible. Eso es el equivalente a dispararte en el pie. Porque cuando empiezas a
dar plazos muy justos, tú y sobre todos los demás os acostumbráis a ello. Creas
tendencia, hábito y falsas expectativas. Y luego ya no puedes salir de esa espiral.
¿Ves? Aquí tienes otro rincón importantísimo de tu coordinación con los demás
donde puedes mejorar. Y cada rincón que hemos ido viendo es una enorme
oportunidad para ti. Bien, pues todavía me queda una cosa más que contarte… 

BONUS #2
HACER UN BUEN SEGUIMIENTO
Constantemente estamos pidiendo, encargando y enviado tareas a otras personas.
Principalmente utilizando el Correo, pero como hemos visto también mediante
otros canales. Desde el momento en que una tarea se convierte en “delegada” deja
de ser tuya pero todavía te sigue perteneciendo. Tarde o temprano, en mayor o
menor medida, es algo sobre lo que tendrás que volver. Mediante un seguimiento.
Dentro de un equipo de trabajo tradicional, en la coordinación con personas de

otros entornos, y también para aquellos que en solitario somos nuestra propia
empresa, el trabajo de uno es dependiente y está conectado con el de todos. Así que
lo hacer el seguimiento de las tareas delegadas es algo esencial.
Naturalmente que no todo el trabajo delegado exige ser rastreado y revisado a

posteriori. Pero muchas cosas sí. La prudencia en algunos casos, y la
interdependencia del trabajo en otros, te llevará a decidir qué revisar o no. O tomas
esa iniciativa, o de lo contrario caerás en faltas de coordinación, en la tóxica
discusión del «yo creí que», o comernos alguna fecha límite o entrega a un cliente.
¿Cómo hacer un seguimiento del trabajo delegado? ¿Cómo ir por delante de esas
cosas cuando se supone que ya no dependen de ti? ¿Cómo asegurarte que te
entregarán lo que te deben cuando lo necesitas? ¿Cómo hacer que la coordinación
sea fluida sin estar agobiando a la gente? Yo sigo un proceso claro con tres pasos:
PAS O N º1  
 
Saca las tareas del Correo
El Email es la vía de comunicación principal por la que delegamos tareas. Y por lo

general todas se quedan allí, dentro de la carpeta “Elementos enviados”. Pero en el
fondo el Correo es un mal lugar para tener las tareas, tanto las propias como las
delegadas a otras. Por varios motivos:
• Al tener cosas que hacer o revisar ahí, eso te obliga a abrir el Correo más de lo
deseable. Pues es fuente habitual de distracciones, confunde las prioridades, e
invita a desviarte con temas menores que te van llegando a lo largo del día.

• Te obliga a mantener tareas en varios sitios, ya que habitualmente tus propias
tareas y proyectos están en otro lugar (aplicación específica, libreta…).
• Dentro de tu aplicación de Correo hay de todo, y además relacionado con temas

totalmente distintos. Desde tareas delegadas, confirmaciones y adjuntos,
pasando por temas personales hasta correo basura. No parece una buena idea
hacerlo convivir todo en el mismo sitio (más ruido, menos claridad).
• No puedes modificar un mensaje (delegado), por ejemplo para agregar

anotaciones o incluir alguna nueva actualización.
La solución pasa por sacar esas tareas delegadas del Correo y ponerlas en un lugar
específico para ellas: una aplicación de tareas, o una libreta o agenda, lo que tú
decidas. En el momento en que reenvías algo o encargas algo, y detectas que vas a
necesitar hacer un seguimiento posterior, anota esa nueva tarea en tu lista para
volver sobre ella posteriormente.
PAS O N º2 
 
Sepáralas y distínguelas
Para distinguir claramente estas tareas delegadas (las de otros) de las cosas que
tienes que hacer tú individualmente (las tuyas), es clave que las vayas identificando
de alguna manera. De modo que te resulte fácil y rápido separar unas y otras,
aunque estén en el mismo “saco”. Lo mejor es señalarlas justo en el momento en el
que las anotas, así no hay posibilidad de que confusión semanas o meses después:
✔ Si utilizas una aplicación de gestión de tareas, basta con asignarles una

etiqueta distintiva o bien ponerlas en una carpeta especial que puedes
llamar “Delegadas” o “En Espera”.
✔ Si utilizas una libreta o agenda puedes tener un apartado (hojas) para

recoger las tareas que has ido delegando. O alternativamente puedes poner
al lado del título de la tarea un símbolo especial que te ayude a identificar
que se trata de una tarea delegada, por ejemplo una arroba (@). 
Si lo necesitas, en ese rápido proceso de captura-clasificación de tareas delegadas

también puedes agregar cierta información extra para un mejor seguimiento
posterior. Incluyendo dos detalles esenciales: a quién lo delegaste o si indicaste
algún detalle especial a revisar posteriormente. 

PAS O N º3  
 
Revisión diaria y/o semanal
Como hemos estudiado en la Lección 5, la revisión periódica y frecuente de tu

trabajo te permite ir por delante de tus tareas y evitar que te despistes con el paso
de los días. La revisión no solo consiste en repasar tus tareas, sino lo que tiene que
ver con los demás, con especial foco en las tareas delegadas. Ese es uno de los
principales secretos de un buen sistema de tareas: ayudar a que no se te escapen
cosas, tanto tuyas como en este caso cosas que deben hacer otros para ti o por ti.
¿Y cuándo hacer esa revisión de tareas delegadas? Como te decía en esa pasada
lección dependerá del volumen de tareas delegadas que tengas, de las necesidades
de tu trabajo, o incluso de tus gustos personales. Pero por darte una referencia:
✔ Si son muchas puedes hacer una revisión diaria, dentro de la planificación de

trabajo del día siguiente que seguro ya haces cada día. Revisas tus próximas
tareas e, inmediatamente después, repasas de forma ágil las que has delegado.
✔ O bien lo puedes hacer un par de veces, una vez a la semana, o incluso con una
frecuencia variable, en función de la carga de trabajo que tengas. Lo principal es
incorporarlo de forma fija, dentro de tus rutinas de revisión y planificación para
hacer ese “barrido” de forma periódica y constante.
En el fondo es un proceso ágil y rápido

Aunque te lo acabo de contar paso a paso, desmenuzando cada escalón con detalle,
en el fondo todo el proceso de seguimiento de las tareas delegadas es muy sencillo:
1. Delegas la tarea por Correo (o bien por otro canal).
2. Tras evaluarla en ese momento, ves que vas a tener que hacer un
seguimiento posterior.
3. Abres tu lista de tareas y la anotas en tu carpeta “Delegadas”.
4. Dejas la lista de tareas y vuelves rápido a lo que estabas haciendo.
5. Luego, con la frecuencia que tú decidas, irás revisando esa tarea.
Con esta lección bonus del curso quería profundizar en un aspecto práctico vital: ir
por delante de las cosas, tener iniciativa, y hacer que la coordinación con los demás
sea algo todavía más fluido. A base de repetir y cuidar estos pasos y detalles, verás
cómo estos hábitos empiezan a calar en ti.

¡GRACIAS Y A POR ELLO!
Como te comentaba cuando empezábamos, saber coordinarte con otros es un área
importantísima de tu Gestión y Productividad Personal que se suele descuidar, y a
la que yo cada vez le doy más importancia. Da igual con quién o en qué
circunstancias trabajes, siempre vas a tener que saber compenetrarte con otras
personas. Y el cómo lo hagas va a definir qué e incluso hasta dónde vas a llegar.
Coordinarte mejor con otros es algo que haces por el trabajo pero sobre todo por ti.
No solo te ayuda a ser un mejor “jugador de equipo”, lo que sin duda es importante.
Significa también vivir mejor con menos estrés y conseguir más con menos
esfuerzo. Porque la descoordinación y la mala comunicación te hace perder
muchísimo Tiempo y Energía. Algo que cada vez necesitas más para brillar.
De veras ha sido genial contar contigo todo este tiempo. Y te doy las Gracias por
haber estado ahí. Confío que con todo el contenido, ejercicios y materiales que
tienes a tu disposición, te haya podido aportar ideas y claves para mejorar. Y no
dejes de hacer el ejercicio de “Plan de Acción” final del curso, es muy importante.
¡A por ello!
Berto
Soy BERTO PENA y he diseñado este Curso pensando en ti. Mi misión es

ayudarte a que trabajes de forma eficaz, y a que tomes el control de tu vida.
Encontrarás más Recursos de Eficacia Personal en mi Blog: THINKWASABI
w w w. t h i n k w a s a b i . c o m

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Seguramente serán los propios miembros de tu equipo y tu jefe o coordinador, si es

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Pero, como te comentaba en la bienvenida, saber coordinarnos no es uno de

LOS DEMÁS LLEVAN UN RITMO DISTINTO AL QUE LLEVAS TÚ

LOS DEMÁS NO (SIEMPRE) BUSCAN LO MISMO QUE TÚ

LOS DEMÁS NO SIEMPRE TE ENTIENDEN (AUNQUE HABLES MUCHO)

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LOS DEMÁS NO SE VAN A ANTICIPAR (ESO TE TOCA A TI)

LOS DEMÁS NO VAN A HACER EL SEGUIMIENTO DE TEMAS POR TI

Detrás de la expresión “trabajar con otros” hay más de lo que se ve en la

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✘ Innecesarios o redundantes. Muchos mensajes jamás deberían haber sido

✘ Largos y poco profesionales. Son innecesariamente extensos porque las ideas

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1. Callarte, no intervenir y no aportar. En este caso habrás desperdiciado diez

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Cuando vas por delante de ciertos detalles y te anticipas, evitas descoordinaciones,

Ojo con los clientes problemáticos

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Trabajar siempre con fechas y plazos

Ojo con el jefe desorganizado o caótico

Y si tenéis una conversación hablada y se trata de un tema de cierta importancia,

Actúa ya ante los correos poco claros

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Sé proactivo al comunicar retrasos o atascos

Identifica tareas y acciones acordadas pero olvidadas

Aprovecha a comunicar en las reuniones semanales

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Refuerza el control de tus tareas y proyectos

Un último punto para cerrar esta importante lección: en mi experiencia, la mayoría

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CLAVES PRÁCTICAS PARA

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"Sintonizar" significa saber comunicar eliminando malos detalles que terminan

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