4 DICAS PARA EVITAR

MULTAS EM SUA EMPRESA

 SUMÁRIO

Introdução................................................................................. 3

Tenha atenção com a folha de pagamento........................ 5

Evite ações trabalhistas........................................................ 12

Fuja das dívidas...................................................................... 17

Conte com o apoio da tecnologia...................................... 21

Conclusão................................................................................ 26

Sobre a Xerpa.......................................................................... 28
INTRODUÇÃO
INTRODUÇÃO

A evolução dos sistemas de informação e de suas

diversas ferramentas facilitou ao fisco analisar
boa parte das operações das empresas, cruzando
informações para checar a veracidade e a exatidão
das informações. Caso sejam detectadas falhas, o
empreendimento poderá sofrer multas pesadas.

Além disso, erros em folhas de pagamento, nos

cálculos do INSS e das horas extras podem gerar ações
trabalhistas onerosas para a empresa. Por isso, é mais
do que importante que os gestores fiquem atentos
para evitar erros, buscando soluções eficientes para
otimizar o gerenciamento das informações.

Para ajudá-lo a driblar essas dificuldades e

não cometer erros, preparamos algumas dicas
que o auxiliarão na melhor gestão de tarefas
administrativas no setor financeiro. Confira!

4
TENHA ATENÇÃO COM A FOLHA DE PAGAMENTO
TENHA ATENÇÃO COM A FOLHA DE PAGAMENTO

Segundo o relatório do TST (Tribunal Superior do

Trabalho), entre as maiores motivações para as ações
trabalhistas estão problemas com o repasse do FGTS,
cálculos com adicionais de hora extra, férias e 13º salário.
Entenda como não errar nesses cálculos.

CALCULE HORAS EXTRAS E ADICIONAIS

A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) define no

artigo 59 o cálculo das horas extras, cuja flexibilidade se
limita a duas horas adicionais por dia. Caso o funcionário
use o tempo de intervalo para realizar seu trabalho,
deverá também ser incluído no cálculo de horas extras.

O cálculo estipulado para o pagamento de horas extras

realizadas de segunda a sexta é de, no mínimo, 50% de
acréscimo sobre o valor da hora normal, e 100% para
sábados, domingos e feriados.

6
TENHA ATENÇÃO COM A FOLHA DE PAGAMENTO

Por isso, é importante que o contrato de trabalho estipule todas as informações sobre as tarefas que
o funcionário realizará, os horários de entrada e de saída, intervalos e a possibilidade ou não de horas
extras. Neste último caso, deve ser especificado o percentual que será pago e a forma de pagamento.

Se isso não for declarado, valerá o valor mínimo de 50% previsto na Constituição (artigo 7º, inciso XVI).
A empresa poderá compensar as horas extras por meio de um banco de horas, desde que isso conste na
convenção coletiva da categoria do funcionário.

Independentemente das opções de compensação pelas horas extras que a empresa acordar com seus
funcionários, é importante que isso seja registrado e lançado corretamente na folha de pagamento. O
controle de frequência é um documento obrigatório para empresas com mais de dez empregados.

Vale ressaltar que o cálculo das horas extras vai refletir no cálculo de outros honorários recebidos pelo
funcionário, como 13º salário, férias proporcionais e FGTS.

7
TENHA ATENÇÃO COM A FOLHA DE PAGAMENTO

VERIFIQUE AS FALTAS

O registro de frequência será fundamental para

calcular o desconto de faltas injustificadas. Caso
o funcionário falte ao trabalho e não apresente
nenhuma justificativa, é possível descontar do
salário a remuneração referente àquele dia.

Em termos simples, divide-se o salário por

trinta e multiplica-se pelo número de faltas
injustificadas. É importante ficar atento
às circunstâncias que a legislação entende
como ausências justificadas, além daquelas
comprovadas por atestados médicos. Descontar
faltas que são legalmente justificadas pode
gerar multas à empresa.

8
TENHA ATENÇÃO COM A FOLHA DE PAGAMENTO

FAÇA O CÁLCULO DO INSS

Dê atenção especial ao cálculo do INSS (Instituto Nacional de Seguro Social), que deve ser descontado
do salário do empregado. O cálculo é simples: multiplica-se o valor bruto do salário pela alíquota
correspondente à faixa de remuneração do funcionário. A tabela de alíquota é fornecida pela própria
Previdência Social e é atualizada anualmente.

No mês em que houver o pagamento do 13º salário, os valores devem ser calculados separadamente para
que o funcionário não seja enquadrado em uma alíquota que não corresponda à sua faixa de renda.

CALCULE IMPOSTO DE RENDA RETIDO NA FONTE (IRRF)

O cálculo do IRRF baseia-se no valor do salário, deduzidos:

»» O valor pago ao INSS e planos de previdência complementar;

»» Os valores por dependentes (para 2016, o valor da dedução é R$ 189,59 mensais, por
dependente);

9
TENHA ATENÇÃO COM A FOLHA DE PAGAMENTO

»» As faltas e os atrasos;

»» A pensão alimentícia;

A forma do cálculo é simples: IRRF = base de cálculo x alíquota - dedução. Uma simulação pode ser feita
no site da Receita Federal, para entender bem como funcionam as deduções e o cálculo. A alíquota para o
cálculo do IRRF correspondente à faixa salarial do funcionário é disponibilizada no site da Receita Federal
e é atualizada anualmente.

SAIBA CALCULAR CORRETAMENTE O 13º SALÁRIO

O cálculo do 13º salário deve corresponder ao salário do mês de dezembro, descontando o INSS, o IRPF e
a Contribuição Assistencial, se for aplicável.

No caso do empregado que iniciou seu contrato com a empresa em menos de 1 ano, divide-se o valor do
13º por 12, e multiplica-se pelos números de meses trabalhados — lembrando que períodos acima de 15
dias contam como uma fração de mês completa.

10
TENHA ATENÇÃO COM A FOLHA DE PAGAMENTO

Atente-se também para os prazos:

»» A primeira metade deve ser paga até novembro (ou no período de férias, se o funcionário desejar).

»» A segunda metade, até o dia 20 de dezembro.

11
EVITE AÇÕES TRABALHISTAS
EVITE AÇÕES TRABALHISTAS

Evidentemente, o erro nos

lançamentos nas folhas de
pagamento dos funcionários
pode gerar processos ao
empreendimento. No entanto,
existem aspectos que
influenciam a relação entre
empregados e empregadores
que vão além de leis e alíquotas.

Os gestores podem tomar

diversas medidas práticas que
melhoram o relacionamento
no ambiente corporativo,
promovendo um clima que
propicia a diminuição de ações
trabalhistas. Acompanhe
algumas dicas!

13
EVITE AÇÕES TRABALHISTAS

TREINE SEUS GESTORES

Ocupar um cargo de gestão nunca é fácil, em especial quando os líderes não possuem as habilidades
necessárias para motivar e conduzir as ações do grupo.

Por isso, é fundamental investir na formação daqueles que estão na liderança, tanto para que efetuem seu
trabalho administrativo de forma eficiente como para que se relacionem com os funcionários de modo
motivador e inspirador. Eles precisam ser referências para sua equipe.

REALIZE MOMENTOS DE CONFRATERNIZAÇÃO

Momentos de confraternização estreitam e fortalecem os laços entre os gestores e os demais

colaboradores. Isso torna agradável o ambiente de trabalho. A empresa pode aproveitar datas
importantes, como feriados, aniversários ou outras ocasiões escolhidas pelos funcionários para realizar
esses eventos.

14
EVITE AÇÕES TRABALHISTAS

FAÇA PESQUISAS DE CLIMA ORGANIZACIONAL

Pesquisas são fundamentais. Elas servem de base para medir o grau de

satisfação dos funcionários e propor ações que alavanquem esse índice.
Quanto maior for o nível de satisfação dos colaboradores, menores
serão as chances de ocorrerem ações trabalhistas contra a empresa.

CRIE UM PLANO DE CARREIRA

A maioria dos profissionais deseja crescer na carreira e esse desejo é

muito importante para obter o engajamento do colaborador. Elaborar
um plano de carreira é essencial para que o funcionário veja na empresa
uma forma de progresso — não só em termos de cargos, mas também
de salários.

Dessa forma, o funcionário conseguirá manter-se concentrado em

desenvolver suas habilidades à medida que a empresa o auxilia nesse
crescimento profissional.

15
EVITE AÇÕES TRABALHISTAS

PREVINA ACIDENTES

Garantir a segurança é um fator primordial para que o funcionário se sinta confortável no seu trabalho e
a empresa se resguarde de possíveis ações trabalhistas por acidentes que poderiam ter sido evitados com
medidas básicas de proteção.

Algumas práticas simples incluem:

»» Respeitar o uso de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual);

»» Treinar os funcionários no uso de EPIs;

»» Realizar exames admissionais mais completos para verificar a aptidão física e mental
dos candidatos;

»» Manter o local de trabalho livre de riscos.

16
FUJA DAS DÍVIDAS
FUJA DAS DÍVIDAS

Além de evitar multas, existem diversas práticas que podem

contribuir para a saúde financeira da sua empresa. Fique
atento a cinco dicas para que você aprenda a fugir das dívidas.

COBRE CERTO DOS CLIENTES

Algumas empresas erram na precificação dos seus produtos e

serviços, de modo que os valores cobrados não são suficientes
para cobrir nem mesmo os custos de produção e as demais
despesas do empreendimento. Por outro lado, elevar os
preços acima dos valores do mercado pode diminuir o valor
competitivo da sua empresa.

Assim, ao definir os preços dos seus produtos/serviços,

lembre-se de levar em conta os custos e as despesas
envolvidas, e o lucro que espera receber. Precificar não é uma
tarefa simples: exige um planejamento e uma ampla pesquisa
das necessidades da empresa, do mercado e dos clientes.

18
FUJA DAS DÍVIDAS

CUIDE DO FLUXO DE CAIXA

Manter um gerenciamento eficiente do fluxo de caixa é essencial para que o gestor tenha uma visão ampla
e exata das finanças da empresa. As informações geradas a partir de um bom controle do fluxo de caixa
podem auxiliar os gestores a avaliar quais setores necessitam de maiores investimentos, que processos
são mais dispendiosos ou de que recursos financeiros dispõem para arcar com os gastos.

NÃO NEGLIGENCIE O CAPITAL DE GIRO

O capital de giro é o recurso financeiro que a empresa precisa ter para manter-se em pleno
funcionamento. O cálculo consiste na soma das receitas da empresa (recebimentos de clientes,
aplicações financeiras, etc.) e o estoque, subtraído por todos os seus gastos (contas a pagar,
empréstimos, salários, etc.).

Gerenciar o capital de giro pode ser um grande desafio. É muito fácil perder o controle do orçamento
e afundar-se ainda em dívidas, sobretudo quando a empresa passa a fazer dívidas a prazo. Entretanto,
se mantiver um bom controle do capital de giro, você não precisará recorrer a bancos para obter
empréstimos.

19
FUJA DAS DÍVIDAS

BUSQUE DESCONTOS

É necessário realizar uma boa

pesquisa para encontrar menores
preços de produtos ou serviços. Bons
descontos podem ser encontrados
na internet, por exemplo.

ECONOMIZE NAS
CONTAS DE CONSUMO

Mantenha um bom controle das

despesas com energia elétrica,
água, internet, gás, entre outros.
Se avaliar que estão altos demais,
otimize alguns processos, refaça
planos de serviço ou busque novos
fornecedores.

20
CONTE COM O APOIO DA TECNOLOGIA
CONTE COM O APOIO DA TECNOLOGIA

Vimos até aqui o montante de informações e a grande burocracia que estão envolvidas no gerenciamento
do setor financeiro. Lidar com tantos processos e leis trabalhistas muitas vezes resulta em erros que, por
sua vez, acarretam multas e dívidas, comprometendo a viabilidade do negócio.

Para processar as finanças da empresa com precisão e no prazo correto, reduzindo custos e mitigando
riscos, é fundamental o uso ferramentas tecnológicas que auxiliem na gestão. Modelos de software
de gestão de RH têm sido muito úteis nessa tarefa. Por isso, avalie alguns dos benefícios que essas
ferramentas podem trazer ao seu negócio!

REDUÇÃO DE ERROS DE CÁLCULO

As planilhas eletrônicas se tornaram uma das ferramentas mais importantes quando o assunto é o
controle financeiro. No entanto, sua operação é suscetível a erros, uma vez que depende de fórmulas
criadas pelo usuário.

Um software de gestão de RH torna-se muito mais eficiente, pois reduz ao mínimo as chances de erros.
Os diversos processos são automatizados e todas as fórmulas já são pré-configuradas, eliminando as
possibilidades de erro humano nos cálculos realizados pela ferramenta.

22
CONTE COM O APOIO DA TECNOLOGIA

FLEXIBILIDADE
DOS RECURSOS

Os recursos do software
de gestão são altamente
customizáveis, podendo ser
adaptados de acordo com as
necessidades da empresa.

Eles possuem funções de

controle de férias, controle de
ponto, folha de pagamento, entre
outros. São funcionalidades
interligadas por meio de uma
plataforma, integrando as
diversas informações em um
único ambiente e gerando, assim,
dados mais exatos.

23
CONTE COM O APOIO DA TECNOLOGIA

SEGURANÇA DE DADOS

Seria um transtorno para a empresa perder dados importantes relacionados às suas obrigações fiscais,
aos clientes, aos funcionários e tantos outros. Esse risco aumenta quando as informações são gerenciadas
manualmente ou quando são guardadas localmente.

Por outro lado, muitos modelos de software de gestão funcionam em plataformas na nuvem e, por isso, as
informações ficam resguardadas em servidores potentes, com alto poder de processamento, garantindo a
segurança dos seus dados por meio de backups diários.

DISPONIBILIDADE DAS INFORMAÇÕES

Exatamente por funcionarem na nuvem, as informações podem ser acessadas em qualquer dispositivo
conectado à internet, sem qualquer necessidade de instalações de programas locais. Isso permite que
gestores e colaboradores possam acessar a plataforma e verificar suas folhas de pagamento, controle de
frequência, entre muitas outras informações.

24
CONTE COM O APOIO DA TECNOLOGIA

AGILIDADE
NOS PROCESSOS

Cuidar de tarefas
burocráticas e repetitivas —
como o controle de fluxo de
caixa, o cálculo e a construção
da folha de pagamento —
pode levar horas ou até dias.
O software de gestão de
RH é capaz de automatizar
todas essas tarefas. Folhas
de pagamento, por exemplo,
podem ser confeccionadas e
enviadas em apenas alguns
minutos, com exatidão e
segurança.

25
CONCLUSÃO
CONCLUSÃO

As tarefas administrativas relacionadas ao

setor financeiro podem ser demoradas e
bem complexas. No entanto, pequenos erros
podem resultar em grandes multas para o
empreendimento.

Nesse contexto, uma plataforma de gestão de

RH tornou-se a chave para o gerenciamento
eficaz dos processos corporativos, garantindo
segurança, agilidade e qualidade na realização
das tarefas.

Mantenha o passo com a tecnologia e

otimize os processos de sua empresa.
Dessa forma, você não só evitará multas,
mas também contribuirá para uma
empresa mais atraente tanto para seus
funcionários quanto para os clientes.

27
 SOBRE A XERPA

A Xerpa está reinventando a indústria de Recursos Humanos

no Brasil. Somos uma empresa de tecnologia onde unimos
especialistas em design, tecnologia, marketing e recursos
humanos para transformar processos burocráticos e complexos
em algo intuitivo e digital.

Nós somos mais que um software de gestão de RH. Xerpa

substitui papelada, controles paralelos e email por uma
experiência fácil e moderna. Assim sua empresa foca no que
importa: o seu crescimento e a evolução dos seus colaboradores.