Junta General de participacionistas

ass
Gerencia

Secretaría
Administración

Departamento de Logística Departamento de Créditos y Cobranzas Departamento de Marketing y Ventas Departamento de Sistemas Departamento de Contabilidad Departamento de Recursos humanos

Sección de Compras Sección de Cobranzas Sección de Ventas Sección de Soporte y mantenimiento Sección de Bienestar social

Unidad de Importaciones Sección de Marketing Sección de Personal

Sección de Costos

Tienda Principal Tienda Almacén Angamos Tienda Ferre Home Tienda Kasa Decor Tienda Soto Colors Ventas Corporativas Y licitaciones

Caja Caja Caja Caja Caja Ventas cooperativas

Almacén Almacén Almacén Almacén Almacén Licitaciones

Ventas Ventas Ventas Ventas Ventas

La estructura organizacional de la empresa está orientada a mantener una buena comunicación interna con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros
clientes.

1.-Gerencia (Propietario): Eco. Elio Roger Soto Sánchez

Es el Representante legal y comercial de la Ferretería, maneja información confidencial, dispone los recursos necesarios para las diferentes actividades, así
como también se encarga de la aprobación de los planes y programas de la Ferretería y en general supervisa todos los procesos de planeación organización,
dirección y control con el fin de velar por el cumplimiento de los objetivos de la Ferretería.

2.-Secretaria:

- Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

- Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.

- Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo
asignado.

- Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

- Mejora y aprendizaje continuo

3.-ADMINISTRACION

Es responsable de coordinar conjuntamente con el propietario, planes y programas para la Ferretería, políticas de compras, de ventas, de contratación de
personal. Así como también se encarga de las negociaciones con los proveedores, gestiona relaciones con los clientes exigentes y prevé la disponibilidad de
stocks necesarios para satisfacer los requerimientos de los clientes.
3.1.- Departamento de Logística:

La dirección de logística tiende a tener los siguientes oficios dentro de la empresa:

 Gestionar de forma óptima el aprovisionamiento y la planificación, es decir, la logística interna.

 Controlar y coordinar las funciones en la cadena de suministro;
 Analizar los procedimientos de distribución de las operaciones comerciales;
 Optimizar el transporte: reducir el coste, plazos e itinerarios de entrega;
 Utilizar el software de aprovisionamiento, transporte y control logístico;
 Gestionar y planificar las actividades de compras, producción, transporte, almacenaje y distribución;
 Un responsable en logística tiene, en definitiva, la responsabilidad de la satisfacción de la demanda en las mejores condiciones de servicio, coste y
calidad.

3.2.-Departamento de Créditos y Cobranzas:

En el departamento de Crédito y Cobranza se deben observar algunas funciones básicas:

Otorgamientos de los créditos: Otorgar créditos a los clientes que desean comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por
la empresa.

Estudio de los estados financieros e información anexa: Para tener información financiera en la decisión de otorgar crédito.

Gestión efectiva de la cobranza: Las gestiones de cobranza deben enfocarse a los clientes difíciles en sus pagos, considerando el motivo de dicho atraso.

Informes a la gerencia: Deberá presentar informes referentes a los créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o no.

Control de personal a su cargo: Como jefe del departamento de crédito y cobranza existe la obligación de supervisar al personal a su cargo.

Determinación de malas deudas: El riesgo de otorgar créditos ha ocasionado malas deudas que escapan a cualquier control interno. Es responsabilidad del
jefe de crédito y cobranza identificar a los clientes con los que es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores.
Verificación de documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del departamento de cobranzas es verificar los documentos, para disminuir
el riesgo de cartera vencida. La verificación se puede hacer sobre los documentos en los siguientes puntos:

Facturas

Letras en cartera

Notas de cargo

Letras protestadas

Cheques sin fondos

Documentos en poder del gestor judicial

3.3.- Departamento de Marketing y Ventas

El representante del cliente dentro de la empresa. Su función se centra en la maximización de valor para el consumidor, la satisfacción plena de éste con el
fin de elevar la rentabilidad de la propia empresa por el incremento de su participación en el mercado. Así pues, y en lo que se refiere a la revista, tanta
importancia tiene la actividad de venta como el servicio de posventa. El primero favorece la primera compra y el segundo la repetición de la misma

Así, la función primera del departamento de Ventas es establecer el contacto efectivo, generalmente personal, con el cliente con el fin de realizar la venta.
No obstante, la relación cliente-empresa comienza, frecuentemente, fuera del ámbito estricto de este departamento, a través de actividades comunicativas
diversas que generalmente implican el uso de publicidad.

La función de ventas es el profundizar este contacto, personalizándolo y culminándolo en una compraventa repetida.

El departamento de ventas está encargado de hacer las siguientes actividades:

Elaborar pronósticos de ventas.

• Establecer precios.

•Identificar aquellas zonas que resultan problemáticas.

•Realizar promociones de ventas.

• Llevar un control y análisis de las ventas.

Su función radica en maximizar, satisfacer y motivar al consumidor para elevarla rentabilidad de la propia empresa por el incremento de su participación en
el mercado. Igual importancia tiene la actividad de la venta como el servicio de posventa.

Funciones:
1. Desarrollo y manipulación del producto
2. Distribución física
3. Estrategias de ventas
4. Financiamiento de las ventas
5. Costos y Presupuestos de Ventas
6. Estudio de mercado
7. Promociones de venta y publicidad
 3.4.-Departamento de Sistemas:

Tiene por finalidad dar soporte y desarrollo a todo el sistema empírico de la organización
Descripción de Módulos

Módulos | Descripción
 Módulo de Configuración .- El Módulo de Configuración tiene como objetivo permitir al usuario administrador, dar de alta, consultar, modificar,
eliminar registros de los diferentes catálogos con los que opera el sistema de tal manera que el sistema sea lo más configurable posible.

 Módulo de Inventario.- El Módulo de Inventario tiene como objetivo permitir al usuario almacenista, dar de alta, consultar, modificar y eliminar
todos aquellos productos que afecten directamente el almacén de la refaccionaria.

 Módulo de Compras.- El Módulo de Compras permite al usuario cajero capturar las compras que se realicen durante el día a los proveedores, así
como la cancelación de las mismas.

 Módulo de Ventas.- El Módulo de Ventas permite al usuario cajero capturar las ventas que se realicen durante el día a los clientes, así como la
cancelación de las mismas

 Módulo de Reportes.- El Módulo de Reportes permite al usuario gerente generar reportes en intervalos de fechas sobre los diferentes
movimientos realizados en conceptos de compra – venta, así como el reporte general del almacén.

3.5.-Departamento de Contabilidad:

 Llevar la contabilidad en general de acuerdo a los principios contables

generalmente aceptamos, aplicando normas NEC Y NIFFS si fuera el
caso.
 Preparar y presentar estados financieros e informes con el fin de
facilitar la toma de decisiones del propietario.
  Realizar roles de pago, planillas IESS, presentar documentación para
el Ministerio de Relaciones Laborales.
 Elaborar cuadres de caja diaria.

3.6.-Departamento de Recursos Humanos:

El Área de Recursos Humanos, es una Órgano de línea de la Gerencia de

Administración y Finanzas de la que depende jerárquica y funcionalmente y a quien

reporta todas sus actividades.

 ORGANIZACION

Tiene bajo su responsabilidad los siguientes cargos:

2.1. Asistente de Personal

2.2. Bienestar Social y Capacitación

2.3. Asistente de Remuneraciones

 OBJETIVOS

Realizar una eficiente administración y control del sistema de personal de la

Empresa, mediante la confección precisa y oportuna de la información de

actividades que contribuyan al desarrollo de la Empresa y al bienestar socio cultural

del trabajador.
Para cumplir con las metas trazadas el Área de Recursos Humanos deberá cumplir

con las siguientes funciones específicas las mismas que no son limitativas:

Cumplir y hacer cumplir el Manual de Organización y Funciones así como los

Manuales de Normas y Procedimientos de la Empresa.

Formular, proponer, ejecutar y controlar el plan y presupuesto anual

correspondiente del área, coordinando corporativamente su formulación y

ejecución, así como compatibilizándolo e integrándolo con el plan de gestión

empresarial.

Establecer un cronograma anual de actividades y acciones de la oficina y

elevarlo a la Gerencia de Administración y Finanzas para que en coordinación

con las unidades orgánicas correspondientes, ejecutar el cronograma.

Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de incorporación de

recursos humanos en lo concerniente a la atención de los requerimientos de

personal, su reclutamiento, selección, contratación e inducción, formulando

estrategias, políticas, normas y procedimientos que garanticen la admisión de

personal idóneo.

Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar el proceso de desarrollo de

recursos humanos en lo relacionado a la capacitación, entrenamiento, desarrollo

de líneas de carrera, evaluación del desempeño y generación y mantenimiento

de programas motivacionales, formulando estrategias, políticas, normas y

procedimientos para asegurar el efectivo desarrollo y motivación de los

Recursos Humanos.

Formular, proponer, implementar y administrar estructuras remunerativas

racionales, equitativas y técnicamente conceptualizadas, así como el programa

de beneficios y compensaciones adicionales.

Planear, diseñar y administrar la estructura general de puestos de trabajo de la

Empresa, sobre la base de estudios técnicos de categorización y clasificación de

puestos.