[ E B O O K ]

Como fazer um planejamento

de assessoria de imprensa
Sumário

INTRODUÇÃO .......................................................................................... 3

1. ANTES DO PLANEJAMENTO: 4 PASSOS QUE DEVEM SER SEGUIDOS ........... 4

2. PLANEJAMENTO PERSONALIZADO PARA CADA CLIENTE .......................... 6

3. DICAS PARA O PÓS-PLANEJAMENTO ..................................................... 8

4. ASSESSORIA DE IMPRENSA PARA EVENTO ............................................. 9

CONCLUSÃO .......................................................................................... 16
Introdução

O trabalho de assessoria de imprensa é uma combinação de planejamento,

oportunidades e demandas de última hora. Como não é possível controlar
as oportunidades e demandas de última hora, este eBook é dedicado à criação de
um planejamento de assessoria de imprensa, montado como um guia prático.
Aqui, vamos tratar de três situações:

• Cliente novo;
• Cliente já estabelecido no mercado (com ou sem histórico de AI);
• Eventos.
Junto ao eBook vamos disponibilizar também checklists para que você possa seguir
e se organizar melhor em seu planejamento. Esperamos que você goste do material!

Boa leitura!

Sumá r io
1. Antes do planejamento: 4 passos que devem ser seguidos
O planejamento de assessoria de imprensa só
é possível quando se tem todas as informações
sobre o cliente, seja ele novo ou já estabelecido
no mercado, uma divulgação de produto
pontual ou um evento. Para isso, criamos um
pequeno guia pré-planejamento. Veja abaixo!
1) Coleta de informações:
a) Estude o cliente: qual a história dos sócios? Como a empresa foi
fundada? Quais os desafios enfrentados? Aqui você também precisará de
informações básicas como número de colaboradores, volume de clientes,
receita média etc.
b) Quais as expectativas do cliente? Esse é um passo importantíssimo para
o sucesso de qualquer trabalho de assessoria. Expectativas desalinhadas
podem acabar prejudicando todo o processo e frustrar ambos os lados.
c) O cliente possui maturidade para Assessoria de Imprensa? Já foram
realizados trabalhos nessa área? Ele produz eventos, ações ou desenvolve
produtos que têm interesse público?
d) Qual o objetivo? O que a empresa pretende a partir de uma estratégia
de assessoria de imprensa?
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1. Antes do planejamento: 4 passos que devem ser seguidos
Uma vez que você tiver essas informações,
será necessário criar ou obter um briefing, com
todas as informações coletadas acima, bem
como contatos, e-mails, canais de comunicação
prioritários para divulgação etc. Só aí você e sua
equipe poderão passar para os próximos itens.
Uma vez que você, assessor, tiver todas
essas informações, poderá seguir para
a fase de planejamento.
2) Entender a estrutura disponível na empresa: possui profissionais de
comunicação ou marketing? Quem são as fontes para a imprensa: CEO, diretores,
gerentes?
3) Apresente a estrutura que você colocará à disposição do cliente: quantos
jornalistas serão alocados para o projeto? Há estrutura de coordenação ou
apenas um jornalista de atendimento? Qual a demanda periódica?
4) Valide as rotinas para produção, execução e acompanhamento: é essencial
que o cliente entenda que ele precisará estar a disposição da sua equipe e de
jornalistas. Além disso, serão necessárias reuniões de planejamento, entrevistas
para releases e artigos, e avaliações mensais do que foi realizado.
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2. Planejamento personalizado para cada cliente
É importante ressaltar que cada cliente
terá uma série de necessidades próprias
e será dever do assessor personalizar o
planejamento para cada situação. Outro ponto
a ser destacado é a necessidade de fazer o
planejamento internamente e em conjunto:
responsável pelo atendimento, coordenador e
diretor da assessoria, para que todos saibam o
que está acontecendo.
Organizar o material apresentado: com o material coletado, que falamos no
primeiro capítulo deste eBook, está na hora de começar a organizá-lo. Defina:
• Quem é o público-alvo ou a(s) persona(s) que o seu novo cliente quer atingir
na divulgação? Podem ser investidores, donos de empresas de algum setor
específico (B2B) ou o público em geral (B2C), por exemplo. A definição da
estratégia de AI adotada dependerá disso.
• Produção de release de apresentação: todo novo cliente precisa de um release
de apresentação, falando quem é, o que faz, tempo de mercado, enfim, toda e
qualquer informação relevante.
• Ao mesmo tempo que ocorre a produção do release, é preciso identificar o
foco e o escopo da divulgação: imprensa local, nacional, segmentada?
• Faça um planejamento dos próximos materiais de divulgação: artigos, notas
exclusivas, divulgação de eventos, balanço etc.
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2. Planejamento personalizado para cada cliente

Validação com o cliente: Agora que você tem o planejamento de assessoria

de imprensa para os próximos meses, é preciso apresentar ao cliente antes
de colocá-lo em prática. Aqui também recomenda-se um planejamento das
reuniões de acompanhamento e adequação do projeto, conforme as prioridades
forem sendo alteradas.

Uma vez aprovada, avança-se para a fase de relacionamento com o jornalista.

Para isso, é importante preparar um e-mail de apresentação da “nova
assessoria” da empresa, mostrando que está disponível e que pode falar sobre
tal e tal assunto, quais são os jornalistas responsáveis pelo atendimento,
contatos etc.

Na assessoria de imprensa é bem comum haver picos de alta demanda

seguido por um período de baixa. Porém, para evitar o excesso tanto na ‘alta’
quanto na ‘baixa’, tente acordar com o cliente um nível médio de serviço (SLA,
da sigla em inglês) a ser prestado: tantos releases/mês, notas, artigos etc.

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3. Dicas para o pós-planejamento
Colocando o planejamento de assessoria de
imprensa em prática, é preciso ter alguns
cuidados para garantir um bom fluxo de
trabalho — e evitar problemas mais tarde.
Confira!
Se as coisas não tiverem saindo como
planejado, não se desespere. A assessoria
possui momentos de oscilação e saturação.
Em alguns momentos parece que você está
emplacando em todos os lugares; em outros,
parece que ninguém te quer e existe um pacto
para excluir os seus clientes. Mas saiba que
são apenas fases! Se isso acontecer, refaça
o seu planejamento, procure outros veículos
e tente novos contatos.
• Registre tudo por e-mail: marcação de entrevistas, demandas de imprensa,
reuniões e principalmente acordos devem ser registrados por e-mail,
mesmo que o acordo tenha sido realizado por WhatsApp ou telefone, como o
cancelamento de uma reunião. Assim, se mantém um registo sobre mudança,
evitando problemas mais tarde.
• Mudança de atendimento: essa é uma situação bastante comum em
assessoria de imprensa, então é preciso implementar ferramentas que
facilitem essa mudança. Manter uma boa documentação sobre o que
aconteceu e o que foi feito, relatórios para resgatar etc.
• Feedbacks: o momento de feedback é muito importante na assessoria, pois
ajuda a prolongar o relacionamento entre a agência e o cliente, entendendo
aquilo que foi mais produtivo, o que trouxe mais retorno à imagem e, claro,
entender o que precisa ser melhorado ao longo do processo. Ao mesmo tempo,
é preciso ter um momento de feedback com o próprio jornalista responsável
pelo atendimento, para saber se o projeto está fluindo como deveria ou se
estão sendo encontrados muitos obstáculos para a produção e divulgação
dos conteúdos.
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4. Assessoria de imprensa para evento

A divulgação de eventos são, possivelmente, os momentos mais estressantes

para um assessor de imprensa. Os trabalhos de planejamento precisam começar
bem antes da data do evento, as ações precisam ser executadas rapidamente e
muita coisa não depende de você. Por exemplo, quando estoura um escândalo no
governo na semana do seu evento, poucos veículos terão espaço ou jornalistas
disponíveis para cobrir uma feira de educação. Sim, é triste mas acontece. Ainda
assim há muito o que ser feito.

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Para baixar a versão impressa da checklist:

CLIQUE AQUI

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 4. Assessoria de imprensa para evento

1 DOIS MESES ANTES

• Colete as informações necessárias: onde será o evento, tamanho, setor, etc.
• Defina as expectativas com o cliente, a estrutura disponível para a gestão do
projeto, os assuntos que podem ser explorados, etc.

• Mapeie os contatos que poderão ser utilizados no momento da divulgação.

Aqui é preciso ser estratégico: colunistas locais são uma boa pedida, ou
jornalistas de um veículo do setor.

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 4. Assessoria de imprensa para evento

2 UM MÊS ANTES
• Quem são as empresas que vão participar do evento? Comece a elaborar o
“pautão”. Pegue os contatos dos assessores de cada empresa participante,
para poder oferecer aos jornalistas quando chegar o momento.

• Quem serão as fontes à disposição da imprensa? Palestrantes, presidente da

entidade que está promovendo o evento, expositores etc.

• O que será apresentado? Relatórios e dados expressivos e relevantes podem

fazer um evento. Lançamento de novas tecnologias também atraem aos
jornalistas.

• Quem serão os palestrantes? Organize pré-entrevistas com os mais

importantes, para utilizar no material de divulgação e até oferecer para algum
jornalista específico.

• Fique atento a temas de grande impacto! Não estamos falando se temas em

geral, mas de notícias relevantes para o setor do evento. Pode ser uma forma
de abrir uma conversa com algum veículo.

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 4. Assessoria de imprensa para evento

3 15 DIAS ANTES
• Verifique como será a estrutura para a imprensa no evento. Haverá uma sala
de imprensa? Internet? Haverá uma estrutura de apoio, como fotógrafos
próprios?

• Aqui você já deve ter:

--Pautão;
--Pautas e notas prontas para divulgação;
--Mídia kit em produção;
--Mailing pronto para divulgação.

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 4. Assessoria de imprensa para evento

4 A PARTIR DE 7 DIAS ANTES

ATÉ A DATA DO EVENTO
• Divulgação de notas;
• Marcação de entrevistas em rádio e TV;
• Divulgação para veículos online e impressos;
• Início do credenciamento de jornalistas.

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 4. Assessoria de imprensa para evento

5 DURANTE E PÓS-EVENTO
• Produção de notícias: em algumas situações, será preciso que a própria
assessoria produza alguns materiais para divulgar aos veículos que não
puderam enviar jornalistas (uma situação cada vez mais comum). Se organize
para ter pessoas cobrindo as palestras mais importantes, saber o que está
acontecendo no evento, colher depoimentos de participantes, etc.

• Balanço do evento assim que acabar: número de pessoas, valor de negócios

gerados, vendas, etc., são informações relevantes e que devem constar no
balanço final do evento. Vale lembrar que o balanço também pode ser diário.

• Clipagem e relatório de inserções na imprensa — o último passo.

Grande
Dia

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 4. Assessoria de imprensa para evento

6 CONTEÚDO EXTRA PARA EVENTOS

1. Salade imprensa: não precisa de um espaço grande, mas é essencial ter
uma sala onde os jornalistas possam ir, usar internet, ter um local calmo
para produzir textos, coletas os mídia-kits (em pen-drive ou impressos), etc.

2. Coletiva: é bem verdade que a coletiva já não é tão eficiente quanto já foi, mas
ainda pode ser utilizada. Ela funciona, principalmente, se o evento receber
alguma celebridade. Hoje, é preciso levar em consideração a qualidade dos
jornalistas que vão para a coletiva, em vez da quantidade. Para organizá-la,
entre em contato com TV, rádio, impresso e web alguns dias antes do dia do
evento, convidando a todos.

3. Prepare-se para dar tudo errado: como já falamos, é preciso entender que,
mesmo fazendo tudo certo, ainda pode dar tudo errado.

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Conclusão

O planejamento de assessoria de imprensa requer tempo e visão estratégica,

mas sem ele é impossível atingir aos objetivos a longo prazo. Como você pode
ler, o planejamento no caso de assessoria de clientes, pessoas ou empresas, e
eventos possui semelhanças mas ritmos completamente diferentes. Contudo,
ambas as situações podem trazer bons resultados.

Esperamos que tenha gostado desse material.

Obrigada pela leitura e até a próxima!

Sumá r io
[EBOOK] Como fazer um planejamento de assessoria de imprensa

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