Administración

Profesional de
Proyectos LA GuíA

Yamal Chamoun
Presidente
ESCALA

MÉXICO' BOGOTÁ' BUENOS AIRES' CARACAS' GUATEMALA' LISBOA

MADRID' NUEVA YORK' SAN JUAN' SANTIAGO
AUCKLAND • LONDRES' MILÁN, MONTREAL • NUEVA DELHI
SAN FRANCISCO' SINGAPUR· STo LOUIS • SIDNEY • TORONTO
Gerente de división: Leonardo Newball González
Gerente de producto: Ricardo del Bosque Alay6n
Supervisor de producción: Zeferino Garcia García

ADMINISTRACiÓN PROFESIONAL DE PROYECTOS

La Gula

_ McGraw-HiII
_ Interamericana
Derechos Reservados © 2002, por Juan Yamal Chamoun Nicolás

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A Subsidiary of The MeGraw·HiII Companies, /ne.
Cedro Núm. 512, Col. Atlampa
Delegación Cuauhtémoc
06450 México. D.F.
Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana. Reg. Núm. 736

ISBN: 970-10-4833-4
ISBN anterior: 970·93408·0-8

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Disei'lo de portada
Mauro Machuca

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Estados Unidos de Norte América y/o otras naciones.

The trademark ~PMBOK«l is a registered mark of the Project Management Institute, Inc., in
the United States andJor other nations.

Project Management Inslitute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge

(PMBOK~uide) - 2000 Edition. Project Management lnstitute. Inc.. 2000. AI1 rights
reserved.
[stf libro n lumin6 df imprimir
ni f'I mn df Okkmbrf df lOO~.
3456789012 09876532104
ni eri'","" l.Il p...,..., S.A. df C.\.
P~i600 df Pino 577,
Impreso en México Printed in Mexico <:el A.-al 029110, MiI~ D.F".
Índice
Sección Tema Página
_ Dedicaron-ª-y Ag~dedmientos _ 11
Acerca del Auto~ _ 13
Prefacio 15
Introducción 19

't I 1 Introducción a la Administración Profesional p"

Capl u o de Proyectos (APpMR) aglna

_-==~1~,'~==O~bJ~'et,"~V~O~S~9~e~nerales
1.2 ¿Qué es un proyecto? ~ 27
27
1.3 Definición del éxito enproyectos bajo el MétOdo Escala~ 28
l.4!-_ _ Particlpantes clave en ¡:l:royectos ' 29
1.5 _~Cinco2rocesos en el desarrollo de proyectos -~_ 31
Nueve áreas por considerar en la Administración
___~~~ Profesional de ProY_~Q?JA-'p'p~R) 33
1.7 Fases en todo R . l : 9 y e c t o _ _ _ _ _ 36
Influencia en proyectos del tipo de organización de la
1.8
~rnpresa ~)7
Definición de la Administración Profesional de Proyectos
1.9 (AppHR) _~_39
- - - 1.9.1 Conocimientos el saber 40
1.9.2 Habilidades - el saber hacer - poder 40
----1.9.3 Técnicas y herramientas apoyos, métodos,
_-,==.tecoologia 43

--
1.10 Mapas Mentales 44
1.11 ~ Herramienta - Ma a Mental 45
1.1:1 45
1.13 Cue.uGna 46

Capítulo 2 Cómo iniciar el Proyecto Página

2.1:
__2.2
0~bjetiVos generC<.:les~;;::;===::::=:.::===--
Introducción ~
__ 51
51
2.3 ¿[)ónde nace
u!!...Qrq'iecto? 51
2.4
2.5
_J.6
-- J
, Charter
~ Herramienta - O"Iarter
TID.~~du_c_d_6n al Caso
-~ - -
_
--_-==_=_
_ ~_~ ---T
52
~3
54
~~~-- ---j-~f~~;~g~:~~c~oe~a~~ci-C~?-ª----9~-~- - --+~."~~ ~
~:2.9 1- ¿Cómo docume-n-iar-i.3-s-expectativas_de los invo"fucr¡dC:iiiLl-' SS "
2.10 1 Ma~ Mental d~~ectat¡va~ - Caso __ -4- ~
2.11 ' Charter - Caso : 60
2.12 i Involucrados y expectativas - Caso -------, 62
2.13 ' Práctica poco común - Charter 63
2.14
. El Olarter
.
nos sirve para enfocar los esfuerzos del
___ eqUIpO 63
2.15 Beneficios del Ch~.~rt"...
;;;----- 64
2.16 Restricciones y supuestos, ¿para qué nos sirven? 65
2.17 , ¿º~ién prepara y quién autoriza el Charter? 65
2.18 ¿~ 2.asa si las expectativas cambian? 66
2.19 Ideas finales sobre el Charter 66
2.20 Resumen 67
2.n _ 67
 __3.1 Objet¡"OsJl~e~ne~"'='e=', . __. _
3.2 Introducción--- --_ .._ - - - - ---- -----
3.3 :l Herramienta - Plan del Pro ecto
~::::;~3~.4~::tjAd~"~~~
_~.l
AIca~ del
~jetivos de la Administración del ~lcance _ 74
_.3.4.2 I Declaración del Alean,ce ___ 75
_3.4.3 ;l Herramienta Oedaración del Alcance 76
--

1
3.4.4 Entre~b1es de la AP¡:>"l 7L
3.4.5 Mapa Mental de la DeclaBlción del Alcance ca", 77
_ _~.4.6_ _ Ciclo de vida 77
3.4.7 _ Entre~b1es ~Ol" fases 78 ---'
-L4 .8_ _ -Declaración
-- del- - -- ca~_
Alcance I 78
3.4.9 Capaddad de ahorro 83
3.4.10 lnaeniería de Valor 84
,
-
3.4.11 WBS - WOl"k Breakdown Stru:ture 86
3.4.12 :l Herramienta WBS 87
3.4.13 W8S c.", 88 ---'
3.4.14 Relación entre Charter Declaración del Alcance '1 WBS 91

--
3.4.15
~.
3.5.1
...... ... ....
Práctica CI;lmún Dedaradón del Alcance v W8S

"
Qbtetivos de la Administradón de los Recursos Humanos
I
I
,
92

92 ,
3.5.2Perfil y rese2nsabilidades del Patrocinado!"'y del_Gerente 93
_3.5.3 ;l H erra mienta Diagrama Organlzaclonal 94
3.504 Diagrama D!!janizadonal ca", 94
3.S.S Matriz de Roles 't.- Funciones I 95 I
3.s.~_ .:l Herramienta - Matriz de Roles y Funciones 95
3.5.7 Matriz de Roles y Funciones de la AppMR ca", t 96
j

3._ M
3.6.1 Objetivos de la Administración de la Comunlcad6n 98
3.6.2 :l Herramienta - Matriz de Comunicadón 98
3.6.3 Matriz de Comunicación Ca", 99
3.6.4 :l Herramienta calendario de Eventos 100
3.6.5 Calendario de EverIos - caso 100
3.6.6 :l Herramienta Estatus Semanal 102
3.6.7 Estatus Semanal - Caso 103
3.6.8 :l Herramienta Reporte Mensual 104
3.6.9 Renorte Mensual - Caso 105
3.7 .... TIOm loe
3.7.1 Objetivos deJ~ AdmiQistración_cJel Tle~Q9 106
1-- 3.7.2 Definiciones - Programa del Proyecto 106 -~

,_.,_1., ~,3_ _ ~_J::!erra.mleO.!'! ___ frQ9,rama del .p.!.2Y_e_~o 109

3.7.4 Nivelación d~_ recu!'Sos . 110 .
3.7.5
~ .~
----
WB§.. S~2.Y_CBS J10

~ _l:7.~_ -
3.7.7
COQ.slderaciones Rara preparar el Programa del Proyecto
Programa del Proyecto Ca",
Fast Track - programa en el que se traslapan dlsePlo,
112
114
j,
I
3.7.8
concursos e IlTV'llementación 116 .
1- 3.7.9 . Impllcadones del esquema Fast Track 117-=:J
-
 índice I vii

Capítulo 3 Cómo desarrollar el Plan del Proyecto Página

8 I ...d6nMII
f-~l._8.1 -ºbjetivos de la Administración del Costo _-.!.t8_¡
ces Estructura de Costos catálogo de cuentas
L 3.8.2 coordinado con el WBS 118
~ . 3.8.3 :> Herramienta - Estimados de Costos ---.!~
1- 3.8.4 Estimados de Costos - Caso 119
l-- 3.8.5 Elaboración del Estimado de Costos 120
, 3.8.6 Análisis de Precio Unitario 120
3.S.7 Fuentes de información ara estimar costos 121
3.S.S Evaluación de costos relevantes_ 121
_3.S.9 TIpos de Estimados <!e Costos ~
122
3.8.10 Imprevlstosy continge~~n=a=·a~s,::-:=::-;= 122
3.8.11 Estimado de Costos y Presupuesto Base 123
3.8.12 Diferencia entre Presupuesto y Estimado de Costos 123
3.8.13~ :> Hltl:ramienta Presupuesto Base - (Baseline Budget) 124
f.--.c3--=S.14 Presupuesto I!ase~aseline Budqe-!J...= Caso _ 124

~ =~3~·i8~.'~5~~~=~H~e~'~"'im~ie~n~ta~-~",~og~"'~ma~~die~Eiro~ga~'~;o~ne~S~====~;¡'26
>------ 3.8.16 Programa de Erogaciones 126
. 3.S.17 caso
Pro ama de ErQQ.aciones - 127
SIl ...d6 .CddMl
!----e3;';.9.~I_==-~O~'1J~e~t~;v~o~'~de~'a~A~d~m~;~n~;stT::"a<"ión~~d:e~la~Ca~,,,,",,,,ad~
¡..... 3....9.~ Grado de Calidad . ~
_ __== t- 128
...._128
3.9.3 Responsabilidad sobre la calidad 128
3.9.4 la Administración Moderna de la Calidad V la Appl4R 129
3.9.5 Modelo de MadJrez de Calidad 130
lQuiénes y con qué criterio determinan que el producto
I
3.9.6 es de calidad? 130
3.9.7 Alcance del Proyecto y Alcance del Producto 131

F
~3~.9~.~8_ _ Establecer Precedentes (Benchmarking 131
: Herramienta - Diagrama Causa-Efecto con üsta de
3.9.9 Verificación 132
3.9.10 Diaorama Causa-::'-Efecto v Lista de Verificación - Caso 133
3.10 Admlnl_n del 134
_~.10.1 Ob~tivos de la Administración del Riesgo 134
-
3.10.2 =Herramienta Ma!=!a de ¡g~os 134
3.10.3 Mapa de Riesgos Caso 135
_ 3.10.4 Posibles resp-ue~!i~ª~----ª-'ºs"_d~.gº-!i ~ __. _ 136
__,__3 ....1 0.5 = Herramienta - Matriz de }~dl!:li!ljs.tr:afIQD_de_Rlesgos 137
3.10.6 Matriz de Administración de Rl~os - Caso 137
••
__3.11.1
de foJiü~ledI4lklntoa
Objetivos ctll:J.?! Ad!TIinistracJón de los Abastecimientos
38
_ 3.11.2 Factores por consideraralf1lanear los C1bastecimlentos
3. 11. 2. 1 'N úmero-de ci;iii!rªiQi=~~~~""~.~=_. ,
m-1
138
3.11.~.2 Tipo qe contrato __. _ _139 1
~.1!~~._ Forma de P---ª9'\0c- _ _140 _
_3.11.3 Esquemas de C~Q.tra~qón .____ _ 141
3.11.3.1 Proveedor General - Contrato a Predo Alzado 141
3.11.3.2 Proveedor General - Contrato por
Administración 141
~.
I 3.11.3.3 Dlseño·rmplementación "U ave en Mano"-
-

I === 3.11.4
Precio Alzado

3.11.3.5 Relación contractual Agente y Vendedor

:> Herramienta - Matriz de Abastecimientos
142
~3~.'~I~.3*.~4~Ad~m~;n~;s~tn>~a~·o~·n~o~;recta~~de~vga~'~ios?f~"'~O~V~eed~o~'~eis=-J=='~4~2!:-_
143
144
3.11.5 Matriz de Abastecimientos Caso 145
3.11.6 Matriz de Roles y Funciones Eg~o Externo - Caso 146
vIII t Índice

.;.•.3.1, Admlnift,ecl6n ........I..•..'-*"

3.12.1 Ob'etfvos de la Administración de la Integradón
3.12.2 ---
Sistema de Control de cambios
3.12.3 ---t
Práctica común - cambios
3.12.4 ! Diagrama de flujo deL~tema de C-º",trQ!.JIe cambi~os",-_-+_f.i:<--!
3.12.5 ¡:;I Herramienta - Sistema de Control de Cambios_

3.12~
3.12.7_
~12.8_
Solicitud
I cambiº----- caso
Relación de Cambios caso
:> Herramienta Lecdones Aprendidas
--======:-TIr
3.12.9 lecciones Aprendidas Caso
3.12.10
Resumen de pasos recomendados para desarrollar el
Plan del Proyecto
_ _ . 3.12.10.1 Desarrollar un Plan del Proyecto prelimina",_-;-_
- --'-3.12.10.2 Revisar el Plan con los expertos e
_ _ ~_ _ InvQ.luscados princi~ales ! ----r
--tJ.12.10.3 Presentar el Plan del Proyecto para ,
.. - .
¡ J a robadón
'-'-H
3.ll "' ,~umen ..
3.14: ¡-l. ¡¡ULt)I.e.•ltonarlo

Capítulo 4 Cómo ejecutar siguiendo el Plan del Proyecto Págína

4.1 __ ---ºº-í~tivos generales 159
4.2 Introducción . _ _,159
Herramientas del Plan del Proyecto que apoyan la
4.3 Ejecución 160
4.4 Herramientas adicionales ara facilitar la F ución 162

.62
4.5.1 j Responsabilidad del equipo durante la
Ejecución 163
Herramientas para integrar equípos y mejorar la ,
4.5.2 . .'

:
_ _ _ _ _+1~ro;";!m~u~""'''''aclon _ 164
4.5.2.1 Confinnar el grado de compromiso de cada
mIembro del equi 164
4.5.2.2 Establecer las reglas de juego del egU!~ 164

F _. 4.5.2.3 Acordar la forma de dar y reCIbir

I retroalimentación
- - 4.5.2.4 Adoptar guías ytéCrllcas que ayuden al equipo
paLa resolver los problemas sin deSQ?lste
4.5.2.5 Establecergura~""p--ª!ael manejo de jüntas
164
! 164
L1~6~5-

b4. ..

4.6.1
4.7.~·
4.5.2.6 Crear un listado de ntos or resolver
AMgurllmlento ded .
Diferencia entre As uramiento Control de Candad
Admlnl Ión· deConcursc.
165
'66
166
na'
_ _~4~.7~.~I_~~O~b"lj:etlvosal concursa-!..Y..f.otizar los trabajo_s 166
4.7.2 Práctica comun al concursar I 167
4.7.3 Proceso para conc:tJrsar los trabajos _ 168
4.7.4
4.7.5
, PlIego de Requísitos Paquete de Concurso
! Tipo de contra~un el tipo de servido
=t= 170
171
4.7.6 Contrato para Servidos Proresionales 171

4'7~7~~~c~on~"~ato~p~a~';a~Pro~~Veed~~"'~O~Co~""~a;ti~s~ta~G~en~e~":'-=~~~:=172
4.7.8
4.7.9
Garantías y Fianzas
SeglSOS
173
173
4.7.10 Matriz de Evaluación de Alternativas 174
4.7.11 :> Herramienta Matriz de Evaluación ~de~AJ~t:e~m~ativ~·~a~s 174
4.7.12 Matriz de Evaluación de Alternativas - 9so 175
 índice I Ix

4 176
4.8.1 :> Herramienta - Estado de Cuenta de Contrato 176
4.8.2 :> Herramienta - Re uisición de Pa _-!Z8
4.8.3 As ectos a administrar en cada contrato 180
4.9 R......... . ...!IO
4.1 Ole 11'clnMto
•
Capítulo 5 Cómo controlar el Proyecto Página
5.1 Objetivos generales 185
5.2 In-troducd6n 185
Herramientas del Plan del Proyecto que apoyan el
5.3 ~ntrol 187
S.4 Herramientas adicIonales ara controlar el o ecto 189
5.5 1 el rama 189:
S·~,.l- fr9.grama Base Autorizado __ _ .-t- 189
5.5.2. Consideraciones Qa_r_a_~_c:tualizar eLP!_Q9rama del ProY.!':~(L~_ 190
_5.5.3 ~L9(Ld~ Control del Prl?grama del Proyecto _, : ~_~91
, 5.5.4 Control del PrQ9rama de E!29aciones - Flu o de Efectivo 192
5.6.-i¡-- QJnt;i9.1 ~uPU"~ ": -'- 194
5.6-,--~ :> Herramienta - Control Presupuestal 194
5.6.2 Control Presu uestal - Caso 195
.7 Valor do Earned Yalu 19'
5.7.1 Desempeño del proyecto respecto~ tie~ -~----J 196
5.7.2 Desempeño del provecto res~ al costo i_ 196
5.7.3 ~porte de Valor Ganad",º- ~_.__ 197
_5.7.4 _ ~ Herramienta - Valor Ganado (Earned Value) 198
5.7.5 Valor Ganado Earned Value - Caso 200
5.8 Control_ c.nblc.--: Caso 202
5.8.1 Práctica comun - Control de cambios 203
5.. Lecclon.~. e-o 203
5.10 "no E. . . . s.m.nal- c.. 204
5.11 ""::-'Ileporte .....IUIII- Ce.. 206
5.12 Control de Cel.'" 1 201
5.13_~RMumen ...........' 201
5.1 nH • ~utIonarlo 210

Capítulo 6 Cómo cerrar el Proyecto Página

L
6.51"1':--· Admlnlltretlvo ''t'L... 21
6.5.1 Evaluación al cierre del ro 000 218
6.6·· _.. "'umen - .¡ 219

Capítulo 7 Conclusiones Página

7.1 Benefidos de la Administradón Profesional de Pro ectos 223
Tabla comparativa entre la Administradón Profesional de
7.2
Pr~ecto!l'Ja Administración Tradicional ~~2c,23
x I índice
Anexos Página
Anexo ~l_~R~OCO~menda4;lon_ para Aplicar el Método Escala- _
Recomendadones para aplicar esta Guía en proyectos de
229
diferentes grados de comp~idad_
Resumen de 23 pasos recomendados
229
230
Tabla de aplicad6n del Método Escala"'" según la

Anexo 2
complejidad del proyecto
Diagramas de Referenda Rál!!da
__:233
232
Anexo 3 Sistemas de Información
Slites:
ra la APP- 235
Progt"amas diseMdos para trabajar en conJ......to con toda
la información requerida para administrar el proyecto. La
~ m~yoría ~á enfocada al Área de Integrad,"6~n
__S_oftware_para la Administradón del Alcance
~ 235 -i
236
Software para usos múltiples:
Estos programas son útiles para desarrollar muchas de L
las herramlentas
Software de diferentes áreas
para la Administración y
d~1 Tiempo~~oce~;';O;'====~t~2~3~6~1
237
Software para 1ª---~mJ.Q!st!Aclp.!l_del Costo 238 ~
Software para la Administración de los Recursos
Hum_anos_ . _ __2..3_9 .
Software para la Administrad6n de la Comunicación 240
Software para PDA (asistentes digitales QQrtátil~~ 240
f-~=cc_.-_~Softwarepara la Admlnlstrad6n del Rles9Q___ 241
Anexo 4 Acerca de Escala 243

Glosarlo de T~rmlnos 249

--~B~'~."'lIografla Utilizada y Bibliografía Recomendada 259
indice Temático 263